إنشاء تطبيق ويب للوكالات لتتبع الساعات والربحية

حدّد الهدف: الساعات القابلة للفوترة والربحية الحقيقية للمشروع

قبل تصميم الشاشات أو اختيار قاعدة البيانات، كن محددًا بشأن ماهية النجاح للناس الذين سيعيشون داخل التطبيق يوميًا. تفشل الوكالات في تتبع الوقت ليس لأنهم يفتقرون إلى ميزات بقدر ما يفشلون لأن الهدف غامض.

من سيستخدم التطبيق (وماذا يهمّهم)

يحتاج مالكو الوكالات إلى الثقة: «هل نحقق ربحًا فعليًا من هذا الاحتفاظ؟» هم بحاجة إلى تجميعات عبر العملاء والفرق والأشهر.

مديرو المشاريع يحتاجون إلى السيطرة والسرعة: تتبّع الاستهلاك مقابل الميزانية، اكتشاف توسّع النطاق مبكرًا، والحصول على موافقات الجداول الزمنية في الوقت.

أعضاء الفريق (والمتعاقدون) يحتاجون البساطة: تسجيل الوقت بسرعة، فهم ما الذي يجب تتبعه، وتجنّب المطارَدات على الإدخالات المفقودة.

النتائج الأساسية التي يجب التصميم من أجلها

ابدأ بالنتائج التي يمكنك قياسها:

• ساعات قابلة للفوترة دقيقة: فجوات أقل، إدخالات أقل بالاعتماد على التخمين عند نهاية الشهر، وتخصيص واضح إلى العميل/المشروع/المهمة الصحيحين.
• فواتير مفقودة أقلّ: الوقت المعتمد يتدفق إلى الفوترة دون نسخ ولصق.
• هوامش أوضح: تستطيع رؤية أي الأعمال تموّل الوكالة وأيها تستنزفها بهدوء.

ماذا تعني «الربحية» للوكالة

على الأقل، الربحية تعني:

الإيرادات (مفوترة أو معترف بها) ناقص تكلفة العمل (أسعار التكلفة الداخلية للموظفين + أتعاب المتعاقدين) ناقص تخصيص النفقات العامة (اختياري في البداية، لكنه مهم لهوامش حقيقية).

حتى إن لم تقم بنمذجة النفقات العامة من اليوم الأول، قرّر إن كنت تستهدف هامش المشروع (العمل المباشر فقط) أم الهامش الحقيقي (يشمل النفقات العامة). التسمية المبكرة تمنع تقارير متضاربة لاحقًا.

لماذا تنهار جداول البيانات والأدوات المنفصلة

غالبًا ما تؤدي جداول البيانات والمؤقتات المنفصلة إلى تصنيفات غير متسقة، موافقات مفقودة، ونُسخ متضاربة من «الحقيقة». النتيجة متوقعة: ساعات دون فوترة، فواتير متأخرة، وتقارير ربحية لا يثق بها أحد بما يكفي لاتخاذ إجراءات.

خرّط سير العمل الذي تتبعه الوكالات فعليًا

قبل تصميم واجهة الاستخدام، خرّط كيف يتحرك العمل داخل الوكالة — من «نحتاج إلى تتبع الوقت» إلى «فوترة ومراجعة الهوامش». إذا كان تطبيقك يتماشى مع العادات الحالية، يكون التبنّي أسهل وتتحسّن جودة البيانات.

إدخال الوقت: كيف يسجل الناس الساعات فعليًا

تستخدم معظم الوكالات مزيجًا من التتبع بالمؤقت (مناسب للعمل العميق والدقيق) والإدخال اليدوي (شائع بعد الاجتماعات أو عند تعدّد السياق أو على الهاتف). ادعم كلا الطريقتين ودَع الفرق تختار.

قرّر أيضًا ما إذا كان سير العمل يركّز على التسجيل اليومي (دقة أفضل، ذعر أقل نهاية الأسبوع) أو جداول زمنية أسبوعية (شائعة في الوكالات التي لديها موافقات). العديد من الفرق تريد تذكيرات يومية لكن خطوة تقديم أسبوعية.

إعداد المشروع والعميل: طابق طريقة بيع الوكالات

لا يعمل تتبع الوقت إلّا إذا كانت المشاريع مُعدة بالطريقة التي تسعّر بها الوكالات:

• بسعر بالساعة: مهام بسيطة ودعم مستمر
• أتعاب ثابتة: تتبع الوقت لفهم تكلفة التسليم وحماية الهوامش
• ريتَيْنَر/احتفاظ شهري: تتبع مقابل حزمة شهرية، غالبًا مع ساعات مشمولة وزيادات

أثناء التخطيط، لاحظ من الذي ينشئ العملاء/المشاريع (العمليات، مدراء المشاريع، مدراء الحسابات) وما الذي يحتاجونه: خطوط الخدمة، الأدوار، المواقع، أو بطاقات الأسعار.

الموافقات: قلّل الاحتكاك واحتفظ بالمساءلة

عادةً ما تحدث الموافقات بتواتر متوقع (أسبوعي أو كل أسبوعين). وضّح:

• مَنْ يُقدّم (كل شخص مقابل قادة الفريق)
• مَنْ يراجع (مدير المشروع، قائد الحساب، المالية)
• ماذا يحدث عند تأخر الوقت أو تعديله بعد الموافقة

التقارير: العروض التي يتوقعها متّخِذو القرار

تستعرض الوكالات عادةً الهوامش حسب المشروع والعميل وخط الخدمة والشخص. خرّط توقعات التقارير هذه مبكرًا حتى لا تعيد العمل لاحقًا — لأن ذلك يحدّد البيانات الوصفية التي يجب التقاطها عند إدخال الوقت، ليس بعد ذلك.

قرّر نموذج البيانات: ما الذي يجب تخزينه

نموذج البيانات هو العقد بين المنتج، والتقارير، والفواتير. إن صَحَّ في البداية، يمكنك تغيير الواجهة وسير العمل لاحقًا دون كسر حسابات الربحية.

الكيانات الأساسية (مَنْ وما)

ابدأ بمجموعة صغيرة مترابطة من الكائنات:

• العملاء: تضم عنوان الفوترة، العملة، إعدادات الضرائب، وشروط الدفع.
• جهات الاتصال: أكثر من جهة اتصال لكل عميل (المالية مقابل قائد المشروع)، مع بريد إلكتروني ودور.
• المشاريع: ينتمي المشروع إلى عميل؛ خزّن الحالة، تواريخ البداية/النهاية، نموذج التسعير الافتراضي، وميزانية اختيارية.
• المهام/الأنشطة: تصنيف بسيط مثل «تصميم»، «تطوير»، «إدارة مشروع»، «اجتماعات» يساعد لاحقًا في التقارير. اجعله مرنًا (قابل للتخصيص لكل مساحة عمل).

إدخالات الوقت (مصدر الحقيقة)

كل تقرير تهتم به يعتمد في النهاية على إدخالات الوقت. على الأقل خزّن:

• التاريخ (أو طوابع بداية/نهاية إن رغبت لاحقًا في المؤقتات)
• المدة (خزّن بالدقائق لتجنب مشاكل التقريب)
• علم قابلية الفوترة (قابل للفوترة مقابل غير قابل)
• ملاحظات (ما الذي تم إنجازه)
• روابط/مرفقات (اختياري: رابط، مرجع ملف، أو معرفات تكامل)

واستحوذ كذلك على المفاتيح الخارجية: الشخص، المشروع، المهمة/النشاط — وأدرج طوابع زمنية created_at/updated_at غير قابلة للتغيير للمراجعة.

الأسعار (كيف يتحوّل الوقت إلى إيراد)

نادراً ما تستخدم الوكالات سعرًا ساعيًا وحيدًا. نمذج الأسعار بحيث يمكنها التجاوز بعضها فوق بعض:

• أسعار بحسب الدور (مثل مصمم، مطوّر كبير)
• أسعار بحسب الشخص (استثناءات لبعض الموظفين)
• بطاقات أسعار خاصة بالعميل (تسعير متفاوض عليه لكل عميل، وأحيانًا لكل دور)

قاعدة عملية: خزّن السعر المطبّق على إدخال الوقت عند وقت الموافقة حتى لا تتغير الفواتير عندما تُعدّل بطاقات الأسعار لاحقًا.

التكاليف (كيف يتحوّل الوقت إلى هامش)

تتطلّب الربحية التكاليف، ليست الإيرادات فقط:

• أسعار تكلفة داخلية لكل شخص (تكلفة محمّلة لكل ساعة)
• تكاليف المتعاقدين (ساعية أو ثابتة، مرتبطة بمورد)
• النفقات (مع فئة، المبلغ، العملة، مرجع الإيصال، قابلية الفوترة)

مع هذه الأجزاء تستطيع حساب الإيرادات والتكلفة والهامش دون إجبار الوكالات على سير عمل صلب واحد.

دعم نماذج التسعير التي تستخدمها الوكالات فعليًا

إذا كان تطبيق تتبع الوقت يعمل فقط مع الفوترة بالساعة، سيجبر الناس الأداة على التكيّف مع الواقع — عادةً بجداول بيانات وملاحظات يدوية. تدير الوكالات غالبًا محافظ مختلطة (ساعة، أتعاب ثابتة، ريتينر)، لذلك ينبغي أن يدعم تطبيقك الثلاثة دون تغيير كيفية تسجيل الفرق للوقت.

مشاريع بالساعة (الحالة التقليدية)

العمل بالساعة بسيط على الورق: الوقت القابل للفوترة × السعر. الجزء الصعب أن الأسعار متغيرة.

ادعم بطاقات الأسعار بحسب الدور، بحسب الشخص، بحسب العميل أو المشروع. ثم أضف تعديلات محكومة:

• تخفيضات وزيادات على مستوى إدخال الوقت أو على سطر الفاتورة
• أثر تدقيق واضح: مَن عدَّل، ومتى، ولماذا

هذا يحافظ على دقّة تتبع الساعات القابلة للفوترة مع تمكين فرق الحسابات من مطابقة توقعات العميل.

مشاريع ذات أتعاب ثابتة (حرق الميزانية ورؤية الهامش)

تنجح المشاريع ذات الأتعاب الثابتة أو تفشل بحسب سرعة استهلاك الميزانية. هنا، ليس تتبع الوقت للفوترة فقط — بل لميزنة المشروع والتنبيه المبكر.

نمذج المشروع ذو الأتعاب الثابتة مع:

• أتعاب إجمالية (إيراد)
• ميزانية داخلية بالساعات أو التكلفة أو كلاهما
• هامش مستهدف (اختياري)

عرض بعد ذلك «الاستهلاك مقابل الميزانية» مع مرور الوقت: استهلاك أسبوعي، توقع لإكمال المشروع، وكيف يتجه هامش المشروع مع تغيّر النطاق. اجعل من الواضح متى يكون المشروع رابحًا اليوم لكنه ينحرف.

الريتينرز (تخصيصات، ترحيل، وزيادات)

الريتَيْنَر متكرر ويخضع لقواعد. يجب أن يتيح أداتك للفرق تحديد تخصيص شهري (مثلاً 40 ساعة/شهر)، ثم تحديد ما يحدث عند نهاية الشهر:

• بدون ترحيل (الساعات غير المستخدمة تنتهي)
• ترحيل محدود (حمل حتى X ساعة أو لمدد X أشهر)
• ترحيل غير محدود (نادر، لكنه موجود)

عندما يتجاوز الوقت التخصيص، ادعم الزيادات بمعدل محدد (غالبًا مختلف عن بطاقة الأسعار الافتراضية). اجعل الحساب شفافًا حتى يثق العملاء في الإجماليات.

الوقت غير القابل للفوترة (مهم للربحية)

تحتاج الوكالات لفئات غير قابلة للفوترة مثل العمل الداخلي، ما قبل البيع، الإدارة، والتدريب. لا تخفِ هذه الفئات — عاملها كأنواع وقت أساسية. هي مصدر معدلات الاستخدام والتقارير وتشرح لماذا «مشغول» لا يعني دائمًا «مربح».

اختر المقاييس والصيغ الأساسية (اجعلها بسيطة)

ينجح تطبيق الوقت + الربحية عندما يثق الجميع بالأرقام. هذا يعني اختيار مجموعة صغيرة من المقاييس، تعريفها مرة واحدة، واستخدام نفس الصيغ في كل مكان (الجداول الزمنية، عرض المشروع، والتقارير).

1) أساسيات الفوترة: الساعات، المبلغ، وEHR

ابدأ بثلاثة حقول يفهمها كل وكالة:

• ساعات قابلة للفوترة: الساعات المسجلة لمشروع عميل قابل للفوترة
• المبلغ القابل للفوترة: قيمة تلك الساعات حسب سعر الفوترة
• معدل الأجر الفعلي لكل ساعة (EHR): ما كسبته فعليًا لكل ساعة

الصيغ:

• المبلغ القابل للفوترة = billable_hours × bill_rate
• EHR = revenue ÷ hours_logged (أو billable_amount ÷ billable_hours في نماذج الوقت والمواد)

EHR مقياس جيد للتحقق: إن كان لمشروعين نفس بطاقة السعر لكن EHR مختلف بشكل كبير، فهناك خلل (توسّع نطاق، خصومات، شطب).

2) تكلفة العمل والهامش الإجمالي

الربحية تحتاج تكلفة، ليس الإيراد فقط. ابق بسيطًا وضمّن العمل فقط في البداية:

• تكلفة العمل = internal_labor_cost + contractor_cost
• الهامش الإجمالي = (revenue − cost_of_labor) ÷ revenue

عرّف التكلفة الداخلية كسعر ساعة (الراتب + الضرائب + المزايا، مقسومة إلى رقم ساعة) حتى يستطيع التطبيق حسابها تلقائيًا من الجداول الزمنية.

3) الاستخدام (مع تعريف واضح لـ «المتاح»)

الاستخدام يربك الفرق، لذا عرّف «الساعات المتاحة» صراحة.

• الساعات المتاحة: ساعات العمل مطروحة منها العطل والإجازات المعتمدة (وباختيارك مطروح منها الاجتماعات الداخلية إن كنت تتعقّبها)
• معدل الاستخدام = billable_hours ÷ available_hours

وثّق هذا التعريف داخل التطبيق حتى لا تتحول التقارير إلى جدالات.

4) الميزانية مقابل الفعلي، وتنبيهات التجاوز

تتبّع الميزانيات بالساعة وبالمال:

• انحراف الساعات = actual_hours − budget_hours
• انحراف الإنفاق = actual_revenue_or_cost − budgeted_revenue_or_cost

أطلق تنبيهات بسيطة عند عتبات (مثلاً: 80% مستهلك، ثم 100% تجاوز) حتى يتمكن مديرو المشاريع من التصرف قبل أن تختفي الهوامش.

صمّم تجربة تسجيل وقت سيستخدمها الناس

إن شعر تسجيل الوقت وكأنه عمل إداري، سيتجنّبه الناس — أو يملأونه ليلة الجمعة بتخمينات. الهدف هو أن يكون إدخال الوقت أسرع من المماطلة، مع إنتاج بيانات موثوقة للفوترة والربحية.

إدخال سريع للوقت يبدو بلا مجهود

فضّل السرعة على الزخرفة. الافتراض الجيد: "سطر واحد = إدخال واحد" مع المشروع، المهمة/النشاط، المدة، وملاحظة اختيارية.

اجعل الأعمال الشائعة شبه فورية:

• إدخال بالكيبورد أولًا: "/" للبحث عن المشاريع، "tab" للتنقل بين الحقول، "enter" لإضافة السطر التالي.
• مشاريع ومهام حديثة: عرض آخر 5–10 عناصر وترك إمكانية تثبيت المفضلات.
• اقتراحات ذكية: تعبئة تلقائية بناءً على أحداث التقويم، العملاء المستخدمين مؤخرًا، أو آخر إدخال في نفس يوم الأسبوع (قابل دائمًا للتعديل).

ميزات المؤقت دون أن تتحوّل لمراقبة

بعض الناس يحبّون المؤقتات؛ والبعض الآخر يفضّل الإدخال اليدوي. ادعم كلاهما.

للمؤقتات، اجعلها عملية:

• كشف الخمول مع نافذة لطيفة: "كنت غائبًا 12 دقيقة — احتفظ، تخلص، أم قسم؟"
• قواعد تقريب قابلة للتكوين (لكل عميل أو لكل مساحة عمل): مثلاً تقريب إلى 6 دقائق، 15 دقيقة، أو بدون تقريب. خزّن دائمًا الوقت الأصلي للمراجعة.
• تذكيرات تشجّع ولا تزعج: تذكير نهاية اليوم بـ "وقت مفقود"، إشعارات اختيارية.

تجربة جدول الوقت: اجعل تنظيف الأسبوع سهلاً

جداول الوقت الأسبوعية هي حيث يتم كسب الاعتماد.

استخدم عرض الأسبوع الذي يدعم:

• تعديل جماعي (تغيير المشروع/المهمة عبر صفوف متعددة)
• نسخ الأسبوع الماضي (ثم التعديل)
• التحقّق داخل السطر ("أنت عند 6.5/8 ساعات اليوم")

احتفظ بالملاحظات اختيارية لكن سهلة الإضافة عند الحاجة للفوترة.

أساسيات مناسبة للهاتف المحمول

لا يحتاج المحمول كل ميزة. ركّز على:

• تحرير سريع لإدخالات اليوم
• بدء/إيقاف المؤقت
• اعتماد/رفض جداول الوقت مع تعليق قصير

إن كانت الموافقات مهمة، اجعلها قابلة للإنجاز في أقل من دقيقة — وإلا ستصبح عنق زجاجة للفوترة.

خطط للأدوار والصلاحيات والموافقات

إن لم تثق الوكالات بمن يمكنه رؤية أو تحرير أو الموافقة على الوقت، فلن تثق بالأرقام. الصلاحيات هي المكان الذي تمنع فيه «المحاسبة العرضية» (مثل متعاقد يعدّل جدولًا معتمدًا من الشهر الماضي).

ابدأ بمجموعة صغيرة من الأدوار

يمكن لمعظم الوكالات تلبية 95% من الاحتياجات بخمس أدوار:

• مسؤول: يدير المساحات، إعدادات الأمان، التكاملات، وبطاقات الأسعار العالمية.
• المالية: تراجع الموافقات، تصدّر للفوترة/المحاسبة، وتصل لوجهات النظر الهامشية.
• مدير المشروع: يدير المشاريع، الميزانيات، وموافقات مشاريعه.
• عضو: يسجّل الوقت والنفقات للمشاريع المخصّصة.
• متعاقد: مشابه للعضو لكن مع رؤية وإمكانية وصول أكثر تقييدًا لإدخالاته فقط.

تجنّب إنشاء "منشئ أدوار مخصص" في الإصدار الأول. بدلاً من ذلك، أضف بعض الخيارات (مثل "يمكنه الموافقة على الوقت"، "يمكنه رؤية البيانات المالية") للحالات الخاصة.

قواعد الموافقة التي تمنع البيانات الفوضوية

يجب أن تفرض الموافقات الاتساق دون إبطاء الناس:

• الحقول المطلوبة: العميل، المشروع، المهمة/النوع، التاريخ، المدة، و(اختياريًا) ملاحظة قصيرة.
• فترات القفل: بعد الموافقة يصبح الأسبوع/الشهر قابلًا للقراءة فقط؛ التعديلات تتطلب فتحًا بواسطة المسؤول/المالية.
• سجل تدقيق: احتفظ بمن تغيّر ماذا ومتى (تعديلات الإدخال، الموافقات، الفتحات). هذا مهم للنزاعات والامتثال.

الصلاحيات بحسب العميل/المشروع

تحتاج الوكالات غالبًا حدود سرية. ادعم وصولًا على مستوى المشروع (مخصّص مقابل غير مخصّص) وصلاحية منفصلة للرؤية المالية (الأسعار، التكلفة، الهامش). كثير من الفرق تريد للمديرين رؤية الساعات دون رؤية أسعار الأجور.

المصادقة وأمن الجلسات

وفّر بريد/كلمة مرور مع تدفقات إعادة تعيين قوية كخط أساس. أضف SSO (Google/Microsoft) عند البيع للفرق الأكبر. قم بتطبيق جلسات آمنة (رموز قصيرة العمر، تسجيل خروج من الأجهزة، 2FA اختياري) حتى لا تتعرّض الموافقات والتقارير المالية للخطر إذا فُقِد جهاز.