Tetapkan jendela pengiriman untuk barang mudah rusak dengan zona pengiriman, batas waktu dispatch, dan penahanan inventaris agar pesanan makanan tetap segar dan tiba tepat waktu.
Aturan pengiriman untuk barang mudah rusak bukan sekadar pelengkap. Mereka menentukan apakah makanan tiba aman dan segar, atau terlambat, hangat, dan menuju tempat sampah. Sebagian besar kegagalan berasal dari tiga tekanan yang sama: waktu dalam transit, paparan suhu, dan jumlah perpindahan antar tangan antara Anda dan pelanggan.
Waktu jelas. Keterlambatan dua hari bisa mengubah barang yang dingin menjadi klaim pengembalian. Suhu lebih rumit. Bahkan saat kurir berjalan sesuai janji, kotak bisa tertinggal di truk panas, teras yang terpapar matahari, atau dok gudang cukup lama untuk merusak pesanan. Perpindahan menambah risiko karena setiap transfer menambah menunggu, pemindaian, dan kemungkinan paket berakhir di rute yang salah.
Ketika aturan terlalu longgar, gejalanya bisa diprediksi: pengiriman terlambat yang melewatkan akhir pekan atau hari libur, barang meleleh atau mencair, keluhan "tiba hangat", biaya kirim ulang yang tinggi, dan ulasan yang memperingatkan orang lain untuk tidak memesan. Seringkali akar masalah bukan kemasan. Melainkan pesanan diizinkan dikirim padahal seharusnya tidak diterima.
Tiga kontrol menanggung sebagian besar beban: zona pengiriman (ke mana Anda bisa mengirim dengan aman), batas waktu dispatch (kapan pesanan harus ditempatkan), dan penahanan inventaris (agar Anda tidak menjual lebih dari yang harus dikirim hari ini). Atur itu dengan baik dan semua hal lain jadi lebih mudah. Tim packing tahu apa yang harus keluar, pelanggan melihat opsi pengiriman yang realistis, dan limbah berkurang. Tujuannya sederhana: hanya menerima pesanan yang bisa Anda kirim segar, bahkan pada hari terburuk yang wajar.
Sebelum menggambar peta atau memilih batas waktu, tulis apa arti "cukup segar" untuk setiap produk. Jika Anda tidak bisa mengukurnya, Anda tidak bisa menepati janji.
Mulailah dengan mengelompokkan barang berdasarkan risiko. Risiko berkaitan dengan seberapa cepat produk menjadi tidak aman atau tidak enak, bukan seberapa mahal harganya.
Kebanyakan toko bisa mulai dengan beberapa kategori sederhana dan waktu transit maksimum untuk masing-masing:
Gunakan waktu transit, bukan hanya jarak. Dua kota yang berdekatan bisa saja memakan dua hari jika rutenya lambat atau pengiriman akhir pekan tidak konsisten. Batasan ini menjadi tulang punggung jendela pengiriman barang mudah rusak Anda.
Aturan perlu aksi default agar staf tidak mengimprovisasi di menit terakhir. Pilih satu pendekatan per kategori dan terapkan konsisten: blokir checkout untuk alamat dan tanggal itu, tunda tanggal pengiriman ke hari dispatch valid berikutnya, minta metode lebih cepat untuk memenuhi batas transit, atau batasi item tertentu ke pengambilan lokal selama minggu panas.
Dokumentasikan asumsi di balik setiap aturan agar semua orang bekerja dari realitas yang sama. Contoh: “Refrigerated items dikirim Sen–Rab saja,” “Kami mengasumsikan tidak ada pengiriman hari Minggu,” atau “Frozen items memerlukan kemasan terinsulasi plus gel pack.”
Contoh praktis: kue kering mungkin aman dengan pengiriman 2 hari, tapi pastry berisi krim seringkali hanya hari berikutnya. Paket berry beku boleh untuk 2 hari hanya jika pesanan masa lalu Anda tiba tetap beku dan Anda melacak keluhan menurut jalur dan musim.
Jendela pengiriman adalah yang diingat pelanggan, karena ini janji yang Anda buat dengan bahasa sederhana. Untuk barang mudah rusak, lebih sedikit pilihan biasanya lebih baik, asalkan setiap pilihan cocok dengan waktu packing dan jadwal kurir atau layanan Anda.
Pisahkan "hari pengiriman" dari "waktu pengiriman." Banyak bisnis hanya bisa mengontrol hari. Jika Anda tidak bisa memprediksi jam, jangan memberi kesan bisa.
Jendela terbaik sering berubah menurut hari kerja. Senin bisa lebih sulit karena backlog akhir pekan, sementara tengah minggu lebih lancar. Hari libur juga perlu penanganan khusus. Jika kurir tidak bergerak, Anda tidak boleh menawarkan janji pengiriman segar.
Jaga panjang jendela tetap jujur. Jendela yang lebih pendek mengurangi pengiriman yang terlewat hanya jika Anda bisa selalu memenuhinya. Jika rute kurir sering meleset satu jam, jendela 2 jam malah bisa menimbulkan lebih banyak tiket dukungan daripada mencegahnya. Untuk kurir nasional, “sebelum akhir hari” biasanya lebih aman daripada “10:00–12:00”.
Same-day cocok jika produk dibuat atau dikemas pagi dan Anda punya cakupan lokal yang andal. Next-day lebih aman jika pesanan masuk terlambat, packing butuh waktu lebih lama, atau produk perlu waktu dingin sebelum bisa dikirim.
Di checkout, batasi pilihan dan buat jelas, misalnya:
Tes sederhana: jika tim Anda tidak bisa menjelaskan jendela itu dalam satu kalimat, artinya terlalu rumit untuk dipertahankan.
Zona pengiriman mengubah janji kesegaran menjadi sesuatu yang bisa Anda penuhi setiap hari. Kelompokkan alamat berdasarkan berapa lama pengiriman sebenarnya, lalu tawarkan hanya opsi yang menjaga produk tetap aman.
Mulailah dengan metode paling sederhana yang tim Anda bisa perbarui.
Kode pos bekerja baik ketika penetapan harga kurir berbasis kode pos atau Anda sudah punya daftar layanan. Radius bisa bekerja untuk pengiriman kurir lokal, tapi perlu dicocokkan dengan waktu tempuh nyata. Area bernama membantu bila pelanggan mengenalinya (misal, "Downtown" atau "Northside") dan Anda ingin kejelasan di checkout.
Jaga jumlah zona tetap kecil pada awalnya. Tiga sering kali cukup. Anda bisa membagi zona nanti saat data menunjukkan kebutuhan.
Setup praktis:
Beri tiap tier metode pengiriman dan biaya yang sesuai, sehingga opsi checkout jujur, bukan optimistis.
Jika item benar-benar berisiko tinggi (kue krim, seafood mentah, buah potong segar), blokir dari zona berisiko tinggi daripada membiarkan orang memesan dan berharap kurir cepat. Pelanggan lebih menerima "tidak tersedia untuk alamat Anda" daripada pengiriman yang rusak.
Waspadai kasus khusus. Pulau bisa menambah satu hari walau terlihat dekat di peta. Gedung tinggi bisa gagal pengantaran jika kurir tak bisa akses. Alamat terpencil sering mendapat lebih sedikit pemindaian dan lebih banyak penundaan. Untuk kasus ini, minta metode yang lebih aman (layanan lebih cepat, tanda tangan, titik pengambilan) atau kecualikan produk.
Contoh: sebuah deli menawarkan pasta segar secara lokal, pasta segar plus gel pack secara regional, dan hanya barang kering secara nasional. Keputusan itu mencegah sebagian besar keluhan suhu sebelum terjadi.
Batas waktu dispatch adalah waktu terakhir pelanggan bisa memesan dan pesanan masih harus dipacking dan diserahkan ke kurir hari yang sama. Jika Anda menjanjikan dispatch hari yang sama tapi tidak bisa konsisten memenuhinya, Anda akan berakhir dengan kotak hangat, pickup yang terlewat, dan refund.
Kerja mundur dari kenyataan. Mulai dari waktu penjemputan kurir (atau keberangkatan driver), lalu kurangi waktu yang Anda butuhkan untuk menyiapkan pesanan dengan aman. Untuk barang dingin dan beku, sertakan langkah-langkah lambat yang sering terlupakan: menyiapkan gel pack, insulasi, staging di area dingin, dan mencetak label tanpa meninggalkan kotak di meja.
Cut-off tidak seharusnya satu ukuran untuk semua. Zona terdekat sering toleran cut-off yang lebih akhir karena pengiriman lebih singkat. Zona jauh butuh dispatch lebih awal agar tidak berakhir beberapa malam di transit. Risiko produk juga penting: barang tahan rak toleran cut-off lebih akhir dibanding seafood, produk susu, atau roti segar.
Setup sederhana: tentukan cut-off menurut zona dan kelompok produk. Perketat aturan akhir pekan untuk menghindari kotak tertahan di depo, dan sesuaikan untuk hari dengan staf minim.
Pesan ke pelanggan sebaiknya berfokus pada hasil. Alih-alih menunjukkan aturan waktu internal, tampilkan janji: "Pesan sebelum 13:00 untuk pengiriman Rabu." Jika Anda mendukung jendela pengiriman perishable, checkout harus memperbarui pesan itu saat pembeli mengubah alamat atau isi keranjang.
Contoh: sebuah deli mengirim ikan asap (risiko tinggi) dan kotak hadiah (tahan rak). Penjemputan kurir pukul 16:30. Jika packing aman untuk ikan butuh 75 menit dan Anda ingin buffer 15 menit, cut-off adalah 15:00 untuk Zona A lokal. Untuk Zona B, set ke 12:00 untuk melindungi kesegaran dan mengurangi kemungkinan ekstra malam di transit.
Penahanan inventaris adalah pagar pengaman yang mencegah Anda menjual karton terakhir dua kali, dan melindungi item yang tidak boleh hangat saat Anda menyelesaikan logistik.
Aturan paling aman: cadangkan stok saat checkout, bukan saat packing. Packing terlalu terlambat, terutama saat puncak.
Gunakan penahanan saat produk sudah "dikomitasikan" tapi masih berisiko melorot. Momen umum termasuk pesanan berbayar menunggu packing, waktu item berada di staging dingin sementara sisa pesanan dipilih, dan jendela antara pelabelan dan serah terima kurir.
Setiap hold harus punya tujuan jelas. Contoh: hold reservasi stok mencegah overselling, hold staging suhu membatasi lamanya item dingin bisa ditaruh, hold pemeriksaan kepatuhan memblokir dispatch sampai label atau dokumen dikonfirmasi, dan hold serah terima kurir menandai pesanan tidak bisa diedit lagi.
Setiap hold butuh timer. Jika pesanan dingin duduk terlalu lama, Anda bukan hanya terlambat, tapi mempertaruhkan kualitas. Tetapkan durasi hold berdasarkan risiko produk (es krim dalam hitungan menit, makanan dingin dalam jam, barang tahan rak dalam hari) dan beri notifikasi pada seseorang sebelum waktu habis supaya mereka bisa packing, mendinginkan ulang, atau menjadwal ulang.
Aturan rilis sama pentingnya. Kembalikan stok otomatis ketika pembayaran gagal, pemeriksaan fraud gagal, atau pesanan dibatalkan. Jika tanggal pengiriman berubah, pilih jalur konsisten: pertahankan reservasi hanya jika Anda masih bisa memenuhi kesegaran, atau lepas dan minta pelanggan memesan ulang.
Jika Anda membuat tooling internal, pendekatan sederhana adalah memodelkan status pesanan (mis. Reserved, Staged-Cold, Ready, Handed-Off) dan melampirkan batas waktu serta tindakan ke tiap status sehingga inventaris kembali saat pesanan tidak bisa dikirim. Platforms like Koder.ai (koder.ai) dirancang untuk membangun alur aplikasi cepat dari antarmuka chat, yang berguna saat Anda perlu menguji perubahan aturan tanpa menulis ulang seluruh sistem.
Mulai dengan batas waktu transit sederhana per kelompok produk (misalnya: refrigerated 1–2 hari, frozen 1 hari kecuali terbukti aman 2 hari). Lalu hanya tawarkan tanggal pengiriman dan metode yang tetap berada di dalam batas itu, termasuk akhir pekan dan hari libur.
Jika Anda tidak bisa menjaga item tetap aman pada "hari terburuk yang wajar", blok opsi tersebut di checkout.
Gunakan hal yang bisa Anda ukur dan terapkan:
Hindari aturan samar seperti "hanya pengiriman cepat" kecuali Anda mendefinisikan apa itu "cepat" untuk setiap produk.
Waktu transit biasanya dasar yang paling dapat diandalkan. Jarak bisa menyesatkan karena rute dekat tetap bisa lebih lama akibat jadwal depo, celah akhir pekan, atau layanan yang tidak konsisten.
Anggap "pengiriman 2 hari" sebagai janji tentang waktu dalam transit, bukan jarak di peta.
Pilih model paling sederhana yang tim Anda benar-benar bisa rawat:
Mulai dengan 2–3 zona dan pecah nanti jika data menunjukkan kebutuhan.
Tetapkan aksi default per kategori produk supaya staf tidak mengimprovisasi:
Konsistensi penting. Pelanggan lebih menerima "tidak tersedia" daripada kiriman yang rusak.
Kerja mundur dari waktu serah (handoff), bukan waktu order:
Jika sering terburu-buru menangani pesanan dingin di akhir hari, batas waktu Anda terlalu terlambat.
Ya—karena risiko dan waktu transit berbeda.
Pendekatan praktis adalah menentukan cut-off menurut:
Sederhanakan: matriks kecil seperti "Zona A + Frozen" vs "Zona B + Refrigerated" biasanya cukup.
Pesan saat checkout: reservasi saat checkout untuk apapun yang mudah rusak atau terbatas. Waktu packing terlalu terlambat, terutama saat puncak.
Juga tentukan apa yang terjadi jika pembayaran gagal, pemeriksaan fraud gagal, atau tanggal pengiriman berubah—inventaris harus dikembalikan otomatis jika pesanan tidak bisa dikirim sesuai rencana.
Minimal:
Pasang timer pada status dingin, dengan notifikasi sebelum kadaluwarsa sehingga Anda bisa mengepak ulang, menaikkan pengiriman, atau menjadwal ulang.
Buat kebijakan yang jelas dan konsisten menurut tingkat risiko:
Putuskan ini sebelum masalah muncul agar support dan operasional merespons seragam.
