Pelajari cara merencanakan dan membangun aplikasi web yang membantu agensi digital melacak jam billable, anggaran, utilisasi, dan profitabilitas proyek nyata dengan laporan yang jelas.
Sebelum merancang layar atau memilih database, tentukan secara spesifik apa arti “sukses” bagi orang yang akan menggunakan aplikasi setiap hari. Agensi gagal dalam pencatatan waktu lebih sering bukan karena kurang fitur, melainkan karena tujuannya kabur.
Pemilik agensi menginginkan kepastian: “Apakah kita benar-benar mendapat untung dari retainer ini?” Mereka butuh rollup di seluruh klien, tim, dan bulan.
Project manager butuh kontrol dan kecepatan: melacak burn vs anggaran, mendeteksi scope creep lebih awal, dan mendapatkan persetujuan timesheet tepat waktu.
Anggota tim (dan kontraktor) butuh kesederhanaan: mencatat waktu dengan cepat, paham apa yang harus dilacak, dan tidak dikejar untuk entri yang hilang.
Mulai dengan hasil yang dapat Anda ukur:
Paling tidak, profitabilitas adalah:
Pendapatan (ditagih atau diakui) dikurangi biaya tenaga kerja (tarif biaya internal untuk karyawan + biaya kontraktor) dikurangi alokasi overhead (opsional di awal, tapi penting untuk margin sejati).
Bahkan jika Anda tidak memodelkan overhead pada hari pertama, putuskan apakah Anda menargetkan project margin (hanya tenaga kerja langsung) atau true margin (termasuk overhead). Menamai ini sejak awal mencegah laporan yang membingungkan nanti.
Spreadsheet dan timer terpisah biasanya menyebabkan kategori yang tidak konsisten, persetujuan yang hilang, dan versi “kebenaran” yang tidak cocok. Hasilnya dapat diprediksi: jam yang kurang ditagih, penagihan terlambat, dan laporan profitabilitas yang tidak dipercaya untuk diambil tindakan.
Sebelum merancang UI, petakan bagaimana kerja sebenarnya bergerak melalui sebuah agensi—dari “kita perlu melacak waktu” hingga “kita menagih dan meninjau margin.” Jika aplikasi Anda sesuai kebiasaan yang ada, adopsi lebih mudah dan kualitas data meningkat.
Kebanyakan agensi menggunakan campuran pelacakan berbasis timer (baik untuk pekerjaan mendalam dan akurat mulai/berhenti) dan entri manual (umum setelah rapat, perpindahan konteks, atau kerja mobile). Dukung keduanya, dan biarkan tim memilih.
Putuskan juga apakah alur kerja Anda berpusat pada pencatatan harian (akurasinya lebih baik, mengurangi panik akhir minggu) atau timesheet mingguan (umum di agensi dengan persetujuan). Banyak tim ingin pengingat harian tapi langkah submit mingguan.
Pelacakan waktu hanya bekerja jika proyek diset up sesuai cara agensi mematok harga:
Saat memetakan, catat siapa yang membuat klien/proyek (ops, PM, account manager) dan apa yang mereka butuhkan: service line, peran, lokasi, atau kartu tarif.
Persetujuan biasanya terjadi pada ritme yang dapat diprediksi (mingguan atau dua mingguan). Perjelas:
Agensi umum meninjau margin per proyek, klien, lini layanan, dan orang. Memetakan ekspektasi pelaporan ini sejak awal mencegah pengerjaan ulang nanti—karena ini menentukan metadata apa yang harus ditangkap saat entri waktu, bukan setelahnya.
Model data Anda adalah kontrak antara produk, laporan, dan faktur. Jika Anda menentukannya dengan benar di awal, Anda bisa mengubah UI dan alur kerja nanti tanpa merusak perhitungan profitabilitas.
Mulailah dengan sekumpulan objek kecil yang terhubung baik:
Setiap laporan yang Anda pedulikan pada akhirnya bergantung pada entri waktu. Setidaknya simpan:
Juga tangkap foreign key: orang, proyek, tugas/aktivitas—dan sertakan timestamp created_at/updated_at yang immutable untuk keperluan audit.
Agensi jarang memakai satu tarif per jam saja. Modelkan tarif sehingga bisa menimpa satu sama lain:
Aturan praktis: simpan tarif yang diterapkan pada entri waktu pada saat persetujuan sehingga faktur tidak berubah ketika kartu tarif diedit nanti.
Profitabilitas memerlukan biaya, bukan hanya billable:
Dengan potongan-potongan ini, Anda bisa menghitung pendapatan, biaya, dan margin tanpa memaksa agensi ke alur kerja yang kaku.
Jika aplikasi pencatatan waktu Anda hanya bekerja untuk penagihan per jam, orang akan memaksa alat itu sesuai kenyataan—biasanya dengan spreadsheet dan catatan manual. Agensi umum menjalankan portofolio campuran (hourly, fixed-fee, retainer), jadi aplikasi Anda harus mendukung ketiganya tanpa mengubah cara tim mencatat waktu.
Pekerjaan hourly sederhana di atas kertas: waktu billable × tarif. Yang rumit adalah tarif bervariasi.
Dukung kartu tarif berdasarkan peran (Designer, PM), per orang, per klien, atau per proyek. Lalu tambahkan penyesuaian terkendali:
Ini menjaga pelacakan jam billable akurat sambil memberi tim account kemampuan mencocokkan ekspektasi klien.
Proyek fixed-fee berhasil atau gagal berdasarkan seberapa cepat Anda membakar anggaran. Di sini, pencatatan waktu bukan hanya untuk penagihan—tetapi untuk penganggaran proyek dan peringatan dini.
Modelkan proyek fixed-fee dengan:
Lalu tampilkan “burn vs anggaran” seiring waktu: pembakaran mingguan, perkiraan sampai selesai, dan bagaimana margin proyek bertren saat scope berubah. Jadikan jelas ketika proyek menguntungkan hari ini tapi mulai melorot.
Retainer bersifat berulang dan penuh aturan. Alat Anda harus membiarkan tim menetapkan alokasi bulanan (mis. 40 jam/bulan), lalu mendefinisikan apa yang terjadi di akhir bulan:
Saat waktu melebihi alokasi, dukung overages yang ditagih pada tarif yang ditentukan (sering berbeda dari kartu tarif standar). Jaga perhitungan agar transparan sehingga klien mempercayai totalnya.
Agensi butuh kategori non-billable seperti kerja internal, presales, admin, dan pelatihan. Jangan sembunyikan ini—perlakukan sebagai jenis waktu kelas-satu. Mereka memicu metrik utilisasi dan pelaporan agensi, serta menjelaskan mengapa “sibuk” tidak selalu berarti “menguntungkan.”
Aplikasi waktu + profitabilitas berhasil ketika semua orang mempercayai angkanya. Itu berarti memilih beberapa metrik kecil, mendefinisikannya sekali, dan memakai rumus yang sama di mana-mana (timesheet, tampilan proyek, dan laporan).
Mulai dengan tiga bidang yang dipahami setiap agensi:
Rumus:
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (atau billable_amount ÷ billable_hours untuk time & materials)EHR adalah metrik pengecekan: jika dua proyek punya kartu tarif sama tapi EHR sangat berbeda, ada yang tidak beres (scope creep, diskon, write-off).
Profitabilitas butuh biaya, bukan hanya pendapatan. Jaga sederhana dan sertakan tenaga kerja dulu:
internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenueDefinisikan biaya internal sebagai tarif per jam (gaji + pajak + tunjangan, dibagi ke angka per jam) sehingga aplikasi bisa menghitungnya otomatis dari timesheet.
Utilisasi sering membingungkan tim, jadi definisikan “available hours” secara eksplisit.
billable_hours ÷ available_hoursDokumentasikan definisi ini di dalam aplikasi agar laporan tidak berubah menjadi perdebatan.
Lacak anggaran dalam jam dan uang:
actual_hours − budget_hoursactual_revenue_or_cost − budgeted_revenue_or_costTrigger peringatan sederhana pada ambang tertentu (misal: 80% terkonsumsi, lalu 100% overrun) sehingga PM dapat bertindak sebelum margin hilang.
Jika pencatatan waktu terasa seperti pekerjaan administrasi, orang akan menghindarinya—atau mengisinya pada Jumat malam dengan perkiraan. Tujuannya membuat entri waktu lebih cepat daripada menunda, sambil tetap menghasilkan data andal untuk penagihan dan profitabilitas.
Utamakan kecepatan daripada visual mewah. Default yang baik adalah “satu baris = satu entri” dengan proyek, tugas/aktivitas, durasi, dan catatan opsional.
Buat aksi umum hampir instan:
Beberapa orang menyukai timer; yang lain lebih suka manual. Dukung keduanya.
Untuk timer, buat praktis:
Timesheet mingguan adalah tempat adopsi dimenangkan.
Gunakan tampilan minggu yang mendukung:
Simpan catatan sebagai opsional tapi mudah ditambahkan ketika diperlukan untuk penagihan.
Mobile tidak perlu semua fitur. Fokus pada:
Jika persetujuan penting, buat bisa dilakukan dalam kurang dari satu menit—kalau tidak, akan menjadi bottleneck penagihan.
Jika agensi tidak percaya siapa yang bisa melihat, mengedit, dan menyetujui waktu, mereka tidak akan percaya angkanya. Peran dan izin juga tempat Anda mencegah “akuntansi tidak sengaja” (mis. kontraktor mengedit timesheet bulan lalu yang sudah disetujui).
Kebanyakan agensi bisa mencakup 95% kebutuhan dengan lima peran:
Hindari membuat “pembuat peran kustom” di v1. Sebagai gantinya, tambahkan beberapa toggle (mis. “Bisa menyetujui waktu”, “Bisa melihat finansial”) untuk kasus tepi.
Persetujuan harus menegakkan konsistensi tanpa memperlambat orang:
Agensi sering butuh batasan kerahasiaan. Dukung akses tingkat proyek (assigned vs tidak) dan izin terpisah untuk visibilitas finansial (tarif, biaya, margin). Banyak tim ingin PM melihat jam tapi bukan tarif gaji.
Sediakan email/password dengan alur reset kuat sebagai baseline. Tambahkan SSO (Google/Microsoft) saat menjual ke tim yang lebih besar. Terapkan sesi aman (token jangka pendek, logout perangkat, 2FA opsional) agar persetujuan dan laporan finansial tidak bocor jika perangkat hilang.
Jam tidak menjadi “billable” sampai bisa mengalir ke faktur yang dipahami klien. Cara terbaik menghindari double entry adalah memperlakukan waktu sebagai sumber kebenaran tunggal: orang mencatat kerja sekali, dan segala hal downstream (penagihan, write-off, export, integrasi) merujuk pada entri yang sama.
Rancang data timesheet agar bisa diekspor persis seperti tim finance membangun faktur. Sediakan ekspor siap faktur yang bisa dikelompokkan dan diberi subtotal berdasarkan client → project → person → task (dan opsional berdasarkan rentang tanggal).
Pendekatan praktis adalah menambahkan status sederhana ke setiap entri (mis. Draft, Ready, Invoiced) dan referensi penagihan setelah dipush ke invoicing. Itu memberi jejak tanpa menyalin data ke banyak sistem.
Jika produk Anda sudah menyertakan pelacakan waktu, tunjukkan bagaimana penagihan terhubung kembali ke sana (mis. dari /features/time-tracking ke tampilan “Invoice prep”) sehingga pengguna melihat alur ujung-ke-ujung.
Agensi sering menyesuaikan waktu: scope change, diskon goodwill, kesalahan internal. Jangan sembunyikan ini—modelkan.
Izinkan write-off dan penyesuaian di level baris (atau sebagai penyesuaian faktur) dan wajibkan reason code seperti Out of scope, Client request, Internal rework, atau Discount. Ini membantu menjelaskan perubahan margin nanti dan mempermudah percakapan dengan klien.
Banyak agensi sudah memakai tools akuntansi atau invoicing. Dukung opsi integrasi melalui:
Untuk tim kecil, sediakan juga ekspor CSV/XLSX yang bersih; untuk tim yang berkembang, arahkan mereka ke paket dan kemampuan integrasi di /pricing.
Aplikasi pelacakan waktu untuk agensi hidup atau mati pada kepercayaan: total harus cocok, edit harus dapat diaudit, dan laporan harus cocok dengan faktur. Pilih komponen yang terbukti agar akurasi dan maintainability mudah.
Jika Anda ingin cepat mendapatkan prototipe bekerja di depan agensi, platform vibe-coding seperti Koder.ai dapat membantu menghasilkan app React dengan backend Go + PostgreSQL dari chat terstruktur—berguna untuk memvalidasi alur kerja, model data, dan laporan sebelum menginvestasikan banyak pada UI kustom.
Gunakan database relasional (PostgreSQL umum dipakai) karena pelacakan jam bergantung pada relasi bersih: people → projects → tasks → time entries → approvals → invoices.
Strukturkan tabel agar Anda bisa menjawab, “Apa yang kita yakini benar pada waktu itu?” Contoh:
Jaga endpoint sederhana dan dapat diprediksi:
Tambahkan idempotency untuk aksi create dan error validasi yang jelas—orang akan memasukkan jam dari banyak perangkat.
Prioritaskan empat pengalaman: timesheet cepat, antrean persetujuan manager, dashboard proyek (anggaran + burn), dan pelaporan dengan filter yang mencerminkan kebutuhan pelaporan agensi.
Gunakan job queue untuk email/Slack reminder, ekspor terjadwal, recalculating cached reports, dan pengecekan kualitas data malam hari (tarif hilang, timesheet belum disetujui, overrun anggaran).
Agensi tidak gagal melacak profitabilitas karena kurang fitur—mereka gagal karena aplikasi terlalu susah diadopsi. Mulai dengan MVP kecil yang sesuai cara tim bekerja, lalu tambahkan kedalaman setelah kualitas data dan kebiasaan terbentuk.
Sistem kosong membunuh momentum. Kirimkan (atau generate) seed data sehingga workspace baru bisa klik dan memahami model:
Ini mengurangi waktu onboarding dan membuat demo terasa konkret.
MVP Anda harus memberikan satu outcome tertutup: log time → approve timesheets → lihat margin.
Sertakan:
Jaga laporan margin opiniated: satu layar, beberapa filter, dan definisi yang jelas tentang “biaya” dan “pendapatan.” Anda bisa menambahkan nuansa nanti.
Jika Anda membangun cepat, pertimbangkan menggunakan Planning Mode Koder.ai untuk merencanakan entitas, izin, dan aturan persetujuan dulu, lalu generate app awal dan iterasi. Anda juga bisa mengekspor kode sumber nanti jika memutuskan pindah ke pipeline custom.
Setelah tim konsisten submit dan menyetujui waktu, tambahkan alat yang melihat ke depan:
Setelah alur kerja inti dipercaya, kembangkan tanpa membengkakkan UI:
Aturan praktis: setiap fitur baru harus memperbaiki akurasi data atau mengurangi waktu yang dihabiskan memelihara sistem.
Merilis aplikasi waktu dan profitabilitas bukan hanya soal fitur. Ancaman terbesar terhadap kepercayaan itu halus: “jam saya berubah,” “laporan lambat,” atau “kenapa Anda menyimpan itu?” Tangani risiko ini sejak awal supaya agensi merasa aman melakukan rollout ke seluruh tim.
Pelacakan waktu jarang butuh data pribadi sensitif. Jaga profil pengguna minimal (nama, email, peran) dan hindari mengumpulkan apapun yang tidak bisa Anda jelaskan dengan jelas.
Tambahkan kontrol retensi sejak hari pertama: biarkan admin mengatur berapa lama menyimpan entri waktu mentah, persetujuan, dan invoice (seringnya berbeda). Permudah ekspor untuk audit, dan sediakan cara jelas untuk menghapus atau menganonimkan data kontraktor yang keluar sambil mempertahankan total finansial.
Kekeliruan matematika kecil bisa memicu sengketa besar. Putuskan dan dokumentasikan aturan Anda:
Pikirkan juga sesi yang digabung (stop/start timer), entri yang tumpang tindih, dan apa yang terjadi jika pengguna mengubah jam perangkat.
Agensi bekerja di tampilan mingguan dan bulanan—utilisasi, margin proyek, profitabilitas klien. Jika setiap dashboard mengitung ulang total dari entri mentah, Anda akan cepat menemui batas.
Gunakan pre-aggregations untuk slice umum (per hari/minggu, proyek, orang) dan update secara inkremental saat entri berubah. Pisahkan perhitungan mahal “what-if” dari jalur pelaporan utama.
Setiap perubahan yang memengaruhi uang harus dapat ditelusuri: edit entri waktu, update kartu tarif, perubahan anggaran, write-off, dan persetujuan. Tangkap aktor, timestamp, nilai sebelumnya, nilai baru, dan catatan alasan.
Ini bukan hanya untuk kepatuhan—tetapi cara menyelesaikan sengketa cepat dan menjaga manajer percaya pada angkanya.
Aplikasi pencatatan waktu menang atau kalah dalam beberapa minggu pertama. Perlakukan peluncuran seperti proyek perubahan perilaku: kurangi friksi, tetapkan ekspektasi, dan buat kemajuan terlihat bagi orang yang bekerja.
Mulai dengan rencana migrasi yang jelas: data apa yang harus dipindahkan (klien, proyek, pengguna, kartu tarif), apa yang bisa mulai dari awal (timesheet historis), dan siapa yang menandatangani.
Siapkan template dan default pintar agar tim tidak menghadapi form kosong:
Jalankan pilot singkat dengan satu tim selama satu siklus penagihan, lalu rollout ke seluruh agensi. Simpan panduan “cara mencatat waktu dalam 60 detik” di dalam aplikasi (mis. di /help).
Gunakan automasi lembut untuk membentuk kebiasaan:
Buat persetujuan ringan: manager harus bisa menyetujui satu minggu dalam hitungan menit, dengan komentar hanya saat ada yang salah.
Lacak beberapa sinyal operasional kecil:
Dalam bulan pertama, prioritaskan menghilangkan friksi: lebih sedikit field wajib, default yang lebih baik, entri yang lebih cepat. Selanjutnya, automasikan bagian berulang—task yang disarankan, carry-over timer, flag anomali—berdasarkan pola penggunaan nyata daripada asumsi.
Mulailah dengan mendefinisikan hasil yang ingin Anda tingkatkan:
Jika Anda tidak bisa mengukur “keberhasilan”, tim akan berdebat soal fitur daripada memperbaiki perilaku.
Rancang untuk tiga kelompok dengan motivasi berbeda:
Ketika kebutuhan ini bertabrakan, utamakan UX harian untuk orang yang harus mencatat waktu, dan simpan kompleksitas manajemen di laporan dan pengaturan izin.
Minimal, simpan:
Putuskan lebih awal apakah Anda melaporkan (hanya tenaga kerja langsung) atau (termasuk overhead) agar laporan tidak saling bertentangan di kemudian hari.
Karena mereka menghasilkan banyak versi “kebenaran”:
Satu sistem dengan alur kerja jelas (log → submit → approve → invoice/export) mencegah kekurangan penagihan dan membuat laporan profitabilitas dapat dipercaya.
Alur v1 yang praktis adalah:
Ini memberi Anda data bersih untuk penagihan dan pelaporan tanpa memaksakan satu gaya pencatatan waktu bagi semua orang.
Pertahankan entitas inti kecil dan saling terhubung:
Jika laporan adalah prioritas, tangkap metadata yang diperlukan saat memasukkan entri (proyek, tugas/jenis, orang) daripada mencoba “memperbaiki di laporan.”
Model tarif dengan aturan override yang jelas, lalu “bekukan” tarif yang diterapkan pada entri saat disetujui:
Simpan tarif yang diterapkan (dan opsional tarif biaya) pada entri waktu saat persetujuan sehingga faktur tidak berubah saat kartu tarif diubah kemudian.
Dukung ketiganya tanpa mengubah cara orang mencatat waktu:
Kuncinya adalah memisahkan dari .
Pilih sekumpulan kecil metrik dan definisikan sekali:
Fokus pada MVP yang membuktikan satu loop: log time → approve → lihat margin.
Sertakan:
Setelah tim mempercayai dasar-dasarnya, tambahkan forecasting, automasi, dan integrasi (dan dokumentasikan panduan di tempat seperti /help dan /pricing).
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (atau billable_amount ÷ billable_hours)internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenuebillable_hours ÷ available_hours (definisikan “available” secara eksplisit)Lalu gunakan definisi yang sama di timesheet, tampilan proyek, dan laporan untuk mencegah perdebatan.