Rencana langkah-demi-langkah untuk membangun aplikasi web pengelolaan daftar harga pemasok dan kontrak: impor, persetujuan, perpanjangan, jejak audit, dan akses pengguna yang aman.
Kekacauan harga dan kontrak pemasok biasanya mirip: daftar harga hidup di spreadsheet yang dikirim email, PDF “final_FINAL” ada di drive bersama, dan tidak ada yang yakin mana syarat yang berlaku. Hasilnya bisa diprediksi—harga kedaluwarsa dipakai di pesanan, sengketa yang bisa dihindari, dan perpanjangan yang terlewat.
Aplikasi web yang baik harus memusatkan sumber kebenaran untuk daftar harga pemasok dan kontrak, serta membuat perubahan dapat ditelusuri ujung-ke-ujung. Ini harus mengurangi:
Rancang sistem di sekitar orang yang menyentuh harga dan syarat setiap minggu:
Pilih beberapa target terukur sejak awal:
Untuk rilis pertama, targetkan rekaman pemasok terpusat, impor daftar harga dengan validasi, penyimpanan kontrak dengan tanggal kunci, persetujuan dasar, pencarian, dan jejak audit.
Iterasi berikutnya bisa menambahkan integrasi ERP yang lebih dalam, perpustakaan klausul, pencocokan faktur otomatis, organisasi multi-entitas, dan dashboard pelaporan lanjutan.
Sebelum Anda membuat sketsa layar atau tabel, petakan apa yang sebenarnya terjadi dari saat pemasok mengirim daftar harga sampai saat seseorang melakukan pemesanan berdasarkan daftar itu. Ini mencegah membangun “repositori dokumen” generik ketika yang Anda butuhkan sebenarnya sistem harga terkontrol.
Mulailah dengan menelusuri contoh nyata bersama procurement, finance, dan legal. Tangkap serah terima dan artefak di setiap langkah:
Diagram swimlane sederhana (Supplier → Buyer/Procurement → Legal → Finance → Operations) seringkali cukup.
Daftarkan keputusan yang mengubah hasil bisnis dan tetapkan pemilik yang jelas:
Catat juga di mana persetujuan berbeda menurut ambang (mis. >5% kenaikan membutuhkan persetujuan finance) sehingga Anda bisa mengkodekan aturan itu nanti.
Tuliskan pertanyaan tepat yang harus bisa dijawab aplikasi pada hari pertama:
Output ini harus mendorong field data, pencarian, dan laporan—bukan sebaliknya.
Data pengadaan itu berantakan. Dokumentasikan secara eksplisit pengecualian umum:
Anggap daftar ini sebagai kriteria penerimaan untuk impor dan persetujuan, sehingga sistem mendukung realita daripada memaksakan solusi sementara.
Arsitektur yang baik untuk daftar harga pemasok dan kontrak lebih sedikit soal pola populer dan lebih banyak soal mengurangi overhead koordinasi sambil menjaga ruang untuk pertumbuhan.
Untuk kebanyakan tim (1–6 engineer) titik awal terbaik adalah modular monolith: satu aplikasi yang dideploy dengan modul dan batasan yang jelas. Anda mendapatkan pengembangan lebih cepat, debugging lebih sederhana, dan lebih sedikit bagian operasional.
Bergerak ke layanan terpisah nanti hanya jika ada alasan jelas—mis. beban impor berat yang butuh skala independen, banyak tim bekerja paralel, atau kebutuhan isolasi ketat. Jalur umum: modular monolith → ekstrak beban import/processing dan document ke worker latar belakang → opsional memecah domain bertrafik tinggi menjadi layanan.
Jika Anda ingin mempercepat prototipe pertama (layar, alur kerja, dan kontrol akses berbasis peran) tanpa mengunci siklus pembangunan panjang, platform vibe-coding seperti Koder.ai dapat membantu menghasilkan baseline React + Go + PostgreSQL dari spesifikasi chat terstruktur, lalu iterasi cepat di impor, persetujuan, dan jejak audit. Untuk tim procurement, itu sering berarti memvalidasi alur kerja dengan pengguna nyata lebih awal—sebelum Anda membangun berlebihan.
Rancang aplikasi di sekitar beberapa domain stabil:
Jaga setiap modul bertanggung jawab atas aturan dan akses datanya sendiri. Bahkan di monolith, tegakkan batasan di kode (paket, penamaan, dan API antar modul yang jelas).
Integrasi mengubah aliran data, jadi sediakan titik ekstensi eksplisit:
Tentukan ekspektasi terukur sejak awal:
Model data yang bersih adalah apa yang membuat aplikasi pengadaan dapat dipercaya. Ketika pengguna bertanya, “Harga apa yang berlaku pada 3 Maret?” atau “Kontrak mana yang mengatur pembelian itu?”, basis data harus menjawab tanpa tebakan.
Mulailah dengan sekumpulan rekam yang terdefinisi baik:
Modelkan relasi untuk mencerminkan cara pembeli bekerja:
Jika Anda mendukung banyak lokasi pengiriman atau unit bisnis, pertimbangkan menambahkan konsep Scope (mis. perusahaan, site, region) yang dapat dilampirkan ke kontrak dan daftar harga.
Hindari mengedit rekam “live” di tempat. Sebagai gantinya:
Ini membuat pertanyaan audit mudah: Anda bisa merekonstruksi apa yang disetujui kapan, dan apa yang berubah.
Simpan data referensi di tabel terdedikasi untuk menghindari teks bebas yang berantakan:
Terapkan identifier untuk mencegah duplikat silent:
Daftar harga biasanya datang dalam spreadsheet yang tidak pernah dibuat untuk mesin. Alur impor yang mulus adalah perbedaan antara “kami akan memakai aplikasi” dan “kami akan terus email Excel.” Tujuannya: membuat unggahan toleran, tetapi data yang disimpan ketat.
Dukung CSV dan XLSX sejak hari pertama. CSV bagus untuk ekspor dari ERP dan tool BI; XLSX adalah yang dikirim pemasok.
Sediakan template yang dapat diunduh yang mencerminkan model data Anda (dan mengurangi tebakan). Sertakan:
Versikan template (mis. Template v1, v2) sehingga Anda bisa mengembangkannya tanpa merusak proses yang berjalan.
Definisikan aturan pemetaan secara eksplisit dan tampilkan di UI saat unggah.
Pendekatan umum:
Jika Anda mengizinkan kolom kustom, anggap itu sebagai metadata dan simpan terpisah agar tidak mencemari skema harga inti.
Jalankan validasi sebelum sesuatu dikomit:
Lakukan validasi di tingkat baris (baris ini salah) dan file (unggahan ini konflik dengan rekam yang ada).
Pengalaman impor yang baik terlihat seperti: Upload → Preview → Fix → Confirm.
Di layar preview:
Hindari “gagal seluruh file karena satu baris rusak.” Sebagai gantinya, beri pilihan: impor hanya baris valid atau block sampai semua error diperbaiki, tergantung tata kelola.
Untuk auditabilitas dan reprocessing, simpan:
Ini menciptakan jejak bukti untuk sengketa (“apa yang kita impor dan kapan?”) dan memungkinkan reprocessing ketika aturan validasi berubah.
Rekam kontrak harus lebih dari lemari arsip. Ia perlu data terstruktur yang cukup untuk menggerakkan perpanjangan, persetujuan, dan pelaporan—sambil tetap membuat dokumen yang ditandatangani mudah ditemukan.
Mulailah dengan field yang menjawab pertanyaan procurement setiap minggu:
Simpan teks bebas untuk kasus tepi, tapi normalisasi apa pun yang akan Anda filter, grup, atau beri alert.
Perlakukan dokumen sebagai item kelas-satu yang ditautkan ke kontrak:
Simpan metadata untuk setiap file: tipe dokumen, tanggal efektif, versi, pengunggah, dan tingkat kerahasiaan. Jika organisasi Anda punya persyaratan retensi, tambahkan field seperti “retention until” dan “legal hold” sehingga aplikasi dapat mencegah penghapusan dan mendukung audit.
Amandemen tidak boleh menimpa history. Modelkan sebagai perubahan bertanggal yang memperpanjang syarat (tanggal akhir baru), menyesuaikan syarat komersial, atau menambah/membuang scope.
Jika memungkinkan, tangkap klausul kunci sebagai data terstruktur untuk alert dan pelaporan—mis. apakah terminasi untuk convenience diizinkan (Y/N), formula indeksasi, service credits, batas tanggung jawab, dan eksklusivitas.
Jika Anda membeli secara sentral tapi beroperasi di banyak lokasi, dukung penautan satu kontrak ke banyak site/unit bisnis, dengan override opsional per site (mis. alamat penagihan, syarat pengiriman). Demikian pula, izinkan satu kontrak mencakup pemasok induk plus anak perusahaan, sambil mempertahankan “pihak yang dikontrakkan” yang jelas untuk kepatuhan.
Persetujuan adalah tempat daftar harga dan kontrak menjadi dapat dipertanggungjawabkan. Alur kerja yang jelas mengurangi debat “siapa yang menyetujui ini?” dan menciptakan jalur yang dapat diulang dari pengiriman pemasok ke data yang dapat dipakai dan patuh.
Gunakan lifecycle sederhana dan terlihat untuk daftar harga dan rekam kontrak:
Draft → Review → Approved → Active → Expired/Terminated
Definisikan tanggung jawab di aplikasi (bukan di tribal knowledge):
Tambahkan pemeriksaan berbasis kebijakan yang otomatis memicu langkah persetujuan ekstra:
Setiap persetujuan atau penolakan harus menangkap:
Tetapkan ekspektasi tingkat layanan untuk menghindari persetujuan macet:
Tata kelola bekerja paling baik ketika dibangun ke alur kerja—bukan ditegakkan setelahnya.
Aplikasi pengadaan berhasil atau gagal berdasarkan seberapa cepat orang bisa menjawab pertanyaan sederhana: “Berapa harga saat ini?”, “Kontrak mana yang mengatur item ini?”, dan “Apa yang berubah sejak kuartal lalu?” Rancang UI di sekitar alur tersebut, bukan tabel basis data.
Sediakan dua titik masuk utama di navigasi atas:
Di halaman hasil, gunakan filter kontrak yang sesuai pekerjaan nyata: tanggal efektif, status kontrak (draft/active/expired), unit bisnis, mata uang, dan “memiliki persetujuan tertunda”. Jaga filter terlihat dan dapat dihapus sebagai chips supaya pengguna non-teknis tidak bingung.
Profil pemasok harus menjadi hub: kontrak aktif, daftar harga terbaru, perselisihan/ catatan terbuka, dan panel “aktivitas terbaru”.
Tampilan kontrak harus menjawab “Apa yang boleh kita beli, dengan syarat apa, sampai kapan?” Sertakan syarat kunci (incoterms, syarat pembayaran), dokumen terlampir, dan garis waktu amandemen.
Perbandingan daftar harga adalah tempat pengguna menghabiskan waktu. Tampilkan sekarang vs sebelumnya berdampingan dengan:
Laporan harus dapat ditindaklanjuti, bukan dekoratif: “berakhir dalam 60 hari”, “kenaikan harga terbesar”, “item dengan banyak harga aktif”. Tawarkan ekspor satu-klik ke CSV untuk finance dan PDF untuk berbagi/persetujuan, dengan filter yang sama sehingga data yang diekspor sesuai dengan yang dilihat pengguna.
Gunakan label jelas (“Effective date”, bukan “Validity start”), bantuan inline pada field yang rumit (unit, mata uang), dan empty states yang menjelaskan langkah berikutnya (“Impor daftar harga untuk mulai melacak perubahan”). Checklist onboarding singkat di /help bisa mengurangi waktu pelatihan.
Keamanan paling gampang bila dirancang ke dalam alur kerja, bukan ditempelkan kemudian. Untuk aplikasi pengadaan, tujuannya sederhana: orang hanya melihat dan mengubah apa yang menjadi tanggung jawabnya, dan setiap perubahan penting dapat ditelusuri.
Mulai dengan model peran kecil yang jelas dan petakan ke aksi, bukan hanya layar:
Izin harus ditegakkan server-side untuk setiap endpoint (izin UI saja tidak cukup). Jika organisasi kompleks, tambahkan aturan scope (mis. per pemasok, unit bisnis, atau region).
Putuskan sejak dini apa yang perlu proteksi ekstra:
Tangkap log audit immutable untuk entitas kunci (kontrak, terms, item harga, persetujuan): siapa melakukannya, apa yang berubah (sebelum/ sesudah), kapan, dan sumber (UI/impor/API). Catat nama file impor dan nomor baris sehingga masalah dapat ditelusuri dan diperbaiki.
Pilih satu metode login utama:
Tambahkan kontrol sesi yang masuk akal: access token jangka pendek, cookie aman, timeout tidak aktif, dan meminta ulang autentikasi untuk aksi sensitif (mis. ekspor harga).
Targetkan kontrol praktis: least privilege, logging terpusat, backup berkala, dan prosedur restore yang dites. Anggap log audit sebagai rekam bisnis—batasi penghapusan dan definisikan kebijakan retensi.
Harga jarang "satu angka." Aplikasi perlu aturan jelas agar pembeli, AP, dan pemasok mendapatkan jawaban yang sama: apa harga hari ini untuk item ini?
Simpan harga sebagai rekam berbatas waktu dengan start date dan end date opsional. Izinkan baris ber-dated masa depan (mis. kenaikan kuartal depan), dan tentukan apa arti “open-ended” (biasanya: berlaku sampai diganti).
Overlap harus ditangani secara sengaja:
Aturan praktis: satu harga dasar aktif per supplier-item-currency-unit pada satu waktu; yang lain harus ditandai eksplisit sebagai override.
Ketika banyak kandidat ada, definisikan urutan seleksi, misalnya:
Jika proses Anda punya pemasok preferensi, tambahkan prioritas pemasok sebagai field eksplisit yang hanya dipakai ketika ada banyak pemasok valid untuk item sama.
Pilih apakah akan menyimpan:
Banyak tim melakukan keduanya: simpan harga pemasok di mata uang asli, plus nilai yang dikonversi "as-of" untuk pelaporan.
Definisikan normalisasi unit (mis. each vs case vs kg) dan simpan faktor konversi yang versioned. Terapkan aturan pembulatan konsisten (desimal mata uang, increment minimum), dan jelaskan kapan pembulatan terjadi: setelah konversi unit, setelah konversi FX, dan/atau pada total baris akhir.
Perpanjangan adalah area di mana nilai kontrak dimenangkan atau hilang: periode notis terlewat, auto-renewal diam-diam, dan negosiasi menit terakhir sering menghasilkan syarat yang tidak menguntungkan. Aplikasi Anda harus memperlakukan perpanjangan sebagai proses yang dikelola dengan tanggal jelas, pemilik yang bertanggung jawab, dan antrean operasional yang terlihat.
Modelkan perpanjangan sebagai serangkaian milestone yang ditautkan ke setiap kontrak (dan opsional ke amandemen spesifik):
Buat pengingat di sekitar milestone ini. Default praktis: cadence 90/60/30 hari sebelum deadline kunci (periode notis biasanya paling kritikal), plus alert “hari-H.”
Mulai dengan dua saluran:
Opsional dukung ekspor ICS (per kontrak atau per pengguna) sehingga pemilik bisa subscribe di Outlook/Google Calendar.
Buat notifikasi dapat ditindaklanjuti: sertakan nama kontrak, pemasok, tanggal pasti, dan deep link ke rekam.
Alert harus dikirim ke:
Tambahkan aturan eskalasi: jika primary belum acknowledge dalam X hari, beri tahu backup atau manajer. Lacak timestamp "acknowledged" sehingga alert tidak menjadi noise latar belakang.
Dashboard harus sederhana, dapat difilter, dan aware per peran:
Setiap widget harus menaut ke tampilan daftar terfokus dengan pencarian dan ekspor, sehingga dashboard menjadi titik awal tindakan—bukan sekadar pelaporan.
MVP untuk daftar harga pemasok dan kontrak harus membuktikan satu hal: tim bisa memuat harga dengan aman, menemukan kontrak yang benar cepat, dan mempercayai jejak persetujuan serta audit.
Mulailah dengan workflow tipis end-to-end daripada banyak fitur terpisah:
Jika ingin bergerak cepat dengan tim kecil, pertimbangkan menggunakan Koder.ai untuk menghasilkan kerangka awal produk (frontend React, backend Go, PostgreSQL) dan iterasi di "planning mode" bersama pemangku kepentingan procurement/legal. Validasi alur (impor → persetujuan → jejak audit → pengingat perpanjangan), lalu ekspor kode sumber saat siap menguatkan dan memperluas.
Fokuskan pengujian pada area di mana kesalahan berbiaya tinggi:
Gunakan staging dengan salinan data mirip produksi (disanitasi). Wajibkan checklist: backup aktif, skrip migrasi terlatih, dan rencana rollback (migrasi DB versioned + revert deploy).
Tambahkan monitoring untuk kegagalan impor, query lambat pada pencarian, dan bottleneck persetujuan.
Jalankan loop umpan balik 2–4 minggu dengan procurement dan finance: kesalahan unggahan teratas, field kontrak yang hilang, dan layar yang lambat. Kandidat berikutnya: integrasi ERP, portal pemasok untuk unggahan, analitik penghematan dan kepatuhan.
Suggested internal reads: /pricing dan /blog.
Mulailah dengan memusatkan dua hal: versi daftar harga dan versi kontrak.
Dalam MVP, sertakan:
Gunakan modular monolith untuk sebagian besar tim (1–6 engineer): satu aplikasi yang dideploy dengan modul terpisah (Suppliers, Price Lists, Contracts, Approvals, Reporting).
Ekstrak worker latar belakang untuk tugas berat (impor, pemrosesan dokumen, notifikasi) sebelum beralih ke microservices.
Modelkan set minimum:
Tautan penting:
Jangan menimpa data. Gunakan versioning:
Lalu “current” adalah kueri: versi approved terbaru yang berlaku pada tanggal yang dipilih pengguna.
Targetkan pengalaman “unggah yang toleran, data yang disimpan ketat”:
Simpan file mentah + pemetaan + hasil validasi untuk audit dan reprocessing.
Aturan umum:
Jika overlap diperbolehkan (promo/override), wajibkan alasan dan persetujuan.
Pertahankan lifecycle yang eksplisit dan konsisten:
Terapkan konsep yang sama ke daftar harga dan versi kontrak sehingga pengguna mempelajari satu pola.
Mulai dengan model peran sederhana dan tegakkan di server:
Tambahkan scope-based permissions (per unit bisnis/region/pemasok) bila perlu, dan perlakukan PDF kontrak/detail bank sebagai data sensitif dengan akses lebih ketat.
Modelkan milestone kunci dan buat notifikasi yang dapat ditindaklanjuti:
Dashboard yang mendorong pekerjaan:
Setiap widget harus menaut ke daftar yang difilter dengan kemampuan ekspor.
