ਜਾਣੋ ਕਿ ਬਿਨਾਂ‑ਕੋਡ ਟੂਲ ਵਰਤ ਕੇ ਕਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਗਾਹਕ ਇੰਟੇਕ ਫਾਰਮ ਤਿਆਰ ਕਰੋ ਜੋ ਸਬਮਿਸ਼ਨਾਂ ਨੂੰ ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ ਸੇਵ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਖੇਤਰ ਸੈੱਟ ਕਰੋ, ਡੇਟਾ ਵੈਧ ਕਰੋ, ਫਾਲੋ‑ਅਪ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰਹੋ।
“ਫਾਰਮ ਟੂ ਡਾਟਾਬੇਸ” ਇੰਟੇਕ ਸਿਸਟਮ ਉਹੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਨਾਮ ਤੋਂ ਪਤਾ ਲੱਗਦਾ ਹੈ: ਕੋਈ ਫਾਰਮ ਭਰੇਗਾ, ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਇੱਕ ਸਾਫ਼, ਸੰਰਚਿਤ ਰਿਕਾਰਡ ਵਜੋਂ ਡਾਟਾਬੇਸ ਟੇਬਲ ਵਿੱਚ ਆ ਜਾਵੇਗਾ—ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਅਗਲਾ ਕੰਮ ਕਰ ਸਕੇ।
ਇਹ “ਰਿਸਪੌਂਸ ਨੂੰ ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਭੇਜਣਾ” ਵਰਗਾ ਲੱਗਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਫਰਕ ਜਲਦੀ ਸਾਹਮਣੇ ਆਉਂਦਾ ਹੈ। ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਛੋਟੀਆਂ ਲਿਸਟਾਂ ਲਈ ਵਧੀਆ ਨੇ, ਪਰ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਲਗਾਤਾਰ ਖੇਤਰ, ਸਥਿਤੀਆਂ, ਕਈ ਮਾਲਿਕ, ਫਾਇਲ ਅਟੈਚਮੈਂਟ, ਆਡਿਟ ਟਰੇਲ ਜਾਂ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਉਹ ਟੁੱਟ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਡਾਟਾਬੇਸ-ਸਟਾਈਲ ਟੇਬਲ ਲੜੀਬੱਧਤਾ ਲਿਆਉਂਦੀ ਹੈ: ਹਰ ਸਬਮਿਸ਼ਨ ਇੱਕ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਹਰ ਵਾਰੀ ਇੱਕੋ ਹੀ ਖੇਤਰਾਂ ਨਾਲ।
ਇਹ ਸਿਰਫ਼ ਟੈਕ ਟੀਮਾਂ ਲਈ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਆਮ ਨੋ‑ਕੋਡ ਇੰਟੇਕ ਵਰਕਫਲੋ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ:
ਆਪਣੇ ਕੰਮ ਦੇ ਅੰਤ ਤੱਕ, ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਤਿੰਨ ਜੁੜੇ ਹਿੱਸੇ ਹੋਣਗੇ:
ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਨੂੰ ਸੋਚ ਸਕਦੇ ਹੋ: capture → organize → act.
ਸੁਚੱਜਾ ਨਿਰਮਾਣ ਚਾਰ ਚੋਣਾਂ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦਾ ਹੈ:
ਇਹ ਸਹੀ ਹੋ ਜਾਵੇ ਤਾਂ ਤੁਹਾਡਾ “ਇੰਟੇਕ ਫਾਰਮ” ਇਕ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਸਿਸਟਮ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ—ਹਰ ਹਫ਼ਤੇ ਇੱਕ ਝਾੜੂ ਜਾਣ ਵਾਲੀ ਗੰਦਗੀ ਨਹੀਂ।
ਫਾਰਮ ਬਿਲਡਰ ਖੋਲ੍ਹਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇਹ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਜਾਣਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਜਵਾਬਾਂ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਕਰੋਗੇ, ਅਤੇ ਕੌਣ ਜਿੰਮੇਵਾਰ ਹੈ। ਇਹ ਕਦਮ “ਜੰਕ ਡਰਾਅਰ” ਡਾਟਾਬੇਸ ਨੂੰ ਅਰਥਹੀਣ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਭਰਨ ਤੋਂ ਰੋਕਦਾ ਹੈ।
ਉਹ ਫੈਸਲੇ ਲਿਖੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਨੇ ਸਬਮਿਟ ਕਰਨ ਮਗਰੋਂ ਲੈਣੇ ਹਨ। ਉਦਾਹਰਨਾਂ: ਲੀਡ ਨੂੰ ਯੋਗਤਾ ਦਿੰਨਾ, ਕਾਲ ਸ਼ੈਡਿਊਲ ਕਰਨਾ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਬ੍ਰੀਫ ਬਣਾਉਣਾ, ਜਾਂ ਸਪੋਰਟ ਰਿਕਵੇਸਟ ਰਾਊਟ ਕਰਨਾ। ਹਰ ਨਤੀਜੇ ਇੱਕ ਜਾਂ ਵੱਧ ਫੀਲਡ ਨਾਲ ਜੁੜਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ—ਜੇ ਕੋਈ ਸਵਾਲ ਤੁਹਾਡੇ ਅਗਲੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਬਦਲਦਾ ਨਹੀਂ, ਤਾਂ ਉਹ ਪਹਿਲੀ ਵਰਜਨ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਰਹੇ।
ਤੁਸੀਂ ਹਫ਼ਤੇ/ਮਹੀਨੇ ਵਿੱਚ ਕਿੰਨੀਆਂ ਸਬਮਿਸ਼ਨ ਦੀ ਉਮੀਦ ਰੱਖਦੇ ਹੋ? ਅਤੇ ਕਿੰਨੇ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਦੇਖਣ ਜਾਂ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ?
ਘੱਟ ਵਾਲੀਅਮ ਅਤੇ ਛੋਟੀ ਟੀਮ ਮੈਨੁਅਲ ਰਿਵਿਊ ਅਤੇ ਸਧਾਰਨ ਨੋਟੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਨਾਲ ਚਲ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਜ਼ਿਆਦਾ ਵਾਲੀਅਮ ਨੂੰ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕੈਦ-ਵੈਧਾਨਿਕਤਾ, ਸਪਸ਼ਟ ਸਥਿਤੀ ਟਰੈਕਿੰਗ ਅਤੇ ਪਾਰਮੀਸ਼ਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਗੜਬੜ ਨਾ ਹੋਵੇ।
ਅਕਸਰ ਗਲਤੀ ਹਰ ਸਬਮਿਸ਼ਨ ਨੂੰ ਨਵਾਂ ਗਾਹਕ ਸਮਝਣ ਦੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਦੀ ਥਾਂ, ਵੱਖਰਾ ਰੱਖੋ:
ਇਸ ਨਾਲ ਇਤਿਹਾਸ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ: ਵਾਪਸ ਆਉਣ ਵਾਲਾ ਗਾਹਕ ਕਈ intakes ਭੇਜ ਸਕਦਾ ਹੈ ਬਿਨਾਂ ਸੰਪਰਕ ਵੇਰਵੇ ਦੁਹਰਾਏ।
ਸਖ਼ਤ ਰਹੋ। ਹਰ required ਫੀਲਡ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਜੇ ਸ਼ੱਕ ਹੈ ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ optional ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਅਸਲੀ ਸਬਮਿਸ਼ਨਾਂ ਦੇਖਕੇ ਫੇਰ ਸੋਚੋ।
ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ “after submit” ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਲਿਖੋ:
ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਇੱਕ intake owner ਨਾਂਮਵਾਰ ਕਰੋ। ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਜਿੰਮੇਵਾਰ ਦੇ, ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਇੰਟੇਕ ਫਾਰਮ ਵੀ ਬਿਨਾਂ ਹੱਲ ਦੇ ਮੰਗਾਂ ਦੇ ਢੇਰ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਤੁਹਾਡਾ “ਸਟੈਕ” ਤਿੰਨ ਭਾਗਾਂ ਤੋਂ ਬਣਿਆ ਹੈ: ਫਾਰਮ (ਜਿੱਥੇ ਗਾਹਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਭਰਦੇ ਹਨ), ਡਾਟਾਬੇਸ (ਜਿੱਥੇ ਸਬਮਿਸ਼ਨ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ), ਅਤੇ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਲੇਅਰ (ਅਗਲਾ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ)। ਤੁਸੀਂ ਮਿਕਸ-ਅੰਡ-ਮੈਚ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਪਰ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਉਹਟੂਲ ਚੁਣੋ ਜੋ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਇੱਕ ਦੂਜੇ ਨਾਲ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਖੇਡਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਕੰਮ ਤੇਜ਼ ਹੋਵੇਗਾ।
Hosted forms (ਸ਼ੇਅਰ ਕਰਨ ਯੋਗ ਲਿੰਕ) ਸਭ ਤੋਂ ਤੇਜ਼ ਤਰੀਕਾ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਮੋਬਾਈਲ 'ਤੇ ਵਰਤੋਂ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਆਸਾਨ ਹਨ। ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ “ਇਹ ਲਿੰਕ ਭੇਜੋ ਅਤੇ ਭਰਵਾਓ” ਵਾਂਗ ਦੀ ਜਰੂਰਤ ਹੈ ਤਾਂ ਇਹ ਵਧੀਆ ਹਨ।
Embedded forms ਤੁਹਾਡੇ ਵੈਬਸਾਈਟ (ਜਾਂ ਪੋਰਟਲ ਪੇਜ) 'ਤੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਉਹ ਬਰਾਂਡਡ ਦਿਖਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਸੰਦਰਭ-ਬਦਲਾਅ ਘਟਾਉਂਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਸੈੱਟਅਪ ਥੋੜ੍ਹਾ ਵੱਧ ਲੈ ਸਕਦਾ ਹੈ—ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ styling, consent checkbox, ਜਾਂ multi-step ਫਲੋ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਨਿਯਮ: ਜੇ ਗਤੀ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਹੈ ਤਾਂ hosted ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ; ਜੇ ਬਰਾਂਡ ਭਰੋਸਾ ਅਤੇ ਕਨਵਰਜ਼ਨ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਹੈ ਤਾਂ embed ਕਰੋ।
ਇੱਕ spreadsheet-ਵਾਂਗ ਡਾਟਾਬੇਸ (ਟੇਬਲ, ਵਿਊ, ਫਿਲਟਰ) ਉਸ ਵੇਲੇ ਉੱਤਮ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਖੇਤਰ, ਸਥਿਤੀਆਂ ਅਤੇ ਟੀਮ ਵਰਕਫਲੋ ਉੱਤੇ ਪੂਰੀ ਕਾਬੂ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ। ਇਹ ਵਿਕਰੀ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਰਿਕਵੇਸਟ, ਓਨਬੋਰਡਿੰਗ, ਸਪੋਰਟ ਇੰਟੇਕ ਆਦਿ ਲਈ ਲਚਕੀਲਾ ਹੈ।
ਇੱਕ built-in CRM ਤੇਜ਼ੀ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਇੰਟੇਕ ਸੱਚਮੁੱਚ “ਲੀਡ ਕੈਪਚਰ → ਡੀਲ ਪਾਈਪਲਾਈਨ” ਹੋਵੇ। ਤੁਹਾਨੂੰ contacts, companies, ਅਤੇ deal stages ਆਉਟ-ਆਫ-ਦਾ-ਬਾਕਸ ਮਿਲ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਜੇ ਤੁਹਾਡੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ CRM ਦੇ ਮਾਡਲ ਨਾਲ ਮੇਲ ਨਹੀਂ ਖਾਂਦੀ ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਘੱਟ ਲਚਕ ਮਹਿਸੂਸ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਸ਼ੱਕ ਹੋਵੇ ਤਾਂ spreadsheet-ਵਾਂਗ ਡਾਟਾਬੇਸ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਸਧਾਰਨ pipeline view ਜੋੜੋ।
Native automation (ਤੁਹਾਡੇ ਫਾਰਮ/ਡਾਟਾਬੇਸ ਟੂਲ ਵਿੱਚ) ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਬੁਨਿਆਦੀ ਗਤੀਵਿਧੀਆਂ ਕਵਰ ਕਰਦੀ ਹੈ: ਈਮੇਲ ਭੇਜੋ, ਟਾਸਕ ਬਣਾਓ, Slack ਪੋਸਟ ਕਰੋ। ਇਹ ਅਨ-ਟੇਕ-ਰੱਖਣਾ ਆਸਾਨ ਹੈ ਅਤੇ ਗੈਰ-ਟੈਕਨਾਂ ਲਈ ਸਧਾਰਨ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।
Connectors (ਜਿਵੇਂ workflow tools) ਉਸ ਸਮੇਂ ਵਧੀਆ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਈ ਐਪਾਂ ਵਿਚਕਾਰ multi-step logic ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ—CRM + email marketing + ਕੈਲੰਡਰ + ਫਾਇਲ ਸਟੋਰੇਜ—ਜਾਂ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ retries, branching, ਅਤੇ ਵਧੀਆ ਲੌਗਿੰਗ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ stitched-together ਟੂਲਾਂ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਨਿਕਲ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਹਲਕਾ ਫੁਲਕਾ ਇੰਟੇਕ ਐਪ (ਫਾਰਮ, ਡਾਟਾਬੇਸ, permissions, ਅਤੇ ਵਰਕਫਲੋ) ਇੱਕ ਹੀ ਜਗ੍ਹਾ ਵਿੱਚ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, Koder.ai ਤੁਹਾਨੂੰ chat ਇੰਟਰਫੇਸ ਤੋਂ ਪੂਰਾ ਇੰਟੇਕ ਸਿਸਟਮ vibe-code ਕਰਨ ਦੀ ਆਸਾਨੀ ਦਿੰਦਾ ਹੈ—ਵੈੱਬ ਲਈ React, ਬੈਕਐਂਡ ਲਈ Go + PostgreSQL, ਮੋਬਾਈਲ ਲਈ Flutter। ਇਹ ਉਨ੍ਹਾਂ ਲਈ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੈ ਜੋ ਕਸਟਮ ਰਾਊਟਿੰਗ ਰੂਲ, ਸੰਰਚਿਤ ਡੇਟਾ, ਅਤੇ ਰੋਲ-ਅਧਾਰਿਤ ਐਕਸੇਸ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ ਬਿਨਾਂ ਇਕ ਜਟਿਲ ਡਿਵੈਲਪਮੈਂਟ ਪਾਈਪਲਾਈਨ ਨੂੰ ਰੱਖਣ ਦੇ। ਤੁਸੀਂ ਸਰੋਤ ਕੋਡ export ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, deploy/host ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ, custom domain ਜੋੜ ਸਕਦੇ ਹੋ, ਅਤੇ snapshots/rollback ਵਰਤ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜਿਵੇਂ ਜਦੋਂ ਵਰਕਫਲੋ ਵਿਕਸਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਕੋਮਿੱਟ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹ ਪੰਜ ਚੀਜ਼ਾਂ sanity-check ਕਰੋ:
ਅਜਿਹਾ ਸਭ ਤੋਂ ਸਧਾਰਨ ਕੰਬੋ ਚੁਣੋ ਜੋ ਅੱਜ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦਾ ਹੋਵੇ। ਅਗਰ ਜਰੂਰਤ ਪਏ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਅੱਪਗ੍ਰੇਡ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਫਾਰਮ ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਜਵਾਬ ਕਿੱਥੇ "ਰਿਹੈ"ਗਾ। ਇੱਕ ਸਾਫ਼ ਸਕੀਮਾ ਬਾਕੀ ਸਾਰੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ: ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ, ਫਾਲੋਅਪ, ਡੈਡੁਪਿੰਗ, ਅਤੇ ਹੈਂਡਆਫ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਇੰਟੇਕ ਸਿਸਟਮ ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੀਆਂ ਟੇਬਲਾਂ ਨਾਲ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ:
ਇਹ ਸੈਟਅਪ CRMਜ਼ ਦੇ ਡਾਟਾ ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਦੇ ਢਾਂਚੇ ਨੂੰ ਵਿਚਕਾਰ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਚਾਹੇ ਤੁਸੀਂ Airtable, Notion-ਜਿਹੇ ਟੂਲ, ਜਾਂ Airtable alternative ਜਿਵੇਂ Baserow/NocoDB ਵਰਤ ਰਹੇ ਹੋ।
ਆਪਣਾ ਡਾਟਾਬੇਸ searchable ਬਣਾਈ ਰੱਖਣ ਲਈ ਫੀਲੱਡ ਕਿਸਮਾਂ ਸੋਚ-ਸਮਝ ਕੇ ਚੁਣੋ:
Intakes ਟੇਬਲ 'ਤੇ ਇੱਕ ਵਿਲੱਖਣ Intake ID (auto-number ਜਾਂ timestamp-based) ਬਣਾਓ। ਨਾਲ ਹੀ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ duplicates ਕਿਵੇਂ ਪਛਾਣੋਗੇ:
ਜਦੋਂ ਨਵਾਂ ਸਬਮਿਸ਼ਨ ਆਏ, ਤੁਹਾਡੀ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਵਰਕਫਲੋ ਮੌਜੂਦਾ Client ਨਾਲ ਲਿੰਕ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜਾਂ ਨਵਾਂ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ।
Intakes (ਅਤੇ ਓਪਸ਼ਨਲ ਤੌਰ 'ਤੇ Clients) ਵਿੱਚ Status ਫੀਲਡ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਪ੍ਰਗਤੀ ਟਰੈਕ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ:
ਇਹ ਇੱਕ ਫੀਲਡ "New this week" ਵਰਗੀਆਂ ਵਿਊਜ਼, client onboarding ਹਨਡਆਫ ਕਿਊਜ਼, ਅਤੇ Zapier ਵਰਕਫਲੋ ਜਾਂ ਹੋਰ ਫਾਰਮ-ਟੂ-ਡਾਟਾਬੇਸ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਲਈ ਟ੍ਰਿਗਰ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ।
ਇਕ ਗਾਹਕ ਇੰਟੇਕ ਫਾਰਮ ਸਿਰਫ਼ ਉਸ ਵੇਲੇ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਲੋਕ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਇਸਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨ। ਲਕੜੀ ਨਹੀਂ ਪੁੱਛਣ—ਲਕੜੀ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਘੱਟ ਤੋਂ ਘੱਟ ਰੁਕਾਵਟ ਨਾਲ ਠੀਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਮਿਲੇ, ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡਾ ਡਾਟਾਬੇਸ ਸਾਫ਼ ਰਹੇ ਅਤੇ ਟੀਮ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰ ਸਕੇ।
ਲੰਮੇ ਫਾਰਮਾਂ ਨੂੰ ਸਪੱਠ sections ਵਿੱਚ ਵੰਡੋ ਤਾਂ ਜੋ ਇਹ ਸੰਭਾਲਯੋਗ ਮਹਿਸੂਸ ਹੋਵੇ। ਸੇਵਾ ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਫਲੋ:
ਹਰ ਸੈਕਸ਼ਨ ਨੂੰ ਕੇਂਦਰਿਤ ਰੱਖੋ। ਜੇ ਕੋਈ ਵਿਅਕਤੀ ਇੱਕ ਸਕਰੀਨ 'ਤੇ 25 ਫੀਲਡ ਵੇਖਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ completion rates ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਘਟਦੇ ਹਨ।
Conditional logic (ਜਿਸ ਨੂੰ branching ਵੀ ਕਹਿੰਦੇ ਹਨ) ਫਾਰਮ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਯੂਜ਼ਰ "Website redesign" ਚੁਣਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ current site URL ਅਤੇ pages ਬਾਰੇ ਸਵਾਲ ਦਿਖਾਓ। ਜੇ "Consulting" ਚੁਣਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ goals ਅਤੇ decision-makers ਬਾਰੇ ਸਵਾਲ ਦਿਖਾਓ।
ਇਸ ਨਾਲ ਗਾਹਕ ਦੀ ਥਕਾਵਟ ਘਟਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੇ "N/A" ਜਵਾਬ ਫ਼ਿਕਸ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਡਾਟਾਬੇਸ ਨੂੰ ਭਰੇ ਹੋਏ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਜੋ ਖੇਤਰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਤਰੀਕਿਆਂ ਨਾਲ ਸਮਝੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਉਥੇ ਛੋਟਾ hint ਜਾਂ ਉਦਾਹਰਨ ਦਿਓ। ਚੰਗੇ ਥਾਂ:
ਹੇਲਪਰ ਟੈਕਸਟ follow-up ਈਮੇਲਾਂ ਨਾਲੋਂ ਸਸਤਾ ਹੈ।
ਸਿਰਫ਼ ਉਹੀ ਖੇਤਰ required ਬਣਾਓ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਜਰੂਰੀ ਹੋਣ (ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ name + email + core request)। Required ਖੇਤਰ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਹੋਣ ਨਾਲ drop-offs ਵੱਧਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਲੋਕ "asdf" ਵਰਗੇ ਕੱਚੇ ਜਵਾਬ ਦੇ ਕੇ ਅੱਗੇ ਵੱਝ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਸਬਮਿਟ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਇੱਕ ਸਾਫ਼ ਪੁਸ਼ਟੀ ਸੁਨੇਹਾ ਦਿਖਾਓ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਦੱਸੇ ਹੋਣ:
ਇੱਕ ਮਜ਼ਬੂਤ ਪੁਸ਼ਟੀ ਸਕ੍ਰੀਨ ਪਰੇਸ਼ਾਨੀ ਘਟਾਉਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ “ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਮੇਰਾ ਫਾਰਮ ਮਿਲਿਆ?” ਵਾਲੇ follow-ups ਘੱਟ ਕਰਦੀ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡਾ ਫਾਰਮ ਸਹੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕੱਠੀ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੋਵੇ, ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਹੈ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਕਿ ਹਰ ਜਵਾਬ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ—ਸਾਫ਼ ਅਤੇ ਲਗਾਤਾਰ—ਠੀਕ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਜਾਵੇ। ਇਥੇ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ "ਅਕਸਰ ਠੀਕ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ" ਸਿਸਟਮ ਡਿੱਗਦੇ ਹਨ।
ਹਰ ਫਾਰਮ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਅਤੇ ਉਹਨੂੰ ਭਰਨ ਵਾਲੇ ਸਹੀ ਡਾਟਾਬੇਸ ਫੀਲਡ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ। ਕਿਸਮਾਂ (text, single select, date, attachment, link to another table) ਬਾਰੇ ਸਪੱਸ਼ਟ ਰਹੋ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਅਨੁਮਾਨ ਨਾ ਲੱਗਾਏ।
ਸਧਾਰਨ ਨਿਯਮ: ਇੱਕ ਸਵਾਲ ਇੱਕ ਮੁੱਖ ਫੀਲਡ ਵਿੱਚ ਲਿਖੇ। ਜੇ ਇਕ ਜਵਾਬ ਨੂੰ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਅਤੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਦੋਹਾਂ ਲਈ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਸਨੂੰ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਸਟੋਰ ਕਰੋ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਸਾਰਤ ਕਰੋ।
ਖੁੱਲਾ-ਟੈਕਸਟ ਲਚਕੀਲਾਪਨ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਵਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਮੈਸਦਾਰ ਡੇਟਾ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਜੋ ਫਿਲਟਰ, ਅਸਾਈਨ ਜਾਂ ਰਿਪੋਰਟ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਜਿੱਥੇ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ normalize ਕਰੋ:
ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਫਾਰਮ ਟੂਲ formatting enforce ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ, ਤਾਂ ਸੇਵ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੀ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਕਦਮ ਵਿੱਚ ਇਹ ਕਰੋ।
ਬਹੁਤੇ ਨੋ‑ਕੋਡ ਸਟੈਕ ਅਪਲੋਡਾਂ ਨੂੰ ਫਾਰਮ ਟੂਲ (ਜਾਂ ਜੁੜੇ ਡਰਾਈਵ) 'ਚ ਸਟੋਰ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਲਿੰਕ ਭੇਜਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਚੰਗਾ ਤਰੀਕਾ ਹੈ।
ਮੁੱਖ ਬਿੰਦੂ:
ਲੋਗ ਅਕਸਰ ਦੁਹਰਾਈ ਸਬਮਿਸ਼ਨ ਭੇਜਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ dedupe ਕਦਮ ਜੋੜੋ:
ਇਹ ਸਿਰਫ਼ ਤੁਹਾਡਾ ਡਾਟਾਬੇਸ ਸਾਫ਼ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਬਲਕਿ ਫਾਲੋਅਪ, ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਅਤੇ ਓਨਬੋਰਡਿੰਗ ਨੂੰ ਵੀ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡਾ ਫਾਰਮ ਡਾਟਾਬੇਸ ਨਾਲ ਜੁੜ ਜਾਵੇ, ਅਗਲਾ ਘੱਟ-ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਬਣਾਉਣ ਹੈ। ਵੈਧਤਾ ਤੁਹਾਡੇ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਵਰਤੋਂਯੋਗ ਰੱਖਦੀ ਹੈ, ਟਰੈਕਿੰਗ ਦਸਦੀ ਹੈ ਕਿ ਸਬਮਿਸ਼ਨ ਕਿੱਥੋਂ ਆਈ, ਅਤੇ error handling ਉਹਨਾਂ "ਚੁਪਚਾਪ ਫੇਲਿਅਰ" ਤੋਂ ਬੱਚਾਉਂਦੀ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਲੀਡ ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
ਉਹ ਖੇਤਰ ਜਿਹੜੇ workflow ਨੂੰ ਸਭ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਖਰਾਬ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ:
Hidden fields attribution ਅਤੇ context capture ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਆਮ hidden fields:
ਕਈ ਫਾਰਮ ਟੂਲ URL parameters ਤੋਂ hidden fields prefilling ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਨਹੀੰ ਤਾਂ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਇਨਾਏਸ਼ਨ 'ਤੇ ਇਹ ਜੋੜ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ:
ਇਹ ਫੀਲਡ ਦੱਸਦੇ ਹਨ ਕਿ "ਸਾਨੂੰ ਤੁਹਾਡਾ ਇੰਟੇਕ ਮਿਲ ਗਿਆ" ਵਲੀ ਪ੍ਰੇਸ਼ਾਨੀਆਂ ਕਿਵੇਂ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਸੌਲਵ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਕਿੰਨਾ ਸਮਾਂ ਓਨਬੋਰਡਿੰਗ ਲਈ ਲੱਗ ਰਿਹਾ ਹੈ।
ਡਾਟਾਬੇਸ ਲਿਖਾਈ predictable ਕਾਰਨਾਂ ਕਰਕੇ fail ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ: API limits, deleted fields, permission changes, ਜਾਂ ਆਉਟੇਜ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ fallback ਰੱਖੋ:
ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਡਾ ਫਾਰਮ ਤੁਹਾਡੀ ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ ਸਬਮਿਸ਼ਨ ਸੇਵ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਦ ਸਚੀ ਸਮੇਂ-ਬਚਤ ਵਾਲੀ ਚੀਜ਼ ਹੈ ਅਗਲੀ ਕਾਰਵਾਈ—ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਦੇ ਚਿਪਕਣ ਦੇ—ਕੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਕੁਝ ਸਧਾਰਣ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਹਰ ਇੰਟੇਕ ਨੂੰ ਗਾਹਕ ਅਤੇ ਟੀਮ ਲਈ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਬਣਾ ਦਿੰਦੇ ਹਨ।
ਜਦ ਨਵਾਂ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣਿਆ ਜਾਵੇ, ਤੁਰੰਤ ਸੁਨੇਹਾ ਸੈੱਟ ਕਰੋ। ਛੋਟਾ ਰੱਖੋ: ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਕਿ ਅਸੀਂ ਰਿਕਵੇਸਟ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀ ਹੈ, ਉਮੀਦ ਅਨੁਸਾਰ ਰਿਸਪੌਂਸ ਟਾਈਮ ਦਸੋ, ਅਤੇ ਜੇ ਕੋਈ ਅਗਲਾ-ਕਦਮ ਲਿੰਕ ਹੈ ਤਾਂ ਉਹ ਸ਼ੇਅਰ ਕਰੋ (ਕੈਲੰਡਰ, ਪੋਰਟਲ, ਪ੍ਰਾਇਸਿੰਗ ਪੇਜ)।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ SMS ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ urgent ਜਾਂ high-intent ਸੇਵਾਵਾਂ ਲਈ ਰੱਖੋ—ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਟੈਕਸਟ intrusive ਲੱਗਦੇ ਹਨ।
ਸਧਾਰਨ "ਨਵੀਂ ਸਬਮਿਸ਼ਨ" ਈਮੇਲ broadcast ਕਰਨ ਦੀ ਥਾਂ, ਏਨਾ ਨੋਟੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਭੇਜੋ ਜਿਸ ਵਿੱਚ:
ਇਸ ਨਾਲ ਟੀਮ ਨੂੰ "ਕਿੱਥੇ ਹੈ?" ਪੁਛਣ ਦੀ ਲੋੜ ਘਟਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਸਰਲ ਨਿਯਮ ਵਰਤੋਂ ਨਾਲ ਹਰ intake ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਜਾਂ queue ਨੂੰ ਅਸਾਈਨ ਕਰੋ। ਆਮ ਲੋਜਿਕ:
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਨੋ‑ਕੋਡ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਟੂਲ (Zapier, Make) database ਵਿੱਚ "Owner" ਫੀਲਡ ਅਪਡੇਟ ਕਰ ਸੱਕਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਫੌਰਨ ਨੋਟੀਫਾਈ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਇੰਟੇਕ ਸਿਸਟਮ ਲੀਡ ਗਰਮ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਨੂਡ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਰਿਕਾਰਡ ਆਏ ਤਾਂ ਟਾਸਕ ਬਣਾਓ ਅਤੇ ਫਿਰ ਰਿਮਾਈਂਡਰ ਸ਼ੈਡਿਊਲ ਕਰੋ:
ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਡਾਟਾਬੇਸ ਇਸਨੂੰ ਸਪੋਰਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ "Next Follow-Up Date" ਸਟੋਰ ਕਰੋ ਅਤੇ ਦਿਨ ਦੇ ਨਜ਼ਦੀਕੀ "Due Today" ਵਿਊ ਚਲਾਓ।
ਸਰਲ ਸਕੋਰ (0–10) ਜੋੜੋ ruleਾਂ ਜਿਵੇਂ budget range, urgency, ਜਾਂ referral source ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ। high-score intakes ਤੇਜ਼ Slack ping, on-call ਟੀਮ ਨੂੰ SMS, ਜਾਂ priority queue ਨੂੰ ਟਰਿਗਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਹੋਰ ਸੁਝਾਵਾਂ ਲਈ /blog/scale-your-no-code-intake-system ਵੇਖੋ।
ਗਾਹਕ ਇੰਟੇਕ ਫਾਰਮ ਅਕਸਰ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕੱਠੀ ਕਰਦੇ ਹਨ—ਸੰਪਰਕ ਵੇਰਵੇ, ਬਜਟ, ਸਿਹਤ ਸੰਬੰਧੀ ਨੋਟਸ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਐਕਸੈੱਸ, ਆਦਿ। ਕੁਝ ਸਧਾਰਨ ਫੈਸਲੇ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਲੈ ਲਏ ਜਾਣ ਨਾਲ ਅਕਸਮਾਤ ਬਰਕਰਾਰ ਸ਼ੇਅਰ ਹੋਣ ਤੋਂ ਰੋਕਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਤੁਹਾਡੇ ਡਾਟਾਬੇਸ ਟੂਲ ਵਿੱਚ role-based access ਸੈਟ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਉਹੀ ਵੇਖਾਈ ਦੇਵੇ ਜੋ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ:
ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਟੂਲ ਇਹ ਸਹਾਇਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ exports ਨੂੰ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਟੀਮ ਤੱਕ ਸੀਮਿਤ ਰੱਖੋ। exports ਅਕਸਰ ਡੇਟਾ ਗ़ਲਤ ਇਨਬੌਕਸ ਵਿੱਚ ਪਹੁੰਚਣ ਦਾ ਆਸਾਨ ਰਸਤਾ ਹਨ।
Data minimization ਚੰਗੀ ਪ੍ਰੈਕਟਿਸ ਹੈ ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਲਈ ਆਸਾਨ। ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਵਾਲ ਨੂੰ ਜੋੜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਪੁੱਛੋ:
ਕਮ ਖੇਤਰ completion rates ਵਧਾਉਂਦੇ ਹਨ।
ਫਾਰਮ ਫੁੱਟਰ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਛੋਟਾ consent ਬਿਆਨ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੀ privacy policy ਅਤੇ terms (ਜਿਵੇਂ /privacy ਅਤੇ /terms) ਲਈ ਲਿੰਕ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਸਧਾਰਨ ਰੱਖੋ:
ਅਪਲੋਡ (contracts, IDs, briefs) ਹਾਈ-ਰਿਸਕ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਇੰਨੇ ਲਈ built-in secure uploads ਪ੍ਰਾਥਮਿਕਤਾ ਦਿਓ ਜੋ authentication ਦੇ ਪਿੱਛੇ ਫਾਈਲ ਸਟੋਰ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਡਿਫ਼ੌਲਟ ਰੂਪ ਵਿੱਚ public, shareable file links ਬਣਾਉਣ ਵਾਲੇ workflows ਤੋਂ ਬਚੋ। ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਫਾਇਲਾਂ ਅੰਦਰੂਨੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨੀ ਹੋਵੇ ਤਾਂ expiring links ਜਾਂ access-controlled folders ਵਰਤੋ।
ਇੱਕ retention ਨੀਤੀ ਤੈਅ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ (ਇੱਕ ਆਸਾਨ ਅੰਦਰੂਨੀ ਨੋਟ ਵੀ ਚਲਦਾ ਹੈ)। ਉਦਾਹਰਨ: analytics ਲਈ leads 12 ਮਹੀਨੇ ਰੱਖੋ, clients ਨੂੰ ਮੁੱਖ CRM ਵਿੱਚ convert ਕਰੋ, ਅਤੇ attachments 90 ਦਿਨ ਬਾਅਦ ਹਟਾਓ ਜੇ ਨਰਮ delivery ਲਈ ਲੋੜ ਨਾ ਹੋਵੇ। retention ਨਾਂ ਕੇਵਲ ਕੰਪਲਾਇੰਸ ਹੈ—ਇਹ ਘੱਟ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖ ਕੇ ਤੁਹਾਡੇ ਪਰਿਚਾਰਕ ਟੀਚਿਆਂ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਸਾਰਵਜਨਿਕ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਆਪਣੇ ਫਾਰਮ ਨੂੰ ਇੱਕ ਅਸਲ ਗਾਹਕ ਵਾਂਗ ਚਲਾਓ। ਜਿਆਦਾਤਰ ਇੰਟੇਕ ਮਸਲੇ ਤਕਨੀਕੀ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ—ਉਹ ਛੋਟੇ UX ਗੈਪ, ਅਸਪੱਸ਼ਟ ਸਵਾਲ, ਜਾਂ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨਾਂ ਦੇ ਚੁਪਚਾਪ ਫੇਲ ਹੋਣ ਕਾਰਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਘੱਟੋ-ਘੱਟ 10–15 ਸਬਮਿਸ਼ਨ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਅਸਲੀ ਦੁਨੀਆ ਦੇ ਸੇਨਾਰੀਓ ਹੋਣ:
ਟੈਸਟ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ, ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਹਰ ਸਬਮਿਸ਼ਨ ਸਿਰਫ਼ ਪ੍ਰਾਪਤ ਨਹੀਂ ਹੋ ਰਹੀ—ਉਸਨੂੰ ਵਰਤਣਯੋਗ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਕੋਈ ਧੌਣ-ਭਰੋਸੇ ਨਾਲ ਫਾਰਮ ਭਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਕੀ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਲੈ ਸਕਦੀ ਹੈ?
ਫਾਰਮ ਨੂੰ ਫੋਨ 'ਤੇ ਖੋਲ੍ਹੋ (ਸਿਰਫ਼ ਡੈਸਕਟਾਪ ਨੂੰ ਰੀਸਾਈਜ਼ ਨਾ ਕਰੋ)।
ਚੈੱਕ ਕਰੋ:
ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਫਾਰਮ ਮੋਬਾਈਲ 'ਤੇ ਧੀਮਾ ਜਾਂ ਝੁਕਿਆ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, completion rates ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਘਟ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
ਫਾਰਮ ਭੇਜੋ ਅਤੇ ਫਿਰ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਹਰ ਕਦਮ 'ਤੇ ਫਾਲੋ ਕਰੋ:
ਫੇਲure ਮੋਡ ਵੀ ਟੈਸਟ ਕਰੋ: ਇੱਕ ਇੰਟੇਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਅਨਅੱਖਾ ਕਰੋ, permissions ਹਟਾਓ, ਜਾਂ invalid email ਵਰਤੋ ਤਾਂ ਜੋ errors ਐਸੇ ਕਿਤੇ surface ਹੋਣ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਨੋਟਿਸ ਕਰੇ।
ਇੱਕ ਇਕ-ਪੇਜ਼ ਦੀ ਅੰਦਰੂਨੀ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਬਣਾਓ: ਨਵੀਂ ਸਬਮਿਸ਼ਨਾਂ ਲਈ ਕਿੱਥੇ ਦੇਖਣਾ, ਕਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਫੇਲ ਹੋਈ ਈਮੇਲ ਦੁਬਾਰਾ ਭੇਜਨੀ, duplicates merge ਕਿਵੇਂ ਕਰਨੇ, ਅਤੇ ਕੌਣ fixes ਲਈ ਜਿੰਮੇਵਾਰ ਹੈ। ਇਸ ਨਾਲ "ਸਭ ਨੇ ਦੇਖਿਆ, ਪਰ ਕਿਸੇ ਨੇ ਨਹੀਂ Sambhala" ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਰੁਕੀਵੇਂਦੀ ਹੈ।
ਪਹਿਲੇ 1–2 ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਵਿੱਚ ਟਰੈਕ ਕਰੋ:
ਇਹ ਨੰਬਰ ਦੱਸਦੇ ਹਨ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਫਾਰਮ ਛੋਟਾ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਸਵਾਲ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰਨੇ ਹਨ, ਜਾਂ ਅੰਦਰੂਨੀ ਹਥਿਆਰਾਂ ਨੂੰ ਸਖ਼ਤ ਕਰਨਾ ਹੈ।
ਜਦ ਤੁਸੀਂ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਡਾਟਾ ਸੇਵ ਕਰ ਲੈਂਦੇ ਹੋ, ਤੁਰੰਤ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡੀ ਲਾਭ ਪ੍ਰਯੋਗ ਕਰਨ ਵਧਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਡਾਟਾ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਵਰਤਦੇ ਹੋ—ਬਿਨਾਂ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਮੁੜ ਬਣਾਉਣ ਦੇ।
ਇੱਕ ਵੱਡੇ ਟੇਬਲ ਦੀ ਥਾਂ ਕੁਝ ਕੇਂਦਰਿਤ ਵਿਊਜ਼ ਬਣਾਓ ਜੋ ਆਮ ਪ੍ਰਸ਼ਨਾਂ ਦੇ जवਾਬ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਦਿੰਦੇ ਹਨ:
ਇਹ ਵਿਊਜ਼ "ਇਹ ਗਾਹਕ ਕਿੱਥੇ ਹੈ?" ਵਾਲੇ ਸੁਆਲ ਘਟਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਹੈਂਡਆਫ ਨੂੰ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕਈ ਸੇਵਾਵਾਂ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਵੱਡੇ ਫਾਰਮ ਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਰ ਨਾ ਕਰੋ। ਆਪਣੇ ਬੇਸ ਫਾਰਮ + ਡਾਟਾਬੇਸ ਖੇਤਰ ਨਕਲ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਸੁਧਾਰ ਕਰੋ:
ਅਹਮ ਖੇਤਰ (name, email, consent, status, source) ਸੰਗਤ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਸਾਫ਼ ਰਹੇ।
ਤੁਹਾਨੂੰ ਪੂਰਾ ਪੋਰਟਲ ਨਹੀਂ ਚਾਹੀਦਾ ਤਾਂ ਵੀ ਇੱਕ "ਪ੍ਰੀਮੀਅਮ" ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਭੇਜ ਸਕਦੇ ਹੋ: ਇੱਕ ਖਾਤਰੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਜੋ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਦੀ ਹੈ:
ਇਸ ਨਾਲ follow-up ਘੱਟ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ completion rates ਵਧਦੇ ਹਨ।
ਸਿੰਕ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਤੱਤ-ਕੰਮ ਬਚਾਉਣ ਤੇ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ—ਸਿਰਫ਼ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਸੰਭਵ ਹੈ ਇਸ ਲਈ ਨਹੀਂ। ਆਮ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ:
ਇੱਕ high-impact workflow ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਧੀਰੇ-ਧੀਰੇ ਵਧਾਓ।
ਹੋਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲਈ /blog/client-onboarding-checklist ਵੇਖੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ automations ਅਤੇ ਵਿਊਜ਼ ਲਈ ਯੋਜਨਾਵਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰਨੀ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਤਾਂ /pricing ਚੈੱਕ ਕਰੋ।
ਸਪ੍ਰੈਡਸ਼ੀਟ ਛੋਟੇ ਸੂਚੀਆਂ ਲਈ ਠੀਕ ਹੈ, ਪਰ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਤ ਸੰਰਚਨਾ ਅਤੇ ਵਰਕਫਲੋ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਉਹ ਗੜਬੜ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
ਇਕ ਡਾਟਾਬੇਸ-ਸਟਾਈਲ ਟੇਬਲ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਸਹੂਲਤ ਦਿੰਦਾ ਹੈ:
ਸਭ ਤੋਂ ਛੋਟਾ ਸਕੀਮਾ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਸਪੋਰਟ ਕਰੇ—ਇਹ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਾਫ਼ੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਅਕਸਰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ:
ਇਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਵੇਰਵੇ ਦੁਹਰਾਏ ਬਿਨਾਂ ਇਤਿਹਾਸ ਬਣਿਆ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।
ਨਤੀਜਿਆਂ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ (ਤੁਸੀਂ ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਵਿੱਚ ਕੀ ਕਰੋਗੇ) ਅਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਉਹੀ ਮੰਗੋ ਜੋ ਅਗਲੇ ਕਦਮ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ।
ਆਮ ਬੇਸਲਾਈਨ:
ਪੇਸ਼ ਕੀਤੇ ਗਏ ਖੇਤਰਾਂ ਨੂੰ ਲੁਕਾ ਕੇ ਬੇਕਾਰ ਖੇਤਰ ਛੁਪਾਓ, ਜਿਸ ਨਾਲ “N/A” ਦੇ ਜਵਾਬ ਘਟਦੇ ਹਨ।
ਉਦਾਹਰਨਾਂ:
ਇਸ ਨਾਲ ਮੁਕੰਮਲ ਦਰ ਉੱਤੇ ਵਾਧਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਧੇਰੇ ਫਿਲਟਰਯੋਗ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ।
ਸ਼ੁਰੂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ field map ਬਣਾਓ: ਹਰ ਸਵਾਲ → ਇੱਕ ਡਾਟਾਬੇਸ ਫੀਲਡ।
ਟਿੱਪਸ:
ਇਸ ਨਾਲ ਜਦ ਫਾਰਮ ਵਿਕਸਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਤਦ "ਕਾਰਜਕੁਸ਼ਲ" ਗੜਬੜ ਘੱਟ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ।
ਜਿਹੜੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਤੁਸੀਂ filter, route, ਜਾਂ report ਕਰਨਗੇ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ normalize ਕਰੋ।
ਵਿਆਵਹਾਰਿਕ ਤਰੀਕੇ:
ਹੁਣ ਦੀ ਸਾਫ਼ ਫੀਲਡ ਕਿਸਮਾਂ ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਘੰਟਿਆਂ ਦੀ ਸਫਾਈ ਬਚਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ dedupe ਕੁੰਜੀ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ record ਬਣੇਗਾ ਜਾਂ ਅੱਪਡੇਟ ਹੋਵੇਗਾ।
ਆਮ ਤਰੀਕਾ:
ਇਸ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡਾ ਡਾਟਾਬੇਸ ਸਾਫ਼ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਫਾਲੋਅਪ ਤੇ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਅਸਾਨ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਅਪਲੋਡਾਂ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਫਾਈਲ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕਰੋ (ਤੁਹਾਡੇ ਫਾਰਮ ਟੂਲ ਜਾਂ ਜੁੜੇ ਡਰਾਈਵ) ਅਤੇ ਡਾਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ ਰੈਫਰੈਂਸ ਸੰਭਾਲੋ।
ਸੁਝਾਅ ਨਮੂਨਾ:
ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਡਾਟਾਬੇਸ ਹਲਕੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ ਪਰ ਇਕਸੇਸ ਕੰਟਰੋਲ bani rehta hai.
ਉਹ ਕੁਦਰਤੀ ਕਦਮ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰੋ ਜੋ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਦੇ ਹੱਥ-ਕਾਮ ਦੇ ਬਾਅਦ ਕੰਮ ਅੱਗੇ ਵਧਾਉਂਦੇ ਹਨ।
ਉੱਚ-ਪ੍ਰਭਾਵ ਵਾਲੇ ਮੂਲ ਤੱਤ:
ਸਰਲ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪੱਕੀ ਹੋਣ 'ਤੇ ਬਰਾਂਚਿੰਗ ਜੋੜੋ।
ਘੱਟ-ਤੋ-ਘੱਟ ਪਾਲਿਸੀਆਂ ਤੇ ਧਿਆਨ ਦਿਓ: least-access, data minimization, ਅਤੇ ਠੋਸ ਆਡਿਟਿੰਗ।
ਵਿਆਵਹਾਰਿਕ ਚੈਕਲਿਸਟ:
ਇਹ ਨੀਤੀਆਂ ਸੁਰੱਖਿਆ ਅਤੇ ਸਰਲਤਾ ਦੋਹਾਂ ਲਈ ਮਦਦਗਾਰ ਹਨ।
ਜੇ ਕੋਈ ਸਵਾਲ routing, qualification ਜਾਂ ਅਗਲੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ, ਤਾਂ ਉਹ v1 ਵਿੱਚ ਨਾ ਰੱਖੋ।
