10 ਦਸੰ 2025·8 ਮਿੰਟ
ਆਪਣੇ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪਲੇਬੁੱਕ ਲਈ ਵੈਬਸਾਈਟ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਈਏ
ਸਿੱਖੋ ਕਿ ਕਿਸੇ ਪਲੇਬੁੱਕ ਵੈਬਸਾਈਟ ਦੀ ਯੋਜਨਾ, ਨirmaਣ ਅਤੇ ਲਾਂਚ ਕਿਵੇਂ ਕਰੋ ਜੋ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਰੇ, ਓਨਬੋਰਡਿੰਗ ਨੂੰ ਸਹਾਰੇ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਨਾਲ ਅਪਡੇਟ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਆਸਾਨ ਰਹੇ।
ਸਿੱਖੋ ਕਿ ਕਿਸੇ ਪਲੇਬੁੱਕ ਵੈਬਸਾਈਟ ਦੀ ਯੋਜਨਾ, ਨirmaਣ ਅਤੇ ਲਾਂਚ ਕਿਵੇਂ ਕਰੋ ਜੋ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਰੇ, ਓਨਬੋਰਡਿੰਗ ਨੂੰ ਸਹਾਰੇ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਨਾਲ ਅਪਡੇਟ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਆਸਾਨ ਰਹੇ।
A ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪਲੇਬੁੱਕ ਵੈਬਸਾਈਟ ਉਹ ਕੇਂਦਰੀ, ਵਿਵਸਥਿਤ ਥਾਂ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਦੋਰਾਨੇ ਕੰਮ ਲਈ “ਅਸੀਂ ਇੱਥੇ ਕਿਵੇਂ ਕਰਦੇ ਹਾਂ” ਲੱਭ ਸਕਦੀ ਹੈ—ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ ਹਦਾਇਤਾਂ, ਰੋਲ, ਟੈਂਪਲੇਟ ਅਤੇ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਦੇ ਨਿਯਮ। ਇਹ ਇੱਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਸਾਈਟ ਵਾਂਗ ਹੈ ਜੋ ਵੰਡੇ ਹੋਏ PDFs, ਸਾਂਝੇ ਡਰਾਈਵਾਂ ਜਾਂ ਲੰਬੇ ਚੈਟ ਥਰੇਡਾਂ ਨਾਲੋਂ ਬ੍ਰਾਊਜ਼ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਇਹ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਉਸ ਵੇਲੇ ਕੰਮ ਆਉਂਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕੰਮ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਲੋਕਾਂ ਅਤੇ ਟੀਮਾਂ ਵਿੱਚ ਦੁਹਰਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ (ਓਨਬੋਰਡਿੰਗ, ਸੇਲਜ਼ ਹੈਂਡਅਫ, ਸਹਾਇਤਾ ਉਚੀ ਸੂਚੀਆਂ, ਰਿਕ੍ਰੂਟਿੰਗ, ਇਨਵੌਇਸਿੰਗ) ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਛੋਟੀਆਂ ਵੱਖ-ਵੱਖੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਵੱਡੇ ਸਮੱਸਿਆ ਬਣਦੀਆਂ ਹਨ (ਕਦਮ ਛੁੱਟ ਜਾਣਾ, ਗਾਹਕ ਅਨੁਭਵ ਵਿੱਚ ਅਸਮਰਥਾ, ਕੰਪਲਾਇੰਸ ਰਿਸਕ)। ਇੱਕ ਵਧੀਆ SOP ਵੈਬਸਾਈਟ ਸਹੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਸਭ ਤੋਂ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ।
ਹਰ ਪਲੇਬੁੱਕ ਇੱਕੋ ਹੀ ਦਰਸ਼ਕ ਲਈ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ:
ਇਹ ਫਰਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਟੋਨ, ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਅਤੇ ਪਲੇਬੁੱਕ ਲਈ ਐਕਸੈਸ ਕੰਟਰੋਲ ('ਕੀ ਨਿੱਜੀ ਹੈ, ਕੀ ਸਾਂਝਾ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕਿਸ ਨੂੰ ਰਿਵਿਊ ਕਰਨਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ') ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਪਲੇਬੁੱਕ ਸਾਈਟ ਇਕ ਇੱਕ ਵਾਰ ਦਾ ਪਰੋਜੈਕਟ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਮਕਸਦ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਕੋਈ ਐਸਾ ਕੰਮ ਜਲਦੀ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ ਜੋ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੋ—ਫਿਰ ਜਦੋਂ ਟੀਮਾਂ ਇਸਨੂੰ ਵਰਤਣ, ਤਦ ਸੁਧਾਰ ਕਰੋ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੋ ਸਭ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਹਲਚਲ ਪੈਦਾ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ ਜਾਂ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡਾ ਪ੍ਰਭਾਵ ਵਾਲੀਆਂ ਹਨ (ਓਨਬੋਰਡਿੰਗ, ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਗਾਹਕ ਵਰਕਫਲੋ, ਉੱਚ-ਰਿਸਕ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ) ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਨਾਲ ਗਹਿਰਾਈ ਜੋੜੋ।
ਅਧਿਕਤਰ ਵਰਕਫਲੋ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਸਾਈਟਾਂ ਇੱਕ ਸਾਦਾ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪਲੇਬੁੱਕ ਢਾਂਚਾ ਮਾਨਦੰਡ ਅਨੁਸਰਣ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ:
ਇਨ੍ਹਾਂ ਬੁਨਿਆਦੀਆਂ ਨਾਲ, ਤੁਸੀਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਬਿਹਤਰ ਨੈਵੀਗੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਗਵਰਨੈਂਸ ਵਧਾ ਸਕਦੇ ਹੋ—ਬਿਨਾਂ ਰੋੜੇ ਬਣਾਉਣ ਦੇ।
ਟੂਲ ਚੁਣਨ ਜਾਂ ਪੇਜ਼ ਲਿਖਣਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇਹ ਸਾਫ਼ ਕਰੋ ਕਿ ਪਲੇਬੁੱਕ ਸਾਈਟ ਕਿਸ ਲਈ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਕਿਸ ਦੀ ਸੇਵਾ ਕਰੇਗੀ। ਇੱਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਸਾਈਟ ਬਿਨਾਂ ਸਾਂਝੇ ਉਦੇਸ਼ ਦੇ ਝਿੜੇ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਸਕਦੀ ਹੈ—ਖੋਜ ਕਰਨ ਲਈ ਮੁਸ਼ਕਲ ਅਤੇ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਹੋਣ ਤੋਂ ਦੂਰ।
ਅਧਿਕਤਰ ਟੀਮਾਂ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪਲੇਬੁੱਕ ਸਾਈਟ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਤਾਂ ਕਿ ਇੱਕ ਜਾਂ ਵਧੇਰੇ ਨਤੀਜੇ ਮਿਲਣ:
ਇਹ ਉਦੇਸ਼ ਹਰੇਕ ਲਈ ਇਕ ਵਾਕ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ। ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤੋਂਗੇ ਕਿ ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਕੀ ਕੱਟਣਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕੀ ਪ੍ਰਾਥਮਿਕਤਾ ਦੇਣੀ ਹੈ।
ਉੱਚ ਦਰਜੇ ਦੇ ਦਰਸ਼ਕਾਂ ਨੂੰ ਲਿਸਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਲਈ “ਵਧੀਆ” ਕਿਵੇਂ ਲੱਗਦਾ ਹੈ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਹਰ ਪੇਜ਼ ਹਰ ਕਿਸੇ ਲਈ ਲਿਖੋਗੇ ਤਾਂ ਸਭ ਨੂੰ ਨਿਰਾਸ਼ ਕਰੋਗੇ। ਹਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪੇਜ਼ ਲਈ ਇੱਕ ਪ੍ਰਮੁੱਖ ਪਾਠਕ ਚੁਣੋ (ਜ਼ਰੂਰਤ ਪੈਣ 'ਤੇ "Managers ਲਈ" ਜਾਂ "Auditors ਲਈ" ਛੋਟਾ ਹਿੱਸਾ ਜੋੜ ਸਕਦੇ ਹੋ)।
ਕੁਝ ਮੈਟ੍ਰਿਕ ਚੁਣੋ ਜੋ ਦਰਸਾਉਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਸਾਈਟ ਕੰਮ ਕਰ ਰਹੀ ਹੈ:
ਹੁਣੋ ਹੀ ਪ੍ਰਕਟਿਕਲ ਲੋੜਾਂ ਪੱਕੀਆਂ ਕਰੋ: ਕੀ SOP ਵੈਬਸਾਈਟ ਨੂੰ ਮੋਬਾਈਲ 'ਤੇ, ਵੇਅਰਹਾਊਸ/ਫੀਲਡ ਸੈਟਿੰਗ ਵਿੱਚ, ਜਾਂ ਸੀਮਿਤ ਕਨੈਕਟਿਵਿਟੀ/ਆਫਲਾਈਨ ਐਕਸੈਸ ਨਾਲ ਚੰਗਾ ਕੰਮ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ? ਇਹ ਸੀਮਾਵਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਸਮੱਗਰੀ ਫਾਰਮੈਟ (ਛੋਟੇ ਕਦਮ, ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰਨ ਯੋਗ ਦ੍ਰਿਸ਼) ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਚੋਣਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰਨਗੀਆਂ।
ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਸਾਈਟ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਜਾਣੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਕਿਹੜੀ ਸਮੱਗਰੀ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਹੈ—ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਸੋਚਦੇ ਹੋ ਕਿ ਹੈ।
ਇੱਕ ਤੇਜ਼ ਇਨਵੈਂਟਰੀ ਕਲਾਸਿਕ ਫੇਲਯਾਦਗੀ ਰੋਕਦੀ ਹੈ: ਇੱਕ ਚਮਕੀਲਾ ਪੋਰਟਲ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਅਧ-ਪੂਰੇ ਪੇਜ਼, ਟਕਰਾਅ ਸੰਸਕਰਣ ਅਤੇ ਅਲਗ-ਥਲਗ ਫਾਇਲਾਂ ਹੋਣ ਜੋ ਕੋਈ ਭਰੋਸਾ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ।
ਅੱਜ ਜਿੱਥੇ ਵੀ ਜੀਵਨ ਵਿੱਚ ਹਨ, ਉੱਥੋਂ ਆਪਣੇ SOPs ਅਤੇ ਵਰਕਫਲੋ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਇਕੱਠੀ ਕਰੋ:
ਹਰ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਇੱਕ ਟਰੈਕਰ ਵਿੱਚ ਧਾਲੋ: ਸਿਰਲੇਖ, ਲਿੰਕ/ਟਿਕਾਣਾ, ਟੀਮ, ਆਖਰੀ ਅੱਪਡੇਟ ਦੀ ਤਾਰੀਖ (ਜੇ ਪਤਾ ਹੋਵੇ), ਅਤੇ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਵਰਣਨਾ।
ਜਿਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਹਰ ਆਈਟਮ ਨੂੰ ਸਧਾਰਨ ਸਥਿਤੀ ਨਾਲ ਲੇਬਲ ਕਰੋ:
ਇਹ ਕਦਮ ਪੂਰਨਤਾ ਬਾਰੇ ਘੱਟ ਤੇ ਇਮਾਨਦਾਰੀ ਬਾਰੇ ਵੱਧ ਹੈ। "Needs update" ਦਾ ਸਪੱਸ਼ਟ ਲੇਬਲ ਰਹਿਣਾ ਗਲਤ ਨਿਰਦੇਸ਼ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਕਰਨੋਂ ਬਿਹਤਰ ਹੈ।
ਹਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਖੇਤਰ ਨੂੰ ਇੱਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਮਾਲਕ ਚਾਹੀਦਾ—ਉਹ ਵਿਅਕਤੀ ਜੋ ਬਦਲਾਅ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰ ਸਕੇ ਅਤੇ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਦੇ ਸਕੇ। ਆਪਣੀ ਟਰੈਕਰ ਵਿੱਚ "Owner" ਫ਼ੀਲਡ ਜੋੜੋ ਅਤੇ ਮੈਨੇਜਰਾਂ ਨਾਲ ownership ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ, ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ ਫਰਜ਼ਿਆਂ 'ਤੇ ਹੀ ਨਹੀਂ।
ਇਕ ਸਥਿਰ ਨਾਮਕਰਨ ਪੈਟਰਨ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪਲੇਬੁੱਕ ਢਾਂਚੇ ਅਤੇ ਭਵਿੱਖੀ ਨੋਲੇਜ ਬੇਸ ਨੈਵੀਗੇਸ਼ਨ ਦੀ ਰੀੜ੍ਹ ਦੀ ਹੱਡੀ ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਪੈਟਰਨ ਚੁਣੋ ਜੋ ਮੈਨੂ ਅਤੇ ਖੋਜ ਵਿੱਚ ਪੜ੍ਹਨਯੋਗ ਰਹੇ, ਉਦਾਹਰਨ:
Team \u001f Process \u001f Outcome (ਉਦਾਹਰਣ: “Support \u001f Refund Request \u001f Approved”) ਜਾਂ Function \u001f Activity (ਉਦਾਹਰਣ: “Finance \u001f Month-End Close”).
ਇਹ ਇਨਵੈਂਟਰੀ ਮੁਕੰਮਲ ਹੋਣ 'ਤੇ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਪਤਾ ਹੋਵੇਗਾ ਕਿ ਕੀ ਮਾਈਗਰੇਟ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਕੀ ਮੁੜ ਲਿਖਣਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਓਨਬੋਰਡਿੰਗ ਪਲੇਬੁੱਕ ਵੈਬਸਾਈਟ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕਰਨਾ ਹੈ ਬਿਨਾਂ ਅਨੁਮਾਨ ਦੇ।
ਬਹੁਤ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਕਿਰਸੀਨੇ ਤੇਜੀ ਨਾਲ ਸਹੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਲੱਭ ਸਕਣ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਜਦੋਂ ਉਹ ਵਿਅਸਤ ਹੋਣ। ਪੇਜ਼ ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਲੋਕ ਕਿਵੇਂ ਬ੍ਰਾਊਜ਼ ਕਰਨਗੇ, ਕਿਹੜੇ ਲੇਬਲ ਵਰਤੇ ਜਾਣਗੇ, ਅਤੇ ਲਿੰਕ ਕਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸੰਬੰਧਤ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜਨਗੇ।
3–6 ਮੂਲ ਪਾਥ ਚੁਣੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਗਠਨ ਵਿੱਚ ਕੁਦਰਤੀ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਆਮ ਵਿਕਲਪ:
ਇੱਕ "ਡਿਫੌਲਟ" ਚੁਣੋ ਜੋ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਵਰਤੋਂ ਕੈਸਾਂ ਨੂੰ ਫਿੱਟ ਬੈਠਦਾ ਹੋਵੇ, ਫਿਰ ਹੋਰਾਂ ਨੂੰ ਟੈਗ ਅਤੇ ਕ੍ਰਾਸ-ਲਿੰਕਸ ਨਾਲ ਸਪੋਰਟ ਕਰੋ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਤੁਹਾਡੀ ਮੁੱਖ ਨੈਵੀਗੇਸ਼ਨ Teams ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਜਦਕਿ Lifecycle ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪੇਜ਼ਾਂ 'ਤੇ ਇੱਕ ਫਿਲਟਰ ਵਜੋਂ ਹੋਵੇ।
ਸਾਫ਼, ਪੇਸ਼ਗੋਈਯੋਗ URL ਸਾਈਟ ਨੂੰ ਨੇਵੀਗੇਟ ਅਤੇ ਰੱਖ-ਰਖਾਅ ਵਿੱਚ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਪੈਟਰਨ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉਸ ਤੇ ਟਿਕੇ ਰਹੋ:
playbook/finance/invoicing/playbook/onboarding/activate-account/ਤਾਰੀਖਾਂ ਜਾਂ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਨਾਮ URLs ਵਿੱਚ ਨਾ ਪਾਓ। ਛੋਟੇ ਸਲੱਗ ਵਰਤੋ ਜੋ ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਰੋਲ ਬਦਲਣ 'ਤੇ ਬਦਲਣ ਤੋਂ ਬਚਣ। ਇਹ ਵੀ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ ਕਿ ਸਮਰਥਨ ਸਮੱਗਰੀ (ਟੈਂਪਲੇਟ, ਨੀਤੀਆਂ, ਟੂਲ) ਕਿੱਥੇ ਰਹੇਗੀ, ਉਦਾਹਰਨ: playbook/resources/।
ਤੁਹਾਡੀ ਹੋਮਪੇਜ ਪਾਠਕਾਂ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਅੱਗੇ ਵਧਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ:
ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਬਹੁਤ ਖਪਤ ਵਾਲੀ ਓਨਬੋਰਡਿੰਗ ਲੋੜ ਹੈ, ਤਾਂ playbook/onboarding/ ਵਰਗਾ ਸਿੱਧਾ ਲਿੰਕ ਨਵੇਂ ਨੌਕਰੀਆ ਲਈ ਰੁਕਾਵਟ ਘਟਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪੇਜ਼ਾਂ 'ਤੇ ਇੱਕ ਛੋਟੇ ਸੈਟ ਦੇ ਟੈਗ/ਫੀਲਡ ਸਥਿਰਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਵਰਤੋ, ਜਿਵੇਂ:
ਟੈਗ ਸੰਭਾਲੇ ਹੋਏ ਰੱਖੋ (ਆਜ਼ਾਦ-ਫਾਰ-ਸਭ ਨਾ)। ਇੱਕ ਨਿਯੰਤ੍ਰਿਤ ਟੈਕਸੋਨੋਮੀ ਫਿਲਟਰ, ਸੰਬੰਧਤ ਸਮੱਗਰੀ ਵਿਡਜਿਟ ਅਤੇ “See also” ਸੈਕਸ਼ਨਾਂ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰਦਾ ਹੈ—ਤਾਂ ਜੋ ਪਾਠਕ ਇੱਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਤੋਂ ਪ੍ਰੀ-ਰਿਕੁਆਜ਼ਿਟ, ਡਾਊਨਸਟ੍ਰੀਮ ਕਦਮ ਅਤੇ ਟੂਲ ਤੱਕ ਬਿਨਾਂ ਖੋਜੇ ਜਾ ਸਕਣ।
ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਸਾਈਟ ਸਿਰਫ਼ ਉਸ ਸਮੇਂ ਲਾਭਦਾਇਕ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹਰ ਪੇਜ਼ ਪਛਾਣਯੋਗ ਹੋਵੇ। ਇੱਕ ਸਥਿਰ ਟੈਮਪਲੇਟ ਲਿਖਣ ਸਮਾਂ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਓਨਬੋਰਡਿੰਗ ਤੇਜ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਪਾਠਕਾਂ ਨੂੰ ਬਿਨਾਂ ਖੋਜੇ ਜ਼ਰੂਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲਭਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਵਰਕਫਲੋ ਲਈ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਇੱਕ ਮਿਆਰੀ ਢਾਂਚਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ:
ਕਦਮ ਕਾਰਵਾਈ-ਕੇਂਦਰਤ ਰੱਖੋ (ਹਰ ਕਦਮ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਕਿਰਿਆ-ਕ੍ਰਿਤ) ਅਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਉਹਨਾਂ ਸਕਰੀਨਸ਼ਾਟਸ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਜੋ UI ਸਪਸ਼ਟ ਕਰਨ।
“ਦਸਤਾਵੇਜ਼” ਨੂੰ ਐਸਾ ਬਣਾਓ ਜੋ ਲੋਕ ਦਬਾਅ ਹੇਠਾਂ ਵੀ ਫੋਲੋ ਕਰ ਸਕਣ:
ਇਕ ਸਧਾਰਣ ਪੈਟਰਨ: Start conditions → Steps → Quality checks → Definition of Done.
ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਸੀਮਾਵਾਂ 'ਤੇ fail ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਸੈਕਸ਼ਨ ਜੋ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ:
ਇਸਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਕਰਨ ਨਾਲ "ਮੈਂ ਸੋਚਿਆ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ" ਵਾਲੀ ਗਲਤੀ ਰੁਕਦੀ ਹੈ—ਖਾਸ ਕਰਕੇ Sales, Ops ਅਤੇ Finance ਦੇ ਵਿਚਕਾਰ।
ਇੱਕ Exceptions & troubleshooting ਸੈਕਸ਼ਨ ਨਾਲ ਖਤਮ ਕਰੋ: ਸਿਖਰ ਦੇ 5 ਫੇਲ੍ਹ ਹੋਣ ਵਾਲੇ ਮੋਡ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਿਵੇਂ ਕਰਨੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਕੀ ਹੈ (ਐਸਕਲੇਸ਼ਨ ਸੰਪਰਕ ਸਮੇਤ)। ਇਹ ਅਕਸਰ SOP ਵੈਬਸਾਈਟ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਪੜ੍ਹਿਆ ਜਾਣ ਵਾਲਾ ਹਿੱਸਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਅਸਲ ਕੰਮ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਆਦਰਸ਼ ਕੰਮ ਨਹੀਂ।
ਤੁਹਾਡੀ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਚੋਣ ਇਹ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ, ਅਪਡੇਟ ਅਤੇ ਲੱਭਣ ਵਿੱਚ ਕਿੰਨੀ ਆਸਾਨ ਹਨ—ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਕਿੰਨੇ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸਾਂਝਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਪਹਿਲਾਂ ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਪਲੇਬੁੱਕ ਮੁੱਖ ਤੌਰ 'ਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ (ਕੇਵਲ ਕਰਮਚਾਰੀ) ਹੈ ਜਾਂ ਬਾਹਰੀ (ਭਾਗੀਦਾਰ, ਗਾਹਕ) ਵੀ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਫੈਸਲਾ ਹੋਸਟਿੰਗ, ਬਹੁ-ਪ੍ਰਵਾਨਗੀਆਂ ਅਤੇ ਟੂਲਿੰਗ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ।
A website builder (ਉਦਾਹਰਨ: ਇੱਕ ਡਰੈਗ-ਅਤੇ-ਡ੍ਰਾਪ ਸਾਈਟ) ਚੰਗਾ ਹੈ ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਪਲੇਬੁੱਕ ਛੋਟਾ, ਜ਼ਿਆਦातर ਸਟੈਟਿਕ ਅਤੇ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਮਹਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਇਹ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਲਾਂਚ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਅਕਸਰ ਸੰਰਚਿਤ ਪਰਵਾਨਗੀਆਂ ਅਤੇ ਆਡਿਟ ਟ੍ਰੇਲਾਂ 'ਚ ਕਮਜ਼ੋਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
A wiki ਤੇਜ਼-ਗਤੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਲਈ ਵਧੀਆ ਹੈ। ਟਰੇਡ-ਆਫ: ਪੇਜ਼ ਸੰਘਰਸ਼ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਟੈਮਪਲੇਟ ਅਤੇ ਗਵਰਨੈਂਸ ਲਾਗੂ ਨਾ ਕਰੋ।
A knowledge base ਟੂਲ ਖੋਜ਼ਯੋਗਤਾ (search, categories, “related articles”) ਲਈ ਬਣਿਆ ਹੋਇਆ ਹੈ, ਅਤੇ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਅਤੇ ਵਰਜ਼ਨ ਇਤਿਹਾਸ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਸਕੇਲ ਕਰਨ ਯੋਗ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਸਾਈਟ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਇਹ ਅਕਸਰ ਸਹੀ ਰਾਹ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
A CMS (ਜਿਵੇਂ WordPress ਜਾਂ headless CMS) ਸਭ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਲਚਕੀਲਾਪੂਰਨਤਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਹੋਰ ਸਿਸਟਮਾਂ ਨਾਲ ਚੰਗਾ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਇਸਦੀ ਸੈਟਅਪ ਅਤੇ ਮੁੜ-ਰਖ-ਰਖਾਅ ਵੱਧ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੈ।
An intranet ਸੁਵਿਧਾ ਜੇਕਰ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਇਕ ਹੈ, ਖ਼ਾਸ ਕਰਕੇ ਐਕਸੈਸ ਕੰਟਰੋਲ ਅਤੇ SSO ਲਈ। ਨੁਕਸ: ਇਨਟ੍ਰਾਨੈੱਟ ਦੀ ਖੋਜ ਅਤੇ ਨੈਵੀਗੇਸ਼ਨ ਭਿੰਨ-ਭਿੰਨ ਗੁਣਵੱਤਾ ਦਿੱਤੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਰੋਜ਼ਮਰਰਾ ਦੇ ਤਿਆਰ ਬਿਨਾਂ ਰਵਾਇਤੀ ਬਿਲਡ ਸਾਈਕਲ ਦੇ ਇੱਕ ਕਸਟਮ ਪਲੇਬੁੱਕ ਅਨੁਭਵ ਲਾਂਚ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ Koder.ai ਇੱਕ ਪ੍ਰਾਇਕਟਿਕਲ ਵਿਕਲਪ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ: ਤੁਸੀਂ ਚੈਟ ਵਿੱਚ ਸਾਈਟ ਢਾਂਚਾ ਅਤੇ ਪੇਜ਼ ਟੈਮਪਲੇਟ ਦਰਸਾਉਂਦੇ ਹੋ, React-ਅਧਾਰਿਤ ਵੈੱਬ ਐਪ ਅਤੇ ਜ਼ਰੂਰਤ ਪੈਣ 'ਤੇ Go + PostgreSQL ਬੈਕਐਂਡ ਤਿਆਰ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਇਟਰੇਟ ਕਰੋ। ਕਸਟਮ ਡੋਮੇਨ, ਹੋਸਟਿੰਗ, ਸਨੇਪਸ਼ਾਟ ਅਤੇ ਰੋਲਬੈਕ ਵਰਗੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਬਦਲਾਅ ਦੇ ਜੋਖਮ ਨੂੰ ਘਟਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ।
ਇਹ ਸੋਚੋ ਕਿ ਟੀਮ ਵਾਸਤੇ ਕਿਹੜਾ ਸੰਪਾਦਨ ਵਰਕਫਲੋ ਵਾਸਤੇ ਅਸਲ ਵਰਤੋਂਯੋਗ ਹੋਵੇਗਾ:
ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਯੋਜਨਾਵਾਂ ਅਤੇ ਫੀਚਰ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਲਿਸਟ ਬਣਾਓ ਅਤੇ ਪਾਇਲਟ ਦੇ ਨਾਲ ਵੈਰੀਫਾਈ ਕਰੋ।
ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪਲੇਬੁੱਕ ਸਾਈਟ ਉਸ ਵੇਲੇ ਕਾਮਯਾਬ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਪੇਜ਼ ਖੋਲ੍ਹੇ, ਸਮਝੇ ਕਿ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਬਿਨਾਂ "ਸਾਈਟ ਸਮਝਣ" ਦੇ ਕੰਮ ਪੂਰੇ ਕਰ ਲਏ। ਰਚਨਾਤਮਕਤਾ ਤੋਂ ਵੱਧ ਸਪਸ਼ਟਤਾ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦਿਓ: ਘੱਟ ਵਿਕਲਪ, ਪਹਿਚਾਣਯੋਗ ਪੈਟਰਨ, ਅਤੇ ਭਾਸ਼ਾ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਅਮਲ ਵਿੱਚ ਵਰਤਦੀ ਹੈ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਪਾਠਕ ਸਿਰਫ਼ ਉਪਰੋਂ ਸਕੈਨ ਕਰਨਗੇ। ਸਕੈਨਿੰਗ ਲਈ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰੋ:
ਜੇ ਤੁਹਾਡੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਖਾਵਾਂ ਹਨ, ਤਦ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ If/Then ਵਰਗੇ ਲੇਬਲ ਨਾਲ ਸਪੱਸ਼ਟ ਦਿਖਾਓ ਬਜਾਏ ਕਿ ਲੰਬੇ ਪੈਰਾ ਵਿੱਚ ਹਾਲਤਾਂ ਨੂੰ ਦਫਨ ਕਰਨ।
ਗੈਰ-ਟੈਕਨੀਕੀ ਪਾਠਕ ਰੋਲ ਅਤੇ ਰਿਸਕ ਨੂੰ ਸਮਝਣ ਲਈ ਦਰਸ਼ਨੀ ਸੁਝਾਵਾਂ ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਸੈਟ ਚੁਣੋ ਅਤੇ ਹਰ ਜਗ੍ਹਾ ਇਕਸਾਰ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ:
ਇਕਸਾਰਤਾ ਸਟਾਈਲ ਤੋਂ ਵੱਧ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ, ਦੁਹਰਾਇਆ ਜਾਣ ਵਾਲਾ ਸਿਸਟਮ ਗਲਤੀਆਂ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਪਾਠਕ ਤੁਰੰਤ ਪੈਟਰਨ ਪਛਾਣ ਲੈਂਦੇ ਹਨ।
ਛੋਟੀ ਸੁਵਿਧਾਵਾਂ ਦੱਸੀਐਪਣ ਨੂੰ ਵਧਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਹਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪੇਜ਼ ਤੇ ਇੱਕ ਸੰਕੁਚਿਤ "Quick actions" ਖੇਤਰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ:
ਇਹ ਐਕਸ਼ਨ ਉੱਪਰ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਯੂਜ਼ਰ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਖੋਜਣ ਲਈ ਮਰੇ ਨਾ।
ਐਕਸੈਸਬਿਲਿਟੀ ਵਰਤਣਯੋਗਤਾ ਹੈ। ਮੁਢਲੇ ਅਦੁੱਈ:
ਐਕਸੈਸਬਿਲਿਟੀ ਨੂੰ ਡਿਫੌਲਟ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਮੰਗਾਂ ਵਜੋਂ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਪਲੇਬੁੱਕ ਹਰ ਕਿਸੇ ਲਈ ਕੰਮ ਕਰੇ, ਖ਼ਾਸ ਕਰਕੇ ਨਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਲਈ ਜੋ ਓਨਬੋਰਡਿੰਗ ਦੌਰਾਨ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰ ਰਹੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਪਲੇਬੁੱਕ ਸਾਈਟ ਤਦ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਲੋਕ ਉਸ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਭਰੋਸਾ ਸਪੱਸ਼ਟ ਐਕਸੈਸ ਨਿਯਮਾਂ ਅਤੇ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਸਮੱਗਰੀ ਅਭਿਆਸਾਂ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦਾ—ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਜਦੋਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਪੇ-ਰੋਲ, ਗਾਹਕ ਡੇਟਾ ਜਾਂ ਸੁਰੱਖਿਆ ਨੂੰ ਛੂਹਦੀਆਂ ਹਨ।
ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਲਈ ਪੰਨੇ ਤਿੰਨ ਬਕਟਾਂ ਵਿੱਚ ਵਰਗੀਕਰਣ ਕਰੋ ਅਤੇ ਨੈਵੀਗੇਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਸਪੱਸ਼ਟ ਲੇਬਲ ਕਰੋ:
ਜੇ ਇੱਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਈ ਬਕਟਾਂ 'ਚ ਫੈਲੀ ਹੋਏ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਵੰਡੋ: ਸਧਾਰਨ ਵਰਕਫਲੋ ਅੰਦਰੂਨੀ ਰੱਖੋ, ਅਤੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਕਦਮ ਇੱਕ ਰਿਸਟ੍ਰਿਕਟਡ ਸਬਪੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ।
ਪਰਵਾਨਗੀਆਂ ਸਧਾਰਨ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਉਹ ਵਾਸਤੇ ਅਮਲਿਕ ਹੋਣ:
ਰੋਲਾਂ ਨੂੰ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਦੇ ਬਜਾਏ ਗਰੂਪਾਂ (ਟੀਮਾਂ, ਵਿਭਾਗ) ਨਾਲ ਜੋੜੋ ਤਾਂ ਕਿ ਲੋਕ ਬਦਲਣ 'ਤੇ ਰੱਖ-ਰਖਾਅ ਘੱਟ ਹੋਵੇ।
ਹਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਟੈਮਪਲੇਟ ਤੋਂ ਇੱਕ ਛੋਟਾ “change policy” ਲਿੰਕ ਕਰੋ। ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ:
ਅਸਲ ਨਾਮਾਂ, ਗਾਹਕ ਆਈਡੈਂਟੀਫਾਇਰ, ਇਨਵੌਇਸ ਨੰਬਰ, API ਕੁੰਜੀਆਂ ਜਾਂ ਸਕ੍ਰੀਨਸ਼ਾਟਸ ਵਿੱਚ ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਵਰਤਣ ਤੋਂ ਬਚੋ।
ਪਲੇਸਹੋਲਡਰ ਵਰਗੇ ਵਰਤੋ:
ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਅਸਲ ਸਿਸਟਮ ਸਕ੍ਰੀਨ ਦਿਖਾਉਣੀ ਪਵੇ, ਤਾਂ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਫੀਲਡ ਬਲਰ ਕਰੋ ਅਤੇ ਦਰਸਾਓ ਕਿ ਕੀ ਹਟਾਇਆ ਗਿਆ।
ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਅੱਗੇ ਤੋਂ ਲਿਆਇਆ ਗਿਆ ਢਾਂਚਾ ਐਕਸੀਡੈਂਟਲ ਲੀਕਸ ਰੋਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਸਾਈਟ ਨੂੰ ਕੰਪਨੀ ਵਿੱਚ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਪਲੇਬੁੱਕ ਸਾਈਟ ਉਸ ਵੇਲੇ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਲੋਕ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਸਹੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਲੱਭ ਸਕਣ, ਉਸ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰ ਸਕਣ ਅਤੇ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਸਮਝ ਸਕਣ। ਚੰਗੀ ਨੈਵੀਗੇਸ਼ਨ ਮਦਦ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਖੋਜ ਅਤੇ ਕ੍ਰਾਸ-ਲਿੰਕਿੰਗ ਉਹ ਹਨ ਜੋ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਸਾਈਟ ਨੂੰ "ਸਮਾਰਟ" ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਵਾਉਂਦੇ ਹਨ।
ਕੇਵਲ ਇਕ ਖੋਜ ਬਾਕਸ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਨਾ ਰਹੋ। ਨਤੀਜੇ ਕਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦਿਖਾਉਂਦੇ ਹਨ ਇਸ ਵਿੱਚ ਉਹ ਫਿਲਟਰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਜੋ ਕਰਮਚਾਰੀ ਸੋਚਦੇ ਹਨ:
ਇਹ ਫਿਲਟਰ ਨਤੀਜੇ ਪੇਜਾਂ ਅਤੇ ਟੀਮ ਇੰਡੈਕਸ ਪੇਜਾਂ 'ਤੇ ਦਿੱਸਣਯੋਗ ਕਰੋ, ਤਾਂ ਜੋ ਗੈਰ-ਟੈਕਨੀਕੀ ਪਾਠਕ ਇਕ ਐਸਾ ਫਿਲਟਰ ਕਰ ਸਕਣ ਬਿਨਾਂ ਸਹੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨਾਮ ਜਾਣੇ।
ਹਰ ਫੰਕਸ਼ਨ ਲਈ ਇੱਕ ਇੰਡੈਕਸ ਪੇਜ ਬਣਾ ਕਰੋ ਜੋ ਜਵਾਬ ਦੇਵੇ: “ਅਸੀਂ ਇੱਥੇ ਕੀ ਕਰਦੇ ਹਾਂ, ਅਤੇ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਕਿੱਥੋਂ ਕਰੀਏ?”
ਛੋਟਾ ਇੰਟਰੋ, ਸਭ ਤੋਂ ਵਰਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੀਆਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ, ਅਤੇ ਸਮੂਹਿਤ ਲਿੰਕ (Onboarding, Daily/Weekly, Exceptions, Templates) ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਇਹ ਗਲੋਬਲ ਨੈਵੀਗੇਸ਼ਨ 'ਤੇ ਦਬਾਅ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਨਵੇਂ ਜੋਇਨਾਂ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਰਾਹ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ।
“Related processes” ਲਿੰਕ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਜੋ ਆਮ ਸੰਜੋੜੇ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਜੁੜਦੇ ਹਨ (ਉਦਾਹਰਣ: “Create a quote” → “Discount approval” → “Send contract”)।
ਲਕੀਨਕਰਮ ਲਈ, Next/Previous ਨੈਵੀਗੇਸ਼ਨ ਜੋੜੋ ਤਾਂ ਕਿ ਕੋਈ ਵਿਅਕਤੀ ਪੂਰੇ ਫਲੋ ਨੂੰ ਫਾਲੋ ਕਰ ਸਕੇ ਬਿਨਾਂ ਖੋਜ ਤੇ ਵਾਪਸ ਜਾਣ। ਇਸਨੂੰ ਪੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਵਰਗ ਕੰਚ treat ਕਰੋ, ਸਪਸ਼ਟ "ਰੋਕੋ ਬਿੰਦੂ" (handoff, approval, done) ਨਾਲ।
ਕੰਪਨੀ ਸੰਖੇਪ ਅਤੇ ਟੂਲ ਨਿਕਨੇਮ ਸਮਝ ਨੂੰ ਰੋਕਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ glossary ਪੇਜ (ਉਦਾਹਰਣ: glossary) ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪੇਜ਼ਾਂ 'ਤੇ ਟਰਮਾਂ inline ਲਿੰਕ ਕਰੋ।
ਹਰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾ ਛੋਟੀ ਰੱਖੋ, synonyms ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ (“PO = Purchase Order”), ਅਤੇ ਜਦੋ ਕੋਈ ਟਰਮ ਕਾਰਵਾਈ ਦਰਸਾਉਂਦੀ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਸਭ ਤੋਂ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਲਿੰਕ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਪਲੇਬੁੱਕ ਸਾਈਟ ਤਦ ਹੀ ਲਾਗੂ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਲੋਕ ਉਸ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰਨ। ਇਹ ਭਰੋਸਾ ਪੇਜ਼ ਮਾਲਕੀਅਤ, ਸਪੱਸ਼ਟ ਅਪਡੇਟ ਰਾਹ ਅਤੇ ਦਿੱਖਤ ਇਤਿਹਾਸ ਤੋਂ ਆਉਂਦਾ ਹੈ। ਬਿਨਾਂ ਗਵਰਨੈਂਸ ਦੇ, ਪੇਜ਼ ਢਿੱਲੇ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਟੀਮਾਂ ਚੁਪਚਾਪ "Expert ਨੂੰ ਪੁੱਛਣ" 'ਤੇ ਵਾਪਸ ਜਾਣ ਲੈਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਹਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪੇਜ਼ ਨੂੰ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਉਤਪਾਦ ਸਮਝੋ। ਇੱਕ ਪੇਜ਼ ਮਾਲਕ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ (ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਾਰਜ ਦੇ ਸਭ ਤੋਂ ਨੇੜੇ ਟੀਮ ਲੀਡ) ਅਤੇ ਪੇਜ਼ 'ਤੇ ਸਿਧਾ ਇੱਕ ਸਮੀਖਿਆ ਤਾਰੀਖ ਜੋੜੋ ਤਾਂ ਪਾਠਕ ਤਾਜ਼ਗੀ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਵੇਖ ਸਕਣ।
ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਪੇਜ਼ ਹਨ, ਤਾਂ ਤਿਮਾਹੀ ਸਮੀਖਿਆ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉੱਚ-ਰਿਸਕ ਜਾਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਬਦਲਣ ਵਾਲੇ ਵਰਕਫਲੋ (ਬਿਲਿੰਗ, ਕੰਪਲਾਇੰਸ, ਗਾਹਕ ਸੰਚਾਰ) ਲਈ ਮਹੀਨਾਵਾਰ ਰਿਵਿਊ ਰੱਖੋ।
ਲੋਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਪਡੇਟ ਨਹੀਂ ਕਰਨਗੇ ਜੇ ਰਾਹ ਸਪਸ਼ਟ ਨਾ ਹੋਵੇ। ਇੱਕ ਇਕ-ਇੰਟੇਕ ਮੈਥਡ ਫ਼ੈਸਲਾ ਕਰੋ ਅਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਪਲੇਬੁੱਕ ਪੋਰਟਲ 'ਤੇ ਇਸਨੂੰ ਸਟੈਂਡਰਡ ਕਰੋ।
ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਹਰ ਪੇਜ਼ 'ਤੇ "Request a change" ਲਿੰਕ ਜੋੜੋ ਜੋ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਫਾਰਮ ਜਾਂ ਟਿਕਟ ਟੈਮਪਲੇਟ ਖੋਲ੍ਹੇ। ਲਾਜ਼ਮੀ ਫੀਲਡ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ: ਕੀ ਗਲਤ ਹੈ, ਕੀ ਬਦਲਣਾ ਚਾਹੀਦਾ, ਤਾਤਕਾਲਤਾ, ਅਤੇ ਕਿਸ ਨੇ ਧਿਆਨ ਦਿੱਤਾ।
ਜਦੋਂ ਟੀਮਾਂ ਡਰਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿ ਉਹ "ਅਧਿਕਾਰਕ" ਡੌਕ ਨੂੰ ਖਰਾਬ ਕਰ ਦੇਣਗੀਆਂ, ਉਹ ਸੁਧਾਰ ਕਰਨ ਤੋਂ ਕਤਰਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਬਦਲਾਅ ਦਰਜ ਕਰਕੇ ਇਸ ਡਰ ਨੂੰ ਘਟਾਓ।
ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੋ: ਤਾਰੀਖ, ਸੰਖੇਪ, ਮਾਲਕ, ਅਤੇ ਸੰਬੰਧਤ ਪੇਜ਼ਾਂ ਦੇ ਲਿੰਕ। ਵੱਡੇ ਬਦਲਾਅ ਲਈ, ਨੈਵੀਗੇਸ਼ਨ 'ਤੇ ਪੇਜ਼ ਨੂੰ “Updated” ਰੱਖੋ ਜਾਂ ਇੱਕ recent-changes ਪੇਜ 'ਤੇ ਦਿਖਾਓ।
ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਸਟਾਈਲ ਗਾਈਡ ਬੇਹਿਸਾਬ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਫਾਰਮੈਟ ਅਤੇ ਟੋਨ 'ਤੇ ਖ਼ਰਾਬ ਮਿਲਾਣ ਨੂੰ ਰੋਕਦੀ ਹੈ।
ਇਸਨੂੰ ਪ੍ਰਾਟਿਕਲ ਰੱਖੋ: ਪੇਜ਼ ਸਟ੍ਰੱਕਚਰ (Purpose → When to use → Steps → Exceptions), ਨਾਮਕਰਨ ਨਿਯਮ, ਕਦਮਾਂ ਨੂੰ ਲਿਖਣ ਦਾ ਢੰਗ, ਅਤੇ ਕਿਵੇਂ ਸੰਬੰਧਤ SOPs ਨੂੰ ਲਿੰਕ ਕਰਨਾ। ਇਸਨੂੰ ਪਲੇਬੁੱਕ ਖੁਦ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ (ਉਦਾਹਰਣ: style-guide) ਅਤੇ ਸਮੀਖਿਆ ਦੌਰਾਨ ਇਸ ਨੂੰ ਹਵਾਲਾ ਦਿਓ।
ਪਲੇਬੁੱਕ ਸਾਈਟ ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਲਾਈਵ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਉਹ "ਪੂਰੀ" ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਪਹਿਲਾ ਸੰਸਕਾਰ ਤੁਹਾਡੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਹੈ—ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਗੱਲ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਲੋਕ ਜਦੋ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਉਦੋਂ ਇਸ ਨੂੰ ਵਰਤਣ, ਅਤੇ ਇਹ ਅਚੁਕ ਰਹੇ।
ਹਰ SOP ਅਤੇ ਵਰਕਫਲੋ ਮਾਈਗ੍ਰੇਟ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇੱਕ ਟੀਮ (ਜਾਂ ਇੱਕ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਖੇਤਰ ਜਿਵੇਂ ਓਨਬੋਰਡਿੰਗ, ਆਪਣਾ ਸਹਾਇਤਾ, ਜਾਂ ਸੇਲਜ਼ ਓਪਸ) ਨਾਲ ਪਾਇਲਟ ਕਰੋ। ਸਕੋਪ ਸਮਾਲ ਰੱਖੋ ਪਰ ਅਸਲੀ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਕਿ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਸਾਹਮਣੇ ਆ ਸਕਣ।
ਪਾਇਲਟ ਦੌਰਾਨ ਧਿਆਨ ਦਿਓ:
ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਉਸ ਤੋਂ ਟੈਮਪਲੇਟ, ਲੇਬਲ ਅਤੇ ਕ੍ਰਾਸ-ਲਿੰਕਿੰਗ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰੋ ਪਹਿਲਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਸਕੇਲ ਕਰੋ।
ਮੰਨੋ ਨਹੀਂ ਕਿ ਪਾਠਕਾਂ ਨੂੰ ਪਤਾ ਹੈ ਕਿ ਸਾਈਟ ਕਿਵੇਂ ਵਰਤਨੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਛੋਟਾ "ਪਲੇਬੁੱਕ ਕਿਵੇਂ ਵਰਤਣਾ ਹੈ" ਪੇਜ਼ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਜੋ ਦੱਸਦਾ:
ਇਸਨੂੰ ਹੋਮਪੇਜ਼ ਅਤੇ ਉਪਰਲੇ ਨੈਵੀਗੇਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਲਿੰਕ ਕਰੋ। ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਲੋਕ ਓਨਬੋਰਡਿੰਗ ਫਲੋ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਓਨਬੋਰਡਿੰਗ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਅਤੇ ਨਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਨੂੰ ਪਹਿਲੇ ਹਫ਼ਤੇ ਵਿੱਚ ਦਿਖਾਓ।
ਲਾਂਚ ਵਿੱਚ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਕਾਮਯਾਬ ਬਣਾਉਣ ਵਾਲੇ ਲਿੰਕ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਸਾਈਟ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਚੈਨਲਾਂ ਵਿੱਚ ਐਲਾਨ ਕਰੋ ਜਿੱਥੇ ਲੋਕ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ (ਈਮੇਲ, Slack/Teams, All-hands), ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਕਾਰਜਾਂ ਲਈ quick-start ਲਿੰਕ ਦਿਓ।
ਉਦਾਹਰਣ:
ਜੇ ਸੰਭਵ ਹੋ, ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਲਾਈਵ ਵਾਕਥਰੂ (15 ਮਿੰਟ) ਕਰੋ ਅਤੇ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰੋ।
ਦਿਨ ਪਹਿਲੋਂ ਹੀ ਇੱਕ ਸਾਦਾ ਫੀਡਬੈਕ ਲੂਬ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਅਪਨਾਵਟ ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰੋ ਜਿਵੇਂ:
ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ ਨੂੰ ਗੁਣਵੱਤੀ ਫੀਡਬੈਕ ਨਾਲ ਜੋੜੋ: ਇੱਕ ਹਲਕੀ “Was this helpful?” ਪ੍ਰੰਪਟ ਜਾਂ ਫਾਰਮ ਲਿੰਕ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਮਹੀਨਾਵਾਰੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਨਤੀਜੇ ਦੇਖੋ, ਸਭ ਤੋਂ ਉੱਚ-ਘਰਸ਼ ਵਾਲੇ ਪੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਫਿਕਸ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਨੰਨੇ-ਨੰਨੇ ਅਪਡੇਟ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਪਲੇਬੁੱਕ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਰਹੇ।
A business process playbook website is a central site where people can find repeatable “how we do things” guidance: SOPs, checklists, roles, templates, and decision rules.
It works best when tasks repeat across teams and inconsistencies create real cost (rework, missed steps, compliance risk, customer experience issues).
Start with a small pilot: one team or one high-impact workflow (e.g., onboarding, support escalations, invoicing). Publish the minimum set of pages needed to complete real work.
Then iterate based on usage:
Use internal playbooks for employee execution details (SOPs, approvals, internal tools). Use partner playbooks for narrow, shareable workflows (lead submission, co-marketing rules). Use customer playbooks for polished best practices and setup/troubleshooting.
This separation helps with tone and reduces risk by keeping sensitive steps and data internal or restricted.
A simple, scalable structure is:
Add a dedicated resources area as you grow (e.g., playbook/resources/) so supporting artifacts don’t clutter process steps.
A consistent template helps every page feel familiar. Include:
Pick navigation that matches how people look for help. Common top-level paths:
Choose one default (e.g., Teams) and use tags/filters for the others. Keep URLs predictable (e.g., playbook/finance/invoicing/) and avoid names/dates that will change.
Prioritize:
Also review “no results” searches to identify missing pages or wrong naming.
Start with clear content buckets:
Keep permissions role-based (Viewers, Editors, Approvers, Admins) and document what changes require approval. Use safe examples (placeholders like , ) and avoid exposing real customer data or credentials.
Choose the platform based on who edits and who reads:
Before committing, verify permissions, version history, search quality, and analytics. If you want more setup guidance, see blog/knowledge-base-setup, and if cost is a factor, compare options on pricing.
Make maintenance part of the workflow:
Track adoption with analytics (top pages, failed searches, change request volume) and prioritize fixes that reduce confusion and interruptions.
Add Definition of Done to stop debates about completion.
INV-000123