20 ਜਨ 2026·8 ਮਿੰਟ
ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਲਈ ਵਲੰਟੀਅਰ ਘੰਟਿਆਂ ਲੌਗ: ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਅਤੇ ਨਿਰਯਾਤ
ਵਲੰਟੀਅਰ ਘੰਟਿਆਂ ਲੌਗ ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਲਈ ਸਧਾਰਨ: ਕੀ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਕਿਵੇਂ ਐਂਟਰੀਜ਼ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਸਕੂਲ ਕਰੈਡਿਟ ਲਈ ਕੁੱਲ ਕਿਵੇਂ ਸਾਫ਼ ਨਿਰਯਾਤ ਕਰੇ ਜਾਵੇ।
ਵਲੰਟੀਅਰ ਘੰਟਿਆਂ ਲੌਗ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸਕੂਲ ਕਿਉਂ ਮੰਗਦੇ ਹਨ
ਇੱਕ ਵਲੰਟੀਅਰ ਘੰਟਿਆਂ ਲੌਗ ਉਹ ਰਿਕਾਰਡ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਸੰਗਠਨ ਜਾਂ ਕਮਿਊਨਿਟੀ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਲਈ ਬਿਨਾਂ ਭੁਗਤਾਨ ਦੇ ਕੀਤੇ ਗਏ ਸਮੇਂ ਦੀ ਦਰਜ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਲਈ ਇਹ ਇੱਕ ਟਾਈਮਸ਼ੀਟ ਵਾਂਗ ਹੈ: ਤੁਸੀਂ ਦਰਜ ਕਰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਕੀਤਾ, ਕਦੋਂ ਕੀਤਾ ਅਤੇ ਇਸ ਵਿੱਚ ਕਿੰਨਾ ਸਮਾਂ ਲੱਗਾ।
"ਵਲੰਟੀਅਰ ਘੰਟੇ" ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਹ ਅਣਭੁਗਤਾਨਿਆ ਕੰਮ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਦੂਜਿਆਂ ਨੂੰ ਲਾਭ ਦਿੰਦੇ ਹਨ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਫੂਡ ਪੈਂਟਰੀ 'ਤੇ ਸੇਵਾ, ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ ਮੁਹਿਮ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ, ਪਾਰਕ ਦੀ ਸਫਾਈ, ਚੈਰਿਟੀ ਫੰਡਰੇਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਜਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰਸ਼ੁਦਾ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਰਾਹੀਂ ਛੋਟੇ ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਨੂੰ ਟਿਊਟੋਰ ਕਰਨਾ ਆ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਆਮ ਤੌਰ ਤੇ ਘਰੇਲੂ ਕੰਮ, ਭੁਗਤਾਨ ਵਾਲੀ ਇੰਟਰਨਸ਼ਿਪ ਜਾਂ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਨਫ਼ੇ ਲਈ ਕੀਤੇ ਗਏ ਕਿਰਿਆ-ਕਲਾਪ ਸ਼ਾਮِل ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ।
ਸਕੂਲ ਵਲੰਟੀਅਰ ਘੰਟਿਆਂ ਲੌਗ ਇਸ ਲਈ ਮੰਗਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਜੋ ਉਹ ਸੇਵਾ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਇੱਕ ਨਿਰਪੱਖ ਅਤੇ ਲਗਾਤਾਰ ਢੰਗ ਨਾਲ ਕਰ ਸਕਣ। ਘੰਟੇ ਕੋਰਸ ਕਰੈਡਿਟ, ਗ੍ਰੈਜੂਏਸ਼ਨ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ, ਸਰਵਿਸ-ਲਰਨਿੰਗ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ, ਕਲੱਬ ਪਛਾਣ, ਸਕਾਲਰਸ਼ਿਪ ਜਾਂ ਆਨਰ ਸੋਸਾਇਟੀ ਵਰਗੀਆਂ ਇਨਾਮਾਂ ਲਈ ਗਿਣੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਸਫ਼ ਸਲੋਟ ਹੋਣ ਨਾਲ ਬਾਅਦ ਵਿਚ ਉਠਣ ਵਾਲੀਆਂ ਸ਼ਕਾਂ ਤੋਂ ਬਚਾਅ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਅਕਸਰ ਸਕੂਲ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਵੀ ਮੰਗਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਉਹ ਬਾਲਗ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਉੱਥੇ ਸੀ ਅਤੇ ਕੰਮ ਸੇਵਾ ਦੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਗਿਣਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ (ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ, ਵਲੰਟੀਅਰ ਕੋਆਰਡੀਨੇਟਰ, ਅਧਿਆਪਕ, ਕੋਚ ਜਾਂ ਸਾਈਟ ਮੈਨੇਜਰ)। ਬਿਨਾਂ ਉਸ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇ, ਸਕੂਲ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਘੰਟਿਆਂ ਨੂੰ ਅਨਵੈਰੀਫਾਇਡ ਮੰਨਦੇ ਹਨ, ਭਾਵੇਂ ਕੰਮ ਵਾਸਤੇ ਹੋਇਆ ਹੋਵੇ।
ਘੱਟੋ-ਘੱਟ, ਸਕੂਲ ਅਹੇਦ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਹਰ ਐਂਟਰੀ ਵਿੱਚ ਸੰਗਠਨ ਜਾਂ ਇਵੈਂਟ ਦਾ ਨਾਮ, ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਸਮਾਂ (ਜਾਂ ਕੁੱਲ ਘੰਟੇ), ਇੱਕ ਝਲਕ ਵਰਣਨ, ਅਤੇ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਸੰਪਰਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੋਵੇ, ਨਾਲ ਹੀ ਸਾਈਨਚਰ ਜਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀ।
ਜੇ ਘੰਟਿਆਂ ਵਿੱਚ ਵੇਰਵੇ ਜਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਮੌਜੂਦ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ, ਤਾਂ ਉਹ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਰੱਦ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਆਮ ਨਤੀਜੇ ਵਿੱਚ ਫਾਰਮ ਦੁਬਾਰਾ ਕਰਵਾਉਣਾ, ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਬਾਅਦ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਨੂੰ ਲੱਭਣਾ ਜਾਂ ਘੰਟਿਆਂ ਨੂੰ ਖੋਣਾ ਸ਼ਾਮِل ਹੈ। ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਹੀ ਸਾਫ਼ ਐਂਟਰੀਜ਼ ਜੋੜਨ ਨਾਲ ਜਮ੍ਹਾ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਬੇਹਤ ਰਾਹਤ ਮਿਲਦੀ ਹੈ।
ਉਦਾਹਰਣ: ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸੈਟਰਡੇ ਸ਼ੇਲਟਰ ਸ਼ਿਫਟ ਤੇ ਮਦਦ ਕੀਤੀ, ਤਾਂ ਕੇਵਲ "3 ਘੰਟੇ" ਕਾਫੀ ਨਹੀਂ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਲਿਖੋ: "13 ਜਨਵਰੀ, 9:00-12:00, ਦਾਨ ਛਾਂਟਿਆ ਅਤੇ ਸ਼ੈਲਫ ਭਰਦੀ ਕੀਤੀ, ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ: ਮਾਰਿਆ ਲੋਪੇਜ਼" — ਇਹ ਐਸੀ ਐਂਟਰੀ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਸਕੂਲ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਵਲੰਟੀਅਰ ਘੰਟਿਆਂ ਲੌਗ ਵਿੱਚ ਕੀ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ
ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਵਲੰਟੀਅਰ ਘੰਟਿਆਂ ਲੌਗ ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਲਈ ਇਕਸਾਰ, ਪੂਰਾ ਅਤੇ ਸਾਬਤ ਕਰਨ ਲਈ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਕੋਈ ਵੀ ਵਿਅਕਤੀ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਨਹੀਂ ਜਾਣਦਾ, ਫਿਰ ਵੀ ਸਮਝ ਸਕੇ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿੱਥੇ ਸੇਵਾ ਕੀਤੀ, ਕੀ ਕੀਤਾ ਅਤੇ ਕੁੱਲ ਕਿਵੇਂ ਨਿਕਲਿਆ।
ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਉਹ ਵੇਰਵੇ ਜੋ ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਥਾਂ ਨੂੰ ਸਾਬਤ ਕਰਦੇ ਹਨ: ਤਾਰੀਖ, ਸੰਗਠਨ ਦਾ ਨਾਮ (ਤਥਾ ਜੇ ਕਈ ਸਾਈਟ ਹਨ ਤਾਂ ਸਾਈਟ), ਤੁਹਾਡਾ ਰੋਲ, ਸ਼ੁਰੂ ਅਤੇ ਖਤਮ ਦਾ ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਉਸ ਸ਼ਿਫਟ ਦੇ ਕੁੱਲ ਘੰਟੇ। ਆਪਣਾ ਨਾਮ (ਅਤੇ ਜੇ ਸਕੂਲ ID ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਉਹ) ਜੋੜੋ। ਫਿਰ ਇੱਕ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਦਿਓ ਜੋ ਸ਼ਿਫਟ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਉਸ ਦਾ ਅਹੁਦਾ ਅਤੇ ਫੋਨ/ਈਮੇਲ ਨਾਲ।
ਇਹ ਨਿਰੰਤਰ ਰਹੋ ਕਿ ਕੀ ਗਿਣਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ "ਘੰਟਿਆਂ" ਵਜੋਂ। ਸਕੂਲ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਤੁਹਾਡੇ ਸਕੂਲ ਦੇ ਨਿਯਮ ਨਾ ਮੰਨਣ।
ਜੇ ਤੁਹਾਡੀ ਸ਼ਿਫਟ 3:00-6:00 ਹੈ ਪਰ ਤੁਸੀਂ 15 ਮਿੰਟ ਦਾ ਬਰੇਕ ਲਿਆ, ਤਾਂ ਦਰਜ ਕਰੋ ਕਿ ਬਰੇਕ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ ਜਾਂ ਕੱਟਿਆ ਗਿਆ। ਯਾਤਰਾ ਦਾ ਸਮਾਂ ਵੀ ਨਾਜੁਕ ਮਾਮਲਾ ਹੈ: ਬਹੁਤ ਸਕੂਲ ਸਾਈਟ ਤੱਕ ਡਰਾਈਵਿੰਗ ਸਮੇਂ ਨੂੰ ਗਿਣਦੇ ਨਹੀਂ। ਜੇ ਤੁਹਾਡਾ ਸਕੂਲ ਯਾਤਰਾ ਸਮਾਂ ਗਿਣਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਆਲੱਗ "ਯਾਤਰਾ" ਵਜੋਂ ਲੇਬਲ ਕਰੋ।
ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਵਰਣਨ ਜੋੜੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਕੀਤਾ। ਇੱਕ ਜਾਂ 두ਵਾਕ ਵਾਕਯਾਂ ਕਾਫੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਕੌਂਸਲਰ ਮਹੀਨੇ ਬਾਅਦ ਲੋਕ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਦੇਖੇ ਅਤੇ "ਸ਼ਿਫਟ #4" ਦਾ ਮਤਲਬ ਨਹੀਂ ਸਮਝ ਪਾਂਦਾ।
ਖਾਸ ਕੇਸ ਉਹ ਹਨ ਜਿੱਥੇ ਲੌਗ ਅਕਸਰ ਰੱਦ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਜੇ ਕੁਝ ਵੱਖਰਾ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਛੋਟਾ ਨੋਟ ਛੱਡੋ। ਆਮ ਉਦਾਹਰਣਾਂ ਵਿੱਚ ਗਰੁੱਪ ਇਵੈਂਟ (ਇਵੈਂਟ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਨਿਗਰਾਨ ਅਹੁਦਾ ਦਿਓ), ਮੁੜ-ਹੋਣ ਵਾਲੀਆਂ ਸਾਪਤਾਹਿਕ ਸ਼ਿਫਟਾਂ (ਹਰ ਤਾਰੀਖ ਦਰਜ ਕਰੋ), ਫੰਡਰੇਜ਼ਰ (ਪ্লੈਨਿੰਗ ਘੰਟੇ ਅਤੇ ਇਵੈਂਟ-ਦਿਨ ਦੇ ਘੰਟਿਆਂ ਨੂੰ ਵੱਖ ਕਰੋ), ਟਰੇਨਿੰਗ (ਟਰੇਨਿੰਗ ਵਜੋਂ ਲੇਬਲ ਕਰੋ) ਅਤੇ ਮੈਕਅਪ ਘੰਟੇ (ਕਿਉਂ ਜੋੜੇ ਗਏ ਉਹ ਦਰਸਾਓ) ਸ਼ਾਮਿਲ ਹਨ।
ਉਦਾਹਰਣ: ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਹਰ ਮੰਗਲਵਾਰ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ 'ਤੇ ਵਲੰਟੀਅਰ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਐਂਟਰੀ ਐਸਾ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ: "ਰਿਟਰਨ ਸੈਲਵਿੰਗ, ਬੱਚਿਆਂ ਦੀ ਰੀਡਿੰਗ ਕੋਰਨਰ ਸੈਟਅਪ ਵਿੱਚ ਮਦਦ, ਮੇਜ਼ ਸਾਫ਼ ਕੀਤੇ।" ਜੇ ਕਿਸੇ ਹਫ਼ਤੇ ਤੁਸੀਂ ਇਵੈਂਟ ਲਈ ਦੇਰ ਰਹੇ, ਤਾਂ ਨੋਟ ਜਿਵੇਂ ਜੋੜੋ: "ਬੁੱਕ ਸੇਲ ਕਲੋਜ਼ਿੰਗ ਕਾਰਜ ਲਈ ਵਾਧੂ 30 ਮਿੰਟ, ਮਨਜ਼ੂਰ: ਮਿਸ ਚੇਨ, ਯੂਥ ਸਰਵਿਸਜ਼ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀਅਨ।"
ਕاغਜ਼, ਸਪ੍ਰੈੱਡਸ਼ੀਟ ਜਾਂ ਐਪ: ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਫਾਰਮੈਟ ਚੁਣਨਾ
ਵਲੰਟੀਅਰ ਘੰਟਿਆਂ ਲੌਗ ਇੰਨਾ ਸਧਾਰਨ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕੀਤੀ ਪੇਪਰ ਸ਼ੀਟ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਅਤੇ ਨਿਰਯਾਤਾਂ ਵਾਲੇ ਐਪ ਤੱਕ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਚੋਣ ਉਹ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਪੂਰੇ ਟਰਮ ਦੌਰਾਨ ਲਗਾਤਾਰ ਵਰਤੋਂਗੇ, ਬਿਨਾਂ ਸਾਈਨਚਰ ਜਾਂ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨੂੰ ਗੁਆਉਣ ਦੇ।
ਪੇਪਰ ਲੌਗ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ: ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰੋ, ਲਿਖੋ, ਸਾਈਨ ਕਰੋ। ਜਦ ਘੰਟੇ ਘੱਟ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਇੱਕੋ ਦਿਨ ਸਾਈਨ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਇਹ ਚੰਗੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਪਰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਆਉਂਦੀਆਂ ਹਨ: ਪੰਨੇ ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਲਿਖਤ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਘੰਟਿਆਂ ਦੀ ਜੋੜੀ-ਟੋਲੀ ਵਿੱਚ ਗਲਤੀਆਂ ਆਮ ਹਨ।
ਸਪ੍ਰੈੱਡਸ਼ੀਟ ਲਚਕਦਾਰ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਤੁਸੀਂ ਫਿਲਟਰ, ਜੋੜ ਅਤੇ ਨਕਲ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਇਹ ਥਾਂ-ਜਾਣਕਾਰੀ, ਸੰਪਰਕ ਵੇਰਵੇ ਜਾਂ ਸੇਵਾ ਵਰਗ ਵਰਗੇ ਵਾਧੂ ਫੀਲਡਾਂ ਲਈ ਵੀ ਵਧੀਆ ਹਨ। ਕੰਫਰੰਮੇਸ਼ਨ ਦਾ ਨੁਕਸ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਸੈੱਲ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਸੋਧਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਦਿਖਾਉਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸ ਨੇ ਕੀ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤਾ ਹੈ ਜਦ ਤੱਕ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਅਲੱਗ ਸਾਇਨ-ਆਫ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨਾ ਹੋਵੇ।
ਐਪ ਅਤੇ ਆਨਲਾਈਨ ਫਾਰਮ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਉਸ ਵੇਲੇ ਸਭ ਤੋਂ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੋਣ। ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਘੰਟਿਆਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਸਕੂਲ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨ ਲਾਇਕ ਨਿਰਯਾਤ ਵੀ ਪਾ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਤਬਦੀਲੀ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਸੈੱਟਅਪ ਦੀ ਲੋੜ ਪੈਂਦੀ ਹੈ: ਕਿਸ ਨੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇਣੀ ਹੈ, ਕੀ ਸਬੂਤ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸੋਧਾਂ ਕਿਵੇਂ ਸੰਭਾਲੀਆਂ ਜਾਣਗੀਆਂ—ਇਹ ਸਪਸ਼ਟ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਸਧਾਰਨ ਨਿਯਮ: ਇੱਕ ਵਿਦਿਆਰਥੀ, ਇੱਕ ਸਾਈਟ ਅਤੇ ਇੱਕੋ ਦਿਨ ਦੀਆਂ ਸਾਈਨਚਰਾਂ ਹੋਣ ਤੇ ਪੇਪਰ ਵਰਤੋ; ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਥਾਂ-ਵਾਰ ਜੋੜ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸਕੂਲ ਅਲੱਗ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਦਮ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਸਪ੍ਰੈੱਡਸ਼ੀਟ ਵਰਤੋ; ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਕਈ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਹਨ ਜਾਂ ਵੱਡਾ ਗਰੁੱਪ ਹੈ ਜਾਂ ਸਕੂਲ ਘੰਟਿਆਂ ਦੀ ਆਡੀਟ ਕਰਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਐਪ/ਫਾਰਮ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦਿਓ। ਜੇ ਸਕੂਲ ਸਖ਼ਤ ਹੈ, ਤਾਂ ਆਡੀਟ ਟ੍ਰੇਲ (ਤਾਰੀਖ, ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਸੋਧਾਂ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ) ਨੂੰ ਪ੍ਰਧਾਨਤਾ ਦਿਓ।
ਸ਼ੁਰੂ ਵਿੱਚ ਇਹ ਨਿਰਣਯ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ ਸਭ ਇਕ ਸਾਂਝੇ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਵਰਤਣਗੇ ਜਾਂ ਹਰ ਕੋਈ ਆਪਣਾ ਲੌਗ ਰੱਖੇਗਾ। ਸਾਂਝਾ ਟੈਮਪਲੇਟ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਵਾਉਣ ਵੇਲੇ "ਫਾਰਮੈਟ ਝਗੜੇ" ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਜੇ ਇਕ ਸਰਵਿਸ ਕਲੱਬ ਦੇ 25 ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਸਭ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਢੰਗ ਨਾਲ ਟਰੈਕ ਕਰਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਐਡਵਾਈਜ਼ਰ ਨੂੰ ਗੁੰਮ ਨੰਬਰਾਂ, ਅਸਪਸ਼ਟ ਤਾਰੀਖਾਂ ਅਤੇ ਗ਼ਲਤ ਜੋੜੀਆਂ ਦੀ ਪਿੱਛਾ ਕਰਨ ਪਿਆ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਲੌਗਿੰਗ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲਈ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਵਰਕਫਲੋ
ਵਲੰਟੀਅਰ ਘੰਟਿਆਂ ਲੌਗ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹਰ ਕੋਈ ਆਪਣਾ ਰੋਲ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਜਾਣਦਾ ਹੈ। ਇਸਨੂੰ ਤਿੰਨ-ਪੱਖੀ ਹੱਥ ਮਿਲਾਉਣ ਵਾਂਗ ਸੋਚੋ: ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਲਿਖਦਾ ਹੈ, ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਸਕੂਲ ਕੋਆਰਡੀਨੇਟਰ ਇਸ ਗੱਲ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਸਕੂਲ ਨਿਯਮਾਂ ਨਾਲ ਮਿਲਦਾ ਹੈ।
ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਨੂੰ ਹਰ ਸ਼ਿਫਟ ਮਗਰੋਂ (ਜਾਂ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ) ਐਂਟਰੀ ਬਣਾਉਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਸਿਰਫ ਉਹੀ ਸ਼ਿਫਟ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰੇ ਜੋ ਉਹ ਨੇ ਖੁਦ ਦਿਖੀ ਹੋਣ। ਸਕੂਲ ਕੋਆਰਡੀਨੇਟਰ ਹਰ ਘੰਟੇ ਨੂੰ ਸਾਈਟ 'ਤੇ ਨਹੀਂ ਵੇਰਫਾਈ ਕਰਦਾ, ਪਰ ਲੌਗ ਸਮੂਹ ਪੂਰਾ, ਪੜ੍ਹਨਯੋਗ ਅਤੇ ਕਰੈਡਿਟ ਯੋਗ ਹੈ ਕਿ ਨਹੀਂ, ਇਹ ਚੈੱਕ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਵਰਕਫਲੋ ਜੋ ਬਹੁਤ ਸਕੂਲ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਦੇ ਹਨ ਇਹ ਹੈ:
- ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਹਰ ਸ਼ਿਫਟ ਲੋਗ ਕਰੇ: ਤਾਰੀਖ, ਸ਼ੁਰੂ ਅਤੇ ਖਤਮ ਸਮਾਂ, ਸਥਾਨ ਅਤੇ ਛੋਟਾ ਨੋਟ।
- ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਸਮਾਂ 'ਤੇ ਐਂਟਰੀਜ਼ ਭੇਜੇ (ਹਰ ਸ਼ਿਫਟ ਮਗਰੋਂ ਜਾਂ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ)।
- ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਥੋੜੇ ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਕੇ 3-7 ਦਿਨਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰੇ।
- ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਅੰਤਿਮ ਮਿਆਦ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਰੀਮਾਈਂਡਰ ਜਾਏ।
- ਸਕੂਲ ਕੋਆਰਡੀਨੇਟਰ ਮਿਡਟਰਮ ਤੇ ਅਤੇ ਆਖਰੀ ਮਿਤੀ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕੁੱਲ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੇ।
ਟਾਈਮਿੰਗ ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਉਮੀਦ ਤੋਂ ਵੱਧ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਐਂਟਰੀਜ਼ ਇੱਕ ਮਹੀਨਾ ਬੈਠੀਆਂ ਰਹਿ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ ਤਾਂ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਵੇਰਵੇ ਭੁੱਲ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਸਟਾਫ ਬਦਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਦੇਰੀ ਨਾਲ ਮਿਲਦੀਆਂ ਹਨ। ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਨ ਨਾਲ ਯਾਦ ਤਾਜ਼ਾ ਰਹਿੰਦੀ ਅਤੇ ਗਲਤੀਆਂ ਸਹੀ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਆਸਾਨੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਸੋਧਾਂ ਲਈ ਨਿਯਮ ਤੈਅ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਪਾਲਣ ਕਰੋ। ਆਮ ਰਿਵਾਜ ਇਹ ਹੈ: ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਅਣਮਨਜ਼ੂਰ ਐਂਟਰੀਜ਼ ਨੂੰ ਆਜ਼ਾਦੀ ਨਾਲ ਸੋਧ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸੋਧ ਲਈ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੋਵੇ। ਜੇ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਉਪਲਬਧ ਨਹੀਂ, ਤਾਂ ਬੈਕਅੱਪ ਅਪ੍ਰੂਵਰ ਨਾਂ ਦਿਓ। ਕੋਈ ਵੀ ਸੋਧ ਛੋਟਾ ਕਾਰਨ-ਨੋਟ ਨਾਲ ਹੋਵੇ।
ਕਈ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਅਤੇ ਸਾਈਟ ਆਮ ਗੱਲ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਦੋ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸੰਗਠਨਾਂ 'ਤੇ ਵਲੰਟੀਅਰ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਐਂਟਰੀਜ਼ ਨੂੰ ਸਾਈਟ ਅਨੁਸਾਰ ਵੱਖਰਾ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਹਰ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਸਿਰਫ ਆਪਣੀਆਂ ਸ਼ਿਫਟਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰੇ। ਜੇ ਸਕੂਲ ਇੱਕ ਜੋੜੇ ਹੋਏ ਟੋਟਲ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਅੰਤ 'ਤੇ ਟੋਟਲ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰੋ, ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਨਹੀਂ।
ਉਦਾਹਰਣ: ਮਾਇਆ ਦੋ ਥਾਵਾਂ 'ਤੇ ਵਲੰਟੀਅਰ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਉਹ ਹਰ ਦਿਨ ਦੀਆਂ ਸ਼ਿਫਟਾਂ ਇੱਕੋ ਦਿਨ ਲੌਗ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਐਤਵਾਰ ਨੂੰ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਹਰ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਬੁੱਧਵਾਰ ਤੱਕ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਜਦ ਸਕੂਲ ਕੋਆਰਡੀਨੇਟਰ ਉਸ ਦੀਆਂ ਘੰਟਿਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਸਾਰਾ ਕੁਝ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਵੇਰੀਫਾਇਡ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਕਦਮ-ਬ-ਕਦਮ: ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਘੰਟਿਆਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਲੌਗ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਵਾਉਣ
Make Hours Math Consistent
Set rules for breaks, travel time, and rounding so totals match school policy.
ਆਪਣੇ ਲੌਗ ਨੂੰ ਰਸੀਦ ਵਾਂਗ ਟਰੀਟ ਕਰੋ: ਜਦ ਤਾਜ਼ਾ ਹੋ ਤਾਂ ਦਰਜ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਜਲਦੀ ਸਾਈਨ-ਆਫ ਲੈ ਲਵੋ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਕੋਈ ਭੁੱਲ ਨਾ ਜਾਵੇ।
1) ਇਕੋ ਦਿਨ ਵਿੱਚ ਸ਼ਿਫਟ ਲੌਗ ਕਰੋ
ਨਵੀਂ ਐਂਟਰੀ ਬਣਾਓ ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਤੁਸੀਂ ਖਤਮ ਕਰੋ (ਜਾਂ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਉਸੇ ਦਿਨ)। ਇੱਕ ਹਫ਼ਤਾ ਰਿਹਾ ਤਾਂ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਸਹੀ ਸਮਾਂ ਭੁੱਲ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਤਾਰੀਖਾ ਮਿਲ-ਝੁਲ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਾਂ ਕੀ ਕੀਤਾ ਉਹ ਭੁੱਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਲਿਖੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਹੜੇ ਸਮੇਂ ਲਈ ਨਿਯੁਕਤ ਸੀ ਅਤੇ ਫਿਰ ਅਸਲ ਸਮਿਆਂ ਅਨੁਸਾਰ ਢਾਲੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਬਰੇਕ ਲਈ ਗਏ ਹੋ ਤਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਦਰਜ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਕੁੱਲ ਸਮਾਂ ਸਮਝ ਆ ਜਾਏ।
2) ਉਹ ਵੇਰਵੇ ਜੋ ਸਕੂਲ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਾਂਚਦਾ ਹੈ ਜੋੜੋ
ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਐਂਟਰੀ ਵਿੱਚ ਉਹ ਸਾਰਾ ਕੁਝ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਦੇਣ ਵਾਲੇ ਹੋ। ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਰੱਦੀਆਂ ਭੁੱਲੇ ਇੱਕ ਹੀ ਛੋਟੇ ਵੇਰਵੇ ਕਰਕੇ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ।
ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਸਮੇਂ (ਜੇ ਲਾਗੂ ਹੋਵੇ), ਸੰਗਠਨ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਸਥਾਨ, ਆਪਣਾ ਕੰਮ ਦਾ ਛੋਟਾ ਵਰਣਨ, ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਅਹੁਦਾ ਅਤੇ ਫੋਨ ਜਾਂ ਈਮੇਲ, ਅਤੇ ਜੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਆਪਣਾ ਨਾਮ ਜਾਂ ਸਕੂਲ ID ਜ਼ਰੂਰ ਜੋੜੋ।
ਵਿਰਣਨ ਸਧਾਰਨ ਅਤੇ ਨਿਰਦੇਸ਼ਤ ਰੱਖੋ। "ਦਾਨ ਛਾਂਟਿਆ ਅਤੇ ਸ਼ੈਲਫ ਭਰਿਆ" ਕਹਿਣਾ "ਮਦਦ ਕੀਤੀ" ਤੋਂ ਬਿਹਤਰ ਹੈ।
3) ਜਦ ਆਸਾਨ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਤੋਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਮੰਗੋ
ਸ਼ਿਫਟ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਜਲਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਮੰਗੋ, ਆਦਰਸ਼ ਤੌਰ 'ਤੇ 24–48 ਘੰਟਿਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ। ਜੋ ਮਾਧਿਅਮ ਸੰਗਠਨ ਪਸੰਦ ਕਰਦਾ ਹੈ ਉਹੀ ਵਰਤੋ: ਕਾਗਜ਼ੀ ਸਾਈਨ, ਈਮੇਲ ਪੁਸ਼ਟੀ, ਜਾਂ ਐਪ।
ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਸਕੂਲ ਨੂੰ ਖਾਸ ਫਾਰਮ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਸਾਂਝਾ ਕਰੋ।最後ੇ ਸਮੇ ਪੁੱਟ ਕੇ ਨਾ ਜਾਵੋ।
4) ਗਲਤੀਆਂ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਅਤੇ ਨਰਮਤਾ ਨਾਲ ਸੰਭਾਲੋ
ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਸਮੇਂ-ਸਮਾਂ ਤੇ ਸਮਾਂ ਸਹੀ ਕਰਨ, ਸਪਸ਼ਟੀਕਰਨ ਮੰਗ ਸਕਦੇ ਹਨ ਜਾਂ ਐਂਟਰੀ ਰੱਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਜੇ ਉਹ ਕਰੈਡਿਟ ਲਈ ਯੋਗ ਨਹੀਂ ਲੱਗਦੀ। ਜੇ ਉਹ ਸੋਧ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਐਂਟਰੀ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉਸੇ ਦਿਨ ਦੁਬਾਰਾ ਭੇਜੋ।
5) ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇ ਸਬੂਤ ਸੰਭਾਲੋ
ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਮਿਲਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਸਬੂਤ ਰੱਖੋ। ਕਾਗਜ਼ੀ ਲੌਗ ਲਈ ਸਾਫ ਤਸਵੀਰ ਲਓ। ਡਿਜ਼ਿਟਲ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲਈ ਪੁਸ਼ਟੀ ਸੁਨੇਹਾ ਸੰਭਾਲੋ।
ਹਰ ਸਮੈਸਟਰ ਲਈ ਇੱਕ ਫੋਲਡਰ ਰੱਖੋ (ਕਾਗਜ਼ੀ ਜਾਂ ਡਿਜ਼ਿਟਲ)। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਕੁਝ ਸੋਧ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਅੰਤਿਮ ਕੁੱਲ ਉਸ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਬਦਲਾਅ ਦਾ ਕਾਰਨ ਦਰਜ ਹੈ।
ਉਦਾਹਰਣ: ਜੇ ਤੁਸੀਂ 3.0 ਘੰਟੇ ਲੌਗ ਕੀਤੇ ਪਰ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਨੇ 2.5 ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤੇ ਕਿਉਂਕਿ 30 ਮਿੰਟ ਬਰੇਕ ਸੀ, ਤਾਂ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਸੋਧੀ ਗਈ ਕੁੱਲ ਅਤੇ ਕਾਰਨ ਦਰਜ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਨਿਰਯਾਤ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਸਕੂਲ ਕਰੈਡਿਟ ਲਈ ਤਿਆਰੀ
ਜਦੋਂ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਨ ਦਾ ਸਮਾਂ ਆਉਂਦਾ ਹੈ, ਤੁਹਾਡਾ ਮਕਸਦ ਇਹ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸਕੂਲ ਦਫ਼ਤਰ ਲਈ ਘੰਟਿਆਂ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਵੇਰਫਾਈ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਹੋ ਜਾਵੇ। ਇਕ ਮਜ਼ਬੂਤ ਲੌਗ ਸਿਰਫ ਇੱਕ ਨੰਬਰ ਨਹੀਂ ਦਿਖਾਉਂਦਾ; ਇਹ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਘੰਟੇ ਕਿੱਥੋਂ ਆਏ, ਕਦੋਂ ਹੋਏ ਅਤੇ ਕਿਸ ਨੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤਾ।
ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹ ਤੈਅ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਘੰਟਿਆਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਜੋੜਨਾ ਹੈ। ਬਹੁਤ ਸਕੂਲ ਇਕ ਗਰੈਂਡ ਟੋਟਲ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਸੀਮਾਅੰਤਰ (ਇਸ ਟਰਮ ਵਿੱਚ ਜਾਂ ਸਕੂਲ ਸਾਲ ਲਈ) ਅਤੇ ਸੰਗਠਨ ਮੁਤਾਬਕ ਭੀ ਜੋੜ ਦੇਣਾ ਮਦਦਗਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੀਆਂ ਸੂਚੀਆਂ ਜਾਂ ਗਲਤੀਆਂ (ਜਿਵੇਂ ਡੁਪਲਿਕੇਟ ਐਂਟਰੀਜ਼) ਨੂੰ ਫੜ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ।
ਸਕੂਲ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦੋ ਚੀਜ਼ਾਂ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ: ਕੁੱਲ ਅਤੇ ਦستخ਼ਤ ਨਾਲ ਪੁਸ਼ਟੀ। ਪੁਸ਼ਟੀ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਦੇ ਦستخ਼ਤ, ਪੱਤਰ ਜਾਂ ਐਪ ਵਿੱਚ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜੋ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਦਾ ਨਾਮ ਦਿਖਾਏ।
ਕਿਹੜੇ ਨਿਰਯਾਤ ਫਾਰਮੈਟ ਚੰਗੇ ਨਤੀਜੇ ਦਿੰਦੇ ਹਨ (ਅਤੇ ਕਦੋਂ)
ਤੁਹਾਡੇ ਨਿਰਯਾਤ ਨੂੰ ਉਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਚੁਣੋ ਜਿਵੇਂ ਤੁਹਾਡਾ ਸਕੂਲ ਰਿਵਿਊ ਕਰਦਾ ਹੈ:
- PDF ਸੰਖੇਪ: ਜਦ ਦਫ਼ਤਰ ਇੱਕ ਪ੍ਰਿੰਟ ਕਰਨ ਯੋਗ ਸਾਰ ਸਫ਼ਾ ਚਾਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਟੋਟਲ ਅਤੇ ਸਾਈਨ-ਅਫ ਖੇਤਰ ਹੋਵੇ।
- ਸਪ੍ਰੈੱਡਸ਼ੀਟ ਟੇਬਲ: ਜਦ ਕੌਂਸਲਰ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤਾਰੀਖਾਂ ਨਾਲ ਫਿਲਟਰ ਕਰਦਾ ਹੈ।
- CSV: ਜਦ ਸਕੂਲ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਡੇਟਾ ਫਾਈਲ ਜਾਂ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਅਪਲੋਡ ਮੰਗਦਾ ਹੈ।
ਜੋ ਕੁਝ ਵੀ ਤੁਸੀਂ ਨਿਰਯਾਤ ਕਰੋ, ਇੱਕ ਆਡੀਟ ਟ੍ਰੇਲ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕਰੋ। ਹਰ ਐਂਟਰੀ ਦਿਖਾਏ कि ਕਿਸ ਨੇ ਕਦੋਂ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤਾ, ਅਤੇ ਕੋਈ ਨੋਟਸ ਹੋਣ। ਜੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਮੌਖਿਕ ਹਨ, ਤਾਂ ਆਖਰੀ ਸੰਖੇਪ 'ਤੇ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਦੇ ਦستخ਼ਤ ਲੈ ਲਵੋ ਤਾਂ ਕਿ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਪੁਸ਼ਟੀ ਰਹੇ।
ਸਬਮਿਸ਼ਨ ਨੂੰ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਪੈਕੇਜ ਕਰੋ ਕਿ ਉਹ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਰਿਵਿਊ ਹੋ ਜਾਵੇ
ਸੰਖੇਪ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਰੱਖੋ, ਫਿਰ ਵੇਰਵੇ। ਇੱਕ ਸਾਫ ਪੈਕੇਜ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਹ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਇੱਕ-ਪੰਨਾ ਸੰਖੇਪ (ਤੁਹਾਡਾ ਨਾਮ, ਟਰਮ, ਗਰੈਂਡ ਟੋਟਲ ਅਤੇ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਸੰਪਰਕ), ਸੰਗਠਨ ਅਤੇ ਤਾਰੀਖ ਸੀਮਾ ਮੁਤਾਬਕ ਛੋਟਾ ਟੋਟਲ, ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਲੌਗ ਐਂਟਰੀਜ਼, ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇ ਸਬੂਤ (ਦستخ਼ਤ ਜਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਇਤਿਹਾਸ)। ਕੋਈ ਵੀ ਲੋੜੀਂਦਾ ਸਕੂਲ ਫਾਰਮ ਅਨੁਸਾਰ ਭਰੋ।
ਉਦਾਹਰਣ: ਜੇ ਮਾਇਆ ਦੋ ਥਾਵਾਂ 'ਤੇ ਵਲੰਟੀਅਰ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਉਹ 42 ਕੁੱਲ ਘੰਟੇ ਫਾਲ ਟਰਮ ਲਈ PDF ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ ਦਿਖਾ ਕੇ ਦੇਂਦੀ ਹੈ: ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀ 18 ਅਤੇ ਸ਼ੇਲਟਰ 24, ਫਿਰ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਐਂਟਰੀਜ਼ ਦੇ ਨਾਲ "Approved by Jordan Lee on Oct 12" ਵਰਗੇ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ।
ਪਰਾਈਵੇਸੀ ਅਤੇ ਇੰਟੈਗ੍ਰਿਟੀ: ਰਿਕਾਰਡ ਸਾਫ ਅਤੇ ਉਚਿਤ ਰੱਖਣਾ
Make a Mobile Hours Log
Create a mobile-first log so students can enter hours right after a shift.
ਵਲੰਟੀਅਰ ਘੰਟਿਆਂ ਲੌਗ ਸਧਾਰਨ ਹੋਣ ਲਈ ਹੀ ਬਣਾਏ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਦਰਸਾਉਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕੰਮ ਹੋਇਆ, ਕਦੋਂ ਹੋਇਆ ਅਤੇ ਕੌਣ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਵੇਰਵੇ ਇਕੱਠੇ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਸੁਰੱਖਿਆ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
ਸਿਰਫ਼ ਲੋੜੀਂਦੇ ਵੇਰਵੇ ਇਕੱਠੇ ਕਰੋ
ਉਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੀ ਰੱਖੋ ਜੋ ਸਕੂਲ ਘੰਟਿਆਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਲਈ ਵਰਤ ਸਕਦਾ ਹੈ: ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਦਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਸਕੂਲ ID (ਜੇ ਲੋੜੀਦਾ), ਸੰਗਠਨ ਅਤੇ ਸੇਵਾ ਦੀਆਂ ਤਾਰੀਖਾਂ, ਸ਼ੁਰੂ ਅਤੇ ਖਤਮ ਸਮਾਂ (ਜਾਂ ਕੁੱਲ ਘੰਟੇ) ਅਤੇ ਛੋਟਾ ਵਰਣਨ, ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਨਾਮ ਅਤੇ ਅਹੁਦਾ ਨਾਲ ਕਾਰਜਕਾਰੀ ਈਮੇਲ ਜਾਂ ਦਫ਼ਤਰੀ ਫੋਨ, ਅਤੇ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ।
ਨਾਬਾਲਗਾਂ ਲਈ ਸੰਪਰਕ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੇ ਨਾਲ ਧਿਆਨ ਰੱਖੋ। ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਜਾਂ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰਾਂ ਦੇ ਘਰੇਲੂ ਪਤੇ, ਨਿੱਜੀ ਫੋਨ ਨੰਬਰ ਜਾਂ ਨਿੱਜੀ ਈਮੇਲਾਂ ਤੋਂ ਬਚੋ। ਜੇ ਫਾਰਮ ਸੰਪਰਕ ਮੰਗਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਸੰਗਠਨ ਦਾ ਦਫ਼ਤਰੀ ਨੰਬਰ ਜਾਂ ਅਧਿਕਾਰਿਕ ਈਮੇਲ ਦਿਓ ਅਤੇ ਇਹ ਵੇਰਵੇ ਕੇਵਲ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਅਤੇ ਕੋਆਰਡੀਨੇਟਰ ਦੇ ਪਹੁੰਚ ਵਾਲੀ ਥਾਂ ਰੱਖੋ।
ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਨੂੰ ਠੀਕ ਸਮੇਂ ਤੱਕ ਰੱਖੋ
ਆਪਣੇ ਸਕੂਲ ਦੀ ਨੀਤੀ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਰੱਖੋ। ਜੇ ਨੀਤੀ ਨਹੀਂ ਦੱਸਦੀ, ਤਾਂ ਜਦ ਤੱਕ ਕਰੈਡਿਟ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਅਪੀਲ ਦੀ ਮਿਆਦ ਖਤਮ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ, ਰਿਕਾਰਡ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਰੱਖੋ, ਫਿਰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਡਿਲੀਟ ਜਾਂ ਆਰਕੀਵ ਕਰੋ। ਕਾਗਜ਼ੀ ਕਾਪੀਆਂ ਘਰ 'ਚ ਰੱਖੋ, ਸੈਕਲ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ। ਡਿਜ਼ਿਟਲ ਰਿਕਾਰਡ ਲਈ ਮਜ਼ਬੂਤ ਪਾਸਵਰਡ ਵਰਤੋ ਅਤੇ ਐਡਿਟ ਐਕਸੈਸ ਵਿਆਪਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਨਾ ਦਿਓ।
ਇੰਟੈਗ੍ਰਿਟੀ: ਭਰੋਸਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਓ
ਇमानਦਾਰੀ ਸਾਫ਼ੀ ਵਿੱਚ ਵੀ ਹੈ। ਅਸਲੀ ਸਮਾਂ ਦਿਓ, ਅਨੁਮਾਨ ਨਾ ਲਗਾਓ। ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਕੀਤਾ ਉਸਦਾ ਸਪਸ਼ਟ ਵਰਣਨ ਕਰੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਬਰੇਕ ਲਏ, ਤਾਂ ਉਹ ਗਿਣੋ ਨਹੀਂ ਜੇਕਰ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਕਹਿੰਦਾ ਕਿ ਬਰੇਕ ਗਿਣੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਜੇ ਵਾਦ-ਵਿਵਾਦ ਹੋ ਜਾਵੇ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਨਿੱਜੀ ਜੰਗ ਨਾ ਬਣਾਉ—ਕਾਗਜ਼ੀ ਕੰਮ ਵਾਂਗ ਹੱਲ ਕਰੋ। ਪੁੱਛੋ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਵਿੱਚ ਕਿਹੜਾ ਸਮਾਂ ਹੈ ਅਤੇ ਕਿਉਂ, ਆਪਣੇ ਨੋਟਸ (ਟੈਕਸਟ, ਕੈਲੰਡਰ ਐਂਟਰੀਜ਼, ਸ਼ਿਫਟ ਸ਼ੀਟ) ਸ਼ਾਂਤ ਪੱਧਰ 'ਤੇ ਦਿਖਾਓ, ਅਤੇ ਲੌਗ ਨੂੰ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਮੈਚ ਕਰੋ। ਜੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਕੋਆਰਡੀਨੇਟਰ ਸ਼ਿਫਟ ਲਿਸਟ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਸਕੂਲ ਦਾ ਵਾਦ-ਵਿਵਾਦ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਸ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੋ।
ਸਾਫ ਰਿਕਾਰਡ ਸਭ ਦੀ ਰੱਖਿਆ ਕਰਦੇ ਹਨ: ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਨੂੰ ਇਨਸਾਫ਼ੀ ਕਰੈਡਿਟ ਮਿਲਦਾ ਹੈ, ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰਾਂ ਉੱਤੇ ਦਬਾਅ ਨਹੀਂ ਪੈਂਦਾ, ਅਤੇ ਸਕੂਲ ਭਰੋਸੇ ਨਾਲ ਘੰਟਿਆਂ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ ਜੋ ਵਲੰਟੀਅਰ ਘੰਟਿਆਂ ਨੂੰ ਰੱਦ ਕਰਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਰੱਦੀਆਂ ਸਧਾਰਨ ਕਾਰਨਾਂ ਕਰਕੇ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ: ਪ੍ਰਮਾਣ ਦੀ ਘਾਟ, ਗਲਤ ਗਣਿਤ, ਜਾਂ ਵੇਰਵਾ ਜੋ ਪੱਕੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵੇਰਫਾਈ ਨਹੀਂ ਹੋ ਸਕਦੇ।
ਆਮ ਸਮੱਸਿਆ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜੋ ਜਾਂਚੀ ਨਹੀਂ ਜਾ ਸਕਦੀ। "ਫਰੰਟ ਡੈਸਕ" ਜਾ ਇੱਕ ਆਮ ਈਮੇਲ ਅਕਸਰ ਕਾਫੀ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ। ਸਕੂਲ ਅਕਸਰ ਇੱਕ ਅਸਲ ਵਿਅਕਤੀ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਿਸ ਨੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਦੇਖਿਆ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਤਾਰੀਖਾਂ ਅਤੇ ਘੰਟਿਆਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰ ਸਕੇ। ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਪੂਰਾ ਨਾਮ, ਅਹੁਦਾ ਅਤੇ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਇੱਕ ਕੰਮ ਵਾਲਾ ਫੋਨ ਨੰਬਰ ਜਾਂ ਈਮੇਲ ਦਰਜ ਕਰੋ।
ਸਮਾਂ ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਇੱਕ ਹੋਰ ਆਮ ਸਮੱਸਿਆ ਹਨ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਹਰ ਸ਼ਿਫਟ ਨੂੰ ਸਭ ਤੋਂ ਨਜ਼ਦੀਕੀ ਘੰਟੇ 'ਤੇ ਰਾਊਂਡ ਕਰਦੇ ਹੋ ਜਾਂ ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਬਾਅਦ ਸਮਿਆਂ ਨੂੰ ਯਾਦ ਕਰਕੇ ਦਰਜ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਹ ਅਨੁਮਾਨ ਵਾਂਗ ਲੱਗ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਸ਼ੁਰੂ ਅਤੇ ਖਤਮ ਸਮਾਂ ਵਰਤੋਂ, ਫਿਰ ਕੁੱਲ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨਿਕਲਣ ਦਿਓ। ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਇੱਕੋ ਜਿਹੇ ਨੰਬਰਾਂ ਵਾਲਾ ਲੌਗ (ਹਮੇਸ਼ਾ 2.0 ਘੰਟੇ) ਸਵਾਲ ਖੜ੍ਹਾ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਉਹ ਘੰਟੇ ਜੋ ਗਿਣੇ ਨਹੀਂ ਜਾਂਦੇ ਉਹ ਮਿਲਾਉਣ ਨਾ ਕਰੋ। ਭੁਗਤਾਨ ਵਰਕ, ਕਲਾਸ ਸਮਾਂ, ਸਟਡੀ ਹਾਲ ਜਾਂ ਯਾਤਰਾ ਸਮਾਂ ਸ਼ਾਇਦ ਮਨਜ਼ੂਰ ਨਾ ਹੋਵੇ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਕਲਾਸ ਰਾਹੀਂ ਕਿਸੇ ਇਵੈਂਟ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕੀਤੀ, ਤਾਂ ਉਸਨੂੰ ਲੇਬਲ ਕਰੋ ਅਤੇ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਸਕੂਲ ਨਿਯਮ ਚੈੱਕ ਕਰੋ।
ਹੋਰ ਆਮ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਵਿੱਚ ਡੁਪਲਿਕੇਟ ਐਂਟਰੀਜ਼, ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਸੋਧ ਬਿਨਾਂ ਦੁਬਾਰਾ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਵਾਏ, ਅਤੇ ਇੱਕੋ ਘੰਟਿਆਂ ਨੂੰ ਦੋ ਵੱਖਰੇ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮਾਂ ਲਈ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਵਾਉਣਾ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹਨ।
ਅੰਤਿਮ ਮਿਆਦ ਤੱਕ ਉਡੀਕ ਕਰਨ ਨਾਲ ਵਿਅਕਤੀਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵੀ ਸਮੱਸਿਆ ਆਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਜਦੋਂ ਲੌਗ ਦੇਰ ਨਾਲ ਆਉਂਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰਨ ਲਈ ਸਮਾਂ ਨਹੀਂ ਬਚਦਾ।
ਉਦਾਹਰਣ: ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਹਰ ਸ਼ਨਿਵਾਰ ਵਲੰਟੀਅਰ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਪਿਛਲੇ ਹਫ਼ਤੇ ਦੀ ਐਂਟਰੀ ਨਕਲ ਨਾ ਕਰੋ ਅਤੇ ਤਾਰੀਖ ਬਦਲਣਾ ਨਾ ਭੁੱਲੋ। ਇੱਕ ਦੋਹਰਾਈ ਹੋਈ ਤਾਰੀਖ ਪੂਰੇ ਛੇਤੀ ਲਈ ਸ਼ੱਕ ਪੈਦਾ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੁਰੰਤ ਚੈੱਕਲਿਸਟ
Keep the Source Code
Keep ownership by exporting source code for your IT team or future updates.
ਕੋਈ ਵੀ ਚੀਜ਼ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਪੰਜ ਮਿੰਟ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਰੱਦੀਆਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਗੱਲ ਛੁੱਟ ਜਾਣ ਕਾਰਨ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ।
ਚੈੱਕ ਕਰੋ ਕਿ ਹਰ ਐਂਟਰੀ ਵਿੱਚ ਤਾਰੀਖ, ਸ਼ੁਰੂ ਸਮਾਂ, ਖਤਮ ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਇੱਕ ਕੁੱਲ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਸਕੂਲ ਦੇ ਫਾਰਮੈਟ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦਾ ਹੈ (ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ 2:30 ਜੇ ਦਸ਼ਮਲਵ ਮਨਜ਼ੂਰ ਨਹੀਂ)। ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਸੰਗਠਨ ਦਾ ਨਾਮ ਹਰ ਵਾਰ ਇਕੋ ਹੀ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਲਿਖਿਆ ਗਿਆ ਹੈ ਅਤੇ ਸਕੂਲ ਜਿਸ ਨਾਮ ਨੂੰ ਪਰਛਾਣਦਾ ਹੈ ਉਹੀ ਹੋਵੇ। ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਦਾ ਪੂਰਾ ਨਾਮ ਅਤੇ ਸੰਪਰਕ ਪੜ੍ਹਨਯੋਗ ਹੋਣ ਅਤੇ ਲੋੜੀਂਦੇ ਸਮੇਂ ਲਈ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਮੌਜੂਦ ਹੋਣ ਚੈੱਕ ਕਰੋ।
ਫਿਰ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਟੋਟਲ ਸਕੂਲ ਫਾਰਮ ਅਤੇ ਕਟ-ਆਫ ਤਾਰੀਖ ਨਾਲ ਮਿਲਦੇ ਹਨ। ਸਿਰਫ ਉਨ੍ਹਾਂ ਘੰਟਿਆਂ ਨੂੰ ਗਿਣੋ ਜੋ ਡੈਡਲਾਈਨ ਤੱਕ ਹਨ, ਅਤੇ ਯਕੀਨ ਕਰੋ ਕਿ ਗਰੈਂਡ ਟੋਟਲ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤੇ ਐਂਟਰੀਜ਼ ਦੇ ਜੋੜ ਦੇ ਬਰਾਬਰ ਹੈ।
ਜੇ ਕੁਝ ਮੇਲ ਨਹੀਂ ਖਾਂਦਾ, ਤਾਂ ਅਨੁਮਾਨ ਨਾ ਲਗਾਓ। ਆਪਣੇ ਕੈਲੰਡਰ, ਟੈਕਸਟ ਜਾਂ ਸਾਈਨ-ਇਨ ਸ਼ੀਟ ਚੈੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਫਿਰ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਤੋਂ ਤਾਜ਼ਾ ਪੁਸ਼ਟੀ ਮੰਗੋ।
ਆਖਿਰਕਾਰ, ਛੋਟੀ ਪ੍ਰезੇਨਟੇਸ਼ਨ ਗਲਤੀਆਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਦਿਓ: ਤੁਹਾਡਾ ਨਾਮ ਸਕੂਲ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦਾ ਹੋਵੇ, ਤਾਰਿੱਖਾਂ ਲੋੜੀਦੇ ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ ਹੋਣ (ਕਈ ਸਕੂਲ MM/DD/YYYY ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ), ਅਤੇ ਕੋਲ-ਕੋਲ ਖਰੋਸ਼ ਜਾਂ ਉਤੇਜਨਾਅ ਵਾਲੀ ਲਿਖਤ ਨਾ ਹੋਵੇ। ਸਾਫ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਭਰੋਸਾ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਇਹ ਵਾਪਸੀ-ਜਾਣ-ਵਾਪਸੀ ਘਟਾਉਂਦੇ ਹਨ।
ਉਦਾਹਰਣ: ਇਕ ਵਾਸਤਵਿਕ ਸਮੈਸਟਰ ਲੌਗ ਅਤੇ ਅਗਲੇ ਕਦਮ
ਮਾਇਆ 10ਵੀਂ ਕਲਾਸ ਦੀ ਵਿਦਿਆਰਥਣ ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਸਮੈਸਟਰ ਦੇ ਅੰਤ ਤੱਕ 40 ਮਨਜ਼ੂਰ ਘੰਟੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਉਹ ਹਰ ਸ਼ਨਿਵਾਰ ਸਵੇਰੇ ਨਜ਼ਦੀਕੀ ਫੂਡ ਪੈਂਟਰੀ 'ਤੇ ਵਲੰਟੀਅਰ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਉਸਦਾ ਲਕਸ਼ ਸਪਸ਼ਟ ਹੈ: ਹਰ ਸ਼ਿਫਟ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਦਿਨ ਲੌਗ ਕਰੋ, ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲਵੋ, ਅਤੇ ਅਖੀਰ 'ਤੇ ਕੁੱਲ ਨਿਰਯਾਤ ਕਰੋ।
ਸਮੈਸਟਰ ਦੌਰਾਨ ਉਸ ਦੇ ਲੌਗ ਵਿੱਚ ਇਹ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੈ:
- ਹਫ਼ਤਾ 1: 3 ਘੰਟੇ (9:00-12:00) ਲੌਗ ਕੀਤੇ। ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਸੋਮਵਾਰ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਦਾ ਹੈ।
- ਹਫ਼ਤਾ 3: ਮਾਇਆ 9:00 ਦੀ ਥਾਂ 8:00 ਟਾਈਪ ਕਰ ਦੇਂਦੀ। ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਰੱਦ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਅਤੇ ਨੋਟ ਦੇਂਦਾ। ਮਾਇਆ ਸੋਧ ਕਰਦੀ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
- ਹਫ਼ਤਾ 6: ਉਹ ਦਾਨ ਲਿਆਉਣ ਲਈ ਵਾਧੂ ਇਕ ਘੰਟਾ ਰਹਿੰਦੀ। ਉਹ 4 ਘੰਟੇ ਲੌਗ ਕਰਦੀ ਅਤੇ वर्णਨ ਵਿੱਚ "Donation pickup" ਜੋੜਦੀ, ਫਿਰ ਮਨਜ਼ੂਰ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
- ਹਫ਼ਤਾ 9: ਉਹ ਅਗਲੇ ਸਪਤਾਹ ਤੱਕ ਲੌਗ ਕਰਨਾ ਭੁੱਲ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਫਿਰ ਵੀ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਦਾ ਹੈ ਪਰ ਅਗਾਂਹ ਤੋਂ 48 ਘੰਟਿਆਂ ਵਿੱਚ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਨ ਦੀ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ।
- ਹਫ਼ਤਾ 12: ਪੈਂਟਰੀ ਛੁੱਟੀ ਕਾਰਨ ਬੰਦ ਹੈ। ਮਾਇਆ "0 ਘੰਟੇ, ਕੈਂਸਲਡ ਸ਼ਿਫਟ" ਨੋਟ ਜੋੜਦੀ ਤਾਂ ਕਿ ਰੁਟੀਨ ਲਗਾਤਾਰ ਰਹੇ।
ਹਫ਼ਤਾ 14 ਤੱਕ ਉਸ ਕੋਲ 41.5 ਮਨਜ਼ੂਰ ਘੰਟੇ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਵਾਧੂ 1.5 ਘੰਟੇ ਮਦਦ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਕੁਝ ਸਕੂਲ ਅਸਪਸ਼ਟ, ਅਨਮਨਜ਼ੂਰ ਜਾਂ ਟਰਮ ਦੇ ਬਾਹਰ ਦੇ ਸਮੇਂ ਨੂੰ ਬਾਹਰ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ।
ਜਦੋਂ ਉਹ ਸਬਮਿਸ਼ਨ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਮਾਇਆ ਸਿਰਫ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤੀਆਂ ਐਂਟਰੀਜ਼ ਨਿਰਯਾਤ ਕਰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਤਾਰੀਖ ਸੀਮਾ ਮੁਤਾਬਕ ਟੋਟਲ ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਉਹ ਚੈਕ ਕਰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਨਾਮ ਸਕੂਲ ਰਿਕਾਰਡ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਰਿੱਖਾਂ ਸਮੈਸਟਰ ਵਿੱਚ ਹਨ ਅਤੇ ਹਰ ਐਂਟਰੀ 'ਤੇ ਇੱਕੋ ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਨਾਮ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ ਹੈ।
ਮਾਇਆ ਦੇ ਤਰੀਕੇ ਨੂੰ ਨਕਲ ਕਰਨ ਲਈ ਅਗਲੇ ਕਦਮ:
- ਇਕ ਫਾਰਮੈਟ ਚੁਣੋ (ਕਾਗਜ਼, ਸਪ੍ਰੈੱਡਸ਼ੀਟ ਜਾਂ ਐਪ) ਅਤੇ ਉਸ ਤੇ ਟਿਕੇ ਰਹੋ।
- ਸਧਾਰਨ ਨਿਯਮ ਸੈਟ ਕਰੋ: ਇਕੋ ਦਿਨ ਲੌਗ, ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ, ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਘਟਨਾਵਾਂ ਲਈ ਨੋਟ।
- ਪਹਿਲਾਂ ਤੈਅ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ ਗਿਣਿਆ ਜਾਵੇ (ਯਾਤਰਾ, ਬਰੇਕ, ਫੰਡਰੇਜ਼ਿੰਗ) ਸਕੂਲ ਨੀਤੀ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ।
- ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਜਲਦੀ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਗਲਤੀਆਂ ਸਹੀ ਕਰਨ ਲਈ ਸਮਾਂ ਮਿਲੇ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਕਸਟਮ ਟ੍ਰੈਕਰ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਵਿਦਿਆਰਥੀ ਐਂਟਰੀਜ਼, ਸੂਪਰਵਾਇਜ਼ਰ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਅਤੇ ਸਾਫ ਨਿਰਯਾਤ ਹੋਣ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਚੈਟ ਵਿੱਚ ਵਰਣਨ ਕਰ ਕੇ ਅਤੇ ਸਕੂਲ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਅਨੁਸਾਰ ਅਪਡੇਟ ਕਰਕੇ Koder.ai 'ਤੇ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਅੰਦਰੂਨੀ ਟੂਲ ਬਣਵਾ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਅਕਸਰ ਪੁੱਛੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਸਵਾਲ
What is a volunteer hours log, in plain terms?
A volunteer hours log is a record of your unpaid service time, like a timesheet. It usually includes the date, start and end time, what you did, where you did it, and who supervised you so the school can verify the hours.
Why do schools require a volunteer hours log?
Schools use logs to verify service fairly and consistently, especially when hours affect graduation requirements, course credit, awards, clubs, or scholarships. A clear log also helps resolve questions later because it shows who approved each entry and when.
What information should every log entry include?
Most schools want the organization or event name, date, location (if relevant), start and end time, total hours, and a brief task description. They also usually require a supervisor’s full name, title, and contact info plus a signature or other approval record.
Do I always need a supervisor signature or approval?
Usually yes, because schools treat supervisor sign-off as the proof that the service happened and that it qualifies. If you can’t get a signature, ask what alternate proof your school accepts before you assume the hours will count.
Should I subtract breaks from my volunteer hours?
Not always, but a good default is to record the exact time you were doing service work and exclude breaks unless the program says breaks count. If your shift includes a break, note it clearly so your total matches what a supervisor would expect.
Can I count travel time as volunteer hours?
Most schools do not count travel time to and from the site, even if it feels related. If your school does allow it, log it separately as travel time so it doesn’t look like you inflated service hours.
What kinds of activities usually don’t count as volunteer hours?
Household chores, helping a family business for profit, and paid work usually don’t qualify. Hours can also be rejected if the activity is mainly personal benefit rather than community service, so confirm eligibility with your school when you’re unsure.
How soon should I log my hours and ask for approval?
Log the shift immediately while you remember details, then request approval within 24–48 hours if possible. If you wait weeks, supervisors may forget, staffing may change, and it becomes much harder to correct mistakes.
Is it better to use paper, a spreadsheet, or an app?
Paper works when you can get same-day signatures and you won’t lose the sheet, but totals can be messy later. A spreadsheet helps with totals but is weak for verification, while an app or form system is best when you need clear approvals and exports for strict school review.
What mistakes most often get volunteer hours rejected?
The most common causes are missing supervisor contact info, vague descriptions, time math that doesn’t add up, and edits after approval without re-approval. Duplicate entries and using the same hours for two different programs can also trigger rejection.