ਜਾਣੋ ਕਿ ਵਰਕਫਲੋ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਕਿਵੇਂ "ਇੰਟਰਪ੍ਰਾਈਜ਼ ਪਲੰਬਿੰਗ" ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਕਿਉਂ IT ਬੋਤਲਨੇਕ ਕੰਪਨੀਆਂ ਨੂੰ ServiceNow ਵਰਗੇ ਪਲੇਟਫਾਰਮਾਂ ਵੱਲ ਧکیلਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਕਿਹੜੇ ਖਤਰੇ ਸੰਭਾਲਣੀ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹਨ।
“Enterprise plumbing” ਉਹ ਪਿਛੋਕੜ ਇੰਫ਼ਰਾਸਟਰਕਚਰ ਹੈ ਜੋ ਕੰਮ ਨੂੰ ਬਹਾਉਂਦਾ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਹਾਲਾਂਕਿ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਲੋਕ ਇਸ ਬਾਰੇ ਸੋਚਦੇ ਹੀ ਨਹੀਂ। ਇਹ ਤੁਹਾਡੀ ਪ੍ਰੋਡਕਟ, ਮਾਰਕੀਟਿੰਗ ਜਾਂ ਗ੍ਰਾਹਕ-ਸਾਮ੍ਹਣੇ ਐਪ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇਹ ਰਿਕਵੇਸਟਾਂ, approvals, ਹੈਂਡੌਫ਼ ਅਤੇ ਸਥਿਤੀ ਅਪਡੇਟਾਂ ਦਾ ਉਹ ਛੁਪਿਆ ਜਾਲ ਹੈ ਜੋ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਕਾਰਜ ਨੂੰ ਸੰਭਵ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਇਹ plumbing ਠੀਕ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਨਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਪਹਿਲੇ ਦਿਨ ਲੈਪਟੌਪ ਮਿਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਐਕਸੈਸ ਰਿਕਵੇਸਟਾਂ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਖੋ ਨਹੀਂ ਜਾਂਦੀਆਂ, ਅਤੇ incidents ਆਪਣੇ ਆਪ ਸਹੀ ਟੀਮ ਵੱਲ ਰੂਟ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਜਦੋਂ ਇਹ ਟੁੱਟਦੀ ਹੈ, ਲੋਕ spreadsheet, shared inboxes ਅਤੇ “ਮੈਨੂੰ Slack 'ਤੇ ping ਕਰੋ” ਵਰਗੀਆਂ ਇਮਪਰੋਵਾਈਜ਼ਡ ਰੀਤੀਆਂ ਨਾਲ ਕੰਮ ਚਲਾਉਂਦੇ ਹਨ—ਅਤੇ ਕੰਮ ਹੁਣ ਜਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੱਸਦੀ ਹੈ ਉਸ ਤੇ ਨਹੀਂ, ਬਲਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਿਸ ਨੂੰ ਜਾਣਦੇ ਹੋ ਉਸ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਛੋਟੀ ਟੀਮਾਂ ਅਨੌਪਚਾਰਿਕ ਸਮਨਵਯ ਨਾਲ ਚੱਲ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਵੱਡੀਆਂ ਸੰਗਠਨਾਂ ਨਹੀਂ। ਜਦੋਂ headcount ਵਧਦਾ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਦੇ ਹੋ:
ਹਰ ਵਾਧੂ ਹੈਂਡੌਫ਼ ਦੇ ਨਾਲ ਦੇਰੀ, ਡੁਪਲਿਕੇਟ ਕੰਮ ਅਤੇ ਛੁੱਟੇ ਨਿਯੰਤਰਣ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਵੱਧਦੀ ਹੈ। ਇਸੀ ਲਈ “plumbing” ਇੱਕ ਅਹਿਮ ਯੂਟਿਲਿਟੀ ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਹੈ: ਇਹ ਟੀਮਾਂ ਦੇ ਵਿਚਕਾਰ ਕੰਮ ਦੇ ਹ eclectic ਰਾਹ ਨੂੰ ਮਿਆਰੀਕ੍ਰਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ org chart ਬਦਲੇ।
ਜਦੋਂ IT bottleneck ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ—ਕਿਉਂਕਿ ਹਰ ਵਰਕਫਲੋ ਸਿਸਟਮਾਂ, ਐਕਸੈਸ ਅਤੇ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨਾਂ ਨੂੰ ਛੂਹਦੀ ਹੈ—ਤਾਂ ਕੰਪਨੀਆਂ ਫੈਲੀਆਂ ਹੋਈਆਂ point tools ਤੋਂ ਪਲੇਟਫਾਰਮਾਂ ਵੱਲ ਮੂੜਦੀਆਂ ਹਨ। ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਵਿੱਚ ਆਪ-ਆਪ ਭੇਤਰ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ, ਪਰ ਜਦੋਂ ਸਮਨਵਯ, ਗਵਰਨੈਂਸ ਅਤੇ ਮੁੜ-ਉਪਯੋਗ ਮਹੱਤਵ ਰੱਖਦੇ ਹਨ, ਉਹ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜੀਤਦੇ ਹਨ।
ਅਸੀਂ ਪ੍ਰੈਟੀਕਲ ਰਹਾਂਗੇ: ਇੱਕ ਠੋਸ ਉਦਾਹਰਨ (onboarding), ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਸੋਚ ਦੇ ਫਾਇਦੇ ਅਤੇ ਟਰੇਡ-ਆਫ਼, ਸਮਾਂ ਤੇ ਬਜਟ ਕਿੱਥੇ ਜਾਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਆਮ pitfalls ਜੋ automation ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਨੂੰ ਰੁਕਣ ਕਾਰਨ ਬਣਦੇ ਹਨ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਕੰਪਨੀਆਂ "ਐਪਾਂ" 'ਤੇ ਨਹੀਂ ਚਲਦੀਆਂ। ਉਹ ਕੰਮ 'ਤੇ ਚਲਦੀਆਂ ਹਨ: ਰਿਕਵੇਸਟਸ, approvals, ਟਾਸਕ ਅਤੇ exceptions ਜੋ ਟੀਮਾਂ ਅਤੇ ਸਿਸਟਮਾਂ ਵਿੱਚ ਨਿਚਲਦੇ ਹਨ। ਸ਼ੁਰੂ ਵਿੱਚ, ਤਨਜ਼ੀਮ apps ਠੀਕ ਰਹਿੰਦੀਆਂ ਹਨ—HR ਦਾ ਇੱਕ ਟੂਲ, IT ਦਾ ਦੂਜਾ, Finance ਦੀ ਤੀਜੀ। ਪਰ ਜਦੋਂ ਸੰਗਠਨ ਵਧਦਾ ਹੈ, ਅਸਲ ਮੁੱਲ ਉਹ end-to-end ਵਰਕਫਲੋ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਬਿਜਨੈਸ ਰਿਕਵੇਸਟ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਥਾਂ 'ਤੇ ਨਹੀਂ ਰਹਿੰਦੀ। “ਨਵਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀ onboarding” HR (employee record), IT (accounts ਅਤੇ devices), Facilities (badge ਅਤੇ ਡੈਸਕ), Security (ਐਕਸੈਸ approvals) ਅਤੇ ਕਈ ਵਾਰ Finance (cost center) ਨੂੰ ਛੂਹਦੀ ਹੈ। ਹਰ ਟੀਮ ਦਾ ਆਪਣਾ ਸਿਸਟਮ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਕੰਮ ਆਪਸ ਵਿੱਚ ਪਾਰ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਕੰਪਨੀ ਇਹ ਮਿਆਰ ਕਰ ਲੈਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਕਿਵੇਂ ਕੰਮ ਸਰਕਦੇ ਹਨ—ਭਾਵੇਂ underlying ਡੇਟਾ ਕਿੱਥੇ ਵੀ ਹੋਵੇ—ਤਾਂ ਵਰਕਫਲੋ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਇੱਕ ਮੁੱਖ ਯੂਟਿਲਿਟੀ ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
ਸਲੋਡਾਊਨ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਹੈਂਡੌਫ਼ਜ਼ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦੇ ਹਨ:
ਇਹ gaps ਸਿਰਫ ਜ਼ਰੇ ਦੀ ਉਲਝਣ ਨਹੀਂ; ਉਹ ਅਸਪਸ਼ਟੀ ਪੈਦਾ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਜਦੋਂ ਕਿਸੇ ਸਿਸਟਮ ਦੇ ਕੋਲ ਵਰਕਫਲੋ ਦੀ ‘ਮਾਲਕੀ’ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ, ਤਾਂ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਧੁੰਦਲੀ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਦੇਰੀਆਂ ਸਧਾਰਣ ਮਹਿਸੂਸ ਹੋਣ ਲੱਗਦੀਆਂ ਹਨ।
ਘੱਟ ਵਾਲੀਮ ਤੇ, ਪ੍ਰਤੀ ਰਿਕਵੇਸਟ ਕੁਝ ਮਿੰਟ ਦਾ ਰੀਵਰਕ ਠੀਕ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ। ਇੰਟਰਪ੍ਰਾਈਜ਼ ਪੈਮਾਣੇ 'ਤੇ—ਹਫ਼ਤੇ ਵਿੱਚ ਹਜ਼ਾਰਾਂ ਟਿਕਟ, ਬਦਲਾਅ, ਐਕਸੈਸ ਰਿਕਵੇਸਟ ਅਤੇ approvals—ਉਹ ਮਿੰਟ ਇਹਨਾਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਜਾਂਦੇ ਹਨ:
ਵਰਕਫਲੋ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਨੂੰ ਇੱਕ ਯੂਟਿਲਿਟੀ ਵਾਂਗ ਦੇਖੋ: ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਤਰੀਕਾ ਰਿਕਵੇਸਟ ਕੈਪਚਰ ਕਰਨ ਲਈ, ਟਾਸਕ ਰਾਉਟ ਕਰਨ ਲਈ, approvals ਇਕੱਠੇ ਕਰਨ ਲਈ, ਨੀਤੀਆਂ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਲਈ ਅਤੇ ਇੱਕ single status view ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਲਈ। ਮਕਸਦ ਹਰ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਟੂਲ ਨੂੰ ਬਦਲਣਾ ਨਹੀਂ—ਮਕਸਦ ਉਹ ਰਾਹ predictable ਬਣਾਉਣਾ ਹੈ ਜੋ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਵਿਚਕਾਰ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਰਿਕਵੇਸਟ, ਟਾਸਕ ਅਤੇ approvals ਇੱਕ ਸਾਂਝੇ ਪੈਟਰਨ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਟੀਮਾਂ "ਅੱਗੇ ਧੱਕਣ" ਵਿੱਚ ਘੱਟ ਸਮਾਂ ਲੈਂਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਮੁਰੰਮਤ 'ਤੇ ਜ਼ਿਆਦਾ ਧਿਆਨ ਦਿੰਦੇ ਹਨ।
ਜਦੋਂ ਵਰਕਫਲੋ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲੱਗਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਮੰਗ ਫੱਟਾਂ ਤੇ ਵੱਧ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਹਰ ਟੀਮ ਕਹਿੰਦੀ ਹੈ "ਸਿਰਫ਼ ਇਕ ਹੋਰ ਫਾਰਮ," "ਇਕ ਹੋਰ approval," "ਇਕ ਹੋਰ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ।" ਪਰ ਉਹ ਕੰਮ ਜੋ ਇਹ ਰਿਕਵੇਸਟਾਂ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ, ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਅਤੇ maintainable ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ IT ਤੇ ਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ bottleneck ਸਿਰਫ਼ ਇਹ ਨਹੀਂ ਕਿ "IT ਵਧੇਰੇ ਬਿਜ਼ੀ ਹੈ." ਇਸਦਾ ਇੱਕ ਪਛਾਣ ਯੋਗ ਨਮੂਨਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ:
ਵਿਰੋਧੀ ਗੱਲ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਲੱਛਣ ਉਸੇ ਵਕਤ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ automation ਮੁੱਲ ਦੇ ਰਹੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਲੋਕ ਇਸ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਉਹ ਹੋਰ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਪੋਇੰਟ ਸੌਲਿਊਸ਼ਨ ਉਪਯੋਗੀ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਹਰ ਇਕ ਇੱਕ ongoing "plumbing" ਕੰਮ ਜੋੜਦਾ ਹੈ:
ਜੇਕਰ ਇੱਕ ਟੂਲ "no-code" ਵੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇੰਟਰਪ੍ਰਾਈਜ਼ ਕੰਮ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਔਖਾ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ: ਡੇਟਾ ਮਾਡਲ ਨੂੰ align ਕਰਨਾ, system-of-record ਹੱਦਾਂ ਦਾ ਸન્મਾਨ, ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਨੂੰ failure modes ਦੀ ਮਾਲਕੀ ਲੈਨੀ ਪੈਂਦੀ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਵਰਕਫਲੋਜ਼ ਕਰਮਚਾਰੀ ਡੇਟਾ, ਗ੍ਰਾਹਕ ਡੇਟਾ ਜਾਂ ਵਿੱਤੀਆ approvals ਨੂੰ ਛੂਹਦੇ ਹਨ, ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਸਲੋ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ—ਨਾ ਕਿ ਇਸ ਲਈ ਕਿ ਸੁਰੱਖਿਆ ਪ੍ਰਗਟਾਵਟ ਰੋਕ ਰਹੀ ਹੋਵੇ, ਪਰ ਇਸ ਲਈ ਕਿ ਜੋਖਮ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ।
ਆਮ ਰਿਵਿਊ ਕਦਮਾਂ ਵਿੱਚ ਡੇਟਾ ਵਰਗੀਕਰਨ, retention ਨੀਤੀਆਂ, ਆਡੀਟ ਲੌਗਿੰਗ ਲੋੜਾਂ, ਕਾਰਜਾਂ ਦੀ ਵਿਭਾਜਨ ਅਤੇ ਤੀਸਰੇ-ਪੱਖ ਮੁੱਲਾਂਕਣ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ। ਹਰ ਨਵੇਂ ਐਪ ਲਈ ਇਹ ਗੁਣਾ ਕਰੋ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਨਤੀਜਾ ਵੇਖੋਗੇ: ਬਦਲਾਅ ਲੰਮਾ ਲੈਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ IT ਟ੍ਰੈਫਿਕ ਕੰਟਰੋਲਰ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਸਮੇਂ ਦੇ ਨਾਲ, IT ਦਾ ਕੰਮ ਨਵੀਆਂ ਸ਼ਕਤੀਆਂ ਦੇ ਸਪੁਰਦ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਦਲ ਕੇ ਜੋੜਨ, governors, ਅਤੇ ਸਿਸਟਮ ਚਲਾਉਣ ਤੇ ਤਬਦੀਲ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਟੀਮਾਂ ਅਜੇ ਵੀ ਨਵੀਨਤਾ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ—ਪਰ ਸਿਰਫ ਉਹ ਤੱਕ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ, ਆਈਡੈਂਟੀਟੀ, ਆਡੀਟੇਬਿਲਿਟੀ ਜਾਂ ਸਹਾਇਤਾ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ।
ਇਹ ਉਹ ਮੁਕਾਮ ਹੈ ਜਦੋਂ ਵਰਕਫਲੋ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਇੱਕ ਚੰਗੀ productivity ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਬਣ ਕੇ enterprise plumbing ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਹੈ: ਸਾਂਝੀ, ਮੂਲਭੂਤ, ਅਤੇ ਬਿਹਤਰ ਤਾਂ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਵਜੋਂ ਪ੍ਰਬੰਧਤ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ।
ਪੋਇੰਟ ਟੂਲਜ਼ ਅਤੇ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਦੋਹਾਂ ਕੰਮ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਉਹ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਲਈ ਬਣਾਏ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਇੱਕ ਪੋਇੰਟ ਟੂਲ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਟੀਮ-ਪੱਧਰੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਲਈ ਹੱਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ: ਮਾਰਕੀਟਿੰਗ approvals, ਇਕ ਛੋਟਾ HR ਰਿਕਵੇਸਟ ਫਲੋ, ਇੱਕ ਨਿਰਧਾਰਤ DevOps ਹੈਂਡਆਫ਼। ਇਹ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਡਿਪਲੋਏ ਹੁੰਦਾ, ਸਮਝਾਉਣਾ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦਾ, ਅਤੇ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਗਰੁੱਪ ਦੀ ਮਲਕੀਅਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਇੱਕ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਉਸ ਵੇਲੇ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਵਰਕਫਲੋ "ਕਰਾਸ-ਟੀਮ" ਹੋ—ਇਹ ਉਹ ਰਿਕਵੇਸਟ ਹਨ ਜੋ ਇੱਕ ਵਿਭਾਗ ਵਿੱਚ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਆਖ਼ਰਕਾਰ ਕਈ ਹੋਰਾਂ ਨੂੰ ਛੂਹਦੇ ਹਨ—IT, HR, Security, Facilities, Finance। ਓਹੀ ਜਗ੍ਹਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ enterprise plumbing ਮਹੱਤਵ ਰੱਖਦੀ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਵਰਕਫਲੋ ਸਥਾਨਕ ਅਤੇ ਘੱਟ-ਖਤਰੇ ਵਾਲੀ ਹੋਵੇ, ਪੋਇੰਟ ਟੂਲ ਚਮਕਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਟੀਮ ਟੂਲ ਚੁਣ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਇੱਕ ਫਾਰਮ configure ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਕੁਝ approvals ਜੋੜ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਅੱਗੇ ਵੱਧ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਪਰ ਜਦੋਂ ਵਾਲਿਊਮ ਵਧਦੀ ਹੈ ਜਾਂ ਹੋਰ ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ ਭਾਗ ਲੈਣਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ, ਤਦ trade-off ਨਜ਼ਰ ਆਉਂਦਾ ਹੈ:
ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਆਪਣੀ ਕੀਮਤ ਸਾਂਝੇ building blocks ਰਾਹੀਂ ਕਮਾਉਂਦੇ ਹਨ:
ਇਸੀ ਲਈ ਇੱਕ-ਆਫ਼ automation ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਵਿੱਚ standardization ਜ਼ਿਆਦਾ ਵਧੀਅਾ ਨਤੀਜੇ ਦਿੰਦੀ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਸੈਂਕੜਿਆਂ ਜਾਂ ਹਜ਼ਾਰਾਂ ਸਮਾਨ ਰਿਕਵੇਸਟ process ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ "ਕਰੀਬੀ ਕਨਸਿਸਟਨਸੀ" ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਪਰਫੈਕਟ ਕਸਟਮਾਈਜ਼ਡ ਵਰਕਫਲੋ ਤੋਂ ਵੱਧ ਕੀਮਤੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜੋ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਟੀਮ ਸਮਝਦੀ ਹੈ।
ਪੋਇੰਟ ਟੂਲ ਉਹਨਾਂ ਸਾਦੇ, ਸਥਾਨਕ, ਘੱਟ-ਖਤਰੇ ਵਾਲੇ ਵਰਕਫਲੋਜ਼ ਲਈ ਆਪਣੇ ਸਥਾਨ 'ਤੇ ਹੀ ਵਧੀਆ ਹਨ—ਖ਼ਾਸ ਕਰਕੇ ਜੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ enterprise-ਵਿਆਪੀ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ, ਕਠੋਰ ਨਿਯੰਤਰਣ ਜਾਂ ਡੀਪ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਰੱਖਦੀ। ਮੁੱਖ ਗੱਲ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਇਮਾਨਦਾਰੀ ਨਾਲ ਇਹ ਸੋਚੋ ਕਿ ਕੀ ਕੰਮ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਸਥਾਨਕ ਹੀ ਰਹਿਣ ਵਾਲਾ ਹੈ। ਜੇ ਨਹੀਂ, ਤਾਂ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਅプロਚ ਨੂੰ ਅਪਣਾਉਣ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਇਕੋ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਤੇਨ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਥਾਵਾਂ 'ਤੇ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਅਕਸਰ ServiceNow-ਸਟਾਈਲ ਪੀਚਜ਼ ਆਮ ਬੋਲਚਾਲ ਵਿੱਚ ਸਧਾਰਨ ਹੁੰਦੇ ਹਨ: ਕੰਮ ਇੱਕ ਦਰਵਾਜ਼ੇ ਰਾਹੀਂ ਆਉਂਦਾ ਹੈ, ਸਹੀ ਲੋਕਾਂ ਕੋਲ ਜਾਦਾ ਹੈ, ਸਹੀ ਕਦਮ ਲਗਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਆਖ਼ਿਰ ਤੱਕ ਦਿੱਖ ਵਿੱਚ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।
ਬਜਾਏ ਇਸਦੇ ਕਿ ਰਿਕਵੇਸਟਾਂ ਬਿਖਰੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ, ਚੈਟ ਅਤੇ ਗੱਲਬਾਤਾਂ ਰਾਹੀਂ ਆਉਣ, ਇੱਕ ਵਰਕਫਲੋ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਇੱਕ ਸੁਚਿੱਤ intake ਤਰੀਕਾ ਉਤਸ਼ਾਹਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ—ਅਕਸਰ ਇੱਕ ਫਾਰਮ, ਪੋਰਟਲ, ਜਾਂ ਕੈਟਾਲੋਗ ਆਈਟਮ। ਮਕਸਦ ਕਾਗਜ਼ੀ ਕਾਰਵਾਈ ਨਹੀਂ; ਇਹ ਓਹ ਵੀ ਸਿਮਪਲ ਵੇਰਵੇ ਕੈਪਚਰ ਕਰਨਾ ਹੈ ਜੋ ਆਮ follow-up ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦੇ ਹਨ: "ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਹੋਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਭੇਜ ਸਕਦੇ ਹੋ?"
ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਰਿਕਵੇਸਟ ਸਬਮਿਟ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, প্লੈਟਫਾਰਮ ਦਾ ਟੀਚਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ:
ਇਹ ਹੈ process orchestration ਦਾ ਮੁੱਖ: "ਇਹ ਕਿਸ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਹੈ?" ਅਤੇ "ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਕੀ ਹੈ?" ਨੂੰ ਇੱਕ ਰਿਪੀਟੇਬਲ ਫਲੋ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣਾ।
ਇੱਕ ਮੁੱਖ ਮੁੱਲ ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਸਥਾਨ ਹੋਵੇ ਜਿਥੇ ਕੰਮ ਦਰਜ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ: ਕਿਸ ਨੇ ਰਿਕਵੇਸਟ ਕੀਤੀ, ਕਿਸ ਨੇ approval ਦਿੱਤਾ, ਕਿਸ ਨੂੰ ਅਸਾਈਨ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਕੀ ਬਦਲਿਆ, ਅਤੇ ਕਦੋਂ। ਜਦੋਂ ਕੁਝ ਗਲਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਜਦੋਂ ਤਰਜੀਹਾਂ ਟਕਰਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਜਾਂ ਜਦੋਂ ਆਡੀਟਰ ਪੁੱਛਦੇ ਹਨ, "ਮੈਨੂੰ ਦਿਖਾਓ ਕਿ ਐਕਸੈਸ ਕਿਵੇਂ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ," ਇਹ ਇਤਿਹਾਸ ਕਾਰਗਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਸਵੈ-ਸੇਵਾ ਪੋਰਟਲ employees ਨੂੰ ਇਹ ਕਰਨ ਦੇ ਕੇ ਬੈਕ-ਅਤੇ-ਫੋਰਥ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ:
ServiceNow ਵਰਗੇ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਇਹ ਮਾਡਲ ਕਈ ਵਿਭਾਗਾਂ 'ਚ standardize ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ—ਇਹ ਦਾਅਵਾ ਨਹੀਂ ਕਿ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਹੀ ਗੰਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰ ਦੇਵੇਗਾ। ਮੁੱਲ ਉਸ ਵੇਲੇ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਉਹੇ ਵਰਕਫਲੋ ਪੈਟਰਨ ਕੰਸਿਸਟੈਂਟ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ, ਪੈਮਾਣੇ 'ਤੇ ਦੁਹਰਾਏ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਕਰਮਚਾਰੀ onboarding enterprise plumbing ਲਈ ਚੰਗੀ ਟੈਸਟ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ HR, IT, Security ਅਤੇ Facilities ਵੱਲੋਂ ਟ੍ਰੈਸ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਹਰ ਕੋਈ ਸਹਿਮਤ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਸਧਾਰਨ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ—ਫਿਰ ਵੀ ਅਕਸਰ ਇਹ ਓਸ ਜਗ੍ਹਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਕੰਮ ਚੁਪਚਾਪ ਟੁੱਟਦਾ ਹੈ।
ਹਾਇਰਿੰਗ ਮੈਨੇਜਰ HR ਨੂੰ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੋਈ ਅਗਲੇ ਸੋਮਾਂ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋ ਰਿਹਾ ਹੈ। HR ਇੱਕ spreadsheet ਅਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਕੁਝ ਈਮੇਲ ਭੇਜਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇੱਕ checklist ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। IT ਨੂੰ (ਫਿਰ ਈਮੇਲ ਰਾਹੀਂ) ਲੈਪਟਾਪ ਅਤੇ ਕੁਝ ਖਾਤਿਆਂ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। Security ਨੂੰ "ਸਿਰਫ਼ ਸੂਚਿਤ" ਕਰ ਦਿੱਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। Facilities ਨੂੰ ਨਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਬਾਰੇ ਉਸ ਵੇਲੇ ਪਤਾ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਨੋਟਿਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਡੈਸਕ ਨਹੀਂ ਹੈ।
ਸਮਾਂ ਛੋਟੀਆਂ, ਜਾਣਦੀਆਂ ਤਰੀਕਿਆਂ ਵਿੱਚ ਨਿਗਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ:
ਲੁਕਿਆ ਖ਼ਰਚ ਸਿਰਫ਼ ਦੇਰੀ ਨਹੀਂ—ਇਹ ਰੀਵਰਕ, ਵਾਧੂ ਹੈਂਡੌਫ਼ ਅਤੇ ਜਾਰਹੇ-ਫੀਚਰ 'ਤੇ ਕਿਸੇ ਨੂੰ chase ਕਰਨ ਦੀ ਲਗਾਤਾਰ ਲੋੜ ਹੈ।
ServiceNow ਵਰਗੇ ਵਰਕਫਲੋ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਨਾਲ, onboarding ਇੱਕ ਇੱਕਠੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸਮਨਵਿਤ ਟਾਸਕ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। HR ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਟੈਂਪਲੇਟ ਤੋਂ onboarding ਰਿਕਵੇਸਟ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦਾ (role-based, region-based, ਜਾਂ department-based)। ਉਹ ਰਿਕਵੇਸਟ ਆਪੋ-ਆਪ ਉਸੇ ਅਨੁਸਾਰ ਸਹੀ ਟੀਮਾਂ ਲਈ ਟਾਸਕ ਜਨਰੇਟ ਕਰਦੀ:
ਹਰ ਟਾਸਕ ਦਾ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਮਾਲਿਕ, ਡਿਊ ਡੇਟ, ਅਤੇ ਡਿਪੈਂਡੈਂਸੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਕਿਸੇ ਕਦਮ ਨੂੰ approval ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਇਹ ਸਹੀ ਵਿਅਕਤੀ ਕੋਲ ਰੂਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਫੈਸਲਾ ਦਰਜ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਕੁਝ ਬਦਲਦਾ ਹੈ—start date, location, role—ਤਾਂ ਵਰਕਫਲੋ ਡਾਊਨਸਟ੍ਰੀਮ ਟਾਸਕਾਂ ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ ਬਜਾਏ ਪੂਰੇ ਗੱਲ-ਬਾਤ ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਦੇ।
ਤੁਸੀਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤੇਜ਼ ਸਾਈਕਲ ਟਾਈਮ ਅਤੇ ਘੱਟ ਹੈਂਡੌਫ਼ ਵੇਖਦੇ ਹੋ ਕਿਉਂਕਿ ਕੰਮ ਲੜੀਵਾਰ ਹੈ ਅਤੇ ਦਿੱਖਯੋਗ ਹੈ। ਇਸ ਤੋਂ ਵੀ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ, ਤੁਸੀਂ consistency (ਟੈਂਪਲੇਟ), ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ (ਅਸਾਈਨਡ ਮਾਲਿਕ), ਅਤੇ ਰੱਖਿਆ-ਯੋਗਤਾ (ਆਡੀਟ ਟਰੇਲ) ਮਿਲਦੀ ਹੈ ਬਿਨਾਂ onboarding ਨੂੰ ਇੱਕ ਮਹਾਂ-ਬਿਊਰੋਕੇਰੈਟਿਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਬਣਾਏ।
ਵਰਕਫਲੋ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਅਕਸਰ ਇਸ ਲਈ ਫੇਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਮੁੱਖ ਲਾਜਿਕ ਔਖਾ ਹੈ—ਬਲਕਿ ਇਸ ਲਈ ਕਿ ਕੰਮ ਸਿਸਟਮਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਸਰਕਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ—ਅਤੇ ਹਰ ਹੈਂਡੌਫ਼ ਦੀ ਆਪਣੀ ਲਾਗਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਖਰਚ ਪਹਿਲੀ ਬਣਾਉਟ ਤੱਕ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ। ਇਹ ਸਾਰਾ ਕੰਮ ਉਸ ਦੇ ਬਾਅਦ ਆਉਂਦਾ ਹੈ:
ਇਹੀ "integration gravity" ਹੈ: ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕੁਝ ਮੁੱਖ ਸਿਸਟਮਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜ ਲੈਂਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਕੰਮ ਅਤੇ ਬਜਟ ਉਹਨਾਂ ਕਨੈਕਸ਼ਨਾਂ ਨੂੰ ਸਿਹਤਮੰਦ ਰੱਖਣ ਵੱਲ ਖਿੱਚੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਕਈ ਸੰਗਠਨਾਂ ਵਿੱਚ, ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਇੱਕ-ਆਫ਼ ਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ, ਕਸਟਮ webhook, ਅਤੇ ਛੋਟੇ ਕਨੈਕਟਰਾਂ ਵਜੋਂ ਇਕੱਠੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਇੱਕ ਤੁਰੰਤ ਸਮੱਸਿਆ ਹੱਲ ਕਰਨ ਲਈ ਬਣਾਏ ਗਏ ਸਨ। ਸਮੇਂ ਦੇ ਨਾਲ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਵਰਕਫਲੋ ਸਪ੍ਰੈਲ—ਦਹਾਈਆਂ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਜਿੱਥੇ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਜਾਣਦਾ:
ਜਦੋਂ ਉਹ ਵਿਅਕਤੀ ਚਲਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, automation ਸਕੇਲ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ—ਇਹ ਸਖ਼ਤ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
ServiceNow ਵਰਗਾ ਇੱਕ ਵਰਕਫਲੋ ਪਲੇਟਫਾਰਮ connectors, integration patterns, credentials, ਅਤੇ approval ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਕੇਂਦਰੀਕ੍ਰਿਤ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਕਿ ਟੀਮਾਂ building blocks ਨੂੰ ਮੁੜ-ਉਪਯੋਗ ਕਰਨ। ਇਸ ਨਾਲ ਡੁਪਲਿਕੇਟ ਯਤਨ ਘਟਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਬਦਲਾਅ ਜ਼ਿਆਦਾ ਪੇਸ਼ਗੀ ਅਨੁਮਾਨਯੋਗ ਬਣ ਜਾਂਦੇ ਹਨ: ਇੱਕ ਸਾਂਝੀ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਕਈ ਵਰਕਫਲੋਜ਼ ਨੂੰ ਲਾਭ ਮਿਲੇਗਾ।
ਜੇ ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ ਅੰਦਰੂਨੀ ਟੂਲ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਪ੍ਰੋਟੋਟਾਈਪ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ (ਉਦਾਹਰਨ ਵਜੋਂ, ਇੱਕ ਹਲਕਾ request portal ਜਾਂ approvals ਡੈਸ਼ਬੋਰਡ) ਪਹਿਲਾਂ, ਫਿਰ production ਵਿੱਚ harden ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, Koder.ai ਇੱਕ ਪ੍ਰਾਇਕਟਿਕਲ ਸਹਿਯੋਗ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ vibe-coding ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ chat ਇੰਟਰਫੇਸ ਤੋਂ web, backend, ਅਤੇ mobile ਐਪ ਬਣਾਉਣ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, source code export, deployment/hosting, custom domains, ਅਤੇ snapshots/rollback ਨਾਲ—ਜੋ workflow UX ਜਾਂ integration helpers 'ਤੇ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ iterate ਕਰਨ ਲਈ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਖਤਮ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਹਾਲੇ ਵੀ ਸਿਸਟਮ ਜੋੜਣੇ ਅਤੇ exceptions ਨੂੰ ਹੱਲ ਕਰਨਾ ਪਵੇਗਾ। ਫਰਕ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਦੋਹਰਾਅਯੋਗਤਾ: consistent tooling, ਸਾਂਝੀ governance, ਅਤੇ reusable components ਜੋ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਰੱਖ-ਰਖਾਵ ਨੂੰ ਇੱਕ ਪ੍ਰਬੰਧਤ ਅਭਿਆਸ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ—ਨਕਲੀ ਹੀਰੋ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਦੇ ਇਕੱਠੇ ਸਮੁੱਚੇ ਬਦਲੇ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ।
ਜਦੋਂ ਵਰਕਫਲੋ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਮਹੱਤਵਪੂਰਣ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡਾ ਬਦਲਾਅ ਪਿੱਛੇ ਨਹੀਂ—ਇਹ ਉਸ ਥਾਂ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਲੋਕ ਮਦਦ ਲਈ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਸਰਵਿਸ ਪੋਰਟਲ "ਫਰੰਟ ਡੋਰ" ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ: ਸੇਵਾਵਾਂ ਮੰਗਣ, ਮੁੱਦੇ ਰਿਪੋਰਟ ਕਰਨ, ਪ੍ਰਗਤਿ ਟ੍ਰੈਕ ਕਰਨ, ਅਤੇ ਜਵਾਬ ਲੱਭਣ ਲਈ ਇਕ ਇਕੱਲੀ, ਜਾਣ ਪਛਾਣ ਵਾਲੀ ਥਾਂ।
ਫਰੰਟ ਡੋਰ ਦੇ ਬਿਨਾ, ਕੰਮ ਹਰ ਥਾਂ ਆਉਂਦਾ ਹੈ: ਈਮੇਲ, ਚੈਟ, ਹਾਲਵੇ ਵਿਚ ਗੱਲਾਂ, spreadsheet ਟ੍ਰੈਕਰ, "ਜੋ ਜਾਣਦਾ ਹੈ ਉਸਨੂੰ" ਨੂੰ direct message. ਇਹ ਪਲ ਵਿੱਚ ਤੇਜ਼ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਅਦਿੱਖੇ ਕਤਾਰਾਂ, inconsistent ਪ੍ਰਾਥਮਿਕਤਾ, ਅਤੇ ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਦੁਹਰਾਈਆਂ follow-ups ਪੈਦਾ ਕਰਦਾ ਹੈ ("ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਮੇਰੀ ਈਮੇਲ ਵੇਖੀ?" ).
ਇੱਕ ਪੋਰਟਲ ਉਹਨਾਂ ਬਿਖਰੀਆਂ ਮੰਗਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਬੰਧਿਤ ਕੰਮ ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਲੋਕ ਸਥਿਤੀ, ਡੈਡਲਾਈਨ, ਅਤੇ ਮਾਲਿਕਾਨਾ ਵੇਖ ਸਕਦੇ ਹਨ—ਜੋ updates chase ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਸਮਾਨ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ (ਜਿਵੇਂ "Access," "Hardware," "New hire," "Payroll question") ਅਤੇ ਸੰਰਚਨਾਤਮਕ ਫਾਰਮ ਦੋ ਫ਼ਾਇਦੇ ਦਿੰਦੇ ਹਨ:
ਲਕਸ਼ ਫੀਲਡ ਵਧਾਉਣਾ ਨਹੀਂ; ਇਹ ਸਿਰਫ਼ ਉਹੀ ਪੁੱਛਣਾ ਹੈ ਜੋ ਬੈਕ-ਅਤੇ-ਫੋਰਥ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੋਵੇ।
ਪੋਰਟਲ ਸਧਾਰਨ knowledge articles ਲਈ ਵੀ ਘਰ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ: password reset steps, VPN setup, "ਕਿਵੇਂ ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਮੰਗੀਏ", ਆਮ ਨੀਤੀਆਂ ਬਾਰੇ ਸਵਾਲ। ਸਪਸ਼ਟ, searchable ਆਲੇਖ ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਮੰਗਾਂ ਨੂੰ ਡਿਫਲੈਕਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਖ਼ਾਸ ਕਰਕੇ ਜਦੋਂ ਉਹ ਰਿਕਵੇਸਟ ਫਾਰਮਾਂ ਤੋਂ ਸਿੱਧਾ ਲਿੰਕ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ("ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ...").
ਜੇ ਰਿਕਵੇਸਟ ਭੇਜਣ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਿਸੇ friendly admin ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਵੱਧ ਸਮਾਂ ਲੈਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਲੋਕ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਬਾਈਪਾਸ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਵਿੱਜੇਤ ਪੋਰਟਲ ਹਲਕੀਆਂ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦੇ ਹਨ: auto-filled ਵੇਰਵੇ, ਸਾਦੀ ਭਾਸ਼ਾ, ਮੋਬਾਈਲ-ਫ੍ਰੈਂਡਲੀ ਡਿਜ਼ਾਈਨ, ਤੇਜ਼ ਪੁਸ਼ਟੀਕਰਨ। ਪੋਰਟਲ ਉਸ ਵੇਲੇ ਕਾਮਯਾਬ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਰਾਹ ਸਭ ਤੋਂ ਘੱਟ ਰੋਡ ਤੋਂ ਲੰਘਦਾ ਹੋਵੇ।
ਵੱਡੀਆਂ ਸੰਗਠਨ ਵਰਕਫਲੋ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਨਹੀਂ ਅਪਣਾਉਂਦੀਆਂ ਸਿਰਫ਼ ਇਸ ਲਈ ਕਿ ਉਹ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਪਸੰਦ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਉਹ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇਸ ਲਈ ਅਪਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਸੁਰੱਖਿਆ, ਆਡੀਟ, ਅਤੇ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ "ਈਮੇਲ-ਅਤੇ-ਸਪੀਡਸ਼ੀਟ" ਕੰਮ ਨੂੰ ਜੋਖਿਮੀ, ਸਾਬਤ ਕਰਨਾ ਮੁਸ਼ਕਿਲ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਮਹਿਲਕੀ ਖ਼ਰਚੀਲਾ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਜਦੋਂ ਹਰ ਟੀਮ ਆਪਣੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ, ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਅਸਪਸ਼ਟ ਮਾਲਿਕਾਨਾ, ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਡੇਟਾ ਤੱਕ inconsistent ਪਹੁੰਚ, ਅਤੇ ਕਿਸ ਨੇ ਕੀ approve ਕੀਤਾ ਇਸਦਾ ਕੋਈ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਰਿਕਾਰਡ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ। ServiceNow ਵਰਗੇ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਉਹਨਾਂ ਲੋੜਾਂ ਨੂੰ ਰੀਪੀਟੇਬਲ ਆਦਤਾਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਸਕਦੇ ਹਨ—ਬਿਨਾਂ ਹਰ ਵਿਭਾਗ ਦੇ ਆਪਣਾ mini compliance ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਬਣਾਉਣ ਦੇ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਗਵਰਨੈਂਸ ਲੋੜਾਂ ਕੁਝ ਨਿਯੰਤਰਣਾਂ ਵਿੱਚ ਨਿੰਬੇ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ:
ਮੁੱਖ ਲਾਭ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਨਿਯੰਤਰਣ ਫਲੋ ਵਿੱਚ ਹੀ ਬਣੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਨਾ ਕਿ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਜੋੜੇ ਜਾਂ।
ਕਾਫ਼ੀ ਜੋਖਿਮ ਭਲਮਨੀਆ shortcuts ਤੋਂ ਆਉਂਦਾ ਹੈ: ਕੋਈ ਕਿਸੇ ਖਾਤੇ ਨੂੰ "ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਵਾਰੀ" ਲੱਭਕੇ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਟੀਮ standard checklist ਨੂੰ ਬਾਈਪਾਸ ਕਰ ਕੇ ਡੈਡਲਾਈਨ ਪੂਰੀ ਕਰਦੀ ਹੈ।
ਸਧਾਰਿਤ ਵਰਕਫਲੋ ad-hoc ਬਦਲਾਵਾਂ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰਸਤਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਜੇ access requests, exceptions, ਅਤੇ emergency changes ਸਾਰੇ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਦਮ ਰੱਖਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਅਤੇ consistent ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਅੱਗੇ ਵੱਧ ਸਕਦੇ ਹੋ—ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਜਦੋਂ ਸਟਾਫ਼ ਘੁੰਮਣ ਜਾਂ ਟੀਮਾਂ ਉੱਤੇ ਦਬਾਅ ਹੋਵੇ।
ਗਵਰਨੈਂਸ ਵਾਪਸੀ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜੇ ਹਰ ਰਿਕਵੇਸਟ ਨੂੰ ਪੰਜ approvals ਅਤੇ ਇੱਕ security ਰਿਵਿਊ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇ। ਇਹ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਨੂੰ ਇੱਕ ਹੋਰ ਉਡੀਕ ਕਮਰੇ ਵਾਂਗ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ side channels ਵੱਲ ਧੱਕਦਾ ਹੈ।
ਉੱਤਮ ਤਰੀਕਾ ਸਹੀ-ਸਾਈਜ਼ਿੰਗ ਨਿਯੰਤਰਣ ਹੈ:
ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਗਵਰਨੈਂਸ ਤੇਜ਼ੀ ਨੂੰ ਰੋਕ ਨਹੀਂ, ਬਲਕਿ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰਸਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਭੱਜਣ ਦੇ ਨਿਯਮ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।
ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਏਕੀਕਰਨ ਉਸ ਵੇਲੇ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਕੰਪਨੀ ਹਰ ਟੀਮ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਆਪਣੀ ਰਿਕਵੇਸਟ ਫਾਰਮ, ਵਰਕਫਲੋ ਟੂਲ ਅਤੇ ਟ੍ਰੈਕਰ ਚੁਣਨ ਤੋਂ ਰੋਕ ਕੇ, ਇੱਕ ਛੋਟੇ ਸੈੱਟ ਸਿਸਟਮਾਂ 'ਤੇ ਮਿਆਰੀਕਰਨ ਕਰ ਲੈਂਦੀ ਹੈ ਜੋ "ਕਾਰੋਬਾਰ ਵਿੱਚ ਕੰਮ ਨੂੰ ਸਰਕਾਉਂਦੇ ਹਨ"। ਜਦੋਂ ਲੋਕ ਕਹਿੰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਇੱਕ ਪਲੇਟਫਾਰਮ "ਜਿੱਤ ਗਿਆ," ਉਹ ਅਕਸਰ ਇਹ ਮਤਲਬ ਲੈਂਦੇ ਹਨ: ਘੱਟ ਥਾਵਾਂ 'ਤੇ ਰਿਕਵੇਸਟ ਸੁਮਾ, ਘੱਟ ਵਰਕਫਲੋ ਇੰਜਣ ਮੈਨਟੇਨ ਕਰਨੇ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਢੰਗ ਜੋ ਸਥਿਤੀ, ਮਾਲਿਕਾਨਾ, ਅਤੇ ਆਡੀਟ ਇਤਿਹਾਸ ਨੂੰ ਵੇਖਣ ਦਾ।
ਇਹ ਕਦੇ ਵੀ ਆਈਡੀਓਲੋਜੀਕਲ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ। ਇਹ fragmentation ਦੀ ਵੱਧਦੀ ਕੀਮਤ ਦੁਆਰਾ ਚਲਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ:
ਸਮੇਂ ਦੇ ਨਾਲ, ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਇਹ ਟੈਕਸ ਦੇਰੀਆਂ ਵਿੱਚ ਭੁਗਤਦੀਆਂ ਹਨ: onboarding ਲੰਬਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ, approvals ਗੁੰਮ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ, ਅਤੇ IT ਡਿਫਾਲਟ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਟੀਮ ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਜੋ ਸਿਸਟਮਾਂ ਨੂੰ ਸਾਥੀ ਕਰਦੀ ਹੈ।
ਏਕੀਕਰਨ ਸਿਰਫ਼ ਤਕਨੀਕੀ ਫੈਸਲਾ ਨਹੀਂ। ਸਾਂਝੇ standards trade-offs ਨੂੰ ਮਜਬੂਰ ਕਰਦੇ ਹਨ: ਇੱਕ ਟੀਮ ਆਪਣਾ ਮਨਪਸੰਦ ਟੂਲ ਛੱਡਦੀ ਹੈ, ਦੂਜੀ ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਡੇਟਾ ਮਾਡਲ ਅਪਣਾਉਂਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਹਰ ਕੋਈ ਇਹ ਮੰਨਦਾ ਹੈ ਕਿ "done" ਦਾ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ। ਇਹ ਸਹਿਮਤੀ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਾਰਜਕਾਰੀ ਬੈਕਿੰਗ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦੀ ਹੈ—ਕਿਸੇ ਐਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਜੋ ਹੋਰਾਂ ਦੇ ਮੁਕਾਬਲੇ ਇੰਟਰਪ੍ਰਾਈਜ਼ ਨਤੀਜਿਆਂ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦੇ ਸਕੇ।
ਪਹਿਲਾਂ ਏਕੀਕਰਣ ਉਹਥੇ ਕਰੋ ਜਿੱਥੇ ਵਰਕਫਲੋਜ਼:
ਨਿਸ਼ਚਿਤ, ਨਿਸ਼ਾਨਦਾਰੀ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਪੋਇੰਟ ਟੂਲ ਰੱਖੋ। ਫਰੰਟ ਡੋਰ ਅਤੇ ਕਰਾਸ-ਟੀਮ ਆਰਕੇਸਟਰੈਸ਼ਨ ਨੂੰ standardize ਕਰੋ, ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਵੇਖੋਂਗੇ ਕਿ ਕੁਝ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਲਈ ਕੁਦਰਤੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਿਵੇਂ ਨਿਕਲਦੇ ਹਨ।
ਵਰਕਫਲੋ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਇੱਕ ਤੇਜ਼ ਜਿੱਤ ਵਾਂਗ ਲੱਗ ਸਕਦਾ ਹੈ—ਜਦ ਤੱਕ ਪਹਿਲੀ ਲਹਿਰ ਦੀਆਂ ਰਿਕਵੇਸਟਾਂ ਨਹੀਂ ਆਉਂਦੀਆਂ ਅਤੇ ਸਿਸਟਮ ਅਧ-ਉਪਚਾਰਤ ਅਣ-ਸੁਧਾਰਿਤ ਸਥਿਤੀਆਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਤਿਬਿੰਬਿਤ ਕਰਨਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦਾ। ਇਹ ਆਮ pitfalls ਅਤੇ ਪ੍ਰੈਟੀਕਲ ਤਰੀਕੇ ਹਨ ਉਨ੍ਹਾਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ।
ਜੇ ਮੌਜੂਦਾ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਅਸਪਸ਼ਟ, exceptions ਨਾਲ ਭਰੀ, ਜਾਂ "ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਜਾਣਦੇ ਹੋ ਉਸ' ਤੇ ਨਿਰਭਰ" ਹੈ, ਤਾਂ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਸਿਰਫ਼ ਉਨ੍ਹਾਂ ਗਲਤੀਆਂ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਕਰੇਗਾ।
ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਕਰੋ minimum happy path ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰਕੇ, ਫਿਰ exceptions ਨੂੰ ਸੋਚ-ਸਮਝ ਕੇ ਜੋੜੋ। ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਨਿਯਮ: ਜੇ ਦੋ ਮੈਨੇਜਰ ਇੱਕੋ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਵਰਣਨ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਹੁਣੇ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰਨ ਲਈ ਤਿਆਰ ਨਹੀਂ ਹੋ।
ਹਰ edge case ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਲਈ ਬਹੁਤ ਵਿਲੱਖਣ ਫਾਰਮ, ਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ, ਅਤੇ ਇੱਕ-ਆਫ਼ ਲਾਜ਼ਰ ਬਣਾਉਣਾ ਆਸਾਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਨੁਕਸਾਨ ਬਾਅਦ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦਾ ਹੈ: upgrades ਖਤਰਨਾਕ ਬਣ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਟੈਸਟਿੰਗ ਭਾਰੀ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਸੁਧਾਰਾਂ ਨੂੰ ਅਪਣਾਉਣਾ ਔਖਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
configuration ਨੂੰ custom code 'ਤੇ ਤਰਜੀਹ ਦਿਓ। ਜਦੋਂ custom ਜਰੂਰੀ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ "ਕਿਉਂ" ਦਸਤਾਨ ਕਰੋ, ਇਸਨੂੰ ਮੋਡੀਊਲਰ ਰੱਖੋ, ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਚੀਜ਼ ਜੋ upgrades ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ ਉਸਨੂੰ ਇੱਕ ਮਾਲਿਕ ਦੇ ਤੌਰ ਤੇ ਲਓ।
ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਡੇਟਾ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਹੁੰਦੀ ਹੈ—categories, assignment groups, CI ਸੰਬੰਧ, approvals ਅਤੇ ownership। ਆਮ ਲੱਛਣਾਂ ਵਿੱਚ inconsistent categorization, duplicate records, ਅਤੇ ਮੁੱਖ ਡੇਟਾ ਸੈੱਟਾਂ ਲਈ ਕੋਈ ਸਪਸ਼ਟ ਮਾਲਿਕ ਨ ਹੋਣਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ।
ਇਸਨੂੰ ਸਧਾਰਨ ਮਿਆਰ ਨਾਲ ਠੀਕ ਕਰੋ: categories ਲਈ controlled lists, deduplication ਨੀਤੀਆਂ, ਅਤੇ ਨਾਂ-ਦਿੱਤੇ ਡੇਟਾ ਮਾਲਿਕ। intake 'ਤੇ ਹਲਕੀ validation ਜੋ ਖਰਾਬ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਰੋਕੇ।
ਲੋਕ ਸਿਰਫ਼ ਉਸੇ ਸਮੇਂ ਪੋਰਟਲ ਅਪਣਾਉਂਦੇ ਹਨ ਜਦੋਂ ਇਹ ਤੁਰੰਤ ਸਮਾਂ ਬਚਾਏ।
ਤੇਜ਼ੀ ਲਈ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰੋ: ਘੱਟ ਫੀਲਡ, auto-filled context, ਸਪਸ਼ਟ ਸਥਿਤੀ ਅਪਡੇਟ, ਅਤੇ ਘੱਟ ਹੈਂਡੌਫ਼। ਇੱਕ ਉੱਚ-ਵਾਲਿਊਮ ਯੂਜ਼ਕੇਸ ਸ਼ਿਪ ਕਰੋ ਜੋ ਈਮੇਲ ਅਤੇ ਬੈਕ-ਅਤੇ-ਫੋਰਥ ਨੂੰ ਖ਼ਤਮ ਕਰੇ।
ਪਲੇਟਫਾਰਮ "ਸੈੱਟ ਅਤੇ ਭੁੱਲ ਜਾਓ" ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ। ਐਡਮਿਨ ਟਾਈਮ, ਗਵਰਨੈਂਸ ਮੀਟਿੰਗਾਂ, ਅਤੇ ਬੈਕਲੌਗ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਲਗਾਤਾਰ ਕੰਮ ਹਨ।
ਇਸਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਬਣਾਓ: ਇੱਕ ਛੋਟਾ intake triage ਸਥਾਪਤ ਕਰੋ, ਪ੍ਰਾਥਮਿਕਤਾ ਨਿਯਮ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ, ਅਤੇ new builds ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ maintenance ਲਈ ਸਮਰੱਥਾ ਰੱਖੋ।
ਸਫਲ ServiceNow rollout ਹਰ ਮਾਡਿਊਲ ਨੂੰ ਚਾਲੂ ਕਰਨ ਬਾਰੇ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇਹ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਕਦਰ ਦਰਸਾਉਣ ਅਤੇ ਮੁੜ-ਉਪਯੋਗ ਆਦਤਾਂ ਬਣਾਉਣ ਬਾਰੇ ਹੈ ਤਾਂ ਕਿ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਲਗਾਤਾਰ ਬਿਨਾਂ ਨਿਰੰਤਰ ਹੀਰੋਇਕ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ਾਂ ਦੇ ਸੁਧਾਰ ਹੁੰਦੀ ਰਹੇ।
ਉਹਨਾਂ رਿਕਵੇਸਟਾਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੋ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਮਾਲਿਕ ਅਤੇ ਪੂਰਨ-ਤਾੜੀਬੱਧ ਕਦਮ ਰੱਖਦੀਆਂ ਹਨ—ਜਿਵੇਂ access requests, hardware orders, standard software, ਜਾਂ employee updates।
ਦੋ ਨਤੀਜਿਆਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਦਿਓ: ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ self-service ਅਨੁਭਵ (ਇੱਕ ਥਾਂ ਪੁੱਛਣ ਲਈ) ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਾਫ਼ fulfillment path (ਇੱਕ ਥਾਂ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲਈ)। approvals ਘੱਟ ਰੱਖੋ ਅਤੇ "definition of done" ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਰੋ ਤਾਂ ਹਰ ਕੋਈ ਸਹਿਮਤ ਹੋਵੇ ਕਿ ਰਿਕਵੇਸਟ ਕਦੋਂ ਪੂਰੀ ਗਿਣੀ ਜਾਏ।
ਜਦੋਂ ਪਹਿਲੇ ਵਰਕਫਲੋ live ਹੋ ਜਾਂ, ਡੇਟਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ friction ਘਟਾਓ। ਟਰੈਕ ਕਰੋ:
ਇਸ ਪੜਾਅ 'ਤੇ, ਫਾਰਮਾਂ, knowledge articles, ਅਤੇ routing ਨਿਯਮਾਂ 'ਤੇ iterate ਕਰੋ।_SMALL ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਬਹੁਤ ਸਾਰਾ ਬੈਕ-ਅਤੇ-ਫੋਰਥ ਘਟਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ।
ਸਕਾਲ ਕਰਨ ਲਈ ਸਪਸ਼ਟ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ platform ਦੇ ਨਾਲ-supplemental internal apps ਵੀ ਬਣਾ ਰਹੇ ਹੋ (ਉਦਾਹਰਨ: custom intake experience, lightweight mobile companion, ਜਾਂ workflow-specific dashboard), ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਐਪਸ ਨੂੰ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ maintain ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਪੈਟਰਨ ਬਣਾਓ। Koder.ai ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ React + Go (PostgreSQL) ਐਪਸ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਘੁਮਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਫਿਰ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ normal SDLC ਹੇਠ ਲੈ ਕੇ ਜਾਣ ਲਈ ਤਿਆਰ ਹੋ, source code export ਕਰੋ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਹੀ ਵਰਕਫਲੋਜ਼ ਅਤੇ ਮਾਲਿਕਾਂ ਚੁਣਨ ਲਈ ਇੱਕ ਤੇਜ਼ ਪ੍ਰਾਇਮਰ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਆਪਣੇ ਟੀਮ ਲਈ ਇਕ ਸਬੰਧਤ ਬਲੌਗ ਪੋਸਟ ਦੇਖੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਰੋਲਆਉਟ ਸਹਾਇਤਾ ਦਾ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਵਿਕਲਪਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰੋ।
"Enterprise plumbing" ਅੰਦਰੂਨੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕੰਮ ਚਲਾਉਣ ਵਾਲਾ ਉਹ ਜਾਲ ਹੈ—ਰਿਕਵੇਸਟਸ, approvals, ਹੈਂਡੌਫ਼ ਅਤੇ ਸਥਿਤੀ ਅੱਪਡੇਟ—ਜੋ ਵਿਭਾਗਾਂ ਵਿੱਚ ਕੰਮ ਬੜ੍ਹਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਗ੍ਰਾਹਕਾਂ ਲਈ ਵੇਚਣ ਵਾਲੀ ਚੀਜ਼ ਨਹੀਂ ਹੈ—ਇਹ ਉਹ ਅੰਦਰੂਨੀ ਯੰਤਰ ਹੈ ਜੋ onboarding, ਐਕਸੈਸ ਪਰੋਵੀਜ਼ਨਿੰਗ, incident routing, ਅਤੇ procurement ਵਰਗੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਲਗਾਤਾਰ ਚਲਾਉਂਦੀ ਹੈ।
ਜਦੋਂ headcount ਵਧਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਹੋਰ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਗਿਆਤਾ ਵਾਲੀਆਂ ਟੀਮਾਂ, ਨਿਯੰਤਰਣ ਅਤੇ ਉਹ ਟੂਲ ਮਿਲਦੇ ਹੋ ਜੋ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕ-ਦੂਜੇ ਨਾਲ ਨਹੀਂ ਗੱਲ ਕਰਦੇ।
ਇਸ ਨਾਲ ਹੈਂਡੌਫ਼ਜ਼ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਵੱਧਦੀ ਹੈ—ਅਤੇ ਹਰ ਹੈਂਡੌਫ਼ ਇੱਕ ਮੌਕਾ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ:
ਅਧਿਕਤਰ ਕੰਮ ਸਿਸਟਮਾਂ ਦੇ ਵਿੱਚਕਾਰ ਫਸ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਨਾ ਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ।
ਆਮ ਫੇਲ-ਪੋਇੰਟ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ:
IT bottleneck ਉਦੋਂ ਬਣਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਹਰ ਨਵੀਂ ਵਰਕਫਲੋ ਰਿਕਵੇਸਟ ਵਿੱਚ enterprise-ਗ੍ਰੇਡ ਕੰਮ ਲੱਗਦੇ ਹਨ, ਜਿਵੇਂ:
ਇਹਨਾਂ 'ਛੋਟੀਆਂ' ਬਦਲਾਵਾਂ (ਫੀਲਡ ਜੋੜਣਾ, ਰੂਟਿੰਗ ਟਵਿੱਅਕ ਕਰਨੀ, Slack/Teams ਨਾਲ ਜੋੜਨਾ) ਦੇ ਵੀ ਲੌਂਗ ਕਤਾਰ ਬਣ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਪ้อยਿੰਟ ਟੂਲ ਸਥਾਨਕ, ਘੱਟ-ਖਤਰੇ ਵਾਲੇ ਟੀਮ-ਸਾਈਜ਼ ਮੁਦਿਆਂ ਲਈ ਵਧੀਆ ਹਨ; ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਉਸ ਸਮੇਂ ਵਧिया ਹਨ ਜਦੋਂ ਕੰਮ ਕਈ ਟੀਮਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਲੰਘਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸੰਗਠਿਤ ਗਵਰਨੈਂਸ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ。
ਪ੍ਰਾਇਕਟਿਕਲ ਨਜ਼ਰੀਆ:
ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਸਾਂਝੇ ਭਾਗ-ਬਲਾਕਾਂ ਰਾਹੀਂ ਫਾਇਦਾ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਕਈ ਵਰਕਫਲੋਜ਼ 'ਚ ਦੁਹਰਾਏ ਜਾਂਦੇ ਹਨ:
ਨਤੀਜਾ: duplication ਘਟਦਾ ਹੈ—ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਪੈਟਰਨ ਅਪਡੇਟ ਕਰਨ ਤੇ ਕਈ ਵਰਕਫਲੋਜ਼ ਨੂੰ ਲਾਭ ਮਿਲਦਾ ਹੈ।
ਬੁਨਿਆਦੀ ਮਾਡਲ ਇਹ ਹੈ:
ਲਕਸ਼: ਇੱਕ ਮੁੜ-ਕਰਣ ਯੋਗ ਫਲੋ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ, ਨਾ ਕਿ ਸਿਰਫ ਇਕ ਟੀਮ ਦੀ ਚੈਕਲਿਸਟ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰਨਾ।
ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਦੇ ਬਿਨਾ, onboarding ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਈਮੇਲਾਂ, ਸਪੀਡਸ਼ੀਟਾਂ ਅਤੇ ਅਨੌਪਚਾਰਿਕ ਫਾਲੋਅੱਪ ਤੇ ਚਲਦੀ ਹੈ—ਜਿਸ ਨਾਲ ਕਾਫ਼ੀ ਕਦਮ ਛੁੱਟ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਮਾਲਿਕਾਨਾ ਅਸਪੱਸ਼ਟ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।
ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਵਰਕਫਲੋ ਨਾਲ onboarding ਇੱਕ ਸਮਨਵਿਤ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜੋ:
ਨਤੀਜਾ: ਘੱਟ ਹੈਂਡੌਫ਼, ਘੱਟ ਅਚਾਨਕ ਰੁਕਾਵਟਾਂ এবং ਇੱਕ ਸੁਚੱਜੀ ਆਡੀਟ ਟ੍ਰੇਲ।
ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਮਹਿੰਗਾ ਇਸ ਲਈ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਖਰਚ ਸਿਰਫ ਪਹਿਲੀ ਬਣਾਉਟ ਤੱਕ ਹੀ ਨਹੀਂ ਰੁਕਦਾ:
ਇਹੀ 'integration gravity' ਹੈ: ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕੁਝ ਮੁੱਖ ਸਿਸਟਮਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜ ਲੈਂਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਬਜਟ ਉਹਨਾਂ ਕਨੈਕਸ਼ਨ ਨੂੰ ਸਿਹਤਮੰਦ ਰੱਖਣ ਵੱਲ ਖਿੱਚਦਾ ਹੈ।
ਆਮ ਰੁਕਾਵਟਾਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਦੀਆਂ ਪ੍ਰාਟਿਕਲ ਚੀਜ਼ਾਂ:
ਇੱਕ ਉੱਤਮ ਪਹਿਲਾ ਕਦਮ ਹੈ ਇੱਕ ਉੱਚ-ਵਾਲਿਊਮ ਵਰਕਫਲੋ ਜਿਹੜਾ ਈਮੇਲ ਬੈਕ-ਅਤੇ-ਫੋਰਥ ਨੁਕਸਾਨ ਕਰਦਾ ਹੋवे।
