Slack ਦੀਆਂ ਮੰਗਾਂ ਨੂੰ ਗੁੰਝਲ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਅੰਦਰੂਨੀ ਉਤਪਾਦ ਬਣਾਓ

ਕਿਉਂ ਦੁਹਰਾਈਆਂ Slack ਬੇਨਤੀਆਂ ਸਮੱਸਿਆ ਬਣ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ

ਕੁਝ Slack ਬੇਨਤੀਆਂ ਸ਼ੁਰੂ ਵਿੱਚ ਵੱਡੀ ਗੱਲ ਨਹੀਂ ਲੱਗਦੀਆਂ। ਫਿਰ ਉਹੀ ਸਵਾਲ ਰੋਜ਼ ਆਣੇ ਲੱਗਦੇ ਹਨ: "ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਐਕਸੈਸ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹੋ?" "ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਰਿਪੋਰਟ ٹھੀਕ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ?" "ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਨਵਾਂ ਵਰਕਸਪੇਸ ਬਣਾ ਸਕਦੇ ਹੋ?" ਜੋ ਠੇਠੀ ਮਦਦ ਲੱਗ ਰਹੀ ਸੀ, ਉਹ ਬਿਨਾਂ ਕੋਈ ਰਚਨਾ ਦੇ ਇੱਕ ਗੈਰ-ਅਧਿਕਾਰਿਕ ਤਰੀਕੇ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।

ਪਹਿਲੀ ਸਮੱਸਿਆ ਹੈ ਫੈਲਾਅ। ਬੇਨਤੀਆਂ ਡਾਇਰੈਕਟ ਮੈਸੇਜਾਂ (DMs), ਟੀਮ ਚੈਨਲਾਂ, ਪ੍ਰਾਈਵੇਟ ਗਰੁੱਪਾਂ ਅਤੇ ਸਾਈਡ ਥਰੇਡਾਂ ਵਿੱਚ ਆਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਕੁਝ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਸੰਗ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਕੁਝ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ। ਲੋਕ ਯਾਦ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕਿਸੇ ਨੇ ਬੇਨਤੀ ਕੀਤੀ ਸੀ, ਪਰ ਨਹੀਂ ਪਤਾ ਹੁੰਦਾ ਕਿ ਕਿੱਥੋਂ ਜਾਂ ਕਿਸ ਨੇ ਸੰਭਾਲੀ। ਕੰਮ ਗੁੰਮ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਕਿਊ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਆਉਂਦਾ।

ਦੂਜੀ ਸਮੱਸਿਆ ਹੈ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਘਾਟ। ਲੋਕ ਅਕਸਰ ਜਲਦੀ ਪੁੱਛਦੇ ਹਨ, ਅਕਸਰ ਇਸ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕਿ ਉਹ ਜਾਣਦੇ ਕਿ ਕਿਹੜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਨੂੰ ਬੁਨਿਆਦੀ ਚੀਜ਼ਾਂ ਲਈ ਪਿੱਛਾ ਕਰਨਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ — ਕਿਸ ਨੂੰ ਐਕਸੈਸ ਚਾਹੀਦਾ, ਕਿਹੜਾ ਸਿਸਟਮ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ, ਜਾਂ ਕਦੋਂ ਚਾਹੀਦਾ। ਪੰਜ ਮਿੰਟ ਦਾ ਕੰਮ ਲੰਬੇ ਪਿੱਛੇ-ਫਿਰਦੇ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਅਹਮੀਆਤ ਇਸਨੂੰ ਹੋਰ ਖਰਾਬ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਸਭ ਤੋਂ ਉੱਚੀ ਆਵਾਜ਼ ਵਾਲਾ ਸੁਨੇਹਾ ਅੱਗੇ ਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ ਉਹ ਸਭ ਤੋਂ ਜ਼ਰੂਰੀ ਨਾ ਹੋਵੇ। ਠੰਢੀਆਂ ਪਰ ਮਿਹਨਤੀ ਬੇਨਤੀਆਂ ਪਿੱਛੇ ਰਹਿ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਸਮੇਂ ਦੇ ਨਾਲ ਟੀਮ ਤਰਜੀਹ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨਾ ਬੰਦ ਕਰ ਦਿੰਦੀ ਅਤੇ ਆਖ਼ਰੀ ਪੋਸਟ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਦੀ ਪ੍ਰੈਸ਼ਰ ਦੇ ਅਧਾਰ 'ਤੇ ਪ੍ਰਤੀਕਿਰਿਆ ਕਰਨ ਲੱਗਦੀ ਹੈ।

ਫਿਰ ਸਥਿਤੀ ਆਉਂਦੀ ਹੈ। ਸਾਂਝੇ ਕਿਊ ਦੇ ਬਿਨਾਂ ਸਧਾਰਨ ਸਵਾਲ ਘਨੇਰੇ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ:

• ਇਹ ਬੇਨਤੀ ਕਿਸ ਦੀ ਹੈ?
• ਕੀ ਇਹ ਇੰਤਜ਼ਾਰ 'ਤੇ ਹੈ, ਚੱਲ ਰਹੀ ਹੈ ਜਾਂ ਮੁਕੰਮਲ ਹੋ ਗਈ ਹੈ?
• ਕੀ ਇਹ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਜਗ੍ਹਾ ਤੇ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਸੰਭਾਲੀ ਗਈ ਸੀ?
• ਇਸ ਹਫ਼ਤੇ ਕਿੰਨੀਆਂ ਮਿਲਦੀਆਂ ਜੁਲਦੀਆਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਆਈਆਂ?

ਇਹ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ੀ ਦੁਹਰਾਏ ਕੰਮ, ਦੇਰੀਆਂ ਅਤੇ ਦੋਹਾਂ ਪਾਸਿਆਂ 'ਤੇ ਨਿਰਾਸ਼ਾ ਪੈਦਾ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਬੇਨਤੀ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਨੂੰ ਅਣਦੇਖਾ ਮਹਿਸੂਸ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਬੇਨਤੀਆਂ ਸੰਭਾਲਣ ਵਾਲੀ ਟੀਮ ਦਿਨ ਭਰ ਵਿਖੇ-ਵਿਖੇ ਰੁਕਾਉਟਾਂ ਦਾ ਸਾਹਮਣਾ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਜੋ ਚੈਟ ਦੀ ਸਮੱਸਿਆ ਲੱਗਦੀ ਹੈ, ਉਹ ਦਰਅਸਲ ਵਰਕਫਲੋ ਦੀ ਸਮੱਸਿਆ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।

ਉਹ ਬੇਨਤੀਆਂ ਲੱਭੋ ਜੋ ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ

ਉਹ ਬੇਨਤੀਆਂ ਲੱਭਣ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੋ ਬਾਰ-ਬਾਰ ਆਉਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਅਨੁਮਾਨ ਨਾ ਲਗਾਓ। ਪਿਛਲੇ ਦੋ ਤੋਂ ਚਾਰ ਹਫਤਿਆਂ ਦੇ ਅਸਲ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਦੀ ਸਮીਖਿਆ ਕਰੋ ਅਤੇ ਵੇਖੋ ਲੋਕ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਮੰਗ ਰਹੇ ਸਨ।

ਛੋਟੀ ਸਮੀਖਿਆ ਵਿੰਡੋ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਾਫ਼ੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਉਹ ਬੇਨਤੀਆਂ ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ ਜੋ ਹਰ ਹਫਤੇ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਪੁਰਾਣੀਆਂ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਮਾਮਲਿਆਂ ਨੂੰ ਨਹੀਂ ਖਿੱਚਦੀ।

ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨੂੰ ਸਕੈਨ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ, ਬੇਨਤੀਆਂ ਨੂੰ ਕਿਸਮਾਂ ਵਿੱਚ ਗਰੁੱਪ ਕਰੋ। ਤੁਹਾਨੂੰ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸਹੀ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ — ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਕਾਰਗਰ ਦ੍ਰਿਸ਼ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਹੜੀਆਂ ਮੰਗਾਂ ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਜਾ ਰਹੀਆਂ ਹਨ: ਐਕਸੈਸ ਦੀਆਂ ਬੇਨਤੀਆਂ, ਰਿਪੋਰਟ ਖਿੱਚਣਾ, ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਚੈੱਕ, ਛੋਟੇ ਡੇਟਾ ਅਪਡੇਟ, ਨਵੇਂ ਵਰਕਸਪੇਸ ਸੈਟਅਪ ਆਦਿ।

ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਸ਼ੀਟ ਕਾਫ਼ੀ ਹੈ। ਹਰ ਬੇਨਤੀ ਲਈ ਨੋਟ ਕਰੋ:

• ਕੀ ਮੰਗੀ ਗਈ ਸੀ
• ਉਸ ਕਿਸਮ ਦੀਆਂ ਕਿੰਨੀ ਵਾਰ ਆਈ
• ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕੌਣ ਮੰਗਦਾ ਹੈ
• ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕੌਣ ਸੰਭਾਲਦਾ ਹੈ

ਆਖ਼ਰੀ ਨੁਕਤਾ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਜੇ ਉਹੀ ਕੁਝ ਲੋਕ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਉਹੀ ਬੇਨਤੀਆਂ ਪੂਰੀਆਂ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਇੱਕ ਅੰਦਰੂਨੀ ਉਤਪਾਦ ਦਾ ਢਾਂਚਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਵੇਖ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਗਿਆਨ ਕਿੱਥੇ ਹੈ, ਦੇਰੀ ਕਿੱਥੇ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਕਦਮ ਕਿਸ ਉੱਤੇ ਨਿਰਭਰ ਹੈ।

ਪੈਟਰਨ ਜਲਦੀ ਪ੍ਰਗਟ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਸੇਲਜ਼ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਫਾਇਨੈਂਸ ਤੋਂ ਇਕੋ ਹੀ ਪ੍ਰਾਈਸਿੰਗ ਛੂਟ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਨਵੇਂ ਨੌਕਰ IT ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਜਿਹੀਆਂ ਐਪ ਪਰਮਿਸ਼ਨਾਂ ਲਈ ਮੇਸੇਜ ਕਰਦੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਮੈਨੇਜਰ ਓਪਸ ਨੂੰ ਹਰ ਹਫ਼ਤੇ ਇੱਕੋ ਜਿਹੇ ਸਥਿਤੀ ਅਪਡੇਟ ਲਈ ਥੋੜ੍ਹੇ-ਥੋੜ੍ਹੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿੱਚ ਪੁੱਛਿਆ ਕਰਦੇ ਹਨ।

ਹੁਣ ਲਈ ਅਪਵਾਦਾਂ ਨੂੰ ਛੱਡ ਦਿਓ। ਜੇ ਕੋਈ ਬੇਨਤੀ ਮਹੀਨੇ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵਾਰ ਆਈ ਅਤੇ ਖਾਸ ਸੰਜੋਇਆ ਹੋਇਆ ਸੀ, ਤਾਂ ਉਸਨੂੰ ਹਟਾਓ। ਲਕੜੀ ਦਾ ਟੁਕੜਾ ਲੱਭੋ: ਆਮ, ਬੋਰਿੰਗ ਅਤੇ ਆਸਾਨ-ਵਰਨਨ ਦੇ ਯੋਗ ਕੰਮ। ਇਹ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਸਧਾਰਨ ਕਰਨ ਯੋਗ, ਮਾਪਣਯੋਗ ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਇੰਟੇਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਤੋਂ ਸਭ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਲਾਭ ਪਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ।

ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਪਹਿਲਾ ਯੂਜ਼ ਕੇਸ ਚੁਣੋ

ਉਹਨਾਂ ਨਾਲੋਂ ਛੋਟੇ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੋ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਲੱਗਦੇ ਹਨ। ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਪਹਿਲਾ ਯੂਜ਼ ਕੇਸ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਸਭ ਤੋਂ ਜ਼ੋਰਦਾਰ ਸਮੱਸਿਆ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ — ਇਹ ਉਹ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਅਕਸਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਕੁਝ ਸਪਸ਼ਟ ਕਦਮਾਂ 'ਤੇ ਚੱਲਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਜਿਸਦਾ ਨਤੀਜਾ ਲੋਕ ਸਹਿਮਤ ਹੋ ਕੇ ਇੱਕ ਜੁਮੇਰੇ ਵਿੱਚ ਸਮਝਾ ਸਕਦੇ ਹਨ।

ਇੱਕ ਮਜ਼ਬੂਤ ਪਹਿਲਾ ਚੋਣ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਧਾਰਣ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਰਾਹ ਰੱਖਦੀ ਹੈ। ਇਕ ਵਾਰ ਬੇਨਤੀ, ਇਕ ਵਾਰ ਚੈੱਕ ਅਤੇ ਇਕ ਵਾਰ ਮੁਕੰਮਲ — ਇਹ ਉੱਤਮ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਪੰਜ ਟੀਮਾਂ ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਲੈਣਾ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਹੁਣ ਵੀ ਇੱਕ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦਾ ਨਕਸ਼ਾ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਨਾ ਕਿ ਇੱਕ ਸਾਫ਼ ਬੇਨਤੀ ਫਲੋ।

ਨਤੀਜੇ ਨੂੰ ਇੱਕ ਵਾਕ ਵਿੱਚ ਵਰਣਨ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ ਕਰੋ। ਜੇ ਉਹ ਵਾਕ ਢਿੱਲਾ محسوس ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਬੇਨਤੀ ਸੰਭਵਤ: ਬਹੁਤ ਵਿਆਪਕ ਹੈ।

"ਟੀਮ ਲਈ ਨਵਾਂ ਸ਼ੇਅਰਡ ਇੰਬਾਕਸ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਕੇ ਬਣਾਓ" ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਸ਼ੁਰੂਆਤਾਂ ਵਾਕ ਹੈ। "ਗਾਹਕ ਸੰਚਾਰ ਸੁਧਾਰੋ" ਨਹੀਂ — ਦੂਜਾ ਦਸ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਚੀਜ਼ਾਂ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਕਿਸੇ ਬੇਨਤੀ ਦੀ ਕਿਸਮ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪਰਯਾਪਤ ਛੋਟੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜੇ:

• ਇਸਦਾ ਸਪਸ਼ਟ ਸ਼ੁਰੂ ਅਤੇ ਖਤਮ ਹੋਵੇ
• ਲਗਭਗ ਹਰ ਵਾਰੀ ਇੱਕੋ ਜਿਹਾ ਵੇਰਵਾ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੋਵੇ
• ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਸੀਮਿਤ ਅਤੇ ਭਵਿੱਖੀ ਹੋਵੇ
• ਸਫਲਤਾ ਇੱਕ ਵਾਕ ਵਿੱਚ ਸਮਝਾਈ ਜਾ ਸਕੇ

ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਤੁਸੀਂ ਯੂਜ਼ ਕੇਸ ਚੁਣ ਲਿਆ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਮੈਟਰਿਕ ਚੁਣੋ ਜਿਹੜਾ ਦੇਖੋਗੇ। ਸਧਾਰਣ ਰੱਖੋ। ਇੰਤਜ਼ਾਰ ਸਮਾ (wait time) ਅਕਸਰ ਚੰਗੀ ਚੋਣ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਹਰ ਕੋਈ ਇਸਨੂੰ ਸਮਝਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਵੱਡੀ ਸਮੱਸਿਆ غلطੀਆਂ ਹਨ, ਤਾਂ ਰੀਵਰਕ ਟਰੈਕ ਕਰੋ — ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ ਕਿੰਨੀ ਵਾਰ ਟੀਮ ਨੂੰ ਘੁੱਟੀਆਂ ਵੇਰਵਿਆਂ ਲਈ ਵਾਪਿਸ ਪੁੱਛਣਾ ਪਿਆ।

ਇਹ ਪਹਿਲਾ ਯੂਜ਼ ਕੇਸ ਸਭ ਕੁਝ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਰੱਖਦਾ। ਇਹ ਸਿਰਫ਼ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਕ ਸੰਗਠਿਤ ਇੰਟੇਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਬਿਖਰੇ Slack ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨਾਲੋਂ ਬਿਹਤਰ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਛੋਟਾ ਵਰਜਨ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਅਸਲ ਡੇਟਾ, ਘੱਟ ਰਾਇਆਂ ਅਤੇ ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਲਈ ਬਹੁਤ ਸੁਗਮ ਰਾਹ ਹੋਵੇਗਾ।

ਇੱਕ ਸਾਫ਼ ਕਿਊ ਬਣਾਓ

ਪਹਿਲਾ ਸੁਧਾਰ ਸਧਾਰਨ ਹੈ: ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਆਗੇ ਦਰਵਾਜ਼ਾ ਦਿਓ। ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇਹ ਅਨੁਮਾਨ ਨਹੀਂ ਲਗਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਕਿ DM ਭੇਜਣੇ ਹਨ, ਟੀਮ ਚੈਨਲ ਵਿੱਚ ਪੋਸਟ ਕਰਨਾਂ ਹੈ ਜਾਂ ਜਿਸਨੂੰ ਫ੍ਰੀ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਉਹਨੂੰ ਟੈਗ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਫਾਰਮ, ਇੱਕ ਇੰਟੇਕ ਚੈਨਲ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਬੇਨਤੀ ਇਨਬਾਕਸ ਕਾਫ਼ੀ ਹੈ। ਟੂਲ ਦੀ ਮਹੱਤਤਾ ਘੱਟ ਹੈ — ਲਗਾਤਾਰ ਵਰਤੋਂ ਹੈ ਜੋ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ।

ਉਸ ਕਿਊ ਨੂੰ ਹਰ ਵਾਰੀ ਇੱਕੋ ਬੁਨਿਆਦੀ ਵੇਰਵੇ ਮੰਗਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ। ਛੋਟਾ ਰੱਖੋ ਪਰ ਲਾਭਦਾਇਕ: ਕੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਕਿਉਂ ਲੋੜ ਹੈ, ਕਦੋਂ ਲੋੜ ਹੈ ਅਤੇ ਜੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਕੌਣ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰੇਗਾ। ਜਦੋਂ ਇਹ ਵੇਰਵੇ ਮੌਜੂਦ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ, ਤਾਂ ਬੈਕ-ਅੰਦਰ-ਫੋਰਥ ਮੁੜ ਸ਼ੁਰੂ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਸਥਿਤੀ ਲੇਬਲ ਵੀ ਮਦਦਗਾਰ ਹਨ, ਪਰ ਸਿਰਫ ਜੇ ਉਹ ਸਧਾਰਨ ਤੇ ਵਿਆਖਿਆਯੋਗ ਹੋਣ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ ਜਟਿਲ ਸਿਸਟਮ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਸਿਰਫ ਇਹ ਜਾਣਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਹੋ ਰਿਹਾ ਹੈ:

• ਨਵਾਂ
• ਜਾਣਕਾਰੀ ਚਾਹੀਦੀ
• ਚੱਲ ਰਿਹਾ
• ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੀ ਉਡੀਕ
• ਮੁਕੰਮਲ

ਸਧਾਰਣ ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਕੋਈ ਵੀ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਕਿਊ ਸਮਝ ਸਕੇ। ਜੇ ਇੱਕ ਬੇਨਤੀ ਬਹੁਤ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਲਈ ਰੁਕੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਥਿਤੀ ਕਾਰਨ ਸਪਸ਼ਟ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਇਸ ਦੇ ਨਾਲ-ਨਾਲ, ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਜਾਂ ਇੱਕ ਟੀਮ ਨੂੰ ਕਿਊ ਨੂੰ ਟ੍ਰਾਇਜੇ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਦੇ ਦਿਓ। ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਇਹ ਨਹੀਂ ਕਿ ਉਹ ਸਭ ਕੰਮ ਕਰੇ — ਮਤਲਬ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਪਹਿਲੀ ਪ੍ਰਤੀਕ੍ਰਿਆ ਦੇਵੇ, ਜाँचੇ ਕਿ ਬੇਨਤੀ ਪੂਰੀ ਹੈ ਅਤੇ ਸਹੀ ਥਾਂ ਤੇ ਰੂਟ ਕਰੇ। ਸਪਸ਼ਟ ਮਾਲਕ ਦੇ ਬਿਨਾਂ, ਸਾਂਝਾ ਕਿਊ ਜਲਦੀ ਇੱਕ ਢੇਰ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਿਸਦੀ ਕੋਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਨਹੀਂ ਮਹਸੂਸ ਕਰਦਾ।

ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਟੈਸਟ ਇਹ ਹੈ: ਜੇ ਗਲਤੋਂ ਇੱਕ ਨਵਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਕੱਲ ਆ ਗਿਆ, ਕੀ ਉਹ ਬੇਨਤੀ ਸੁਨੇਹਾ ਭੇਜ ਸਕਦਾ ਹੈ ਬਿਨਾਂ ਪੁੱਛੇ ਕਿ ਇਹ ਕਿੱਥੇ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਹੈ? ਜੇ ਜਵਾਬ ਨਾ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਉਸਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰੋ। ਗੰਦਾ ਇੰਟੇਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਹੋਣ 'ਤੇ ਕੇਵਲ ਤੇਜ਼ ਗੰਦਾ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।

ਪਹਿਲਾਂ ਹੱਥੋਂ-ਹੱਥ ਚਲਾਓ

ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਇੱਕ ਜਾਂ ਦੋ ਹਫ਼ਤੇ ਲਈ ਮੈਨੂਅਲ ਚਲਾਓ। ਇਸ ਨਾਲ ਪਤਾ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਕਿ ਅਸਲ ਬੇਨਤੀਆਂ ਕਿਹੜੀਆਂ ਹਨ, ਲੋਕ ਕਿੱਥੇ ਫਸਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਕਿਹੜੇ ਹਿੱਸੇ ਵਾਕਈ ਇੱਕ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣ ਯੋਗ ਹਨ।

ਇੱਕ ਇੰਟੇਕ ਫਾਰਮ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਇਹ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਫਾਰਮ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਇੱਕ ਪਿੰਨ ਕੀਤਾ ਟੈਮਪਲੇਟ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਮਿਆਰੀ Slack ਸੁਨੇਹਾ ਜੋ ਲੋਕ ਕਾਪੀ ਕਰਕੇ ਭਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਜੋ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਉਹ ਸਥਿਰਤਾ ਹੈ: ਬੇਨਤੀ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਦਾ ਨਾਮ, ਉਹ ਕੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਕਿਉਂ ਲੋੜ ਹੈ, ਡੈਡਲਾਈਨ ਅਤੇ ਜੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀ।

ਫਿਰ ਨਵੇਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਸਮਿਆਂ 'ਤੇ ਕਰੋ, ਨਾ ਕਿ ਸਾਰਾ ਦਿਨ ਪ੍ਰਤੀਕਿਰਿਆ ਕਰੋ। ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ ਕਿਊ ਨੂੰ 10:00 ਅਤੇ 3:00 'ਤੇ ਰਿਵਿਊ ਕਰੋ। ਇਸ ਨਾਲ ਫੋਕਸ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਟੀਮ ਨੂੰ ਸਿਖਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਬੇਨਤੀਆਂ ਇੱਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਰਾਹੀਂ ਚਲਦੀਆਂ ਹਨ, ਬੇਸਹਾਰਾ ਪਿੰਗਾਂ ਰਾਹੀਂ ਨਹੀਂ।

ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਇੱਕੋ ਰਸਤੇ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ:

• ਬੇਨਤੀ ਪੜ੍ਹੋ ਅਤੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਕਿ ਜ਼ਰੂਰੀ ਵੇਰਵੇ ਹਨ
• ਗੁੰਝਲ ਭਰਤੀ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਉੱਤਰ ਵਿੱਚ ਘਟਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਮੰਗੋ, ਪੰਜ ਵਾਰ ਨਹੀਂ
• ਟਾਸਕ ਪੂਰਾ ਕਰੋ ਜਾਂ ਸਹੀ ਮਾਲਕ ਨੂੰ ਭੇਜੋ
• ਮੁਕੰਮਲ ਮਾਰਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਲੱਗੇ ਸਮੇਂ ਨੂੰ ਨੋਟ ਕਰੋ

ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕੰਮ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਉਹ ਕਦਮ ਲਿਖੋ ਜੋ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਲੈਂਦੇ ਹੋ। ਸਧਾਰਣ ਰੱਖੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਮੈਨੇਜ਼ਰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਜਾਂچਦੇ ਹੋ, ਇੱਕ ਟੂਲ ਤੋਂ ਦੂਜੇ ਵਿੱਚ ਡੇਟਾ ਨਕਲ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਜਾਂ ਉਹੀ ਫਾਲੋ-ਅਪ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਦੇ ਹੋ, ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਦਰਜ ਕਰੋ। ਇਹ ਦੁਹਰਾਏ ਕੰਮ ਭਵਿੱਖ ਦੇ ਬਿਹਤਰ ਵਰਕਫਲੋ ਲਈ ਕੱਚਾ ਮਾਲ ਹੋਂਦੇ ਹਨ।

ਸਾਥ ਹੀ ਸਪਸ਼ਟ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਰੁਕਾਵਟਾਂ ਨੂੰ ਟਰੈਕ ਕਰੋ। ਗੁੰਮ ਵੇਰਵੇ, ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੀ ਦੇਰੀ, ਅਸਪਸ਼ਟ ਮਾਲਕੀ, ਅਤੇ ਜਿਹੜੇ ਸਵਾਲ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਆਉਂਦੇ ਹਨ — ਇਹ ਲਿਖੋ। ਛੋਟੀ ਯੂਨੀਟ ਦੇ ਬਾਅਦ ਪੈਟਰਨ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਨਜ਼ਰ ਆਉਂਦੇ ਹਨ।

ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਸੰਕੇਤ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਲਈ ਤਿਆਰ ਹੋ ਉਹ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕਦਮ ਬਦਲਨਾ बन्द ਹੋ ਜਾਵੇ। ਜੇ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਬੇਨਤੀਆਂ ਇੱਕੋ ਰਸਤੇ 'ਤੇ ਚਲਦੀਆਂ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਉਸਨੂੰ ਘੇਰਣ ਲਈ ਕੋਈ ਢਾਂਚਾ ਹੈ। ਉਸ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਮੈਨੂਅਲ ਕੰਮ ਬੇਕਾਰ ਨਹੀਂ — ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਦੁਹਰਾਏ ਫੈਸਲਿਆਂ ਨੂੰ ਸਧਾਰਣ ਨਿਯਮਾਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲੋ

ਜੇ ਇੱਕੋ ਬੇਨਤੀ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਆ ਰਹੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸ ਦੇ ਨਿਰਣਯ ਸਿਰਫ਼ ਇਕ ਵਿਅਕਤੀ ਦੇ ਦਿਮਾਗ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਰਹਿਣੇ। ਹਰੇਕ ਵਾਰ ਕੀ ਜਾਂਚ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਉਹ ਲਿਖੋ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਅਸਲ ਕ੍ਰਮ ਅਨੁਸਾਰ ਰੱਖੋ। ਇਹ ਇੱਕ ਆਦਤ ਨੂੰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਹੋਰ ਲੋਕ ਅਨੁਸਰਣ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ।

ਉਹ ਸਵਾਲਾਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੋ ਨਤੀਜੇ ਨੂੰ ਬਦਲਦੇ ਹਨ। ਕੀ ਬੇਨਤੀ ਪੂਰੀ ਹੈ? ਕੀ ਵਿਅਕਤੀ ਕੋਲ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਹੈ? ਕੀ ਡੈਡਲਾਈਨ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ, ਪੇਰੋਲ ਜਾਂ ਗਾਹਕ ਕੰਮ ਨਾਲ ਜੁੜੀ ਹੈ? ਜੇ ਇਹ ਚੈੱਕ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਬੇਨਤੀਆਂ 'ਤੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਉਹ ਨਿਯਮਾਂ ਵਿੱਚ ਆਉਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।

ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਸੰਗਠਿਤ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਤਰੀਕਾ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕਰ ਦੇਵੋ:

• ਉਹ ਵੇਰਵੇ ਜੋ ਕੰਮ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਨ
• ਉਹ ਵੇਰਵੇ ਜੋ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹਨ ਪਰ ਰੁਕਾਅ ਨਹੀਂ ਬਣਦੇ
• ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਚੈੱਕ ਜਿਵੇਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀ, ਤਰਜੀਹ, ਮਾਲਕ ਅਤੇ ਮਿਆਦ
• ਜੋਖਮ ਸੰਕੇਤ ਜਿਵੇਂ ਐਕਸੈਸ ਲੈਵਲ, ਲਾਗਤ, ਸੁਰੱਖਿਆ ਜਾਂ ਗਾਹਕ ਪ੍ਰਭਾਵ

ਇਸ ਨਾਲ ਇੰਟੇਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਛੋਟੀ ਤੋਂ ਨਾ ਫਸੇ। ਜੇ ਮੈਨੇਜ਼ਰ ਇੱਕ ਮਦਦਗਾਰ ਵੇਰਵਾ ਭੁੱਲ ਗਿਆ ਪਰ ਕਰਮਚਾਰੀ, ਟੀਮ ਅਤੇ ਐਕਸੈਸ ਲੈਵਲ ਦਿੱਤਾ, ਤਾਂ ਬੇਨਤੀ ਅਗੇ ਵਧ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਫਿਰ ਉਹ ਆਮ ਫਲ-ਆਉਟ ਲਈ ਸਧਾਰਣ ਜਵਾਬ ਲਿਖੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਦੇਖਦੇ ਹੋ। ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਸਦਾ ਅਰਥ ਹੁੰਦਾ ਹੈ: ਮਨਜ਼ੂਰ, ਜਾਣਕਾਰੀ ਘੱਟ ਹੈ, ਗਲਤ ਚੈਨਲ, ਨਕਲ ਬੇਨਤੀ, ਜਾਂ ਸਮੀਖਿਆ ਲੋੜੀਦੀ। ਹਰ ਜਵਾਬ ਛੋਟਾ ਅਤੇ ਨਿਰਧਾਰਿਤ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਲੋਕ ਜਾਣਨ ਕਿ ਅਗਲਾ ਕਦਮ ਕੀ ਹੈ।

ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਹਰ ਵਾਰੀ ਨਵਾਂ ਉੱਤਰ ਲਿਖਣ ਦੇ ਬਦਲੇ, ਇਹ ਵਰਗੇ ਸੁਨੇਹੇ ਵਰਤੋ: "منਜ਼ੂਰ. ਐਕਸੈਸ ਅੱਜ ਸੈੱਟ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ" ਜਾਂ "ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਹੋਰ ਵੇਰਵਾ ਲੋੜੀਦਾ ਹੈ: ਮੈਨੇਜ਼ਰ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ।"

ਹਰ ਕਦਮ ਨਿਯਮ ਬਣਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਨਹੀਂ। ਮਨੁੱਖੀ ਫੈਸਲਾ ਉਹਨਾਂ ਮਾਮਲਿਆਂ ਲਈ ਬਚਾਉ — ਅਪਵਾਦ, ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਐਕਸੈਸ, ਅਸਧਾਰਨ ਡੈਡਲਾਈਨ ਜਾਂ ਨੀਤੀ ਤੋਂ ਪਰੇ ਕਿਸੇ ਬੇਨਤੀ ਲਈ। ਚੰਗੇ ਨਿਯਮ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਨਹੀਂ ਕੱਢਦੇ; ਉਹ ਬੇਕਾਰ ਬੈਕ-ਅੰਦਰ-ਫੋਰਥ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦੇ ਹਨ।

ਇੱਕ ਹਕੀਕਤੀ ਉਦਾਹਰਣ: ਨਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਐਕਸੈਸ

ਨਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਐਕਸੈਸ ਅਕਸਰ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਪਹਿਲਾ ਅੰਦਰੂਨੀ ਉਤਪਾਦ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਹਰ ਕੰਪਨੀ ਇਸ ਨਾਲ ਜੁਝਦੀ ਹੈ, ਕਦਮ ਦੁਹਰਾਏ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਦਿਨ ਇੱਕ 'ਤੇ ਕੁਝ ਛੁੱਟ ਜਾਣ ਦਾ ਖਰਚ ਸਪਸ਼ਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।

ਪੁਰਾਣਾ ਤਰੀਕਾ ਸੋਚੋ: ਇੱਕ ਮੈਨੇਜ਼ਰ Slack ਵਿੱਚ ਲਿਖਦਾ ਹੈ, "Sam ਸੋਮਵਾਰ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ। ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਉਸਨੂੰ ਸੈਟਅਪ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ?" ਫਿਰ ਤਿੰਨ ਵੱਖਰੀਆਂ ਟੀਮਾਂ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਦੀਆਂ ਹਨ, ਕੋਈ ਇੱਕ ਸਿਸਟਮ ਭੁੱਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ Sam ਆਪਣਾ ਪਹਿਲਾ ਸਵਾਲ ਐਕਸੈਸ ਲਈ ਉਡੀਕ ਕਰਦਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਬਿਹਤਰ ਤਰੀਕਾ ਇੱਕ ਸਾਫ਼ ਕਿਊ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਮੈਨੇਜ਼ਰ ਹਰ ਵਾਰੀ ਇਕੋ ਜਗ੍ਹਾ ਤੇ ਬੇਨਤੀ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਫਾਰਮ ਸਿਰਫ਼ ਉਹ ਵੇਰਵਾ ਮੰਗਦਾ ਹੈ ਜੋ ਮਾਮਲੇ ਵਿੱਚ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਨ: ਰੋਲ, ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਅਤੇ ਕਿਹੜੇ ਸਿਸਟਮ ਲੋੜੀਂਦੇ ਹਨ।

ਇਹ ਛੋਟਾ ਬਦਲ ਦੋ ਚੰਗੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਪਿੱਛੇ-ਫਿਰਦੇ ਨੂੰ ਹਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਦਰਜ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਬੇਨਤੀ ਕੀਤੀ ਗਈ ਅਤੇ ਕਦੋਂ।

ਮਿਆਰੀ ਰੋਲਾਂ ਲਈ, ਰਾਹ ਅਕਸਰ ਬੋਰਿੰਗ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ — ਚੰਗੇ ਅਰਥਾਂ ਵਿੱਚ। ਜੇ ਬੇਨਤੀ ਸੇਲਜ਼ ਨੰਬਰ ਲਈ ਹੋਵੇ, ਡਿਜ਼ਾਈਨਰ ਜਾਂ ਸਪੋਰਟ ਏਜੰਟ ਲਈ, ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਇੱਕੋ ਜਿਹੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਅਤੇ ਐਕਸੈਸ ਪੈਕੇਜ ਅਮਲ ਕੀਤੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਉਦਾਹਰਣ ਲਈ:

• ਸੇਲਜ਼: CRM, ਈਮੇਲ, ਕੈਲੇਂਡਰ ਅਤੇ ਕਾਲ ਟੂਲ
• ਡਿਜ਼ਾਈਨ: ਡਿਜ਼ਾਇਨ ਸਾਫਟਵੇਅਰ, ਸਾਂਝੇ ਡਰਾਈਵ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਟੂਲ
• ਸਪੋਰਟ: ਹੈਲਪਡੈਸਕ ਐਕਸੈਸ, ਅੰਦਰੂਨੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਤੇ ਟੀਮ ਚੈਟ ਚੈਨਲ

ਇਸ ਸਮੇਂ ਪ੍ਰਭਾਵਨ ਅਨੁਭਵ ਇੱਕ ਉਤਪਾਦ ਵਰਗਾ ਮਹਿਸੂਸ ਹੋਂਦਾ ਹੈ ਨਾ ਕਿ ਇੱਕ ਕਦਰ। ਲੋਕ ਜਾਣਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕਿੱਥੇ ਬੇਨਤੀ ਭੇਜਣੀ ਹੈ, ਕੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਆਮ ਰਸਤਾ ਕਿੰਨਾ ਸਮਾਂ ਲੈਂਦਾ ਹੈ।

ਹਰ ਬੇਨਤੀ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਨਹੀਂ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ। ਅਸਥਾਈ ਠੇਕੇਦਾਰ, ਕ੍ਰਾਸ-ਟੀਮ ਰੋਲ ਅਤੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਸਿਸਟਮਾਂ ਲਈ ਐਕਸੈਸ ਮਨੁੱਖੀ ਮਾਲਕ ਨਾਲ ਹੀ ਰਹਿਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਬੇਨਤੀਆਂ ਇੱਕੋ ਰਸਤੇ 'ਤੇ ਹਨ ਅਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਅਪਵਾਦ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਸੰਭਾਲ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਹੋਰ ਸੁਧਾਰ ਲਈ ਤਿਆਰ ਹੋ।

ਵਰਕਫਲੋ ਠੀਕ ਹੋਣ 'ਤੇ ਹੀ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਜੋੜੋ

ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਸਭ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਫਾਇਦਾ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕੰਮ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਸਪਸ਼ਟ ਪੈਟਰਨ 'ਤੇ ਚੱਲ ਰਿਹਾ ਹੋਵੇ। ਜੇ ਟੀਮ ਅਜੇ ਵੀ ਕਦਮ ਬਦਲ ਰਹੀ ਹੈ, ਮਾਲਕੀ 'ਤੇ ਦਲੀਲਾਂ ਹੋ ਰਹੀਆਂ ਹਨ, ਜਾਂ ਹਰ ਬੇਨਤੀ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸੰਭਾਲੀ ਜਾ ਰਹੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਸਿਰਫ਼ ਭ੍ਰਮ ਨੂੰ ਲਾਕ ਕਰ ਦੇਵੇਗੀ।

ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਨਿਯਮ ਸਾਦਾ ਹੈ: ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਹੱਥੋਂ-ਹੱਥ ਚਲਾ ਕੇ ਰੱਖੋ ਜਦ ਤੱਕ ਲੋਕ ਹਰ ਵਾਰੀ ਓਹੀ ਤਰੀਕਾ ਸਮਝਾ ਕੇ ਨਹੀਂ ਦਿੰਦੇ। ਜਦੋਂ ਫਲੋ ਬੋਰਿੰਗ, ਅਣਮ੍ਰਿਤ ਅਤੇ ਸਿੱਖਾਉਣ ਵਿੱਚ ਆਸਾਨ ਮਹਿਸੂਸ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਹ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਲਈ ਤਿਆਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।

ਸਭ ਤੋਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਹਿੱਸਿਆਂ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ

ਪਹਿਲੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਜੋ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ ਉਹ ਘੱਟ-ਖਤਰੇ ਵਾਲੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ ਜੋ ਸਮਾਂ ਵਰਧਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਪਰ ਫੈਸਲੇ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਪੈਂਦੀ। ਬੇਨਤੀ ਵਰਕਫਲੋ ਵਿੱਚ, ਇਹ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਯਾਦ ਦਿਵਾਉਣ, ਪੁਸ਼ਟੀਕਰਨ ਅਤੇ ਸਥਿਤੀ ਅੱਪਡੇਟ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ।

ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਬੇਨਤੀ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤਤਕਾਲ ਸਿਸਟਮ ਰਸੀਦ ਭੇਜ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਟਰਣਅਰਾਊਂਡ ਟਾਈਮ ਦਿਖਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਬੇਨਤੀ "ਨਵਾਂ" ਤੋਂ "ਚੱਲ ਰਿਹਾ" ਜਾਂ "ਮੁਕੰਮਲ" ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਅੱਪਡੇਟ ਪੋਸਟ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਫੈਸਲੇ ਨੂੰ ਬਦਲੇ।

ਚੰਗੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਅਕਸਰ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ:

• ਬੇਨਤੀ ਮਿਲਣ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨਾ
• ਜਦੋਂ ਡੈਡਲਾਈਨ ਨੇੜੇ ਆਉਂਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਮਾਲਕ ਨੂੰ ਯਾਦ ਦਿਵਾਉਣਾ
• ਇੱਕ ਸਾਂਝੀ ਥਾਂ 'ਤੇ ਬੇਨਤੀ ਸਥਿਤੀ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰਨਾ
• ਜਦੋਂ ਹੋਰ ਵੇਰਵੇ ਲੋੜੀਂਦੇ ਹੋਣ ਤਾਂ ਸੁਨੇਹਾ ਭੇਜਨਾ

ਰੂਟਿੰਗ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਆਉਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਬੇਨਤੀਆਂ ਲੋਕਾਂ ਵਿੱਚ ਵਾਪਸ-ਵਾਪਸ ਫੈਲ ਰਹੀਆਂ ਹਨ, ਜਾਂ ਟੀਮ ਅਜੇ ਵੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ 'ਤੇ ਰੁਟੀਨ ਤਬਦੀਲੀ ਕਰ ਰਹੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਰੂਟਿੰਗ ਹੋਰ ਸਫਾਈ ਵਾਲਾ ਕੰਮ ਬਣਾ ਦੇਵੇਗੀ।ਮੈਨੂਅਲ ਓਵਰਰਾਈਡ ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਰੱਖੋ। ਕੁਝ ਬੇਨਤੀਆਂ ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਗੁੰਝਲਦਾਰ, ਅਤਿਆਵਸ਼ਕ ਜਾਂ ਅਪਵਾਦ ਹੋਣਗੀਆਂ। ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਨਿਯਮਾਂ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਆਉਣ, ਮੁੱਦਾ ਹੱਲ ਕਰਨ ਅਤੇ ਅੱਗੇ ਵੱਧਣ ਲਈ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਤਰੀਕਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਸਿਸਟਮ ਅਪਵਾਦਾਂ ਨੂੰ ਸਹੀ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਨਹੀਂ ਸੰਭਾਲਦਾ, ਤਾਂ ਯੂਜ਼ਰ ਇਸ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰਨ ਬੰਦ ਕਰ ਦੇਣਗੇ।

ਆਪਣੇ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਨੂੰ ਫੈਲਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਮਿਸਟੇਕਾਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ। ਉਹ ਬੇਨਤੀਆਂ ਜੋ ਗਲਤ ਠੀਕ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ, ਦੇਰ ਹੋਈਆਂ, ਜਾਂ ਗਲਤ ਜਵਾਬ ਨਾਲ ਬੰਦ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ — ਇਹ ਦਿਖਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿ ਕਿਹੜੇ ਹਿੱਸੇ ਅਜੇ ਵੀ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹਨ। ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਇੱਕ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਸਮਰਥਨ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਜੋ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੋਵੇ, ਨਾਂ ਕਿ ਉਹਨੂੰ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੋਵੇ।

ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ ਜੋ ਟਲਾਣੀਆਂ ਜਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ

ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਟੀਮਾਂ ਇਸ ਲਈ ਅਟਕਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਬੇਨਤੀਆਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਜਟਿਲ ਨਹੀਂ ਹਨ — ਉਹ ਇਸ ਲਈ ਫਸਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿ ਉਹ ਸਭ ਕੁਝ ਇੱਕੋ ਨਾਲੇ ਤੁਰੰਤ ਠੀਕ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ।

ਇੱਕ ਆਮ ਗਲਤੀ ਬਹੁਤ ਤੇਜ਼ ਫੈਲਾਉਣਾ ਹੈ। ਟੀਮਾਂ ਐਕਸੈਸ ਬੇਨਤੀਆਂ, ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਅਨੁਰੋਧ, ਖਰੀਦ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਅਤੇ ਬੱਗ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਇੱਕੋ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਮਿਲਾ ਦਿੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਹ ਲਾਭਕਾਰੀ ਲੱਗਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਹਰ ਕਿਸਮ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਦੇ ਨਿਯਮ, ਮਾਲਕ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।

ਦੂਜੀ ਗਲਤੀ ਹਰ ਥਾਂ ਤੋਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰ ਲੈਣਾ ਹੈ। ਜੇ ਲੋਕ DMs, ਅਣਗਿਣਤ ਚੈਨਲਾਂ ਅਤੇ ਗਰੁੱਪ ਚੈਟਾਂ ਵਿੱਚ ਪੁੱਛ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਵੀ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਵੇਰਵੇ ਲੱਭਣੇ ਪੈਣਗੇ।

ਜਲਦੀ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਕਰਨਾ ਵੀ ਇੱਕ ਫੰਦ ਹੈ। ਜੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀਆਂ ਅਜੇ ਵੀ ਕੇਸ-ਬਾਈ-ਕੇਸ ਫੈਸਲੇ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਹਨ, ਤਾਂ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਕੇਵਲ ਮਾੜੇ ਫੈਸਲਿਆਂ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਕਰੇਗੀ। ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਸਥਿਤੀ ਅਦਿੱਖੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ, ਲੋਕ ਮੁੜ-ਪੁੱਛਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਨਹੀਂ ਦਿਖ ਸਕਦੇ ਕਿ ਬੇਨਤੀ ਦੇਖੀ ਗਈ, ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤੀ ਗਈ ਜਾਂ ਰੁਕੀ ਹੋਈ ਹੈ।

ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਉਦਾਹਰਣ ਦਿਖਾਉਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਕਿਵੇਂ ਟੁੱਟਦਾ ਹੈ। ਸੋਚੋ ਇੱਕ ਨਵੇਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਐਪ ਐਕਸੈਸ, ਲੈਪਟਾਪ ਅਤੇ Slack ਚੈਨਲ ਦਾ ਨਿਮੰਤਰਣ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਜੇ ਹਰ ਹਿੱਸਾ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸੁਨੇਹੇ ਰਾਹੀਂ ਆਉਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਟੀਮ ਨੂੰ ਬੇਨਤੀ ਜੁੜਨ ਵਿੱਚ ਵੱਧ ਸਮਾਂ ਲੱਗੇਗਾ। ਜੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਨਿਯਮ ਵੀ ਢਿੱਲੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਆਟੋਮੇਟਿਕ ਕਦਮ ਗਲਤ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਭੇਜ ਦੇਵੇ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਚੀਜ਼ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰ ਦੇਵੇ ਜੋ ਫਿਰ ਰਿਵਿਊ ਦੀ ਲੋੜ ਸੀ।

ਸੁਧਾਰ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਬੋਰਿੰਗ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹ ਚੰਗੀ ਨਿਸ਼ਾਨੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਬੇਨਤੀ ਕਿਸਮ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਇੰਟੇਕ ਰਸਤਾ ਵਰਤੋ। ਹਰ ਵਾਰੀ ਇਕੋ ਮੁੱਖ ਵੇਰਵੇ ਮੰਗੋ। ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਨਿਯਮ ਇਸ ਕਾਬਲ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਕਿ ਇੱਕ ਨਵਾਂ ਟੀਮ ਮੈਂਬਰ ਵੀ ਬਿਨਾਂ ਅਨੁਮਾਨ ਕੀਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰ ਸਕੇ।

ਉਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਪ੍ਰਗਤੀ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਦਿਖਾਓ। ਇਕ ਆਮ ਸਥਿਤੀ ਜਿਵੇਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਈ, ਸਮੀਖਿਆ ਵਿੱਚ, ਜਾਂ ਮੁਕੰਮਲ — ਇਹ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਭਰੋਸਾ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।

ਜੇ ਇੱਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਅਜੇ ਵੀ ਅਕਸਰ ਅਪਵਾਦ ਲੋੜੀਂਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਉਹ ਭਾਰੀ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਲਾਇਕ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਪਹਿਲਾਂ ਨਿਯਮ ਸਾਫ਼ ਕਰੋ। ਫਿਰ ਉਹ ਹਿੱਸੇ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰੋ ਜੋ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਹਰ ਵਾਰੀ ਇੱਕੋ ਜਿਹੇ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਨ।

ਵਧਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਤੇਜ਼ ਚੈਕਲਿਸਟ

ਹੋਰ ਟੀਮਾਂ, ਹੋਰ ਬੇਨਤੀ ਕਿਸਮਾਂ, ਜਾਂ ਗੰਭੀਰ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਜੋੜਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਰੁੱਕੋ ਅਤੇ ਬੁਨਿਆਦੀ ਚੀਜ਼ਾਂ ਟੈਸਟ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਜੋ ਉਸ ਟੀਮ ਲਈ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਿਸਨੇ ਉਸਨੂੰ ਬਣਾਇਆ, ਹੋਰ ਲੋਕਾਂ ਲਈ ਪਹੇਚਾਣੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਕੁਝ ਸਧਾਰਣ ਚੀਜ਼ਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ:

• ਕੀ ਇੱਕ ਨਵਾਂ ਬੇਨਤੀਕਰਤਾ ਬਿਨਾਂ ਪੁੱਛੇ ਬੇਨਤੀ ਜਮ੍ਹਾਂ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ?
• ਕੀ ਲੋੜੀਂਦੇ ਖੇਤਰ ਛੋਟੇ, ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਉਹੀ ਹਨ ਜੋ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਨ?
• ਕੀ ਹਰ ਸਥਿਤੀ ਦਾ ਇਕ ਸਪਸ਼ਟ ਮਾਲਕ ਹੈ?
• ਜੇ ਇੱਕ ਬੇਨਤੀ ਆਮ ਰਸਤੇ ਵਿੱਚ ਫਿੱਟ ਨਹੀਂ ਬੈਠਦੀ ਤਾਂ ਕੀ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਬੈਕਅਪ ਰਸਤਾ ਹੈ?
• ਕੀ ਤੁਹਾਡੇ ਨੂੰ ਪਤਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਹੜਾ ਕਦਮ ਮੈਨੂਅਲ ਰਹਿਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਫੈਸਲਾ ਮੰਗਦਾ ਹੈ?

ਪਹਿਲਾ ਨੁਕਤਾ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਜੇ ਨਵਾਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਜਾਂ ਵਿਅਸਤ ਮੈਨੇਜ਼ਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨਹੀਂ ਫਾਲो ਕਰ ਸਕਦਾ, ਤਾਂ ਸਿਸਟਮ ਵਧਾਉਣ ਲਈ ਤਿਆਰ ਨਹੀਂ। ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਇੰਝ ਮਹਿਸੂਸ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜਿਵੇਂ ਕੋਈ ਪਹਿਲੀ ਵਾਰੀ ਦੇਖ ਰਿਹਾ ਹੋਵੇ — ਸਪਸ਼ਟ।

ਇੰਟੇਕ ਨੂੰ ਛੋਟਾ ਰੱਖੋ। ਜਦੋਂ ਫਾਰਮ ਸਿਰਫ਼ ਉਪਯੋਗੀ ਵੇਰਵੇ ਮੰਗਦਾ ਹੈ, ਲੋਕ ਇਸਨੂੰ ਜ਼ਿਆਦਾ ਵਰਤਣਗੇ।

ਮਾਲਕੀ ਉਹ ਥਾਂ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਬੇਹਦ ਸਿਸਟਮ ਟੁੱਟਦੇ ਹਨ। "ਸਮੀਖਿਆ ਵਿੱਚ" ਬਹੁਤ ਘੱਟ ਮਤਲਬ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਜੇ ਇਕ ਵਿਅਕਤੀ ਜਾਂ ਇੱਕ ਟੀਮ ਅੱਗੇ ਨਹੀਂ ਵਧਾਉਂਦੀ। ਜੇ ਕਿਸੇ ਸਥਿਤੀ ਦਾ ਕੋਈ ਮਾਲਕ ਨਹੀਂ, ਤਾਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਉਥੇ ਰੁਕੀ ਰਹਿੰਦੀਆਂ ਹਨ।

ਅਪਵਾਦਾਂ ਲਈ ਵੀ ਧਿਆਨ ਦਿਓ। ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਕੋਈ ਅਜਿਹਾ ਕੇਸ ਰਹੇਗਾ ਜੋ ਅਨੋਖਾ, ਫੌਰੀ ਜਾਂ ਪ੍ਰਸੰਗ-ਅਵਗਾਹੀ ਤੋਂ ਘੱਟ ਹੋਵੇ। ਉਹਨਾਂ ਲਈ ਬੈਕਅਪ ਰਸਤਾ ਦਿਓ ਤਾਂ ਜੋ ਉਹ ਸਾਰੇ Slack 'ਤੇ ਮੁੜ-ਚਰਚਾ ਸ਼ੁਰੂ ਨਾ ਕਰ ਦਿਉਂ।

ਅਤੇ ਉਹ ਕਦਮ ਬਚਾਓ ਜੋ ਅਜੇ ਵੀ ਮਨੁੱਖੀ ਫੈਸਲੇ ਦੀ ਲੋੜ ਰੱਖਦੇ ਹਨ। ਜਲਦੀ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਕਾਰਨ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਰਿਵਰਕ ਬਣਦਾ ਹੈ, ਨਾ ਕਿ ਤੇਜ਼ੀ।

ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਅਸਲ ਉਤਪਾਦ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਅਗਲੇ ਕਦਮ

ਜਦੋਂ ਵਰਕਫਲੋ ਹੱਥੋਂ-ਹੱਥ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲੱਗੇ, ਤਾਂ ਸਿਧੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵੱਡੇ ਸਿਸਟਮ 'ਤੇ ਨਾਂ ਉਤਰਨ। ਇੱਕ ਕਿਊ ਅਤੇ ਇੱਕ ਦੁਹਰਾਈਆਂ ਬੇਨਤੀ ਦੇ ਨਾਲ ਬਣੇ ਰਾਹ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਨਰਮ ਬਣਾਓ। ਇਹ Slack ਦੇ ਦੁਹਰਾਏ ਕੰਮ ਨੂੰ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਬਣਾਉਣ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਤਰੀਕਾ ਹੈ।

ਜੋ ਬੇਨਤੀਆਂ ਤੁਸੀਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਉਹ ਤੁਹਾਡੀ ਮਾਰਗਦਰਸ਼ਿਕ ਹਨ। ਜੇ ਲੋਕ ਇੱਕੋ ਵੇਰਵਾ ਛੱਡ ਰਹੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਉਸ ਲਈ ਇੱਕ ਫੀਲਡ ਜੋੜੋ। ਜੇ ਸਮੀਖਿਆਕਾਰ ਇੱਕੋ ਚੋਣ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਉਸ ਚੋਣ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਧਾਰਣ ਨਿਯਮ ਵਿੱਚ ਬਦਲੋ। ਅਸਲ ਟ੍ਰੈਫਿਕ ਤੁਹਾਨੂੰ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਕੀ ਹੈ ਅਤੇ ਕੀ ਸਿਰਫ਼ ਸ਼ੋਰ ਹੈ।

ਅਗਲੇ ਵਰਜ਼ਨ ਵਿੱਚ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਿਰਫ਼ ਕੁਝ ਚੀਜ਼ਾਂ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੋਣੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ:

• ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਫਾਰਮ
• ਲੋਕ ਬਿਨਾਂ ਪੁੱਛੇ ਸਥਿਤੀ ਵੇਖ ਸਕਣ ਇਹ ਅੱਪਡੇਟ
• ਆਮ ਮਾਮਲਿਆਂ ਲਈ ਬੁਨਿਆਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਨਿਯਮ
• ਜਦੋਂ ਹੋਰ ਟੀਮ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨੀ ਲੋੜੀਂਦੀ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਸਧਾਰਣ ਹੈਂਡਆਫ਼
• ਕੀ ਮੰਗਿਆ ਗਿਆ ਸੀ ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਦਾ ਰਿਕਾਰ্ড

ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਕਦਮ-ਦਰ-ਕਦਮ ਜੋੜੋ। ਜੇ ਐਕਸੈਸ ਬੇਨਤੀਆਂ ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਪਹਿਲਾਂ ਮੈਨੇਜ਼ਰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲੋੜਦੀਆਂ ਹਨ, ਤਾਂ ਉਸ ਕਦਮ ਨੂੰ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰੋ। ਜੇ ਕੁਝ ਅਜੇ ਵੀ ਫੈਸਲੇ ਦੀ ਲੋੜ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਮੈਨੂਅਲ ਛੱਡੋ। ਲਕੜੀ ਦਾ ਮਕਸਦ ਸਭ ਕੁਝ ਆਟੋਮੇਟ ਕਰਨਾ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਬਲਕੀ ਦੁਹਰਾਏ ਕਦਮ ਹਟਾਉਣਾ ਅਤੇ ਅਪਵਾਦ ਨੂੰ ਸਕੱਤਰ ਰੱਖਣਾ ਹੈ।

ਜੇ ਵਰਕਫਲੋ ਵਧਦਾ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹ ਆਪਣਾ ਅੰਦਰੂਨੀ ਐਪ ਬਣਾਉਣ ਯੋਗ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। Koder.ai ਵਰਗੇ ਟੂਲ ਇੱਥੇ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਟੀਮਾਂ ਚੈਟ ਤੋਂ ਸਧਾਰਣ ਵੈੱਬ, ਸਰਵਰ ਜਾਂ ਮੋਬਾਈਲ ਐਪ ਬਣਾਉ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ, ਫਿਰ ਜਿਵੇਂ ਨਵੇਂ ਬੇਨਤੀ ਪੈਟਰਨ ਆਉਂਦੇ ਹਨ, ਤਦ ਸੁਧਾਰ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ — Slack 'ਤੇ ਹੋਰ ਭਾਰ ਨਾ ਜੋੜਦੇ ਹੋਏ।

ਸਰਵੋਤਮ ਅੰਦਰੂਨੀ ਉਤਪਾਦ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਛੋਟੇ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੇ ਹਨ: ਇੱਕ ਕਿਊ, ਇੱਕ ਬੇਨਤੀ ਕਿਸਮ, ਅਸਲ ਉਪਯੋਗ ਅਤੇ ਫਿਰ ਸਾਵਧਾਨ ਵਧਾਉਂ। ਇਹ ਇੱਕ ਹਫ਼ਤਾ ਲਈ ਹੋਰ ਧੀਮੀ ਲੱਗ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਅਗਲੇ ਸਾਲ ਲਈ ਇਹ ਬਹੁਤ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।