ਟਿਕਟ ਵਰਕਫਲੋ, SLA ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਅਤੇ ਇੱਕ ਖੋਜਯੋਗ ਜਾਣਕਾਰੀ ਭੰਡਾਰ ਵਾਲੀ ਕਸਟਮਰ ਸਪੋਰਟ ਵੈੱਬ ਐਪ ਦੀ ਯੋਜਨਾ, ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਅਤੇ ਤਿਆਰੀ — ਰੋਲ, ਐਨਾਲਿਟਿਕਸ ਅਤੇ ਇੰਟੀਗਰੇਸ਼ਨ ਸਮੇਤ।

ਜਦੋਂ ਟਿਕਟਿੰਗ ਉਤਪਾਦ ਫੀਚਰਾਂ ਦੇ ਆਲੇ-ਦੁਆਲੇ ਬਣਦਾ ਹੈ ਨਾ ਕਿ ਨਤੀਜਿਆਂ ਦੇ, ਤਾਂ ਉਹ ਗੜਬੜ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਖੇਤਰ, ਕਿਊ ਜਾਂ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਹ ਸਪਸ਼ਟ ਕਰੋ ਕਿ ਐਪ ਕਿਸ ਲਈ ਹੈ, ਕਿਹੜੀ ਪੀੜ ਹਟ ਰਹੀ ਹੈ, ਅਤੇ “ਚੰਗਾ” ਕੀ ਦਿਸਦਾ ਹੈ।
ਰੋਲਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਉ ਅਤੇ ਹਰ ਇੱਕ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਹਫ਼ਤੇ ਵਿੱਚ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਲਿਖੋ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਕਦਮ ਛੱਡ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਗਲਤੀ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਐਡਮਿਨ ਲਈ ਹੀ ਅਪਟੀਮਾਈਜ਼ ਕਰ ਦੋਗੇ ਜਦੋਂ ਕਿ ਏਜੰਟ ਕਿਊ ਵਿੱਚ ਸੰਘਰਸ਼ ਕਰਨਗੇ।
ਇਹ ਨੂੰ ਠوس ਅਤੇ ਐਸੋਹੈਵ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ ਤੁਸੀਂ ਵੇਖ ਸਕਦੇ ਹੋ:
ਸਪਸ਼ਟ ਹੋਵੋ: ਕੀ ਇਹ ਇੱਕ ਅੰਦਰੂਨੀ ਟੂਲ בלבד ਹੈ, ਜਾਂ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਗਾਹਕ-ਮੁੱਖ ਪੋਰਟਲ ਵੀ ਜਾਰੀ ਕਰੋਗੇ? ਪੋਰਟਲ ਦੀਆਂ ਮੰਗਾਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ (ਪਛਾਣ, ਅਨੁਮਤੀਆਂ, ਸਮੱਗਰੀ, ਬ੍ਰੈਂਡਿੰਗ, ਅਲਰਟ)।
ਦਿਨ ਇੱਕ ਤੋਂ ਹੀ ਕੁਝ ਮੁੱਖ ਮੈਟ੍ਰਿਕ ਟਰੈਕ ਕਰਨ ਲਈ ਚੁਣੋ:
5–10 ਵਾਕ ਲਿਖੋ ਜੋ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਵਸਤਾਂ ਦੱਸਣ: v1 ਵਿੱਚ ਕੀ ਹੋਵੇਗਾ (ਜ਼ਰੂਰੀ ਵਰਕਫਲੋ) ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਕੀ ਜੋੜਿਆ ਜਾਵੇਗਾ (ਅਡਵਾਂਸ ਰੋਟਿੰਗ, AI ਸੁਝਾਅ ਜਾਂ ਡੀਪ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ). ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਇੱਕ ਗਾਰਡਰੇਲ ਬਣੇਗਾ ਜਦੋਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਵਧਣ।
ਤੁਹਾਡਾ ਟਿਕਟ ਮਾਡਲ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਲਈ “ਸੋర్స్ ਆਫ਼ ਤ੍ਰੂਥ” ਹੈ: ਕਿਊਜ਼, SLA, ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਅਤੇ ਏਜੰਟ ਯੂਆਈ। ਇਹ ਸਹੀ ਜਲਦੀ ਕਰ ਲਓ ਤਾਂ ਮਾਈਗਰੇਸ਼ਨ ਤੋਂ ਬਚਾਅ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।
ਸਪਸ਼ਟ ਰਾਜਾਂ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਅਤੇ ਪ੍ਰਤੱਖ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਹਰ ਇੱਕ ਦਾ ਆਪਰੇਸ਼ਨਲ ਅਰਥ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ:
ਸਟੇਟ ਟ੍ਰਾਂਜ਼ਿਸ਼ਨ ਲਈ ਨਿਯਮ ਜੋੜੋ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਸਿਰਫ Assigned/In progress ਟਿਕਟਾਂ ਨੂੰ Solved ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ Closed ਟਿਕਟ ਬਿਨਾਂ ਫਾਲੋਅੱਪ ਬਣਾਏ ਦੁਬਾਰਾ ਨਹੀਂ ਖੁੱਲ ਸਕਦੀ।
ਹਰ ਇੰਟੇਕ ਪਾਥ ਲਿਖੋ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਹੁਣ ਸਪੋਰਟ ਕਰੋਗੇ (ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਜੋੜੋਗੇ): ਵੈੱਬ ਫਾਰਮ, ਇਨਬਾਊਂਡ ਈਮੇਲ, ਚੈਟ, ਅਤੇ API। ਹਰ ਚੈਨਲ ਇੱਕੋ ਜਿਹਾ ਟਿਕਟ ਬਜੈਕਟ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਕੁਝ ਚੈਨਲ-ਖਾਸ ਫੀਲਡਸ ਦੇ ਨਾਲ (ਜਿਵੇਂ ਈਮੇਲ ਹੈਡਰ ਜਾਂ ਚੈਟ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ID)। ਇਕਸਾਰਤਾ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਨੂੰ ਸਧਾਰਨ ਰੱਖਦੀ ਹੈ।
ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਲੋੜੀਂਦੇ:
ਹੋਰ ਸਾਰਾ ਵਿਅਕਲਪਿਕ ਜਾਂ ਅਨੁਪਾਦਤ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਵੱਧ ਭਰਵਾਅ ਵਾਲਾ ਫਾਰਮ ਪੂਰਨਤਾ ਘਟਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਏਜੰਟਾਂ ਨੂੰ ਧੀਮਾ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਹਲਕੇ ਛਾਜ਼ ਲਈ ਟੈਗ ਵਰਤੋ (ਜਿਵੇਂ “billing”, “bug”, “vip”), ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੰਰਚਿਤ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਜਾਂ ਰੋਟਿੰਗ ਦੀ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਕਸਟਮ ਫੀਲਡਸ ਬਣਾਓ (ਜਿਵੇਂ “Product area”, “Order ID”, “Region”). ਯਕੀਨੀ ਬਨਾਓ ਕਿ ਫੀਲਡਸ ਟੀਮ-ਸਕੋਪਡ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਇਕ ਵਿਭਾਗ ਦੂਜੇ ਨੂੰ ਭਰ ਨਾ ਦੇਵੇ।
ਏਜੰਟਾਂ ਨੂੰ ਕੋਆਰਡੀਨੇਟ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਥਾਂ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ:
ਤੁਹਾਡੀ ਏਜੰਟ UI ਨੂੰ ਇਨ੍ਹਾਂ ਤत्त्वਾਂ ਨੂੰ ਮੂਲ ਟਾਈਮਲਾਈਨ ਤੋਂ ਇੱਕ ਕਲਿਕ ਦੂਰ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਕਿਊਜ਼ ਅਤੇ ਨਿਯੁਕਤੀ ਉਹ جگہ ਹਨ ਜਿੱਥੇ ਟਿਕਟਿੰਗ ਸਿਸਟਮ ਸਾਂਝੇ ਇਨਬਾਕਸ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਆਉਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਆਪਰੇਸ਼ਨ ਟੂਲ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਤੁਹਾਡਾ ਟੀਚਾ ਸਧਾਰਨ ਹੈ: ਹਰ ਟਿਕਟ ਦੇ ਲਈ ਇੱਕ ਵਾਜਬ “ਅਗਲਾ ਕਾਰਵਾਈ” ਹੋਵੇ, ਅਤੇ ਹਰ ਏਜੰਟ ਨੂੰ ਪਤਾ ਹੋਵੇ ਕਿ ਹੁਣ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਕਿਊ ਦ੍ਰਿਸ਼ ਬਣਾਓ ਜੋ ਡਿਫ਼ੌਲਟ ਤੌਰ ਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਸਮੇਂ-ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਕੰਮ ਦਿਖਾਏ। ਆਮ ਸੋਰਟ آپਸ਼ਨ ਜੋ ਏਜੰਟ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਵਰਤਣਗੇ:
ਤੇਜ਼ ਫਿਲਟਰ (ਟੀਮ, ਚੈਨਲ, ਪ੍ਰੋਡਕਟ, ਗਾਹਕ ਟੀਅਰ) ਅਤੇ ਤੇਜ਼ ਸਰਚ ਜੋੜੋ। ਲਿਸਟ ਕਾਂਡੇਨਸ ਰੱਖੋ: ਸਬਜੈਕਟ, ਰਿਕਵੈਸਟਰ, ਪ੍ਰਾਇਰਟੀ, ਸਥਿਤੀ, SLA ਕਾਊਂਟਡਾਊਨ, ਅਤੇ ਅਸਾਈਨੀਡ ਏਜੰਟ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਾਫੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਕੁਝ ਨਿਯੁਕਤੀ ਰਸਤੇ ਸਪੋਰਟ ਕਰੋ ਤਾਂ ਟੀਮਾਂ ਬਿਨਾਂ ਟੂਲ ਬਦਲੇ ਤਰੱਕੀ ਕਰ ਸਕਣ:
ਨਿਯਮ ਫੈਸਲਿਆਂ ਨੂੰ ਵਿਜ਼ੀਬਲ ਬਣਾਓ (“Assigned by: Skills → French + Billing”) ਤਾਂ ਏਜੰਟ ਸਿਸਟਮ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰਨ।
Waiting on customer ਅਤੇ Waiting on third party ਵਰਗੀਆਂ ਸਥਿਤੀਆਂ ਟਿਕਟਾਂ ਨੂੰ “ਆਇਲ” ਨਹੀਂ ਦਿਖਾਉਂਦੀਆਂ ਜਦੋਂ ਕਾਰਵਾਈ ਬਲਾਕ ਹੈ, ਅਤੇ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਨੂੰ ਸੱਚਾ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਜਵਾਬ ਤੇਜ਼ ਕਰਨ ਲਈ canned replies ਅਤੇ reply templates ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਵੈਰੀਏਬਲ ਹੋਣ (ਨਾਮ, ਆਰਡਰ ਨੰਬਰ, SLA ਤਾਰੀਖ)। ਟੈਮਪਲੇਟਾਂ ਨੂੰ ਖੋਜਯੋਗ ਅਤੇ ਅਧਿਕ੍ਰਤ ਲੀਡਾਂ ਵੱਲੋਂ ਸੰਪਾਦਨ ਯੋਗ ਰੱਖੋ।
ਕਾਲੀਜ਼ਨ ਹੈਂਡਲਿੰਗ ਜੋੜੋ: ਜਦੋਂ ਏਜੰਟ ਇੱਕ ਟਿਕਟ ਖੋਲ੍ਹਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਛੋਟਾ “ਵੇਖੋ/ਸੰਪਾਦਨ ਲੌਕ” ਜਾਂ “ਹੁਣ ਸੰਭਾਲ ਰਿਹਾ: [ਏਜੰਟ]