ਵੈਂਡਰ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ \u0026 ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਲਈ ਵੈੱਬ ਐਪ ਕਿਵੇਂ ਬਣਾਈਏ

ਕਿੱਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦਾ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ ਵੈਂਡਰ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ \u0026 ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਵੈੱਬ ਐਪ

ਵੈਂਡਰ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ \u0026 ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਵੈੱਬ ਐਪ ਇਹ ਬਦਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ: “ਅਸੀਂ ਇਸ ਸਪਲਾਇਰ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਾਂ” ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ “ਇਹ ਸਪਲਾਇਰ ਮਨਜ਼ੂਰ ਹੋ ਗਿਆ, ਠੀਕ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸੈੱਟ ਹੈ, ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਲਈ ਤਿਆਰ ਹੈ” — ਬਿਨਾਂ ਲੰਮੇ-ਲੰਮੇ ਈਮੇਲ ਥ੍ਰੈਡਾਂ, ਫੈਲੇ ਹੋਏ PDFs, ਜਾਂ ਮੈਨੁਅਲ ਕਾਪੀ/ਪੇਸਟ ਦੇ।

ਮਕਸਦ: ਘੱਟ ਮੈਨੁਅਲ ਕਦਮਾਂ ਨਾਲ ਤੇਜ਼ ਸੈਟਅਪ

ਪ੍ਰਮੁੱਖ ਮਕਸਦ ਗਤੀ ਅਤੇ ਨਿਯੰਤਰਣ ਦੋਹਾਂ ਹੈ। ਵੈਂਡਰਾਂ ਨੂੰ ਪਹਿਲੀ ਵਾਰੀ ਸਹੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਭਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਟੀਮਾਂ ਨੇ ਇਸਨੂੰ ਕਾਰਗਰ ਅਤੇ ਸਥਿਰ ਢੰਗ ਨਾਲ ਰਿਵਿਊ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕੀਤੀ ਐਪ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਘਟਾਉਂਦੀ ਹੈ:

• ਵਾਪਸ-ਫੋਰਥ ਈਮੇਲਾਂ ("ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਉਹ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਦੁਬਾਰਾ ਭੇਜ ਸਕਦੇ ਹੋ?")
• ERP/ਅਕਾਊਂਟਿੰਗ ਸਿਸਟਮਾਂ ਵਿੱਚ ਡੁਪਲਿਕੇਟ ਡਾਟਾ ਐਂਟਰੀ
• ਘੱਟ-ਹੱਤ ਵਾਲੇ, ਸਧਾਰਨ ਵੈਂਡਰਾਂ ਲਈ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਾ ਸਮਾਂ

ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ বনਾਮ ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ: ਕੀ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੈ

ਇਹ ਟਰਮੀਨਜ਼ ਅਕਸਰ ਇੱਕੋ ਵਰਗੀ ਲੱਗਦੀਆਂ ਹਨ, ਪਰ ਇਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਮਤਲਬ ਵੱਖਰਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ:

• ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਵੈਂਡਰ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕੱਠੀ ਅਤੇ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ: ਕੰਪਨੀ ਵੇਰਵੇ, ਸੰਪਰਕ, ਪਤੇ, ਟੈਕਸ ਫਾਰਮ, ਬੈਂਕਿੰਗ ਵੇਰਵੇ, ਬੀਮਾ ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਅਤੇ ਲੋੜੀਂਦੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ।
• ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਉਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੱਚੀ ਹੋਣ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦੀ ਹੈ: ਵਿਵਸਥਿਤ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਮੌਜੂਦਗੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ, ਲੋੜ ਪੈਣ 'ਤੇ ਫਾਇਦੇਮੰਦ ਮਾਲਕਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ, ਪ੍ਰਤਿਬੰਧ/ਵਾਚਲਿਸਟ ਸਕ੍ਰੀਨਿੰਗ, ਟੈਕਸ ID ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ, ਅਤੇ ਬੈਂਕਿੰਗ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੀ ਯਥਾਰਥਤਾ ਦੀ ਜਾਂਚ।

ਅਮਲ ਵਿੱਚ, ਤੁਹਾਡੀ ਐਪ ਦੋਹਾਂ ਨੂੰ ਸਮਰਥਨ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ: ਸਟਰੱਕਚਰਡ ਡੇਟਾ ਕੈਪਚਰ (ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ) ਨਾਲ-ਨਾਲ ਆਟੋਮੇਟਿਕ ਅਤੇ ਮੈਨੁਅਲ ਚੈੱਕ (ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ)।

ਕਿਸ ਨੂੰ ਲਾਭ ਹੁੰਦਾ ਹੈ (ਅਤੇ ਕਿਵੇਂ)

ਇੱਕ ਇਕੱਲਾ ਵਰਕਫਲੋ ਕਈ ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ ਇਕੋ ਸ੍ਹੋਤਰੂ-ਸੱਚ ਤੋਂ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ:

• ਪਰਕਿਊਰਮੈਂਟ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਸਥਿਤੀ ਮਿਲਦੀ ਹੈ ("invite ਕੀਤਾ / ਚਲ ਰਿਹਾ ਹੈ / ਮਨਜ਼ੂਰ") ਅਤੇ ਘੱਟ ਜਾਮ।
• ਫਾਇਨੈਨਸ/AP ਨੂੰ ਸਹੀ ਭੁਗਤਾਨ ਵੇਰਵੇ ਅਤੇ ਸਾਫ਼ ਵੈਂਡਰ ਮਾਸਟਰ ਡੇਟਾ ਮਿਲਦਾ ਹੈ।
• ਕੰਪਲਾਇਅੰਸ/ਰਿਸਕ ਨਿਰੰਤਰ ਚੈੱਕ ਲਗਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਫੈਸਲਿਆਂ ਦਾ ਦਸਟਾਵੇਜ਼ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਏਜ ਕੇਸਾਂ ਨੂੰ ਐਸਕਲੇਟ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
• ਵੈਂਡਰ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਿੱਧਾ ਪੋਰਟਲ ਮਿਲਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਉਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਭਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਪਲੋਡ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਜੋ ਘਟ ਰਿਹਾ ਹੈ ਉਹ ਟਰੈਕ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ।

ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਬਣਾਓਗੇ: ਪੋਰਟਲ + ਐਡਮਿਨ ਕੰਸੋਲ + ਚੈੱਕ

ਇਸ ਗਾਈਡ ਦੇ ਆਖਿਰ ਤੱਕ, ਤੁਸੀਂ ਤਿੰਨ ਜੁੜੇ ਹਿੱਸੇ ਤਿਆਰ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ:

1. ਵੈਂਡਰ ਪੋਰਟਲ — ਨਿਯੋਤਾ, ਫਾਰਮ ਭਰਨਾ, ਅਤੇ ਦਸਤावੇਜ਼ ਅਪਲੋਡ ਲਈ।
2. ਐਡਮਿਨ ਰਿਵਿਊ ਕੰਸੋਲ — ਸਬਮਿਸ਼ਨਾਂ ਦਾ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰਨ, ਬਦਲਾਅ ਮੰਗਣ, ਮਨਜ਼ੂਰੀ/ਰੱਦ ਕਰਨ, ਅਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਨੋਟ ਛੱਡਣ ਲਈ।
3. ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਚੈੱਕ — ਜਿੱਥੇ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ ਆਟੋਮੇਟਿਕ, ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਐਪ ਰਿਸਕ ਜਾਂ ਘੱਟ ਡੇਟਾ ਫਲੈਗ ਕਰੇ ਤਾਂ ਮੈਨੁਅਲ ਰਿਵਿਊ ਲਈ ਸਾਫ਼ ਰਸਤਾ।

ਇਹ ਤਿੰਨੋ ਹਿੱਸੇ ਮਿਲ ਕੇ ਇੱਕ ਦੋਹਰਾਊ ਸਪਲਾਇਰ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਵਰਕਫਲੋ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ ਜੋ ਚਲਾਉਣਾ, ਆਡਿਟ ਕਰਨਾ, ਅਤੇ ਵੈਂਡਰਾਂ ਲਈ ਪੂਰਾ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।

ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਰਿਕਾਇਰਮੈਂਟ ਨਾਲ: ਵੈਂਡਰ ਕਿਸਮਾਂ, ਖੇਤਰ, ਅਤੇ ਨਤੀਜੇ

ਸਕ੍ਰੀਨ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰਨ ਜਾਂ ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਟੂਲ ਚੁਣਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇਹ ਸਪਸ਼ਟ ਕਰੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਵੈਂਡਰ کون ਹਨ ਅਤੇ "ਮੇਲ" ਦਾ ਮਤਲਬ ਕੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਵੈਂਡਰ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਵੈੱਬ ਐਪ ਉਸ ਵੇਲੇ ਸਫਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਨਿਰੰਤਰ ਸਹੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕੱਠੀ ਕਰੇ, ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਫੈਸਲਾ ਦੇਵੇ, ਅਤੇ ਦੋਹਾਂ ਵੈਂਡਰ ਅਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਰਿਵਿਊਅਰ ਲਈ ਉਮੀਦਾਂ ਸੈੱਟ ਕਰੇ।

1) ਆਪਣੇ ਵੈਂਡਰ ਕਿਸਮਾਂ ਮੈਪ ਕਰੋ

ਆਰੰਭਿਕ ਵੈਂਡਰ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ, ਕਿਉਂਕਿ ਹਰ ਕਿਸਮ ਵੱਖਰੇ ਡੇਟਾ ਅਤੇ ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਕਦਮਾਂ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦਿੰਦੀ ਹੈ:

• ਇਕੱਲੇ ਵਿਅਕਤੀ / ਸੋਲ ਪ੍ਰੋਪ੍ਰਾਇਟਰ: ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਨਿੱਜੀ ਪਛਾਣ ਵੇਰਵੇ ਅਤੇ ਭੁਗਤਾਨ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਦੀ ਯੋਗਤਾ ਦਾ ਸਬੂਤ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
• ਛੋਟੀਆਂ ਕੰਪਨੀਆਂ: ਸੀਮਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਢਾਂਚਾ ਕਾਫ਼ੀ ਅਣਆਧਿਕਾਰਕ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਤੇਜ਼ ਸਹਾਇਤਾ ਦੀ ਲੋੜ।
• ਪ੍ਰਮੁੱਖ ਕੰਪਨੀਆਂ (ਐਂਟਰਪ੍ਰਾਈਜ਼): ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜ਼ਿਆਦਾ ਕਾਗਜ਼ੀ ਕਾਰਵਾਈ, ਕਈ ਸੰਪਰਕ ਅਤੇ ਕਠੋਰ ਸਹਿਮਤੀ-ਸ਼ਰਤਾਂ।

ਸ਼ੁਰੂ ਵਿੱਚ ਇਸ ਲਿਸਟ ਨੂੰ ਛੋਟਾ ਰੱਖੋ — ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਅਸਲੀ ਸਬਮਿਸ਼ਨਾਂ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਐਜ ਕੇਸਾਂ ਜੋੜੋ।

2) ਲੋੜੀਂਦੇ ਨਤੀਜੇ ਸੈੱਟ ਕਰੋ (ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਮਤਲਬ)

ਇਕ ਛੋਟਾ ਸੈੱਟ ਨਿਰੰਤਰ ਸਥਿਤੀਆਂ ਨਿਭਾਓ ਜੋ ਤੁਹਾਡਾ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਵਰਕਫਲੋ ਭਰੋਸਾ ਕਰ ਸਕੇ:

• Approved (ਮਨਜ਼ੂਰ): ਵੈਂਡਰ ਟਰਾਂਜ਼ੈਕਟ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਕਿਸੇ ਵੀ ਬਾਕੀ ਬਚੇ ਕਦਮ ਹਨ ਤਾਂ ਉਹ ਨਾਨ-ਬਲੋਕਿੰਗ ਹੋਣ।
• Rejected (ਰੱਦ): ਵੈਂਡਰ ਟਰਾਂਜ਼ੈਕਟ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦਾ; ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਲਈ ਕਾਰਨ ਕੋਡ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕਰੋ।
• Needs more info (ਹੋਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ): ਗੁੰਝਲਦਾਰ/ਗੈਰ-ਮੌਜੂਦ ਡੇਟਾ ਜਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼; ਵੈਂਡਰ ਨੂੰ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨੀ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ।

ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਲਈ Intermediate ਸਥਿਤੀਆਂ ਜਿਵੇਂ “Under review” ਜਾਂ “Pending verification” ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ, ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਉਮੀਦਾਂ ਨੂੰ ਮੈਨੇਜ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ।

3) ਹਰ ਵੈਂਡਰ ਕਿਸਮ ਲਈ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਤੇ ਡੇਟਾ ਫੀਲਡ ਚੁਣੋ

ਹਰ ਵੈਂਡਰ ਕਿਸਮ ਲਈ ਇੱਕ ਚੈਕਲਿਸਟ ਬਣਾਓ: ਬੇਸਿਕ ਪ੍ਰੋਫਾਇਲ, ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਵੇਰਵੇ, ਮਾਲਕ/ਕੰਟਰੋਲਰ (ਜੇ ਲਾਗੂ ਹੋਵੇ), ਟੈਕਸ ਫਾਰਮ, ਅਤੇ ਪੇਆਉਟ/ਬੈਂਕ ਵੇਰਵੇ।

ਆਪਣੇ ਫੀਲਡਾਂ ਲਈ ਸਪਸ਼ਟ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ ਵਿਕਲਪਿਕ ਹੈ ਅਤੇ ਕੀ ਲਾਜ਼ਮੀ, ਫਾਇਲ ਫਾਰਮੈਟ, ਅਤੇ ਕਿਹੜੇ ਖੇਤਰਿਕ ਬਦਲ-ਵਿਕਲਪ ਮੰਨੇ ਜਾਣਗੇ (ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਦੇਸ਼-ਧਾਰਾ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ)।

4) ਪਾਬੰਦੀਆਂ ਪਛਾਣੋ: ਖੇਤਰ, ਭਾਸ਼ਾ, ਅਤੇ ਸਮਾਂ

ਜਿਹੜੇ ਦੇਸ਼/ਖੇਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਕੰਮ ਕਰਾਂਗੇ, ਸਮਰਥਿਤ ਭਾਸ਼ਾਵਾਂ, ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਜਵਾਬ-ਸਮੇਂ ਦੇ ਟਾਰਗੇਟ (ਜਿਵੇਂ “ਤੁਰੰਤ ਪ੍ਰੀ-ਚੈੱਕ, 24 ਘੰਟਿਆਂ ਵਿੱਚ ਮੈਨੁਅਲ ਰਿਵਿਊ”) ਲistische ਕਰੋ। ਇਹ ਪਾਬੰਦੀਆਂ validation ਨਿਯਮ, ਸਟਾਫ਼ਿੰਗ, ਅਤੇ ਉਪਭੋਗਤਾ ਸੰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਆਕਾਰ ਦਿੰਦੀਆਂ ਹਨ।

ਕੰਪਲਾਇਅੰਸ ਮੁੱਢਲੀ ਗੱਲਾਂ: KYB/KYC, ਪ੍ਰਤਿਬੰਧ, ਟੈਕਸ ਅਤੇ ਬੈਂਕਿੰਗ

ਕੰਪਲਾਇਅੰਸ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਵੈਂਡਰ ਸੈਟਅਪ ਅਤੇ ਲੰਮੀ-ਚਲਣ ਵਾਲੀ ਦੁਬਾਰਾ-ਕਾਮ ਵਿੱਚ ਫਰਕ ਪੈਦਾ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਫਾਰਮਾਂ ਅਤੇ ਵਰਕਫਲੋ ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ ਕਿ ਕਿਹੜੇ ਚੈੱਕ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹਨ, ਕਦੋਂ ਰਨ ਕਰਨੇ ਹਨ, ਅਤੇ "ਪਾਸ" ਦਾ ਮਤਲਬ ਕੀ ਹੈ।

KYB ਮੁੱਢਲੀ ਗੱਲਾਂ (ਕੰਪਨੀਆਂ)

Know Your Business (KYB) ਇਹ ਸਾਬਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਵੈਂਡਰ ਇੱਕ ਅਸਲੀ, ਕਾਨੂੰਨੀ ਰਜਿਸਟਰਡ ਸੰਸਥਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਸੀਂ ਸਮਝਦੇ ਹੋ ਕਿ ਉਸ ਦੇ ਪਿੱਛੇ ਕੌਣ ਹੈ। ਆਮ KYB ਚੈੱਕ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹਨ:

• ਕੰਪਨੀ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਵੇਰਵੇ (ਕਾਨੂੰਨੀ ਨਾਂ, ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਨੰਬਰ, ਇੰਕੋਰਪੋਰੇਸ਼ਨ ਤਾਰੀਖ, ਸਥਿਤੀ)
• ਰਜਿਸਟਰਡ ਪਤਾ ਅਤੇ ਆਪਰੇਟਿੰਗ ਪਤੇ ਦੀ ਜਾਂਚ
• ਫਾਇਦੇਮੰਦ ਮਾਲਕ ਜਾਣਕਾਰੀ (ਕੌਣ ਆਖ਼ਰੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕੰਪਨੀ ਦਾ ਮਾਲਕ ਜਾਂ ਕੰਟਰੋਲ ਕਰਦਾ ਹੈ)

ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ “verified” ਦਿਖਾਵੇ ਵੀ, ਤੁਸੀਂ ਜਿਸ ਸਬੂਤ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕੀਤਾ, ਉਸ ਦਾ ਸਟਰੋਰ ਰੱਖੋ (ਸਰੋਤ, ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ, ਰੈਫਰੇਂਸ ID) ਤਾਂ ਜੋ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਫੈਸਲਾ ਵਜੂਦ ਵਿੱਚ ਸਮਝਾਇਆ ਜਾ ਸਕੇ।

KYC ਮੁੱਢਲੀ ਗੱਲਾਂ (ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੇ ਪਿੱਛੇ ਲੋਕ)

ਜੇ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਦਾ ਰੋਲ ਹੈ—ਫਾਇਦੇਮੰਦ ਮਾਲਕ, ਡਾਇਰੈਕਟਰ, ਅਧਿਕਾਰਤ ਦਸਤਖਤਕਾਰ—ਤਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ KYC ਦੀ ਲੋੜ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ (ਪਛਾਣ ਵੈਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ)। ਆਮ ਕਦਮਾਂ ਵਿੱਚ ਕਾਨੂੰਨੀ ਨਾਂ, ਜਨਮ ਤਾਰੀਖ (ਜਿੱਥੇ ਮਨਜ਼ੂਰ), ਅਤੇ ਸਰਕਾਰੀ ID ਜਾਂ ਵਿਕਲਪਿਕ ਵੈਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਮੈਥਡ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।

ਪ੍ਰਤਿਬੰਧ, PEP, ਅਤੇ ਵਾਚਲਿਸਟ ਸਕ੍ਰੀਨਿੰਗ

ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਵਿੱਚ ਲੋੜ ਹੈ, ਤਾਂ ਕਾਰੋਬਾਰ ਅਤੇ ਸੰਬੰਧਤ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਤਿਬੰਧ ਸੂਚੀਆਂ, PEP ਡੇਟਾਬੇਸ, ਅਤੇ ਹੋਰ ਵਾਚਲਿਸਟਾਂ ਵਿਰੁੱਧ ਸਕ੍ਰੀਨ ਕਰੋ।

ਮੈਚ-ਹੈਂਡਲਿੰਗ ਨਿਯਮ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ (ਉਦਾਹਰਣ: ਘੱਟ-ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਮੈਚਾਂ ਨੂੰ ਆਟੋ-ਕਲੀਅਰ, ਸੰਭਾਵਤ ਮੈਚਾਂ ਨੂੰ ਮੈਨੁਅਲ ਰਿਵਿਊ ਨੂੰ ਰੂਟ ਕਰੋ)।

ਟੈਕਸ ਅਤੇ ਬੈਂਕਿੰਗ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ

ਵੈਂਡਰ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਤਦ ਤਕ ਭੁਗਤਾਨ ਨਹੀਂ ਹੋ ਸਕਦੇ ਜਦ ਤਕ ਟੈਕਸ ਅਤੇ ਬੈਂਕਿੰਗ ਵੇਰਵੇ ਵੈਧ ਨਹੀਂ ਹੋਂਦੇ:

• ਟੈਕਸ: W-9/W-8 (US), VAT IDs (EU/UK), ਅਤੇ ਸਥਾਨਕ ਸਮਕक्ष ਦਸਤਾਵੇਜ਼
• ਬੈਂਕਿੰਗ: IBAN/ਰਾਉਟਿੰਗ/ਅਕਾਊਂਟ ਨੰਬਰ ਫਾਰਮੈਟ, ਅਕਾਊਂਟ-ਹੋਲਡਰ ਨਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ (ਜੇ ਉਪਲਬਧ)

ਲਾਜ਼ਮੀ বনਾਮ ਸ਼ਰਤੀ (ਅਤੇ ਬੇਕਾਰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕੱਠੀ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚੋ)

ਖੇਤਰ, ਵੈਂਡਰ ਕਿਸਮ, ਭੁਗਤਾਨ ਵਿਧੀ, ਅਤੇ ਰਿਸਕ ਲੈਵਲ ਅਨੁਸਾਰ ਫੀਲਡਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਰਤੀ ਬਣਾਓ। ਉਦਾਹਰਨ ਵਜੋਂ, ਘੱਟ-ਰਿਸਕ ਦੇਸ਼ੀ ਸਪਲਾਇਰ ਨੂੰ ਲਾਜ਼ਮੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਫਾਇਦੇਮੰਦ ਮਾਲਕ IDs ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੋ ਸਕਦੀ, ਜਦਕਿ ਉੱਚ-ਰਿਸਕ ਕ੍ਰਾਸ-ਬੋਰਡ ਵੈਂਡਰ ਨੂੰ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਇਸ ਨਾਲ ਪੋਰਟਲ ਛੋਟਾ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ, ਪੁਟਪਤੀ ਦਰ ਵਧਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਡਾ ਕੰਪਲਾਇਅੰਸ ਬਾਰ ਪੂਰੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।

ਅਖੀਰ-ਤੱਕ ਵਰਕਫਲੋ ਡਿਜ਼ਾਈਨ ਕਰੋ (Invite ਤੋਂ Approval ਤੱਕ)

ਵੈਂਡਰ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਫਲੋ ਵੈਂਡਰ ਲਈ ਲੀਨੀਅਰ ਮਹਿਸੂਸ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਜਦਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਲਈ ਸਪਸ਼ਟ ਚੈਕਪੌਇੰਟ ਹੋਣ। ਮਕਸਦ ਘੱਟ ਬੈਕ-ਅਤੇ-ਫੋਰਥ ਅਤੇ ਰਿਸਕ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਪਕੜਨਾ ਹੈ।

1) ਵੈਂਡਰ ਸਾਈਨਅਪ: ਸਿਰਫ਼ ਨਿਯੋਤਾ, ਸਵੈ-ਸੇਵਾ, ਜਾਂ ਦੋਹਾਂ

ਅਕਸਰ ਟੀਮਾਂ ਦੋ ਪ੍ਰਵੇਸ਼ ਰਸਤੇ ਸਮਰਥਨ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ:

• Invite links ਜਾਣੇ-ਪਛਾਣ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਲਈ (ਪਰਕਿਊਰਮੈਂਟ ਰਿਕਾਰਡ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਵੈਂਡਰ ਇਸਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦਾ ਹੈ)। Invite ਲਿੰਕ ਇਕ-ਵਰਤੋਂ ਵਾਲੇ, ਸਮਾਂ-ਸੀਮਤ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਨਾਲ ਜੋੜੇ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।
• Self-serve registration ਮਾਰਕੀਟਪਲੇਸਾਂ ਜਾਂ ਖੁਲੇ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮਾਂ ਲਈ। ਬੇਸਿਕ ਸਪੈਮ ਕੰਟਰੋਲ (ਈਮੇਲ ਵੈਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ, ਰੇਟ ਲਿਮਿਟ) ਅਤੇ ਪਹਿਲੇ ਹੀ ਲੋੜੀਂਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਬਾਰੇ ਉਮੀਦਾਂ ਸੈਟ ਕਰੋ।

ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਦੋਹਾਂ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਡਾਊਨਸਟ੍ਰੀਮ ਕਦਮ ਇੱਕੋ ਜਿਹੇ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਅਤੇ ਰਿਵਿਊ ਸਥਿਰ ਰਹਿਣ।

2) ਕਦਮ-ਦਰ-ਕਦਮ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ (ਪ੍ਰੋਗਰੈਸੀਵ ਡਿਸਕਲੋਜ਼ਰ)

ਇੱਕ ਗਾਇਡ ਕੀਤੀ ਸਿੱਕਵੰਸ ਉਪਯੋਗ ਕਰੋ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਵਿਜ਼ੀਬਲ ਪ੍ਰੋਗ੍ਰੈਸ ਇੰਡિકેટਰ ਹੋਵੇ। ਆਮ ਹਮਸਰ:

1. Profile: ਸੰਪਰਕ ਵਿਅਕਤੀ, ਭੂਮਿਕਾ, ਪਸੰਦੀਦਾ ਭਾਸ਼ਾ।
2. Business details: ਕਾਨੂੰਨੀ ਨਾਂ, ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਨੰਬਰ, ਪਤਾ, ਜੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਫਾਇਦੇਮੰਦ ਮਾਲਕ।
3. Documents: ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ, IDs, ਪਤੇ ਦਾ ਸਬੂਤ, ਟੈਕਸ ਫਾਰਮ।
4. Payout: ਬੈਂਕ ਅਕਾਊਂਟ ਵੇਰਵੇ, ਭੁਗਤਾਨ ਵਿਧੀ, ਲਾਭਪਾਤੀ ਨਾਂ ਮਿਲਾਣ।

ਡ੍ਰਾਫਟ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਸੇਵ ਕਰੋ ਅਤੇ ਵੈਂਡਰਾਂ ਨੂੰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਵਾਪਸ ਆ ਕੇ ਜਾਰੀ ਰੱਖਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿਓ—ਇਸ ਨਾਲabandਨਮੈਂਟ ਕਾਫ਼ੀ ਘਟ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ।

3) ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ: ਆਟੋਮੇਟਿਕ ਚੈੱਕ + ਮੈਨੁਅਲ ਰਿਵਿਊ

ਜਦੋ ਕਾਫ਼ੀ ਡੇਟਾ ਉਪਲਬਧ ਹੋ ਜਾਵੇ, ਤੁਰੰਤ ਆਟੋਮੇਟਿਕ ਚੈੱਕ ਚਲਾਓ (ਸਿਰਫ ਆਖਿਰ 'ਤੇ ਨਹੀਂ)। ਛੁੱਟੀਆਂ ਨੂੰ ਮੈਨੁਅਲ ਰਿਵਿਊ ਨੂੰ ਰੂਟ ਕਰੋ: ਨਾਮ-ਨਹੀਂ-ਮਿਲਣਾ, ਅਸਪਸ਼ਟ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਉੱਚ-ਰਿਸਕ ਖੇਤਰ, ਜਾਂ ਪ੍ਰਤਿਬੰਧ ਮੈਚ ਜਿਹੜੇ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਕ ਪੁਸ਼ਟੀ ਲਈ ਮੰਗਦੇ ਹਨ।

4) ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਵਰਕਫਲੋ: ਵੈਂਡਰ ਨਾਲ ਲੂਪ ਬੰਦ ਕਰੋ

ਫੈਸਲਿਆਂ ਨੂੰ ਮਾਡਲ ਕਰੋ: Approve / Reject / More info required। ਜਦੋਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਗੈਰ-ਮੌਜੂਦ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਟਾਸਕ-ਅਧਾਰਤ ਬੇਨਤੀ ਭੇਜੋ ("ਟੈਕਸ ਫਾਰਮ ਅਪਲੋਡ ਕਰੋ", "ਬੈਂਕ ਲਾਭਪਾਤੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ") ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਡਿਊ ਡੇਟ ਅਲੱਗ ਹੋਵੇ, ਨਾ ਕਿ ਇੱਕ ਆਮ ਈਮੇਲ।

5) ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਜਾਰੀ ਨਿਗਰਾਨੀ

ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਮਨਜ਼ੂਰੀ 'ਤੇ ਖਤਮ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਬਦਲਾਅ (ਨਵਾਂ ਬੈਂਕ ਅਕਾਊਂਟ, ਪਤਾ ਅਪਡੇਟ, ਮਾਲਕੀ ਬਦਲਾਅ) ਟਰੈਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਰਿਸਕ ਅਨੁਸਾਰ ਨਿਯਮਤ ਰੀ-ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਸ਼ੈਡਿੂਲ ਕਰੋ—ਉਦਾਹਰਨ ਵਜੋਂ, ਘੱਟ ਰਿਸਕ ਲਈ ਸਾਲਾਨਾ, ਉੱਚ ਰਿਸਕ ਲਈ ਤਿਮਾਹੀ, ਅਤੇ ਜ਼ਰੂਰੀ ਸੋਧਾਂ 'ਤੇ ਤੁਰੰਤ।

ਉਪਭੋਗਤਾ ਅਨੁਭਵ: ਵੈਂਡਰ ਪੋਰਟਲ বনਾਮ ਐਡਮਿਨ ਰਿਵਿਊ ਕੰਸੋਲ

ਵੈਂਡਰ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਐਪ ਦੀ ਕਾਮਯਾਬੀ ਦੋ ਅਨੁਭਵਾਂ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੀ ਹੈ: ਵੈਂਡਰ ਦੀ ਸਵੈ-ਸੇਵਾ ਪੋਰਟਲ (ਗਤੀ ਅਤੇ ਸਪਸ਼ਟਤਾ) ਅਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਰਿਵਿਊ ਕੰਸੋਲ (ਨਿਯੰਤਰਣ ਅਤੇ ਰਵਾਇਤੀਤਾ)। ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਉਤਪਾਦ ਸਮਝੋ ਜਿਹੜੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਮਕਸਦ ਰੱਖਦੇ ਹਨ।

ਵੈਂਡਰ ਪੋਰਟਲ: ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਘਟਾਓ, ਭਰੋਸਾ ਵਧਾਓ

ਵੈਂਡਰਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਨਾਲ PDF ਭੇਜਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਨਹੀਂ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ। ਕੋਰ ਪੇਜ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ:

• Account: ਸਾਈਨ-ਅਪ/ਇਨਵਾਈਟ ਐਕਸੈਪਟ, ਪਾਸਵਰਡ/SSO ਵਿਕਲਪ, MFA ਸੈਟਅਪ।
• Company profile: ਕਾਨੂੰਨੀ ਨਾਂ, ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਨੰਬਰ, ਪਤਾ, ਫਾਇਦੇਮੰਦ ਮਾਲਕ (ਜੇ ਲੋੜ)।
• Document upload: ਵੈਂਡਰ ਕਿਸਮ/ਖੇਤਰ ਮੁਤਾਬਿਕ ਸਪਸ਼ਟ ਲੋੜਾਂ, ਫਾਇਲ ਆਕਾਰ ਗਾਈਡ, ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕੀਤਾ ਫਾਰਮੈਟ।
• Status: ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਟਾਈਮਲਾਈਨ (Submitted → In review → Changes requested → Approved/Rejected) ਨਾਲ ਅਗਲੇ ਕਦਮ।

ਫਾਰਮਾਂ ਨੂੰ ਮੋਬਾਈਲ-ਫ੍ਰੈਂਡਲੀ ਬਣਾਓ (ਵੱਡੇ ਇਨਪੁਟ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਲਈ ਕੈਮਰਾ ਅਪਲੋਡ, ਸੇਵ-ਅਤੇ-ਰੀਜ਼ਿਊ) ਅਤੇ ਐਕਸੈਸਬਲ ਕਰੋ (ਲੇਬਲ, ਕੀਬੋਰਡ ਨੈਵੀਗੇਸ਼ਨ, ਐਰਰ ਮੈਸੇਜ ਜੋ ਮੁਆਫਿਕ ਰਾਹ ਦਿਖਾਉਂਦੇ ਹਨ)।

ਜਿਥੇ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ, ਮਨਜ਼ੂਰਯੋਗ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੇ ਉਦਾਹਰਨ ਦਿਖਾਓ ਅਤੇ ਦੱਸੋ ਕਿ ਕੁਝ ਖੇਤਰ ਕਿਉਂ ਲੋੜੀਂਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਜੋ ਡ੍ਰੌਪ-ਆਫ ਘਟੇ।

ਐਡਮਿਨ ਰਿਵਿਊ ਕੰਸੋਲ: ਤੇਜ਼ ਫੈਸਲੇ ਤੇ ਮਜ਼ਬੂਤ ਨਿਯੰਤਰਣ

ਅੰਦਰੂਨੀ ਯੂਜ਼ਰਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਮਕਸਦ-ਨਿਰਧਾਰਤ ਵਰਕਸਪੇਸ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ:

• Queue: ਪ੍ਰਾਥਮਿਕਤਾ ਵਾਲੀ ਲਿਸਟ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਫਿਲਟਰ (ਰਿਸਕ ਲੈਵਲ, ਖੇਤਰ, SLA ਉਮਰ, ਮਿਸਿੰਗ ਆਈਟਮ)।
• Vendor profile: ਸਬਮਿੱਟ ਕੀਤੇ ਡੇਟੇ, ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਨਤੀਜੇ, ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦਾ ਇਕੱਠਾ ਵਿਊ।
• Decision: ਮਨਜ਼ੂਰ, ਰੱਦ, ਜਾਂ ਬਦਲਾਅ ਮੰਗੋ ਨਾਲ ਸਟਰੱਕਚਰਡ ਕਾਰਨ।
• Notes & history: ਰਿਵਿਊਅਰ ਕਾਮੈਂਟ, ਅਟੈਚਮੈਂਟ, ਅਤੇ ਪੂਰਾ ਐਕਟਿਵਿਟੀ ਟਾਈਮਲਾਈਨ।

ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ, ਸੂਚਨਾਵਾਂ, ਅਤੇ ਆਡਿਟ ਕਾਪੀਆਂ

Role-based access ਵਰਤੋ ਤਾ ਕਿ ਫਰਜ਼ ਵੰਡੇ ਜਾ ਸਕਣ (ਉਦਾਹਰਣ: requester vs reviewer vs approver vs finance)। ਸੂਚਨਾਵਾਂ ਟੈਂਪਲੇਟ-ਚਲਿਤ ਹੋਣ (ਈਮੇਲ/SMS/in-app), ਸਪਸ਼ਟ CTA ਦੇਣ ਅਤੇ ਭੇਜੇ ਗਏ ਸਬੂਤਾਂ ਦੀਆਂ ਆਡਿਟ ਕਾਪੀਆਂ ਸਟੋਰ ਕਰਨ — ਖਾਸ ਕਰਕੇ "changes requested" ਅਤੇ ਆਖਰੀ ਫੈਸਲਿਆਂ ਲਈ।

ਡਾਟਾ ਮਾਡਲ: ਕੀ ਸਟੋਰ ਕਰਨਾ ਹੈ (ਅਤੇ ਕਿਉਂ)

ਵੈਂਡਰ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਐਪ ਦੀ ਕਾਮਯਾਬੀ ਉਸਦੇ ਡਾਟਾ ਮਾਡਲ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਿਰਫ "ਅਪਲੋਡ ਕੀਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼" ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ "approved/rejected" ਫਲੈਗ ਸਟੋਰ ਕਰੋਗੇ, ਤਾਂ ਜਦ ਲੋੜ ਬਦਲੇਗੀ, ਆਡੀਟਰ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਣਗੇ ਜਾਂ ਤੁਸੀਂ ਨਵੇਂ KYB ਚੈੱਕ ਜੋੜੋਂਗੇ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਫ਼ਸ ਜਾਵੋਗੇ।

ਕੋਰ ਐਨਟੀਟੀਆਂ (ਤੁਹਾਡਾ "ਸੋਰਸ ਆਫ ਟਰੂਥ")

Organization (vendor) ਅਤੇ User ਵਿੱਚ ਸਾਫ਼ ਵੱਖਰਾ ਰੱਖੋ।

• Organization (vendor): ਕਾਨੂੰਨੀ ਨਾਂ, ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਨੰਬਰ, ਟੈਕਸ ID, ਬਿਜਨਸ ਟਾਈਪ, ਓਪਰੇਟਿੰਗ ਦੇਸ਼।
• User: ਵੈਂਡਰ ਯੂਜ਼ਰਾਂ ਅਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਰਿਵਿਊਅਰਾਂ ਲਈ ਲੋਗਇਨ ਆਈਡੈਂਟਿਟੀ (ਰੋਲ/ਪ੍ਰਮੀਸ਼ਨ ਨਾਲ)।
• Addresses: ਰਜਿਸਟਰਡ, ਆਪਰੇਟਿੰਗ, ਮੈਲਿੰਗ—ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਅਲੱਗ ਟੇਬਲ ਵਜੋਂ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਕਈ ਦੇਸ਼/ਫਾਰਮੈਟ ਸਪੋਰਟ ਕੀਤੇ ਜਾ ਸਕਣ।
• Documents: ਪਹਿਲਾਂ ਮੈਟਾਡੇਟਾ (ਟਾਈਪ, ਜਾਰੀ ਕਰਨ ਵਾਲਾ, ਜਾਰੀ/ਮਿਆਦ ਦੀਆਂ ਤਾਰਿਖਾਂ, ਫਾਇਲ ਸਥਿਤੀ)। ਫਾਇਲ ਨੂੰ object storage ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ; ਡੇਟਾਬੇਸ ਵਿੱਚ ਉਸਦਾ ਰੈਫਰੈਂਸ ਰੱਖੋ।

ਇਹ ਢਾਂਚਾ ਇੱਕ ਵੈਂਡਰ ਲਈ ਕਈ ਸੰਪਰਕ, ਕਈ ਸਥਾਨ, ਅਤੇ ਹਰ ਲੋੜ ਲਈ ਕਈ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਹਿਯੋਗ ਕਰਦਾ ਹੈ।

ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਐਨਟੀਟੀਆਂ (ਕੀ ਚੈੱਕ ਹੋਇਆ ਅਤੇ ਕੀ ਹੋਇਆ)

ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ "ਨਤੀਜਾ" ਵਜੋਂ ਨਹੀਂ, ਬਲਕਿ ਟਾਈਮ 'ਤੇ ਘਟਨਾਵਾਂ ਵਜੋਂ ਮਾਡਲ ਕਰੋ।

• Checks: "Sanctions screening", "Business registry lookup", "Bank account verification" ਆਦਿ।
• Results: ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ ਰਿਸਪਾਂਸ ਸਨੈਪਸ਼ਾਟ (ਨਾਰਮਲਾਈਜ਼ਡ ਫੀਲਡ + ਰਾਅ payload ਰੈਫਰੈਂਸ), ਮੈਚ confidence, ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ।
• Risk score: ਨੰਬਰਾਤਮਕ ਸਕੋਰ ਅਤੇ ਉਹ ਇਨਪੁਟ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੇ ਇਸਨੂੰ ਹਿਸਾਬ ਕੀਤਾ।
• Reviewer actions: ਕਿਸਨੇ ਰਿਵਿਊ ਕੀਤਾ, ਕੀ ਫੈਸਲਾ ਕੀਤਾ, ਕਿਉਂ, ਅਤੇ ਕਿਸ ਸਬੂਤ ਤੇ।

ਵਰਕਫਲੋ ਐਨਟੀਟੀਆਂ (ਕਿਵੇਂ ਕੰਮ ਹਿਲਦਾ ਹੈ)

ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਇੱਕ ਕਿਊਇੰਗ ਸਮੱਸਿਆ ਹੈ।

• Tasks and statuses: "Awaiting tax form", "Manual review needed", "Resubmission requested" ਵਰਗੇ ਕਦਮ।
• SLA timers: ਜਦ ਟਾਸਕ ਸ਼ੁਰੂ, ਰੋਕਿਆ ਗਿਆ, ਬ੍ਰੀਚ ਹੋਇਆ, ਅਤੇ ਨਿਵਾਰਿਆ ਗਿਆ।
• Comments: ਅੰਦਰੂਨੀ ਨੋਟਾਂ ਅਤੇ ਵੈਂਡਰ-ਵਿਜ਼ੀਬਲ ਸੁਨੇਹੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਫੀਲਡਾਂ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਗਲਤੀ ਨਾਲ ਕੋਈ ਸਿਸਟਮ ਵੱਲੋਂ ਰੁਜ਼ਾਨਾ ਨਾ ਹੋ ਜਾਵੇ।

ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਡੇਟਾ (ਸਿਸਟਮਾਂ ਵਿੱਚ ਟਰੇਸਏਬਿਲਿਟੀ)

ਹਰੇਕ ਬਾਹਰੀ ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ ਕਾਲ ਲਈ ਸਟੋਰ ਕਰੋ:

• External references (ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ applicant/vendor ID)
• Webhook events (ਈਵੈਂਟ ID, signature status, processing outcome)
• Request/response linkage (ਸਹਾਇਤਾ ਲਈ ਮੁੜ-ਚਲਾਉਣ ਯੋਗਤਾ)

ਬਦਲਾਅ ਲਈ ਡਿਜ਼ਾਈਨ: ਵਰਜ਼ਨਿੰਗ ਅਤੇ ਇਤਿਹਾਸ

ਕੰਪਲਾਇਅੰਸ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਨਿਯਮ ਬਦਲਦੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ। ਚੈੱਕ ਅਤੇ ਪ੍ਰਸ਼ਨਾਵਲੀਆਂ ਲਈ ਵਰਜ਼ਨ ਫੀਲਡ ਜੋੜੋ, ਅਤੇ ਮੁੱਖ ਵਸਤੂਆਂ ਲਈ ਇਤਿਹਾਸ ਟੇਬਲਾਂ ਜਾਂ ਅਟਲ ਆਡਿਟ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੋ।

ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਤੁਸੀਂ ਦੱਸ ਸਕੋਗੇ ਕਿ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇ ਸਮੇਂ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਕੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੀ, ਭਾਵੇਂ ਨਿਯਮ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਜਾਣ।

ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ: ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ, ਸਟੋਰੇਜ, ਅਤੇ ਬੈਕ ਆਫਿਸ

ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਉਹ ਜਗ੍ਹਾਂ ਹਨ ਜਿੱਥੇ ਵੈਂਡਰ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਫਾਰਮ ਇਕ ਓਪਰੇਸ਼ਨਲ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਮਕਸਦ ਸਧਾਰਨ ਹੈ: ਵੈਂਡਰ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਸਬਮਿਟ ਕਰੇ, ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਇੱਕ ਵਾਰੀ ਵੇਰੀਫਾਈ ਕਰੇ, ਅਤੇ ਡਾਊਨਸਟ੍ਰੀਮ ਸਿਸਟਮ ਬਿਨਾਂ ਮੈਨੁਅਲ ਦੁਹਰਾਈ ਦੇ ਸਹੀ ਰਹਿਣ।

ਬਣਾਉਣ বনਾਮ ਖਰੀਦੋ: ਜੋ ਅਕਸਰ ਬਦਲਦਾ ਹੈ ਉਸ ਨੂੰ ਆਊਟਸੋਰਸ ਕਰੋ

ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਟੀਮਾਂ ਲਈ KYB ਚੈੱਕ, ਪ੍ਰਤਿਬੰਧ ਸਕ੍ਰੀਨਿੰਗ, ਅਤੇ ਜੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਪਛਾਣ ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਨੂੰ ਮੰਨਿਆ ਹੋਇਆ ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰਾਂ ਨੂੰ ਆਊਟਸੋਰਸ ਕਰਨਾ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ ਨਿਯਮਾਂਤਕ ਤਬਦੀਲੀਆਂ, ਡੇਟਾ ਸਰੋਤ, ਅਤੇ ਅਪਟਾਈਮ ਦੀ ਦੇਖਭਾਲ ਕਰਦੇ ਹਨ।

ਸਿਰਫ ਉਹੀ ਘੜੋ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਵਿਲੱਖਣ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ: ਤੁਹਾਡਾ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਵਰਕਫਲੋ, ਰਿਸਕ ਨੀਤੀ, ਅਤੇ ਕਿਵੇਂ ਤੁਸੀਂ ਸਿਗਨਲਾਂ ਨੂੰ ਮਿਲਾਉਂਦੇ ਹੋ (ਉਦਾਹਰਨ: "sanctions clear + tax form valid + bank account verified"). ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨਾਂ ਨੂੰ ਮੋਡਯੂਲਰ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ ਬਦਲ ਸਕੋ ਬਿਨਾਂ ਐਪ ਨੂੰ ਮੁੜ ਲਿਖੇ।

ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸੰਗ੍ਰਹਿ: ਸਟੋਰੇਜ, ਸਕੈਨਿੰਗ, ਅਤੇ ਫਾਇਲ ਨਿਯਮ

ਵੈਂਡਰ ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਫਾਇਲਾਂ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦੀ ਹੈ (W-9/W-8, ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ, ਬੈਂਕ ਪੱਤਰ)। object storage ਵਰਤੋ with encryption ਅਤੇ ਛੋਟੇ ਸਮੇਂ ਵਾਲੇ, ਸਾਇਂਡ ਅਪਲੋਡ URLs।

ਇੰਜੈਸ਼ਨ ਸਮੇਂ ਸੁਰੱਖਿਆ ਗਾਰਡਰੇਲ: ਵਾਇਰਸ/ਮਾਲਵੇਅਰ ਸਕੈਨਿੰਗ, ਫਾਇਲ ਟਾਈਪ allow-lists (PDF/JPG/PNG), ਆਕਾਰ ਸੀਮਾਵਾਂ, ਅਤੇ ਮੁਢਲੀ ਸਮੱਗਰੀ ਚੈਕ (ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਪਾਸਵਰਡ-ਸੁਰੱਖਿਅਤ PDFs ਜਿਹੜੇ ਰਿਵਿਊਅਰ ਨਹੀਂ ਖੋਲ੍ਹ ਸਕਦੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਰੱਦ ਕਰੋ)। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਮੈਟਾਡੇਟਾ (ਟਾਈਪ, ਜਾਰੀ/ਮਿਆਦ ਤਾਰੀਖ, ਅਪਲੋਡਰ, ਚੈਕਸਮ) ਨੂੰ ਫਾਇਲ ਤੋਂ ਵੱਖ ਕਰਕੇ ਸਟੋਰ ਕਰੋ।

ਇ-ਸਾਈਨੇਚਰ (ਜੇ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਸੰਝੌਤੇ ਹਨ)

ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਟਰਮਜ਼, DPA, ਜਾਂ MSA ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸਾਈਨ ਕਰਵਾਣੇ ਹੋਣ ਤਾਂ ਇਕ e-sign ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਅੰਤਮ ਚਲਾਏ ਗਏ PDF ਨਾਲ-ਨਾਲ ਸਾਈਨਿੰਗ ਆਡਿਟ ਡੇਟਾ (ਸਾਈਨਰ, ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ, envelope ID) ਨੂੰ ਵੈਂਡਰ ਰਿਕਾਰਡ 'ਚ ਸੇਵ ਕਰੋ।

ਬੈਕ ਆਫਿਸ ਸਿੰਕ + イਵੈਂਟਸ ਲਈ webhook

ਆਪਣੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਤੋਂ ਬਾਅਦ "vendor master" ਡੇਟਾ (ਕਾਨੂੰਨੀ ਨਾਂ, ਜਿੱਥੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਹੋਵੇ ਟੈਕਸ ID, ਭੁਗਤਾਨ ਵੇਰਵੇ, remit-to address) ਨੂੰ sync ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ Accounting/ERP ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਓ।

ਸਟੇਟਸ ਅਪਡੇਟਸ (submitted, checks started, approved/declined) ਲਈ webhooks ਅਤੇ append-only ਇਵੈਂਟ ਲਾਗ ਵਰਤੋਂ ਤਾਂ ਕਿ ਬਾਹਰੀ ਸਿਸਟਮ polling ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਹੋ ਸਕਣ।

ਸੁਰੱਖਿਆ \u0026 ਪ੍ਰਾਈਵੇਸੀ: PII ਅਤੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਰੱਖਿਆ

ਵੈਂਡਰ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਕੁਝ ਸਭ ਤੋਂ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਡੇਟਾ ਇਕੱਠਾ ਕਰਦੀ ਹੈ: ਪਛਾਣ ਵੇਰਵੇ, ਟੈਕਸ ID, ਬੈਂਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਅਤੇ ਇੰਕੋਰਪੋਰੇਸ਼ਨ ਫਾਇਲਾਂ। ਸੁਰੱਖਿਆ ਅਤੇ ਪ੍ਰਾਈਵੇਸੀ ਨੂੰ ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਡਕਟ ਫੀਚਰ ਵਜੋਂ ਵੇਖੋ—ਨਾ ਕਿ ਕੇਵਲ ਇੱਕ ਚੈੱਕਲਿਸਟ।

ਓਥੈਂਟੀਕੇਸ਼ਨ: ਪਹੁੰਚ ਠੱਗ-ਸਬੂਤ ਕਰਨ ਲਈ ਮੁਸ਼ਕਲ ਬਣਾਓ

ਵੈਂਡਰਾਂ ਲਈ, ਪਾਸਵਰਡ ਖਤਰੇ ਘਟਾਉਣ ਲਈ email magic links (ਛੋਟੇ ਸਮੇਂ ਵਾਲੇ, ਇਕ-ਵਰਤੋਂ) ਜਾਂ ਵੱਡੀਆਂ ਸੰਗਠਨਾਂ ਦੇ ਵੈਂਡਰਾਂ ਲਈ SSO ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰੋ।

ਅੰਦਰੂਨੀ ਟੀਮ ਲਈ, ਐਡਮਿਨਾਂ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਲਈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਕੋਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵੇਖਣ ਦੀ ਸ਼ਕਤੀ ਹੈ, MFA ਲਾਜ਼ਮੀ ਰੱਖੋ।

ਸੈਸ਼ਨ ਨਿਯੰਤਰਣ 'ਤੇ ਵੀ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ: ਐਡਮਿਨ ਸੈਸ਼ਨਾਂ ਲਈ ਛੋਟੀ timeout, ਰਿਸਕੀ ਕਾਰਵਾਈਆਂ (ਜਿਵੇਂ ਬੈਂਕ ਵੇਰਵੇ ਬਦਲਣਾ) ਲਈ device-based step-up verification, ਅਤੇ ਅਸਧਾਰਣ ਲੌਗਿਨ ਸਥਾਨਾਂ ਲਈ ਅਲਰਟ।

ਅਧਿਕਾਰ: ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਅਧਿਕਾਰ ਅਤੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਮਨਜ਼ੂਰੀ

Least-privilege roles ਵਰਤੋ ਤਾਂ ਕਿ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਉਹੀ ਦਿਖਾਈ ਦੇਵੇ ਜੋ ਉਹਨਾਂ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ (ਉਦਾਹਰਣ: "Viewer", "Reviewer", "Approver", "Finance")।

ਫਰਜ਼ ਵੰਡੋ ਤਾਂ ਜੋ ਜਿਸ ਨੇ ਬਦਲਾਅ ਮੰਗਿਆ ਹੋਵੇ (ਜਿਵੇਂ ਬੈਂਕ ਅਪਡੇਟ) ਉਹੀ ਮਨਜ਼ੂਰ ਨਾ ਕਰ ਸਕੇ—ਇਹ ਅੰਦਰੂਨੀ ਧੋਖਾਧੜੀ ਬਹੁਤ ਘਟਾਊਂਦਾ ਹੈ।

ਇਨ-ਟਰਾਂਜ਼ਿਟ ਅਤੇ ਐਟ-ਰੇਸਟ ਇੰਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ

ਡੇਟਾ ਇਨ-ਟਰਾਂਜ਼ਿਟ ਲਈ ਹਮੇਸ਼ਾਂ HTTPS/TLS ਵਰਤੋ। ਡੇਟਾ ਐਟ-ਰੇਸਟ ਲਈ, ਡੇਟਾਬੇਸ ਅਤੇ ਫਾਇਲ ਸਟੋਰੇਜ ਨੂੰ ਇਨਕ੍ਰਿਪਟ ਕਰੋ।

ਕੀਜ਼ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ managed key service ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ, ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਰੋਟੇਟ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਕੀਜ਼ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਕਿਸ ਕੋਲ ਹੈ ਇਸਨੂੰ ਸੀਮਿਤ ਕਰੋ। ਬੈਕਅੱਪ ਵੀ ਇਨਕ੍ਰਿਪਟ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।

PII ਹੈਂਡਲਿੰਗ: ਘਟਾਓ, ਰੈਡੈਕਟ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਪ੍ਰਗਟਾਵੇ ਘਟਾਓ

ਸਿਰਫ ਉਹੀ ਇਕੱਤਰ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ KYB/KYC ਅਤੇ ਟੈਕਸ ਨਤੀਜਿਆਂ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੈ। UI ਵਿੱਚ ਮੁੱਖਤੌਰ 'ਤੇ redacted views ਦਿਖਾਓ (ਉਦਾਹਰਣ: ਟੈਕਸ ID ਅਤੇ ਬੈਂਕ ਨੰਬਰ ਮਾਸਕ), "ਰੀਵੀਲ" ਸਿਰਫ਼ ਵਾਧੂ ਅਨੁਮਤੀਆਂ ਨਾਲ ਹੋਣ ਅਤੇ ਹਰ ਰੀਵੀਲ ਇੱਕ ਆਡਿਟ ਇਵੈਂਟ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੋਵੇ।

ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਅਪਲੋਡ: ਕੰਟਰੋਲ, ਸਕੈਨ, ਅਤੇ ਵੇਰਿਫਾਈ

Signed URLs ਵਰਤੋ ਤਾਂ ਕਿ ਵੈਂਡਰ ਸਿੱਧਾ storage ਨੂੰ ਅਪਲੋਡ ਕਰ ਸਕਣ ਬਿਨਾਂ ਕੁਝ credentials ਖੋਲ੍ਹੇ।

ਫਾਇਲ ਆਕਾਰ ਸੀਮਾਵਾਂ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਟਾਈਪ ਲਗਾਓ, ਅਤੇ ਅਪਲੋਡ ਨੂੰ ਰਿਵਿਊਅਰਾਂ ਲਈ ਦਿਖਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ malware ਲਈ ਸਕੈਨ ਕਰੋ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਗੁਪਤ ਬੱਕਟ/ਕੰਟੇਨਰਾਂ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸਮੇਂ-ਸੀਮਤ ਲਿੰਕਾਂ ਰਾਹੀਂ ਪਰੋਵਾਈਡ ਕਰੋ।

ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀਆਂ ਸੁਰੱਖਿਆ ਉਮੀਦਾਂ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਪੋਰਟਲ 'ਤੇ ਹੀ ਸਸਤੀ ਥਾਂ 'ਤੇ ਰੱਖੋ (ਉਦਾਹਰਨ: blog/security-privacy-pii) ਤਾਂ ਕਿ ਵੈਂਡਰ ਜਾਣ ਸਕਣ ਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਡੇਟਾ ਕਿਵੇਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਲਾਜਿਕ: ਨਿਯਮ, ਰਿਸਕ ਸਕੋਰਿੰਗ, ਅਤੇ ਮੈਨੁਅਲ ਰਿਵਿਊ

ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਲਾਜਿਕ ਉਹ ਜਗ੍ਹਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਤੁਹਾਡੀ ਐਪ "ਅਪਲੋਡ ਕੀਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼" ਨੂੰ ਇੱਕ ਮਨਜ਼ੂਰ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਬਚਾਉ ਸਕੋ, ਵਿੱਚ ਬਦਲਦੀ ਹੈ। ਮਕਸਦ ਸਾਰਾ ਕੁਝ ਆਟੋਮੇਟਿਕ ਕਰਨਾ ਨਹੀਂ—ਮਕਸਦ ਹੈ ਆਸਾਨ ਫੈਸਲੇ ਤੇਜ਼ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਮੁਸ਼ਕਲ ਫੈਸਲਿਆਂ ਨੂੰ ਸਥਿਰ ਬਣਾਉਣਾ।

ਆਟੋਮੇਟਿਕ ਨਿਯਮ (ਤੇਜ਼, ਪੂਰਵਨੀਰਧਾਰਿਤ ਚੈੱਕ)

ਸਪਸ਼ਟ, ਨਿਰਣਾਇਕ ਨਿਯਮਾਂ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ ਜੋ ਪ੍ਰਗਟਿਆਰ ਨੂੰ ਰੋਕ ਸਕਦੇ ਹਨ ਜਾਂ ਵੈਂਡਰ ਨੂੰ ਰਿਵਿਊ ਨੂੰ ਰੂਟ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਉਦਾਹਰਨ:

• ਘਾਟੇ ਫੀਲਡ/ਦਸਤਾਵੇਜ਼: ਲਾਜ਼ਮੀ ਕਾਨੂੰਨੀ ਨਾਂ, ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਨੰਬਰ, ਫਾਇਦੇਮੰਦ ਮਾਲਕ ਵੇਰਵੇ, ਟੈਕਸ ਫਾਰਮ, ਬੈਂਕ ਪ੍ਰਮਾਣ।
• ਦੇਸ਼ ਪਾਬੰਦੀਆਂ: ਵੈਂਡਰ ਦਾ ਦੇਸ਼ ਸਪੋਰਟ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ, ਉੱਚ-ਰਿਸਕ ਜ਼ੋਨ, ਜਾਂ "ਰਜਿਸਟਰਡ ਦੇਸ਼" ਅਤੇ "ਆਪਰੇਟਿੰਗ ਦੇਸ਼" ਵਿੱਚ ਮਿਲਾਅ ਨਹੀਂ।
• ਡੁਪਲਿਕੇਟ ਵੈਂਡਰ: ਇੱਕੋ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਨੰਬਰ, ਟੈਕਸ ID, ਬੈਂਕ ਅਕਾਊਂਟ, ਜਾਂ ਈਮੇਲ ਡੋਮੇਨ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਮੌਜੂਦ।

Validation ਸੰਦੇਸ਼ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਹੋਣ ("ਅਖ਼ਰੀ 90 ਦਿਨਾਂ ਵਿੱਚ ਤਾਰੀਖ਼ ਨਾਲ ਇੱਕ ਬੈਂਕ ਪੱਤਰ ਅਪਲੋਡ ਕਰੋ") ਅਤੇ "Save & continue later" ਸਹਾਇਕ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਵੈਂਡਰ ਪ੍ਰਗਟ ਨਾ ਹੋਣ।

ਰਿਸਕ ਸਕੋਰੀੰਗ (ਸਧਾਰਣ ਟੀਅਰ ਅਤੇ ਵਯਾਖਿਆਯੋਗ ਕਾਰਨ)

ਸ਼ੁਰੂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਆਸਾਨ ਸਮਝ ਵਾਲਾ ਮਾਡਲ ਵਰਤੋ: Low / Medium / High। ਹਰ ਟੀਅਰ ਸਪਸ਼ਟ ਸੰਕੇਤਾਂ ਤੋਂ ਗਣਨਾ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ, ਅਤੇ ਕਾਰਨ ਰਿਵਿਊਅਰਾਂ ਨੂੰ ਦਿਖਾਏ ਜਾਣ।

ਉਦਾਹਰਨ ਸਿਗਨਲ:

• High: sanctions match (ਚਾਹੇ ਆਰੰਭਿਕ), ਉੱਚ-ਰਿਸਕ ਦੇਸ਼, ਗੂੜ੍ਹੀ ਮਾਲਕੀ ਬੇਠਕ, ਅਨਵਰਤਨਯੋਗ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ।
• Medium: ਨਵੀਂ ਕੰਪਨੀ, ਘੱਟ ਵੈੱਬ ਪੇਸ਼ਕੀ, ਹਲਕੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਮਿਸਮੈਚ।
• Low: ਰਜਿਸਟ੍ਰੀ ਡੇਟਾ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ, ਸਾਫ਼ ਪ੍ਰਤਿਬੰਧ ਸਕ੍ਰੀਨਿੰਗ, ਮੈਚ ਕਰਦੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼।

ਢੇਰ ਸਟੋਰ ਕਰੋ ਦੋਨੋਂ ਸਕੋਰ ਅਤੇ ਕਰਨ-ਕੋਡਜ਼ (ਉਦਾਹਰਨ: COUNTRY_HIGH_RISK, DOC_MISMATCH_NAME) ਤਾਂ ਜੋ ਯੂਜ਼ਰ ਬਿਨਾਂ ਅੰਦਾਜ਼ੇ ਫੈਸਲੇ ਸਮਝਾ ਸਕਣ।

ਮੈਨੁਅਲ ਰਿਵਿਊ ਚੈਕਲਿਸਟ (ਨਿਰੰਤਰ ਫੈਸਲੇ)

ਰਿਵਿਊਅਰਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਟਰੱਕਚਰਡ ਚੈਕਲਿਸਟ ਦਿਓ: identity match, registration validity, beneficial owners, sanctions results, tax compliance, banking proof, ਅਤੇ "exceptions ਲਈ ਨੋਟਸ"।

ਐਕਸਪਸ਼ਨ ਹੈਂਡਲਿੰਗ (ਓਵਰਰਾਈਡਜ਼ ਨਾਲ ਜਿੰਮੇਵਾਰੀ)

ਓਵਰਰਾਈਡ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿਓ, ਪਰ ਮੰਜ਼ੂਰੀ ਕਾਰਨ ਲਾਜ਼ਮੀ ਅਤੇ ਜਿੱਥੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਦੂਜਾ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਬਣਾਓ। ਇਹ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਨਾਲ ਰਿਸਕ ਸਵੀਕਾਰ ਕਰਨ ਤੋਂ ਰੋਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਆਡੀਟਰਾਂ ਨੂੰ ਪੁੱਛਣ ਤੇ ਸਮਝਾਉਣ ਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।

ਆਡੀਟੇਬਿਲਟੀ \u0026 ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ: ਰਿਵਿਊਜ਼ ਨੂੰ ਸਾਬਤ ਕਰਨ ਯੋਗ ਬਣਾਓ

ਇੱਕ ਵੈਂਡਰ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਫੈਸਲਾ ਉਸ ਸਬੂਤ ਤੱਕ ਹੀ ਬਚਾਇਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਦੁਹਰਾਉਂ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਆਡੀਟੇਬਿਲٽي ਨਾ ਸਿਰਫ਼ ਰੈਗੂਲੇਟਰਾਂ ਲਈ ਹੈ—ਇਹ ਅੰਦਰੂਨੀ ਝਗੜਿਆਂ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਫਾਇਨੈਨਸ, ਪਰਕਿਊਰਮੈਂਟ, ਅਤੇ ਕੰਪਲਾਇਅੰਸ ਜਾਣਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕਿਸੇ ਵੈਂਡਰ ਨੂੰ ਕਿਉਂ ਮਨਜ਼ੂਰ/ਰੱਦ ਕੀਤਾ ਗਿਆ।

ਭਰੋਸੇ-ਯੋਗ ਆਡਿਟ ਟ੍ਰੇਲ ਬਣਾਓ

ਹਰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਘਟਨਾ ਲਈ "ਕਿਸ ਨੇ ਕਦੋਂ ਕੀ ਬਦਲਿਆ" ਕੈਪਚਰ ਕਰੋ: ਪ੍ਰੋਫਾਇਲ ਸੋਧ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਪਲੋਡ, ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਨਤੀਜੇ, ਰਿਸਕ ਸਕੋਰ ਬਦਲਾਅ, ਅਤੇ ਸਥਿਤੀ ਟ੍ਰਾਂਜ਼ਿਸ਼ਨ।

ਆਡਿਟ ਐਂਟਰੀਆਂ append-only (ਸੰਪਾਦਨ ਨਹੀਂ), ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ ਵਾਲੀਆਂ, ਅਤੇ ਐਕਟਰ ਨਾਲ ਲਿੰਕ ਕੀਤੀਆਂ ਹੋਣ। ਸੰਦਰਭ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ: ਪੁਰਾਣੀ ਮੁੱਲ → ਨਵੀਂ ਮੁੱਲ, ਸਰੋਤ (ਮੈਨੁਅਲ বনਾਮ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ), ਅਤੇ ਵੈਂਡਰ ਰਿਕਾਰਡ ਲਈ ਇੱਕ ਅਟੁੱਟ ID।

ਫੈਸਲਾ ਰਿਕਾਰਡ: ਕਿਉਂ ਦਿਖਾਉ

ਹਰੇک ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਜਾਂ ਰੱਦ ਲਈ ਇੱਕ ਫੈਸਲਾ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੋ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੋਵੇ:

• ਆਖਰੀ ਫੈਸਲਾ ਅਤੇ ਟਾਈਮਸਟੈਂਪ
• ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਵਾਲਾ (ਜਾਂ ਐਸਕਲੇਸ਼ਨ ਚੇਨ)
• ਸਹਾਇਕ ਸਬੂਤ: ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ ਨਤੀਜੇ, ਮਿਲੇ ਡੇਟਾ, ਨੋਟਸ, ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਰੇਫਰੈਂਸ
• ਉਸ ਸਮੇਂ ਵਰਤੀ ਗਈ ਨੀਤੀ/ਰੂਲ ਵਰਜ਼ਨ (ਤਾਂ ਜੋ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਨਿਯਮ ਬਦਲ ਜਾਣ 'ਤੇ ਵੀ ਦੱਸ ਸਕੋ)

ਇਹ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਤੁਸੀਂ ਗੁੱਟੀ ਗਿਆਨ ਨੂੰ ਸਾਫ਼, ਸਮੀਖਿਆਯੋਗ ਇਤਿਹਾਸ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦੇ ਹੋ।

ਰੀਟੇਨਸ਼ਨ ਅਤੇ ਡਿਲੀਸ਼ਨ ਨੀਤੀ

ਡੇਟਾ ਕਿਸਮ (PII, ਟੈਕਸ ਫਾਰਮ, ਬੈਂਕ ਵੇਰਵੇ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਆਡਿਟ ਲੋਗ) ਅਨੁਸਾਰ ਰੀਟੇਨਸ਼ਨ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ। ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਵਸ਼੍ਯਕਤਾਵਾਂ ਅਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਰਿਸਕ ਨੀਤੀ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਓ, ਅਤੇ ਡਿਲੀਸ਼ਨ ਨੂੰ ਸਵੈਚਾਲਿਤ ਸ਼ਡਿਊਲਾਂ ਰਾਹੀਂ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਯੋਗ ਬਣਾਓ।

ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਡਿਲੀਟ ਕਰਨਾ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ selective redaction ਬਾਰੇ ਸੋਚੋ (ਉਦਾਹਰਨ: ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਤੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਫੀਲਡ ਹਟਾਓ) ਪਰ ਲਾਜ਼ਮੀ ਆਡਿਟ ਮੈਟਾਡੇਟਾ ਕਾਇਮ ਰੱਖੋ।

ਓਪਰੇਸ਼ਨਲ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਜੋ throughput ਬਹਾਲ ਕਰੇ

ਓਪਰੇਸ਼ਨਲ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਨੂੰ ਰੁਕਾਵਟਾਂ ਦਿਖਾਉਣੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ: invite-to-start ਰੇਟ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਲੈਕਸ਼ਨ ਪੋਰਟਲ ਵਿੱਚ ਡਰੌਪ-ਆਫ ਪੁਆਇੰਟ, ਵਿਪਭਿੰਨਤਾ-ਦਾ-ਸਮਾਂ vendor type/region ਅਨੁਸਾਰ, ਅਤੇ ਮੈਨੁਅਲ ਰਿਵਿਊ ਵਾਲੀ ਵਰਕਲੋਡ।

ਆਡੀਟਰ-ਮਿਤ੍ਰ ਐਕਸਪੋਰਟ (ਨਿਯੰਤਰਣ ਨਾਲ)

ਨਿਯਤ ਕੇਸਾਂ ਅਤੇ ਸਮੇਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਲਈ CSV/PDF ਐਕਸਪੋਰਟਸ ਦਾ ਸਮਰਥਨ ਕਰੋ, ਪਰ ਇਹ ਰੋਲ-ਅਧਾਰਿਤ ਪਹੁੰਚ ਨਾਲ, ਬਲਕ ਐਕਸਪੋਰਟ ਲਈ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਵਰਕਫਲੋ, ਅਤੇ ਐਕਸਪੋਰਟ ਲਾਗ ਨਾਲ ਗੇਟ ਕਰੋ। ਆਡੀਟਰਾਂ ਨੂੰ ਜੋ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਉਹ ਦਿਓ—ਪਰ ਐਕਸਪੋਰਟ ਨੂੰ ਡੇਟਾ ਲੀਕ ਰਾਹ ਨਾ ਬਣਣ ਦਿਓ।

ਬਣਾਉਣ ਯੋਜਨਾ: ਟੈਕ ਸਟੈਕ, ਆਰਕੀਟੈਕਚਰ, APIs, ਅਤੇ ਟੈਸਟਿੰਗ

ਇਕ ਵੈਂਡਰ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਵੈੱਬ ਐਪ ਉਸ ਵੇਲੇ ਸਫਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਦ ਇਹ ਸੰਭਾਲਣਾ ਆਸਾਨ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਗਲਤ ਵਰਤੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋਵੇ। ਬਿਲਡ ਪਲਾਨ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦਿਓ: ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਡੇਟਾ ਹੈਂਡਲਿੰਗ, ਸਪਸ਼ਟ ਵਰਕਫਲੋ ਸਟੇਟਸ, ਅਤੇ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨਾਂ (ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ, ਸਟੋਰੇਜ, ਈਮੇਲ/SMS)।

ਟੈਕ ਸਟੈਕ ਵਿਕਲਪ (ਸਧਾਰਨ ਚੋਣਾਂ)

• React (frontend): ਫਾਰਮ, ਅਪਲੋਡ, ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਗ੍ਰੈਸ ਸਟੀਪਸ ਲਈ ਚੰਗਾ।
• Django (Python): ਬੈਕਐਂਡ ਲਈ "batteries included" — ਐਡਮਿਨ ਟੂਲ, ਓਥੈਂਟੀਕੇਸ਼ਨ, ਅਤੇ ਵਰਕਫਲੋ ਮਾਡਲ ਕਰਨ ਦਾ ਸਾਫ਼ ਢੰਗ।
• Laravel (PHP): CRUD-ਭਾਰੀ ਐਪਾਂ ਲਈ ਉਤਪਾਦਕਤਾ ਵਾਲਾ ਵਿਕਲਪ, ਕਿਉਂਕਿ queues, notifications, ਅਤੇ ਇੱਕ ਮਜ਼ਬੂਤ ਇਸਕਾਰ।
• Node.js (e.g., NestJS/Express): ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਟੀਮ ਨੂੰ JavaScript end-to-end ਪਸੰਦ ਹੈ ਅਤੇ ਲਚੀਲੇ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਚੰਗਾ।

ਟੀਮ ਜੋ ਚਲਾ ਸਕੇ ਉਸੇ ਨੂੰ ਚੁਣੋ; ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਐਪ ਲੰਬੀ ਉਮਰ ਵਾਲੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।

ਜੇ ਤੁਸੀਂ workflow ਨੂੰ ਫੁੱਟੇ-ਫੁੱਟੇ ਜਾਂਚਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਪੂਰੇ ਬਿਲਡ ਦੇ, ਤਾਂ ਟੂਲਾਂ ਜਿਵੇਂ Koder.ai ਤੁਹਾਨੂੰ vendor portal ਅਤੇ admin console ਦਾ ਪ੍ਰੋਟੋਟਾਈਪ ਜਲਦੀ ਬਣਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ React frontends ਅਤੇ Go/PostgreSQL ਬੈਕਐਂਡ ਜਨਰੇਟ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਰੋਲ, ਕਿਊਜ਼, ਅਤੇ ਸਥਿਤੀ ਟ੍ਰਾਂਜ਼ੀਸ਼ਨਾਂ 'ਤੇ ਜਲਦੀ ਇਟਰੇਟ ਕਰਨ ਦਾ ਪ੍ਰੈਕਟਿਕਲ ਤਰੀਕਾ ਹੈ—ਫਿਰ ਜਦੋਂ ਫਲੋ ਪਰਖ ਲਿਆ ਜਾਵੇ ਤਾਂ ਸੋ스 ਕੋਡ ਐਕਸਪੋਰਟ ਕਰੋ।

ਆਰਕੀਟੈਕਚਰ: ਮੋਨੋਲੀਥ বনਾਮ ਮੋਡਯੂਲਰ ਸਰਵਿਸਜ਼

ਜਿਆਦਾਤਰ ਟੀਮਾਂ ਲਈ ਮੋਡਯੂਲਰ ਮੋਨੋਲੀਥ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ: ਇੱਕ ਐਪ, ਇੱਕ ਡੇਟਾਬੇਸ, ਸਪਸ਼ਟ ਮੋਡਯੂਲ (vendors, documents, checks, reviews)। ਤੁਸੀਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਸ਼ਿਪ ਕਰੋ گے ਅਤੇ ਆਡਿਟਿੰਗ ਵੀ ਸਧਾਰਨ ਰਹੇਗੀ।

ਜਦ verification traffic ਜ਼ਿਆਦਾ ਹੋ ਜਾਵੇ, ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨਾਂ ਵੱਧ ਜਾਣ, ਜਾਂ ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ ਅਲੱਗ ਤੌਰ 'ਤੇ deploy ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਪਏ (ਉਦਾਹਰਨ: ਇੱਕ ਕ੍ਰਿਪਟਿਕ "checks" ਸਰਵਿਸ), ਤਾਂ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸਰਵਿਸਜ਼ ਵੱਲ ਜਾਓ। ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਵਿੱਚ ਬੇਲੱਗੜੀ ਨਾ ਕਰੋ ਜੇ ਇਹ compliance ਤਬਦੀਲੀ ਨੂੰ ਧੀਮਾ ਕਰੇ।

API ਡਿਜ਼ਾਈਨ: ਕਾਰਗਰ REST endpoint

ਐਂਡਪ੍ਰਿੰਟ ਵਰਕਫਲੋ ਨਾਲ ਮਿਲਦੇ ਹੋਏ ਰੱਖੋ:

• POST /vendors (create vendor record), GET /vendors/{id}
• POST /vendors/{id}/invite (send portal link)
• POST /vendors/{id}/documents (upload metadata), GET /documents/{id}
• POST /vendors/{id}/checks (start KYB/KYC/sanctions), GET /checks/{id}
• POST /vendors/{id}/submit (vendor attests completeness)
• POST /vendors/{id}/decision (approve/reject/request-changes)

ਸਟੇਟਸ ਟ੍ਰਾਂਜ਼ਿਸ਼ਨ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਮਾਡਲ ਕਰੋ ਤਾਂ ਕਿ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਵਰਕਫਲੋ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰਹੇ।

ਬੈਕਗ੍ਰਾਊਂਡ ਜੌਬ: ਵੇਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਰਿਮਾਈਡਰ

ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ ਕਾਲਾਂ, ਰੀਟ੍ਰਾਈਜ਼, webhook ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ, ਅਤੇ ਸਮੇਂ-ਆਧਾਰਤ ਨੌਡਜ਼ (ਜਿਵੇਂ "ਮਿਸਿੰਗ ਟੈਕਸ ਫਾਰਮ ਅਪਲੋਡ ਕਰੋ") ਲਈ queue ਵਰਤੋ। ਜੌਬ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਾਇਰਸ ਸਕੈਨਿੰਗ ਅਤੇ OCR ਵੀ ਸੰਭਾਲਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਕਿ UI ਤੇ ਰੋਕ ਨਾ ਬਣੇ।

ਟੈਸਟਿੰਗ ਯੋਜਨਾ ਜੋ ਦਰਦਨਾਕ ਹਾਦਸਿਆਂ ਨੂੰ ਰੋਕੇ

ਕੇਂਦਰ:

• Form validation (ਖੇਤਰ/ਵੈਂਡਰ ਕਿਸਮ ਮੁਤਾਬਿਕ ਲਾਜ਼ਮੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼)
• Permission tests (ਵੈਂਡਰ vs ਰਿਵਿਊਅਰ vs ਐਡਮਿਨ; least privilege)
• Integration mocks verification providers ਅਤੇ storage ਲਈ
• Workflow tests (ਲਾਜ਼ਮੀ ਚੈੱਕਾਂ ਬਿਨਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਨਾ ਹੋਵੇ; ਆਡਿਟ ਟ੍ਰੇਲ ਹਮੇਸ਼ਾਂ ਲਿਖਿਆ ਜਾਵੇ)

ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਥੋੜ੍ਹਾ ਕੱਸਟ ਹੋਰ ਓਪਰੇਸ਼ਨਲ ਚੈਕਲਿਸਟ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ blog/security-privacy-pii ਨਾਲ ਜੋੜੋ ਤਿਆਰੀ ਹਾਇਜੀਨ ਲਈ।

ਲਾਂਚ, ਚਲਾਉਣਾ, ਅਤੇ ਸੁਧਾਰ: ਇੱਕ ਪ੍ਰੈਕਟਿਕਲ ਰੋਡਮੇਪ

ਵੈਂਡਰ ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ ਐਪ ਸਿਰਫ਼ ਤਦ ਹੀ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਦ ਵੈਂਡਰ ਇਸਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਅਤੇ ਰਿਵਿਊਅਰ ਕੇਸਾਂ ਨੂੰ ਜਾਮ ਬਿਨਾਂ ਸਾਫ ਕੀਤਾ ਸਕਣ। ਆਪਣਾ ਲਾਂਚ ਇੱਕ ਓਪਰੇਸ਼ਨਲ ਬਦਲਾਅ ਵਾਂਗ ਸੋਚੋ, ਨਾ ਕਿ ਸਿਰਫ ਡਿਪਲੋਇਮੈਂਟ।

ਫੇਜ਼ 1: ਸਭ ਤੋਂ ਸਧਾਰਨ ਯੋਗ ਯੋਗ ਦਾ ਸ਼ਿਪ ਕਰੋ

ਪਹਿਲਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਲੈਕਸ਼ਨ + ਮੈਨੁਅਲ ਰਿਵਿਊ ਲੈ ਕੇ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰੋ। ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ: ਵੈਂਡਰਾਂ ਨੂੰ invite ਕਰੋ, ਲੋੜੀਂਦਾ ਕੰਪਨੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਕੈਪਚਰ ਕਰੋ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਪਲੋਡ ਹੋਣ ਦਿਓ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਨੂੰ ਇਕ ਸਪਸ਼ਟ approve/reject ਲੂਪ ਨੋਟਸ ਦੇ ਨਾਲ ਦਿਓ। ਸ਼ੁਰੂ ਵਿੱਚ ਨਿਯਮ ਘੱਟ ਰੱਖੋ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਿੱਖ ਸਕੋ ਕਿ ਰਿਵਿਊਅਰਾਂ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਜੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸਕੋਪ ਸੀਮਤ ਕਰਨੀ ਪਏ, ਤਾਂ ਪਹਿਲੀ ਰਿਲੀਜ਼ ਇੱਕ ਖੇਤਰ, ਇੱਕ ਵੈਂਡਰ ਕਿਸਮ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਅੰਦਰੂਨੀ ਬਿਜਨਸ ਯੂਨਿਟ ਤਕ ਸੀਮਿਤ ਕਰੋ।

ਪਾਇਲਟ ਇਕ ਛੋਟੇ, ਅਸਲੀ ਵੈਂਡਰ ਗਰੁੱਪ ਨਾਲ ਕਰੋ

ਇਕ ਪਾਇਲਟ ਚਲਾਓ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਟਿਪਿਕਲ ਮਿਕਸ ਦਾ ਪ੍ਰਤੀਨਿਧੀ ਹੋਵੇ (ਨਵਾਂ, ਅੰਤਰਰਾਸ਼ਟਰੀ, ਉੱਚ/ਘੱਟ ਰਿਸਕ)। ਟ੍ਰੈਕ ਕਰੋ:

• Completion rate (started vs submitted)
• Time to submit (median)
• Top drop-off steps (ਜਿੱਥੇ ਵੈਂਡਰ ਛੱਡ ਦਿੰਦੇ ਹਨ)

ਫੀਡਬੈਕ ਤੋਂ ਫੀਲਡਾਂ, ਡੁਪਲਿਕੇਟ ਅਪਲੋਡ ਘਟਾਉਣ, ਅਤੇ ਦੁਬਾਰਾ-ਕੰਮ ਸੰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰੋ।

ਦੂਜੇ ਦਿਨ ਦੇ ਓਪਰੇਸ਼ਨ: ਇੱਕ ਪਲੇਅਬੁੱਕ ਬਣਾਓ

ਪੋਰਟਲ ਖੋਲ੍ਹਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਓਪਰੇਸ਼ਨਲ ਪਲੇਅਬੁੱਕ ਬਣਾਓ:

• SLAs (ਉਦਾਹਰਨ: "2 ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਦਿਨਾਂ ਵਿੱਚ ਰਿਵਿਊ")
• Escalation paths (ਫ੍ਰੌਡ ਫਲੈਗ, ਅਰਜੈਂਟ ਸਪਲਾਇਰ, exec-sponsored vendors)
• Reviewer training (ਚੰਗੇ/ਖਰਾਬ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀਆਂ ਉਦਾਹਰਣਾਂ, ਰੱਦ ਕਾਰਨ, ਲਹਜਾ ਨਿਰਦੇਸ਼)

ਮਾਨੀਟਰਿੰਗ ਜੋ ਚੌਂਕਣ ਰੋਕੇ

ਆਨਬੋਰਡਿੰਗ error rates, review queue time, ਅਤੇ verification provider uptime ਨੂੰ ਮਾਨੀਟਰ ਕਰੋ। ਜਦੋਂ ਕਿਊ ਵਧੇ ਜਾਂ ਪ੍ਰੋਵਾਈਡਰ ਫੇਲ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਅਲਰਟ ਸੈੱਟ ਕਰੋ, ਅਤੇ fallback ਯੋਜਨਾ ਰੱਖੋ (auto-checks ਰੋਕੋ, manual mode ਉਪਰ ਲਿਆਓ)।

ਅੱਗੇ ਦੇ ਅਪਗਰੇਡ ਜੋ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹਨ

ਸਥਿਰਤਾ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਤਰਜੀਹ ਦਿਓ: ਮਲਟੀਲਿੰਗੁਅਲ ਸਪੋਰਟ, ਸ਼ਡਿਊਲਡ ਰੀ-ਵੈਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ (ਮਿਆਦ ਅਧਾਰਤ), ਅਤੇ ਸੈਲਫ-ਸੇਵਾ ਵੈਂਡਰ ਅਪਡੇਟਸ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਚੇੰਜ ਇਤਿਹਾਸ ਅਤੇ ਰਿਵਿਊ ਲਈ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਹੋਵੇ।