03 ਮਈ 2025·8 ਮਿੰਟ
Workday ਕਿਉਂ ਚਿਪਕ ਜਾਂਦਾ ਹੈ: ਕੌਮਪਲਾਇੰਸ, ਡਾਟਾ ਮਾਡਲ, ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਲਾਕ-ਇਨ
ਪਤਾ ਲੱਗੋ ਕਿ Workdayੋਂ ਬਦਲਣਾ ਕਿਉਂ ਔਖਾ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ: ਕੌਮਪਲਾਇੰਸ, ਸਾਂਝੇ HR/ਫਾਇਨੈਂਸ ਡਾਟਾ ਮਾਡਲ, approvals, ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਅਤੇ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਜੋ ਅਸਲ switching ਲਾਗਤ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ।
ਪਤਾ ਲੱਗੋ ਕਿ Workdayੋਂ ਬਦਲਣਾ ਕਿਉਂ ਔਖਾ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ: ਕੌਮਪਲਾਇੰਸ, ਸਾਂਝੇ HR/ਫਾਇਨੈਂਸ ਡਾਟਾ ਮਾਡਲ, approvals, ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਅਤੇ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਜੋ ਅਸਲ switching ਲਾਗਤ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ।
“Workday ਚਿਪਕਣ” ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਿਸੇ ਕੰਟ੍ਰੈਕਟ ਦੀ ਗ੍ਰਿੱਕ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਇਹ ਉਸ ਤਰੀਕੇ ਬਾਰੇ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸਿਸਟਮ ਦਿਨਚਰਿਆ ਦੇ ਕੰਮਾਂ ਵਿੱਚ ਇਸ ਕਦਰ ਗੁੰਝਿਆ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਸਨੂੰ ਬਦਲਣ ਦਾ ਮਤਲਬ ਲੋਕਾਂ, ਡਾਟਾ ਅਤੇ ਫੈਸਲਿਆਂ ਦੇ ਚਲਣ ਦੇ ਢੰਗ ਨੂੰ ਬਦਲਣਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਚਿਪਕਣ ਉਹ ਹੈ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਆਹਰਥਿਕ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਡਿਫਾਲਟ ਘਰ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਭਰੋਸੇਯੋਗ, ਏਕਤ੍ਰਿਤ ਅਤੇ ਰੋਟੀਨਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੋ ਗਿਆ ਹੈ।
ਲਾਕ-ਇਨ ਉਹ ਹੈ ਜਦੋਂ ਛੱਡਣਾ ਮਹਿੰਗਾ ਜਾਂ ਖਤਰਨਾਕ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ—ਕਿਉਂਕਿ ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ, ਕੰਟਰੋਲਾਂ ਅਤੇ ਨਿਰਭਰਤਾਵਾਂ ਉਸ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਦੀ ਬਣਤਰ 'ਤੇ ਅਧਾਰਿਤ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸੰਗਠਨ ਦੋਹਾਂ ਦਾ ਸਾਹਮਣਾ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਚਿਪਕਣ ਅਕਸਰ ਮਿਆਰਬੱਧਤਾ ਅਤੇ ਇਕਸਰਤਾ ਦਾ ਸਕਾਰਾਤਮਕ ਨਤੀਜਾ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਲਾਕ-ਇਨ ਉਸ ਵੇਲੇ ਉਭਰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਗੰਭੀਰਤਾ ਨਾਲ ਸਿਸਟਮ ਬਦਲਣ ਬਾਰੇ ਸੋਚਦੇ ਹੋ।
ਇੱਕ ਨੁਕਤੀ-ਯੰਤਰ ਅਕਸਰ ਤਬਦੀਲ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੇ ਉਹ ਇੱਕ ਟੀਮ ਅਤੇ ਸੀਮਿਤ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਪਰ HR ਅਤੇ ਫਾਇਨੈਂਸ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਵੱਖਰੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਛੂਹਦੇ ਹਨ:
ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਪਲੇਟਫਾਰਮ hiring, payroll, time tracking, expenses, procurement ਅਤੇ financial close ਦੇ ਵਿਚਕਾਰ ਬੈਠ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਕਈ ਟੀਮਾਂ ਲਈ ਸਾਂਝਾ “ਓਪਰੇਟਿੰਗ ਸਿਸਟਮ” ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਸਨੂੰ ਬਦਲਣਾ ਸਿਰਫ਼ ਇਕ IT ਪ੍ਰਾਜੈਕਟ ਨਹੀਂ—ਇਹ HR, Finance ਅਤੇ ਬਿਜ਼ਨਸ ਵਿੱਚ ਸੰਗਠਿਤ ਬਦਲਾਅ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਇਹ ਲੇਖ ਇੱਕ ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ, ਗੈਰ-ਟੈਕਨੀਕੀ ਨਜ਼ਰੀਏ ਤੋਂ ਦੱਸਦਾ ਹੈ ਕਿ ਬਦਲਣਾ ਕਿਉਂ ਜਟਿਲ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਮੁੱਖ ਤਾਕਤਾਂ ਹਨ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ Workday footprint ਨੂੰ ਵਧਾਉਣ ਬਾਰੇ ਸੋਚ ਰਹੇ ਹੋ—ਜਾਂ ਸ਼ੱਕ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਨਹੀਂ—ਇਨ੍ਹਾਂ ਤਿੰਨਾਂ ਤਾਕਤਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝਣਾ ਅਸਲ switching ਦੀਆਂ ਲਾਗਤਾਂ ਕਿੱਥੋਂ ਆਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਪ੍ਰਬੰਧਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਸੁਝਾਉਂਦਾ ਹੈ।
Workday ਸਭ ਤੋਂ ਜਿਆਦਾ “ਚਿਪਕਦਾ” ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ HR ਟੂਲ ਹੋਣਾ ਛੱਡ ਕੇ ਲੋਕਾਂ ਅਤੇ ਪੈਸੇ ਦੋਹਾਂ ਲਈ ਸਾਂਝਾ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਬਦਲਾਅ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕੁਝ ਮੁੱਖ ਮੋਡੀਊਲਾਂ ਦੇ ਜੁੜਨ ਨਾਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ—ਅਕਸਰ HCM, Payroll, Financial Management, ਅਤੇ Planning (ਅਕਸਰ Adaptive Planning)। ਹਰ ਮੋਡੀਊਲ ਆਪਣੇ ਆਪ ਵਿੱਚ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੈ; ਪਰ ਇਕੱਠੇ ਹੋ ਕੇ ਉਹ ਇਕ ਐਸਾ ਪ੍ਰਭਾਵ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ ਜੋ ਖੋਲਣਾ ਔਖਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਜਦ HCM ਤੁਹਾਡੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਤਦ downstream ਸਿਸਟਮ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ canonical truth ਮੰਨ ਲੈਂਦੇ ਹਨ। Payroll ਨੂੰ ਉਹੀ worker data (jobs, pay, tax location) ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। Finance ਨੂੰ ਉਹੀ organizational structure (cost centers, managers, worktags) ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। Planning ਨੂੰ headcount costs ਨੁਮਾਇਨਾ ਕਰਨ ਲਈ ਦੋਹਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਸਾਦਾ ਉਦਾਹਰਨ: ਜੇ ਕਿਸੇ ਡਿਪਾਰਟਮੈਂਟ ਨੇ ਆਪਣੀ ਬਣਤਰ ਬਦਲੀ, HCM reporting ਲਾਈਨਾਂ ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, Finance cost allocations ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, Payroll earning ਅਤੇ deduction handling ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ Planning budgets ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰਦਾ ਹੈ—ਸਾਰੇ ਸਾਂਝੀਆਂ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ ਨੂੰ ਰੈਫਰੈਂਸ ਕਰਦੇ ਹੋਏ। ਇੱਕ ਹਿੱਸਾ ਹਿਲਾਉਣ ਦਾ ਮਤਲਬ ਕਦੇ-ਕਦੇ ਹਰ ਜਗ੍ਹਾ ਕਨੈਕਸ਼ਨ ਦੁਬਾਰਾ ਬਣਾਉਣਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਇਹ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਪ੍ਰਭਾਵ ਸਿਰਫ਼ ਟੈਕਨੀਕੀ ਨਹੀਂ ਰਹਿੰਦਾ। ਮਾਲਕੀ ਕ੍ਰਾਸ-ਫੰਕਸ਼ਨਲ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ: HR worker lifecycle ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦੀ ਮਾਲਕੀ ਕਰਦਾ ਹੈ, Finance accounting structures ਅਤੇ controls ਦੀ, Payroll statutory execution ਦੀ, ਅਤੇ FP&A forecasts ਦੀ। ਜਿਵੇਂ-ਜਿਵੇਂ ਹਰ ਗਰੁੱਪ ਆਪਣਾ 'ਹਿੱਸਾ' ਕਸਟਮਾਈਜ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਨਿਰਭਰਤਾਵਾਂ ਟੀਮਾਂ, ਟਾਈਮਲਾਈਨਾਂ ਅਤੇ ਗਵਰਨੈਂਸ ਵਿੱਚ ਫੈਲ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਸਭ ਤੋਂ ਡੂੰਘਾ ਲਾਕ-ਇਨ ਉਸ ਵੇਲੇ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦ Workday ਸਿਸਟਮ ਆਫ ਰਿਕਾਰਡ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਲਈ:
ਉਸ ਸਮੇਂ, ਬਦਲਣਾ ਸਿਰਫ ਸੌਫਟਵੇਅਰ ਬਦਲਣਾ ਨਹੀਂ—ਤੁਸੀਂ ਕਾਰੋਬਾਰ ਨੂੰ ਫਿਰ ਵਿਵਹਾਰ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ ਕਿ ਲੋਕ ਕੌਣ ਹਨ, ਉਹ ਕਿੱਥੇ ਬੈਠਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ ਪੈਸਾ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਕਿਵੇਂ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਕੌਮਪਲਾਇੰਸ ਉਹਨਾਂ ਤਰੀਕਿਆਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਹੈ ਜਿਸ ਨਾਲ HR–finance ਸਿਸਟਮ "ਸਿਰਫ ਸਾਫਟਵੇਅਰ" ਰਹਿਣਾ ਛੱਡ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਓਪਰੇਟਿੰਗ ਨਿਯਮਾਂ ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਟੀਮਾਂ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਨਿਸ਼ਾਨੇ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ—ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸਹੀ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਬੁੱਕਸ ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਕਲੋਜ਼ ਕਰਨਾ—ਪਰ ਪ੍ਰੈਸ਼ਰ ਨਿਯਮਾਂ, ਆਡਿਟਾਂ ਅਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਕੰਟਰੋਲਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਵਧਦਾ ਹੈ।
ਆਮ ਲੋੜਾਂ ਵਿੱਚ multi-state/multi-country tax and payroll rules, labor and employment regulations (چھੁੱਟੀਆਂ, overtime, works councils), SOX-ਮਾਡਲ financial controls, ਅਤੇ ਪ੍ਰਾਇਵੇਸੀ ਵੱਲੋਂ GDPR/CCPA ਵਰਗੀਆਂ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹਨ। ਹਰ ਇੱਕ ਇੱਕ “ਮਿਸ-ਨਹੀਂ-ਹੋਣੀ” ਉਮੀਦ ਡੇਟਾ ਕੈਪਚਰ, approval, ਸਟੋਰੇਜ ਅਤੇ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਜੋੜ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਉਹ ਉਮੀਦਾਂ ਪੂਰੀਆਂ ਕਰਨ ਲਈ, ਸੰਗਠਨਾਂ ਨੀਤੀਆਂ ਨੂੰ ਸਿੱਧਾ Workday configuration ਵਿੱਚ encode ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ: eligibility rules, validation logic, effective-dating ਵਿਹੇਵਿਅਰ, approval chains, ਅਤੇ role-based access। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਕਿਸੇ ਨੀਤੀ ਦਾ ਜੋ ਕਿ job profile ਨੂੰ ਕੌਣ ਬਦਲ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਉਹ workflow ਬਣ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ step conditions, delegated approvers, ਅਤੇ compensating controls ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
ਸਮੇਂ ਨਾਲ, ਇਹ ਚੋਣਾਂ ਕਠੋਰ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲਣਾ ਸਿਰਫ ਕਾਰਜਾਤਮਕ ਫੈਸਲਾ ਨਹੀਂ—ਇਹ payroll ਰੀ-ਟੈਸਟਿੰਗ, controls ਰੀ-ਵੈਲਿਡੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਵਪਾਰ ਵਿੱਚ ਰੀ-ਟਰੇਨਿੰਗ ਨੂੰ ਭੜਕਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਆਡੀਟਰ ਸਿਰਫ ਪੁੱਛਦੇ ਨਹੀਂ, "ਕੀ ਇਹ ਸਹੀ ਹੈ?" ਉਹ ਸਬੂਤ ਮੰਗਦੇ ਹਨ: ਕੌਣ ਕੀ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਿਆ, ਕਦੋਂ, ਕਿਸ ਨੀਤੀ ਹੇਠਾਂ, ਕਿਸ ਸ੍ਰੋਤ ਡੇਟਾ ਨਾਲ। ਇਹ ਵਿਸਥਾਰਤ ਆਡਿਟ ਟ੍ਰੇਲ, segregation of duties, ਅਤੇ ਸੰਗਤ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਲੈਣਦਿਆਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰੇਰਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਅਤੇ ਸਬੂਤ ਦੀਆਂ ਉਮੀਦਾਂ ਤੈਅ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, deviations ਜੋਖਮ ਬਣ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਸਾਲਾਨਾ ਆਡਿਟ, ਤਿਮਾਹੀ ਕੰਟਰੋਲ ਟੇਸਟਿੰਗ, ਅਤੇ ਨਿਯਮਤ privacy reviews ਇੱਕ ਚੱਕਰ ਬਣਾ ਦਿੰਦੀਆਂ ਹਨ ਜਿੱਥੇ "ਜਾਣਿਆ-ਹੋਇਆ-ਚੰਗਾ" ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੁਹਰਾਈ ਅਤੇ ਰੱਖੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਸਭ ਤੋਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਚੋਣ configuration ਨੂੰ ਸਥਿਰ ਰੱਖਣਾ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ—ਭਾਵੇਂ ਵਪਾਰ ਬਦਲ ਰਿਹਾ ਹੋਵੇ—ਕਿਉਂਕਿ ਸਥਿਰਤਾ ਨੂੰ ਕਾਇਮ ਰੱਖਣਾ ਲਗਾਤਾਰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਚਲਾਉਣ ਨਾਲੋਂ ਆਸਾਨ ਹੈ।
“ਡਾਟਾ ਮਾਡਲ” ਉਹ ਖੇਤਰਾਂ ਦੀ ਰੰਝੀ ਹੈ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਸਟੋਰ ਕਰਦੇ ਹੋ (ਜਿਵੇਂ Job Profile ਜਾਂ Cost Center), ਉਹਨਾਂ ਖੇਤਰਾਂ ਦੀਆਂ ਰਿਸ਼ਤਾਂ (ਕੌਣ ਕਿਸ ਨਾਲ ਜੁੜਦਾ ਹੈ), ਅਤੇ ਨਿਯਮ ਜੋ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲ ਰੱਖਦੇ ਹਨ (ਕਿ ਕੀ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ, ਕੀ ਮਨਜ਼ੂਰ ਹੈ, ਕੀ downstream ਐਕਸ਼ਨ ਟਰਿੱਗਰ ਕਰਦਾ ਹੈ)।
Workday ਵਿੱਚ, ਇਹ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ ਸਿਰਫ ਡੇਟਾਬੇਸ ਵਿਕਲਪ ਨਹੀਂ—ਉਹ HR, Finance, IT ਅਤੇ ਆਡੀਟਰਾਂ ਲਈ ਸਾਂਝੀ ਭਾਸ਼ਾ ਬਣ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਇੱਕ ਆਮ ਚੇਨ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ:
ਇਹ ਸਿਰਫ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਨਹੀਂ। ਇਹ ਅਕਸਰ payroll costing, budget checks, approvals, ਅਤੇ accounting entries ਨੂੰ ਚਲਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾ ਨੂੰ ਬਦਲਦੇ ਹੋ—ਕੋਸਟ ਸੈਂਟਰਾਂ ਦਾ ਨਾਮ ਬਦਲਣਾ, ਇੱਕ cost center ਨੂੰ ਤਿੰਨ ਵਿੱਚ ਵੰਡਣਾ, ਜਾਂ positions ਦਾ mapping redefine ਕਰਨਾ—ਤੁਸੀਂ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਖੇਤਰ ਅਪਡੇਟ ਨਹੀਂ ਕਰ ਰਹੇ। ਤੁਸੀਂ ਸੰਭਾਵਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਨੁਕਸਾਨ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ:
ਛੋਟੀ-ਛੋਟੀ ਤਬਦੀਲੀਆਂ “ਖੁਫੀਆ” ਗਲਤੀਆਂ ਪੈਦਾ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ: ਲੈਣ-ਦੇਣ ਫਲੋ ਹੁੰਦੇ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਗਲਤ ਥਾਂ ਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਜਾਂ ਉਮੀਦ ਕੀਤੇ ਕੰਟਰੋਲ ਨੂੰ ਛੱਡ ਦਿੰਦੇ ਹਨ।
ਇਸ ਲਈ master data governance ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ: ਮੁੱਖ ਆਬਜੈਕਟਾਂ (cost centers, companies, job profiles) ਦੀ ਸਪਸ਼ਟ ਮਾਲਕੀ, ਬਦਲਾਅ 승인 ਵਰਕਫਲੋ, ਨਾਮਕਰਨ ਮਿਆਰ, ਅਤੇ ਅਪਡੇਟਾਂ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਪ੍ਰਭਾਵ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਦੀ ਆਦਤ।
ਇੱਕ ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ ਸੁਝਾਅ: ਜਦ governance tribal knowledge 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਟੀਮਾਂ ਅਕਸਰ side tools (intake forms, approval dashboards, integration inventories) ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਤਾਂ ਕਿ ਬਦਲਾਅ ਭਵਿੱਖ ਲਈ ਪੇਸ਼ਗੀ ਅੰਦਾਜ਼ੇਯੋਗ ਰਹਿਣ। ਐਸੇ ਹਲਕੇ-ਫੁਲਕੇ workflow ਅਤੇ tracking apps ਕੁਝ ਟੀਮਾਂ ਲਈ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਬਣਾਉਣ ਵਿਚ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ—ਜਿਵੇਂ Koder.ai—ਜੋ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੀਆਂ ਅੰਦਰੂਨੀ ਐਪਸ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਨਾਲ ਹੀ source code export ਅਤੇ custom domain 'ਤੇ host ਕਰਨ ਦੀ ਵੀ ਸਹੂਲਤ।
Workday ਦੀ security ਸਿਰਫ਼ ਤਕਨੀਕੀ permissions ਨਹੀਂ—ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਗਠਨ ਦੀ ਬਣਤਰ ਦੀ ਪਰਛਾਈ ਹੈ। HR partners ਨੂੰ worker data ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, finance ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ transactions ਅਤੇ approvals ਤੱਕ, ਮੈਨੇਜਰਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੀਆਂ ਟੀਮਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਦੀ ਵਿਜ਼ੀਬਿਲਟੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਆਡੀਟਰਾਂ ਨੂੰ read-only ਸਬੂਤ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਬਿਨਾਂ ਕੁਝ ਬਦਲਣ ਦੇ। ਜਦੋਂ ਉਹ ਰੋਲ ਮੈਪ, ਟੈਸਟ ਅਤੇ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਤਦੋਂ ਉਹ “ਕਿਵੇਂ ਕੰਮ ਹੁੰਦਾ ਹੈ” ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਬਣ ਜਾਂਦੇ ਹਨ—ਇਸ ਲਈ Workday ਨੂੰ ਬਦਲਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਕੰਪਨੀਆਂ ਇੱਕ ਲੇਅਰਡ ਮਾਡਲ ਨਾਲ ਖਤਮ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ: ਵਿਆਪਕ role families (HR, finance, managers, payroll, procurement) ਅਤੇ ਫਿਰ ਤੰਗ-ਕਾਰਜਕਰਤਾ ਨਿਯੁਕਤੀ (region, business unit, cost center, company, ਜਾਂ supervisory org ਦੇ ਅਧਾਰ 'ਤੇ)। ਉਹ ਢਾਂਚਾ ਸੁਵਿਧਾਜਨਕ ਹੈ—ਜਦ ਤੱਕ ਇਹ ਗਹਿਰਾਈ ਤੱਕ ਜਾ ਕੇ ਫਸ ਨਾ ਜਾਵੇ।
ਜਿੰਨਾ ਹੋਰ ਤੁਸੀਂ org chart ਨੂੰ security ਵਿੱਚ mirror ਕਰਦੇ ਹੋ, ਉੱਨਾ ਹੀ security organizational design ਫੈਸਲਿਆਂ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਜਿੰਨਾ ਵੀ org changes ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਉਹ ਪਹੁੰਚ ਕੰਮ ਦਾ ਭਾਰ ਵਧਾਉਂਦੇ ਹਨ।
least-privilege ਸਾਫ਼-ਸੁਥਰਾ ਲੱਗਦਾ ਹੈ: ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਉਹੀ ਦਿਓ ਜੋ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਅਸਲ਼ ਵਿੱਚ, ਇਹ ਸੋਚ-ਵਿਚਾਰ ਅਤੇ ਮੁੜ-ਟੈਸਟਿੰਗ ਮੰਗਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ “ਲੋੜ” ਅਕਸਰ ਸ਼ਰਤੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ:
ਟੈਸਟਿੰਗ ਦਾ ਭਾਰ stickiness ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਨਾ ਸਿਰਫ਼ ਇਹ ਸਾਬਤ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ ਕਿ ਲੋਕ ਆਪਣੇ ਕੰਮ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ—ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਵੀ ਦਿਖਾ ਰਹੇ ਹੋ ਕਿ ਉਹ ਉਹ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਜੋ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਨਹੀਂ करनी ਚਾਹੀਦੀ।
ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਫਾਇਨੈਨਸ ਵਿੱਚ, segregation of duties (SoD) ਇੱਕ ਮੂਲ ਲੋੜ ਹੈ: ਜੇ ਕਿਸੇ ਨੇ vendor ਬਣਾਇਆ ਹੈ ਤਾਂ ਉਹੀ ਬੰਦਾ payments approve ਨਹੀਂ ਕਰੇ; ਜਿਸ ਨੇ ਖਰਚ ਸ਼ੁਰੂ ਕੀਤਾ ਉਹ ਅੱਖਰੀ approver ਨਹੀਂ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ; payroll changes ਨੂੰ payroll processing ਤੋਂ ਵੱਖਰਾ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ। ਇਹ ਕੰਟਰੋਲ ਅਕਸਰ ਆਡੀਟ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ “ਠੀਕ-ਹੈ” ਕਦੇ-ਕਦੇ ਕਾਬਿਲ-ਕਬੂਲ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ।
ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ security ਬਦਲਾਅ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਅੰਤ-ਤੱਕ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ: ਕੌਣ initiate, approve, rescind, correct, ਜਾਂ view ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਅਤੇ ਡੈਸ਼ਬੋਰਡ ਵਿੱਚ ਵੀ ਬਦਲਾਅ ਲਿਆ ਸਕਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਅਕਸਰ ਉਹੀ security ਸੀਮਾਵਾਂ ਮੰਨਦੀ ਹੈ।
ਇਹ ripple ਪ੍ਰਭਾਵ ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲਾਅ ਬਾਰੇ ਸਾਵਧਾਨ ਕਰਦਾ ਹੈ—ਅਤੇ Workday ਤੋਂ ਦੂਜਾ ਸਿਸਟਮ ਲਿਜਾਣ ਦੀ ਲਾਗਤ ਵਧਾਉਂਦਾ ਹੈ।
Workday ਇਸ ਲਈ “ਚਿਪਕਦਾ” ਹੈ ਨਾ ਕਿ ਇਕ ਫੀਚਰ ਦੀ ਨਕਲ ਔਖੀ ਹੋਣ ਕਾਰਨ, ਬਲਕਿ ਇਸ ਲਈ ਕਿ ਦੈਨੀਕ ਕੰਮ ਇਕ ਹੀ end-to-end ਰਸਤੇ ਵਿੱਚ ਧਾਗੇ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਉਹ ਰਾਹ ਚੱਲ ਪੈੰਦਾ ਹੈ, ਸਿਸਟਮ ਬਦਲਣਾ ਮਤਲਬ ਸਿਰਫ਼ ਸਕ੍ਰੀਨਾਂ ਅਤੇ ਖੇਤਰਾਂ ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਬਣਾਉਣਾ ਨਹੀਂ—ਤੁਸੀਂ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਇਹ ਸਹਿਯੋਗ ਦੇ ਤਰੀਕੇ ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਬਣਾਉਣਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ।
ਆਮ ਚੇਨ ਹੁੰਦੀ ਹੈ:
Hire → compensation → payroll → GL posting.
ਸ਼ੁਰੂ 'ਚ, HR worker, job, location, ਅਤੇ dates ਦਰਜ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਉਹ downstream rules ਟਰਿੱਗਰ ਕਰਦੇ ਹਨ: eligibility, comp bands, benefit start dates, costing allocations, ਅਤੇ pay group ਚੋਣ। Payroll ਫਿਰ ਉਹਨਾਂ upstream ਚੋਣਾਂ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ Finance ਉਮੀਦ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਨਤੀਜੇ ਸਹੀ accounts ਅਤੇ cost centers ਵਿੱਚ ਪੌਂਹਚਣਗੇ।
“ਲਾਕ” ਉਹਨਾਂ ਛੋਟੇ ਕੰਟਰੋਲਾਂ ਦਾ ਜਮਾਵ ਹੈ ਜੋ ਇਕੱਲੇ ਵਿੱਚ ਠੀਕ ਲੱਗਦੇ ਹਨ:
ਸਮੇਂ ਦੇ ਨਾਲ, ਇਹ ਕਦਮ ਸੰਗਠਨ ਦੇ “ਕਿਵੇਂ ਅਸੀਂ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹਾਂ” ਬਣ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਲੋਕ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ Workday ਹੋਣ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਨਹੀਂ ਸਮਝਦੇ—ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਨੀਤੀ ਸਮਝਣ ਲੱਗਦੇ ਹਨ।
ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਵਰਕਫਲੋ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਟੀਮਾਂ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ: ਡੇਡਲਾਈਨ approval queues ਦੇ ਅਧਾਰ ਤੇ ਨਿਰਧਾਰਤ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਮੈਨੇਜਰ ਸਿੱਖ ਜਾਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਕਿਹੜੀਆਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਰੀਜੈਕਟ ਹੋਣਗੀਆਂ, ਅਤੇ HR checklists ਬਣਾ ਲੈਂਦਾ ਹੈ ਜੋ Workday ਕੰਮਾਂ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਅਣਉਪਚਾਰਕ ਵਰਤਾਰਾਂ ਵੀ ਬਦਲਦੀਆਂ ਹਨ—ਕੌਣ escalate ਕਰਦਾ ਹੈ, ਕਦੋਂ off-cycle ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਮਨਜ਼ੂਰ ਹਨ, ਅਤੇ ਕਿਹੜੀਆਂ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਨੂੰ ਸੱਚ ਦਾ ਸਰੋਤ ਮੰਨਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਇਸ ਲਈ ਬਦਲੀ ਸਿਰਫ਼ ਮਾਈਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਨਹੀਂ। ਤੁਸੀਂ ਬਿਜ਼ਨਸ ਨੂੰ ਉਹ ਰੁਟੀਨ ਜਿਹਨਾਂ ਨੇ ਰਿਸਕ ਘਟਾਇਆ ਅਤੇ ਤਨਖਾਹ ਅਤੇ ਅਕਾਉਂਟਿੰਗ ਨੂੰ ਸਹੀ ਰੱਖਿਆ—ਉਨ੍ਹਾਂ ਤੋਂ ਅਣਸਿੱਖਣ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ।
ਨਵਾਂ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਨਤੀਜੇ ਦੁਹਰਾਇ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਫਿਰ ਵੀ ਇਹ ਮਜ਼ਬੂਰੀ ਲਿਆਉਂਦਾ ਹੈ: SOPs ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਲਿਖਨਾ, audit evidence ਅਪਡੇਟ ਕਰਨਾ, ਮੈਨੇਜਰਾਂ ਨੂੰ approvals 'ਤੇ ਰੀ-ਟਰੇਨ ਕਰਨਾ, ਅਤੇ ਪਾਵਰ ਯੂਜ਼ਰਾਂ ਨੂੰ ਨਵੀਆਂ exception paths 'ਤੇ ਕੋਚ ਕਰਨਾ। ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਸਿਰਫ਼ ਤਕਨੀਕੀ ਨਹੀਂ; ਇਹ ਇੱਕ ਚੇਨਜ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਹੈ ਜੋ ਕਰਮਚਾਰੀ ਲਾਈਫਸਾਈਕਲ ਅਤੇ financial close ਵਿੱਚ ਜੁੜੇ ਲਗਭਗ ਹਰ ਰੋਲ ਨੂੰ ਛੂਹਦਾ ਹੈ।
ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਉਹ ਜਗ੍ਹਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਚਿਪਕਣ ਸਭ ਨੂੰ ਦਿਸਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਝੈਲਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੇਕਰ ਉਹ ਥੋੜ੍ਹਾ clunky ਹੋਵੇ—ਪਰ ਜਦੋਂ ਐਗਜ਼ੈਕਿਊਟਿਵ ਹਰ ਹਫਤੇ consistent ਨੰਬਰ ਦੀ ਆਸ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਸੰਗਠਨ ਇਹ ਨਹੀਂ ਮੰਨਦਾ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਨੰਬਰਾਂ ਦਾ ਮਤਲਬ ਕੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਮੱਸਿਆ ਆਗੇ ਆਉਂਦੀ ਹੈ।
Workday ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਸਾਂਝੀਆਂ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੀ ਹੈ: headcount ਕੀ ਗਿਣਤੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਕੌਣ active ਮੰਨਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, FTE ਕਿਵੇਂ ਗਿਣੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਕਿਸ ਵੇਲੇ worker ਨੂੰ terminated ਮੰਨਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਕਿਹੜੀ cost center hierarchy "ਅਧਿਕਾਰਤ" ਹੈ। ਜਦੋਂ ਇਹ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ calculated fields, report prompts, ਅਤੇ security rules ਵਿੱਚ ਬੈਠ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਉਹ ਸੰਗਠਨ ਲਈ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਠੇਕਾ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਬਦਲਣਾ ਸਿਰਫ਼ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਹਿਲਾਉਣਾ ਨਹੀਂ—ਇਹ HR, Finance ਅਤੇ Operations ਵਿਚਕਾਰ ਉਹ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ ਦੁਬਾਰਾ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦਾ ਹੈ—ਅਕਸਰ ਇਸ ਸਮੇਂ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਉਹੀ ਆਉਟਪੁੱਟ ਉਹੀ ਸਮੇਂ-ਸਾਰਣੀ 'ਤੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਐਗਜ਼ੈਕਿਊਟਿਵ ਡੈਸ਼ਬੋਰਡ ਅਤੇ ਬੋਰਡ ਪੈਕਜ਼ ਜਲਦੀ ਹੀ ਗੈਰ-ਬਹਿਸਯੋਗ ਨਤੀਜੇ ਬਣ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਲੀਡਰਾਂ ਨੂੰ ਨਵੀਂ ਕਹਾਣੀ ਨਹੀਂ ਚਾਹੀਦੀ—ਉਹ ਉਹੀ KPIs ਚਾਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਤਾਜ਼ਾ ਕੀਤੇ ਹੋਏ, ਪਿਛਲੇ ਪੀਰੀਅਡ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਣ ਵਾਲੇ ਵੇਰਵਿਆਂ ਨਾਲ।
ਇਹ ਦਬਾਅ ਟੀਮਾਂ ਨੂੰ Workday ਦੀ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਬਣਤਰ ਬਚਾਉਣ ਲਈ ਧੱਕਦਾ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਇਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ align ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਕਾਰੋਬਾਰ workforce cost, hiring velocity, attrition, ਅਤੇ budget vs. actuals ਬਾਰੇ ਕਿਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਗੱਲ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਐਨਾਲਿਟਿਕਸ ਅਕਸਰ ਸਿਰਫ ਅੱਜ ਦੀ ਸਨੈਪਸ਼ਾਟ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਨਹੀਂ ਦਿੰਦਾ। ਇਹ time-series ਇਤਿਹਾਸ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ:
ਜੇ ਇੱਕ ਬਦਲਣ ਯੋਗ ਸਿਸਟਮ ਇਤਿਹਾਸ ਨੂੰ ਉਹੀ ਵੇਰਵਾ ਨਾਲ ਦੁਹਰਾਉਣ ਵਿੱਚ ਅਸਮਰਥ ਹੈ—ਜਾਂ ਅਸਮਰਥ ਹੈ ਕਿ ਵਿਵਾਦਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝਾ ਸਕੇ—ਤਾਂ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਘਟਦਾ ਹੈ।
ਕਸਟਮ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਅਕਸਰ ਇੱਕ VP ਜਾਂ ਮਹੀਨੇ ਦੇ close ਟਾਸਕ ਲਈ “one-off” ਤੌਰ 'ਤੇ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ। ਸਮੇਂ ਨਾਲ ਉਹ ਮਿਸ਼ਨ-ਕ੍ਰਿਟੀਕਲ ਆਰਟੀਫੈਕਟ ਬਣ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ: incentives, compliance evidence, workforce planning, ਅਤੇ ਨਿਯਮਤ ਲੀਡਰਸ਼ਿਪ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਨਾਲ ਜੁੜੀਆਂ।
ਭਾਵੇਂ ਡਾਕਯੂਮੈਂਟੇਸ਼ਨ ਕਮਜ਼ੋਰ ਹੋਵੇ, ਆਉਟਪੁੱਟ ਮਿਆਰ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ—ਜੋ Workday ਨੂੰ underlying transactions ਨਾਲੋਂ ਔਖਾ ਬਦਲਣਯੋਗ ਬਣਾਂਦਾ ਹੈ।
Workday ਬਹੁਤੇ ਸਮੇਂ ਇੱਕੱਲਾ ਨਹੀਂ ਰਹਿੰਦਾ। ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਇਹ live ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਟੀਮਾਂ ਇਸਨੂੰ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਹੋਰ ਸਿਸਟਮਾਂ ਨਾਲ ਜੋੜਦੀਆਂ ਹਨ—ਅਤੇ ਹਰ ਇੱਕ ਕੁਨੈਕਸ਼ਨ ਆਹਿਸਤਾ-ਆਹਿਸਤਾ switching ਲਾਗਤਾਂ ਜੋੜਦਾ ਹੈ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸੰਗਠਨਾਂ ਵਿੱਚ ਮਿਲੀ-ਝੁਲੀ ਚੀਜ਼ਾਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ:
ਅਲੱਗ-ਅਲੱਗ, ਹਰ ਇੱਕ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਵਿਵਸਥਿਤ ਲੱਗਦੀ ਹੈ। ਇਕੱਠੇ, ਉਹ ਇੱਕ dependency network ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ ਜਿਸ ਨੂੰ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਇਨਵੇਂਟਰੀ ਕਰਨਾ ਔਖਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ—ਖ਼ਾਸ ਕਰਕੇ ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਫੀਡ ਸਾਲਾਂ ਪਹਿਲਾਂ ਬਣੀ ਹੋਵੇ ਅਤੇ "ਹਾਲੇ ਤੱਕ ਚੱਲਦੀ ਹੋਵੇ।"
ਕਈ Workday ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨਾਂ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ ਮੈਪਿੰਗ ਹੀ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ—ਉਹਨਾਂ ਵਿੱਚ ਬਿਜ਼ਨਸ ਰੂਲ ਵੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਉਦਾਹਰਨਾਂ: job changes ਨੂੰ payroll actions ਵਿੱਚ ਕਿਵੇਂ ਤਬਦੀਲ ਕਰਨਾ, costing splits ਕਿਵੇਂ ਗਿਣੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਕਿਹੜੀ worker aba੍ਸpopulation benefit eligibility trigger ਕਰਦੀ ਹੈ, ਜਾਂ organizational structures ਨੂੰ access groups ਵਿੱਚ ਕਿਵੇਂ ਬਦਲਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਉਹਨਾਂ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਅਕਸਰ ਫੈਲਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ across:
ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ Workday ਨੂੰ ਬਦਲਦੇ ਹੋ, ਤੁਸੀਂ ਕੇਵਲ ਨਲੀਆਂ ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਬਣਾਉਂਦੇ ਨਹੀਂ—ਤੁਸੀਂ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਖੋਜ ਕੇ ਲਾਗੂ ਕਰਦੇ ਹੋ।
ਟੀਮਾਂ Workday exports ਨੂੰ headcount reporting, finance actuals, identity provisioning, IT asset assignments, background checks, ਜਾਂ union/compliance reporting ਲਈ "source of truth" ਵਜੋਂ ਵਰਤ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਸਮੇਂ ਦੇ ਨਾਲ, spreadsheets, scripts, ਅਤੇ dashboards Workday ਦੇ field definitions ਅਤੇ timing 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਵੱਡਾ ਬਦਲਾਅ ਸੋਚ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਡਕਟ ਵਾਂਗ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਰੋ: owner, SLA, transformations, ਅਤੇ consumers। ਇੱਕ ਰਚਿਤ ਅਪ੍ਰੋਚ (ਅਤੇ ਇੱਕ ਚੈੱਕਲਿਸਟ) ਮਦਦਗਾਰ ਰਹੇਗੀ—ਦੇਖੋ /blog/hris-migration-checklist।
Workday ਸਿਰਫ ਅੱਜ ਦੇ HR ਅਤੇ ਫਾਇਨੈਂਸ ਟਰਾਂਜ਼ੈਕਸ਼ਨਾਂ ਨੂੰ ਨਹੀਂ ਚਲਾਉਂਦਾ—ਇਹ ਕਈ ਸਾਲਾਂ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀ, org ਬਦਲਾਅ, ਤਨਖਾਹ ਫੈਸਲੇ, ਅਤੇ ਅਕਾਉਂਟਿੰਗ ਨਤੀਜਿਆਂ ਦਾ system of record ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਉਹ ਇਤਿਹਾਸ ਛੱਡਣਾ ਔਖਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ audits, benefits disputes, ਅਤੇ month/quarter close ਅਕਸਰ ਇਸ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਨਤੀਜੇ ਨੂੰ ਮੂਲ ਰਿਕਾਰਡ, approvals, ਅਤੇ effective dates ਤੱਕ ਟ੍ਰੇਸ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ।
ਇਤਿਹਾਸਕ ਰਿਕਾਰਡ ਅਕਸਰ ਪ੍ਰਯੋਗਿਕ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੇ ਹੁੰਦੇ ਹਨ: ਕਿਸ ਤਾਰੀਖ਼ 'ਤੇ ਕਿਸ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ eligibility ਕੀ ਸੀ? ਕਿਸ ਤਾਰੀਖ਼ 'ਤੇ ਕਿਸ job profile ਅਤੇ cost center ਲਾਗੂ ਸੀ ਜਦੋਂ ਭੁਗਤਾਨ ਪੋਸਟ ਹੋਇਆ? ਇੱਕ balance ਜਾਂ headcount ਕਿਉਂ ਦੋ close ਦੇ ਦਰਮਿਆਨ ਹਿਲਿਆ?
ਜਦੋਂ Workday ਉਹ timelines ਰੱਖਦਾ ਹੈ (ਸਿਰਫ current values ਨਹੀਂ), ਇਹ "ਕੋਰਟ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ" ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਿਸ 'ਤੇ ਲੋਕ ਭਰੋਸਾ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਲੇਗੇਸੀ ਡਾਟਾ ਕਦੇ ਵੀ ਸਾਫ਼-ਸੁਥਰਾ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ। ਤੁਹਾਨੂੰ duplicates (ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਲਈ ਦੋ worker IDs), missing fields (hire reason ਜਾਂ FTE ਨਹੀਂ), inconsistent effective dates, ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਨਾਲ ਬਦਲੀ ਹੋਈ ਬਣਤਰਾਂ ਮਿਲ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ (job families redesigned, cost centers re-numbered, pay components renamed)।
ਭਾਵੇਂ ਡਾਟਾ ਮੌਜੂਦ ਹੋਵੇ, ਇਹ ਨਵੇਂ ਸਿਸਟਮ ਦੇ ਪ੍ਰਤੀਨਿਧਾਨ ਦੇ ਅਨੁਰੂਪ ਨਹੀਂ ਵੀ ਹੋ ਸਕਦਾ।
ਅਸਲ ਮਾਈਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੈ:
ਨਿਯਮਕ ਅਤੇ ਨੀਤੀ retention ਲੋੜਾਂ ਤੁਹਾਨੂੰ cutover ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਭੀ legacy ਡਾਟਾ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਰੱਖਣ ਲਈ ਮਜਬੂਰ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਸਭ ਕੁਝ migrate ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ, ਫਿਰ ਭੀ ਤੁਹਾਨੂੰ secure, searchable access ਦਾ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਉਣੀ ਪਏਗੀ—ਨਾਲ ਹੀ ਇਹ ਸਪਸ਼ਟ ਕਰਨਾ ਕਿ ਕਿਸ ਪੀਰੀਅਡ ਲਈ ਕਿਹੜਾ ਸਿਸਟਮ authoritative ਹੈ।
Workday ਸਿਰਫ਼ ਪਿਛੋਕੜ ਵਿੱਚ "ਸਾਫਟਵੇਅਰ" ਨਹੀਂ ਰਹਿੰਦਾ। ਸਮੇਂ ਨਾਲ, ਇਹ ਇੱਕ ਪ੍ਰਬੰਧਤ ਓਪਰੇਟਿੰਗ ਮਾਡਤ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ: ਬਦਲਾਅ ਕੌਣ ਮੰਗ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਕੌਣ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਰੀਲੀਜ਼ ਕਿਵੇਂ ਯੋਜਨਾ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਅਤੇ "ਚੰਗਾ" ਕੀ ਨਜ਼ਰ ਆਉਂਦਾ ਹੈ।
ਇਹ ਓਪਰੇਟਿੰਗ ਪਰਤ Workday ਨੂੰ ਚਿਪਕਣ ਵਾਲਾ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ—ਭਾਵੇਂ ਟੀਮਾਂ ਸੀਮਤੀਆਂ 'ਤੇ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਕਰ ਰਹੀਆਂ ਹੋਣ।
ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਫੈਸਲੇ (job profiles, supervisory orgs, costing rules, security groups, approval chains) ਅਮਲ-ਵਿਚਾਰ ਦੌਰਾਨ configuration ਚੋਣਾਂ ਵਜੋਂ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਇੱਕ ਸਾਲ ਬਾਅਦ, ਉਹ ਚੋਣਾਂ ਨੀਤੀ ਵਾਂਗ ਮੰਨੀਆਂ ਜਾਣ ਲੱਗਦੀਆਂ ਹਨ।
ਲੋਕ ਪੁੱਛਣਾ ਬੰਦ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, “ਕੀ ਇਹ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਹੈ?” ਅਤੇ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰ ਦਿੰਦੇ ਹਨ, “ਅਸੀਂ Workday ਨੂੰ ਇਹ ਕਰਵਾਉਂਦੇ ਕਿਵੇਂ ਹਾਂ?” ਇਹ ਬਦਲਾਅ ਸੁਘੜਤਾ ਬਹੁਤ ਨਰਮ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਸੰਗਠਨ ਦੀ ਡਿਫਾਲਟ ਤਰੀਕੇ ਦਾ ਹਿੱਸਾ ਬਣਾ ਦਿੰਦੀ ਹੈ।
ਜਿਵੇਂ ਹੀ Workday payroll, close, audits, ਅਤੇ compliance ਨਾਲ ਜੁੜਦਾ ਹੈ, ਗਵਰਨੈਂਸ ਆਧਿਕਾਰਿਕ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ:
ਇਹ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਕੰਟਰੋਲ ਬੇਹੱਦ ਸਮਝਦਾਰ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਭੀ ਜ਼ੋਰਦਾਰ ਰੁਕਾਵਟ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਜਦੋਂ ਬਦਲਾਅ ਲਈ ਇੱਕ ਟਿਕਟ, ਰਿਵਿਊ ਬੋਰਡ, ਟੈਸਟ ਸਕ੍ਰਿਪਟ ਅਤੇ ਰੀਲੀਜ਼ ਕੈਲੇਂਡਰ ਲੋੜੀਂਦਾ ਹੈ, “ਜਿਵੇਂ ਹੈ ਰਹਿਣ ਦਵੋ” ਸਭ ਤੋਂ ਆਸਾਨ ਵਿਕਲਪ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਕਈ ਸੰਗਠਨ ਇੱਕ ਅੰਦਰੂਨੀ HRIS/Workday Center of Excellence ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਸਮੇਂ ਨਾਲ, ਉਸ ਟੀਮ ਕੋਲ edge cases, workarounds, ਅਤੇ ਇਤਿਹਾਸਕ ਫੈਸਲਿਆਂ ਦੀ ਡਿੱਗੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕੱਟੀ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ—ਇਹ ਗਿਆਨ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਨੂੰ ਸੌਂਪਣਾ ਅਸਾਨ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ।
ਡਾਕਯੂਮੈਂਟੇਸ਼ਨ ਲਾਇਬ੍ਰੇਰੀਜ਼, training decks, enablement videos, ਅਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ playbooks ਕੀਮਤੀ산 ਸਿੰਪਤੀਆਂ ਬਣ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ। ਫਲ: ਉਹ Workday ਦੇ ਸਕ੍ਰੀਨਾਂ, ਰੋਲ ਅਤੇ ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਨਾਲ ਘਣੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜੁੜੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਇਸ ਲਈ ਮਾਈਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਸਿਰਫ਼ ਡਾਟਾ ਲਿਜਾਣ ਨਹੀਂ—ਇਹ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸਿੱਖਣ ਅਤੇ ਕੰਮ ਕਰਨ ਦੇ ਤਰੀਕੇ ਨੂੰ ਮੁੜ ਲਿਖਣ ਵਾਲਾ ਕੰਮ ਵੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
Workday ਦੀ ਚਿਪਕਣ ਆਪਣੇ-ਆਪ ਵਿੱਚ ਬੁਰਾ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਕੁਝ ਚਿਪਕਣ ਸਿਹਤਮੰਦ standardization ਹੈ: ਸਾਂਝੀਆਂ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ, ਲਗਾਤਾਰ approvals, ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਰੋਤ-ਅਫ-ਸੱਚ ਜੋ audits ਨੂੰ ਆਸਾਨ ਅਤੇ ਫੈਸਲਿਆਂ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਬਣਾਂਦਾ ਹੈ।
ਮਕਸਦ ਦੁਹਰਾਉਣਯੋਗ ਕਾਰਜ-ਨਿਰਵਹਣ ਹੈ—ਨਾ ਕਿ ਕਾਰੋਬਾਰ ਨੂੰ ਜਮਾਉਣਾ।
ਚਿਪਕਣ ਉਸ ਵੇਲੇ ਮਦਦਗਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇਹ ਅਸਪਸ਼ਟਤਾ ਅਤੇ ਦੁਹਰਾਈ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਨਾਂ ਵਿੱਚ consistent job/position structures, ਸਾਫ਼ cost center hierarchies, ਅਤੇ standardized onboarding ਜਾਂ close ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹਨ ਜੋ ਲੋਕ ਅਮਲ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਜੇ ਟੀਮਾਂ ਘੱਟ ਸਮਾਂ ਇਸ ਗੱਲ 'ਤੇ ਬਰਬਾਦ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿ "ਕਿਹੜਾ ਡੇਟਾ ਠੀਕ ਹੈ" ਅਤੇ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸਮਾਂ ਉਸ 'ਤੇ ਜੋ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨ 'ਤੇ ਲਗਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹ ਉਤਪਾਦਕ ਚਿਪਕਣ ਹੈ।
ਚਿਪਕਣ ਨੁਕਸਾਨਦੇਹ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਸਿਸਟਮ ਕੰਮ ਨੂੰ ਸੁਸਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਨ੍ਹਾਂ ਚਿੰਨ੍ਹਾਂ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਦਿਓ:
Customization ਅੱਗੇ ਵਧਣ ਜਿਹੀ ਲੱਗ ਸਕਦੀ ਹੈ—ਪਰ ਇਹ switching costs ਅਤੇ upgrade douleur ਵਧਾ ਦਿੰਦੀ ਹੈ। ਜਿੰਨਾ ਜ਼ਿਆਦਾ ਤੁਸੀਂ one-off rules, special workflows, ਅਤੇ bespoke reports ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ, ਉਨਾਂ releases ਦੀ testing, users ਦੀ retraining, ਅਤੇ auditors ਨੂੰ exceptions ਸਮਝਾਉਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਦਾ ਭਾਰ ਵੱਧ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਸਮੇਂ ਨਾਲ, ਤੁਸੀਂ ਸਿਰਫ਼ Workday ਚਲਾ ਰਹੇ ਨਹੀਂ—ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀ ਵਿਲੱਖਣ ਵਰਜਨ ਚਲਾ ਰਹੇ ਹੋ।
ਪੂਛੋ: ਕੀ ਇਹ ਬਦਲ control, speed, ਜਾਂ clarity ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਲਿਆਵੇਗਾ?
ਜੇ ਇਹ ਘੱਟ ਤੋਂ ਘੱਟ ਇੱਕ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮਜ਼ਬੂਤ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਸ਼ਾਇਦ friction ਜੋੜ ਰਹੇ ਹੋ ਜੋ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਖਰਚੀਲਾ ਹੋਕੇ ਉਪਰ ਆਵੇਗਾ।
Workday ਦਾ footprint (ਵਧੇਸ਼ ਦੇਸ਼, ਵਧੇ ਹੋਏ ਮੋਡੀਊਲ, ਹੋਰ ਵਰਕਫਲੋ) ਵਧਾਉਣਾ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ—ਪਰ ਇਸ ਨਾਲ switching ਲਾਗਤਾਂ ਵੀ ਵਧਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਸਨੂੰ ਵਧਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਕੁਝ ਕਦਮ ਲੈਓ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਵਿਕਲਪਾਂ ਨੂੰ ਖੁਲ੍ਹੇ ਰੱਖਣਗੇ ਬਿਨਾਂ ਪ੍ਰਗਤੀ ਨੂੰ ਰੋਕੇ।
ਕੀਹ ਯਾਦ ਰੱਖਣਾ ਹੈ ਜੋ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਖੋਲ੍ਹਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋਵੇਗਾ। ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ spreadsheet ਕਾਫ਼ੀ ਹੈ—ਜਦ ਤੱਕ ਉਸ ਨੂੰ ਰੱਖਿਆ ਜਾਵੇ।
ਸ਼ਾਮਿਲ ਕਰੋ:
ਮਕਸਦ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਡਰਾਉਣਾ ਨਹੀਂ—ਬੱਸ dependencies ਨੂੰ ਦਿਖਾਉਣਾ ਹੈ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਆਲੇ-ਦੁਆਲੇ ਡਿਜ਼ਾਇਨ ਕਰ ਸਕੋ।
ਤੁਹਾਨੂੰ exit risk ਬਾਰੇ ਸੋਚਣ ਲਈ “rip-and-replace” ਯੋਜਨਾ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ।
ਜੇ ਤੁਹਾਡੇ ਆਇਟਮ scattered docs ਅਤੇ spreadsheets ਵਿੱਚ ਹਨ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਅੰਦਰੂਨੀ ਐਪ (integration catalog, data dictionary, control checklist) ਵਿੱਚ ਇਕੱਤਰ ਕਰਨ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ। Koder.ai ਵਰਗੇ ਟੂਲ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੀਆਂ ਅੰਦਰੂਨੀ ਸੋਫਟਵੇਅਰ ਨੂੰ ਗਪ-ਬਾਤ ਦੁਆਰਾ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਤਿਆਰ ਹਨ—ਮੁਫ਼ਤਿਵੈਲਾ governance tooling ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਲੰਮਾ ਵਿਕਾਸ ਚੱਕਰ ਨਹੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ।
ਵੈਂਡਰਾਂ ਅਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਤੋਂ ਪੁੱਛੋ:
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਮਿਆਰੀਕਰਨ ਬਣਾਮ਼ ਕਸਟਮਾਈਜ਼ ਕਰਨ ਦਾ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ /pricing 'ਤੇ ਵਿਵਿਕਲਪਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਸੰਬੰਧਿਤ ਪੋਸਟਾਂ ਨੂੰ /blog 'ਤੇ ਵੇਖ ਸਕਦੇ ਹੋ।
ਇਹ ਬਦਲਣਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਲੋਕ, ਪੈਸਾ, ਕੰਟਰੋਲ ਅਤੇ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਲਈ ਸਾਂਝਾ ਓਪਰੇਟਿੰਗ ਲੇਅਰ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਵਾਰੀ hiring, payroll, close ਅਤੇ planning ਉਹੀ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ ਅਤੇ ਵਰਕਫ਼ਲੋ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਹੋਣ ਲੱਗ ਪੈਂਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਬਦਲਣਾ HR, Finance, Payroll, IT ਅਤੇ audit ਵਿੱਚ ਸਹਿਕਾਰੀ ਬਦਲਾਵ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ—ਸਿਰਫ਼ ਸਾਫਟਵੇਅਰ ਦੀ ਤਬਦੀਲੀ ਨਹੀਂ।
ਚਿਪਕਣਾ (Stickiness) ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਟੀਮਾਂ ਇਸਨੂੰ ਇਸ ਲਈ ਚੁਣਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਭਰੋਸੇਯੋਗ, ਏਕਤ੍ਰਿਤ ਅਤੇ ਰੋਟੀਨਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਿਲ ਹੋ ਗਿਆ ਹੈ।
ਲਾਕ-ਇਨ (Lock-in) ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਛੱਡਣਾ ਖ਼ਤਰਨਾਕ ਜਾਂ ਮਹਿੰਗਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਕੰਟਰੋਲ, ਡਾਟਾ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ, ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਆਡਿਟ ਉਮੀਦਾਂ ਮੌਜੂਦਾ ਸਿਸਟਮ ਦੀ ਬਣਤਰ ਨੂੰ ਧਾਰ ਲੈਂਦੇ ਹਨ।
ਜ਼ਿਆਦਾਤਰองค์กร ਦੋਹਾਂ ਤਜਰਬੇ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਕਿਉਂਕਿ HR + Finance ਪਲੇਟਫਾਰਮ hire-to-pay, procure-to-pay ਅਤੇ record-to-report ਵਰਗੀਆਂ end-to-end ਪ੍ਰਵਾਹਾਂ ਦੇ ਕੇਂਦਰ ਵਿੱਚ ਹੋਂਦ ਵਿੱਚ ਆਉਂਦੇ ਹਨ।
ਇੱਕ point-tool ਇਕ ਟੀਮ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਪਰ ਇੱਕ ਕੋਰ HR/Finance ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਨੂੰ ਬਦਲਣਾ ਸਾਂਝੇ ਢਾਂਚਿਆਂ (orgs, cost centers, security roles) ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਬਣਾਉਣ ਤੇ ਕਈ ਵਿਭਾਗਾਂ ਨੂੰ ਸਮੇਂ, approvals ਅਤੇ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ 'ਤੇ ਫਿਰ ਮਿਲਾਉਣਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਕਰਦਾ ਹੈ।
HCM, Payroll, Financials ਅਤੇ Planning ਇਕੱਠੇ “canonical” ਆਬਜੈਕਟਾਂ ਜਿਵੇਂ worker records, org structures ਅਤੇ costing ਸਾਂਝੇ ਕਰਕੇ ਇਕ-ਦੂਜੇ ਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਤ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਇੱਕ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲੀ (ਜਿਵੇਂ reorg) cascade ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ ਅਤੇ:
ਉਹਨਾ ਵਿੱਚ ਭੰਨਿਆ-ਭੰਨਿਆ ਪ੍ਰਭਾਵ ਪੈਂਦਾ ਹੈ।
ਕੌਮਪਲਾਇੰਸ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ configuration ਵਿੱਚ ਬੈਠ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ: approval chains, validations, effective-dating ਵਰਗੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ।
ਜਦੋਂ ਆਡੀਟਰਾਂ ਅਤੇ ਨਿਯੰਤਰਣ ਵਾਲੇ ਇੱਕ “known-good” ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਮੰਨ ਲੈਂਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਉਸਨੂੰ ਬਦਲਣਾ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ controls ਦੀ ਰੀ-ਟੇਸਟਿੰਗ, payroll/close ਨਤੀਜਿਆਂ ਦੀ ਰੀ-ਵੈਰੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਅਤੇ ਯੂਜ਼ਰਾਂ ਦੀ ਰੀ-ਟਰੇਨਿੰਗ ਲਿਆਉਂਦਾ—ਇਸ ਕਰਕੇ ਟੀਮਾਂ ਬਦਲਾਅ ਤੋਂ ਬਚਦੀਆਂ ਹਨ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਫਾਇਦਾ ਸਪਸ਼ਟ ਨਾ ਹੋਵੇ।
ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਇੱਕ ਸਾਂਝੀ ਭਾਸ਼ਾ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜੋ ਟੀਮਾਂ ਅਤੇ ਸਿਸਟਮਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜਦਾ ਹੈ।
ਜਦੋਂ objects ਜਿਵੇਂ Worker → Position → Cost Center → Ledger Account costing, budget checks, approvals ਅਤੇ GL entries ਨੂੰ ਚਲਾਉਂਦੇ ਹਨ, ਤਦ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ ਨੂੰ ਚੇਨਜ ਕਰਨ ਨਾਲ ਰਿਪੋਰਟਾਂ, ਇੰਟੀਗ੍ਰੇਸ਼ਨਾਂ ਅਤੇ ਕੰਟਰੋਲਾਂ ਨੂੰ ਤੋੜ-ਮਰੋੜ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ—ਜਾਂ "silent" ਗਲਤੀਆਂ ਪੈਦਾ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ ਜੋ ਵੇਖਣ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਆਉਂਦੀਆਂ।
Workday ਦੀ security ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਗਠਨ ਦੇ ਢਾਂਚੇ ਨਾਲ ਜੁੜੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ: ਕੌਣ worker ਡੇਟਾ ਵੇਖ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਕੌਣ ਟਰੈਨਜ਼ੈਕਸ਼ਨ ਅਤੇ approvals ਦੇਖ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਮੈਨੇਜਰਾਂ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਟੀਮ ਦੀ ਵਿਜ਼ੀਬਿਲਟੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਆਡੀਟਰਾਂ ਨੂੰ ਰੀਡ-ਓਨਲੀ ਸਬੂਤ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
Security ਤਬਦੀਲੀਆਂ workflow ਅਤੇ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਤੱਕ ripple ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ, ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਕਰਕੇ ਵਿੱਤੀ ਲੋੜਾਂ ਜਿਵੇਂ segregation of duties (SoD) ਬੇਨਤੀ-ਨਹੀਂ-ਕਰਣ ਵਾਲੇ role ਡਿਜ਼ਾਇਨਾਂ ਨੂੰ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ ਜੋ ਨਵੇਂ ਸਿਸਟਮ ਵਿੱਚ ਦੁਹਰਾਉਣ ਲਈ ਸਮਾਂ ਲੈਂਦੀਆਂ ਹਨ।
ਲਾਕ-ਇਨ ਉਹਨਾਂ ਨੁਕਤਿਆਂ ਵਿੱਚ ਬਣਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ approvals, validations, handoffs ਅਤੇ exception paths ਇकट्ठੇ ਹੋ ਕੇ “ਮਸਲ ਰੀਮੇਮਰੀ” ਬਣ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਹਾਲਾਂਕਿ ਹੋਰ ਪਲੇਟਫਾਰਮ outcomes ਨੂੰ ਦੁਹਰਾਉ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਤੁਹਾਨੂੰ operational ਲੇਅਰ ਨੂੰ ਦੁਬਾਰਾ ਬਣਾਉਣਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ:
ਇਹ ਸਭ ਤਬਦੀਲੀ-ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਹੈ ਜੋ ਹਰ ਰੋਲ ਨੂੰ ਛੂਹਦਾ ਹੈ।
ਪਹੁੰਚੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਉਹੀ KPIs ਉਸੀ cadence ਬਹਾਲ ਰਹਿਣ ਦੀ ਉਮੀਦ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਇੱਕੋ ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ ਸਮੇਤ—headcount, FTE, attrition, budget vs. actuals।
ਜੇ ਨਵਾਂ ਸਿਸਟਮ same granularity ਨਾਲ time-series history ਦੁਹਰਾਉਣ ਜਾਂ discrepancies ਨੂੰ ਸਮਝਾਉਣ ਵਿੱਚ ਅਸਮਰਥ ਹੈ ਤਾਂ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਘਟ ਜਾਂਦਾ ਹੈ—ਚਾਹੇ ਨਵਾਂ ਟੂਲ ਤਕਨੀਕੀ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਯੋਗ ਹੋਵੇ।
ਸ਼ੁਰੂਆਤ practical “lock-in map” ਬਣਾਕੇ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉਸਨੂੰ ਕਾਇਮ ਰੱਖੋ:
ਫਿਰ canonical definitions ਨੂੰ ਕਿਸੇ ਇੱਕ ਵੇਂਡਰ ਤੋਂ ਬਾਹਰ standardize ਕਰੋ ਅਤੇ reusable integration patterns ਵਰਤੋ (API-first ਚੰਗਾ; hard-coded transforms ਘੱਟ)।