01 sie 2025·5 min
Stwórz aplikację webową do śledzenia wygaśnięć umów z dostawcami
Naucz się zaplanować, zbudować i uruchomić aplikację webową do śledzenia wygaśnięć umów dostawców, przechowywania dokumentów i wysyłania terminowych przypomnień.
Naucz się zaplanować, zbudować i uruchomić aplikację webową do śledzenia wygaśnięć umów dostawców, przechowywania dokumentów i wysyłania terminowych przypomnień.
Tracker wygaśnięć umów ma zapobiegać sytuacjom „nie widzieliśmy tego nadchodzącego”: zaskakujące odnowienia, przegapione okna wypowiedzenia i panika na ostatnią chwilę, bo PDF umowy siedzi w czyjejś skrzynce pocztowej.
Większość zespołów napotyka te same tryby awaryjne:
Przydatny tracker wspiera różne role, nie zmuszając ich do zostania ekspertami od umów:
Gdy tracker działa, osiągasz:
Wybierz mierzalne sygnały pokazujące adopcję i niezawodność:
Jeśli Twoje MVP konsekwentnie to rozwiązuje, zapobiegniesz największym kosztownym błędom zanim dodasz zaawansowane funkcje.
MVP trackera wygaśnięć umów powinien natychmiast odpowiadać na jedno pytanie: „Co wygasa wkrótce, kto za to odpowiada i co dalej?”. Utrzymaj wersję 1 na tyle małą, żeby dało się ją szybko wysłać, a potem rozwijaj na podstawie realnego użycia.
Jeśli chcesz iść szybko bez budowania pełnego stacku customowego od pierwszego dnia, platforma vibe-codingowa taka jak Koder.ai może pomóc zaprojektować podstawowe ekrany i przepływ przypomnień z opisu w czacie — a jednocześnie wygenerować rzeczywisty, eksportowalny kod źródłowy, gdy będziesz gotowy do operacjonalizacji.
Aby projekt nie urósł do pełnego systemu CLM, trzymaj poza v1:
Właściciel umowy: „Widzę swoje umowy wygasające wkrótce i dostaję przypomnienia wystarczająco wcześnie, żeby negocjować.”
Procurement/Admin: „Mogę dodać/edytować umowy i przypisać właścicieli, żeby nic nie zostało nieprzypisane.”
Finanse/Kierownictwo (read-only): „Mogę przeglądać nadchodzące odnowienia, żeby prognozować wydatki i unikać niespodziewanych automatycznych odnowień.”
Jeśli dostarczysz te historie z czytelnymi ekranami i niezawodnymi przypomnieniami, masz solidne MVP.
Tracker udaje się lub nie w zależności od danych, które zbierasz. Jeśli model jest zbyt cienki, przypomnienia będą zawodowe. Jeśli zbyt skomplikowany, ludzie przestaną wprowadzać informacje. Celuj w „rekord rdzeniowy + kilka ustrukturyzowanych pól”, który pokryje 90% przypadków.
Vendor to firma, której płacisz. Przechowuj podstawy, które będziesz wyszukiwać i raportować: nazwa prawna, nazwa wyświetlana, typ dostawcy (oprogramowanie, obiekty, agencja) i wewnętrzne ID dostawcy, jeśli jest.
Contract to umowa, którą śledzisz. Jeden dostawca może mieć wiele umów (np. osobne umowy na licencję i wsparcie), więc traktuj Contract jako oddzielny rekord powiązany z Vendor.
Każda umowa potrzebuje jasnego właściciela umowy (osoba odpowiedzialna za decyzje o odnowieniu) oraz zastępczego właściciela na urlopy i rotację. Traktuj te pola jako wymagane.
Zarejestruj też kluczowe kontakty:
Wiele aplikacji przechowuje tylko „start” i „end” i potem dziwią się, czemu odnowienia są przegapione. Śledź kilka dat explicite:
Dodaj kilka ustrukturyzowanych pól, żeby pokryć typowe wzorce odnowień:
Dla month-to-month „data zakończenia” może być nieznana. W takim wypadku generuj przypomnienia na podstawie reguł terminu wypowiedzenia (np. „powiadom 30 dni przed kolejnym cyklem rozliczeniowym”).
Statusy to więcej niż etykiety — to logika, która napędza liczniki na dashboardzie, harmonogramy przypomnień i raporty. Zdefiniuj je wcześnie, trzymaj prosto i konsekwentnie dla wszystkich umów.
Praktyczny zestaw dla MVP trackera:
Wybierz stałe okna, żeby wszyscy rozumieli, co znaczy „wkrótce”. Popularne opcje to 30/60/90 dni przed datą końcową. Uczyń próg konfigurowalnym dla organizacji (lub typu umowy), aby narzędzie pasowało do różnych rytmów zakupowych.
Zdecyduj też, co się dzieje, gdy data końcowa się zmieni: status powinien być przeliczany automatycznie, żeby uniknąć przestarzałych flag „Expiring Soon”.
Gdy umowa przechodzi do Terminated lub Archived, wymagaj kodu przyczyny, np.:
Te powody ułatwiają raportowanie kwartalne i przeglądy ryzyka dostawcy.
Traktuj status jako pole audytowalne. Loguj kto zmienił, kiedy i co się zmieniło (stary status → nowy status, plus kod przyczyny i opcjonalna notatka). To wspiera odpowiedzialność i pomaga wyjaśnić, dlaczego przypomnienia przestały być wysyłane lub dlaczego odnowienie zostało przegapione.
Tracker umów jest użyteczny tylko wtedy, gdy ludzie reagują na przypomnienia. Celem nie jest „więcej powiadomień”, lecz terminowe, możliwe do wykonania przypomnienia dopasowane do sposobu pracy zespołu.
Zacznij od emaila jako domyślnego kanału: jest uniwersalny, łatwy do audytu i nie wymaga dodatkowej konfiguracji. Gdy przepływ będzie stabilny, dodaj opcjonalne powiadomienia Slack/Teams dla zespołów pracujących głównie w czacie.
Trzymaj preferencje kanałów per użytkownik (lub dział), żeby Finanse mogły zostać przy emailu, a Procurement korzystać z czatu.
Użyj przewidywalnej kadencji powiązanej z datą zakończenia:
Dodaj też oddzielny typ alertu dla terminu wypowiedzenia (np. „należy wypowiedzieć 45 dni przed”), traktowany jako wyższy priorytet niż data wygaśnięcia — bo jego przegapienie może skazać na kolejny okres.
Każde powiadomienie powinno zawierać dwie akcje jednym kliknięciem:
Rejestruj akcje w dzienniku audytu (kto potwierdził, kiedy i z jakim komentarzem), żeby dalsze działania były jasne.
Jeśli właściciel umowy nie potwierdzi w ustalonym oknie (np. 3 dni robocze), wyślij eskalację do menedżera lub zastępczego właściciela. Eskalacje powinny być ograniczone i jasne: „Brak odpowiedzi; potwierdź własność lub przekaż zadanie.”
Odejmuj duplikaty przypomnień (żadnych powtórzeń dla tej samej umowy/daty), uwzględniaj godziny ciszy i ponawiaj wysyłkę w razie błędów. Nawet świetny projekt zawiedzie, jeśli wiadomości przyjdą za późno lub dwukrotnie.
Tracker umów wygrywa prędkością: czy ktoś potrafi znaleźć odpowiednią umowę, potwierdzić datę odnowienia i zaktualizować ją w mniej niż minutę? Projektuj UX wokół najczęstszych działań — sprawdzenie, co dalej, wyszukiwanie i drobne edycje.
Dashboard powinien odpowiadać na jedno pytanie: „Co wymaga uwagi wkrótce?” Prowadź od Nadchodzących odnowień (następne 30/60/90 dni) i małego zestawu KPI (np. wygasa w tym miesiącu, auto‑renew blisko, brakujące dokumenty). Zapewnij dwa widoki:
Szczegóły umowy to „jedno źródło prawdy”. Umieść najważniejsze informacje na górze: dostawca, status, data wygaśnięcia, warunki odnowienia, właściciel i ustawienia powiadomień. Elementy pomocnicze niżej: notatki, tagi, powiązane dokumenty i kontakty.
Szczegóły dostawcy agregują wszystko powiązane z jednym dostawcą: aktywne umowy, umowy historyczne, kluczowe kontakty i wzorce odnowień. To miejsce, gdzie użytkownicy odpowiadają na pytanie „Co jeszcze od nich kupujemy?”.
Ustawienia trzymaj zwięzłe: domyślne powiadomienia, role, połączenia Slack/email oraz standardowe tagi/statusy.
Uczyń wyszukiwanie dostępnym wszędzie. Wspieraj filtrowanie po dostawcy, właścicielu, statusie, przedziale dat i tagu. Dodaj „szybkie filtry” na dashboardzie (np. „Auto‑renew za 14 dni”, „Brak właściciela”, „Szkic”). Jeśli użytkownicy często powtarzają te same filtry, pozwól zapisać widoki jak „Moje odnowienia” czy „Zatwierdzenia Finansów”.
Większość edycji jest mała. Użyj edycji inline dla daty wygaśnięcia, właściciela i statusu bezpośrednio w tabeli i na górze strony szczegółów umowy. Potwierdzaj zmiany subtelnym feedbackiem i trzymaj opcję „Cofnij” dla przypadkowych edycji.
Utrzymuj spójność nawigacji: dashboard → wyniki wyszukiwania → szczegóły umowy, z wyraźnym powrotem i trwałymi filtrami, żeby użytkownicy nie tracili kontekstu.
Tracker umów nie jest kompletny bez papierów. Przechowywanie dokumentów obok kluczowych dat zapobiega sytuacjom „nie możemy znaleźć podpisanej kopii” gdy nadejdzie czas odnowienia.
Zacznij od minimalnego zestawu plików, które ludzie faktycznie szukają:
W MVP trzymaj wgrywanie opcjonalne, ale wyraźnie pokazuj stan „braku dokumentu” na stronie szczegółów umowy.
Dla większości zespołów najprostsze i najbardziej niezawodne rozwiązanie to:
To utrzymuje bazę małą i szybką, podczas gdy object storage radzi sobie z dużymi PDF‑ami efektywnie.
Traktuj dokumenty jako niemodyfikowalne zapisy. Zamiast „nadpisywać” PDF, wgraj nową wersję i oznacz ją jako najnowszą.
Praktyczny model to:
document_group (np. „Umowa główna”)document_version (v1, v2, v3…)Na stronie umowy pokaż domyślnie najnowszą wersję oraz krótką listę historii (kto wgrał, kiedy i notatka jak „Zaktualizowano klauzulę odnowienia”).
Dostęp do dokumentów powinien podążać za dostępem opartym na rolach:
Jeśli pozwalasz usuwać, rozważ „soft delete” (ukryj w UI, ale zachowaj w storage) i zawsze rejestruj akcje w dzienniku audytu. W kwestii kontroli odnieś się do /security-and-audit.
Powinien zapobiegać trzem typowym błędom:
Jeśli niezawodnie odpowiada na pytanie „co wygasa wkrótce, kto jest właścicielem i co dalej”, to działa poprawnie.
Zacznij od niewielkiego, możliwego do wypuszczenia zakresu:
Tagowanie klauzul, scorecardy i integracje dodaj dopiero, gdy przypomnienia będą niezawodne.
Przechowuj daty oddzielnie, żeby przypomnienia były dokładne:
Wiele przegapionych odnowień wynika z przechowywania tylko daty rozpoczęcia i zakończenia bez uwzględnienia okna wypowiedzenia.
Użyj kilku ustrukturyzowanych pól:
Dla umów month-to-month, gdy „data końcowa” jest nieokreślona, generuj alerty na podstawie reguły wypowiedzenia (np. „powiadom 30 dni przed kolejnym cyklem rozliczeniowym”) zamiast polegać na dacie końcowej.
Trzymaj statusy wzajemnie wykluczające i powiązane z logiką:
Przeliczaj status automatycznie po zmianie dat i loguj, kto co zmienił (stary → nowy) dla audytu.
Praktyczny domyślny harmonogram to:
Każde przypomnienie powinno zawierać dwie akcje jednym kliknięciem:
Domyślnie używaj emaila, bo jest uniwersalny i łatwy do audytu. Dodawaj Slack/Teams dopiero po ustabilizowaniu przepływu.
Aby ograniczyć hałas:
Równocześnie śledź wyniki dostarczenia (wysłane/odrzucone/błędy), żeby ufać systemowi.
Stosuj proste, skalowalne podejście:
Traktuj dokumenty jako niemodyfikowalne: zamiast nadpisywać PDF, wgraj nową wersję i pokaż na stronie umowy „najnowszą” oraz krótką historię wersji.
Zacznij od kilku ról (Admin, Editor, Viewer) i dodaj specjalne role w razie potrzeby (np. Legal-only, Finance-only).
Dla kontroli dostępu:
Loguj kluczowe zdarzenia audytowe: edycje umów (szczególnie dat/warunków odnowienia), zmiany uprawnień oraz uploady/pobrania/usunięcia plików.
Uczyn prosty, przyjazny import CSV, żeby zespoły szybko zaczęły korzystać. Dostarcz:
Przygotuj się na porządkowanie danych:
Pozwól importowi dokończyć się, ale skieruj niekompletne wiersze do kolejki „Needs review”, żeby przypomnienia nie zawodziły po cichu.
Jeśli brak potwierdzenia po określonym czasie, eskaluj do zastępcy/menedżera.