Bảng theo dõi tài trợ sự kiện: Hạng, logo, hóa đơn và quyền lợi

Tại sao cần một bảng theo dõi nhà tài trợ

Hầu hết vấn đề với nhà tài trợ không phải là "vấn đề lớn" mà là những chi tiết nhỏ bị rơi khỏi mắt: logo chưa tới, lời hứa không được ghi chép, hóa đơn đã gửi nhưng chưa thanh toán, hoặc mốc thời hạn chỉ tồn tại trong email của ai đó.

Không có một nơi duy nhất để kiểm tra, thông tin lan rộng trên chuỗi inbox, tin nhắn, ổ đĩa chia sẻ và ký ức của một người. Đó là cách bạn gặp bất ngờ phút chót như in sai phiên bản logo, quên lời cảm ơn đã hứa, hoặc phát hiện quá muộn rằng nhà tài trợ vẫn chưa trả tiền.

Một tracker đơn giản cho mọi người cùng một góc nhìn, ngay cả khi họ chỉ xử lý tài trợ 10 phút mỗi ngày. Nó hiệu quả vì những người khác nhau cần chi tiết khác nhau:

• Người phụ trách sự kiện cần thấy điều gì đã hứa và điều gì còn đang chờ.
• Bộ phận tài chính cần trạng thái hóa đơn, ngày thanh toán và người cần liên hệ.
• Thiết kế cần file logo đúng, định dạng và trạng thái phê duyệt.
• Tình nguyện viên cần checklist rõ ràng cho quyền lợi tại chỗ (gian hàng, quà, biển báo).

Mục tiêu không phải “nhiều giấy tờ hơn” mà là giảm những khoảnh khắc khó xử và bớt tin nhắn khẩn cấp vào tuần trước sự kiện. Khi mỗi nhà tài trợ có trạng thái rõ ràng và danh sách hành động tiếp theo ngắn gọn, bạn phát hiện vấn đề sớm và sửa chúng bình tĩnh.

Loại tracker này cũng đặt kỳ vọng lành mạnh. Nó không phải CRM đầy đủ, và cũng không cần vậy. Bạn không cần ghi mọi cuộc gọi hay xây pipeline bán hàng. Bạn cần giao đúng những gì đã bán.

Ví dụ thực tế: nhà tài trợ Hạng Vàng nói “logo trên website, nhắc tên trên sân khấu và hai vé.” Nếu điều đó chỉ nằm trong email, người dẫn chương trình có thể không biết. Nếu nằm trong tracker, bạn có thể phân công nhắc trên sân khấu, xác nhận phiên bản logo và đánh dấu vé đã gửi trước ngày in.

Nếu bạn muốn xây công cụ nội bộ nhỏ thay vì duy trì bảng tính, bạn có thể tái tạo các trường này như một app nhẹ trong Koder.ai và tái sử dụng cho từng sự kiện.

Bảng theo dõi nhà tài trợ là gì (và không phải là gì)

Bảng theo dõi nhà tài trợ là nguồn sự thật duy nhất cho những chi tiết ảnh hưởng đến công việc thực tế: nhà tài trợ mua gì, bạn nợ họ gì, họ nợ bạn gì, và tài sản nào bạn còn thiếu. Đó nên là nơi duy nhất đội bạn kiểm tra trước khi gửi email, duyệt thiết kế hoặc in ấn.

Bao gồm bất cứ thứ gì bạn cần trả lời nhanh mà không phải mò qua tin nhắn cũ. Tối thiểu, hãy ghi nhận:

• Hạng nhà tài trợ và số tiền đã đồng ý
• Quyền lợi đã hứa (gian hàng, nhắc sân khấu, bài đăng mạng xã hội, vị trí logo trên website)
• File logo để dùng và trạng thái phê duyệt
• Trạng thái hóa đơn và thanh toán

Một tracker tốt không phải hệ thống kế toán đầy đủ. Bạn không cần nó tính thuế, đối soát tiền vào, hay tạo báo cáo tài chính. Nó cũng không cần lưu mọi hợp đồng và email. Một số đội thêm trường “hợp đồng đã nhận: có/không” và một mục ghi chú ngắn, nhưng mục tiêu là rõ ràng chứ không phải lưu trữ tài liệu.

Bắt đầu sớm hơn bạn nghĩ. Ngay khi bắt đầu tiếp cận, tạo một dòng cho mỗi nhà tài trợ tiềm năng, kể cả những người "có thể". Thỏa thuận thay đổi nhanh, và thiếu một dòng là cách chi tiết biến mất.

Một quy tắc đơn giản: nếu một chi tiết ảnh hưởng đến thiết kế, marketing, biển báo hoặc tiền bạc, nó thuộc tracker. Nếu là hồ sơ pháp lý hoặc tài chính sâu, có lẽ nằm chỗ khác.

Chọn các trường bạn thực sự sẽ dùng

Tracker chỉ hiệu quả nếu phù hợp với cách đội bạn làm việc trong tuần bận rộn. Bắt đầu nhỏ. Mỗi cột thêm vào là một nơi có thể trở nên lỗi thời, và thông tin lỗi thời còn tệ hơn thông tin thiếu.

Hãy nghĩ theo ba nhóm: nhà tài trợ là ai, đã thỏa thuận gì, và bước tiếp theo là gì.

Các trường cốt lõi (các cột “luôn có”)

Đây là những thông tin bạn sẽ tham chiếu hàng ngày:

• Tên nhà tài trợ và công ty (như sẽ in)
• Tên liên hệ chính, email, điện thoại
• Hạng nhà tài trợ và số tiền đã đồng ý
• Ngày đến hạn chính (khi cần thanh toán hoặc hợp đồng ký)
• Tài sản cần (logo, file quảng cáo, chi tiết gian hàng) kèm ngày đến hạn đơn giản

Thêm một cột “Người chịu trách nhiệm”. Nếu nhà tài trợ là “việc của mọi người”, nó dễ trở thành không của ai. Giao một người chịu trách nhiệm cho hành động tiếp theo, dù người khác có hỗ trợ.

Trường trạng thái giúp bạn trung thực

Dùng trạng thái ngắn, rõ ràng để bạn có thể sắp xếp và lọc trong vài giây. Một luồng đơn giản là đủ:

• Outreach sent
• Verbal yes (committed)
• Contract signed
• Invoiced
• Paid

Tránh theo dõi năm loại “có thể”. Nếu cần sắc thái, dùng ghi chú thay vì thêm trạng thái. Giữ một trường ghi chú cho chi tiết thực tế: yêu cầu đặc biệt (thêm vé, nhắc sân khấu), ràng buộc (không đặt logo cạnh đối thủ), và hạn chót cứng (cutoff in). Viết ghi chú như bạn đang bàn giao nhà tài trợ cho đồng đội ngày mai: ngắn, cụ thể và có ngày.

Nếu bạn xây tracker trong công cụ như Koder.ai, coi những trường này là phiên bản một. Bạn nên có thể chạy sự kiện với những gì có ở đây.

Thiết lập hạng nhà tài trợ và quyền lợi đã hứa

Hạng nhà tài trợ chỉ có ích khi mọi người hiểu nghĩa của nó. Dùng tên hạng rõ ràng và mô tả mỗi hạng trong một câu ngắn. Tránh nhãn mơ hồ như “Premium” nếu bạn không ghi rõ quyền lợi cụ thể. Bài kiểm tra tốt: một tình nguyện viên đọc mô tả hạng có thể biết phải làm gì mà không hỏi bạn?

Giữ hạng ổn định qua sự kiện, nhưng theo dõi quyền lợi ở mức nhà tài trợ. Ngay cả cùng hạng, nhà tài trợ thường đàm phán thay đổi nhỏ (thêm bài đăng mạng xã hội, gian hàng lớn hơn, khung giờ khác). Tracker của bạn nên hiển thị cả quy tắc hạng và lời hứa thực tế của nhà tài trợ.

Biến quyền lợi thành checklist đơn giản

Với mỗi nhà tài trợ, viết quyền lợi dưới dạng các mục có thể đánh dấu hoàn thành từng cái:

• Gian hàng (kích thước hoặc vị trí)
• Bài nói hoặc tham gia panel (ngày/giờ)
• Biển hiệu (xuất hiện ở đâu)
• Bài đăng mạng xã hội (bao nhiêu lần)
• Nhắc trong email (đợt gửi nào)

Diễn đạt mỗi mục sao cho có thể đánh dấu “xong” không cần tranh cãi.

Thêm ngày giao và bằng chứng

“Đã hứa” khác “đã giao”. Thêm ngày giao cho từng quyền lợi, ngay cả khi chỉ là “trước ngày in” hoặc “tuần của sự kiện”. Điều đó biến quyền lợi thành lịch thay vì danh sách mong muốn.

Cũng thêm trường “Bằng chứng”: tên ảnh chụp màn hình, tên file ảnh, hoặc ghi chú xác nhận ngắn (ví dụ: “Logo trên slide deck v3, duyệt bởi Sam 12/1”). Khi nhà tài trợ hỏi “Bài đăng của chúng tôi đã được đăng chưa?” bạn có thể trả lời trong 10 giây thay vì mò qua chat.

Theo dõi logo và phê duyệt thương hiệu không rối

Logo là nơi công việc tài trợ thường hỏng. File đến muộn, ai đó dùng phiên bản sai, hoặc banner đi in trước khi nhà tài trợ duyệt. Tracker của bạn nên làm cho việc quản lý logo trở nên nhàm chán và dự đoán được.

Xử lý logo như một dự án nhỏ với một trạng thái rõ ràng. Giữ đơn giản để ai cũng quét hàng và biết chỗ nào đang bị chặn:

• Requested
• Received
• Approved
• Placed
• Printed

Ghi chi tiết file mà bộ phận thiết kế thực sự cần. Đừng dựa vào “nó ở trong chuỗi email.”

• Định dạng cần (ưu tiên SVG, chấp nhận PNG)
• Kích thước tối thiểu (ví dụ: 2000 px chiều rộng cho in lớn)
• Quy tắc nền (trong suốt, trắng hoặc tối)
• Quy tắc màu (màu đầy đủ, một màu, hoặc thang xám)

Rồi ghi nơi logo sẽ xuất hiện. Hãy cụ thể, vì “website” có thể nghĩa là footer, trang nhà tài trợ, trang đăng ký, hoặc tất cả. Các trường vị trí đơn giản sẽ giúp: Website placement, Print banner, Slides, Badges, kèm ghi chú kích thước hoặc cách bố trí.

Cuối cùng, thêm bước phê duyệt thực sự. Bao gồm “Approved by”, “Approved date” và “Approval source” (email, message, call). Nếu nhà tài trợ sau này yêu cầu thay đổi, bạn sẽ có hồ sơ rõ ràng.

Một kịch bản thực tế: bạn nhận “Acme_logo.png” trông ổn trên mạng nhưng in bị nhòe trên banner 3 mét. Nếu tracker của bạn ghi “Định dạng cần: SVG” và “Trạng thái logo: Đã nhận (chưa duyệt)”, bạn phát hiện vấn đề trước khi thiết kế được chốt.

Nếu bạn thích công cụ nội bộ thay vì spreadsheet, một app tracker nhỏ trong Koder.ai có thể phản ánh các trường này và lưu upload, phê duyệt, và vị trí ở một chỗ.

Giữ trạng thái hóa đơn và thanh toán rõ ràng

Nhà tài trợ có thể hào hứng nhưng chậm trả. Nếu tracker không hiện trạng thái hóa đơn ngay, bạn sẽ lãng phí thời gian theo đuổi sai người, hoặc tệ hơn, giao quyền lợi cho nhà tài trợ chưa trả.

Bắt đầu với một cột trạng thái nhất quán. Giữ đơn giản: Draft, Sent, Overdue, Paid, và Refunded (nếu bạn xử lý hoàn tiền). Gắn trạng thái với ngày tháng, không phải cảm nhận.

Bên cạnh trạng thái, thêm các trường trả lời nhanh những câu bạn sẽ bị hỏi: số hóa đơn, ngày gửi, ngày đến hạn, số tiền, và phương thức thanh toán (thẻ, chuyển khoản, séc). Nếu bạn cũng lưu “ai để lập hóa đơn” (tên và email liên hệ AP), việc follow-up sẽ không bị chuyển qua lại giữa các đồng đội.

Follow-up hiệu quả khi có quy trình và người chịu trách nhiệm. Một lịch đơn giản phù hợp hầu hết sự kiện:

• 3 ngày sau khi gửi: xác nhận thân thiện họ đã nhận
• Ngày đến hạn: nhắc ngắn kèm số hóa đơn
• Trễ 7 ngày: thư cứng hơn và hỏi ngày thanh toán
• Tăng mức sau 14 ngày: gọi điện hoặc đưa vào tay người phụ trách nhà tài trợ

Rõ ràng về điều gì kích hoạt việc thực hiện quyền lợi, và ghi nó ra. Nhiều đội mắc kẹt vì một người nghĩ lời nói là đủ trong khi người khác đợi thanh toán.

Các kích hoạt phổ biến: hợp đồng ký, cam kết viết (email), hoặc thanh toán nhận. Ví dụ, bạn có thể đặt logo lên website sau hợp đồng ký, nhưng chỉ in biển hiệu khi hóa đơn được đánh dấu Paid.

Với một hội nghị một ngày có 12 nhà tài trợ, sự rõ ràng này ngăn những khoảnh khắc khó xử như in banner Hạng Platinum cho nhà tài trợ whose hóa đơn vẫn đang ở Draft.

Bước từng bước: xây tracker đơn giản trong một buổi chiều

Bạn có thể xây tracker bằng spreadsheet cơ bản. Bắt đầu ở đó — nhanh, dễ chia sẻ, và đủ cho hầu hết đội tổ chức sự kiện.

Dành 60–90 phút và làm năm việc:

1. Chọn nơi đặt tracker. Spreadsheet chia sẻ phù hợp lúc đầu vì mọi người có thể xem và cập nhật tức thì.
2. Tạo bộ cột sạch, rồi biến các cột lộn xộn thành dropdown. Trường trạng thái không nên là văn bản tự do.
3. Thêm một nhà tài trợ cho mỗi dòng và chỉ điền những gì bạn biết hôm nay. Để trống có chủ ý.
4. Đặt thói quen rà soát trên lịch. Tuần một lần là đủ lúc đầu. Trong 7–10 ngày cuối, quét nhanh hàng ngày để tìm chặn như hóa đơn chưa trả, logo thiếu, và nội dung chưa duyệt.
5. Quyết định ngày chốt cho in và xuất bản, rồi thực thi. Chọn ngày cho chương trình, banner, slide và trang web. Sau mốc đó, khóa thay đổi logo và đổi tên trừ khi người phụ trách cho phép ngoại lệ.

Một thay đổi nhỏ giúp tránh nhầm lẫn: giữ cột “Người chịu trách nhiệm” và dùng nó. Một người cho mỗi nhà tài trợ nên chịu trách nhiệm đuổi hành động tiếp theo.

Nếu sau này bạn vượt quá khả năng của sheet, bạn có thể chuyển các trường tương tự thành app nội bộ (ví dụ, xây từ prompt chat trong Koder.ai) mà không thay đổi quy trình.

Ví dụ thực tế: quản lý 12 nhà tài trợ cho một sự kiện

Hãy tưởng tượng một hội thảo cộng đồng một ngày với 300 người và 12 nhà tài trợ. Đội dùng tracker đơn giản, một dòng cho mỗi nhà tài trợ và vài cột trả lời các câu hỏi hàng ngày: ai đã xác nhận, họ ở hạng nào, logo đã duyệt chưa, hóa đơn đã trả chưa, và quyền lợi nào còn nợ.

Ba nhà tài trợ khác nhau cùng trong một sheet:

• Northside Bank (Gold, paid): phí cao hơn, quyền lợi nhiều hơn, rủi ro lớn nếu có sai sót.
• BrewCo (tài trợ hiện vật cà phê): không có hóa đơn, nhưng thời gian giao quan trọng.
• DevTools.io (thêm Silver muộn): tham gia muộn, cần quyết định nhanh và mốc chốt rõ ràng.

Giữa quá trình, điều phối viên cập nhật một thay đổi cứu được nhiều trao đổi: Northside Bank gửi logo. File được thêm, “logo received” chuyển thành Yes, nhưng “brand approval” vẫn Pending vì đội họ cần xác nhận logo trên nền tối. Trạng thái hóa đơn được đặt Overdue (muộn 10 ngày), và ghi chú giao hàng được cập nhật: “Nhắc sân khấu 10:05.”

Với BrewCo, tracker hiển thị “invoice: N/A” và “benefit: coffee cho 300, giao 7:30am.” Khi họ xác nhận giao, quyền lợi được đánh dấu Scheduled, không phải Done, để không ai quên còn việc trong tương lai.

Một tuần trước sự kiện, đội lọc các mục đỏ:

• Phê duyệt logo Pending (2 nhà tài trợ)
• Hóa đơn Overdue (1 nhà tài trợ)
• Quyền lợi chưa gán người chịu trách nhiệm (3 nhà tài trợ)
• Kích thước logo trên website sai (1 nhà tài trợ)
• Gian hàng cần yêu cầu điện (1 nhà tài trợ)

Góc nhìn đó cho biết đội phải đuổi gì hôm nay, thay vì phát hiện lỗi lúc in.

Sai lầm phổ biến gây vấn đề phút chót

Hầu hết phiền toái không phải do “nhà tài trợ tệ” mà là tracker trông đầy đủ nhưng không trả lời được câu hỏi đơn giản: Ai nợ gì? Cái gì đã duyệt? Cái gì còn thiếu?

Một lỗi thường gặp là trộn facts và tasks trong cùng một ô. Ghi như “Logo đã gửi, chờ duyệt, cần hóa đơn” thì không thể lọc. Khi bạn cần biết ai đang chờ bạn hay ai đang chờ họ, tracker sẽ vô dụng.

Kẻ gây lỗi lặp lại là thiếu người chịu trách nhiệm. Nếu không ai được ghi cạnh “Theo dõi hóa đơn” hoặc “Xác nhận nhắc sân khấu”, nó thành việc của mọi người, và thường là việc của không ai.

Quyền lợi cũng bị lãng quên khi không có hạn chót. Nhà tài trợ có thể được hứa một nhắc trong newsletter, vị trí gian hàng hoặc biển hiệu, nhưng nếu không có ngày, công việc trôi nhẹ nhàng cho tới ngày in.

Hỗn loạn logo tạo ra việc làm lại phút chót nhiều hơn hầu hết đội nghĩ. Nếu bạn chấp nhận bất cứ file nào, bạn sẽ nhận screenshot, PNG nhỏ, JPEG co kéo, hoặc logo cũ. Rồi bạn phải đuổi file mới khi designer đã layout banner.

Quyền lợi cũng có thể bị đánh dấu “xong” quá sớm. “Đã đăng trên mạng xã hội” không phải bằng chứng. “Logo trên website” không phải xác nhận. Không có bằng chứng, bạn sẽ tranh cãi sau này hoặc tốn thời gian kiểm tra lại.

Cách ngăn những vấn đề này:

• Tách “trạng thái” khỏi “ghi chú” để có thể lọc sạch.
• Gán một người chịu trách nhiệm cho mỗi nhà tài trợ và mỗi đầu mục mở.
• Thêm hạn chót cho mọi quyền lợi cần công việc từ đội bạn.
• Đặt quy tắc logo cơ bản (định dạng, kích thước, phiên bản nền) trước khi nhận file.
• Yêu cầu bằng chứng nhanh (ảnh chụp màn hình, email xác nhận, hoặc tên file) trước khi đánh dấu quyền lợi hoàn thành.

Ví dụ: Bạn có nhà tài trợ Hạng Vàng được hứa một nhắc slide và một gian hàng. Nếu tracker của bạn hiển thị “Hạng Vàng”, “Logo đã duyệt: Yes”, “Hóa đơn: Sent”, “Thanh toán: Pending”, “Kích thước gian hàng: Confirmed”, kèm ngày đến hạn cho slide deck, bạn có thể thấy rủi ro thật sự trong vài giây và xử lý trước khi thành khẩn cấp.

Checklist nhanh trước ngày in và ngày sự kiện

Ngày in và ngày sự kiện là lúc các khoảng trống nhỏ biến thành căng thẳng lớn. Mục tiêu đơn giản: ai cũng có thể trả lời “nhà tài trợ này trả tiền cho gì, họ được gì, và đã giao chưa?” trong vài giây.

Trước khi duyệt thứ gì cho in

Bắt đầu bằng tiền và chi tiết hạng. Nếu nhà tài trợ là “Gold-ish” trong inbox ai đó nhưng không có trong tracker, bạn sẽ hứa vị trí sai hoặc quên quyền lợi.

Kiểm tra nhanh:

• Xác nhận mỗi nhà tài trợ có hạng và giá trị rõ ràng (tiền mặt hoặc hiện vật và phạm vi của nó).
• Kiểm tra mọi logo đã có, đúng định dạng và được đánh dấu Approved (không chỉ “đã gửi”).
• Xác minh vị trí đã được đánh dấu xong trước mốc in (website, biển, slide, chương trình).
• Kiểm tra hóa đơn: cái nào đã gửi, cái nào đã trả, cái nào quá hạn tuần này, và ai đang theo dõi.
• Đảm bảo mọi quyền lợi có người chịu trách nhiệm và ngày đến hạn (tên người, không phải “team”).

Nếu chỉ còn thêm một bước, thêm ghi chú “print lock”: ngày cuối cùng bạn chấp nhận thay đổi logo. Không có nó, bạn sẽ nhận logo mới 12 giờ trước deadline in.

Ngay trước khi sự kiện bắt đầu

Chuẩn bị bản tóm tắt nhà tài trợ một trang dễ dùng tại chỗ. Gồm tên nhà tài trợ, hạng, ghi chú phát âm, nơi logo xuất hiện, và các khoảnh khắc trực tiếp (MC nhắc, cảm ơn trên sân khấu, vị trí gian hàng).

Ví dụ thực tế: nếu kịch bản MC có "Platinum sponsors" nhưng tracker vẫn còn hai hạng ở trạng thái pending, bạn sẽ khen quá mức nhà tài trợ chưa trả hoặc làm thiếu với nhà đã trả.

Nếu bạn xây tracker trong công cụ như Koder.ai, snapshot và rollback hữu ích trước ngày in để khóa phiên bản và tránh sửa đổi phút chót.

Bước tiếp theo: làm cho quy trình có thể lặp lại cho lần sau

Thắng lợi lớn nhất không phải bảng hoàn hảo mà là quy trình bạn có thể tái dùng. Sau sự kiện, sao chép tracker, xóa dữ liệu cũ và giữ cấu trúc để lần sau bắt đầu ở mức 80% hoàn thành.

Quyết định xem spreadsheet còn đủ không. Nếu chỉ một người cập nhật và bạn không cần nhắc tự động, sheet vẫn ổn. Nếu nhiều người cập nhật, thay đổi thường xuyên, hoặc nhà tài trợ email nhiều người, bạn sẽ nhanh chóng cảm thấy khó chịu. Lúc đó bạn cần phân quyền (ai sửa gì), form nhập liệu đơn giản, và nhắc nhở cho hóa đơn hoặc phê duyệt thiếu.

Chuẩn hóa cách thu thập thông tin. Một form intake ngắn ngăn những trao đổi lặp lại khi bạn nhận logo nhưng không có liên hệ thanh toán, hoặc địa chỉ lập hóa đơn nhưng không có quyền lợi. Giữ ngắn để nhà tài trợ hoàn thành.

Một workflow đơn giản và dễ quản lý:

• Intake: liên hệ, chi tiết thanh toán, hạng, quyền lợi hứa, file logo, ngày đến hạn
• Review: xác nhận quyền lợi và mốc chính nội bộ
• Approve: logo và việc sử dụng thương hiệu do một người duyệt
• Bill: gửi hóa đơn, cập nhật trạng thái thanh toán
• Lock: đóng thay đổi trước mốc in và xuất bản

Nếu bạn muốn thứ gì đó cấu trúc hơn spreadsheet nhưng vẫn nhẹ, bạn có thể xây app nội bộ nhỏ trong Koder.ai: danh sách nhà tài trợ, chế độ xem phê duyệt logo và bảng trạng thái hóa đơn. Nếu nhu cầu tăng, nền tảng cũng hỗ trợ xuất source code để bạn host theo cách đội bạn thích.

Lưu cả “event pack”: hạng năm trước, ngôn ngữ quyền lợi, mẫu email và mốc thời hạn. Lần sau, bạn sẽ cập nhật chứ không phải xây lại từ đầu.