Xem cách phần cứng POS, thanh toán và ứng dụng kinh doanh của Square hoạt động trong hệ sinh thái Block để giúp cửa hàng nhỏ bán hàng, nhận tiền và điều hành công việc hàng ngày.
Block là công ty đứng sau Square. Nếu bạn từng thấy một Square Reader cắm vào điện thoại hay một Square Terminal trên quầy, bạn đã thấy dòng sản phẩm dễ nhận biết nhất của Block.
Khi người ta gọi Square là một “hệ điều hành thương mại”, không phải ý nói nó thay thế Windows hay iOS. Ý là một tập công cụ kết nối giúp doanh nghiệp bán hàng, nhận thanh toán, và vận hành công việc hàng ngày—không phải ghép nối mười mấy app rời rạc.
Với một cửa hàng nhỏ, quán cà phê, salon, hoặc thương hiệu pop-up, thương mại không chỉ là chấp nhận thẻ. Nó gồm:
Square cố gắng giữ những luồng công việc đó trong một chỗ, để “quầy trước” và “phòng hậu cần” cùng làm việc trên cùng con số.
Hệ điều hành thương mại của Square dễ hiểu nhất khi chia làm ba lớp kết nối:
Vì các lớp này thiết kế để phối hợp, một giao dịch tại quầy có thể tự động cập nhật tồn kho, ghi nhận thanh toán và xuất hiện trong báo cáo mà không cần nhập tay.
Hướng dẫn này dành cho chủ cửa hàng và quản lý không chuyên về kỹ thuật đang đánh giá Square (hoặc muốn hiểu rõ hệ thống mình đang dùng). Chúng ta sẽ đi qua cách phần cứng, thanh toán và phần mềm kết hợp, điều gì sẽ xảy ra trong vận hành hàng ngày, và những cân nhắc chính trước khi quyết định.
Phần cứng POS là “quầy tiếp tân” nơi khách hàng cảm nhận doanh nghiệp bạn: tốc độ thanh toán, biên lai rõ ràng và việc hoàn tiền/cho tiền boa có thuận tiện hay không.
Tối thiểu, hệ thống của bạn cần xử lý các công việc phổ biến mà không phải vá víu: tính tiền mặt hàng, nhận thanh toán thẻ/contactless, gợi ý tiền boa, in/gửi biên lai (in, email hoặc SMS), và xử lý trả hàng/hoàn tiền nhanh khi có sự cố.
Hầu hết cửa hàng nhỏ kết hợp vài thứ cơ bản:
Một cửa hàng bán lẻ thường ưu tiên máy quét mã, giá đỡ chắc và máy in biên lai nhanh. Một quán cà phê cần một trạm quầy ổn định, luồng xin tiền boa nhanh, và đôi khi nhiều máy in (quầy + bếp). Dịch vụ có thể chỉ cần tablet và đầu đọc để check-in và thanh toán đơn giản. Bán di động (pop-up, chợ, giao hàng) thường ưu tiên đầu đọc nhỏ gọn, pin lâu và hoạt động ổn định trên LTE.
Đo không gian quầy, lên kế hoạch ổ cắm và đi dây, và test độ mạnh Wi‑Fi ngay chỗ thanh toán (không chỉ ở văn phòng sau). Nếu bạn di động hoặc ngoài trời, ưu tiên độ bền, pin và kết nối dự phòng để thanh toán không dừng khi mất sóng.
Lớp thanh toán của Square biến một “màn hình thanh toán đẹp” thành hệ thống tiền hoạt động. Khi thanh toán tích hợp với POS, số tiền bán, thuế, tiền boa và biên lai đều liên kết—bạn không phải đối chiếu thiết bị thẻ riêng cuối ngày.
Hầu hết giao dịch tại chỗ theo cùng một lộ trình:
Vì Square liên kết dữ liệu thanh toán với giao dịch, bạn có thể thấy mặt hàng nào được mua, có thêm tiền boa không, và ai là thu ngân—mà không phải đối chiếu biên lai từ thiết bị khác.
Tối thiểu, khách hàng mong muốn có:
Hỗ trợ tap-to-pay và ví điện tử có thể tăng tốc hàng đợi, đặc biệt cho các giao dịch nhỏ.
Thanh toán tích hợp cũng giảm lỗi thủ công—không phải nhập lại tổng, ít biên lai không khớp và báo cáo cuối ngày rõ ràng hơn.
Ứng dụng POS của Square là “bộ não” trên quầy. Đúng, nó nhận thanh toán—nhưng nó còn tổ chức các bước nhỏ giúp ca làm việc trôi chảy thay vì hỗn loạn.
Ở quầy, ứng dụng lấy dữ liệu từ danh mục sản phẩm để việc tính tiền nhất quán giữa nhân viên và các cửa hàng. Bạn có thể thêm modifiers (kích thước, loại sữa, thêm món), áp thuế tự động và cài chiết khấu cho khuyến mãi hoặc để “làm hài lòng khách”. Có thể gợi ý tiền boa trên màn hình, và in hoặc gửi biên lai qua email/SMS—tiện khi quầy đông hoặc máy in gặp trục trặc.
Nó cũng hỗ trợ thực tế hàng ngày như trả tiền chia (tiền mặt + thẻ), lưu giỏ hàng để thanh toán sau, và thêm ghi chú cho bếp/quầy.
Ngoài thanh toán, ứng dụng POS giúp bạn quản lý sàn:
Những kiểm soát này giảm sai sót và biến trách nhiệm thành điều bình thường, không phải chuyện cá nhân.
Nếu mất internet, Square có thể cho bạn tiếp tục bán với Chế độ Ngoại tuyến cho nhiều cấu hình. Giao dịch được lưu và gửi khi có mạng trở lại.
Chuẩn bị hai việc: (1) đặt chính sách ngoại tuyến rõ ràng (giới hạn hóa đơn, khi nào chỉ nhận tiền mặt), và (2) hiểu rủi ro—một số giao dịch ngoại tuyến có thể bị từ chối sau này, và các tính năng như báo cáo thời gian thực hoặc một vài loại thanh toán có thể không hoạt động cho tới khi kết nối trở lại.
Tồn kho là nơi nhiều sai sót “nhỏ” biến thành tốn kém. Hệ điều hành thương mại thực sự có giá trị khi danh sách mặt hàng, số lượng tồn và doanh số cùng cập nhật—để những gì bạn bán ở quầy khớp với những gì bạn nghĩ có ở kho.
Bắt đầu với thư viện mặt hàng sạch: tên rõ ràng, danh mục nhất quán và giá trùng với kệ hàng.
Với sản phẩm có thay đổi theo kích thước, màu sắc hay kiểu, thiết lập variant để mỗi tùy chọn theo dõi tồn riêng. Khi đó, bán “Medium / Blue” sẽ không vô tình giảm “Small / Blue.”
Số lượng được quản lý bằng điều chỉnh liên tục (khi nhận hàng, hư hỏng, chuyển) và kiểm kê định kỳ (hàng tuần/tháng). Thêm cảnh báo khi hàng thấp để bạn được thông báo trước khi best-seller về 0.
Máy quét mã vạch phát huy nếu thư viện mặt hàng chính xác. Quét sẽ gọi đúng mặt hàng ngay lập tức, giảm gõ sai giá và giữ dòng thanh toán—đặc biệt lúc đông.
Ngay cả khi không có mã vạch, một thư viện có tổ chức (danh mục, mục ưa thích và tìm kiếm) cũng đẩy nhanh thanh toán và rút ngắn thời gian đào tạo nhân viên mới.
Nếu bạn dùng đơn mua (purchase orders), mục tiêu là: tạo đơn cho nhà cung cấp, sau đó nhập kho khi thùng hàng đến. Việc nhập kho nên cập nhật số lượng thực tế để tồn kho phản ánh đúng ngay ngày hàng về.
Shrinking xảy ra (hư hỏng, trộm, đếm sai). Lên kế hoạch với kiểm kê định kỳ và lý do điều chỉnh rõ ràng.
Sai variant cũng phổ biến: mismatch kích thước/màu tạo tồn ảo. Cuối cùng, tồn kho nhiều địa điểm có thể lệch nếu không ghi nhận chuyển hàng—hãy chắc chắn các di chuyển giữa cửa hàng (hoặc giữa quầy/kho) được ghi lại nhất quán.
Square không chỉ để nhận thanh toán—nếu dùng tốt, nó còn giúp bạn nhớ khách. Điều đó quan trọng khi bạn muốn biến người mua lần đầu thành khách quen.
Square có thể xây hồ sơ khách gắn với giao dịch. Thông thường, nghĩa là bạn có thể lưu thông tin liên hệ (email hoặc số điện thoại), xem lịch sử mua hàng và thêm ghi chú nhẹ—sở thích, kích thước, món ưa thích hoặc “dị ứng hạt”. Mục tiêu không phải CRM hoàn hảo; mà là bối cảnh nhanh ở quầy và trải nghiệm tốt hơn lần sau họ đến.
Với nhiều cửa hàng nhỏ, các chiến thắng đơn giản:
Vì chương trình khách thân thiết và doanh số cùng nằm trong hệ thống, bạn không phải đoán chiến dịch có hiệu quả không—bạn thấy nó dẫn tới giao dịch thực sự hay không.
Biên lai điện tử có thể là kênh theo dõi nhẹ nhàng. Một biên lai sạch, chính sách trả hàng rõ ràng và lời cảm ơn nhỏ giảm vấn đề hỗ trợ và tăng tỷ lệ quay lại. Hãy cân nhắc thêm đường dẫn tới trang đặt hàng trực tuyến (nếu bạn có) và một lời mời phản hồi ngắn.
Chỉ thu những gì cần để phục vụ khách—đừng lưu trữ dữ liệu “phòng khi cần”. Giới hạn quyền truy cập ghi chú khách cho nhân viên, dùng mật khẩu mạnh và phân quyền theo vai trò, và cân nhắc kỹ trước khi lưu văn bản tự do. Nếu bạn không muốn nhìn thấy thông tin đó trong tiêu đề email, thì đừng lưu nó trong hồ sơ khách.
Bán trực tiếp và bán online không cần là hai doanh nghiệp riêng. Với Square, bạn có thể dùng một danh mục chung cho sản phẩm (hoặc menu), rồi bán qua nhiều kênh—quầy, website và cả bán trên mạng xã hội—mà không phải nhập dữ liệu nhiều lần.
Khi cửa hàng online và POS dùng cùng danh sách mặt hàng, một giao dịch online cũng cập nhật tồn kho và báo cáo. Đơn online giảm tồn giống như mua tại cửa hàng, và cả hai xuất hiện trong tổng doanh thu hàng ngày. Điều này giúp trả lời nhanh các câu hỏi: “Hôm nay thực tế bán gì?” và “Cần nhập gì thêm?”.
Square hỗ trợ các tùy chọn hoàn thiện phổ biến:
Tính nhất quán là nơi thiết lập đa kênh thắng hoặc thua. Dùng một “nguồn sự thật” cho:
Không phải giao dịch nào cũng xảy ra tại máy thu ngân. Nếu bạn bán theo giờ, làm việc tại chỗ khách, hoặc lập hóa đơn sau khi hoàn thành công việc, công cụ dịch vụ và hóa đơn của Square giúp bạn thu tiền ít qua lại hơn.
Với quy trình dịch vụ, Square hỗ trợ đặt lịch trực tuyến, lịch nhân viên và nhắc tự động. Bạn có thể yêu cầu đặt cọc cho khung giờ cao điểm, đặt cửa sổ hủy và giảm vắng mặt bằng tin nhắn xác nhận & nhắc. Với khách hàng định kỳ, đặt lại lịch nhanh và lịch vẫn gắn với hồ sơ khách bạn dùng ở quầy.
Lập hóa đơn hữu ích khi tổng chưa biết trước—hoặc khi bạn cần hồ sơ. Trường hợp phổ biến:
Điều này hữu ích cho dịch vụ nhà (thợ ống nước, dọn dẹp), tư vấn tính phí sau khi hoàn thành, và studio thu lệ phí đặt chỗ cộng số tiền cuối.
Dịch vụ thường phụ thuộc vào tiền boa, và Square hỗ trợ xin tiền boa khi thanh toán và trên luồng thanh toán tương thích. Biên lai có thể gửi điện tử, tiện khi công việc thực hiện tại nhà khách hoặc khi bạn cần hồ sơ sạch cho tranh chấp, hoàn trả hoặc thuế.
Nếu bạn đang đánh giá bộ công cụ này, bắt đầu bằng cách vẽ lại một công việc thực tế từ đặt đến thanh toán và thử nghiệm toàn bộ khi cài đặt.
Một “hệ điều hành thương mại” là một tập hợp công cụ kết nối giúp bạn bán hàng, nhận thanh toán và vận hành công việc hàng ngày trong cùng một hệ thống. Với Square, điều này thường có nghĩa là thanh toán tại quầy, xử lý thanh toán, tồn kho, khách hàng và báo cáo đều dùng chung dữ liệu, nên bạn không phải nhập lại giao dịch vào nhiều ứng dụng khác nhau.
Square thường phù hợp nếu bạn muốn một giải pháp tất cả-trong-một cho bán tại chỗ (bán lẻ, quán cà phê/dịch vụ nhanh, pop-up) với các tiện ích mở rộng đơn giản cho bán hàng trực tuyến, đặt lịch hoặc lập hóa đơn. Nó ít phù hợp hơn nếu bạn cần quy trình doanh nghiệp rất chuyên sâu hoặc tùy biến sâu vượt ngoài khả năng của POS và tiện ích của Square.
Bắt đầu từ môi trường bán hàng của bạn:
Trước khi mua, kiểm tra không gian quầy, ổ cắm điện và chất lượng Wi‑Fi ngay chỗ thanh toán.
Offline Mode cho phép bạn tiếp tục chấp nhận một số thanh toán qua thẻ khi mất kết nối internet bằng cách lưu giao dịch và gửi khi có mạng trở lại. Cần lưu ý:
Bạn thường thấy phí xử lý bị trừ trước khi nhận khoản tiền deposit vào tài khoản ngân hàng. Deposit có thể được ghép lại (ví dụ một khoản cho cả ngày), và thời gian phụ thuộc vào cài đặt deposit và ngân hàng của bạn.
Để tránh nhầm lẫn, đối chiếu bằng báo cáo POS liên kết mỗi khoản thanh toán với giao dịch tương ứng (mặt hàng, thuế, tiền boa, thu ngân).
Sử dụng variant khi kích thước/màu/kiểu cần theo dõi riêng (ví dụ “Medium / Blue” khác “Small / Blue”). Điều này ngăn “tồn ảo” khi bán một tùy chọn nhưng vô tình giảm tùy chọn khác.
Giữ số liệu chính xác bằng cách:
Sử dụng một danh mục chung làm nguồn duy nhất và đặt quy tắc tồn kho nghiêm ngặt:
Tạo vai trò (thu ngân vs quản lý) và giới hạn hành động rủi ro cao:
Kết hợp quyền hạn với quy trình đóng ca (bắt/đếm két, báo cáo đóng nhanh) để giảm sai sót và tăng trách nhiệm.
Ngăn chặn tranh chấp bằng sự rõ ràng và chứng cứ:
Nếu cần hướng dẫn chi tiết theo bước, liên hệ bộ phận hỗ trợ.
Lộ trình triển khai đáng tin thường là:
Xem hướng dẫn cài đặt và khắc phục trong trung tâm trợ giúp và cộng đồng.
