Hướng dẫn từng bước để mua tên miền, kết nối DNS và thiết lập email doanh nghiệp (MX, SPF, DKIM, DMARC). Các kiểm tra rõ ràng, cách sửa lỗi phổ biến và mẹo bảo mật.
Bạn đang thiết lập hai thứ hoạt động cùng nhau: một tên miền (như yourcompany.com) và địa chỉ email doanh nghiệp dùng tên miền đó (như [email protected]). Khi chúng được liên kết đúng, bạn có thể gửi và nhận email đáng tin cậy—và người nhận thấy thương hiệu của bạn mỗi lần bạn nhấn “gửi”.
[email protected]) và địa chỉ nhóm (ví dụ: [email protected]).Kết nối giữa tên miền và nhà cung cấp email được thực hiện qua cài đặt DNS (một vài bản ghi bạn thêm trong trang quản lý tên miền). Những thiết lập đó cho internet biết gửi mail cho tên miền của bạn tới đâu và cách xác thực tính hợp lệ.
Hướng dẫn này dành cho người không chuyên—những nhà sáng lập độc lập, freelancer và nhóm nhỏ—muốn có email doanh nghiệp hoạt động mà không cần hiểu sâu về mạng hay máy chủ.
info@, billing@, support@).Hầu hết cài đặt mất 30–90 phút làm việc trực tiếp.
Yếu tố biến động chính là lan truyền DNS: sau khi bạn cập nhật bản ghi DNS, có thể mất vài phút đến 24–48 giờ để thay đổi được nhận diện khắp nơi. Trong khoảng thời gian đó, email có thể hoạt động với một số người nhưng không với người khác—hoặc hoạt động dần dần.
Khi mọi thứ được kết nối, bạn sẽ có diện mạo email chuyên nghiệp, đáng tin cậy—và nền tảng để mở rộng (thêm đồng đội, địa chỉ mới, cải thiện khả năng vào hộp thư chính theo thời gian).
Trước khi bạn bấm vào các thiết lập, hiểu ai làm gì sẽ giúp. Phần lớn nhầm lẫn khi thiết lập email đến từ việc có ba “nơi” khác nhau liên quan.
Domain registrar: Công ty nơi bạn mua tên miền (như yourcompany.com). Họ quản lý quyền sở hữu, gia hạn và các điều khiển cơ bản.
DNS host (nhà cung cấp DNS): Nơi “sổ địa chỉ” cho tên miền của bạn nằm. DNS là các bản ghi cho biết dịch vụ nào ở đâu cho tên miền (website, email, v.v.). Đôi khi registrar cũng là DNS host, nhưng không phải luôn luôn.
Email provider: Dịch vụ vận hành hộp thư và gửi/nhận thư (ví dụ Google Workspace hoặc Microsoft 365). Họ cung cấp hộp thư như [email protected].
Nghĩ về nó như này:
Bạn mua tên miền ở registrar, rồi chỉnh các bản ghi DNS (ở nơi DNS được quản lý) để nói với thế giới: “Email cho @yourcompany.com nên được gửi đến nhà cung cấp này.”
Nếu bạn muốn một sơ đồ đơn giản cho bài viết: dùng
Domain (registrar) → DNS (records) → Email provider (inboxes)
Khi bạn thay đổi DNS (như MX, SPF, DKIM), cập nhật không xuất hiện khắp nơi ngay lập tức. Propagation là thời gian để thay đổi DNS lan khắp internet khi các mạng khác nhau làm mới cache. Trong thực tế, điều này có nghĩa bạn lưu thay đổi rồi vẫn thấy hành vi cũ một thời gian—đặc biệt trong 1–2 giờ đầu.
Tên miền là nền tảng cho website và địa chỉ email (như [email protected]). Bạn sẽ giữ nó nhiều năm, nên đầu tư chút công sức ban đầu sẽ tránh đau đầu sau này.
Hướng tới cái ngắn, rõ ràng và dễ đánh vần khi nghe một lần.
Một vài quy tắc thực tế:
Nếu có thể, mua các biến thể quan trọng (như .com và tên miền địa phương) để bảo vệ thương hiệu, rồi chọn một tên miền “chính” cho email.
Khi chọn registrar, so sánh:
Đảm bảo tên miền được đăng ký dưới tên doanh nghiệp của bạn (hoặc chủ sở hữu tin cậy) và bạn kiểm soát đăng nhập, email phục hồi và xác thực hai yếu tố. Giữ quyền truy cập registrar ở một nơi—chia sẻ an toàn—để tên miền không bị mất theo một nhân viên hoặc contractor rời đi.
Bật WHOIS privacy trừ khi bạn có lý do cụ thể không làm. Nó giúp giảm spam và bảo vệ thông tin liên hệ cá nhân khỏi công khai.
Chọn nhà cung cấp email chủ yếu là quyết định nơi dịch vụ mail vận hành. Tên miền của bạn có thể giữ tại một công ty, còn email chạy ở nơi khác.
1) Email qua registrar
Nhiều registrar bán gói email kèm theo domain. Điều này thuận tiện vì thanh toán và hỗ trợ cùng nơi. Bù lại, tính năng có thể cơ bản (ít công cụ cộng tác hơn, quản trị đơn giản), và di chuyển sau này có thể phức tạp hơn.
2) Email qua nhà cung cấp riêng
Đây là lựa chọn phổ biến cho đội đang phát triển. Nhà cung cấp như Google Workspace hoặc Microsoft 365 tập trung vào deliverability, bảo mật và ứng dụng năng suất. Tên miền có thể ở registrar—bạn chỉ cần kết nối email qua bản ghi DNS.
Tập trung vào những thứ bạn sẽ dùng:
Người quản trị không chuyên thường đánh giá khác biệt ở đây:
Hãy mong đợi giá theo người/tháng cho nhà cung cấp đầy đủ tính năng; email của registrar thường rẻ hơn nhưng ít tính năng. Trước khi quyết, kiểm tra bao gồm những gì ở từng cấp (hộp thư vs alias, dung lượng, hộp thư chia sẻ) và so sánh các gói trên các trang như /pricing.
Nếu chưa chắc chắn, chọn nhà cung cấp hỗ trợ xuất dữ liệu và công cụ di chuyển dễ dàng—tương lai bạn sẽ cảm ơn.
Phần này là nơi email tên miền tùy chỉnh thực sự hiện hữu: bạn sẽ tạo các hộp thư người dùng, và những địa chỉ bổ sung để doanh nghiệp trông chuyên nghiệp.
Tạo địa chỉ chính trước—thường là một trong những:
Nếu bạn là solo, có thể dùng you@ làm hộp thư chính và thêm hello@ làm alias tới hộp đó.
Sau đó, tạo hộp thư cho người thật (ví dụ: sara@, mike@). Tiếp theo thêm các địa chỉ “vai trò” phù hợp với cách khách hàng liên hệ:
Với địa chỉ theo vai trò, quyết định ai nhận thư. Tùy chọn thường gồm: gửi tới một người, gửi tới nhiều người, hoặc hộp thư chia sẻ (sẽ nói thêm bên dưới).
Dùng alias khi:
Tạo hộp thư riêng khi:
Chọn quy tắc đơn giản và tuân thủ:
Tránh biến thể ngẫu nhiên (như support-team@ vs help@)—sự nhất quán giúp onboarding, bảo mật và khắc phục sự cố dễ hơn.
DNS là trang cài đặt cho tên miền. Ở đó bạn nói internet biết website ở đâu và, với email, dịch vụ nào nhận thư cho [email protected].
Tin tốt: bạn thường chỉ cần chỉnh vài mục cho email doanh nghiệp—chủ yếu MX records, cộng vài TXT records (cho SPF, DKIM, DMARC sau này). Khó nhất thường là tìm đúng màn hình.
Hầu hết người dùng quản lý DNS ở một trong hai:
Một gợi ý nhanh: nếu tên miền dùng custom nameservers (thường dạng ns1.cloudflare.com), DNS có khả năng không được quản lý tại registrar—dù bạn mua tên miền ở đó.
Tìm các mục menu như:
Vào đúng chỗ, bạn sẽ thấy bảng với các cột như Type, Name/Host, Value/Content, Priority, và TTL.
Dành 2 phút để tránh lỗi dễ mắc:
Với email doanh nghiệp trên tên miền riêng, bạn thường sẽ thêm hoặc thay thế:
Bạn có thể để yên các bản ghi liên quan website (như A, AAAA, CNAME) trừ khi nhà cung cấp yêu cầu thay đổi.
Những lỗi gây nhiều vấn đề nhất:
mail.example.com trong khi hệ thống khác tự thêm domainNếu bạn tổ chức: tìm đúng DNS host, lưu những gì có sẵn, rồi chỉ chỉnh những gì nhà cung cấp email yêu cầu—bạn sẽ sẵn sàng cho bước tiếp theo: thiết lập MX records.
MX records là biển chỉ đường cho mail của bạn. Khi ai đó gửi thư tới [email protected], dịch vụ gửi sẽ kiểm tra DNS của bạn và tìm MX records để biết nhà cung cấp (Google Workspace, Microsoft 365, v.v.) nào sẽ nhận thư đó.
MX (Mail Exchange) cho biết nơi gửi mail đến. Nếu trỏ sai—hoặc bạn để các bản ghi mâu thuẫn—thư có thể bounce, mất hoặc đến hộp thư cũ bạn quên mất.
Trong cài đặt DNS, nhà cung cấp email sẽ cho bạn danh sách MX cụ thể (host/name, value/target, và priority). Thêm chúng chính xác như hướng dẫn.
Nếu bạn chuyển nhà cung cấp, thường cần xóa MX cũ trỏ tới dịch vụ trước. Nhiều nhà cung cấp ghi rõ “xóa mọi MX hiện có.” Làm theo kỹ—để MX cũ có thể phân tán delivery giữa các hệ thống.
Mẹo: trước khi thay đổi, sao chép MX hiện có vào ghi chú để có thể khôi phục nếu cần.
Priority là thứ tự: số nhỏ hơn được thử trước. Ví dụ: priority 1 được ưu tiên hơn priority 5.
Hầu hết thiết lập ổn khi bạn:
Trước tiên, dùng công cụ kiểm tra của nhà cung cấp (hầu hết có bước “Verify domain/DNS”) để xác nhận MX được phát hiện.
Rồi làm thử: gửi thư từ tài khoản cá nhân (Gmail) tới địa chỉ doanh nghiệp mới và chắc chắn thư đến. Trả lời lại để xác nhận gửi đi hoạt động (MX ảnh hưởng đến mail đến; gửi đi do nhà cung cấp xử lý).
SPF, DKIM và DMARC là ba bản ghi DNS giúp hệ thống mail khác tin tưởng thư gửi từ tên miền của bạn. Mục tiêu là giảm giả mạo (ai đó giả danh gửi mail “từ” bạn) và cải thiện khả năng vào hộp thư chính bằng cách giảm nguy cơ mail thật bị đánh spam.
SPF là một bản ghi TXT duy nhất liệt kê dịch vụ nào được phép gửi email dùng tên miền của bạn.
Hai quy tắc thực tế:
Ví dụ giá trị SPF TXT (chỉ ví dụ):
v=spf1 include:_spf.google.com include:servers.mcsv.net -all
Các dòng “include:” ủy quyền người gửi. Kết thúc -all nghĩa là “những gì khác không được phép.” Nếu đang thử nghiệm, một số đội bắt đầu với ~all (mềm hơn), rồi sau này đổi sang -all.
DKIM cho phép nhà cung cấp ký thư đi. Bạn sẽ thêm bản ghi DNS, rồi bật ký trong nhà cung cấp.
Hầu hết nhà cung cấp cung cấp:
google hoặc s1)Nó có thể trông như selector._domainkey.yourdomain.com. Sau khi thêm, quay lại bảng quản trị email và bật DKIM/signing.
DMARC nói cho người nhận phải làm gì nếu SPF/DKIM không đạt. Bắt đầu với chính sách giám sát để tránh chặn nhầm email hợp lệ.
Một bản ghi DMARC khởi đầu phổ biến:
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]; adkim=s; aspf=s
Với p=none, bạn chỉ thu thập báo cáo. Sau khi xác nhận mọi thứ hợp lệ đều pass, bạn có thể siết chặt thành quarantine hoặc reject.
Khi email tên miền được tạo và DNS kết nối, bước cuối là dùng nó ở mọi nơi bạn đọc và gửi mail: laptop, điện thoại, và đôi khi tablet.
Webmail là inbox bạn mở trong trình duyệt (ví dụ: Gmail trong Chrome, Outlook on the web, hoặc portal nhà cung cấp). Đây là nơi dễ xác nhận tài khoản hoạt động nhất vì không cần cấu hình gì. Nếu bạn có thể gửi/nhận trong webmail, hộp thư ổn.
Email apps là ứng dụng như Gmail hoặc Outlook mobile apps, Apple Mail, hoặc Outlook trên desktop. Chúng tiện lợi (thông báo, offline), nhưng dựa vào đăng nhập chính xác và cài đặt server.
Mẹo: nếu cài app thất bại, đăng nhập webmail trước. Việc này tách vấn đề “tài khoản” khỏi “thiết lập thiết bị”.
Một số nhà cung cấp cung cấp nhiều cách kết nối:
Nếu có tùy chọn và gói của bạn hỗ trợ, chọn Exchange/ActiveSync cho đơn giản. Dùng IMAP khi Exchange không có hoặc bạn muốn thiết lập phổ quát hơn.
Nếu tài khoản bật xác thực hai yếu tố (2FA), một số app cũ (hoặc client desktop nhất định) không xử lý bước thứ hai.
Các cách sửa phổ biến:
[email protected]), không chỉ username.Khi app hỏi “Manual settings”, thường cần:
[email protected]Nếu không biết tên server, lấy từ trang trợ giúp nhà cung cấp—tìm “IMAP settings” hoặc “Exchange settings” và sao chép chính xác.
Sau khi cài, gửi email thử tới tài khoản cá nhân và reply lại để xác nhận cả gửi và nhận đều hoạt động.
Khi đội bạn có hộp thư thực, bạn sẽ muốn một vài cấu hình tiện lợi: forwarding, aliases, catch-all, hoặc hộp thư chia sẻ. Chúng nghe giống nhau nhưng hành xử khác nhau.
info@ → sarah@)sarah@ cũng nhận invoices@)support@.Quy tắc đơn giản: dùng alias cho “một người, nhiều địa chỉ” và hộp thư chia sẻ cho “nhiều người, một địa chỉ.”
Forwarding phù hợp cho:
Forwarding gây vấn đề nếu dùng lâu dài:
Nếu địa chỉ nhóm quan trọng (sales@, support@), hộp thư chia sẻ hoặc hệ thống helpdesk thường gọn và sạch hơn.
Catch-all nghĩa là [email protected] sẽ được chấp nhận và chuyển đến (kể cả typo như suupport@).
Ưu:
Nhược:
Nếu bật catch-all, cân nhắc đưa nó vào hộp thư được giám sát và bật lọc spam mạnh.
Hầu hết nhà cung cấp cho phép tạo rule như:
Những cấu hình nhỏ này giữ email khỏi trở thành cuộc trò chuyện nhóm không ai sở hữu.
Chuyển sang địa chỉ doanh nghiệp mới không nhất thiết mất mail cũ hay khiến bạn tìm kiếm liên hệ. Chìa khóa là quyết định bạn di chuyển gì và chạy hai hệ thống cùng lúc một thời gian.
Bắt đầu bằng việc chọn phạm vi:
Nếu chưa chắc, di chuyển email trước, rồi thêm contacts/lịch sau khi mail ổn định.
Hầu hết nhà cung cấp đưa ra ba lựa chọn thực tế:
1) Importer tích hợp (dễ nhất)
Google Workspace và Microsoft 365 đều có công cụ di chuyển sao chép mail (đôi khi cả contacts/lịch). Thường ít lỗi với setup không chuyên.
2) IMAP move (tương thích nhiều nhà cung cấp)
Nếu mail cũ hỗ trợ IMAP, công cụ di chuyển có thể sao chép thư mục và tin nhắn. Thường di chuyển mail tốt, nhưng có thể không mang theo lịch/danh bạ trừ khi xuất riêng.
3) Export/import thủ công (phức tạp nhất)
Dùng khi không có công cụ tự động. Export từ dịch vụ cũ (thường PST/mbox/CSV), rồi import vào dịch vụ mới. Làm được nhưng cần thêm thời gian dọn dẹp.
Đừng tắt tài khoản cũ ngay. Giữ nó hoạt động cho đến khi bạn xác nhận:
Cân nhắc đặt auto-reply trên địa chỉ cũ: “Chúng tôi đã chuyển sang [email protected]” (với thông báo thời gian ngắn).
Chọn thời điểm yên tĩnh (sáng sớm hoặc cuối tuần), rồi:
Khi mọi thứ ổn, cập nhật thông tin liên hệ trên hóa đơn, đăng ký, và giữ inbox cũ một thời gian an toàn trước khi hủy.
Hầu hết vấn đề email doanh nghiệp liên quan ba khu vực: bản ghi DNS (cài đặt tên miền), xác thực (SPF/DKIM/DMARC), hoặc đăng nhập/cấu hình (mật khẩu, 2FA, cài app). Dùng danh sách này để thu hẹp nhanh.
Bắt đầu với MX records.
Thường do xác thực hoặc mismatch danh tính.
[email protected]).Khi liên hệ support, gửi kèm:
Nếu bạn đang thiết lập email đồng thời với sản phẩm hoặc công cụ nội bộ, nên thống nhất sớm các địa chỉ “from” (ví dụ support@ cho trả lời khách, billing@ cho hóa đơn, và một sender riêng cho thông báo ứng dụng). Các đội xây app trên Koder.ai thường làm điều này từ đầu để email giao dịch và hỗ trợ giữ nhất quán khi app phát triển, tránh phải chỉnh DNS và khả năng deliverability sau này.
Bạn cần truy cập vào hai tài khoản:
Ngoài ra, chuẩn bị một danh sách ngắn các địa chỉ bạn muốn (ví dụ: you@, hello@, support@) để tạo trong một lần.
Thời gian thao tác thường là 30–90 phút, cộng thêm thời gian lan truyền DNS.
Lan truyền có thể mất từ vài phút đến 24–48 giờ, nên việc email hoạt động dần (với một số người nhưng không phải tất cả) là chuyện bình thường.
Họ là các vai trò khác nhau:
Nếu tên miền của bạn dùng nameserver tùy chỉnh (ví dụ: Cloudflare), bạn phải chỉnh DNS tại đó, chứ không phải tại registrar.
MX records cho biết nơi internet nên gửi email đến cho @yourdomain.com.
Để thiết lập an toàn:
Bắt đầu với công cụ xác minh của nhà cung cấp, rồi làm thử nghiệm thực tế:
Chúng là các tín hiệu tin cậy dựa trên DNS giúp cải thiện khả năng gửi và giảm giả mạo:
p=none) rồi siết chặt sauDùng alias khi một người cần nhận thư gửi đến nhiều địa chỉ (ví dụ: hello@ chuyển vào inbox chính của bạn).
Dùng mailbox riêng / shared inbox khi:
support@ hoặc )Catch-all chấp nhận mail gửi tới bất kỳ@yourdomain.com, kể cả gõ sai.
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Nếu bật catch-all, hãy chuyển vào hộp thư được giám sát và bật lọc spam mạnh.
Thực hành tốt là ổn định cấu hình mới trước rồi mới di chuyển:
Làm theo thứ tự từ trên xuống:
Khi liên hệ hỗ trợ, gửi ảnh chụp màn hình bản ghi DNS và header đầy đủ của một email mẫu (để thấy kết quả SPF/DKIM/DMARC).
sales@