Cổng đặt hàng sỉ cho người mua thường xuyên

Vì sao người mua thường xuyên cần quy trình đặt hàng đơn giản hơn

Người mua thường xuyên vốn đã biết mình cần gì. Quản lý nhà hàng có thể đặt cùng loại vật tư vệ sinh vào mỗi thứ Hai, trong khi nhà bán lẻ bổ sung các sản phẩm bán chạy vào cuối mỗi tháng. Buộc họ điền một biểu mẫu trống, tìm lại hóa đơn cũ hoặc viết thêm một email sẽ làm lãng phí thời gian cho một việc vốn rất quen thuộc.

Sự bất tiện này ảnh hưởng đến cả hai bên. Người mua trì hoãn đơn hàng khi không tìm thấy mã sản phẩm hoặc không nhớ mức giá đã thỏa thuận. Nhân viên bán hàng phải trả lời những câu hỏi cơ bản, chép nội dung email vào hệ thống đặt hàng và sửa số lượng. Một lỗi nhỏ có thể khiến lô hàng giao trễ, phát sinh giấy báo có hoặc dẫn đến cuộc gọi không thoải mái với một khách hàng lâu năm.

Giá cả đặc biệt dễ gây rắc rối. Người mua có thể nhìn thấy giá công khai thay vì giá theo hợp đồng, hoặc dùng một bảng tính cũ. Tình trạng hàng cũng gây vấn đề tương tự. Nếu mẫu đặt hàng gửi qua email có sản phẩm đã ngừng bán hoặc hết hàng, đội ngũ bán hàng phải đề xuất sản phẩm thay thế sau khi người mua tưởng rằng đơn đã hoàn tất.

Cổng đặt hàng sỉ mang đến cho người mua thường xuyên một nơi quen thuộc để đặt hàng. Mỗi tài khoản nhìn thấy các sản phẩm, quy cách đóng gói, mức giá và điều kiện áp dụng cho mình. Người mua bắt đầu với một danh sách hữu ích thay vì một trang trống.

Mục tiêu là đưa các công việc lặp lại vào cổng thông tin, không phải loại đội ngũ bán hàng khỏi mối quan hệ với khách hàng. Nhân viên bán hàng có thể tập trung vào những trường hợp cần phán đoán, chẳng hạn yêu cầu lớn chỉ phát sinh một lần, mức giảm giá đặc biệt, lượng hàng hạn chế hoặc tài khoản quá hạn thanh toán.

Một hệ thống đặt hàng B2B tốt giúp các đơn thông thường trở nên dễ dàng. Người mua đăng nhập, thêm các sản phẩm quen thuộc, kiểm tra tổng tiền và gửi yêu cầu chỉ trong vài phút. Đội ngũ bán hàng nhận được thông tin rõ ràng hơn và ít phải sửa lỗi có thể tránh được.

Với các công ty tự xây dựng cổng thông tin, Koder.ai có thể biến một quy trình đặt hàng được xác định rõ thành ứng dụng web thông qua giao diện trò chuyện. Các quy tắc vẫn cần được suy nghĩ cẩn thận, nhưng giao diện nên phù hợp với cách người mua vốn đã đặt hàng.

Phác thảo cách người mua đang đặt hàng

Cổng đặt hàng sỉ hoạt động tốt nhất khi bám sát thói quen mua hàng hiện tại. Hãy liệt kê mọi tài khoản người mua có thể sử dụng hệ thống. Với mỗi tài khoản, ghi lại tên công ty, địa điểm giao hàng, người liên hệ thường xuyên và những người có quyền đặt hoặc phê duyệt đơn.

Một khách hàng có thể cần quyền truy cập khác nhau cho từng vai trò. Quản lý kho có thể đặt hàng mỗi tuần, nhân viên tài chính kiểm tra giới hạn chi tiêu, còn chủ doanh nghiệp phê duyệt các khoản mua lớn. Nếu vai trò không rõ ràng, cổng thông tin có thể gửi đơn cho nhầm người hoặc để lộ mức giá riêng tư.

Hãy tách các đơn bổ sung thông thường khỏi những yêu cầu cần trao đổi với nhân viên bán hàng. Đơn thông thường thường dùng cùng sản phẩm, quy cách đóng gói và địa chỉ giao hàng nên phù hợp với hình thức tự phục vụ. Sản phẩm tùy chỉnh, gói hàng theo mùa, giá hợp đồng thay đổi và ngày giao bất thường thường cần được xem xét trước khi gửi.

Dùng các đơn gần đây để ghi lại những gì nhân viên bán hàng đang kiểm tra. Họ có thể kiểm tra người mua có được đặt hàng cho một địa điểm hay không, giá và mức giảm đã thỏa thuận, tồn kho và quy cách đóng gói, quy tắc đặt hàng tối thiểu, số đơn mua hàng, ngày giao, hoặc tình trạng tín dụng.

Bản ghi này cho thấy cổng thông tin nên tự động xử lý quy tắc nào và phần nào vẫn cần con người. Hãy giữ phiên bản đầu tiên tập trung. Cố gắng đưa mọi trường hợp ngoại lệ vào ngay từ đầu sẽ biến một giao dịch đơn giản thành công việc điền biểu mẫu.

Chọn một nhóm người mua cho lần ra mắt nhỏ. Những khách hàng đặt hàng thường xuyên, dễ dự đoán và đã có điều kiện về giá và giao hàng rõ ràng sẽ là nhóm thử nghiệm phù hợp. Năm cửa hàng trong khu vực đặt lại cùng 30 sản phẩm mỗi tháng sẽ giúp bạn học được nhiều hơn các tài khoản có yêu cầu tùy chỉnh cao.

Hãy yêu cầu nhóm này đặt một đơn thật qua cổng thông tin, sau đó so sánh với đơn qua email hoặc điện thoại mà họ thường thực hiện. Quan sát lúc họ dừng lại, thứ họ tìm kiếm và những thông tin họ phải nhập hai lần. Những điểm đó cho biết cần sửa gì trước khi mời thêm người mua.

Xây dựng danh mục cho từng tài khoản khách hàng

Một danh sách sản phẩm dùng chung dễ tạo ra lỗi không đáng có. Một người mua có thể đặt quy cách đóng gói mà kho của họ không sử dụng được, trong khi người khác nhìn thấy sản phẩm nằm ngoài hợp đồng. Danh mục theo tài khoản giới hạn trang đặt hàng ở những sản phẩm mỗi khách hàng có thể mua.

Bắt đầu với tài khoản khách hàng, sau đó gán sản phẩm cho tài khoản đó. Với mỗi sản phẩm, hãy thiết lập giá, tiền tệ, quy cách đóng gói, số lượng tối thiểu và các giới hạn liên quan. Nhà phân phối có thể bán thùng 24 sản phẩm cho cửa hàng độc lập nhưng chỉ cung cấp số lượng theo pallet cho tài khoản lớn. Cổng thông tin nên hiển thị lựa chọn phù hợp với từng thỏa thuận.

Hiển thị mức giá đã thương lượng ngay trong danh mục, trước khi người mua thêm sản phẩm vào đơn. Đừng hiển thị giá công khai rồi sửa lại qua email sau đó. Giá rõ ràng giúp giảm tranh chấp và tránh cho nhân viên bán hàng phải kiểm tra các bảng tính cũ.

Giữ danh mục luôn cập nhật. Xóa sản phẩm đã ngừng bán khi việc bán hàng kết thúc. Ẩn các sản phẩm bị hạn chế với những tài khoản không thể mua vì lý do khu vực, giấy phép, yêu cầu lưu trữ hoặc điều khoản hợp đồng. Người mua không nên phải đoán xem họ có thể đặt một sản phẩm hay không.

Mỗi sản phẩm cần đủ thông tin để người mua yên tâm đặt hàng: tên sản phẩm, hình ảnh, SKU, mô tả dễ hiểu, giá theo tài khoản, đơn vị đặt hàng, quy cách đóng gói, tình trạng tồn kho, thời gian giao dự kiến và mọi giới hạn mua hàng. Nút thêm vào đơn phải dễ nhận biết.

Một số người mua sẽ cần sản phẩm ngoài phạm vi thông thường. Hãy cung cấp tùy chọn «Yêu cầu sản phẩm này» đơn giản thay vì buộc họ gọi điện hoặc gửi email. Yêu cầu tên sản phẩm hoặc SKU, số lượng và ghi chú ngắn. Nhân viên bán hàng phụ trách có thể phê duyệt, đề xuất lựa chọn thay thế hoặc thêm sản phẩm vào danh mục của tài khoản.

Một chuỗi nhà hàng có thể thường đặt vật tư vệ sinh theo thùng tiêu chuẩn. Khi mở địa điểm mới, người mua có thể cần một bình phân phối lớn chưa được liệt kê. Biểu mẫu yêu cầu sẽ ghi nhận nhu cầu đó mà không phải mở toàn bộ danh mục cho người mua.

Hãy xem lại danh mục khi thỏa thuận giá được gia hạn, sản phẩm thay đổi hoặc khách hàng mở thêm địa điểm. Những cập nhật nhỏ sẽ ngăn nhiều đơn sai về sau.

Đặt quy tắc đặt hàng tối thiểu dễ hiểu

Mức tối thiểu giúp bảo vệ lợi nhuận và ngăn các đơn nhỏ trở nên tốn kém khi lấy hàng, đóng gói và vận chuyển. Người mua cũng cần hiểu rõ các quy tắc. Một hạn chế chỉ xuất hiện lúc thanh toán sẽ làm mất thời gian và thường khiến người mua bỏ giỏ hàng hoặc gọi cho bộ phận bán hàng.

Đặt quy tắc theo cấp tài khoản khi điều kiện giữa các khách hàng khác nhau. Một tài khoản có thể cần đơn tối thiểu 500 USD, trong khi tài khoản khác phải đặt ít nhất 10 thùng. Một số nhà cung cấp áp dụng cả hai, chẳng hạn đơn tối thiểu 300 USD và phải mua nguyên thùng đối với một số sản phẩm. Cổng đặt hàng sỉ nên tự động áp dụng đúng quy tắc khi khách hàng đăng nhập.

Hiển thị tiến độ trong giỏ hàng

Người mua cần thấy trạng thái rõ ràng và được cập nhật liên tục trong lúc mua. Đặt thông tin này gần tổng giỏ hàng và cập nhật mỗi khi họ thay đổi sản phẩm. Tránh cảnh báo mơ hồ như «chưa đạt mức tối thiểu». Hãy nêu rõ còn thiếu bao nhiêu tiền hoặc số lượng.

Nếu người mua đã thêm 420 USD trong khi mức tối thiểu là 500 USD, hãy viết: «Thêm 80 USD để đặt đơn này». Nếu quy tắc yêu cầu 12 thùng và giỏ hàng mới có 9 thùng, hãy viết: «Thêm 3 thùng để đạt mức tối thiểu 12 thùng».

Giỏ hàng nên hiển thị giá trị đơn, số lượng hoặc số thùng bắt buộc của tài khoản, tiến độ hiện tại, phần còn thiếu, yêu cầu mua nguyên thùng và thông báo xác nhận khi người mua có thể gửi đơn. Hãy giữ thông tin này hiển thị trước bước thanh toán.

Nếu người mua giảm xuống dưới mức tối thiểu sau khi xóa một sản phẩm, hãy giải thích ngay kết quả. Bạn có thể chặn gửi đơn cho đến khi họ thêm đủ sản phẩm, hoặc cho phép gửi và đánh dấu đơn để bộ phận bán hàng xem xét. Hãy chọn một cách và giải thích trong giỏ hàng.

Xử lý rõ ràng các ngoại lệ đã thỏa thuận

Đội ngũ bán hàng đôi khi đưa ra ngoại lệ hợp lệ cho tài khoản mới, giai đoạn thấp điểm theo mùa hoặc điều khoản hợp đồng đặc biệt. Hãy cho nhân viên được ủy quyền thay đổi mức tối thiểu cho một tài khoản, trong một khoảng thời gian xác định hoặc chỉ cho một đơn hàng. Ghi lại ai đã thay đổi và lý do.

Người mua nên thấy yêu cầu mới trong tài khoản thay vì nhận một thông báo mâu thuẫn với lời hứa của nhân viên bán hàng. Cách kiểm tra rất đơn giản: người mua phải biết cần thêm gì trước khi đến bước thanh toán.

Giúp đặt đơn lặp lại thật nhanh

Hầu hết người mua thường xuyên không muốn xây lại cùng một giỏ hàng mỗi tuần. Cổng đặt hàng sỉ nên đưa họ trở lại nhanh chóng với những sản phẩm đã mua, đồng thời cho phép điều chỉnh số lượng cho lần giao tiếp theo.

Hãy bắt đầu từ các đơn đã hoàn tất, không phải giỏ hàng bị bỏ dở hoặc báo giá nháp. Hiển thị danh sách đặt lại gồm sản phẩm, quy cách đóng gói và giá từ lần mua gần nhất đã xác nhận. Người thường đặt 12 thùng cốc giấy và 6 chai chất tẩy rửa có thể sao chép đơn đó rồi thay đổi số lượng trước khi thanh toán.

Các sản phẩm được mua thường xuyên cũng nên có danh sách riêng, đặc biệt khi số lượng thay đổi theo từng đơn. Chỉ hiển thị những sản phẩm mà tài khoản hiện có thể mua với mức giá hiện tại. Gợi ý lỗi thời sẽ tạo nghi ngờ và làm mất thời gian.

Sắp xếp danh sách theo thói quen mua hàng thực tế

Một tài khoản khách hàng có thể bao gồm nhiều cửa hàng, kho hoặc bộ phận. Một danh sách đặt lại quá dài sẽ trở nên khó dùng khi mỗi địa điểm có nhu cầu khác nhau. Cho phép người mua lưu các danh sách phù hợp với công việc thường ngày, chẳng hạn «Hàng tuần cho cửa hàng trung tâm» hoặc «Vật tư đóng gói cho kho».

Các lựa chọn hữu ích gồm đơn trước để người mua sao chép và chỉnh sửa, sản phẩm mua thường xuyên, danh sách đã lưu cho từng địa điểm giao hàng và danh sách cho các sự kiện hoặc nhu cầu theo mùa.

Người mua nên có thể chỉnh số lượng, xóa sản phẩm hoặc thêm sản phẩm còn thiếu trực tiếp trong danh sách trước khi đưa vào giỏ hàng. Sau đó, cổng thông tin cần kiểm tra lại danh mục và quy tắc đặt hàng tối thiểu để đơn được sao chép không bị lỗi ở bước thanh toán.

Giữ gợi ý luôn cập nhật

Xóa sản phẩm khỏi gợi ý đặt lại khi sản phẩm ngừng bán, bị xóa khỏi danh mục của tài khoản hoặc được thay bằng quy cách mới. Nếu có sản phẩm thay thế phù hợp, hãy hiển thị rõ thay vì tự động đổi sản phẩm mà không báo trước. Người mua cần thấy thay đổi đó trước khi đặt hàng.

Koder.ai có thể giúp các nhóm xây dựng ứng dụng đặt hàng web hoặc di động qua trò chuyện, bao gồm danh sách đã lưu, quyền theo tài khoản, chỉnh sửa giỏ hàng và lịch sử đơn hàng. Hãy bắt đầu với một thói quen mua hàng mà đội ngũ bán hàng thường xuyên xử lý, sau đó kiểm tra xem khách hàng có thể đặt lại mà không cần gọi cho ai hay không.

Chỉ thêm phê duyệt khi đội ngũ bán hàng thực sự cần

Cổng đặt hàng sỉ nên xác nhận các đơn lặp lại thông thường mà không cần chờ nhân viên bán hàng. Nếu mọi giỏ hàng đều phải xem xét, người mua sẽ mất tốc độ tự phục vụ còn nhân viên phải kiểm tra những đơn quen thuộc.

Đặt một số ít điều kiện xem xét rõ ràng. Khách hàng thường xuyên đặt nguồn hàng tháng quen thuộc dưới 5.000 USD có thể gửi đơn ngay. Đơn 20.000 USD, sản phẩm tồn kho hạn chế hoặc sản phẩm bị hạn chế có thể được chuyển đến một người xem xét cụ thể.

Đặt quy tắc phê duyệt thực tế

Dùng các quy tắc phù hợp với cách đội ngũ đang làm việc. Chuyển đơn vượt một mức tiền nhất định cho quản lý tài khoản hoặc bộ phận tài chính. Yêu cầu xem xét những nhóm sản phẩm cần kiểm tra tồn kho, an toàn hoặc hợp đồng. Dùng quy tắc cấp tài khoản cho khách hàng có giới hạn chi tiêu hoặc điều kiện đặc biệt. Gửi đơn từ tài khoản mới cho bộ phận bán hàng đến khi xác nhận xong thông tin, đồng thời cho phép đơn đặt lại thông thường từ tài khoản đã duyệt đi thẳng qua quy trình.

Đừng thêm bước xem xét chỉ vì cảm thấy như vậy sẽ an toàn hơn. Một quy tắc chỉ phát hiện một đơn bất thường mỗi năm có thể làm chậm hàng trăm đơn thông thường. Hãy bắt đầu với những giới hạn đội ngũ bán hàng đang dùng, rồi điều chỉnh sau khi xem các mẫu đơn thực tế.

Giữ người mua luôn được thông báo

Người mua nên thấy trạng thái đơn ngay sau khi gửi. Dùng nhãn dễ hiểu như «Đã xác nhận», «Đang chờ xem xét», «Đã phê duyệt» và «Cần thay đổi». Nếu đơn cần xem xét, hãy nêu lý do. «Đơn này vượt giới hạn phê duyệt 10.000 USD của tài khoản» rõ ràng hơn nhiều so với thông báo đang chờ chung chung.

Cung cấp cho người xem xét thông tin tài khoản, lịch sử đơn hàng, tổng tiền, ngày giao mong muốn và các sản phẩm bị hạn chế. Nhờ đó, họ có thể phê duyệt, từ chối hoặc yêu cầu thay đổi mà không phải tìm thêm thông tin trong email.

Ví dụ: đơn bổ sung hàng tháng

Một công ty cung cấp đồ dùng cho quán cà phê mua cùng loại cốc, nắp, khăn giấy và sản phẩm vệ sinh cho ba chi nhánh mỗi tháng. Trước đây, người mua gửi bảng tính qua email, kiểm tra hóa đơn cũ và chờ nhân viên bán hàng xác nhận giá. Những thay đổi nhỏ, chẳng hạn thêm một thùng cho chi nhánh đông khách, thường tạo ra nhiều email trao đổi.

Trong cổng thông tin, người mua đăng nhập và thấy danh mục được gán cho tài khoản. Danh mục gồm những sản phẩm, quy cách đóng gói và mức giá đã thỏa thuận dành cho công ty đó. Các sản phẩm ngoài thỏa thuận không làm người mua phân tâm hoặc gây tranh chấp về giá sau này.

Người mua mở danh sách đặt lại đã lưu có tên «Hàng tháng cho các chi nhánh». Danh sách gồm số lượng cho từng địa điểm: 20 thùng cốc cho chi nhánh trong thành phố, 12 thùng cho chi nhánh sân bay và 10 thùng cho chi nhánh ngoại ô. Người mua điều chỉnh hai số lượng rồi thêm sản phẩm vào đơn.

Trước khi thanh toán, cổng thông tin kiểm tra quy tắc đặt hàng tối thiểu. Đơn của chi nhánh sân bay thấp hơn mức tối thiểu 15 thùng của nhà cung cấp, nên cổng thông tin giải thích rõ vấn đề. Người mua thêm một thùng khăn giấy mà chi nhánh này dùng mỗi tháng, và đơn đạt yêu cầu.

Xử lý ngoại lệ mà không dừng đơn hàng

Người mua cũng yêu cầu một máy xay cà phê thương mại không có trong danh mục thông thường của tài khoản. Quản lý tài khoản cần xác nhận giá và tình trạng hàng. Cổng thông tin chuyển dòng sản phẩm này sang phê duyệt, đồng thời cho các sản phẩm bổ sung tiêu chuẩn tiếp tục đi qua quy trình.

Quản lý tài khoản nhận được yêu cầu cùng thông tin tài khoản và lịch sử đơn hàng của người mua. Họ có thể phê duyệt, đề xuất lựa chọn thay thế hoặc liên hệ với người mua nếu hàng còn ít. Người mua không cần xây lại toàn bộ đơn.

Các đơn mua lặp lại vẫn đơn giản, còn đội ngũ bán hàng tập trung xử lý ngoại lệ.

Những lỗi thường gặp khi thiết lập

Cổng đặt hàng sỉ nên loại bỏ công việc lặp lại, không tạo thêm một lớp rối rắm. Hầu hết vấn đề ban đầu xuất phát từ những quy tắc có vẻ hợp lý trong nội bộ công ty nhưng lại không rõ với người mua.

Hiển thị sai danh mục

Một danh mục duy nhất dễ thiết lập, nhưng thường để lộ giá, sản phẩm và quy cách đóng gói không áp dụng cho mọi tài khoản. Nhà phân phối trong khu vực có thể mua thùng 12 sản phẩm với một mức giá, còn nhà bán lẻ nhỏ mua thùng 6 sản phẩm theo thỏa thuận khác. Nếu cả hai đều thấy mọi lựa chọn, họ sẽ hỏi mức giá nào được áp dụng hoặc đặt những đơn cần sửa lại.

Đặt quyền truy cập danh mục ở cấp tài khoản. Hiển thị cho người mua những sản phẩm họ có thể mua, mức giá đã thỏa thuận và đơn vị họ thường đặt. Nếu một sản phẩm tạm thời không có sẵn cho tài khoản, hãy ẩn sản phẩm hoặc giải thích lý do không thể thêm. Đừng để người mua chỉ phát hiện hạn chế ở bước thanh toán.

Che giấu vấn đề về mức tối thiểu

Bước thanh toán bị chặn với thông báo lỗi mơ hồ sẽ làm người mua thường xuyên khó chịu. Hãy cho họ biết quy tắc trước khi bắt đầu đặt hàng và giữ phần còn thiếu hiển thị trong giỏ hàng.

Nếu tài khoản cần đơn tối thiểu 500 USD nhưng giỏ hàng mới đạt 420 USD, hãy nói rằng còn thiếu 80 USD. Bạn cũng có thể gợi ý các sản phẩm đủ điều kiện trong danh mục của tài khoản. Tránh cách viết như «đơn hàng không đáp ứng yêu cầu». Người mua cần một con số và hành động tiếp theo rõ ràng.

Các bước phê duyệt cũng tạo ra sự bất tiện tương tự khi đội ngũ áp dụng cho mọi giao dịch. Nếu nhân viên gần như luôn phê duyệt nguyên trạng các đơn bổ sung thông thường, quy tắc này chỉ làm chậm việc giao hàng. Hãy dành phê duyệt cho các ngoại lệ như đơn giá trị cao, mức giảm bất thường, địa chỉ giao mới hoặc người mua vượt điều kiện tín dụng.

Hãy kiểm thử hệ thống đặt hàng B2B sau khi cập nhật danh mục. Danh sách đặt lại có thể bị lỗi khi đội ngũ thay đổi giá, thay sản phẩm hoặc đổi quy cách đóng gói. Một dòng đã lưu là «1 thùng» có thể tương đương 12 sản phẩm trong tháng này và 24 sản phẩm trong tháng sau, khiến người mua nhận lượng hàng gấp đôi dự kiến.

Trước khi công bố cập nhật, hãy kiểm thử các tình huống tài khoản thực tế. Xác nhận giá đúng trong danh mục, thêm danh sách đặt lại thường dùng và kiểm tra số lượng cùng quy cách đóng gói, thay đổi giá hoặc xóa sản phẩm để xem danh sách đã lưu phản ứng thế nào, đồng thời kiểm tra giỏ hàng dưới mức tối thiểu. Đặt một đơn đáng lẽ được bỏ qua phê duyệt và một đơn cần phê duyệt.

Kiểm tra nhanh trước khi ra mắt

Cổng đặt hàng sỉ có thể trông hoàn thiện nhưng vẫn tạo thêm việc không cần thiết nếu người mua thấy sai một mức giá hoặc không hiểu vì sao bước thanh toán bị dừng. Hãy kiểm thử toàn bộ hành trình mua với các tài khoản mẫu trước khi mời khách hàng.

Dùng quy tắc tài khoản thực tế khi có thể. Nhà phân phối mua theo thùng phải thấy giá, sản phẩm có sẵn và giới hạn số lượng của chính mình. Đừng chỉ kiểm thử bằng tài khoản quản trị, vì quyền quản trị thường che khuất các vấn đề mà người mua nhìn thấy.

Trước khi ra mắt, hãy đăng nhập bằng nhiều tài khoản người mua và xác nhận mỗi tài khoản thấy đúng danh mục cùng mức giá. Tạo giỏ hàng ngay dưới và ngay trên từng mức tối thiểu, rồi đọc mọi thông báo như một người mua. Đặt một đơn thông thường từ danh sách đã lưu, sau đó đặt một đơn cần phê duyệt. Kiểm tra email xác nhận, trạng thái đơn và quá trình chuyển giao cho bộ phận bán hàng.

Mời một nhóm nhỏ người mua thường xuyên đặt đơn thật với các sản phẩm quen thuộc. Quan sát lúc họ dừng lại, đặt câu hỏi hoặc bỏ giỏ hàng.

Lập danh sách ngắn các vấn đề và xếp hạng theo mức thiệt hại. Hãy sửa danh mục hoặc giá sai của tài khoản trước khi ra mắt. Nhãn khó hiểu cũng cần được viết lại rõ hơn, vì nó có thể làm chậm một khách hàng thường xuyên mỗi tháng.

Khi người mua báo lỗi, hãy tái hiện lỗi bằng tài khoản của họ thay vì đoán từ ảnh chụp màn hình. Kiểm tra lần lượt việc gán danh mục, vai trò người mua, cài đặt mức tối thiểu và quy tắc phê duyệt. Những bước này giúp giảm việc sửa thủ công trong tuần đầu tiên.

Chọn bước tiếp theo cho cổng thông tin

Hãy bắt đầu với một nhóm khách hàng thay vì mở cổng thông tin cho tất cả người mua ngay từ ngày đầu. Chọn các tài khoản có thói quen mua hàng đều đặn, chẳng hạn nhà phân phối trong khu vực hoặc khách hàng đặt bổ sung hàng tháng. Những đơn đầu tiên sẽ cho thấy thiết lập nào phù hợp với công việc thực tế và điểm nào chưa phù hợp.

Theo dõi toàn bộ hành trình từ đăng nhập đến xác nhận. Giỏ hàng bị bỏ có thể cho thấy mức tối thiểu chưa rõ, quyền truy cập sản phẩm bị thiếu hoặc lựa chọn giao hàng không phù hợp với tài khoản. Khi người mua liên hệ với bộ phận bán hàng, hãy ghi lại lý do bằng ngôn ngữ đơn giản. Năm câu hỏi giống nhau thường chỉ ra một vấn đề cần sửa trong cổng thông tin.

Trong vài tuần đầu, hãy xem xét các mẫu cùng bộ phận bán hàng và vận hành. Thay đổi quyền truy cập danh mục khi khách hàng không thấy sản phẩm họ có thể mua. Điều chỉnh điều kiện phê duyệt khi đơn thông thường phải chờ xem xét hoặc đơn bất thường đi qua mà không bị phát hiện. Giữ quy tắc hiển thị rõ ràng, đặc biệt khi đơn cần số lượng lớn hơn hoặc cần quản lý phê duyệt.

Mỗi tuần, xem lại đơn mới và giỏ hàng bị bỏ. Nhóm các câu hỏi của người mua theo bước phát sinh, kiểm tra xem nhân viên còn phải dựng lại đơn thủ công hay không, kiểm thử thay đổi với nhóm thí điểm trước khi mở rộng và ghi lại lý do của từng thay đổi quy tắc.

Đừng thêm ngay mọi yêu cầu. Một khách hàng lớn có thể cần bảng giá riêng hoặc quy trình phê duyệt khác, nhưng điều đó không có nghĩa tài khoản nào cũng cần lựa chọn tương tự. Chỉ xây dựng ngoại lệ khi dữ liệu đơn hàng cho thấy nhu cầu lặp lại, không phải vì một đơn bất thường tạo cảm giác cấp bách.

Koder.ai hỗ trợ lập kế hoạch, xây dựng, triển khai và lưu trữ ứng dụng tùy chỉnh. Nhờ đó, đội ngũ có thể mô tả quy trình của người mua, danh mục theo tài khoản, danh sách đặt lại và quy tắc phê duyệt bằng ngôn ngữ đời thường. Khi thói quen mua hàng thay đổi, hãy kiểm thử cập nhật với nhóm thí điểm và phát hành cải tiến mà không phải xây dựng lại dự án.

Mục tiêu rất thực tế: người mua tự đặt được các đơn thông thường, còn đội ngũ bán hàng dành thời gian cho những tài khoản và đơn hàng thực sự cần con người.