Ứng dụng truy xuất nguồn gốc theo lô cho nhà sản xuất nhỏ: Hướng dẫn

Vì sao hồ sơ lô hàng thường bị thiếu trên xưởng

Một hồ sơ lô thường bắt đầu từ một tờ giấy đặt cạnh máy trộn, phiếu giao hàng ở khu vực tiếp nhận và một bảng tính trong văn phòng. Từng bản ghi riêng lẻ đều có vẻ hợp lý. Nhưng khi ghép lại, chúng để lộ nhiều khoảng trống.

Một công nhân ghi mã lô bằng tay. Người khác ghi nhiệt độ kiểm tra trên bảng kẹp giấy. Bộ phận mua hàng lưu thông tin nhà cung cấp trong một chuỗi email, còn bộ phận giao hàng ghi đơn của khách hàng ở một hệ thống khác. Những lần bàn giao bằng lời lấp đầy khoảng trống giữa các hồ sơ, cho đến khi người nhận bàn giao nghỉ hoặc nhớ sự việc theo cách khác.

Ghi chép bằng tay còn tạo ra một vấn đề khác. Một chữ số bị nhòe có thể biến lô "L24071" thành "L24017". Một dòng trong bảng tính có thể bị đặt nhầm vào tab khác. Những lỗi rất bình thường này khiến việc theo dõi lô sản xuất trở nên chậm chạp khi ai đó cần câu trả lời ngay.

Khi khách hàng báo sự cố, nhân viên cần truy xuất sản phẩm theo cả hai hướng. Họ phải biết lô thành phẩm nào đã đến tay khách hàng và được giao khi nào, những nguyên liệu hoặc vật liệu nào đã được dùng, ai hoàn tất từng bước sản xuất và kiểm tra chất lượng, cũng như hàng từ cùng lô đó còn trong kho hay đã đến các khách hàng khác.

Nếu thông tin nằm ở nhiều nơi, một khiếu nại đơn giản sẽ biến thành một dự án tìm kiếm. Một người phải kiểm tra giấy tờ giao hàng, gọi cho trưởng bộ phận sản xuất, mở các bảng tính cũ và cố đối chiếu ngày tháng với các lần giao nguyên liệu từ nhà cung cấp. Việc này có thể mất hàng giờ và kéo nhân sự khỏi sản xuất đúng vào thời điểm tệ nhất.

Chi phí còn tăng sau khi hàng đã được giao. Nếu không theo dõi rõ nhà cung cấp và lô hàng xuất, đội ngũ có thể phải giữ lại hoặc liên hệ với mọi khách hàng từng mua sản phẩm tương tự vì không thể xác định riêng lô bị ảnh hưởng. Điều đó gây lãng phí, mất doanh thu và tạo ra những cuộc gọi khó xử với khách hàng. Sẽ nghiêm trọng hơn nếu trong kho vẫn còn hàng thuộc lô bị ảnh hưởng.

Ứng dụng truy xuất nguồn gốc theo lô tập hợp các hồ sơ quanh một mã lô. Nhân viên trên xưởng có thể quét hoặc nhập mã đó, thêm một lần kiểm tra, ghi nhận nguyên liệu đã dùng và xác nhận bước bàn giao tiếp theo ngay khi công việc diễn ra. Nhờ vậy, hồ sơ phản ánh đúng hoạt động trong ngày thay vì được dựng lại sau khi sự cố xảy ra.

Hồ sơ mỗi lô cần có những gì

Một lô là một nhóm sản phẩm được nhận hoặc sản xuất cùng nhau trong cùng điều kiện. Đó có thể là một pallet bột mì từ nhà cung cấp, 500 chai được chiết rót trong một buổi sáng hoặc một khay linh kiện được làm trong một ca trên cùng một máy. Định nghĩa về lô nên phù hợp với cách nhà máy vận hành, không phải với cách một bảng tính được sắp xếp.

Mỗi lô cần có mã riêng. Nhân viên nên nhìn thấy mã đó trên hồ sơ tiếp nhận, màn hình sản xuất, phiếu kiểm tra, nhãn và hồ sơ giao hàng. Ứng dụng truy xuất hoạt động tốt nhất khi mọi người có thể tìm một mã và xem toàn bộ lịch sử mà không phải mở nhiều tệp.

Hồ sơ cần liên kết lần giao hàng của nhà cung cấp, lô nguyên liệu, đợt sản xuất, các lần kiểm tra chất lượng và lô hàng gửi cho khách hàng. Ghi tên nhà cung cấp, đơn mua hàng, ngày nhận và số lượng nhận. Lưu mã lô của nhà cung cấp, hạn sử dụng nếu có và vị trí lưu kho cùng với lô nguyên liệu. Với đợt sản xuất, hãy ghi mã lô thành phẩm, công thức hoặc quy trình, dây chuyền hoặc máy và số lượng sản xuất. Hồ sơ chất lượng cần thể hiện nội dung kiểm tra hoặc thử nghiệm, kết quả, số đo nếu cần và biện pháp xử lý sau lần kiểm tra không đạt. Hồ sơ giao hàng cần có khách hàng, ngày xuất, số lượng đã gửi và lô thành phẩm rời khỏi cơ sở.

Mối liên kết quan trọng hơn những ghi chú dài. Nếu khách hàng báo vấn đề với một thùng hàng, nhân viên cần xác định lô hàng đã gửi, tìm lô thành phẩm rồi xem mọi lô nguyên liệu đầu vào được sử dụng trong đợt đó. Họ cũng cần biết lô thành phẩm đó đã được gửi đến đâu khác.

Mỗi mục nhập cần có ba thông tin cơ bản: ngày giờ, nhân viên tạo mục nhập và trạng thái hiện tại. Ngày giờ giúp sắp xếp sự kiện theo đúng thứ tự. Tên nhân viên cho người quản lý biết cần trao đổi với ai khi một số đo có vẻ bất thường. Trạng thái cho mọi người biết lô đã được tiếp nhận, đang chờ kiểm tra, đã phê duyệt, đang tạm giữ, đã đưa vào sản xuất, đã xuất hay đã đóng.

Hãy giữ trạng thái đơn giản và giới hạn số lượng. Công nhân trên xưởng không cần lựa chọn giữa "chờ xem xét", "đang xem xét" và "chờ phê duyệt" nếu cả ba đều có cùng ý nghĩa. Một trạng thái "tạm giữ" rõ ràng sẽ ngăn vật liệu được chuyển đi trước khi có người xử lý vấn đề.

Chỉ thêm tệp đính kèm khi chúng chứng minh cho một hồ sơ. Ảnh nhãn giao hàng bị hỏng, chứng nhận của nhà cung cấp hoặc phiếu kiểm tra đã ký có thể được lưu cùng lô. Hãy gắn các tệp đó với lô thay vì để chúng chìm trong hộp thư email.

Ví dụ, một cơ sở sản xuất nước sốt nhận cà chua trong lô T-184 từ nhà cung cấp. Đội ngũ ghi nhận lần giao hàng, sử dụng T-184 trong lô thành phẩm S-0624, lưu kết quả kiểm tra nhiệt độ nấu và gửi S-0624 cho hai khách hàng. Chuỗi thông tin đó giúp nhà sản xuất đưa ra câu trả lời rõ ràng khi nhà cung cấp hoặc khách hàng gọi.

Thiết lập mã lô từ khâu tiếp nhận đến sản xuất

Mã lô chỉ có tác dụng khi nhân viên có thể đọc, nói và nhập mã mà không phải dừng công việc. Hãy giữ định dạng ngắn và nhất quán. Một lựa chọn thực tế là YYMMDD-MAT-### cho nguyên liệu nhận vào, chẳng hạn 250614-FLR-002, trong đó mã ở giữa xác định bột mì và số cuối phân biệt các lần giao trong cùng ngày.

Tránh các mã yêu cầu nhân viên phải tra cứu nhiều quy tắc. Mã nên xác định một lần giao hàng vật lý hoặc một đợt sản xuất cụ thể, không phải chứa mọi chi tiết về chúng. Ứng dụng truy xuất có thể lưu các thông tin bổ sung phía sau nhãn đơn giản đó.

Tại khâu tiếp nhận, nhân viên nên tạo hồ sơ lô nguyên liệu trước khi nguyên liệu được đưa vào kho hoặc đến khu vực sản xuất. Ghi mã lô nguyên liệu nội bộ, mã lô của nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, ngày giao, mã tham chiếu mua hàng, tên nguyên liệu, số lượng nhận, đơn vị tính, hạn sử dụng hoặc ngày nên dùng trước nếu có và kết quả tiếp nhận: chấp nhận, tạm giữ hoặc từ chối.

Ví dụ, một tiệm bánh nhận hai lô bột mì vào ngày 14 tháng 6. Ngay cả khi cả hai chuyến hàng đến từ cùng một nhà cung cấp, mỗi chuyến vẫn cần một mã lô nội bộ riêng. Nếu sau đó một lô của nhà cung cấp gây ra khiếu nại, đội ngũ có thể tìm mọi lô sản xuất đã sử dụng lô đó.

Hãy tạo lô sản xuất trước khi nhân viên trộn, cắt, nấu, đóng gói hoặc lắp ráp bất cứ thứ gì. Cấp cho đợt đó một mã riêng, chẳng hạn 250614-COOKIE-01. Hồ sơ cần thể hiện tên sản phẩm, số lượng dự kiến, ngày sản xuất, ca và người bắt đầu đợt sản xuất.

Sau đó, nhân viên gắn từng lô nguyên liệu đã dùng với lô sản xuất. Họ nên chọn lô từ danh sách tồn kho đã tiếp nhận thay vì nhập mô tả mới. Cách này ngăn những khác biệt nhỏ như "Bột mì 25kg" và "bột mì 25 kg" tách lịch sử thành các bản ghi riêng.

Một lô sản xuất có thể sử dụng nhiều lô nguyên liệu. Nếu đội ngũ dùng hết một bao bột rồi mở bao khác, họ nên thêm cả hai lô và ghi số lượng đã dùng từ mỗi lô. Khi thu hồi, doanh nghiệp có thể khoanh vùng thành phẩm bị ảnh hưởng thay vì xem toàn bộ sản lượng trong ngày là đáng ngờ.

Giữ giao diện tiếp nhận và sản xuất đủ đơn giản để dùng trên máy tính bảng tại xưởng. Ứng dụng Koder.ai có thể hướng dẫn nhân viên qua quy trình bằng chat, đồng thời giữ các mối liên hệ giữa các lô trong một hồ sơ có thể tìm kiếm.

Xây dựng quy trình quanh công việc hằng ngày

Ứng dụng truy xuất hoạt động tốt khi đi theo trình tự mọi người vốn đã sử dụng, thay vì yêu cầu nhân viên chuyển công việc của họ sang ngôn ngữ văn phòng. Hãy quan sát một chuyến hàng đến, nguyên liệu được đưa vào sản xuất, các lần kiểm tra diễn ra, thành phẩm được đóng gói và đơn hàng rời khỏi cơ sở. Những bước bàn giao đó nên định hình ứng dụng.

Một quy trình điển hình bắt đầu khi nhân viên tiếp nhận ghi nhà cung cấp, ngày giao, mã lô của nhà cung cấp, số lượng và vị trí lưu kho. Nhân viên sản xuất chọn các lô nguyên liệu đã dùng và bắt đầu lô sản xuất. Người giám sát ghi nhận các lần kiểm tra bắt buộc và quyết định lô có được chuyển tiếp hay không. Nhân viên đóng gói xác nhận lô thành phẩm, ngày đóng gói và số lượng đã đóng. Nhân viên xuất hàng gắn lô với đơn của khách hàng và mã tham chiếu giao hàng.

Mỗi bước bàn giao cần có hồ sơ riêng và các trường cố định. Nhân viên nên chọn nhà cung cấp từ danh sách, quét hoặc nhập mã lô, chọn kết quả kiểm tra và thêm số lượng. Ghi chú tự do vẫn hữu ích cho những sự việc bất thường như pallet bị hỏng hoặc vấn đề về nhiệt độ, nhưng không nên dùng để lưu thông tin mà sau này bạn cần tìm kiếm.

Giữ màn hình ngắn gọn. Người đứng cạnh dây chuyền hoặc bàn đóng gói chỉ nên thấy công việc hiện tại, một vài trường bắt buộc và một nút lưu rõ ràng. Nếu công việc diễn ra vào các thời điểm khác nhau, hãy chia biểu mẫu dài thành các bước nhỏ. Sản xuất có thể bắt đầu một lô vào buổi sáng, bộ phận chất lượng thêm kết quả sau khi kiểm tra và bộ phận xuất hàng hoàn tất hồ sơ vào buổi chiều.

Dùng các nhãn đúng với cách nhân viên nói. "Lô của nhà cung cấp", "lô của chúng ta", "người kiểm tra" và "đã được phép đóng gói" ít gây nhầm lẫn hơn những nhãn mơ hồ như "tham chiếu" hoặc "trạng thái". Chỉ hiển thị những trường liên quan đến công việc hiện tại. Màn hình xuất hàng không cần hiển thị chi tiết tiếp nhận mỗi lần truy cập.

Hãy xác định quyền phụ trách trước khi mọi người bắt đầu dùng ứng dụng. Nhân viên tiếp nhận có thể tạo hồ sơ giao hàng, công nhân có thể thêm số lượng sản xuất, nhân viên chất lượng có thể phê duyệt hoặc từ chối kết quả kiểm tra và nhân viên xuất hàng có thể gắn thông tin giao hàng. Cho phép quản lý sửa lỗi, nhưng yêu cầu nêu lý do cho những thay đổi sau khi phê duyệt để đội ngũ hiểu vì sao hồ sơ đã thay đổi.

Koder.ai có thể giúp nhà sản xuất nhỏ xây dựng quy trình như vậy bằng chat, sau đó điều chỉnh giao diện khi nhân viên sử dụng. Hãy bắt đầu với một dòng sản phẩm và một ca. Nếu công nhân có thể cập nhật hồ sơ mà không phải rời xưởng quá một phút, quy trình có nhiều khả năng được duy trì.

Ghi nhận một lô theo từng bước

Nhân viên cần một hồ sơ đi theo công việc, không phải một biểu mẫu được hoàn tất vào cuối ca. Mỗi mục nhập nên mất một đến hai phút và thể hiện ai nhập, nhập khi nào và mục nhập ảnh hưởng đến lô nào. Ứng dụng truy xuất hoạt động tốt nhất trên máy tính bảng hoặc điện thoại đặt cạnh dây chuyền.

1. Tạo mục nhập tiếp nhận khi nguyên liệu đến. Ghi nhà cung cấp, ngày giao, mã lô của nhà cung cấp, mã lô nội bộ, số lượng và hạn sử dụng nếu có. Nhân viên cũng nên ghi nhận một lần kiểm tra nhanh, chẳng hạn thùng bị hỏng hoặc thiếu chứng nhận. Nếu lô không đạt kiểm tra, hãy đặt lô ở trạng thái tạm giữ trước khi có người sử dụng.

2. Mở lô sản xuất khi công việc bắt đầu. Công nhân chọn sản phẩm, số lượng dự kiến, dây chuyền hoặc khu vực làm việc và các lô nguyên liệu đi vào đợt đó. Ứng dụng nên từ chối lô đã hết hạn, bị chặn hoặc đã dùng hết. Điều này ngăn một khoảng trống truy xuất thường gặp: biết mình đã sản xuất gì nhưng không biết những nguyên liệu hoặc linh kiện nào đã được dùng.

3. Thêm kết quả chất lượng khi công việc tiến triển. Dùng các lựa chọn đơn giản như đạt, không đạt hoặc tạm giữ, sau đó chỉ yêu cầu số đo hoặc ghi chú khi cần. Một cơ sở thực phẩm có thể ghi nhiệt độ nấu và trọng lượng đóng gói, còn nhà sản xuất linh kiện có thể ghi kích thước và kết quả kiểm tra ngoại quan. Lần kiểm tra không đạt phải ngăn lô chuyển sang công đoạn tiếp theo cho đến khi người giám sát ghi nhận quyết định.

4. Đóng lô và gắn lô với các đơn hàng xuất. Ghi số lượng hoàn thành, phế phẩm, kết quả phê duyệt cuối cùng và mọi lô bao bì đã dùng. Khi nhân viên kho lấy hàng, họ chọn lô hoặc các lô hoàn thành được xếp vào chuyến hàng. Đơn của khách hàng, ngày xuất, mã tham chiếu của đơn vị vận chuyển và điểm đến sẽ nằm cùng lịch sử của lô.

Hãy để các lần sửa được nhìn thấy. Nếu ai đó nhập sai mã lô, hãy cho phép họ chỉnh sửa kèm lý do thay vì ghi đè. Khi có khiếu nại hoặc thu hồi, nhân viên có thể truy từ một đơn vị đã giao ngược qua lô thành phẩm, các lần kiểm tra chất lượng và các lô nguyên liệu của nhà cung cấp mà không phải lục tìm hồ sơ giấy.

Koder.ai có thể giúp nhà sản xuất nhỏ xây dựng quy trình này theo biểu mẫu, quy tắc phê duyệt và giao diện riêng, sau đó xuất mã nguồn nếu sau này doanh nghiệp cần mở rộng tùy chỉnh.

Ví dụ đơn giản từ một ngày sản xuất

Lúc 7 giờ sáng, một tiệm bánh nhận 20 bao bột mì từ North Mill. Maya, nhân viên tiếp nhận, kiểm tra phiếu giao hàng, đếm số bao và nhập tên nhà cung cấp, ngày giao cùng mã lô bột FM-240617 vào ứng dụng truy xuất. Cô ghi nhận bột đạt kiểm tra đầu vào: các bao còn kín, khô và chưa quá hạn sử dụng.

Lúc 8 giờ 15, thợ làm bánh mở 10 bao từ FM-240617 cho mẻ bánh mì hạt buổi sáng. Anh tạo lô sản xuất SL-0617-A, thêm lô bột và ghi nhận các nguyên liệu khác. Anh cũng nhập thời gian trộn, nhiệt độ lò và số thùng thành phẩm: 48 thùng.

Sau bữa trưa, đội ngũ lặp lại quy trình với 10 bao khác từ cùng lô bột. Lần này họ tạo lô SL-0617-B và đóng 44 thùng. Một nhân viên kiểm tra trọng lượng bánh và độ chính xác của nhãn cho cả hai lô trước khi đóng gói. Cô ghi kết quả cho từng lô cùng tên và thời gian kiểm tra.

Lúc 2 giờ 30 chiều, nhân viên xuất hàng gửi 24 thùng từ SL-0617-A đến Green Street Shop và 24 thùng đến Riverside Grocer. Lúc 4 giờ, cô gửi 44 thùng từ SL-0617-B đến Riverside Grocer. Mỗi hồ sơ giao hàng đều có khách hàng, số thùng, thời gian xuất và mã lô.

Chiều hôm đó, một lần kiểm tra mẫu lưu của SL-0617-B không đạt vì độ ẩm của bánh vượt ngoài giới hạn của tiệm. Người giám sát mở hồ sơ lô và thấy lô bột, các lần kiểm tra cùng lịch sử giao hàng. Ứng dụng cho biết Riverside Grocer đã nhận toàn bộ 44 thùng thuộc lô bị ảnh hưởng.

Sau đó, người giám sát tìm mã lô bột FM-240617. Kết quả cũng hiển thị SL-0617-A vì cả hai đợt đều sử dụng cùng một lần giao hàng. Green Street Shop và Riverside Grocer nhận được cuộc gọi với chính xác số thùng và mã lô. Nhân viên có thể giữ lại hàng còn tồn, ghi nhận lần kiểm tra không đạt và lập hồ sơ từng lần liên hệ với khách hàng trước khi hết ca.

Mỗi người ghi lại một hành động nhỏ ngay khi hành động đó diễn ra. Không ai phải dựng lại cả ngày từ giấy tờ, trí nhớ hoặc một chuỗi tin nhắn.

Những sai lầm khiến hồ sơ truy xuất không đáng tin cậy

Ứng dụng truy xuất chỉ hữu ích khi mọi người có thể tin vào hồ sơ trong một ca bận rộn. Những khoảng trống nhỏ như viết sai tên lô hoặc ghi nhận lô hàng trước khi được phê duyệt có thể biến một lần kiểm tra thu hồi đơn giản thành hàng giờ làm việc thủ công.

Văn bản tự do gây ra nhiều khoảng trống như vậy. Nếu công nhân nhập "Hỗn hợp nắp xanh" thay vì chọn đúng lô, ứng dụng không thể liên kết công việc đó một cách đáng tin cậy với hồ sơ tiếp nhận, lần kiểm tra chất lượng hoặc đơn hàng của khách. Màn hình chỉ nên hiển thị những lô đã tồn tại và có thể được sử dụng ở công đoạn đó.

Đặt kiểm soát ngay tại nơi nhập dữ liệu

Hãy đưa các quy tắc vào biểu mẫu nhân viên dùng trên xưởng. Danh sách lựa chọn rõ ràng nhanh hơn việc yêu cầu mọi người nhớ một mã lô dài, đồng thời tránh những khác biệt về tên khiến một lô bị tách thành nhiều hồ sơ.

Một thiết lập thực tế gồm các kiểm tra sau:

• Nhân viên chọn lô từ danh sách tiếp nhận hoặc sản xuất thay vì nhập tên sản phẩm.
• Ứng dụng từ chối mã lô mới nếu mã đó đã tồn tại.
• Nhân viên không thể xác nhận giao hàng khi lô đang ở trạng thái tạm giữ.
• Ứng dụng yêu cầu lý do khi ai đó sửa số lượng, kết quả kiểm tra hoặc thông tin nhà cung cấp.

Trạng thái tạm giữ phải ngăn quy trình xuất hàng, không chỉ hiển thị một cảnh báo mà nhân viên có thể bỏ qua. Ví dụ, trưởng bộ phận chất lượng có thể đặt lô L-2047 ở trạng thái tạm giữ sau khi kiểm tra độ ẩm không đạt. Đội kho phải nhìn thấy trạng thái đó khi chuẩn bị đơn hàng, và nút giao hàng phải vẫn không khả dụng cho đến khi người có thẩm quyền giải phóng lô.

Các tệp bảng tính riêng biệt cũng tạo ra một vấn đề phổ biến khác. Bộ phận tiếp nhận có thể cấp mã lô trong một tệp, trong khi bộ phận sản xuất tạo cùng mã đó trong một tệp khác. Một sổ đăng ký lô dùng chung sẽ ngăn xung đột này. Hãy cho ứng dụng một nơi duy nhất để nhân viên tạo lô, sau đó để bộ phận tiếp nhận, sản xuất, chất lượng và giao hàng cùng sử dụng bản ghi đó.

Giữ các lần sửa được nhìn thấy

Mọi người có thể mắc lỗi nhập liệu vô ý. Ứng dụng nên cho phép sửa lỗi mà không xóa lịch sử. Khi công nhân đổi trọng lượng đã ghi từ 240 kg thành 204 kg, hãy lưu cả hai giá trị, lý do sửa, tên người sửa và thời điểm thay đổi.

Hồ sơ này bảo vệ nhân viên và doanh nghiệp. Người giám sát có thể biết ai đó sửa lỗi đánh máy hay thay đổi kết quả sau một vấn đề chất lượng. Hãy giữ quyền hạn đơn giản: cho phép sửa thông thường trên xưởng, nhưng yêu cầu phê duyệt đối với thay đổi liên quan đến lô đã xuất xưởng, lần kiểm tra không đạt hoặc lô hàng đã hoàn tất.

Kiểm tra nhanh trước khi tin cậy hệ thống

Ứng dụng truy xuất tạo được niềm tin khi nhân viên có thể trả lời nhanh một câu hỏi về thu hồi trong ca làm việc bình thường, mà không phải tìm trong giấy tờ hoặc hỏi nhiều người. Hãy thử nghiệm bằng hồ sơ thực tế trước khi biến ứng dụng thành nguồn dữ liệu chính.

Chọn một lô thành phẩm của tuần trước và yêu cầu một nhân viên trên xưởng tìm bằng mã lô. Hồ sơ phải mở trong vài giây và hiển thị trạng thái, ngày sản xuất, nguyên liệu hoặc linh kiện, các lần kiểm tra và lịch sử giao hàng. Nếu mọi người cần một bộ lọc đặc biệt hoặc phải nhập chính xác từng ký tự, hãy sửa chức năng tìm kiếm trước.

Sau đó, truy ngược cùng lô đó. Người giám sát phải thấy lô của nhà cung cấp cho mọi nguyên liệu đầu vào được dùng trong đợt sản xuất. Điều này rất quan trọng khi nhà cung cấp báo sự cố với một lô đã giao. Đội ngũ cần một danh sách ngắn các lô thành phẩm có thể chứa lô đó, thay vì tìm kiếm mơ hồ trong toàn bộ hoạt động sản xuất.

Kiểm tra quy trình giao hàng và tạm giữ

Mở một lô hàng gần đây của khách hàng. Hồ sơ giao hàng phải nêu mọi lô thành phẩm đã được xếp cho khách hàng đó, cùng số lượng nếu quy trình của bạn cần. Phiếu xuất chỉ ghi "đã giao 50 thùng" không đủ để thực hiện thu hồi có phạm vi chính xác.

Hãy thử một tình huống kiểm tra chất lượng không đạt. Chẳng hạn, ghi nhận lần kiểm tra đường hàn không đạt trên lô PB-2406-18. Ứng dụng phải đặt lô ở trạng thái tạm giữ, hiển thị lý do và ngăn nhân viên thêm lô vào chuyến hàng cho đến khi người có thẩm quyền giải phóng hoặc xử lý lô. Hãy kiểm tra xem trạng thái tạm giữ có xuất hiện khi ai đó tìm lô ngay trên xưởng hay không.

Dùng danh sách kiểm tra ngắn này:

• Nhân viên có thể tìm lô bằng mã mà không cần trợ giúp.
• Mỗi lô hàng đều xác định được lô hoặc các lô bên trong.
• Mỗi lô thành phẩm đều trỏ ngược đến các lô của nhà cung cấp đã sử dụng.
• Lần kiểm tra chất lượng không đạt làm trạng thái lô chuyển thành tạm giữ.
• Người giám sát có thể thấy ai đã sửa hồ sơ, sửa nội dung gì và sửa khi nào.

Kiểm tra dấu vết hồ sơ, không chỉ màn hình

Yêu cầu hai nhân viên cập nhật một lô trên các thiết bị khác nhau. Xác nhận ứng dụng giữ cả hai thay đổi theo đúng thứ tự và ghi nhận người dùng cùng thời gian cho từng lần sửa. Nhật ký kiểm tra phải giữ lại mục nhập trước đó thay vì âm thầm thay thế.

Cũng hãy kiểm tra các trường hợp thường ngày như tách lô, sửa số lượng, trả lại lô hàng và nhập sai mã lô của nhà cung cấp. Nhân viên cần một cách sửa rõ ràng mà vẫn giữ được lịch sử ban đầu. Nếu họ phải tìm cách làm ngoài ứng dụng khi có điều bất thường, việc theo dõi lô sản xuất sẽ thất bại đúng lúc bạn cần nhất.

Một thử nghiệm nhỏ thường phát hiện các trường còn thiếu hoặc các bước gây nhầm lẫn. Hãy sửa những vấn đề đó cùng với những người tiếp nhận nguyên liệu, vận hành sản xuất, kiểm tra hàng hóa và xuất đơn. Việc họ sử dụng ứng dụng hằng ngày quyết định hồ sơ có còn đáng tin cậy hay không.

Bắt đầu với một phiên bản nhỏ nhưng hoạt động được

Hãy bắt đầu với một dòng sản phẩm có quy trình rõ ràng từ tiếp nhận đến giao hàng. Chọn một mặt hàng đội ngũ sản xuất thường xuyên, với số lượng nguyên liệu hoặc linh kiện ở mức dễ quản lý. Một ứng dụng truy xuất nhỏ cần chứng minh rằng mọi người sẽ nhập hồ sơ trong ca bận rộn trước khi bạn bổ sung tất cả sản phẩm, vị trí kho và trường hợp ngoại lệ.

Chỉ tạo những hồ sơ cần thiết để nhân viên trả lời câu hỏi về thu hồi. Một cơ sở thực phẩm có thể ghi lô bột của nhà cung cấp khi tiếp nhận, cấp lô sản xuất khi bắt đầu trộn, ghi lần kiểm tra chất lượng sau khi nướng và gắn lô đó với từng lô hàng của khách. Chuỗi này tạo ra bài kiểm tra đầu tiên hữu ích cho việc theo dõi lô sản xuất.

Hãy yêu cầu những người tiếp nhận hàng, vận hành sản xuất, kiểm tra lô và đóng gói đơn sử dụng ứng dụng trong công việc bình thường. Quan sát nơi họ dừng lại hoặc tìm đến giấy tờ. Một trường không ai dùng sẽ tạo thêm trở ngại và thường dẫn đến hồ sơ bị bỏ trống về sau.

Giữ phiên bản đầu tiên tập trung vào bốn thao tác:

• Tiếp nhận lô hàng của nhà cung cấp và ghi mã lô.
• Tạo lô sản xuất và gắn các nguyên liệu đã dùng.
• Ghi nhận lần kiểm tra đạt hoặc không đạt cùng nhân viên và thời gian.
• Xác nhận những lô hàng của khách hàng có chứa từng lô thành phẩm.

Sau vài ngày, hãy xem lại một lô đã hoàn tất cùng đội ngũ. Bắt đầu từ số lô hàng và tìm ngược về lô thành phẩm, hồ sơ sản xuất và lần giao hàng của nhà cung cấp. Sau đó, bắt đầu từ một lô của nhà cung cấp và tìm xuôi đến mọi lô sản xuất cùng lô hàng bị ảnh hưởng. Hãy bấm giờ. Nếu nhân viên không thể tìm thấy toàn bộ chuỗi trong vài phút, hãy sửa các trường hồ sơ hoặc quy trình trước khi mở rộng ứng dụng.

Xóa các mục nhập trùng lặp và những lựa chọn mơ hồ như "đã kiểm tra" hoặc "ổn". Hồ sơ kiểm tra chất lượng cần có kết quả rõ ràng, ngày giờ và đủ ngữ cảnh để giải thích nhân viên đã kiểm tra gì. Chỉ thêm trường khi ai đó có thể giải thích cách họ dùng câu trả lời trong công việc hằng ngày hoặc khi thu hồi.

Koder.ai có thể giúp đội ngũ tạo ứng dụng truy xuất web hoặc di động tùy chỉnh bằng chat. Đội ngũ có thể dùng chế độ lập kế hoạch để phác thảo quy trình đầu tiên, sau đó triển khai và lưu trữ ứng dụng khi sẵn sàng thử nghiệm trên xưởng. Tính năng xuất mã nguồn tạo cho doanh nghiệp một con đường tiếp tục phát triển bên ngoài nền tảng nếu nhu cầu tăng lên.

Một phiên bản đầu tiên có phạm vi hẹp sẽ dễ thử nghiệm trung thực hơn. Khi một dòng sản phẩm đã tạo ra các hồ sơ đầy đủ và có thể tìm kiếm, hãy sao chép mô hình đó sang dòng tiếp theo thay vì xây dựng lại quy trình từ đầu.