Cách tạo ứng dụng di động để ký mẫu biểu điện tử

Ứng dụng ký trên di động cần làm gì

Một ứng dụng ký trên di động không chỉ là một tính năng “vẽ tên của bạn lên màn hình”. Đó là một quy trình đầu-cuối: ghi nhận ý định, gắn nó vào đúng tài liệu, lưu lại những gì đã xảy ra, và làm cho kết quả dễ lưu, chia sẻ và xác minh sau này.

“Chữ ký số” có thể nghĩa là gì

Mọi người dùng “chữ ký số” để chỉ vài thứ khác nhau. Ứng dụng của bạn có thể hỗ trợ một hoặc nhiều loại sau:

• Chữ ký gõ tên: người ký gõ tên và ứng dụng hiển thị bằng một font. Đơn giản và nhanh, nhưng bằng chứng yếu hơn nếu đứng một mình.
• Chữ ký vẽ (ngón tay/bút): bắt chữ ký trong ứng dụng trên màn hình cảm ứng. Phổ biến cho giao hàng và công việc hiện trường.
• Chữ ký dạng ảnh: người ký chèn ảnh chữ ký đã lưu (hoặc dùng lại chữ ký đã thu trước đó). Tiện lợi, nhưng phải kiểm soát việc tái sử dụng cẩn thận.
• Chữ ký số dựa trên chứng thư: chữ ký tiền mã hóa liên kết với chứng thư (thường dùng trong kịch bản có quản lý hoặc cần độ tin cậy cao). Đây là điều nhiều doanh nghiệp muốn khi yêu cầu ký PDF có bằng chứng chống sửa.

Các trường hợp sử dụng thực tế phổ biến

Hầu hết ứng dụng e-signature trên di động tập trung vào vài mô hình:

• Bằng chứng giao hàng: khách ký sau khi nhận hàng; thường kèm ảnh, vị trí và dấu thời gian.
• Mẫu đồng ý: y tế, trường học, sự kiện—trình bày rõ điều khoản kèm bản ghi chấp thuận.
• Dịch vụ hiện trường: phiếu công việc, xác nhận hoàn thành, linh kiện đã dùng và sự đồng ý của khách hàng.
• Tuyển dụng/nhân sự: xác nhận, ký chấp nhận chính sách và các gói tài liệu theo thứ tự.

Hướng dẫn này đề cập gì

Phần còn lại của hướng dẫn tập trung vào những gì cần để cung cấp trải nghiệm ký đáng tin cậy:

• UX trên di động: giữ biểu mẫu dễ đọc, giảm lỗi và làm cho chữ ký có cảm giác là hành động có chủ ý.
• Lựa chọn kỹ thuật: sinh tài liệu, bắt chữ ký và triển khai ký PDF trên di động khi cần.
• Bảo mật và tin cậy: tùy chọn danh tính (kể cả xác thực sinh trắc học), lưu trữ tài liệu an toàn và nhật ký kiểm toán cho chữ ký.
• Ký mẫu ngoại tuyến: thu thập chữ ký khi không có kết nối và đồng bộ an toàn.
• Sẵn sàng phát hành: kiểm thử và checklist thực tế để ra mắt và cải thiện theo thời gian.

Cơ bản về pháp lý và tuân thủ (Ngôn ngữ dễ hiểu)

Xây dựng ứng dụng e-signature di động không chỉ là bắt một nét vẽ trên màn hình. Bạn cần những chữ ký có thể đứng vững khi ai đó hỏi “Ai đã ký, khi nào, và nó có bị thay đổi không?”

Khi nào e-signature thường được chấp nhận (và khi nào không)

Với nhiều thỏa thuận hàng ngày—ủy quyền dịch vụ, xác nhận giao hàng, phê duyệt nội bộ—chữ ký điện tử thường chấp nhận được nếu bạn có thể chứng minh người ký đồng ý và tài liệu không bị thay đổi sau đó.

Các phương pháp nghiêm ngặt hơn có thể cần thiết trong các tình huống rủi ro cao (ví dụ: tài liệu tài chính được quản lý, một số biểu mẫu bất động sản hoặc chính phủ, đồng ý y tế trong bối cảnh nhất định, hoặc khi hợp đồng yêu cầu tiêu chuẩn ký cụ thể). Yêu cầu thay đổi rộng theo quốc gia, bang và ngành nghề.

Ba điều quan trọng: ý định, danh tính, toàn vẹn

• Ý định: người đó có ý ký. Làm hành động rõ ràng (ví dụ: “Tôi đồng ý và ký”) và tránh các chạm vô ý.
• Danh tính: bạn có thể liên kết hợp lý người ký với chữ ký. Đây có thể là link email/SMS, đăng nhập tài khoản, hoặc kiểm tra mạnh hơn như xác minh ID hoặc sinh trắc học—tùy mức rủi ro.
• Toàn vẹn: tài liệu đã ký không bị thay đổi một cách thầm lặng sau đó. Cần có bằng chứng chống sửa, quản lý phiên bản, và (với nhiều trường hợp doanh nghiệp) bảo vệ mật mã cho PDF.

Những gì bạn nên ghi lại (nhật ký kiểm toán)

Ít nhất, lưu:

• Thông tin người ký (tên, email/số điện thoại, ID tài khoản, thông tin thiết bị/phiên nếu phù hợp)
• Dấu thời gian kèm múi giờ
• ID tài liệu và phiên bản/băm chính xác đã được ký
• Văn bản đồng ý hiển thị khi ký (ví dụ: “Bằng việc chạm Ký, bạn đồng ý…”) và hành động của người dùng

Xác nhận quy tắc cho trường hợp của bạn

Hãy coi đây là hướng dẫn sản phẩm, không phải tư vấn pháp lý. Trước khi ra mắt, xác nhận yêu cầu chữ ký, lưu trữ và danh tính cho khu vực và ngành bạn phục vụ—đặc biệt nếu bạn có khách hàng theo quy định.

Xác định luồng ký và yêu cầu

Trước khi thiết kế màn hình hoặc chọn công cụ, hãy làm rõ ứng dụng e-signature di động của bạn cần làm gì. Định nghĩa luồng chính xác ngăn bạn phải làm lại sau này—đặc biệt khi thêm ký offline, phê duyệt và lưu trữ tài liệu an toàn.

Bắt đầu từ loại biểu mẫu của bạn

Các kiểu đầu vào khác nhau định hình mọi thứ từ UX đến lưu trữ.

• Ký PDF trên di động: người dùng tải lên hoặc sinh PDF, đặt trường (tên, ngày, chữ ký), rồi ký.
• Mẫu: biểu mẫu lặp lại (ví dụ: xác nhận giao hàng) với các trường cố định.
• Trường động: xây dựng biểu mẫu từ các thành phần (văn bản, checkbox, ảnh, vị trí), sau đó tạo PDF để chia sẻ.

Nếu bạn sẽ hỗ trợ nhiều loại, quyết định phần nào ra mắt trong v1 và phần nào có thể chờ.

Xác định vai trò và trách nhiệm

Bản đồ ai có thể làm gì trên mỗi tài liệu. Vai trò phổ biến:

• Signer: điền các trường bắt buộc và cung cấp chữ ký trong ứng dụng.
• Approver: xem xét và chấp nhận/từ chối (thường không chỉnh sửa).
• Witness (nếu có): ký sau người ký, đôi khi với kiểm tra danh tính bổ sung.

Quyết định xem một người có thể giữ nhiều vai trò hay không, và chuyện gì xảy ra nếu ai đó từ chối.

Lập bản đồ luồng đầu-cuối

Viết con đường lý tưởng trong một câu: tạo biểu mẫu → điền → ký → lưu → chia sẻ.

Rồi thêm các bước “thực tế”: nhắc nhở, giao lại, chỉnh sửa, hủy và quản lý phiên bản (những thay đổi nào được phép sau khi ký?).

Ký trên một thiết bị so với người ký bên ngoài

Hãy rõ ràng về cách thu chữ ký:

• Ký trên một thiết bị: mọi người ký trên cùng một điện thoại/tablet (tốt cho luồng trực tiếp).
• Ký từ xa: gửi link tới người ký bên ngoài qua email/SMS; định nghĩa thời hạn, xác thực và những gì người ký được xem.

Những lựa chọn này ảnh hưởng tới nhật ký kiểm toán, kiểm tra danh tính (kể cả xác thực sinh trắc học) và cách bạn chứng minh ai đã ký cái gì—và khi nào.

Thiết kế trải nghiệm ký (UX) trên di động

Luồng ký trên điện thoại nên cho cảm giác “điền, ký, xong”—không để người dùng băn khoăn bước tiếp theo. UX tốt giảm tỉ lệ bỏ giữa chừng hơn là những điều khoản pháp lý dài dòng.

Cung cấp các tùy chọn nhập chữ ký phù hợp

Người dùng ký khác nhau, và thiết bị di động đa dạng. Hãy cung cấp tối thiểu:

• Chữ ký vẽ (ngón tay hoặc stylus) với khu vực “Ký tại đây” rõ ràng
• Gõ tên được hiển thị bằng font dạng chữ ký (và gắn nhãn rõ ràng là gõ)
• Tải ảnh chữ ký (hữu ích cho trợ năng và một số nghiệp vụ)

Làm mặc định thông minh: nếu phát hiện stylus, chọn sẵn vẽ; nếu không, giữ các tùy chọn hiển thị.

Làm cho các trường thường gặp điền nhanh

Hầu hết biểu mẫu cần nhiều hơn chữ ký. Thêm công cụ giúp thao tác nhanh trên màn hình nhỏ:

• Chữ viết tắt/ghi chú (thường lặp trên nhiều trang)
• Ngày tự động điền có thể sửa
• Checkbox đồng ý với văn bản ngắn, dễ đọc
• Trường tên/chức vụ (bàn phím tối ưu cho văn bản)
• Ghi chú tự do khi cần

Khi người ký chạm “Tiếp”, nhảy tới trường bắt buộc tiếp theo và hiển thị tiến độ (ví dụ: “3 trên 7”).

Ngăn lỗi với điều khiển dễ sửa lỗi

Người ta ký bằng ngón tay run, chói màn hình và bị phân tâm. Thêm các hàng rào:

• Tự động phóng to khu vực ký
• Làm mượt nét vẽ (tinh tế—đừng làm mất đặc trưng chữ ký)
• Hoàn tác/làm lại cho nét vẽ gần nhất
• Nút Xóa nổi bật kèm xác nhận

Cũng hiển thị bản xem trước đơn giản của phần tài liệu cuối cùng để người dùng biết họ đang ký gì.

Bao phủ các cơ bản về trợ năng

Ký trên di động phải hoạt động cho mọi người:

• Dùng vùng chạm lớn (đặc biệt cho checkbox và hành động “Ký”)
• Duy trì tương phản tốt và cỡ chữ dễ đọc
• Thêm nhãn cho trình đọc màn hình cho mọi trường, nút và thông báo lỗi

Nếu người dùng không thể ký tự tin, họ sẽ không ký—vì vậy coi UX là tính năng cốt lõi.

Sinh tài liệu và áp chữ ký đúng cách

Đưa “chữ ký” lên tài liệu chỉ là một nửa công việc. Phần còn lại là đảm bảo file cuối cùng hiển thị đúng ở mọi nơi, giữ nguyên và có thể xác minh sau này.

Bắt đầu từ một PDF đáng tin cậy

Sinh PDF từ mẫu phía server (hoặc mẫu client đã kiểm thử tốt) để vị trí trường không dịch across thiết bị. Tránh thủ thuật “in sang PDF” làm thay đổi font và bố cục.

Nếu biểu mẫu của bạn dựa trên dữ liệu, lưu dữ liệu biểu mẫu riêng (JSON) và đồng thời sinh một PDF dễ đọc cho việc chia sẻ.

Nhúng chữ ký: giữ dạng có thể chỉnh sửa vs. flatten

Có hai cách phổ biến đặt dấu chữ ký:

• Annotations có thể chỉnh sửa (không khuyến nghị cho tài liệu cuối): dễ thêm và di chuyển, nhưng có thể vẫn bị chọn hoặc xóa trong một số trình xem.
• Nội dung đã flatten (khuyến nghị cho bản cuối): ảnh chữ ký và nhãn văn bản được gộp vào nội dung trang nên hành xử như mực thật trên giấy.

Cách làm thực tế là giữ annotations khi người ký đang chỉnh sửa, rồi flatten khi “Hoàn tất” để PDF xuất ra nhất quán và khó thay đổi mà không bị phát hiện.

Bảo vệ toàn vẹn bằng đầu ra có bằng chứng chống sửa

Ngay cả khi bạn không dùng chữ ký số dựa trên chứng thư hoàn toàn, bạn vẫn có thể làm cho các thay đổi dễ bị phát hiện:

• Sinh băm tài liệu (ví dụ: SHA-256) cho PDF cuối và lưu kèm bản ghi.
• Khóa tài liệu cuối trong quy trình: khi đã ký, tạo một phiên bản “cuối” và coi các bản nháp trước đó là chỉ đọc.
• Bao gồm ID phiên bản rõ ràng để hỗ trợ nhanh chóng nhận dạng bản chính thức.

Thêm trang biên nhận (hoặc chứng nhận hoàn tất)

Đính thêm một trang biên nhận đơn giản trả lời: ai, cái gì, khi nào và bằng cách nào.

Trường mẫu:

• Tên người ký và vai trò ký
• Dấu thời gian (kèm múi giờ) và ID tài liệu
• Thông tin cơ bản về thiết bị/ứng dụng
• Địa chỉ IP chỉ nếu phù hợp với sản phẩm và chính sách quyền riêng tư

Giữ trang này dễ đọc—đây thường là thứ các bên kiểm tra trước tiên.

Định dạng xuất tương thích

• PDF: mặc định để chia sẻ và in.
• PDF/A: cân nhắc cho lưu trữ lâu dài (hạn chế font và phụ thuộc ngoài).
• Ảnh xem trước: tạo thumbnail PNG/JPEG để người dùng xác nhận mà không cần mở PDF lớn.
• Link chia sẻ: nếu cung cấp link, làm cho nó có thời hạn và phân quyền, trỏ tới đúng phiên bản đã ký.

Lập kế hoạch backend, API và mô hình dữ liệu

Trải nghiệm ký trên điện thoại tốt chỉ hoạt động nếu backend đáng tin cậy tạo tài liệu, theo dõi ai đã ký gì và xuất ra nhật ký kiểm toán sạch sau này. Trước khi viết mã, vạch ra các “thực thể” hệ thống quản lý và hành động người dùng.

Dịch vụ cốt lõi (những gì bạn lưu và theo dõi)

Hầu hết ứng dụng e-signature trên di động có vài dịch vụ cốt lõi:

• Mẫu biểu: định nghĩa dùng lại (trường, chữ ký bắt buộc, thương hiệu)
• Tài liệu: file sinh hoặc tải lên để ký
• Chữ ký: dữ liệu chữ ký được bắt, vị trí và thông tin xác minh
• Người dùng/người tham gia: ai có thể xem, ký, phê duyệt hoặc countersign
• Sự kiện kiểm toán: dòng thời gian append-only của hành động (tạo, xem, ký, hoàn tất)

Sự phân tách này giữ mô hình dữ liệu dễ hiểu và giúp thêm tính năng như countersigning hay nhắc nhở mà không phải viết lại mọi thứ.

API mà ứng dụng di động cần

Giữ endpoint đơn giản theo tác vụ. Các cuộc gọi điển hình:

• Tạo tài liệu (tùy chọn từ mẫu)
• Tải lên PDF sẵn có
• Ký (gửi chữ ký + giá trị trường)
• Hoàn tất (khóa tài liệu, ký niêm phong, sinh PDF cuối)
• Tải về (gốc + cuối)
• Webhook callbacks (thông báo hệ thống khác khi ký xong)

Thêm idempotency cho “ký” và “hoàn tất” để kết nối kém không sinh bản trùng.

Lưu trữ + quy tắc phiên bản

Dùng object storage cho file (PDF gốc, PDF cuối, tệp đính kèm) và cơ sở dữ liệu cho metadata (người tham gia, giá trị trường, vị trí chữ ký, sự kiện kiểm toán).

Lên kế hoạch cho phiên bản ngay từ đầu:

• Khi mẫu thay đổi, quyết định liệu tài liệu hiện có tiếp tục theo phiên bản cũ hay không.
• Xác định khi nào ký lại là bắt buộc (ví dụ: sau khi trường thay đổi).
• Hỗ trợ quy tắc thu hồi: ai có thể huỷ tài liệu và chuyện gì xảy ra với nhật ký kiểm toán (nó nên vẫn còn, được đánh dấu là đã huỷ).

Danh tính, bảo mật và nhật ký kiểm toán

Một ứng dụng e-signature di động thành công hay thất bại dựa trên niềm tin. Người dùng cần biết đúng người đã ký, tài liệu không bị sửa, và bạn có thể chứng minh điều đó sau này.

Xác thực (bạn là ai?)

Cung cấp phương thức đăng nhập chính cộng tuỳ chọn tăng cường khi người dùng chuẩn bị ký.

Đăng nhập bằng email phù hợp với nhiều nhóm, nhưng khách doanh nghiệp thường cần SSO (SAML/OIDC) để quản lý tài khoản và quyền truy cập tập trung.

Passkeys là mặc định hiện đại mạnh mẽ: chống lừa đảo và giảm reset mật khẩu. Cho việc “xác thực lại” trước khi ký, hỗ trợ sinh trắc học (Face ID/Touch ID) hoặc PIN thiết bị—nhanh cho người dùng và xác nhận người giữ thiết bị có mặt.

Ủy quyền (bạn được phép làm gì?)

Xác định vai trò và quyền sớm. Hành động phổ biến: xem, sửa trường, ký, countersign, ủy quyền, tải xuống và huỷ.

Thi hành ủy quyền trên server, không chỉ trong giao diện ứng dụng. Cân nhắc phân quyền ở mức tài liệu (hợp đồng này) và mức trường (chỉ HR được điền lương). Giữ một “nguồn thật” rõ ràng để hỗ trợ trả lời “tại sao tôi không thể ký cái này?” nhanh chóng.

Những điều cơ bản về bảo mật (dữ liệu được bảo vệ thế nào?)

Dùng TLS cho mọi luồng mạng. Mã hoá tài liệu và metadata nhạy cảm khi lưu. Quyết định ai quản lý key: KMS của nhà cung cấp (managed keys) hoặc khách hàng quản lý key cho khách hàng theo quy định. Giảm thiểu thứ lưu trên thiết bị và bảo vệ bất kỳ file cache nào bằng kho bảo mật của OS.

Nhật ký kiểm toán (bạn có thể chứng minh những gì đã xảy ra?)

Tạo log sự kiện không thể thay đổi cho mọi tài liệu: tạo, xem, hoàn thành trường, bắt đầu ký, áp chữ ký, countersign, tải xuống và huỷ. Mỗi mục cần bao gồm danh tính tác nhân, dấu thời gian, phiên bản thiết bị/ứng dụng và một chuỗi băm chống sửa.

Một xuất nhật ký rõ ràng (PDF/JSON) biến câu “Tôi không ký cái này” thành một câu trả lời có thể kiểm chứng.

Ký ngoại tuyến và đồng bộ an toàn

Ký ngoại tuyến là tính năng người dùng chỉ nhận ra khi nó thiếu—trên công trường, trong tầng hầm, hoặc bất cứ nơi nào mất kết nối. Mục tiêu không chỉ là “hoạt động khi không có mạng”, mà là “không bao giờ mất công việc”.

“Sẵn sàng ngoại tuyến” nên bao gồm gì

Sẵn sàng ngoại tuyến thường gồm bốn khả năng:

• Cache biểu mẫu và mẫu để người dùng mở đúng tài liệu và trường mà không cần gọi mạng.
• Lưu mọi đầu vào cục bộ (giá trị trường, ảnh, checkbox, nét chữ ký) khi người dùng thao tác.
• Xếp hàng gửi như các “gói” bất biến (biểu mẫu đã điền + chữ ký + metadata) chờ tải lên.
• Tự động tải lên sau khi kết nối trở lại, mà không yêu cầu người dùng mở lại biểu mẫu.

Xử lý xung đột bạn không thể bỏ qua

Ngoại tuyến tạo ra các cạnh trường phức tạp. Lập kế hoạch cho chúng rõ ràng:

• Mẫu cập nhật: nếu mẫu thay đổi khi ai đó ngoại tuyến, giữ phiên bản đã hoàn thành của họ và coi đó là ký trên phiên bản cũ. Đánh dấu để xem xét thay vì cố gắng “gộp” trường.
• Gửi trùng: dùng ID phiên sinh bởi client để retries không sinh bản ghi trùng.
• Tải lên một phần: nếu tệp đính kèm lớn thất bại giữa chừng, tiếp tục từ nơi dừng (chunked upload) hoặc khởi động lại sạch sẽ mà không tạo ký đôi.

Lưu trên thiết bị và dọn dẹp

Lưu dữ liệu ngoại tuyến trong vùng chứa an toàn: cơ sở dữ liệu mã hoá cho dữ liệu trường và file mã hoá cho PDF/đính kèm. Giữ key trong keystore nền tảng (iOS Keychain/Android Keystore).

Thêm quy tắc dọn dẹp: tự động xoá gói đã đồng bộ thành công sau X ngày, và xoá nháp khi đăng xuất.

Phản hồi người dùng xây dựng niềm tin

Hiển thị trạng thái đồng bộ đơn giản: “Đã lưu trên thiết bị”, “Đang chờ đồng bộ”, “Đang đồng bộ”, “Đã đồng bộ”, “Cần xử lý.” Cung cấp nút thử lại, giải thích lỗi bằng ngôn ngữ dễ hiểu, và không bao giờ nói “đã gửi” cho tới khi server xác nhận đã nhận.

Một trang trợ giúp nhỏ như "/help/offline" có thể giảm ticket hỗ trợ.

Chọn ngăn xếp kỹ thuật cho mobile và công cụ

Ngăn xếp phù hợp quyết định trải nghiệm ký có “chuẩn native” như thế nào, tốc độ ra mắt, và độ đau đầu khi cập nhật sau này. Với ứng dụng ký, ưu tiên độ mượt vẽ, xử lý PDF tin cậy và lưu ngoại tuyến dự đoán được.

Native hay cross-platform

Native (Swift/Kotlin) thường mang lại độ phản hồi bút/ngón tốt nhất, tích hợp OS chặt hơn (file, chia sẻ, lưu trữ an toàn) và ít lỗi render cạnh. Nó có thể tốn hơn nếu duy trì hai codebase.

Cross-platform (React Native / Flutter) giảm thời gian phát triển và giữ giao diện nhất quán. Bù lại, render PDF phức tạp hoặc sự kiện chạm tần suất cao (vẽ chữ ký) đôi khi cần module native—vì vậy dự trù phần việc nền tảng là cần thiết.

Bắt chữ ký: thư viện hay canvas tự viết?

Một thư viện bắt chữ ký đã được chứng minh thường là con đường nhanh nhất: nó xử lý làm mượt nét, giả lập đường cong theo áp lực và xuất sang PNG/SVG.

Chọn thư viện hỗ trợ:

• Đầu ra độ phân giải cao (cho chữ ký sạch trên PDF)
• Xoá/undo
• Kết quả nhất quán giữa các thiết bị

Chỉ tự viết canvas nếu bạn cần hành vi mực tùy chỉnh (ví dụ tối ưu cho stylus) hoặc kiểm soát nghiêm ngặt định dạng dữ liệu.

Lựa chọn công cụ PDF

Với ký PDF trên mobile, bạn thường cần ba khả năng:

1. Render PDF chính xác (bao gồm phóng to và xoay trang)
2. Đọc/sửa trường form (AcroForms) khi form có thể điền được
3. Stamp ảnh chữ ký và metadata lên tọa độ trang chính xác

Chọn toolkit PDF có hỗ trợ mobile mạnh và giấy phép rõ ràng.

Giữ cho hệ thống dễ bảo trì

Cấu trúc app thành các thành phần mô-đun: Forms, Signing, và Storage/Sync. Điều này giúp dễ thay library (ví dụ engine PDF) mà không phải viết lại cả sản phẩm.

Nếu bạn sau này thêm kiểm tra danh tính hay nhật ký kiểm toán sâu hơn, ranh giới sạch sẽ sẽ cứu bạn nhiều tuần công sức.

Tăng tốc nguyên mẫu với Koder.ai (tùy chọn)

Nếu mục tiêu của bạn là xác thực luồng nhanh—mẫu, vai trò, sự kiện kiểm toán, logic xếp hàng ngoại tuyến và một dashboard admin cơ bản—Koder.ai có thể giúp bạn có nguyên mẫu hoạt động nhanh hơn qua quy trình xây dựng theo chat.

Bởi vì Koder.ai sinh ra các khối xây dựng sản xuất điển hình (React cho console web, Go + PostgreSQL cho API/dữ liệu, và Flutter cho mobile), nó phù hợp với sản phẩm ký cần cả mobile và backend có phiên bản, lưu trữ an toàn và nhật ký kiểm toán. Các tính năng như planning mode và snapshots/rollback hữu ích khi bạn lặp trên các luồng nhạy về tuân thủ. Khi sẵn sàng, bạn có thể xuất mã nguồn và triển khai/host với tên miền tuỳ chỉnh.

Checklist kiểm thử cho biểu mẫu và chữ ký

Kiểm thử ứng dụng e-signature di động là ít về “chạy được không” hơn là “nó vẫn hoạt động khi người dùng căng thẳng, vội vàng hoặc ngoại tuyến?” Dưới đây là checklist thực tế trước mỗi bản phát hành.

Luật xác thực biểu mẫu

Bắt đầu bằng kiểm thử các quy tắc bảo vệ chất lượng dữ liệu. Đừng chỉ kiểm thử đường dẫn lý tưởng—cố gắng làm hỏng biểu mẫu của chính bạn.

• Trường bắt buộc: xác nhận trường bắt buộc chặn gửi; thông báo lỗi rõ ràng và đặt gần trường.
• Kiểm tra định dạng: email, số điện thoại, mã bưu chính, ID và ngày (bao gồm các locale khác nhau và kiểu bàn phím).
• Ràng buộc số: giá trị min/max, độ chính xác thập phân, định dạng tiền tệ.
• Câu hỏi có điều kiện: trường xuất hiện/ẩn dựa trên câu trả lời trước đó phải:
  • đặt lại an toàn (không giữ giá trị không hợp lệ bị ẩn),
  • giữ trạng thái khi người dùng quay lại,
  • chỉ xác thực khi trường hiển thị.

Cũng xác minh lưu một phần: nếu có “Lưu nháp”, nháp phải mở lại với trạng thái và hành vi xác thực y hệt.

Các tình huống UX trên mobile (gây ticket hỗ trợ)

Mobile tạo ra các lỗi mà kiểm thử trên desktop không thấy.

• Màn hình nhỏ: nhãn dài, văn bản trợ giúp và lỗi không được chồng chéo hoặc bị cắt.
• Chế độ ngang: xoay giữa chừng khi điền hoặc ký; kiểm tra layout không mất dữ liệu.
• Gián đoạn: thử cuộc gọi, chuyển app, đổi tài khoản và OS kill app ở background.
• Trợ năng: cỡ chữ lớn, nhãn cho trình đọc màn hình, thứ tự focus (đặc biệt quanh bước ký).

Bề mặt bắt chữ ký

Đối xử với pad chữ ký như một app vẽ nhỏ với kế hoạch kiểm thử riêng.

• Phủ thiết bị: test trên thiết bị giá rẻ và cao cấp, tần số làm tươi khác nhau và phiên bản OS.
• Hỗ trợ stylus: với palm rejection tốt, đảm bảo không có nét lạ và đầu vào stylus mượt.
• Độ trễ: vẽ nhanh và chấm; đảm bảo mực theo kịp, không bỏ nét.
• Hành vi cạnh: viết sát viền, cử chỉ cuộn vô ý, đa chạm.
• Điều khiển: xóa/redo, undo (nếu có), checkbox “Tôi đồng ý” (nếu dùng) và cách rõ ràng để mở lại và ký lại trước khi gửi.

Kiểm thử bảo mật cơ bản

Bạn không cần phòng thí nghiệm bảo mật đầy đủ để bắt lỗi phổ biến, nhưng cần kiểm thử ý định.

• Kiểm tra quyền truy cập: xác nhận người dùng không mở được tài liệu người khác bằng cách thay ID, deep link hoặc tên file cache.
• Cố gắng sửa đổi: thử sửa file cục bộ, chặn và thay đổi request, hoặc payload ngoại tuyến; server nên từ chối nội dung bị thay đổi và ghi lại nỗ lực.
• Ghi nhật ký: xác minh sự kiện chữ ký được log nhất quán (tạo, xem, ký, từ chối, thu hồi), và log không chứa dữ liệu biểu mẫu nhạy cảm.

Nếu có nhật ký kiểm toán, mỗi lần kiểm thử phải trả lời: Chúng ta có thể giải thích ai ký gì, khi nào và trên thiết bị nào không?

Quyền riêng tư, lưu giữ và quy trình hỗ trợ

Một ứng dụng ký không chỉ là bắt một nét mực—nó còn là xử lý dữ liệu cá nhân một cách có trách nhiệm sau khi tài liệu đã ký. Quy tắc rõ ràng ở đây giảm rủi ro và làm cho hỗ trợ dễ dàng hơn.

Privacy-by-design (thu thập ít hơn, bảo vệ nhiều hơn)

Bắt đầu bằng liệt kê mọi điểm dữ liệu app thu: tên, email/số điện thoại, ảnh chữ ký, dấu thời gian, vị trí, định danh thiết bị và bất kỳ ID nào.

Thách thức từng mục: Chúng ta thực sự cần nó để hoàn thành thỏa thuận hoặc đáp ứng yêu cầu pháp lý không?

Giữ văn bản đồng ý đơn giản và hiển thị ngay lúc quan trọng (trước khi ký hoặc trước khi tải lên ID). Nếu dùng sinh trắc học cho đăng nhập, giải thích rằng kiểm tra xảy ra trên thiết bị và bạn không lưu dữ liệu sinh trắc học.

Cân nhắc giới hạn “sử dụng thứ cấp”: không dùng lại dữ liệu chữ ký cho phân tích hoặc marketing trừ khi người dùng đồng ý rõ ràng.

Quy tắc lưu giữ và xoá

Định nghĩa lưu giữ theo loại tài liệu và loại khách hàng. Ví dụ:

• Lưu hợp đồng đã ký X năm (theo ngành của bạn).
• Lưu nháp thất bại/bị bỏ ngắn hạn hơn.

Làm cho việc xoá thực tế: hỗ trợ xoá thủ công (khi được phép), hết hạn tự động và ngoại lệ pháp lý. Đảm bảo xoá bao gồm backup khi có thể, và lưu bằng chứng đã xoá mà không giữ file nhạy cảm.

Quy trình hỗ trợ người dùng cần thiết

Lập kế hoạch cho các yêu cầu trợ giúp phổ biến dưới dạng hành động trong ứng dụng:

• Gửi lại biên nhận/xác nhận qua email hoặc SMS.
• Tải lại PDF đã ký (với kiểm soát truy cập).
• Sửa lỗi (ví dụ: email người ký sai): thường xử lý bằng “void + phát hành lại”, không chỉnh sửa file đã ký.

Công bố chính sách rõ ràng trong trung tâm trợ giúp và tham chiếu từ /security và /pricing, cùng một bài giải thích sâu hơn trên /blog nếu bạn nói về chuyện tuân thủ.

Ra mắt, giám sát và cải tiến theo thời gian

Phát hành một ứng dụng e-signature di động không phải là vạch đích—mà là bắt đầu phản hồi thực tế. Ra mắt tốt nghĩa là tuân thủ quy định cửa hàng, theo dõi sự cố vận hành và học nơi người dùng gặp khó để sửa điều đúng trước.

Yêu cầu cửa hàng ứng dụng không thể bỏ qua

Dành thời gian cho phê duyệt cửa hàng và các chính sách ảnh hưởng tới app e-signature:

• Quyền hạn: chỉ xin những gì thật sự cần (camera để quét, file/storage để lưu PDF, thông báo để cập nhật trạng thái). Quyền “chỉ phòng trường hợp” làm chậm tiếp nhận và có thể gây thêm kiểm duyệt.
• Khai báo an toàn dữ liệu: cả hai store lớn yêu cầu mô tả rõ bạn thu gì (thông tin hồ sơ, tài liệu, định danh thiết bị), cách dùng và có chia sẻ không. Giữ điều này khớp với văn bản quyền riêng tư trong ứng dụng.
• Ảnh chụp màn hình và media xem trước: cho thấy luồng ký, cách capture đồng ý, và nơi lưu file ký. Tránh ảnh marketing không phản ánh UI thực tế.

Nếu hỗ trợ mở khoá bằng sinh trắc học, làm rõ bạn dùng nó cho xác thực vào app, không phải bằng chứng ký độc lập.

Giám sát vận hành (những thứ hay hỏng ngoài đời)

Sau khi ra mắt, hầu hết vấn đề không phải “ký không hoạt động”. Là các trường hợp cạnh về mạng, lưu trữ và render tài liệu. Giám sát:

• Đồng bộ thất bại (đặc biệt sau ký ngoại tuyến): retry, xung đột và tải lên không hoàn chỉnh.
• Lỗi áp chữ ký: khác biệt render, font thiếu, tọa độ trang sai hoặc lỗi flatten làm chữ ký đặt sai chỗ.
• Giới hạn lưu trữ: tệp đính kèm lớn, PDF cache hoặc ảnh quét làm đầy bộ nhớ thiết bị gây lỗi lưu.

Làm cho log có thể hành động: bao gồm ID tài liệu, tên bước (capture/apply/upload) và lý do dễ hiểu để support xử lý.

Phân tích giúp cải thiện thật sự

Theo dõi tín hiệu chỉ ra ma sát UX và sự không khớp luồng:

• Tỉ lệ hoàn thành theo loại biểu mẫu và bước (mở → điền → xem lại → ký → gửi)
• Điểm bỏ cuộc (ví dụ: kiểm tra danh tính, màn hình xem lại, đặt vị trí chữ ký)
• Thời gian ký, phân đoạn theo độ dài tài liệu và online/offline

Dùng các số liệu này để xác nhận thay đổi UX, không phải để giám sát người dùng. Tổng hợp theo mặc định.

Ý tưởng roadmap người dùng sẽ hỏi

Khi luồng cốt lõi ổn định, ưu tiên tính năng giảm công việc lặp và hỗ trợ đội nhóm:

• Lời mời người ký (gửi link, theo dõi trạng thái, nhắc nhở)
• Mẫu cho biểu mẫu phổ biến và trường dùng lại
• Vai trò nhóm (admin, preparer, signer, viewer) và thư mục chia sẻ
• Tích hợp (lưu trữ đám mây, CRM, hệ thống ticket) qua API và webhook

Giữ changelog nhẹ trong app hoặc trên /blog để khách hàng hiểu cải tiến và lý do cải tiến.