16 thg 11, 2025·8 phút
Xây ứng dụng web cho agency để theo dõi giờ và biên lợi nhuận thực tế
Học cách lên kế hoạch và xây dựng ứng dụng web giúp agency số theo dõi giờ tính phí, ngân sách, tỷ lệ sử dụng và biên lợi nhuận thực tế với báo cáo rõ ràng.
Học cách lên kế hoạch và xây dựng ứng dụng web giúp agency số theo dõi giờ tính phí, ngân sách, tỷ lệ sử dụng và biên lợi nhuận thực tế với báo cáo rõ ràng.
Trước khi thiết kế giao diện hay chọn cơ sở dữ liệu, hãy cụ thể hóa “thành công” trông như thế nào đối với những người dùng sống trong app mỗi ngày. Các agency thất bại trong việc theo dõi thời gian ít khi vì thiếu tính năng mà thường vì mục tiêu mơ hồ.
Chủ agency cần sự chắc chắn: “Chúng ta có thực sự kiếm lời trên retainer này không?” Họ cần tổng hợp theo khách hàng, đội và tháng.
Quản lý dự án cần quyền kiểm soát và tốc độ: theo dõi burn so với ngân sách, phát hiện scope creep sớm và phê duyệt timesheet đúng hạn.
Thành viên đội (và nhà thầu) cần sự đơn giản: ghi thời gian nhanh, biết phải ghi vào đâu và tránh bị nhắc vì thiếu mục nhập.
Bắt đầu với các kết quả có thể đo được:
Tối thiểu, lợi nhuận là:
Doanh thu (đã lập hóa đơn hoặc ghi nhận) trừ chi phí lao động (tỷ lệ chi phí nội bộ cho nhân viên + phí nhà thầu) trừ phân bổ chi phí chung (tùy chọn lúc đầu nhưng quan trọng để có biên thực tế).
Ngay cả khi bạn chưa tính overhead từ ngày đầu, hãy quyết định bạn đang hướng đến project margin (chỉ lao động trực tiếp) hay true margin (bao gồm overhead). Đặt tên trước giúp tránh báo cáo gây nhầm lẫn sau này.
Bảng tính và bộ đếm rời rạc thường dẫn đến danh mục không nhất quán, thiếu phê duyệt và nhiều phiên bản “sự thật” khác nhau. Hệ quả là dễ đoán: giờ bị lập thiếu, xuất hóa đơn muộn và báo cáo lợi nhuận không đủ tin cậy để hành động.
Trước khi thiết kế UI, vẽ cách công việc thực sự chảy qua agency — từ “chúng ta cần theo dõi thời gian” tới “chúng ta đã lập hóa đơn và xem biên lợi nhuận”. Nếu app phù hợp thói quen hiện có, việc chấp nhận dễ hơn và chất lượng dữ liệu cải thiện.
Hầu hết agency dùng kết hợp timer (tốt cho công việc sâu và chính xác start/stop) và nhập tay (thường sau họp, chuyển ngữ cảnh hoặc khi di động). Hỗ trợ cả hai, và để đội tự chọn.
Cũng quyết định liệu workflow của bạn tập trung vào ghi hàng ngày (chính xác hơn, ít hoảng cuối tuần) hay timesheet theo tuần (phổ biến ở agency có phê duyệt). Nhiều đội muốn nhắc hàng ngày nhưng có bước nộp hàng tuần.
Theo dõi thời gian chỉ hoạt động nếu dự án được thiết lập theo cách agency định giá:
Trong khi lập bản đồ, lưu ai tạo khách hàng/dự án (ops, PM, account manager) và họ cần gì: dòng dịch vụ, vai trò, vị trí hoặc bảng giá.
Phê duyệt thường xảy ra theo nhịp dự đoán (hàng tuần hoặc hai tuần). Làm rõ:
Agency thường xem biên lợi nhuận theo dự án, khách hàng, dòng dịch vụ và cá nhân. Lập bản đồ các yêu cầu báo cáo này sớm tránh làm lại sau — vì nó quyết định metadata phải được ghi lúc nhập thời gian, không phải sửa sau.
Mô hình dữ liệu là hợp đồng giữa sản phẩm, báo cáo và hóa đơn. Nếu làm đúng từ đầu, bạn có thể thay đổi UI và workflow sau mà không phá vỡ các phép tính lợi nhuận.
Bắt đầu với một tập nhỏ, liên kết tốt:
Mọi báo cáo bạn quan tâm cuối cùng phụ thuộc vào mục nhập thời gian. Tối thiểu lưu:
Cũng lưu ngoại khóa: người, dự án, task/hoạt động — và bao gồm created_at/updated_at bất biến để truy vết.
Agency hiếm khi dùng một tỷ lệ giờ duy nhất. Mô hình hóa tỷ lệ để có thể ghi đè:
Quy tắc thực tế: lưu tỷ lệ áp dụng trên mục nhập thời gian tại thời điểm phê duyệt để hóa đơn không đổi khi bảng giá chỉnh sửa sau đó.
Lợi nhuận cần chi phí, không chỉ doanh thu:
Với những thành phần này, bạn có thể tính doanh thu, chi phí và biên mà không ép agency vào workflow cứng nhắc.
Nếu app chỉ phù hợp cho tính theo giờ, người dùng sẽ uốn công cụ cho đúng thực tế — thường bằng bảng tính và ghi chú thủ công. Agency thường vận hành danh mục hỗn hợp (theo giờ, phí cố định, retainer), nên app của bạn nên hỗ trợ cả ba mà không đổi cách đội nhập thời gian.
Theo giờ trên lý thuyết đơn giản: thời gian tính phí × tỷ lệ. Khó ở chỗ tỷ lệ thay đổi.
Hỗ trợ bảng giá theo vai trò, theo cá nhân, theo khách hàng hoặc theo dự án. Rồi thêm các điều chỉnh có kiểm soát:
Điều này giữ cho theo dõi giờ tính phí chính xác đồng thời cho phép account team phù hợp với kỳ vọng khách hàng.
Dự án phí cố định thành công hay thất bại tùy vào tốc độ burn ngân sách. Ở đây, theo dõi thời gian không chỉ để lập hóa đơn mà để quản lý ngân sách dự án và cảnh báo sớm.
Mô hình dự án phí cố định với:
Rồi hiển thị “burn vs. budget” theo thời gian: burn theo tuần, dự báo đến hoàn thành và cách biên lợi nhuận thay đổi khi scope thay đổi. Làm rõ khi một dự án đang có lợi hiện tại nhưng đi lệch.
Retainer là định kỳ và nhiều quy tắc. Công cụ nên cho phép đặt phân bổ hàng tháng (ví dụ 40 giờ/tháng), rồi định nghĩa chuyện gì xảy ra khi hết tháng:
Khi thời gian vượt phân bổ, hỗ trợ overages tính theo tỷ lệ định sẵn (thường khác với bảng giá tiêu chuẩn). Giữ phép tính minh bạch để khách hàng tin tổng số.
Agency cần các danh mục non-billable như công việc nội bộ, presales, quản trị và đào tạo. Đừng ẩn những loại này — đối xử chúng như loại thời gian hạng nhất. Chúng cung cấp tỷ lệ utilization và giải thích tại sao “bận rộn” không luôn nghĩa là “có lời”.
App thời gian + lợi nhuận thành công khi mọi người tin con số. Điều đó nghĩa là chọn một tập nhỏ chỉ số, định nghĩa một lần và dùng cùng công thức ở mọi nơi (timesheet, view dự án và báo cáo).
Bắt đầu với ba trường mà mọi agency đều hiểu:
Công thức:
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (hoặc billable_amount ÷ billable_hours cho time & materials)EHR là chỉ số kiểm tra tốt: nếu hai dự án cùng bảng giá nhưng EHR khác nhau nhiều, có gì đó sai (scope creep, chiết khấu, viết-off).
Lợi nhuận cần chi phí, nên giữ đơn giản và trước hết chỉ gồm lao động:
internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenueĐịnh nghĩa chi phí nội bộ như tỷ lệ chi phí giờ (lương + thuế + phúc lợi chia ra theo giờ) để app tính tự động từ timesheet.
Utilization dễ gây nhầm lẫn, nên định nghĩa “available hours” rõ:
billable_hours ÷ available_hoursGhi lại định nghĩa này trong app để báo cáo không biến thành lý do tranh luận.
Theo dõi ngân sách bằng cả giờ và tiền:
actual_hours − budget_hoursactual_revenue_or_cost − budgeted_revenue_or_costKích hoạt cảnh báo đơn giản ở ngưỡng (ví dụ: 80% đã dùng, rồi 100% vượt) để PM hành động trước khi biên lợi nhuận biến mất.
Nếu ghi thời gian giống như thủ tục giấy tờ, người ta sẽ tránh nó — hoặc ghi bù vào tối thứ sáu với các con số đoán. Mục tiêu là làm cho việc nhập thời gian nhanh hơn sự trì hoãn, đồng thời vẫn cho dữ liệu đáng tin cho hóa đơn và lợi nhuận.
Ưu tiên tốc độ hơn đồ họa. Một mặc định tốt là “một dòng = một mục nhập” với dự án, task/hoạt động, duration và ghi chú tuỳ chọn.
Làm cho các hành động phổ biến gần như tức thì:
Một số người thích timer; người khác thích nhập tay. Hỗ trợ cả hai.
Với timer, giữ thực tế:
Timesheet theo tuần là nơi giành được việc áp dụng.
Dùng view tuần hỗ trợ:
Giữ ghi chú tùy chọn nhưng dễ thêm khi cần cho xuất hóa đơn.
Mobile không cần mọi tính năng. Tập trung vào:
Nếu phê duyệt quan trọng, làm cho thao tác có thể xong trong dưới một phút — nếu không sẽ trở thành nút cổ chai cho việc lập hóa đơn.
Nếu agency không tin ai được xem, sửa hay phê duyệt thời gian, họ sẽ không tin con số. Vai trò và quyền cũng nơi bạn ngăn “kế toán tình cờ” (ví dụ nhà thầu sửa timesheet đã được phê duyệt tháng trước).
Hầu hết agency đáp ứng 95% nhu cầu với năm vai trò:
Tránh tạo “trình tạo vai trò tùy chỉnh” ở v1. Thay vào đó, thêm vài toggle (ví dụ “Có thể phê duyệt thời gian”, “Có thể xem tài chính”) cho trường hợp đặc thù.
Phê duyệt nên bắt buộc tính nhất quán mà không làm chậm:
Agency thường cần ranh giới bảo mật. Hỗ trợ quyền truy cập theo dự án (được gán vs không) và quyền riêng để xem tài chính (tỷ lệ, chi phí, biên). Nhiều đội muốn PM thấy giờ nhưng không thấy tỷ lệ lương.
Cung cấp email/password với luồng reset mạnh làm nền tảng. Thêm SSO (Google/Microsoft) khi bán cho đội lớn hơn. Thực thi phiên an toàn (token ngắn hạn, logout thiết bị, 2FA tuỳ chọn) để phê duyệt và báo cáo tài chính không bị lộ nếu máy tính bị mất.
Giờ chưa “tính phí” cho tới khi nó có thể chảy vào hóa đơn mà khách hàng hiểu. Cách tốt nhất để tránh nhập đôi là coi thời gian là nguồn sự thật duy nhất: người ta ghi công một lần, mọi thứ downstream (billing, write-offs, export, tích hợp) tham chiếu cùng mục nhập đó.
Thiết kế dữ liệu timesheet để có thể xuất đúng cách mà team tài chính làm hóa đơn. Cung cấp export sẵn cho hóa đơn có thể nhóm và subtotal theo khách hàng → dự án → người → task (và tùy chọn theo khoảng thời gian).
Cách thực tế là thêm trạng thái “billing status” cho mỗi mục (ví dụ: Draft, Ready, Invoiced) và một “tham chiếu billing” khi nó được đẩy sang hệ thống hóa đơn. Điều này cho traceability mà không copy dữ liệu vào nhiều chỗ.
Nếu sản phẩm của bạn đã có theo dõi thời gian, hiển thị cách billing liên kết lại (ví dụ từ /features/time-tracking đến view “Invoice prep”) để người dùng thấy luồng end-to-end.
Agency thường điều chỉnh thời gian: thay đổi scope, giảm giá thiện chí, lỗi nội bộ. Đừng ẩn điều này — mô hình hóa nó.
Cho phép write-offs và điều chỉnh ở cấp dòng (hoặc là điều chỉnh hóa đơn) và yêu cầu mã lý do như Out of scope, Client request, Internal rework, hoặc Discount. Điều này giúp giải thích thay đổi biên sau này và làm dễ cuộc trò chuyện với khách hàng.
Nhiều agency đã dùng công cụ kế toán/hóa đơn. Hỗ trợ tích hợp qua:
Với đội nhỏ hơn, cung cấp export CSV/XLSX sạch; với đội đang lớn, hướng họ tới các gói và khả năng tích hợp trên /pricing.
App theo dõi thời gian cho agency sống hay chết dựa trên độ tin cậy: tổng phải đúng, sửa phải có dấu vết và báo cáo phải khớp hóa đơn. Chọn các thành phần đã được chứng minh để độ chính xác và bảo trì dễ dàng.
Nếu muốn có nguyên mẫu chạy nhanh trước agency, một nền tảng tạo code như Koder.ai có thể giúp sinh một web app React với backend Go + PostgreSQL từ một cuộc chat có cấu trúc — hữu ích để xác nhận workflow, mô hình dữ liệu và báo cáo trước khi đầu tư mạnh vào UI tùy chỉnh.
Dùng cơ sở dữ liệu quan hệ (PostgreSQL là mặc định phổ biến) vì theo dõi giờ tính phí dựa vào quan hệ rõ ràng: người → dự án → task → mục nhập thời gian → phê duyệt → hóa đơn.
Cấu trúc bảng để trả lời "Chúng ta tin gì vào thời điểm đó?" Ví dụ:
Giữ endpoint đơn giản và dễ đoán:
Thêm idempotency cho hành động tạo và lỗi xác thực rõ ràng — người dùng sẽ nhập giờ từ nhiều thiết bị.
Ưu tiên bốn trải nghiệm: timesheet nhanh, hàng đợi phê duyệt cho quản lý, dashboard dự án (ngân sách + burn) và báo cáo với bộ lọc phản ánh nhu cầu báo cáo của agency.
Dùng job queue cho email/Slack nhắc, export theo lịch, tính lại cache báo cáo và kiểm tra chất lượng dữ liệu ban đêm (thiếu tỷ lệ, timesheet chưa phê duyệt, vượt ngân sách).
Agency không thất bại vì thiếu tính năng—họ thất bại vì app khó áp dụng. Bắt đầu với MVP nhỏ phù hợp thói quen nhóm, rồi thêm chiều sâu khi dữ liệu và thói quen ổn định.
Hệ thống trống làm chậm động lực. Phát hành kèm (hoặc sinh) dữ liệu mẫu để workspace mới có thể thử:
Điều này giảm thời gian onboarding và làm demo sống động hơn.
MVP nên hoàn thành một vòng kín: ghi thời gian → phê duyệt timesheet → xem biên lợi nhuận.
Bao gồm:
Giữ báo cáo biên có quan điểm: một màn hình, vài bộ lọc và định nghĩa rõ ràng của “chi phí” và “doanh thu”. Bạn có thể thêm nuance sau.
Nếu muốn nhanh, cân nhắc dùng Planning Mode của Koder.ai để phác thảo thực thể, quyền và quy tắc phê duyệt trước, rồi sinh app ban đầu và lặp. Bạn cũng có thể xuất mã nguồn sau nếu muốn chuyển sang pipeline tùy chỉnh.
Khi đội đều nộp và phê duyệt đều đặn, thêm công cụ nhìn về phía trước:
Sau khi workflow cốt lõi được tin tưởng, mở rộng mà không làm phình UI:
Quy tắc chung: mỗi tính năng mới phải hoặc cải thiện độ chính xác dữ liệu hoặc giảm thời gian duy trì hệ thống.
Phát hành app theo dõi thời gian và lợi nhuận không chỉ về tính năng. Mối đe dọa lớn nhất với lòng tin là tinh tế: “giờ tôi thay đổi”, “báo cáo chạy chậm”, hay “tại sao bạn lưu cái đó?” Giải quyết sớm để agency yên tâm triển khai toàn đội.
Theo dõi thời gian hiếm khi cần dữ liệu nhạy cảm. Giữ hồ sơ người dùng tối thiểu (tên, email, vai trò) và tránh thu thập những gì bạn không thể giải thích rõ. Thêm chính sách lưu trữ từ ngày đầu: cho phép admin đặt thời hạn giữ mục nhập thô, phê duyệt và hóa đơn (thường khác nhau). Làm export dễ cho kiểm toán, và cung cấp cách xóa hoặc ẩn danh dữ liệu nhà thầu đã nghỉ đồng thời bảo toàn tổng tài chính.
Những “khúc toán nhỏ” gây tranh cãi lớn. Quyết định và ghi lại luật:
Cũng nghĩ về các session ghép (stop/start), mục nhập trùng chồng và khi người dùng thay đổi đồng hồ thiết bị.
Agency sống trong các view tuần và tháng — utilization, biên dự án, khả năng sinh lời khách hàng. Nếu mỗi dashboard tải bằng cách tái tính từ mục nhập thô, bạn sẽ gặp giới hạn.
Dùng tiền xử lý (pre-aggregations) cho lát cắt phổ biến (theo ngày/tuần, dự án, người) và cập nhật incremental khi mục nhập thay đổi. Giữ các phép tính “what-if” tốn kém tách khỏi đường dẫn báo cáo chính.
Mọi thay đổi ảnh hưởng đến tiền nên có thể truy vết: sửa mục nhập thời gian, cập nhật bảng giá, thay đổi ngân sách, write-off và phê duyệt. Ghi lại actor, timestamp, giá trị trước, giá trị sau và lý do.
Đây không chỉ để tuân thủ — mà còn giúp giải quyết tranh chấp nhanh và giữ quản lý yên tâm với con số.
App theo dõi thời gian thành bại trong vài tuần đầu. Xử lý ra mắt như một dự án thay đổi hành vi: giảm ma sát, đặt kỳ vọng và làm tiến trình hiển thị với những người trực tiếp làm việc.
Bắt đầu với kế hoạch di cư rõ: dữ liệu nào phải chuyển (khách, dự án, người, bảng giá), dữ liệu nào có thể bắt đầu mới (timesheet lịch sử) và ai phê duyệt.
Chuẩn bị template và mặc định thông minh để đội không gặp form trống:
Chạy pilot ngắn với một đội trong một chu kỳ thanh toán, rồi triển khai toàn agency. Giữ một hướng dẫn “cách ghi thời gian trong 60 giây” trong app (ví dụ trên trang /help).
Dùng tự động hóa nhẹ nhàng để tạo thói quen:
Làm cho phê duyệt nhẹ nhàng: một quản lý nên phê duyệt một tuần trong vài phút, chỉ bình luận khi có vấn đề.
Theo dõi vài tín hiệu vận hành nhỏ:
Trong tháng đầu, ưu tiên loại bỏ ma sát: bớt trường bắt buộc, mặc định tốt hơn, nhập nhanh hơn. Tiếp theo, tự động hoá phần lặp lại — gợi ý task, carry-over timer, cờ bất thường — dựa trên hành vi thực tế thay vì giả định.
Bắt đầu bằng cách định nghĩa kết quả bạn muốn cải thiện:
Nếu bạn không thể đo lường “thành công”, các nhóm sẽ tranh cãi về tính năng thay vì sửa hành vi.
Thiết kế cho ba nhóm với động lực khác nhau:
Khi nhu cầu mâu thuẫn, thiên về UX hàng ngày cho người phải nhập thời gian, còn sự phức tạp quản trị giữ ở báo cáo và quyền hạn.
Ít nhất, lưu trữ:
Quyết định sớm bạn sẽ báo cáo (chỉ lao động trực tiếp) hay (bao gồm overhead) để các báo cáo sau này không mâu thuẫn.
Bởi vì chúng tạo ra nhiều “phiên bản của sự thật”:
Một hệ thống duy nhất với quy trình rõ ràng (log → submit → approve → invoice/export) ngăn việc thiếu thu và làm cho báo cáo lợi nhuận đáng tin cậy hơn.
Một workflow v1 thực tế là:
Điều này cho dữ liệu sạch để xuất hóa đơn và báo cáo mà không ép mọi người phải dùng cùng một cách nhập.
Giữ các thực thể cốt lõi nhỏ và liên kết tốt:
Nếu báo cáo là ưu tiên, chụp metadata cần thiết ngay tại thời điểm nhập (dự án, task/loại, người) thay vì cố gắng sửa trong báo cáo.
Mô hình tỷ lệ với quy tắc ghi đè rõ ràng, rồi “đóng băng” tỷ lệ áp dụng trên mục nhập khi phê duyệt:
Lưu tỷ lệ đã áp dụng (và tùy chọn tỷ lệ chi phí) trên mục nhập thời gian khi phê duyệt để hóa đơn không đổi khi bảng giá cập nhật sau này.
Hỗ trợ cả ba mà không thay đổi cách mọi người nhập thời gian:
Tách rõ khỏi .
Chọn một tập nhỏ và định nghĩa thống nhất:
Tập trung vào vòng nhỏ nhất chứng minh giá trị: ghi thời gian → phê duyệt → xem biên lợi nhuận.
Bao gồm:
Khi nhóm tin tưởng nền tảng, thêm forecasting, tự động hóa và tích hợp sau.
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (hoặc billable_amount ÷ billable_hours)internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenuebillable_hours ÷ available_hours (định nghĩa “available” rõ ràng)Rồi dùng cùng định nghĩa đó ở timesheet, view dự án và báo cáo để tránh tranh cãi.