Lập kế hoạch ứng dụng web bán hàng từng bước: lead, giao dịch, giai đoạn pipeline, quyền truy cập, dashboard và tích hợp. Hướng dẫn thực tiễn cho đội không chuyên kỹ thuật.
Trước khi thiết kế màn hình nào, hãy xác định ứng dụng web bán hàng của bạn nhằm giải quyết vấn đề gì. Đội sales hiếm khi thất bại vì thiếu tính năng—họ thất bại vì thiếu sự rõ ràng: ai chịu trách nhiệm, bước tiếp theo là gì, và liệu số liệu có đáng tin cậy hay không.
Bắt đầu bằng một câu mục tiêu ngắn gắn với nỗi đau hàng ngày:
Nếu bạn không thể nêu được 2–3 vấn đề hàng đầu, bạn có nguy cơ xây một bản sao CRM cơ bản mà chẳng ai dùng.
Liệt kê người dùng chính và những việc họ phải hoàn thành trong chưa đến một phút:
Các quyết định thiết kế dễ ra hơn khi bạn chọn một “người dùng chính.” Với nhiều đội, đó là reps—vì sự chấp nhận quyết định mọi thứ còn lại.
Chọn các chỉ số phản ánh hành vi thực, không chỉ “chúng tôi đã phát hành”:
Gắn mỗi chỉ số với một tính năng cụ thể bạn định phát hành (nhiệm vụ, nhắc nhở, luật giai đoạn, dashboard) để xác nhận cái nào hiệu quả.
Những lỗi phổ biến làm tổn hại luồng bán hàng và tính chấp nhận:
Với mục tiêu chặt, người dùng rõ ràng và kết quả đo được, mọi quyết định sau này—mô hình dữ liệu, giai đoạn pipeline, dashboard—sẽ có điểm tựa vững chắc.
MVP là phiên bản nhỏ nhất của ứng dụng bán hàng chứng minh luồng công việc hoạt động từ đầu đến cuối. Nếu một rep không thể đưa một lead mới đến khi đóng giao dịch mà không có giải pháp tạm, MVP quá nhỏ. Nếu bạn xây đồng bộ email, gợi ý AI và bộ báo cáo đầy đủ trước khi ai đó dùng pipeline, MVP quá lớn.
Hãy hỗ trợ các hành động “hàng ngày” sau:
MVP thực tế cho nhiều đội bao gồm: bản ghi lead và giao dịch, giai đoạn pipeline, tìm/lọc cơ bản và ghi chú hoạt động.
Các tính năng thường có thể đợi đến khi bạn xác nhận việc dùng:
Giữ ngắn và kiểm thử được:
Quyết định nguồn nào cấp dữ liệu cho hệ thống từ ngày đầu: form web, import CSV, và tích hợp CRM (nếu cần). MVP nên có ít nhất một đường vào đáng tin cậy để lead mới đến đều đặn, không chỉ trong giai đoạn thử nghiệm.
Trước khi xây giao diện, quyết định những “đối tượng” app sẽ lưu và mối quan hệ giữa chúng. Mô hình dữ liệu sạch sẽ giữ quản lý lead và pipeline nhất quán, làm báo cáo dễ hơn và ngăn hỗn loạn khi đội lớn lên.
Hầu hết MVP bán hàng bắt đầu với năm đối tượng cốt lõi:
Hoạt động là chất keo giúp luồng bán hàng có thể theo dõi.
Dùng quan hệ đơn giản, thực tế:
Quy tắc thực tế: Contact có thể tồn tại mà không có deal; nhưng deal phần lớn nên liên kết với một công ty và một contact chính.
Bắt đầu chỉ với những gì đội thực sự dùng:
Bạn luôn có thể thêm trường sau; xoá trường người dùng đã dùng khó hơn.
Trùng lặp không tránh khỏi—hãy lên kế hoạch sớm:
Nền tảng này ngăn dữ liệu lộn xộn trước khi bạn xây dashboard hoặc tích hợp CRM.
Pipeline là nguồn thông tin chung về ý nghĩa của một giao dịch và bước tiếp theo nên làm gì. Nếu giai đoạn mơ hồ (hoặc ai cũng dùng khác nhau), dự báo và coaching nhanh chóng trở nên đoán mò.
Bắt đầu với một bộ giai đoạn nhỏ phù hợp cách đội bạn bán. Ví dụ tiêu biểu: New, Qualified, Demo/Discovery, Proposal, Negotiation, Closed Won, Closed Lost.
Với mỗi giai đoạn, viết hai định nghĩa ngắn:
Giữ tiêu chí ở dạng có thể quan sát, không dựa trên cảm nhận. Điều này làm cho kiểm tra pipeline nhanh và nhất quán.
Ứng dụng nên hướng reps tạo bản ghi đầy đủ, có thể dùng được. Thêm xác thực nhẹ khi người dùng cố gắng đẩy giao dịch tiến lên, ví dụ:
Những luật này ngăn “pipeline màu xanh” đầy giao dịch không hoàn chỉnh.
Nếu quy trình của bạn khác nhau theo đội, sản phẩm hoặc vùng, xem xét tách pipeline. Mục tiêu không phải là phức tạp—mà là chính xác. Chỉ tách khi giai đoạn hoặc định nghĩa thực sự khác; nếu không, dùng trường như “Product Line” cho báo cáo.
Khi giao dịch đóng, yêu cầu lý do (và tuỳ chọn đối thủ). Qua thời gian, điều này tạo báo cáo tốt hơn, coaching rõ ràng hơn và dự báo thực tế hơn—mà không cần thêm cuộc họp.
Ứng dụng bán hàng sống hoặc chết bởi tốc độ người dùng đưa từ “lead mới” đến “hành động tiếp theo.” Thiết kế xoay quanh thói quen hàng ngày: xem nhiệm vụ hôm nay, quét pipeline, cập nhật bản ghi, rồi chuyển sang việc khác.
Giữ thanh điều hướng chính gọn và đồng nhất khắp app:
Nếu thêm sau này, ẩn dưới “More” thay vì mở rộng menu cấp cao.
Bắt đầu với những màn hình người dùng chạm mỗi giờ:
Đội sales cần tìm và cập nhật bản ghi nhanh:
Thêm phím tắt thân thiện bàn phím (ví dụ N cho mới, / để focus tìm kiếm) để người dùng thao tác nhanh.
Xác thực và kiểm soát truy cập quyết định ứng dụng bán hàng của bạn cảm thấy đáng tin cậy hay rủi ro. Giữ đơn giản lúc đầu nhưng làm rõ quy tắc để không kết thúc với “ai cũng thấy mọi thứ” một cách vô ý.
Hầu hết đội bắt đầu với ba vai trò:
Tránh thêm nhiều vai trò sớm. Vai trò thừa thường che giấu quy trình không rõ ràng hơn là giải quyết nó.
Định nghĩa quyền ở hai lớp:
Điều này ngăn việc dùng ghi chú hoặc spreadsheet làm chỗ giấu thông tin quan trọng vì app phơi bày quá nhiều.
Quyết định bản ghi thuộc loại nào:
Cách phổ biến: lead có thể chia sẻ trong đội, trong khi deal mặc định là riêng tư với tuỳ chọn “chia sẻ với team”.
Đội sales cần tin tưởng vào số liệu. Ghi lịch sử audit cho các cập nhật quan trọng như thay đổi giai đoạn, sửa amount, và gán lại owner. Bao gồm ai thay đổi, thay đổi gì, và khi nào—và làm cho managers dễ xem trong kiểm tra pipeline.
Quản lý lead là nơi app bán hàng hoặc giúp tiết kiệm thời gian, hoặc tạo thêm việc. Mục tiêu đơn giản: đưa lead mới vào hệ thống nhanh, chuyển chúng cho đúng người, và làm rõ bước tiếp theo.
Hỗ trợ vài nguồn đáng tin cậy từ ngày đầu:
Quy tắc thực tế: mỗi lead nên có ít nhất owner, source, và status—nếu không nó dễ bị lạc.
Bạn không cần routing phức tạp để bắt đầu, nhưng cần tính nhất quán. Mẫu phổ biến:
Thêm audit rõ ràng: khi ownership thay đổi, ghi ai đổi và lý do. Điều này ngăn nhầm lẫn khi follow-up bị bỏ lỡ.
Dùng một tập trạng thái nhỏ phù hợp với hành vi reps:
Yêu cầu một lý do ngắn khi disqualify; nó cải thiện báo cáo sau này mà không tăng nhiều khối lượng công việc.
Định nghĩa một luồng chuyển đổi 1-klik:
Khi chuyển đổi, chạy kiểm tra trùng lặp (cùng email, domain, hoặc tên công ty) để không phân mảnh lịch sử khách hàng trên nhiều bản ghi.
Quản lý giao dịch là nơi ứng dụng của bạn dừng là một cơ sở dữ liệu và bắt đầu là công cụ công việc hàng ngày. Mục tiêu: làm cho việc tạo giao dịch, giữ cho nó tiến và biết “bước tiếp theo là gì” trở nên dễ nhất có thể.
Hỗ trợ hai điểm vào:
Khi chuyển đổi lead, tránh tạo bản ghi trùng: giao dịch nên tham chiếu contact/company hiện có, không tạo mới lặng lẽ.
Mọi người làm việc khác nhau, vậy cung cấp cả hai:
Khi giao dịch thay đổi giai đoạn, tự động ghi lại (ai, khi nào, từ → tới). Lịch sử này quan trọng cho coaching và dự báo.
Để giữ pipeline trung thực, yêu cầu hai trường khi giao dịch được tạo hoặc tiến lên:
Nếu rep cố tiến mà thiếu, hiển thị prompt inline rõ ràng. Giữ tính hữu ích: gợi ý các next step phổ biến theo giai đoạn.
Mỗi giao dịch nên có timeline theo thứ tự thời gian kết hợp:
Điều này làm cho bàn giao mượt hơn và giảm các câu “Ngữ cảnh ở đây là gì?”. Bonus: cho phép thêm hoạt động từ bất cứ đâu và gắn nó vào giao dịch đúng chỉ với một cú nhấp.
Nhiệm vụ là mô liên kết giữa pipeline và công việc thực tế. Thiếu chúng, giao dịch “di chuyển” trên app trong khi follow-up diễn ra muộn—hoặc không. Giữ chức năng này đơn giản, thao tác nhanh và gắn trực tiếp với lead và deal.
Bắt đầu với vài loại nhiệm vụ phù hợp cách reps làm: Call, Email, Meeting, Demo, Follow-up. Mỗi nhiệm vụ có ngày/giờ đến hạn, owner, và liên kết đến Lead hoặc Deal (cùng Contact liên quan).
Thêm view Daily Agenda trả lời một câu: “Hôm nay tôi cần làm gì?” Bao gồm:
Nhắc nhở nên đáng tin cậy và có thể điều chỉnh. Cho vài mặc định (ví dụ 15 phút trước, 1 giờ trước, đúng giờ), và cho người dùng tắt theo nhiệm vụ. Kết hợp với danh sách thông báo kiểu inbox để mọi người bắt kịp sau cuộc họp.
Một quy tắc có tác dụng cao: khi giao dịch vào một giai đoạn, tạo nhiệm vụ. Ví dụ:
Giữ mẫu tự động do admin quản lý để quy trình bán hàng nhất quán.
Tập trung vào vài tín hiệu bảo vệ doanh thu:
Nếu tốc độ tiếp cận lead quan trọng, giám sát bằng SLA: “Lead mới phải được liên hệ trong X giờ.” Hiển thị đồng hồ SLA trên lead, cảnh báo owner khi gần hạn, và leo thang (thông báo manager hoặc gán lại) nếu vi phạm. Điều này biến best practice thành thói quen có thể đo lường.
Dashboard và báo cáo nên trả lời vài câu hỏi hàng ngày nhanh: “Pipeline có gì?”, “Tuần này có gì thay đổi?”, và “Chúng ta có đạt mục tiêu không?” Giữ phiên bản đầu đơn giản và thêm chiều sâu khi đội thực sự dùng.
Bắt đầu với một view “Pipeline Overview” cho cả managers và reps.
Bao gồm vài widget cốt lõi:
Giữ bộ lọc rõ ràng: khoảng thời gian, owner, team, pipeline, và product line (nếu cần). Đảm bảo “My pipeline” chỉ một cú nhấp.
Một app nhẹ vẫn có thể dự báo hữu ích mà không cần AI phức tạp.
Weighted pipeline nhân số tiền mỗi giao dịch với xác suất theo giai đoạn (ví dụ Proposal 50%, Negotiation 75%). Dễ giải thích và tốt để theo dõi xu hướng.
Commit / best-case cho reps quyền kiểm soát: gắn nhãn giao dịch là Commit, Best-case, hoặc Pipeline. Managers tổng hợp theo tuần/tháng để so sánh bảo thủ vs lạc quan.
Nếu dùng weighted forecasting, cho phép cấu hình xác suất theo giai đoạn từng pipeline để đội có thể điều chỉnh không cần code.
Theo dõi các loại hoạt động cơ bản (gọi, email, họp) và báo cáo:
Giúp managers coaching, không chỉ kiểm toán.
Cung cấp CSV export trên mọi bảng báo cáo (danh sách pipeline, log hoạt động, giao dịch closed-won). Nếu cần, thêm báo cáo email định kỳ (ví dụ tóm tắt pipeline thứ Hai) với toggle đăng ký đơn giản và link quay lại báo cáo trực tiếp.
Thiết kế báo cáo là “saved views” để người dùng tái sử dụng bộ lọc mà không phải dựng lại.
Tích hợp là nơi app bán hàng hoặc tiết kiệm thời gian—hoặc tạo thêm việc. Trước khi xây, quyết định dữ liệu nào nên tạo trong app vs đồng bộ từ nơi khác, và xác định “nguồn sự thật” cho từng trường (owner, tên công ty, amount, v.v.). Điều này ngăn ghi đè im lặng và trùng lặp gây nhầm lẫn.
Đội sales sống trong hộp thư và lịch. Mục tiêu là ghi các hoạt động chính (email gửi, cuộc họp) tự động hoặc chỉ với một cú nhấp. Nếu đồng bộ đầy đủ quá nặng cho MVP, bắt đầu với: chuyển tiếp email để tạo activity, import sự kiện lịch, và hành động “log call/meeting” đơn giản gắn với contact hoặc deal.
Liệt kê nguồn lead: form web, widget chat, công cụ webinar, nền tảng quảng cáo, danh sách đối tác. Quyết định điều gì xảy ra khi lead đến:
Xem enrichment là “nice-to-have” trừ khi nó cải thiện trực tiếp việc xác định chất lượng.
Khi giao dịch thành closed-won, app nên chuyền tiếp. Định nghĩa những gì gửi đến công cụ hóa đơn/hợp đồng (thực thể pháp lý, contact thanh toán, sản phẩm, điều khoản thanh toán) và khi nào (ngay khi đóng, hoặc sau khi phê duyệt). Giữ việc bàn giao có thể kiểm toán với trạng thái như “Sent to finance” và dấu thời gian.
Ưu tiên API để đọc/ghi dữ liệu và webhooks cho sự kiện realtime (lead mới, thay đổi giai đoạn, closed-won). Vẫn lên kế hoạch import/export (CSV) như phương án dự phòng cho edge cases, di cư và phục hồi.
Nếu bạn muốn cách đơn giản để ghi tài liệu các quyết định này, thêm trang nội bộ như /blog/data-flow-checklist cho đội bạn.
Chọn hướng kỹ thuật không phải chạy theo xu hướng mà là chọn thứ đội bạn có thể phát hành, hỗ trợ và cải thiện mà không drama.
Với hầu hết app bán hàng, bắt đầu với ba phần rõ ràng: frontend web, backend API, và database.
Cấu trúc này giữ app dễ bảo trì và dễ thêm tích hợp sau này mà không phải viết lại.
Nếu muốn tăng tốc phiên bản đầu, một nền tảng vibe-coding như Koder.ai có thể là lối tắt thực tế: bạn mô tả luồng (leads → qualification → deals → pipeline → tasks) trong chat, và nó giúp sinh ngăn xếp sẵn sàng sản xuất (React frontend, Go backend, PostgreSQL database) với cùng các khối xây dựng đã thảo luận—cùng tiện ích như chế độ planning, xuất mã nguồn và snapshot/rollback để lặp an toàn hơn.
Thống nhất những điều cơ bản sớm:
Dữ liệu sales nhạy cảm. Bắt đầu với nền tảng:
Nếu bạn xây cho nhiều vùng, cũng tính nơi lưu trữ dữ liệu. Một số nền tảng (bao gồm Koder.ai) chạy trên AWS toàn cầu và có thể triển khai ở các quốc gia khác nhau để hỗ trợ quy định lưu trú dữ liệu—hữu ích khi tổ chức bán hàng của bạn trải khắp nhiều khu vực pháp lý.
Kiểm thử nên mô phỏng cách pipeline được dùng:
Về triển khai, bắt đầu với pilot team, chạy checklist đào tạo ngắn, và thiết lập vòng phản hồi hàng tuần. Phát hành cải tiến theo chu kỳ dự đoán (ví dụ mỗi 1–2 tuần) để reps tin tưởng app sẽ ngày càng tốt hơn.
Bắt đầu với một mục tiêu 1–2 câu gắn với nỗi đau hàng ngày, ví dụ cải thiện tầm nhìn pipeline, giảm theo dõi bị bỏ lỡ, hoặc làm cho dự báo đáng tin cậy hơn.
Sau đó chọn một người dùng chính (thường là nhân viên bán hàng) và xác định 2–3 chỉ số thành công có thể đo lường (ví dụ: % nhân viên cập nhật giao dịch hàng tuần, giảm nhiệm vụ quá hạn, thời gian từ cuộc họp đến cập nhật giai đoạn).
MVP của bạn nên hỗ trợ toàn bộ luồng từ lead mới đến đóng thắng/thua mà không phải có giải pháp tạm.
Một MVP thực tế thường bao gồm:
Hoãn các tính năng nặng như đồng bộ email, chấm điểm AI, tự động hoá nâng cao và bộ báo cáo phức tạp cho đến khi việc sử dụng đã được xác nhận.
Bắt đầu với các đối tượng cốt lõi và quan hệ đơn giản:
Giữ các trường tối thiểu (owner, status/giai đoạn, amount/close date cho giao dịch) và chỉ thêm trường khi thực sự cần cho báo cáo.
Lập kế hoạch chống trùng lặp ngay từ đầu:
Điều này giúp tránh lịch sử bị phân mảnh và báo cáo không đáng tin sau này.
Định nghĩa một tập nhỏ các giai đoạn phù hợp với thực tế (ví dụ: New → Qualified → Discovery → Proposal → Negotiation → Closed Won/Lost).
Với mỗi giai đoạn, viết:
Thêm các xác thực nhẹ (amount, close date, next step, next step date) để giữ pipeline nhất quán và có thể dự báo.
Bắt đầu với ba vai trò (rep, manager, admin) và làm rõ quy tắc truy cập.
Thực hiện quyền ở hai lớp:
Thêm audit history cho các thay đổi quan trọng (giai đoạn, amount, reassignment) để đội có thể tin tưởng số liệu.
Chọn một vài nguồn nhập đáng tin cậy:
Mỗi lead nên có owner, source và status. Về phân bổ, khởi đầu bằng round-robin, quy tắc theo vùng/territory hoặc hàng đợi "Unassigned"; ghi lại thay đổi ownership kèm lý do.
Yêu cầu một next step và ngày follow-up mỗi khi tạo hoặc chuyển giao dịch.
Rồi thêm tự động hoá đơn giản để tiết kiệm công sức:
Cách này giữ giao dịch tiến lên mà không biến thông báo thành tiếng ồn.
Hai phương pháp nhẹ nhưng hiệu quả:
Giữ bộ lọc rõ ràng (khoảng thời gian, owner, team) và có view "giao dịch bị dậm chân" để managers hành động chứ không chỉ quan sát.
Quyết định nguồn dữ liệu chính cho từng trường quan trọng (owner, tên công ty, amount) trước khi đồng bộ.
Với MVP, cân nhắc các lựa chọn nhẹ hơn:
Luôn giữ CSV import/export như phương án dự phòng và ghi lại quyết định nội bộ (ví dụ trong checklist như /blog/data-flow-checklist).
