Tìm hiểu cách lập kế hoạch, thiết kế và xây dựng ứng dụng web cho đánh giá hợp đồng với kiểm soát phiên bản, bình luận, phê duyệt, dấu vết kiểm toán và truy cập an toàn.
Trước khi phác thảo màn hình hoặc chọn tech stack, hãy làm rõ vấn đề bạn đang giải quyết. “Đánh giá hợp đồng” có thể là bất cứ thứ gì, từ dọn dẹp NDA một trang đến điều phối thỏa thuận đa bên phức tạp với quy tắc phê duyệt nghiêm ngặt. Các trường hợp sử dụng rõ ràng sẽ ngăn sản phẩm của bạn biến thành công cụ tài liệu chung mà không ai tin tưởng hoàn toàn.
Bắt đầu bằng cách nêu tên các vai trò thực và những gì mỗi vai trò cần làm—thường là dưới áp lực thời gian:
Khi viết ra những thứ này, cũng ghi lại các ràng buộc như “phải hoạt động trên mobile,” “người dùng bên ngoài không nên thấy ghi chú nội bộ,” hoặc “phải ghi nhận phê duyệt trước khi ký.”
MVP của bạn nên hỗ trợ một vòng hoạt động chặt chẽ lặp đi lặp lại:
Nếu một công việc yêu cầu nhảy giữa email, ổ chia sẻ và chat để “hoàn tất,” đó là dấu hiệu mạnh rằng nó nên có trong app của bạn.
Một hợp đồng có thể có nhiều “sự thật” tùy theo giai đoạn. Định nghĩa trạng thái phiên bản từ đầu để mọi người có cùng mô hình tinh thần:
Định nghĩa này sẽ quyết định quyền (ai có thể chỉnh sửa), lưu giữ (cái gì có thể xóa), và báo cáo (cái gì tính là “cuối cùng”).
Chọn các chỉ số bạn có thể đo lường không phải đoán mò. Ví dụ:
Những chỉ số này sẽ giúp bạn cân nhắc khi quyết định đầu tư vào tìm kiếm tốt hơn, workflow rõ ràng hơn, hay kiểm soát truy cập theo vai trò chặt chẽ hơn.
MVP cho app đánh giá hợp đồng nên làm vài việc cực kỳ tốt: giữ tài liệu có tổ chức, làm cho việc chỉnh sửa và phản hồi dễ theo dõi, và chuyển hợp đồng từ “draft” sang “signed” với dấu vết kiểm toán rõ ràng. Nếu cố gắng giải quyết mọi trường hợp pháp lý ngay ngày đầu, các nhóm vẫn sẽ quay về email.
Bắt đầu với một hành trình chính: tải lên hợp đồng, mời người review, ghi nhận thay đổi và bình luận, rồi phê duyệt và hoàn tất.
Các tính năng MVP chính nên bao gồm:
Hoãn tự động hoá nặng như playbook điều khoản nâng cao, viết lại hỗ trợ AI, tích hợp phức tạp, và routing có điều kiện nhiều bước. Chúng có giá trị, nhưng chỉ sau khi vòng lặp cộng tác cốt lõi đã tin cậy được.
Định nghĩa kết quả đo lường: reviewer có thể hiểu phiên bản mới nhất trong vài giây, phê duyệt có thể truy vết, và đội có thể tìm bất kỳ hợp đồng hay điều khoản quan trọng nào nhanh chóng—không cần chuỗi email.
Bắt đầu với một vòng lặp chặt chẽ, lặp lại:
Nếu người dùng vẫn phải “hoàn tất” công việc bằng email hoặc ổ chia sẻ, MVP của bạn đang thiếu một bước cốt lõi.
Xác định vai trò và ràng buộc của họ từ sớm (legal, sales, procurement, external counsel). Sau đó ánh xạ mỗi vai trò sang vài công việc cần làm:
Cách làm này ngăn sản phẩm biến thành công cụ tài liệu tổng quát thiếu các workflow và tính tin cậy mà đội pháp lý cần.
Xem “phiên bản” như các trạng thái rõ ràng với quy tắc khác nhau:
Những định nghĩa này quyết định quyền (ai được sửa), lưu trữ (cái gì có thể xoá) và báo cáo (cái gì được coi là “chốt”).
Dùng mô hình ba lớp:
Cách này giữ lịch sử tài liệu và lịch sử hội thoại nhất quán ngay cả khi file đổi.
Ghi log audit dưới dạng append-only và bất biến. Log các sự kiện như:
version_uploadedcomment_addedstatus_changedpermission_grantedexport_generatedLưu đủ ngữ cảnh để có thể bảo vệ trong tranh chấp (ai/làm gì/khi nào/ở đâu), nhưng đừng nhân bản toàn bộ nội dung tài liệu trong audit log.
Bắt đầu đơn giản với role-based access control (RBAC) và quyền ở mức hành động:
Lấy matter/project làm ranh giới bảo mật chính để tài liệu thừa hưởng quy tắc truy cập, và giữ mọi kiểm tra quyền thực hiện phía server kèm ghi log.
Dùng tài khoản khách hạn chế (hoặc link chia sẻ giới hạn) với:
Thêm biện pháp như watermark trên xuất, hạn chế tải xuống cho các matter nhạy cảm, và tách biệt chú thích nội bộ so với những gì bên ngoài thấy.
Chọn chiến lược diff phù hợp với mong đợi người dùng:
Thực tế nhiều đội parse DOCX thành các khối ổn định, chuẩn hoá khoảng trắng/định dạng, rồi diff những khối đó để giảm nhiễu và cải thiện khả năng đọc.
Neo bình luận vào phiên bản cụ thể cộng với một phạm vi văn bản (start/end) và lưu ngữ cảnh xung quanh để bền bỉ. Khi text dịch chuyển, dùng chiến lược tái-neo (so khớp ngữ cảnh lân cận) thay vì để bình luận “trôi”.
Cũng theo dõi trạng thái giải quyết (open/resolved/reopened) và ghi hành động bình luận vào audit log để tuân thủ.
Kết hợp tìm kiếm toàn văn với metadata có cấu trúc:
Bổ sung saved views (thư mục thông minh) có thể chia sẻ và tuân theo quyền để người dùng không thấy tài liệu họ không được phép.