Xây dựng ứng dụng web cho thuê thiết bị: Tình trạng sẵn có và nhật ký hư hỏng

Xác định mục tiêu và phạm vi cho ứng dụng web cho thuê của bạn

Trước khi viết một dòng mã, hãy xác định cụ thể những vấn đề ứng dụng cho thuê thiết bị của bạn phải giải quyết ngay ngày đầu—và những gì có thể để sau. Phạm vi rõ ràng ngăn tính năng lan rộng và đảm bảo phiên bản đầu tiên thực sự giảm bớt rắc rối hàng ngày.

Những vấn đề bạn đang giải quyết (và tại sao chúng quan trọng)

Phần lớn hoạt động cho thuê gặp khó ở ba điểm:

• Chồng đặt: hai nhân viên bán hàng hứa cùng một tài sản vì tình trạng sẵn có không rõ hoặc cập nhật muộn.
• Thiếu món: một kit trả về không đầy đủ, nhưng không ai phát hiện cho đến lần đặt tiếp theo.
• Trách nhiệm về hư hỏng không rõ: phát hiện hư hỏng nhưng không có ghi chép tình trạng trước khi thuê hoặc ai là người cuối cùng xử lý món.

Phạm vi ban đầu nên tập trung loại bỏ những điểm thất bại này bằng theo dõi tình trạng sẵn có đáng tin cậy, hệ thống nhận/trả và quy trình theo dõi hư hỏng đơn giản.

Định nghĩa “tình trạng sẵn có” theo cách phù hợp với doanh nghiệp bạn

Tình trạng sẵn có không chỉ là “còn hàng?” Quyết định các quy tắc mà ứng dụng sẽ thực thi:

• Theo đơn vị hay theo số lượng: bạn cho thuê tài sản riêng lẻ có số sê-ri (một chân máy) hay hàng theo số lượng (50 ghế)?
• Theo địa điểm: món có thể đặt từ nhiều kho hay cần thời gian chuyển?
• Theo khung thời gian: bạn cho thuê theo ngày, theo giờ, và có chặn khoảng đệm cho chuẩn bị/vệ sinh không?

Việc viết ra những định nghĩa này sớm sẽ hướng dẫn quản lý tồn kho cho thuê và ngăn thay đổi tốn kém về sau.

Định nghĩa “theo dõi hư hỏng” bao gồm gì

Theo dõi hư hỏng nên hơn một ghi chú văn bản tự do. Ít nhất, quyết định bạn sẽ ghi nhận:

• Ghi chú tình trạng khi giao và khi nhận
• Ảnh (trước/sau) đính kèm vào item, tài sản hoặc đặt chỗ
• Ước tính chi phí và liệu có tính phí hay không
• Trách nhiệm (khách hàng, xử lý nội bộ, không rõ)
• Trạng thái (reported → reviewed → in repair → ready)

Chọn các chỉ số thành công đơn giản

Chọn vài kết quả có thể đo lường cho phiên bản đầu:

• Ít xung đột đặt chỗ và ít ghi đè thủ công hơn
• Thời gian chuyển giữa check-in và check-out nhanh hơn
• Ít tổn thất do hư hỏng hoặc món thiếu bị bỏ sót

Những chỉ số này giúp tính năng phần mềm cho thuê thiết bị phù hợp với lợi ích vận hành thực tế—không chỉ là một danh sách tính năng dài hơn.

Xác định người dùng và quy trình cốt lõi

Trước khi thiết kế màn hình hoặc bảng, làm rõ ai sẽ dùng ứng dụng và họ cần làm gì trong ngày bình thường. Điều này giữ cho tính năng tình trạng sẵn có và hư hỏng bám sát thực tế, không phải giả định.

Các loại người dùng cần hỗ trợ

Hầu hết doanh nghiệp cho thuê cần ít nhất các vai trò sau:

• Admin/Owner: quản lý cài đặt, quy tắc giá, danh mục món, tài khoản người dùng, báo cáo.
• Nhân viên (quầy/kho): tạo đặt chỗ, nhận/trả món, ghi nhận tình trạng.
• Điều phối/tài xế: chuẩn bị đơn hàng, bốc/xếp, xác nhận thời gian giao/nhận.
• Khách hàng (portal tùy chọn): yêu cầu báo giá, xem đặt chỗ, ký tài liệu, báo sự cố.

Ngay cả khi bạn chưa xây portal khách hàng ban đầu, hãy thiết kế quy trình để thêm sau không buộc phải viết lại mô hình dữ liệu.

Vẽ sơ đồ quy trình cốt lõi từ đầu đến cuối

Chu kỳ điển hình:

Báo giá → đặt chỗ → nhận/giao → check-out → trả → kiểm tra → thanh toán

Lưu ý nơi cần cập nhật tình trạng sẵn có và hư hỏng:

• Tình trạng sẵn có được giữ lại tại đặt chỗ, tiêu thụ tại check-out, và được giải phóng tại check-in (hoặc sau khi kiểm tra, tùy chính sách).
• Hư hỏng được ghi nhận trong kiểm tra (và thường tại check-out như tình trạng ban đầu).

Giữ phiên bản 1 tập trung

Cho bản build đầu, xác định “cần phải có”:

• Ngăn chặn chồng đặt theo item/tài sản và theo ngày/giờ
• Check-out/check-in với trạng thái rõ ràng (out, returned, in repair)
• Nhật ký hư hỏng với ghi chú và ảnh

Các tính năng nên có: chữ ký điện tử, đặt cọc tự động, tự phục vụ khách hàng, tích hợp.

Viết tiêu chí chấp nhận (“xong”)

Ví dụ:

• Người dùng nhân viên không thể xác nhận đặt chỗ nếu bất kỳ tài sản bắt buộc nào đã được đặt cho cùng khung thời gian.
• Món đã trả không thể được đặt lại cho đến khi nó được check-in và đánh dấu “available.”
• Báo cáo hư hỏng luôn liên kết tới một thuê cụ thể, item/tài sản và có trạng thái (reported → assessed → repaired).

Thiết kế mô hình dữ liệu: Items, Assets, Locations và Kits

Một mô hình dữ liệu sạch sẽ là nền tảng quản lý tồn kho cho thuê. Nếu làm đúng từ đầu, ứng dụng sẽ hỗ trợ theo dõi tình trạng sẵn có chính xác, nhận/trả nhanh và lịch sử hư hỏng đáng tin cậy mà không cần giải pháp tạm.

Bắt đầu với các đối tượng cho thuê rõ ràng

Hầu hết doanh nghiệp cho thuê cần bốn khái niệm cốt lõi:

• Category: nhóm các món (ví dụ: “Lighting”, “Generators”).
• Item (loại sản phẩm): thứ khách thuê (ví dụ: “Sony FX6 Camera”).
• Asset instance: đơn vị cụ thể bạn sở hữu (ví dụ: FX6 Serial #123). Cần thiết cho thiết bị có số sê-ri.
• Kit / bundle: bộ cho thuê gồm nhiều item/asset (ví dụ: “Interview Kit” gồm camera, ống kính, mic, chân máy).

Sự tách biệt này cho phép lịch đặt chỗ hiển thị tình trạng ở mức phù hợp: items có thể hiển thị “3 còn,” trong khi assets cho biết chính xác đơn vị nào rảnh.

Trường chính cần lưu (thực tế, không lý thuyết)

Ở cấp asset, lưu:

• Số sê-ri (và/hoặc ID tài sản nội bộ)
• Giá trị barcode/QR (để quét)
• Vị trí hiện tại
• Trạng thái (available, reserved, checked out, in repair, retired)
• Điểm tình trạng (ví dụ A/B/C) cùng ghi chú
• Tham chiếu tới ảnh (làm bằng chứng tình trạng)

Ở cấp item, lưu thông tin marketing và giá dùng cho thanh toán (tên, mô tả, giá cơ bản, giá thay thế).

Số lượng so với tài sản độc nhất

Mô hình vật tiêu hao (băng dính, pin bán theo tiêu thụ) là item với số lượng tồn. Mô hình thiết bị có số sê-ri là item với nhiều asset instances. Điều này giúp hệ thống nhận/trả thực tế và ngăn tồn kho ảo.

Địa điểm phù hợp với vận hành thực tế

Xem địa điểm là đối tượng quan trọng: warehouse, cửa hàng, công trường, xe tải, hoặc đối tác bên thứ ba. Mỗi asset nên có duy nhất một “vị trí hiện tại,” để chuyển và trả hàng cập nhật tình trạng đúng—và để các kit được xác thực trước khi xuất kho.

Xây dựng logic tình trạng sẵn có tránh chồng đặt

Tình trạng sẵn có là lõi của ứng dụng cho thuê. Nếu hai khách có thể đặt cùng một đơn vị cho cùng khung thời gian, mọi thứ khác (nhận/trả, thanh toán, uy tín) sẽ gặp vấn đề.

Dùng một “nguồn sự thật” cho tình trạng sẵn có

Xử lý tình trạng sẵn có là kết quả tính toán, không phải trường ai đó có thể chỉnh tay.

Hệ thống nên tính “rảnh vs. bị chặn” từ các bản ghi theo thời gian như:

• Đặt chỗ (booking đã xác nhận)
• Cửa sổ bảo trì (sửa chữa, kiểm tra)
• Giữ vận hành (sử dụng nội bộ, cách ly, thiếu món)

Nếu thứ gì đó chặn sử dụng, nó phải được thể hiện như một bản ghi trên cùng timeline. Điều này giữ cho theo dõi tình trạng nhất quán và có thể kiểm toán.

Ngăn chặn chồng lấp với quy tắc khung thời gian rõ ràng

Định nghĩa quy tắc chồng lấp một lần và tái sử dụng ở mọi nơi (API, giao diện admin, UI đặt chỗ):

• Một đặt chỗ chặn item từ start đến end.
• Thêm khoảng đệm (ví dụ 30–120 phút) cho vệ sinh, kiểm tra và giấy tờ.
• Hỗ trợ khung giao/nhận để đặt chỗ khớp với vận hành thực tế (ví dụ, nhận 9–11, trả 3–5).

Khi có yêu cầu đặt mới, kiểm tra nó với tất cả bản ghi chặn có áp dụng khoảng đệm. Nếu có chồng lấn, từ chối hoặc đề xuất thời gian thay thế.

Xử lý tình trạng khả dụng một phần (số lượng và đội xe)

Nhiều thiết lập quản lý tồn kho bao gồm:

• Item theo số lượng (ví dụ “10 ghế xếp”)
• Đội nhiều đơn vị giống nhau (ví dụ 6 máy phát điện giống nhau có số sê-ri riêng)

Với item theo số lượng, tính số lượng còn lại theo từng khoảng thời gian. Với đội xe, phân bổ đơn vị cụ thể (hoặc phân bổ lúc check-out nếu quy trình cho phép) nhưng vẫn ngăn chặn chồng đặt ở mức pool.

Các trường hợp cạnh cần hỗ trợ

Lên kế hoạch cho các chỉnh sửa thực tế:

• Trả sớm giải phóng tồn kho sớm hơn (và có thể mở đặt cùng ngày).
• Trả muộn kéo dài việc chặn và kích hoạt cảnh báo xung đột.
• Gia hạn cần kiểm tra chồng lắp như đặt mới.
• Hủy nên giải phóng tồn kho nhưng giữ lịch sử cho báo cáo và tranh chấp thanh toán.

Nhân tố tình trạng này sẽ cung cấp dữ liệu cho lịch đặt chỗ và kết nối mượt với hệ thống nhận/trả và hóa đơn.

Tạo lịch tình trạng và giao diện đặt chỗ

Lịch là nơi hầu hết đội cho thuê “cảm nhận” xem hệ thống có đáng tin cậy không. Mục tiêu của bạn là trả lời nhanh ba câu: cái gì có sẵn, cái gì đã đặt, và tại sao cái gì đó không có sẵn.

Các chế độ xem lịch phù hợp công việc hàng ngày

Cung cấp chế độ xem ngày/tuần/tháng để lập kế hoạch, cùng chế độ danh sách đơn giản cho quầy. Chế độ danh sách thường nhanh nhất khi nhân viên trả lời điện thoại: nó nên hiển thị tên item, thời gian/tối đa có sẵn tiếp theo và đặt chỗ/khách hiện tại.

Giữ lịch dễ đọc: tô màu theo trạng thái đặt (reserved, checked out, returned, maintenance) và cho phép bật/tắt lớp hiển thị (ví dụ “hiện các block bảo trì”).

Tìm kiếm và bộ lọc giảm số lần nhấp

Thêm thanh tìm kiếm (theo tên item, tag tài sản, tên kit), sau đó bộ lọc theo cách đội nghĩ:

• Category (ánh sáng, âm thanh, dụng cụ)
• Location (kho, chi nhánh, xe tải)
• Dates (ngày nhận/trả)
• Availability (có sẵn, một phần, không có)
• Condition status (OK, cần kiểm tra, bị hư)

Một chi tiết thực tế: khi người dùng thay đổi ngày, giữ nguyên các bộ lọc khác để họ không phải thiết lập lại.

Luồng đặt nhanh: từ chọn ngày đến xác nhận

Thiết kế luồng mặc định: chọn ngày → xem item có sẵn → xác nhận đặt chỗ.

Sau khi chọn ngày, hiển thị kết quả theo hai nhóm: “Có sẵn ngay” và “Không có sẵn.” Với item có sẵn, cho phép chọn số lượng (với hàng có thể thay thế) hoặc chọn tài sản cụ thể (với thiết bị có số sê-ri). Giữ bước xác nhận ngắn: khách hàng, giờ nhận/trả, địa điểm và ghi chú.

Hiện xung đột rõ ràng (và có thể hành động)

Khi món bị chặn, đừng chỉ nói “không có sẵn.” Hiển thị:

• Cái gì đang chặn (đặt chỗ khác, đơn đã nhận, giữ bảo trì)
• Khi nào nó kết thúc (thời gian trả, thời gian bảo trì xong)
• Một liên kết nhanh tới bản ghi chặn (hiển thị tham chiếu bản ghi, không phải đường dẫn)

Sự rõ ràng này ngăn chặn chồng đặt và giúp nhân viên đề xuất phương án thay thế ngay.

Triển khai nhận/trả với dấu vết kiểm toán

Nhận/trả là nơi quản lý tồn kho hoặc trở nên đáng tin cậy hoặc từ từ trôi vào “nghĩ là nó ở đâu đó.” Xử lý các bước này như quy trình quan trọng, với dấu vết kiểm toán giải thích điều gì đã xảy ra, khi nào và ai xác nhận.

Luồng check-out (bàn giao)

Khi check-out, mục tiêu là khóa đặt chỗ với việc giao thực tế và ghi lại tình trạng ban đầu của món.

• Xác nhận các món được bàn giao (kể cả phụ kiện và linh kiện)
• Ghi chú tình trạng (ví dụ: “trầy xước nhẹ bên trái”)
• Chụp ảnh và đính kèm vào bản ghi check-out
• Thu chữ ký (tùy chọn) để xác nhận đã nhận

Nếu hỗ trợ kit (một đặt chỗ nhiều món), cho phép hành động “check out all” và ghi đè từng món. Sau xác nhận, kích hoạt cập nhật trạng thái tự động: reserved → checked out. Trạng thái này ngay lập tức ảnh hưởng tới tính khả dụng để cùng một đơn vị không thể phát ra hai lần.

Luồng check-in (trả lại)

Check-in nên tối ưu cho tốc độ nhưng vẫn có cấu trúc để tránh tranh chấp sau này.

• Xác nhận những gì được trả về so với thiếu phụ kiện
• Ghi các chỉ số (nếu liên quan) như giờ hoạt động, số km, số chu kỳ
• Thêm ảnh tình trạng khi trả (đặc biệt nếu có dấu hiệu bất thường)

Sau check-in, cập nhật trạng thái thành returned hoặc inspection needed (nếu nhân viên đánh dấu). Điều này tạo bàn giao rõ ràng vào quy trình theo dõi hư hỏng mà không bắt buộc mọi trả hàng phải qua kiểm tra đầy đủ.

Dấu vết kiểm toán và đính kèm tài liệu

Mỗi sự kiện check-out/check-in nên ghi vào nhật ký bất biến: dấu thời gian, người thực hiện, địa điểm, thiết bị (tùy chọn) và các trường đã thay đổi. Đính kèm tài liệu trực tiếp vào giao dịch (không chỉ khách hàng): hợp đồng thuê, ghi chú giao hàng, và giấy tờ tùy thân nếu chính sách cho phép. Điều này giúp giải quyết sự cố sau này—không phải lục tìm trong tin nhắn hay ổ đĩa chia sẻ.

Thêm theo dõi hư hỏng: báo cáo, ảnh và trạng thái sửa chữa

Theo dõi hư hỏng không nên giống việc làm thêm hay ghi chép lộn xộn. Nếu ứng dụng chụp đúng chi tiết vào đúng thời điểm—đặc biệt khi check-in—bạn sẽ quyết định nhanh hơn, ít tranh chấp hơn và hóa đơn sạch hơn.

Chuẩn hóa kiểm tra với checklist theo danh mục

Bắt đầu bằng cách định nghĩa checklist kiểm tra theo từng danh mục để nhân viên không phải nhớ. Checklist cho ống kính máy ảnh có thể gồm tình trạng mặt trước/sau, vòng lấy nét, chốt mount, và nắp. Dụng cụ điện có thể cần kiểm tra dây/pin, chắn an toàn, tiếng kêu lạ. Rơ moóc/xe kéo cần lốp, đèn, khóa kéo, và số VIN.

Trong UI, giữ cho nhanh: vài mục checkbox bắt buộc, ghi chú tùy chọn, và tóm tắt “đạt/không đạt”. Mục tiêu là nhất quán, không phải giấy tờ.

Làm cho báo cáo hư hỏng có cấu trúc (ưu tiên ảnh)

Khi phát hiện vấn đề, nhân viên nên tạo báo cáo hư hỏng ngay từ màn hình check-in. Các trường hữu ích bao gồm:

• Mức độ (minor / moderate / major)
• Mô tả (chuyện gì xảy ra và ở đâu)
• Ảnh (nhiều góc; kèm ảnh cận cảnh và cảnh rộng)
• Linh kiện cần thay (mô tả + chọn từ danh mục nếu có)
• Ước tính chi phí (ước lượng ban đầu; cập nhật sau)

Lưu metadata của mỗi ảnh: ai tải lên, khi nào, và thiết bị/tài khoản nào. Điều này làm cho báo cáo đáng tin và có thể tìm kiếm.

Liên kết hư hỏng với hợp đồng thuê và dấu thời gian

Luôn liên kết báo cáo hư hỏng với hợp đồng thuê (hoặc đặt chỗ) và giữ dấu thời gian cho “đã check-out,” “đã check-in,” và “báo cáo hư hỏng.” Kết nối đó giúp trả lời: Món đã bị hư trước khi cho thuê? Nó có nặng thêm không? Ai dùng nó sau cùng?

Nếu bạn chụp “tình trạng khi giao” (ít nhất là checklist + ảnh), bạn sẽ giảm tranh luận khi khách phản đối phí.

Theo dõi trạng thái sửa chữa từ phát hiện đến giải quyết

Dùng luồng trạng thái đơn giản để mọi người biết bước tiếp theo:

reported → reviewed → repair scheduled → resolved → billed/waived

Mỗi chuyển trạng thái nên ghi lại ai thay đổi và lý do. Khi tới bước thanh toán, ứng dụng nên có bằng chứng (ảnh), ngữ cảnh (liên kết hợp đồng) và lịch sử quyết định rõ ràng.

Kết nối dữ liệu tình trạng và hư hỏng với thanh toán

Thanh toán là nơi tình trạng sẵn có và nhật ký hư hỏng trở thành tiền thật—mà không thành công việc bảng tính thủ công. Chìa khóa là coi mỗi đặt chỗ như nguồn các “sự kiện” có thể lập hóa đơn mà ứng dụng có thể định giá nhất quán.

Ánh xạ sự kiện vận hành thành dòng phí

Bắt đầu bằng định nghĩa sự kiện nào tạo chi phí và khi nào chúng hoàn tất. Các đường đi phổ biến gồm:

• Phí thuê cơ bản: sinh từ khoảng thời gian đặt (ngày, giờ, tuần) và items/kit trên booking.
• Phí trễ: kích hoạt khi check-in muộn so với kết thúc đã lên lịch (hoặc sau thời gian miễn).
• Phí vệ sinh: thêm khi nhân viên check-in đánh dấu “cần vệ sinh” (hoặc khi một số danh mục luôn phải vệ sinh).
• Phí hư hỏng: sinh từ báo cáo hư hỏng liên quan đến booking và tài sản.

Một quy tắc thực tế: tình trạng sẵn có quyết định gì có thể đặt; check-out/check-in quyết định cái gì thực sự được sử dụng; nhật ký hư hỏng quyết định cái gì phải tính thêm ngoài phí thuê cơ bản.

Quyết định cách tính phí hư hỏng

Thanh toán hư hỏng có thể nhạy cảm, nên chọn cách phù hợp với vận hành:

1. Phí cố định: nhanh nhất. Ví dụ, “nắp ống kính vỡ = $15.” Phù hợp khi hư hỏng dễ đoán.
2. Linh kiện + công lao động: tốt cho sửa chữa thực tế. Lưu chi phí linh kiện, giờ công, mức phí công, và tham chiếu hóa đơn nhà cung cấp.
3. Quy trình phê duyệt: an toàn cho thiết bị giá trị cao. Tạo khoản phí dự thảo cần phê duyệt nội bộ (hoặc bởi khách) trước khi lập hóa đơn.

Dù chọn phương án nào, liên kết mỗi khoản phí hư hỏng về:

• booking ID
• asset ID
• báo cáo hư hỏng (ảnh, ghi chú)
• trạng thái sửa chữa (pending, in repair, resolved)

Điều này giúp xử lý tranh chấp dễ hơn và giữ việc thanh toán có thể kiểm toán.

Hóa đơn, biên nhận và trạng thái thanh toán

Tạo hóa đơn từ đặt chỗ cộng các khoản sau trả (trễ/vệ sinh/hư hỏng). Nếu hỗ trợ đặt cọc, hiển thị chúng rõ ràng như các dòng riêng và áp dụng chúng như tín dụng khi phù hợp.

Ít nhất, lưu trạng thái thanh toán trên hóa đơn:

• pending (đã gửi nhưng chưa thanh toán)
• paid (đã thanh toán đầy đủ)
• refunded (hoàn một phần hoặc toàn phần)

Giữ liên kết hóa đơn và biên nhận sẵn có từ màn hình đặt chỗ và hồ sơ khách để nhân viên trả lời “chúng ta đã tính gì và vì sao?” trong một màn hình.

Nếu muốn khách tự phục vụ, hướng họ đến các bước tiếp theo rõ ràng như trang giá hoặc trang liên hệ để thiết lập thanh toán hoặc onboarding.

Báo cáo và dashboard cho vận hành hàng ngày

Đội cho thuê không cần nhiều dữ liệu—họ cần câu trả lời trên một màn hình: hôm nay có gì đi, có gì về, cái gì muộn, và cái gì không thể cho thuê. Xây dashboard hỗ trợ quyết định nhanh, rồi cho phép khoan sâu vào đặt chỗ, item và báo cáo hư hỏng.

Dashboard vận hành “Hôm nay”

Bắt đầu với một trang tải nhanh và dùng được trên tablet tại quầy.

Bao gồm các widget có tín hiệu cao:

• Nhận/giao sắp tới (hôm nay + 1–3 ngày tới), nhóm theo thời gian và địa điểm
• Món quá hạn với “số ngày trễ” và khách/job gần nhất
• Món đang sửa với trạng thái (reported → assessed → in repair → ready), ETA và người chịu trách nhiệm bước tiếp theo

Mỗi widget nên liên kết tới danh sách đã lọc (ví dụ “Quá hạn ở Địa điểm A”) để nhân viên hành động mà không phải tìm lại.

Phân tích hư hỏng giúp phòng ngừa

Báo cáo hư hỏng có giá trị khi bạn thấy được xu hướng:

• Danh mục hư nhiều nhất (ví dụ ánh sáng vs dụng cụ)
• Sự cố lặp lại (cùng lỗi trên nhiều đơn vị)
• Chi phí theo thời gian: chi phí sửa, hàng hư bỏ, và ngày không sử dụng

Bảng “Top 10 vấn đề” đơn giản thường hữu dụng hơn biểu đồ phức tạp. Thêm bộ chọn khoảng thời gian và bộ lọc địa điểm.

Tỷ lệ sử dụng và thời gian nhàn rỗi

Theo dõi ngày cho thuê vs. nhàn rỗi theo danh mục và theo địa điểm. Điều này giúp quyết định: mua thêm, chuyển kho, hay loại bỏ món ít dùng.

Xuất dữ liệu không phải copy/paste

Cung cấp nút CSV export một lần nhấp cho kế toán và kiểm toán: danh sách quá hạn, chi phí sửa, và tóm tắt sử dụng. Bao gồm ID ổn định (item ID, booking ID) để spreadsheets có thể đối soát sau.

Quyền, bảo mật và những nguyên tắc đảm bảo dữ liệu cơ bản

Nếu ứng dụng theo dõi đặt chỗ, ghi chú tình trạng và phí, bảo mật không chỉ là chống hacker—mà còn ngăn thay đổi vô tình (hoặc trái phép) làm hỏng tình trạng sẵn có và thanh toán.

Vai trò và quyền (giữ đơn giản)

Bắt đầu với vài vai trò rõ ràng và mở rộng sau:

• Admin: quản lý cài đặt, người dùng, thuế/giá/ghi đè
• Ops/Manager: tạo/sửa đặt chỗ, điều chỉnh tình trạng (ví dụ đánh dấu món “ngưng phục vụ”), phê duyệt phí hư hỏng
• Staff: thực hiện check-out/check-in và thêm ghi chú/tải ảnh, nhưng không thay đổi giá hay xóa đặt chỗ
• Read-only (tùy chọn): dịch vụ khách hàng hoặc kế toán cần xem nhưng không sửa

Đặt các hành động tác động lớn yêu cầu quyền cao hơn: sửa ngày đặt, ép tình trạng, miễn phí, phê duyệt/hủy phí hư hỏng.

Nhật ký kiểm toán: lưới an toàn của bạn

Nhật ký giúp giải quyết tranh chấp và nhầm lẫn nội bộ. Ghi lại:

• ai thay đổi ngày đặt, số lượng, và các tài sản được gán
• ai chỉnh phí, giảm giá, đặt cọc, và phí hư hỏng
• ai cập nhật ghi chú tình trạng và tải/xóa ảnh

Giữ nhật ký không thể sửa (append-only) và hiển thị chúng ngay trên màn hình đặt chỗ và báo cáo hư hỏng.

Quyền riêng tư dữ liệu khách hàng theo thiết kế

Lưu chỉ những gì cần để hoàn thành việc thuê: thông tin liên hệ, thông tin thanh toán và các ID bắt buộc. Tránh lưu tài liệu nhạy cảm nếu không cần. Hạn chế ai xem chi tiết khách, và thiết lập quy tắc lưu giữ (ví dụ xóa hồ sơ khách không hoạt động sau một khoảng thời gian định trước). Nếu cung cấp xuất dữ liệu, hạn chế cho quản lý/admin.

Sao lưu và khôi phục

Lên kế hoạch cho xóa nhầm và mất thiết bị. Dùng sao lưu tự động hàng ngày, khôi phục đã kiểm tra, và xóa theo vai trò (hoặc “soft delete” có thể khôi phục). Ghi một checklist khôi phục ngắn trên trang trợ giúp nội bộ để nhân viên không phải đoán trong áp lực.