Cách xây một CRM đơn giản cho doanh nghiệp nhỏ hoặc startup

Bắt đầu từ những công việc CRM của bạn phải làm

“CRM” không phải là một thứ cố định — nó là hệ thống mà đội bạn dựa vào để mối quan hệ khách hàng không bị tuột ra ngoài. Trước khi chọn công cụ hay thiết kế trường dữ liệu, hãy làm rõ những công việc CRM của bạn phải xử lý hàng ngày.

Xác định “CRM” là gì với đội bạn

Với vài đội, CRM = theo dõi bán hàng. Với đội khác, nó còn bao gồm onboarding, yêu cầu hỗ trợ, gia hạn hoặc quản lý đối tác. Quyết định những phần bạn đang xây ngay bây giờ.

Một cách nhanh để diễn đạt:

CRM của chúng tôi là nơi chúng tôi theo dõi ai đang nói chuyện với chúng tôi, tại sao chúng tôi nói chuyện với họ, và việc tiếp theo là gì.

Liệt kê những vấn đề hàng ngày bạn muốn loại bỏ

Ghi lại những phiền toái thực sự tốn thời gian hoặc doanh thu. Ví dụ:

• Leads bị thất lạc trong inbox hoặc DM
• Bỏ lỡ follow-up vì không có hệ thống nhắc
• Ghi chú nằm rải rác trong các tài liệu và không ai tin phiên bản mới nhất
• Hai người cùng liên hệ một prospect mà không biết
• Bạn không biết ai đang trong pipeline hoặc cái gì đang bị tắc

Nếu một vấn đề không xảy ra hàng tuần, có lẽ nó không thuộc phiên bản đầu tiên của bạn.

Đặt phạm vi: bắt buộc vs. tiện lợi

Bắt đầu với những workflow “bắt buộc” lặp đi lặp lại. Những thứ tiện lợi (tự động phức tạp, scoring xịn, đối tượng tùy chỉnh) có thể chờ đến khi bạn chứng minh được mức độ sử dụng.

Một bài test hữu ích: nếu bạn bỏ một tính năng, liệu có ai đó vẫn dùng CRM mỗi ngày không? Nếu có, thì tính năng đó không thiết yếu.

Xác định người dùng và tần suất sử dụng

Liệt kê các vai trò (founder, sales rep, support, ops) và tần suất mỗi người chạm vào CRM. Hệ thống dành cho sales cập nhật hàng ngày sẽ khác hẳn so với hệ thống founder cập nhật hàng tuần.

Quyết định thành công trông như thế nào

Chọn 2–3 kết quả có thể đo lường để biết CRM đang hoạt động, ví dụ:

• Ít follow-up bị bỏ lỡ mỗi tuần hơn
• Thời gian phản hồi với lead inbound nhanh hơn
• Một pipeline bạn có thể xem xét trong 10 phút với độ tin cậy

Những mục tiêu này sẽ hướng mọi quyết định sau này — đặc biệt là những gì bạn không xây.

Chọn hướng xây: bảng tính, no-code hay tùy chỉnh

“CRM” của bạn chỉ là một hệ thống để theo dõi khách hàng, deals và follow-up. Cách xây tốt nhất là cách mà đội bạn thực sự duy trì được tuần này qua tuần khác.

Lựa chọn 1: Bảng tính (khởi động nhanh nhất)

Bảng tính đủ khi bạn có đội rất nhỏ (1–3 người), khối lượng giao dịch ít và quy trình đơn giản (một pipeline, vài bước tiếp theo).

Thời gian ra mắt: 1–3 giờ.

Bảo trì liên tục: thủ công. Bạn sẽ tốn thời gian sao chép ghi chú, tìm phiên bản mới nhất và sửa dữ liệu không nhất quán.

Dùng cách này nếu bạn cần một CRM MVP và có thể sống thiếu nhắc nhở, phân quyền hoặc lịch sử hoạt động.

Lựa chọn 2: Công cụ no-code (lựa chọn “CRM đơn giản” cho hầu hết đội)

No-code thường là điểm cân bằng cho CRM doanh nghiệp nhỏ hoặc CRM startup: bạn có form, view, filter, dashboard cơ bản, automation và giao diện dùng được mà không cần thời gian engineering.

Thời gian ra mắt: 1–3 ngày cho phiên bản đầu sạch sẽ.

Bảo trì liên tục: trung bình. Vẫn cần người “sở hữu” hệ thống — điều chỉnh trường, cải thiện automation và giữ template gọn.

Chọn cách này nếu bạn muốn kết quả nhanh như follow-up tự động, gán owner và nhập dữ liệu nhất quán.

Lựa chọn 3: Ứng dụng tùy chỉnh nhẹ (kiểm soát nhiều nhất)

Xây tùy chỉnh khi workflow thật sự độc đáo, bạn cần tích hợp sâu hơn, hoặc quyền sở hữu dữ liệu và hiệu năng quan trọng. Cũng hợp lý nếu CRM thực ra là một phần sản phẩm hoặc vận hành của bạn.

Thời gian ra mắt: 2–8+ tuần, tuỳ phạm vi.

Bảo trì liên tục: cần engineering cho bug, hosting, cập nhật bảo mật và yêu cầu tính năng.

Nếu bạn muốn kiểm soát mà không cam kết chu kỳ xây dựng truyền thống, một nền tảng vibe-coding như Koder.ai có thể là con đường giữa thực tế: bạn mô tả workflow trong chat, lặp nhanh, sau đó xuất source code hoặc triển khai/host app. Điều này hữu ích khi CRM cần vài màn hình và quy tắc tùy chỉnh nhưng bạn không muốn làm phức phiên bản đầu.

So sánh nhanh

• Bảng tính: ít công sức nhất, độ tin cậy thấp khi scale.
• CRM no-code: đường nhanh nhất đến cấu trúc + automation.
• Tùy chỉnh: phù hợp cho quy trình độc đáo, chi phí tổng cao nhất.

Nếu chưa chắc, bắt đầu với no-code, giữ mô hình dữ liệu đơn giản, và chỉ chuyển sang tùy chỉnh khi bạn có thể nêu chính xác hạn chế đang làm mất thời gian hoặc doanh thu.

Định nghĩa mô hình dữ liệu CRM (giữ nhỏ)

“Mô hình dữ liệu” chỉ là tập các thứ CRM theo dõi và cách chúng liên kết. Càng nhỏ và rõ ràng, đội bạn càng có khả năng cập nhật thường xuyên.

Bắt đầu với nguồn sự thật đơn giản

Chọn vài đối tượng sẽ chứa hầu hết những gì bạn cần:

• Contacts: cá nhân bạn nói chuyện (tên, email, điện thoại)
• Companies: tổ chức họ làm việc (tên, website, ngành)
• Deals: doanh thu tiềm năng bạn cố gắng giành được (giá trị, giai đoạn, ngày đóng tay)

Với CRM đơn giản, ba thứ này thường bao phủ 80–90% nhu cầu doanh nghiệp nhỏ.

Thêm đối tượng tùy chọn chỉ khi giảm công việc

Đối tượng tùy chọn có ích nhưng cũng có thể nhân bản việc nhập dữ liệu. Thêm khi bạn biết cách dùng hàng tuần:

• Activities: cuộc gọi, email, cuộc họp (đã xảy ra gì và khi nào)
• Tasks: follow-up có hạn chót (việc tiếp theo cần làm)
• Notes: bối cảnh tự do (đã bàn gì, phản đối, thông tin cá nhân)

Nếu chưa chắc, bắt đầu với Deals + Tasks và lưu mọi thứ khác trong Notes. Sau này có thể tách Notes thành Activities.

Lên kế hoạch quan hệ (giữ đơn giản)

Dùng các quan hệ phù hợp với thực tế và duy trì tính nhất quán:

• Một Company → nhiều Contacts (một doanh nghiệp có thể có nhiều người liên hệ)
• Một Company → nhiều Deals (bạn có thể bán nhiều lần)
• Một Deal → một Owner (một người chịu trách nhiệm)

Quyết định xem Deal có bắt buộc liên kết với Company và Contact chính hay không. Bắt buộc các liên kết này giúp tránh deal “mồ côi” mà không ai theo dõi.

Giữ trường tối thiểu để tránh nhập chậm

Mỗi trường thêm làm giảm mức độ chấp nhận. Một cấu hình thực dụng:

• Contacts: tên, email, điện thoại (vai trò/chức danh tuỳ chọn)
• Companies: tên (website/domain tuỳ chọn)
• Deals: giai đoạn, giá trị, ngày dự kiến đóng, owner

Trường bắt buộc vs. tuỳ chọn

Hãy nghiêm về những gì bắt buộc. Quy tắc tốt: chỉ yêu cầu những gì cần để thực hiện hành động tiếp theo hoặc dự báo.

• Bắt buộc: giai đoạn deal, owner, bước tiếp theo/task, phương thức liên hệ (email/điện thoại)
• Tuỳ chọn: ngành, nguồn lead, phân đoạn chi tiết

Nếu trường không dùng trong việc rà soát hàng tuần hoặc follow-up, có lẽ không nên bắt buộc (hoặc không nên có) trong phiên bản CRM đầu tiên.

Thiết kế các giai đoạn pipeline và quy tắc

CRM đơn giản sống hay chết nhờ pipeline. Nếu các giai đoạn mơ hồ, mọi người sẽ “di chuyển để trông bận” — khi đó dự báo và follow-up vô dụng.

Giữ pipeline ngắn (4–7 giai đoạn)

Bắt đầu với pipeline bạn có thể giải thích trong một câu. Với nhiều đội nhỏ, mẫu này đủ:

• Lead → Qualified → Proposal → Won / Lost

Nếu cần thêm một bước, chỉ thêm khi nó thay đổi hành động tiếp theo của ai đó (ví dụ Meeting Scheduled hoặc Negotiation). Thêm nhiều giai đoạn thường dẫn đến tranh luận chứ không phải làm rõ.

Viết định nghĩa giai đoạn để ai cũng theo được

Với mỗi giai đoạn, viết một dòng định nghĩa dựa trên sự kiện quan sát được, không phải cảm nhận:

• Lead: Chúng tôi có thông tin liên hệ và một nhu cầu tiềm năng.
• Qualified: Ngân sách/nhu cầu/thời gian được xác nhận (hoặc tương đương đội bạn).
• Proposal: Một đề nghị có giá đã được gửi.
• Won: Hợp đồng ký hoặc nhận thanh toán (chọn 1 trong 2).
• Lost: Khách hàng chọn lựa khác hoặc tạm dừng vô thời hạn.

Đặt các định nghĩa này ngay trong CRM (ví dụ dưới dạng helper text) để không ai phải lục tìm tài liệu.

Yêu cầu “bước tiếp theo” ở mọi giai đoạn đang hoạt động

Mỗi deal ở Lead / Qualified / Proposal phải có Next step rõ ràng và Due date (gọi, demo, gửi báo giá điều chỉnh…). Điều này ngăn “pipeline rot” khi cơ hội nằm im.

Quy tắc đơn giản: nếu không có bước tiếp theo, deal không thể là “thật”.

Thêm lý do Lost (dropdown đơn giản)

Khi deal chuyển sang Lost, yêu cầu trường Lost reason với dropdown nhỏ như:

• Giá cả
• Không quyết định / bị treo
• Thiếu tính năng
• Thời điểm không phù hợp
• Chọn đối thủ
• Không phù hợp

Điều này biến pipeline thành công cụ học hỏi, không chỉ là nghĩa trang.

Đặt quy tắc di chuyển (ai được di chuyển, cần điền gì)

Định nghĩa những guardrail nhẹ:

• Ai có thể chuyển deal thành Won/Lost (thường chỉ owner hoặc quản lý)
• Những gì phải được điền trước khi chuyển giai đoạn (ví dụ Amount và Close date trước Proposal; Lost reason trước Lost)

Những quy tắc này giữ dữ liệu nhất quán mà không biến CRM thành giấy tờ rườm rà.

Chọn các trường quan trọng (và bỏ phần còn lại)

CRM đơn giản thành công khi cập nhật nhanh. Mỗi trường thêm là một lý do khiến ai đó không ghi cuộc gọi, không cập nhật deal và dữ liệu trở nên cũ. Bắt đầu với những gì cần để chạy follow-up và dự báo doanh thu — rồi kiếm quyền thêm trường sau.

Dùng dropdown để giữ dữ liệu sạch

Trường nhập tự do tạo ra nhiều phiên bản cùng một thứ (“LinkedIn”, “linkedin”, “LI”, “Linked In”). Với bất cứ thứ gì bạn muốn báo cáo sau này, dùng dropdown tiêu chuẩn, đặc biệt:

• Nguồn
• Ngành
• Lý do Lost

Giữ danh sách dropdown ngắn và do một người quản lý xét duyệt. Nếu ai đó cần tuỳ chọn mới, thêm nó có chủ ý — không thêm bừa bãi.

Xử lý tag như gia vị: hữu ích nhưng dễ lạm dụng

Tag tốt cho nhóm nhẹ (ví dụ “partner”, “renewal”, “urgent”), nhưng nhanh chóng lộn xộn. Giới hạn vào một bộ nhỏ đã thống nhất, và tránh dùng tag thay cho trường chính để báo cáo.

Quy tắc tốt: nếu bạn không giải thích được trường thay đổi quyết định hoặc workflow ra sao, đừng thêm — ít nhất là chưa.

Xây follow-up: task, nhắc nhở và lịch sử hoạt động

CRM đơn giản chỉ hoạt động nếu nó thúc bạn làm việc tiếp theo hữu ích. Điều đó nghĩa là mỗi deal và contact nên có “hành động tiếp theo” rõ ràng với ngày hạn, cùng lịch sử hoạt động nhẹ để bạn nhanh thấy đã xảy ra gì.

Ghi lại tương tác (không viết tiểu thuyết)

Quyết định tương tác nào được tính và giữ danh sách gọn: cuộc gọi, email, cuộc họp, demo. Với mỗi hoạt động, lưu vừa đủ bối cảnh để “bạn tương lai” có thể tiếp tay trong 10 giây.

Tối thiểu thực dụng:

• Loại (call/meeting/email/demo)
• Ngày/giờ
• Ai (contact + company)
• Kết quả (để lại voice mail, gửi báo giá, lên lịch demo, v.v.)
• Ghi chú (1–3 gạch đầu dòng)

Nếu xây trên bảng tính hoặc no-code, dùng mặc định (ví dụ loại hoạt động = “Email”, thời lượng = 30 phút) và form ngắn (quick add form). Mục tiêu là tính nhất quán, không phải tài liệu hoàn hảo.

Thêm “hành động tiếp theo” cho mọi deal đang hoạt động

Deal bị trì vì không ai sở hữu bước tiếp theo. Làm quy tắc: nếu deal ở giai đoạn hoạt động, nó phải có:

• Next action (động từ + đối tượng: “Gửi proposal”, “Xác nhận security review”, “Đặt demo với finance”)
• Due date (ngày thật, không phải “ASAP”)
• Owner (dù lúc đầu luôn là bạn)

Điều này biến CRM thành hệ điều hành thay vì cơ sở dữ liệu tĩnh.

Nhắc nhở đơn giản: một danh sách hàng ngày dẫn dắt công việc

Bạn không cần automation phức tạp để bắt đầu. Một view/ filter như “Overdue tasks” cộng “Due today” là đủ.

Đặt nhắc để bạn trả lời một câu mỗi sáng: Hôm nay tôi cần làm gì để kéo deals tiến lên? Nếu công cụ hỗ trợ, gửi email/notification hàng ngày. Nếu không, ghim view “Overdue” làm homepage.

Dùng template ghi chú để nhất quán

Template giúp tránh trang trắng và làm nhập hoạt động nhanh hơn.

Thử hai template đơn giản:

• Meeting notes: Mục tiêu → Những gì học được → Quyết định → Hành động tiếp theo + ngày
• Discovery questions: Quy trình hiện tại → Điểm đau → Tiêu chí quyết định → Timeline → Ngân sách (nếu liên quan)

Giữ template ngắn. Nếu mọi người cảm thấy họ đang “điền form”, họ sẽ ngừng ghi lại.

Tốc độ là tính năng

Nếu mất hơn một phút để ghi tương tác và đặt bước tiếp theo, nó sẽ không xảy ra. Tối ưu cho nhập nhanh rồi cải thiện sau: ít trường bắt buộc, mặc định hợp lý và con đường ngắn nhất từ “kết thúc cuộc gọi” đến “tạo task”.

Tạo màn hình cốt lõi: danh sách, bộ lọc và dashboard

CRM chỉ cảm thấy “thực” khi mọi người nhanh trả lời các câu hàng ngày: Ai tôi nên liên hệ tiếp? Cái gì bị tắc? Cái gì sắp đóng? Màn hình cốt lõi giúp bạn làm điều đó mà không cần app phức tạp.

Bắt đầu với vài view danh sách hữu dụng

List view nên dễ quét, dễ sắp xếp và dùng được ngay. Tạo một bộ nhỏ phù hợp cách đội bạn làm việc:

• Leads / contacts list: tên, công ty, email/điện thoại, owner, nguồn, ngày liên hệ cuối, next step
• Deals by stage: tên deal, công ty, giai đoạn, giá trị, ngày đóng, owner, hoạt động gần nhất
• Accounts needing renewal (nếu có subscription): account, ngày gia hạn, giá trị, owner, lần chạm gần nhất

Giữ mỗi danh sách khoảng ~6–10 cột. Gì khiến phải cuộn ngang thường sẽ không được dùng.

Làm tìm kiếm hoạt động như mong đợi

Thêm một ô tìm kiếm nổi bật tìm được bản ghi ngay cả khi ai đó chỉ nhớ một phần chi tiết. Tối thiểu, hỗ trợ tìm theo:

• Tên
• Email
• Công ty
• Tên deal

Với bảng tính hoặc no-code, có thể là ô tìm kiếm global hoặc view “Find”. Mục tiêu: gõ một đoạn, ra đúng bản ghi.

Thêm vài bộ lọc đáng tin cậy

Filter biến danh sách dài thành “danh sách hôm nay”. Tập trung vào filter thúc đẩy hành động:

• Owner (của tôi vs. đội)
• Stage (hoặc status)
• Last contact date (ví dụ, không liên hệ trong 14+ ngày)
• Source (để đánh giá kênh nào đáng đầu tư)

Nếu thêm filter ngày, định nghĩa rõ (ví dụ “last contact” = lần log cuộc gọi/email/cuộc họp gần nhất).

Giữ dashboard đơn giản và vận hành

Dashboard nên trả lời “cần chú ý gì?” hơn là “trông đẹp?”. Bộ dashboard cơ bản:

• Pipeline value theo giai đoạn (và tuỳ chọn có trọng số)
• New leads tạo trong tuần
• Overdue tasks (lý tưởng là thứ đầu tiên mọi người thấy)

Đừng bỏ qua export

Ngay cả export CSV đơn giản cũng quan trọng cho backup, chia sẻ với đối tác hoặc phân tích nhanh. Cho phép export danh sách với filter hiện tại để lấy đúng thứ cần.

Nếu bạn xây CRM tùy chỉnh nhẹ (ví dụ trên Koder.ai), xem export là tính năng quan trọng sớm — tương lai bạn sẽ cảm ơn khi cần backup, migration hoặc kiểm toán dữ liệu.

Lên kế hoạch tích hợp và luồng dữ liệu (không overbuild)

Integrations là nơi dự án “CRM đơn giản” lặng lẽ trở nên phức tạp. Mục tiêu không phải kết nối mọi thứ — mà quyết định dữ liệu nào thực sự cần chảy vào/ra, rồi giữ nó dễ đoán.

Quyết định thứ gì nên sync (và tại sao)

Bắt đầu bằng liệt kê công cụ đang chứa dữ liệu khách hàng: form web, inbox email, calendar, công cụ billing. Với mỗi thứ, viết một dòng mục đích như: “Form web tạo lead mới”, hoặc “Billing tool cập nhật trạng thái khách hàng”. Nếu bạn không giải thích được mục đích, bỏ qua integration đó.

Bắt đầu với integration rủi ro thấp

Các chiến thắng an toàn đầu tiên là:

• Web-to-lead form → CRM (lead mới tự vào một chỗ)
• CSV import/export (dễ đảo ngược nếu sai)

Tránh sync hai chiều sớm, nhất là với email và billing. Luồng một chiều giảm ghi đè bất ngờ và xung đột dữ liệu.

Dùng định danh duy nhất để tránh trùng lặp

Chọn một ID chính cho mỗi loại bản ghi. Với contact, email thường là ID đơn giản nhất. Nếu bạn bán cho inbox chung (ví dụ sales@), cân nhắc thêm định danh thứ hai như số điện thoại hoặc trường “Contact ID”.

Lên quy trình dedupe đơn giản

Trùng lặp sẽ xảy ra. Đặt quy tắc cơ bản như:

• Gộp khi email trùng chính xác
• Nếu tên trùng nhưng email khác, xét thủ công
• Giữ lịch sử hoạt động mới nhất; giữ hồ sơ đủ đầy nhất

Đặt tần suất (ví dụ hàng tuần) để rà soát danh sách “possible duplicates”.

Ghi lại luồng dữ liệu

Giữ một “data map” ngắn trong notes CRM hoặc doc: hệ thống nào gửi dữ liệu, trường nào map vào đâu, và hệ thống nào là source of truth. Điều này ngăn drift khi đội thêm công cụ sau này.

Xử lý phân quyền, quyền riêng tư và an ninh cơ bản

CRM đơn giản vẫn chứa thông tin nhạy cảm: liên hệ khách hàng, giá trị deal và ghi chú cuộc trò chuyện. Nếu bạn không đặt phân quyền và quy tắc riêng tư sớm, cuối cùng bạn sẽ chặn đội làm việc — hoặc phơi bày dữ liệu không nên.

Giữ vai trò tối thiểu (admin, sales, support)

Hầu hết đội nhỏ chỉ cần ba vai trò:

• Admin: quản lý trường, pipeline, import, automation và integrations
• Sales: sở hữu và cập nhật deals, contacts, follow-up, và thấy đủ để chốt giao dịch
• Support (tuỳ chọn): xem thông tin khách và lịch sử hội thoại, nhưng không cần nhìn chiến lược giá hoặc đàm phán

Tránh tạo quá nhiều biến thể vai trò (“Sales Manager North”, “Sales Intern”, v.v.) cho đến khi thật sự cần. Độ phức tạp thường phá vỡ CRM MVP.

Định nghĩa quy tắc truy cập rõ ràng

Quyết định ngay từ đầu:

• Ai thấy tất cả deals vs. chỉ của họ. Nhiều đội bắt đầu với “sales reps chỉ thấy deals của mình” và “admin thấy mọi thứ”. Nếu muốn minh bạch, cho sales xem mọi deal nhưng chỉ owner được chỉnh sửa.
• Ai được export dữ liệu. Quyền export thường bị bỏ qua, nhưng export contact về cơ bản là lấy database.
• Support truy cập gì. Support thường cần chi tiết liên hệ, info công ty và lịch sử hoạt động — không cần chiến lược giá nội bộ.

Ghi những quy tắc này trong trang nội bộ ngắn để không chỉ sống trong trí nhớ ai đó.

Mặc định an ninh cơ bản

Ngay cả dùng template bảng tính hay CRM no-code, áp một vài điều không thể thiếu:

• Mật khẩu mạnh (dùng password manager nếu có thể)
• 2FA ở những nơi hỗ trợ (Google Workspace, Airtable, Notion, công cụ no-code…)
• Thu hồi truy cập nhanh khi ai đó rời đội

Riêng tư: lưu giữ và xóa dữ liệu

Giữ đơn giản và rõ ràng:

• Dữ liệu bạn lưu (contacts, email, notes) và dữ liệu không lưu (ví dụ dữ liệu cá nhân nhạy cảm không cần thiết)
• Giữ hồ sơ không hoạt động bao lâu (ví dụ, xóa sau X tháng/năm nếu không có lý do kinh doanh)
• Cách xóa hoạt động (ai làm được, và có phải xóa vĩnh viễn hay lưu kho trước)

Backup bạn có thể khôi phục được

Backup quan trọng ngay cả với “CRM đơn giản.” Đặt tần suất và nơi lưu:

• Bao lâu: hàng tuần là bắt đầu tốt; hàng ngày nếu cập nhật thường xuyên
• Ở đâu: ổ chia sẻ an toàn có truy cập giới hạn, không phải laptop cá nhân

Thử khôi phục một lần — backup chỉ có giá trị khi có thể dùng được.

Nhập dữ liệu hiện có và dọn dẹp

CRM chỉ hoạt động khi dữ liệu bên trong đáng tin. Mục tiêu import không phải hoàn hảo — mà là có baseline sạch mà bạn có thể duy trì.

Bắt đầu bằng export sạch

Export dữ liệu hiện có từ nơi nó đang nằm (bảng tính, công cụ email, app hóa đơn, calendar). Nếu có thể, dùng một export “nguồn sự thật” cho mỗi bộ dữ liệu.

Trước khi import, làm qua bước dọn nhanh:

• Bỏ hàng rác rõ ràng (test leads, spam, dòng trống)
• Đảm bảo mỗi bản ghi có owner rõ (dù là “Unassigned”)
• Chuẩn hoá ngày tháng (một định dạng) và số điện thoại (một định dạng)

Map cột sang trường CRM

Tạo bảng mapping đơn giản: tên cột hiện tại → trường CRM. Đây cũng là nơi bạn chuẩn hoá giá trị dạng dropdown để báo cáo không loạn.

Ví dụ:

• “In progress”, “In-Progress”, “Working” → Working
• “US”, “USA”, “United States” → United States

Nếu một cột không hỗ trợ quyết định hoặc workflow rõ ràng, bỏ qua bây giờ. Có thể thêm sau.

Import theo đúng thứ tự (chia bước)

Import theo từng phần giảm lỗi và khiến liên kết đúng:

1. Companies/Accounts (tên, domain, owner)
2. Contacts (tên, email, liên kết công ty)
3. Deals/Opportunities (giá trị, giai đoạn, ngày đóng, liên kết công ty/contact)
4. Activities/Notes (cuộc gọi đã log, email, cuộc họp — nếu có)

Thử import trước

Chạy import thử nhỏ (ví dụ 20–50 bản ghi) và kiểm tra:

• Bản ghi vào đúng chỗ
• Dropdowns khớp giá trị cho phép
• Liên kết Company ↔ contact ↔ deal nối đúng
• Owners và stages chính xác

Dùng checklist dọn dẹp

Sau import đầy đủ, làm sprint dọn nhanh theo checklist:

• Gộp companies và contacts trùng (theo tên + email/domain)
• Điền owner và stage còn thiếu
• Sửa email không hợp lệ và lỗi rõ ràng
• Gộp near-duplicates (Acme Inc vs. ACME)

Khi baseline sạch, thêm quy tắc: dữ liệu mới phải đạt chuẩn tương tự — nếu không, không được nhập.

Kế hoạch triển khai và giữ CRM được dùng thật

CRM chỉ hiệu quả nếu đội dùng nó cùng cách, mỗi tuần. Mục tiêu rollout không phải “huấn luyện” — mà là tạo vài thói quen nhẹ và loại bỏ ma sát để cập nhật CRM trở thành một phần công việc (không phải hành chính phụ).

Viết một trang “cách chúng ta dùng CRM” dài một trang

Ngắn đến mức ai đó đọc trong hai phút. Bao gồm:

• Cái gì được tính là deal/contact trong CRM của bạn (và cái gì không)
• Trường bắt buộc để tạo hoặc di chuyển deal (ví dụ: owner, giá trị, giai đoạn, next step)
• Định nghĩa từng giai đoạn pipeline và khi nào chuyển giai đoạn
• Quy tắc: “Nếu không có trong CRM, nó không tồn tại” (chỉ khi lãnh đạo thực sự tôn trọng)

Trang này là nguồn sự thật duy nhất. Nếu đội tranh luận sau này, cập nhật trang — đừng tạo quy tắc mới trong Slack.

Đặt thói quen hàng tuần (và làm cho dễ)

Hai thói quen thường phủ 80% thành công:

• Rà soát pipeline hàng tuần (30 phút): duyệt từng deal, xác nhận giai đoạn và đồng ý bước tiếp theo
• Task “zero-inbox” (10 phút, 2–3x/tuần): xóa hoặc lên lịch lại tasks để follow-up không bị thối

Lãnh đạo nên chạy buổi rà soát pipeline dùng view/dashboard trong CRM, không dùng bảng tính riêng.

Theo dõi tín hiệu dùng quan trọng

Tránh metric phù phiếm như “số lần đăng nhập”. Theo dõi tín hiệu liên quan triển khai bán hàng:

• % deals có next step (task hoặc follow-up có ngày)
• Số tasks quá hạn (xu hướng theo thời gian)

Nếu những chỉ số này cải thiện, CRM đang giúp.

Thu thập phản hồi và sửa điểm vướng

Sau 1–2 tuần đầu, hỏi: “Điều gì là trường/màn hình phiền nhất với bạn?” Rồi sửa 1–2 vấn đề lớn nhanh (đổi tên trường, điều chỉnh giai đoạn, đơn giản hóa input bắt buộc).

Thêm tính năng chỉ sau khi đã dùng ổn định

Đừng mở rộng CRM MVP khi thói quen còn lung lay. Khi đội đã giữ next steps và review pipeline đều, hãy cân nhắc bổ sung như quản lý khách hàng chi tiết hơn, integrations hoặc báo cáo.

Báo cáo giúp bạn quyết định (không chỉ là biểu đồ)

CRM đơn giản không cần analytics xịn — nó cần vài báo cáo bạn thực sự dùng để quyết định việc tiếp theo. Bắt đầu bằng việc thống nhất một vài metric và định nghĩa, rồi xây báo cáo trả lời câu hỏi thực tế.

Bắt đầu với 3–5 metric bạn sẽ kiểm tra thường xuyên

Chọn vài thứ phản ánh sức khỏe bán hàng, không phải phù phiếm:

• Tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn chính (ví dụ Lead → Qualified, Qualified → Proposal)
• Cycle time (trung vị ngày từ lần liên hệ đầu đến đóng)
• Win rate (Closed Won / (Closed Won + Closed Lost))
• Kích thước trung bình deal (tuỳ, nếu giá ổn định)
• Độ phủ follow-up (ví dụ % deals đang hoạt động có next task)

Định nghĩa báo cáo theo quyết định

Báo cáo tốt chỉ đường cho hành động:

• Chỗ deals kẹt: view “Deals by Stage + Days in Stage” nổi bật nút thắt và nhu cầu coaching
• Ưu tiên tuần này: “Deals đóng trong tháng này nhưng không có next step” giúp tập trung outreach
• Nguồn lead đáng đầu tư: “Wins by Source” cho biết gì đem doanh thu chứ không chỉ leads

Giữ logic báo cáo minh bạch

Nếu đội không tin số liệu, họ sẽ không dùng chúng. Ghi quy tắc đơn giản trong CRM (một help note ngắn đủ):

• Lead vs. qualified tính thế nào
• Khi nào đánh dấu Closed Lost (và yêu cầu lý do)
• Ngày nào dùng để tính cycle time: created date, qualified date hay first meeting?

Rà soát hàng tháng và điều chỉnh

Đặt 30 phút mỗi tháng để:

• Cập nhật định nghĩa giai đoạn nếu gây nhầm lẫn
• Bỏ trường không ai điền (hoặc cho tuỳ chọn)
• Thêm một báo cáo mới chỉ nếu nó hỗ trợ quyết định rõ ràng

Kết nối báo cáo với bước tiếp theo: cải thiện nguồn lead, sửa định nghĩa giai đoạn và huấn luyện đội để CRM luôn chính xác — và hữu dụng.