21 thg 6, 2025·7 phút
Cách xây ứng dụng di động cho hóa đơn điện tử & chi phí
Hướng dẫn thực tế để tạo ứng dụng di động ghi nhận hóa đơn, trích xuất dữ liệu bằng OCR, phân loại chi phí và xuất sang công cụ kế toán.
Hướng dẫn thực tế để tạo ứng dụng di động ghi nhận hóa đơn, trích xuất dữ liệu bằng OCR, phân loại chi phí và xuất sang công cụ kế toán.
Trước khi chọn tính năng hay thiết kế màn hình, hãy cụ thể về vấn đề bạn đang giải quyết. “Theo dõi chi phí” quá chung; nỗi đau thực sự thường là hóa đơn bị thất lạc, nhập liệu thủ công nhàm chán, và chu kỳ hoàn trả chậm.
Viết một câu tuyên bố vấn đề bạn có thể dùng để kiểm chứng mọi quyết định:
“Giúp người dùng chụp hóa đơn trong vài giây, biến nó thành một chi phí đầy đủ tự động, và gửi mà không phải đi truy các thông tin thiếu.”
Điều này giữ phạm vi trong tầm kiểm soát và ngăn ứng dụng của bạn biến thành một công cụ tài chính chung.
Hầu hết ứng dụng hóa đơn điện tử phục vụ nhiều đối tượng:
Chọn một người dùng chính trước (thường là nhân viên hoặc freelancer), rồi thiết kế trải nghiệm đội tài chính như một “lớp duyệt” chứ không phải luồng chính.
Giữ phiên bản đầu tập trung vào một tập kết quả nhỏ:
Đồng ý vài chỉ số phản ánh giá trị thực:
Khi mục tiêu, người dùng, công việc và chỉ số rõ ràng, phần còn lại của dự án trở thành những đánh đổi có thể quyết định thay vì đoán mò.
Trước khi chọn tính năng hay màn hình, hãy viết ra hành trình đầu-cuối mà ứng dụng cần hỗ trợ. Một luồng rõ ràng ngăn “quét hóa đơn” trở thành một đống công cụ rời rạc.
Ít nhất, hãy lập bản đồ toàn bộ đường đi:
Với mỗi bước, ghi rõ người dùng thấy gì, dữ liệu nào được tạo, và điều gì phải xảy ra tự động (ví dụ: tính tổng, chuẩn hóa tiền tệ, phát hiện thuế).
Quyết định các điểm vào chính vì chúng định hình UI và giả định backend của bạn:
Chọn một “khởi đầu mặc định” cho MVP, rồi hỗ trợ các đường còn lại như phương án phụ.
Làm rõ ai có thể làm gì:
Thiết kế quy tắc bàn giao sớm (ví dụ: khi nào một expense trở nên chỉ đọc, ai có thể ghi đè, và cách ghi lại thay đổi).
Ghi lại các thực tế lộn xộn: trả hàng/hoàn tiền, chia bill, đa tiền tệ, tip, hóa đơn bị thiếu, và per diem. Dù bạn không tự động hóa toàn bộ trong v1, luồng nên có con đường rõ ràng để không chặn người dùng.
Một mô hình dữ liệu tốt khiến mọi thứ khác dễ dàng hơn: tìm kiếm nhanh, ít sửa thủ công, và xuất sạch cho kế toán. Chìa khóa là tách rõ những gì người dùng chụp lại (file gốc) với những gì ứng dụng hiểu (trường chuẩn hóa để lọc và báo cáo).
Xem Receipt như bằng chứng (một file cùng kết quả trích xuất) và Expense như bản ghi nghiệp vụ dùng cho hoàn trả, kiểm tra chính sách, và báo cáo.
Một expense có thể có một receipt, nhiều receipt (chia thanh toán), hoặc không có receipt (nhập tay), nên mô hình quan hệ cần linh hoạt.
Lên kế hoạch một trường capture_method để bạn có thể mở rộng ngoài chụp camera:
Trường này cũng giúp bạn gỡ lỗi vấn đề chất lượng và tinh chỉnh OCR/parsing sau này.
Ít nhất, lưu trên Expense các trường: merchant, ngày, tổng, thuế, tiền tệ, phương thức thanh toán. Giữ cả văn bản thô và giá trị chuẩn (ví dụ: mã tiền tệ ISO, ngày đã parse) để chỉnh sửa có thể hoàn tác và dễ giải thích.
Cũng lưu metadata như:
merchant_normalized (để tìm kiếm nhất quán)transaction_last4 hoặc token hóa tham chiếu thẻ (để chống trùng)timezone và locale (để parse ngày/thuế chính xác)Lưu ảnh/PDF thô tách biệt khỏi dữ liệu trích xuất/chuẩn hóa. Điều này cho phép xử lý lại (OCR tốt hơn sau này) mà không mất nguyên bản.
Thiết kế tìm kiếm cho các câu hỏi thực tế người dùng hay hỏi:
Index các trường này sớm; đó là khác biệt giữa “cuộn mãi” và trả lời ngay lập tức.
Bao gồm điều khiển lưu giữ trong schema, không để sau này:
Với những mảnh ghép này, ứng dụng của bạn có thể mở rộng từ ghi nhận chi phí cá nhân tới tuân thủ công ty mà không viết lại nền tảng.
Chụp hóa đơn là khoảnh khắc người dùng quyết định ứng dụng của bạn có dễ chịu hay khó chịu. Hãy coi camera như một “máy quét”, không phải công cụ chụp ảnh: đường mặc định phải nhanh, có hướng dẫn, và nhân nhượng.
Dùng phát hiện cạnh trực tiếp và auto-crop để người dùng không phải canh khung hoàn hảo. Thêm gợi ý nhẹ nhàng, khả thi (“Đến gần hơn”, “Tránh bóng”, “Giữ ổn định”) và cảnh báo chói khi vùng sáng làm phai giấy.
Chụp nhiều trang quan trọng cho folio khách sạn và hóa đơn dài. Cho phép người dùng tiếp tục chụp trang trong cùng một luồng, rồi xác nhận một lần.
Một chút tiền xử lý thường cải thiện độ chính xác hơn là đổi engine OCR:
Chạy pipeline này đều đặn để OCR nhận input nhất quán.
OCR trên thiết bị tốt cho tốc độ, dùng offline và bảo mật. OCR trên cloud mạnh hơn với ảnh chất lượng thấp và bố cục phức tạp. Cách thực tế là hybrid:
Minh bạch về điều gì kích hoạt upload và cho người dùng quyền điều khiển.
Bắt đầu với các trường giá trị cao: merchant, ngày, tiền tệ, tổng, thuế và tip. Dòng mục hữu ích nhưng khó hơn nhiều—xem đó là phần nâng cấp.
Lưu điểm tin cậy cho mỗi trường, không chỉ cho toàn hóa đơn. Điều đó cho phép bạn chỉ làm nổi bật những gì cần sửa (ví dụ, “Tổng không rõ”).
Sau khi quét, hiển thị màn hình xem lại nhanh với sửa một chạm (chỉnh tổng, đặt ngày, đổi merchant). Ghi lại các sửa thành tín hiệu huấn luyện: nếu người dùng lặp lại sửa “TotaI” thành “Total”, bộ trích xuất có thể học mẫu phổ biến và cải thiện theo thời gian.
Ghi nhận tốt chỉ là một nửa công việc. Để giữ chi phí sạch (và giảm trao đổi), ứng dụng cần phân loại nhanh, metadata linh hoạt, và bảo vệ chặt chống trùng.
Bắt đầu với quy tắc quyết định mà người dùng hiểu và admin quản lý được. Ví dụ: “Uber → Transport”, “Starbucks → Meals”, hoặc “USD + mã sân bay → Travel”. Quy tắc dễ dự đoán, dễ kiểm toán và có thể hoạt động offline.
Trên đó, thêm gợi ý ML (tùy chọn) để tăng tốc mà không lấy quyền kiểm soát. Giữ UI rõ ràng: hiển thị danh mục đề xuất, lý do đề xuất (ví dụ, “dựa trên merchant”), và cho phép người dùng ghi đè chỉ với một chạm.
Một gia tốc khác là favorites: danh mục dùng gần đây theo merchant, ghim danh mục, và “mục gần nhất dùng cho dự án này”. Những thứ này thường hiệu quả hơn “AI” trong thực tế.
Hầu hết tổ chức cần hơn một danh mục. Xây trường tùy chỉnh như project, cost center, client, và tags chính sách (ví dụ, “billable”, “personal”, “recurring”). Cho phép cấu hình theo workspace, với quy tắc bắt buộc/tùy chọn tùy chính sách.
Splits phổ biến: hóa đơn khách sạn chia cho nhiều dự án, hoặc bữa ăn nhóm chia theo người. Hỗ trợ chia một expense thành nhiều dòng với danh mục, dự án, hoặc người tham dự khác nhau. Với thanh toán chung, cho phép đánh dấu “paid by” và phân bổ phần, trong khi vẫn giữ một receipt gốc.
Chạy kiểm tra chính sách khi lưu và khi nộp:
Để phát hiện trùng, kết hợp nhiều tín hiệu:
Khi phát hiện khả năng trùng, đừng chặn ngay—đề xuất “Xem lại” với thông tin đối chiếu và tuỳ chọn an toàn “Giữ cả hai”.
Một ứng dụng hóa đơn-chi phí thành hay bại dựa trên độ tin cậy: người dùng có thể chụp hóa đơn trong quán cà phê tầng hầm, tin rằng nó sẽ không mất, và tìm lại khi finance cần? Các quyết định kiến trúc ban đầu quyết định cảm giác hàng ngày đó.
Với MVP, quyết định tối ưu cho tốc độ ra mắt hay trải nghiệm native tốt nhất.
Chụp hóa đơn xảy ra khi kết nối không đáng tin cậy. Hãy coi điện thoại là nơi lưu đầu tiên.
Dùng một local queue: khi người dùng nộp hóa đơn, lưu ảnh + nháp expense cục bộ, đánh dấu “pending”, và đồng bộ sau. Lên kế hoạch cho retry (với exponential backoff), và xác định cách xử lý xung đột sync (ví dụ: “server thắng”, “mới nhất thắng”, hoặc “hỏi người dùng” cho các trường hợp hiếm như số tiền đã chỉnh sửa).
Hầu hết nhóm cần backend cho:
Giữ các service mô-đun giúp bạn thay nhà cung cấp OCR hoặc cải thiện parsing mà không phải xây lại app.
Index quan trọng khi người ta tìm “Uber” hoặc lọc “Meals trong tháng 3.” Lưu merchant chuẩn hóa, ngày, tổng, tiền tệ, danh mục và tags. Thêm index cho truy vấn phổ biến (khoảng ngày, merchant, danh mục, trạng thái), và cân nhắc một lớp tìm kiếm nhẹ nếu “lưu trữ và tìm kiếm hóa đơn” là cam kết cốt lõi.
Dùng sync nền khi hỗ trợ, nhưng đừng phụ thuộc hoàn toàn. Hiển thị trạng thái sync rõ ràng trong app, và cân nhắc push notifications cho các sự kiện như “OCR sẵn sàng”, “hóa đơn bị từ chối”, hoặc “chi phí được phê duyệt”, để người dùng không phải mở app liên tục kiểm tra.
Nếu bạn muốn xác thực luồng nhanh trước khi đầu tư vào build đầy đủ, một nền tảng vibe-coding như Koder.ai có thể giúp prototype và triển khai nhanh bằng giao diện chat-driven. Nó hữu ích để xây dashboard web hỗ trợ và dịch vụ backend (ví dụ, admin React + API Go + PostgreSQL), lặp trong “planning mode”, và rollback bằng snapshots khi thử với người dùng thật.
Bắt đầu với một tuyên bố vấn đề hẹp, có thể kiểm chứng (ví dụ: “chụp hóa đơn trong vài giây, tự tạo chi phí, gửi mà không thiếu thông tin”). Sau đó chọn người dùng chính (nhân viên hoặc freelancer) và xác định 2–4 chỉ số thành công có thể đo lường như:
Những ràng buộc này ngăn phạm vi dự án bị mở rộng thành một ứng dụng tài chính chung.
Vòng MVP thực tế là: chụp → trích xuất → phân loại → xuất/gửi.
Trong v1, ưu tiên:
Trì hoãn line items, card feeds, chính sách nâng cao và tích hợp sâu cho đến khi vòng cơ bản thực sự tiết kiệm thời gian.
Lập bản đồ toàn bộ đường đi từ “bằng chứng” đến “có thể thanh toán”:
Với mỗi bước, xác định cái gì tự động, người dùng thấy gì, và dữ liệu nào được tạo. Điều này tránh việc xây những công cụ rời rạc không hoàn thành hành trình hoàn trả chi phí.
Chọn một điểm bắt đầu mặc định cho MVP (thường là chụp bằng camera) và thêm các đường khác như sau khi đã ổn:
Lựa chọn ảnh hưởng đến UI và giả định backend (ví dụ: tiền xử lý ảnh so với phân tích HTML/PDF). Ghi lại nguồn bằng một trường capture_method để debug độ chính xác và tỉ lệ chuyển đổi theo nguồn.
Mô hình Receipt và Expense là hai bản ghi liên kết nhưng khác nhau:
Giữ quan hệ linh hoạt: một expense có thể có nhiều receipts (chia thanh toán) hoặc không có (nhập tay). Lưu cả văn bản OCR thô và các trường đã chuẩn hóa để mọi chỉnh sửa đều giải thích được và có thể hoàn tác.
Tạo trải nghiệm camera như một bộ quét:
Trước khi OCR, áp dụng tiền xử lý nhất quán (deskew, hiệu chỉnh phối cảnh, lọc nhiễu, tăng tương phản/chuẩn hóa ánh sáng). Thường cách này cải thiện độ chính xác hơn việc đổi engine OCR.
Cách tiếp cận hybrid thường là thực tế nhất:
Dù chọn gì, hãy lưu điểm tin cậy theo trường (không chỉ theo hóa đơn) và xây màn hình xem lại nhanh để nổi bật những gì cần chú ý (ví dụ, “Tổng không rõ”). Minh bạch về điều gì kích hoạt upload và cho người dùng quyền kiểm soát.
Bắt đầu bằng các quy tắc xác định mà người dùng có thể hiểu, rồi xếp thêm gợi ý thông minh:
Cũng hỗ trợ các trường tùy chỉnh như project, cost center, client để phân loại phù hợp với luồng công việc thực tế.
Kết hợp nhiều tín hiệu và tránh chặn cứng:
Khi phát hiện khả năng trùng lặp, hiển thị so sánh cạnh nhau và cho phép “Giữ cả hai”. Ghi lại các chỉnh sửa đáng ngờ (ví dụ tổng bị thay đổi sau OCR) trong audit trail để finance xem xét.
Đưa offline-first vào lõi luồng:
Hiển thị trạng thái rõ ràng như “Saved locally • Syncing” và dùng thông báo cho các sự kiện quan trọng (OCR sẵn sàng, bị từ chối, được phê duyệt). Đây là điều làm cho app đáng tin cậy khi mạng kém.