Học cách lên kế hoạch và xây dựng ứng dụng web cho agency marketing quản lý chiến dịch, tài sản và phê duyệt khách hàng, với vai trò, quy trình và lịch sử có thể kiểm toán.
Trước khi phác thảo màn hình hay chọn stack công nghệ, hãy làm rõ vấn đề cốt lõi: chiến dịch marketing và phê duyệt bị phân tán qua email, chat và ổ chia sẻ. Một ứng dụng quản lý chiến dịch nên gom briefs, assets, phản hồi và chữ ký phê duyệt vào một nơi để mọi người biết bước tiếp theo — không phải đi săn chuỗi tin.
Hầu hết quy trình phê duyệt trong agency liên quan tới bốn nhóm, mỗi nhóm có nhu cầu khác nhau:
Phê duyệt qua email tạo ra vấn đề lặp lại: trễ hạn vì không ai thấy yêu cầu mới nhất, phản hồi mơ hồ như “làm nổi lên” mà không có chi tiết, nhiều phiên bản trôi nổi và vòng làm lại do input muộn hoặc mâu thuẫn.
Định nghĩa kết quả đo lường để đánh giá sản phẩm:
Với v1, tập trung vào tập nhỏ nhất giữ campaign và phê duyệt ở cùng chỗ:
Để các tính năng hay ho lại cho sau: báo cáo nâng cao, tích hợp sâu, quy tắc tự động và đường phê duyệt tùy chỉnh.
Trước khi nghĩ đến màn hình hay công nghệ, ghi lại cách công việc thực sự di chuyển trong agency. Một workflow rõ ràng biến “Cái này đang ở đâu?” thành tập các bước có thể ép buộc, tự động và báo cáo.
Hầu hết app phê duyệt chiến dịch có thể mô tả bằng vài khối xây dựng:
Ghi lại quan hệ: một campaign chứa projects; projects chứa tasks; tasks tạo assets; assets đi qua phê duyệt.
Một flow đơn giản, thân thiện với agency là:
Draft → Internal review → Client review → Approved
Hãy làm cho mỗi trạng thái có ý nghĩa vận hành. Ví dụ, “Internal review” có thể yêu cầu lead sáng tạo và account manager phê duyệt trước khi client thấy.
Quyết định phản hồi trông như thế nào trong sản phẩm:
Điểm mấu chốt là gắn phản hồi vào phiên bản asset, để tránh tranh cãi về file nào client đã xem.
Các điểm chậm thường gặp: chờ reviewer, bước tiếp theo không rõ, và phải thiết lập lặp lại. Tự động hóa hữu ích nhất:
Phê duyệt thực tế không lúc nào sạch sẽ. Lập kế hoạch cho:
Nếu bạn có thể mô tả các quy tắc này bằng ngôn ngữ đơn giản, bạn đã sẵn sàng chuyển sang màn hình và mô hình dữ liệu.
UX tốt cho app chiến dịch bắt đầu với thứ tự thông tin đơn giản phản chiếu cách agency suy nghĩ: Client → Campaign → Deliverables (assets). Nếu người dùng luôn trả lời được “Tôi đang ở đâu?” và “Tiếp theo là gì?”, phê duyệt diễn ra nhanh hơn và ít thứ bị bỏ sót.
Dùng client làm mốc cấp trên, rồi hiển thị campaign bên dưới, và cuối cùng là deliverable (ads, email, landing page, social post). Giữ cấu trúc đó trong điều hướng, breadcrumbs và tìm kiếm để người dùng không phải học lại app ở mỗi màn hình.
Một quy tắc thực tế: mỗi deliverable nên luôn hiển thị client, campaign, hạn chót, trạng thái và người chịu trách nhiệm ngay lập tức.
Dashboard: Nơi làm việc chính của agency. Tập trung vào những gì cần chú ý hôm nay: hạn chót sắp tới, mục chờ internal review và mục chờ client approval.
Campaign timeline: Dạng lịch hoặc theo giai đoạn làm cho phụ thuộc rõ ràng (ví dụ, “Copy approved” trước “Design final”). Giữ cho dễ đọc—mọi người nên hiểu tiến độ trong vài giây.
Asset review view: Nơi thắng mất thời gian. Làm preview lớn, bình luận dễ tìm và hành động tiếp theo rõ ràng.
Inbox: Một nơi duy nhất cho “những gì tôi cần trả lời” (phản hồi mới, yêu cầu phê duyệt, mentions). Điều này giảm việc nhảy qua email và chat.
Bộ lọc nhanh nên trả lời các câu hỏi phổ biến:
Hành động chính nên rõ ràng: Approve / Request changes. Giữ nó cố định trong review view (sticky footer/header) để client không phải tìm sau khi cuộn bình luận.
Clients thường review giữa các cuộc họp. Ưu tiên đọc trên di động: preview sạch, nút lớn và form ngắn để phản hồi. Nếu một chạm mở tài sản và chạm nữa có thể phê duyệt, bạn sẽ thấy thời gian phản hồi nhanh hơn.
Một app phê duyệt chiến dịch sống hoặc chết bởi sự tin tưởng: khách hàng phải tin họ chỉ thấy những gì được phép, và đội bạn cần ranh giới rõ ràng để công việc không bị ghi đè hoặc phê duyệt sai người.
Hầu hết agency đáp ứng được nhu cầu với năm vai trò:
Thay vì chỉ có quyền toàn cục, định nghĩa hành động theo loại đối tượng (campaign, deliverable, asset, comment). Hành động điển hình gồm xem, bình luận, tải lên, phê duyệt, chỉnh sửa, và xóa.
Một mặc định thực tế là “ít đặc quyền nhất”: contributors có thể tải lên và chỉnh sửa tài sản của họ, nhưng xóa hoặc thay đổi cài đặt campaign bị giới hạn cho account managers/admins.
Clients chỉ nên thấy campaign, asset và thảo luận của họ. Tránh thư mục “client chung” vô tình lộ dữ liệu khác. Việc này dễ nhất khi mỗi campaign gắn với một tài khoản client và kiểm tra truy cập được áp dụng nhất quán ở mọi trang, khi tải xuống và trong thông báo.
Hỗ trợ hai chế độ phê duyệt cho mỗi deliverable:
Cung cấp link chia sẻ tiện lợi, nhưng giữ riêng tư theo mặc định: token có thời hạn, mật khẩu tùy chọn và khả năng thu hồi.
Quy tắc tốt: chia sẻ không được vượt rào client—chỉ cấp quyền truy cập tới những mục người đó bình thường có thể thấy.
Tính năng phê duyệt sống hoặc chết bởi sự rõ ràng. Nếu đội bạn và khách hàng không thể biết ai đang chờ ai, phê duyệt bị đình trệ và “đã phê duyệt” trở nên gây tranh cãi.
Bắt đầu với số trạng thái ít ai cũng hiểu:
Tránh thêm trạng thái cho mọi trường hợp biên. Nếu cần chi tiết hơn, dùng tag (ví dụ “legal review”) thay vì mở rộng workflow.
Xem mỗi lần tải lên là một phiên bản bất biến. Đừng thay file tại chỗ—tạo v1, v2, v3… gắn với cùng một asset.
Điều này hỗ trợ cuộc trò chuyện rõ ràng (“Vui lòng cập nhật v3”) và tránh mất dữ liệu. Trong UI, làm cho phiên bản hiện tại hiển thị rõ, đồng thời cho phép mở các phiên bản trước để so sánh.
Bình luận tự do thường lộn xộn. Thêm cấu trúc:
Nếu hỗ trợ timecodes (video) hoặc ghim vùng trang/ảnh (PDF/images), phản hồi sẽ dễ làm việc hơn nhiều.
Khi ai đó phê duyệt, ghi lại:
Sau phê duyệt, định nghĩa quy tắc: thường khóa chỉnh sửa trên phiên bản được phê duyệt, nhưng cho phép tạo bản sửa nhỏ như một phiên bản mới (khi đó trạng thái trở lại In Review). Điều này giữ cho phê duyệt có thể bảo vệ được mà không chặn sửa đổi hợp lý phút chót.
Phê duyệt sáng tạo sống hoặc chết vào việc mọi người có dễ tiếp cận đúng file vào đúng thời điểm không. Quản lý tài sản là nơi nhiều app chiến dịch trở nên khó chịu — tải xuống chậm, tên file khó hiểu và vòng lặp “phiên bản nào là cuối cùng?” vô tận.
Một mô hình sạch là: object storage cho file nhị phân (nhanh, mở rộng, rẻ) và cơ sở dữ liệu cho metadata (có thể tìm kiếm và cấu trúc).
DB nên theo dõi như: tên asset, loại, campaign, phiên bản hiện tại, ai tải lên, dấu thời gian, trạng thái phê duyệt, và URL xem trước. Lớp lưu trữ giữ file nhị phân và các đối tượng phái sinh như thumbnails.
Hướng tới tập nhỏ đủ bao phủ công việc:
Nêu rõ UI chấp nhận tải lên hay chỉ link. Giảm lỗi upload và support ticket.
Xem trước làm review nhanh hơn và thân thiện với khách hàng. Tạo:
Điều này cho phép stakeholders lướt dashboard deliverables mà không tải file chất lượng cao.
Định nghĩa giới hạn sớm (kích thước tối đa, số lượng tối đa mỗi campaign, extensions được hỗ trợ). Xác thực cả loại file và nội dung (đừng tin extension). Nếu làm việc với enterprise hoặc chấp nhận file lớn, cân nhắc quét virus/malware trong pipeline upload.
Phê duyệt thường cần truy vết. Định nghĩa “xóa” nghĩa là gì:
Kết hợp với chính sách lưu giữ (ví dụ: giữ tài sản 12–24 tháng sau khi campaign kết thúc) để chi phí lưu trữ không tăng vô kế hoạch.
Một app chiến dịch với phê duyệt khách hàng không cần hạ tầng kỳ lạ. Nó cần ranh giới rõ: giao diện thân thiện cho con người, API thực thi luật, lưu trữ cho file và dữ liệu, và worker nền xử lý việc theo thời gian như nhắc nhở.
Bắt đầu với những gì đội bạn có thể xây và vận hành tự tin. Nếu bạn đã biết React + Node, hoặc Rails, hoặc Django, đó thường là lựa chọn đúng cho v1. Sở thích hosting cũng quan trọng: nếu muốn “push to deploy” đơn giản, chọn nền tảng hỗ trợ stack và làm logs, scaling, secrets dễ quản lý.
Nếu muốn đi nhanh hơn mà không phải xây từ đầu, một nền tảng vibe-coding như Koder.ai có thể giúp prototype và lặp workflow (campaigns, assets, approvals, roles) qua giao diện chat — rồi xuất source khi bạn sẵn sàng nắm quyền.
Frontend (web app): Dashboards, dòng thời gian campaign và màn hình review. Nói với API và xử lý UX thời thực (loading states, tiến trình upload, thread bình luận).
Backend API: Nguồn sự thật cho luật nghiệp vụ—ai có quyền phê duyệt, khi nào asset bị khóa, chuyển trạng thái nào được phép. Giữ nó đơn giản và dự đoán được.
Database: Lưu campaigns, tasks, approvals, comments và audit events.
File storage + previewing: Lưu upload trong object storage (S3-compatible). Tạo thumbnails/previews để khách hàng review mà không cần tải file lớn.
Background jobs: Những việc không nên chặn người dùng: gửi email, tạo preview, nhắc nhở theo lịch, báo cáo hàng đêm.
Với hầu hết agency, một modular monolith là lý tưởng: một codebase backend với module tách biệt rõ (assets, approvals, notifications). Bạn vẫn có thể thêm service khi thực sự cần (ví dụ worker riêng) mà không phải tách ra nhiều deploy.
Xem thông báo là tính năng quan trọng: in-app + email, có tùy chọn tắt và threading rõ ràng. Một job queue (BullMQ, Sidekiq, Celery, v.v.) cho phép gửi nhắc nhở đáng tin cậy, retry khi lỗi và không làm chậm upload/phê duyệt.
Lên kế hoạch ba môi trường từ đầu:
Nếu muốn đi sâu vào phần dữ liệu tiếp theo, tham khảo bài viết về thiết kế mô hình dữ liệu và cơ sở dữ liệu.
Mô hình dữ liệu rõ ràng là thứ giữ app chiến dịch cảm giác đơn giản ngay cả khi nó lớn lên. Mục tiêu là làm cho các màn hình phổ biến—danh sách campaign, hàng đợi asset, trang phê duyệt—nhanh và dự đoán được, đồng thời vẫn lưu lịch sử cần thiết.
Bắt đầu với tập bảng nhỏ khớp cách agency làm việc:
Giữ ID nhất quán (UUID hoặc numeric—cái nào cũng được). Quan trọng là mỗi record con (clients, campaigns, assets) có organization_id để thực thi tách dữ liệu.
Trạng thái thôi không giải thích được chuyện gì đã xảy ra. Thêm các bảng như:
Điều này khiến audit trail và trách nhiệm rõ ràng mà không làm phồng bảng chính.
Hầu hết màn hình lọc theo client, status, và due date. Thêm index như:
Cân nhắc index kép cho “cần review ngay”, ví dụ (organization_id, status, updated_at).
Xử lý schema như code sản phẩm: dùng migration cho mọi thay đổi. Seed vài mẫu campaign (giai đoạn mặc định, trạng thái mẫu, bước phê duyệt chuẩn) để agencies mới bắt đầu nhanh và test environment có dữ liệu thực tế.
Một app phê duyệt khách hàng sống hoặc chết bởi niềm tin: clients cần đăng nhập đơn giản, đội bạn cần tin chỉ đúng người thấy công việc đúng. Bắt đầu với tập nhỏ tính năng auth nhưng vẫn đủ chuyên nghiệp cho agency, rồi mở rộng.
Nếu người dùng chủ yếu là client đăng nhập không thường xuyên, email + mật khẩu thường mượt nhất. Với tổ chức lớn, cân nhắc SSO (Google/Microsoft) để họ dùng tài khoản công ty. Hỗ trợ cả hai sau này—đừng bắt SSO trừ khi người dùng mong đợi.
Invite nên nhanh, theo vai trò và linh hoạt:
Một mẫu tốt là magic link để đặt mật khẩu, để người mới không phải nhớ gì lúc đầu.
Dùng session an toàn (access token ngắn hạn, refresh token xoay vòng, httpOnly cookies khi khả dụng). Thêm flow reset mật khẩu chuẩn với token hết hạn, dùng một lần và màn hình xác nhận rõ ràng.
Xác thực trả lời “bạn là ai?” Ủy quyền trả lời “bạn làm được gì?”. Bảo vệ mọi endpoint bằng kiểm tra quyền—đặc biệt cho assets, comments và approvals. Đừng chỉ ẩn UI.
Giữ log thân thiện audit (thử đăng nhập, chấp nhận invite, đổi vai trò, hoạt động khả nghi), nhưng tránh lưu bí mật. Log ID, dấu thời gian, gợi ý IP/device và kết quả—không bao giờ lưu mật khẩu thô, nội dung file đầy đủ hay ghi chú riêng của khách hàng.
Thông báo là nơi app chiến dịch trở nên hữu ích — hoặc gây mệt. Mục tiêu đơn giản: giữ công việc chảy mà không biến mọi bình luận thành đám cháy inbox.
Bắt đầu với tập trigger nhỏ, tín hiệu cao và giữ nhất quán giữa email và in-app:
Mỗi thông báo nên bao gồm “cái gì” và hành động tiếp theo với đường dẫn trực tiếp tới view đúng (ví dụ: màn hình review asset hoặc Inbox client).
Các vai trò khác nhau muốn mức chi tiết khác nhau. Cho điều khiển ở mức người dùng:
Dùng mặc định thông minh: clients thường muốn ít email hơn và chỉ quan tâm mục chờ quyết định của họ.
Gộp cập nhật tương tự (ví dụ, “3 bình luận mới trên Homepage Banner”) thay vì gửi một email cho mỗi bình luận. Thêm rào chắn:
Một trang Approval Inbox giảm trao đổi không cần thiết bằng cách chỉ hiển thị những gì khách cần làm bây giờ: mục “Chờ bạn”, ngày hạn và đường dẫn một chạm vào màn hình review đúng. Giữ sạch và truy cập dễ, và liên kết tới nó trong mọi email review.
Email không đảm bảo gửi. Lưu trạng thái gửi (sent, bounced, failed) và retry thông minh. Nếu email thất bại, hiển thị cho admin trong activity view và dùng thông báo in-app làm kế hoạch dự phòng để workflow không dừng im lặng.
Khi khách phê duyệt sáng tạo, họ không chỉ bấm nút—họ chịu trách nhiệm cho quyết định. App nên làm cho đường dẫn quyết định dễ tìm, dễ hiểu và khó chối cãi sau này.
Triển khai activity feed ở hai mức:
Giữ mục readable cho người không chuyên kỹ thuật với định dạng: Ai đã làm gì, khi nào và ở đâu. Ví dụ: “Jordan (Agency) tải lên Homepage Hero v3 — 12 Dec, 2:14 PM” và “Sam (Client) phê duyệt Homepage Hero v3 — 13 Dec, 9:03 AM.”
Để trách nhiệm, lưu audit trail cho:
Quy tắc thực tế: nếu một sự kiện ảnh hưởng deliverable, thời gian hoặc chữ ký client, nó nên vào audit trail.
Sự kiện audit nên bất biến. Nếu cần sửa, ghi một sự kiện mới (ví dụ, “Agency mở lại phê duyệt”) thay vì ghi đè lịch sử. Cho phép sửa trường hiển thị nhưng vẫn log hành động sửa.
Hỗ trợ xuất tóm tắt đơn giản (PDF hoặc CSV) cho bàn giao: phiên bản cuối cùng được phê duyệt, dấu thời gian phê duyệt, phản hồi chính và đường dẫn tới assets. Rất hữu ích lúc kết thúc dự án hoặc khi khách đổi team.
Làm tốt phần này giảm nhầm lẫn, bảo vệ cả hai bên và khiến phần mềm quản lý chiến dịch đáng tin cậy hơn — không phức tạp.
Báo cáo và tích hợp có thể làm scope app phình to. Mẹo là ra mắt tập tính năng nhỏ giúp đội vận hành hàng ngày, sau đó mở rộng dựa trên sử dụng thực.
Bắt đầu với view báo cáo đơn giản (hoặc widget dashboard) hỗ trợ kiểm tra tuần và phân loại hằng ngày:
Rồi thêm chỉ số sức khỏe campaign nhẹ dễ đọc:
Những thứ này không cần dự báo hoàn hảo—chỉ tín hiệu rõ ràng và quy tắc nhất quán.
Tích hợp nên giảm công việc thủ công, không tạo lỗi mới. Ưu tiên theo thói quen hàng ngày của người dùng:
Dù chưa phát hành API công khai, hãy định nghĩa chiến lược mở rộng:
Phase 1: dashboard cốt lõi + danh sách pending/overdue.
Phase 2: chỉ số sức khỏe + xu hướng thời gian chu kỳ.
Phase 3: 1–2 tích hợp tác động cao (thường là email + Slack).
Phase 4: webhooks và API partner-ready.
Nếu bạn nghĩ đến gói tính năng cho báo cáo và tích hợp, giữ đơn giản và minh bạch. Nếu muốn đường tắt ra MVP, Koder.ai có thể hữu ích: bạn lặp workflow phê duyệt ở “planning mode”, triển khai hosted build để lấy phản hồi và rollback bằng snapshot khi tinh chỉnh yêu cầu.
Với các mẫu workflow sâu hơn, bạn có thể tham khảo hướng dẫn liên quan trong các bài viết khác.
Bắt đầu bằng cách xác định vấn đề cốt lõi: phê duyệt và phản hồi bị phân tán qua email/chat/file. Phiên bản v1 của bạn nên tập trung briefs, assets, phản hồi và chữ ký phê duyệt vào một chỗ để mọi bên liên quan có thể nhanh chóng trả lời:
Dùng các chỉ số đo được như thời gian phản hồi phê duyệt và số vòng sửa để giữ phạm vi thực tế.
Thiết kế xung quanh bốn nhóm thường gặp:
Nếu bạn tối ưu chỉ cho người dùng nội bộ, khách hàng thường ít chấp nhận và tốc độ phê duyệt giảm.
Chọn một số chỉ số quan trọng gắn với điểm tắc nghẽn thực tế:
Gắn công cụ đo sớm để xác thực cải tiến sau khi ra mắt v1.
Một v1 thực tế bao gồm:
Hoãn báo cáo nâng cao, tích hợp sâu, quy tắc tự động và đường phê duyệt tùy chỉnh cho sau khi có người dùng ổn định.
Mô hình quy trình bằng vài đối tượng cốt lõi:
Rồi định nghĩa vòng đời phê duyệt (ví dụ: Draft → Internal review → Client review → Approved) sao cho mỗi trạng thái có ý nghĩa vận hành rõ ràng (ai có thể chuyển trạng thái, điều kiện cần có, và bước tiếp theo).
Luôn gắn phản hồi với phiên bản tài sản để tránh tranh cãi “ai xem file nào?”. Các lựa chọn tốt gồm:
Cấu trúc giúp giảm sửa đi sửa lại bằng cách biến phản hồi thành hành động rõ ràng và có trách nhiệm.
Giữ điều hướng nhất quán quanh cấu trúc đơn giản: Client → Campaign → Deliverables (assets). Các màn hình “ngày thường” gồm:
Thêm bộ lọc theo câu hỏi thực tế: client, hạn chót, trạng thái, người được giao.
Bắt đầu đơn giản với các vai trò phổ biến cho hầu hết agency:
Rồi định nghĩa quyền theo đối tượng (campaign, asset, comment, approval) như view/comment/upload/approve/edit/delete. Dùng nguyên tắc “ít đặc quyền nhất” và kiểm tra quyền ở backend — đừng chỉ ẩn UI.
Xử lý mỗi lần tải lên như một phiên bản bất biến (v1, v2, v3…). Không ghi đè file tại chỗ.
Ghi lại metadata phê duyệt:
Thường thì khóa phiên bản đã phê duyệt nhưng cho phép tạo phiên bản mới (làm trạng thái trở lại In Review) khi cần thay đổi.
Kiến trúc đơn giản đủ cho v1:
Với v1, một modular monolith kèm worker cho job thường dễ triển khai và vận hành hơn chia thành nhiều service.
