29 thg 11, 2025·8 phút
Xây dựng ứng dụng web để quản lý bảng giá nhà cung cấp và hợp đồng
Kế hoạch từng bước để xây ứng dụng web quản lý bảng giá nhà cung cấp và hợp đồng: nhập file, phê duyệt, gia hạn, lịch sử kiểm toán và phân quyền an toàn.
Kế hoạch từng bước để xây ứng dụng web quản lý bảng giá nhà cung cấp và hợp đồng: nhập file, phê duyệt, gia hạn, lịch sử kiểm toán và phân quyền an toàn.
Hầu hết sự lộn xộn về giá và hợp đồng nhà cung cấp đều tương tự: bảng giá nằm trong file Excel gửi qua email, các PDF “final_FINAL” nằm trong ổ chia sẻ, và không ai chắc chắn điều khoản nào đang hiệu lực. Hệ quả là dễ đoán—giá cũ được dùng để đặt hàng, tranh chấp có thể tránh được với nhà cung cấp, và các gia hạn bị bỏ sót.
Một ứng dụng web tốt nên tập trung nguồn dữ liệu cho bảng giá nhà cung cấp và hợp đồng, đồng thời làm cho mọi thay đổi có thể truy vết từ đầu đến cuối. Nó nên giảm thiểu:
Thiết kế hệ thống quanh những người tiếp xúc giá và điều khoản hàng tuần:
Chọn vài mục tiêu định lượng ngay từ đầu:
Bản phát hành đầu tiên nên hướng tới hồ sơ nhà cung cấp tập trung, nhập bảng giá với xác thực, lưu hợp đồng với ngày quan trọng, phê duyệt cơ bản, tìm kiếm và lịch sử kiểm toán.
Các lần lặp sau có thể thêm tích hợp ERP sâu hơn, thư viện điều khoản, đối sánh hóa đơn tự động, tổ chức đa đơn vị và dashboard báo cáo nâng cao.
Trước khi vẽ màn hình hay bảng, hãy mô tả chính xác quy trình từ khi nhà cung cấp gửi bảng giá đến khi ai đó đặt hàng theo giá đó. Điều này ngăn bạn xây một “kho tài liệu” chung khi thực tế cần một hệ thống quản lý giá có kiểm soát.
Bắt đầu bằng cách làm ví dụ thực tế với procurement, finance và legal. Ghi lại các bàn giao và artefact ở mỗi bước:
Một sơ đồ swimlane đơn giản (Supplier → Buyer/Procurement → Legal → Finance → Operations) thường là đủ.
Liệt kê các quyết định ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và gán chủ sở hữu rõ ràng:
Ghi chú nơi phê duyệt khác nhau theo ngưỡng (ví dụ >5% cần phê duyệt finance) để sau này mã hoá các quy tắc đó.
Ghi rõ các câu hỏi ứng dụng phải trả lời ngay từ ngày đầu:
Những đầu ra này phải dẫn dắt các trường dữ liệu, tìm kiếm và báo cáo — không phải ngược lại.
Dữ liệu procurement lộn xộn. Hãy tài liệu hoá rõ các ngoại lệ phổ biến:
Xem danh sách này như tiêu chí chấp nhận cho import và phê duyệt, để hệ thống hỗ trợ thực tế thay vì ép buộc giải pháp tạm.
Kiến trúc tốt cho bảng giá và hợp đồng không phải là các pattern thịnh hành mà là giảm bớt chi phí phối hợp đồng thời giữ khả năng mở rộng.
Với hầu hết đội (1–6 engineer), điểm khởi đầu tốt nhất là một modular monolith: một ứng dụng deployable với các module và ranh giới rõ ràng. Bạn được phát triển nhanh hơn, debug đơn giản hơn và ít phần vận hành hơn.
Chỉ tách service khi có lý do rõ ràng — ví dụ tải nhập lớn cần scale độc lập, nhiều đội làm song song, hoặc yêu cầu cô lập tuyệt đối. Con đường thường thấy: modular monolith → tách import/processing và document workloads vào các background worker → tuỳ chọn tách các domain lưu lượng cao ra service.
Nếu muốn đẩy nhanh prototype đầu (màn hình, luồng, phân quyền) mà không cam kết chu kỳ xây dựng dài, một nền tảng vibe-coding như Koder.ai có thể giúp tạo baseline React + Go + PostgreSQL từ một spec chat có cấu trúc, rồi lặp nhanh trên import, phê duyệt và lịch sử kiểm toán. Với đội procurement, điều này thường có nghĩa là xác thực luồng với người dùng thực sớm—trước khi bạn xây quá nhiều.
Thiết kế ứng dụng quanh vài domain ổn định:
Giữ mỗi module chịu trách nhiệm cho luật và truy cập dữ liệu của nó. Ngay cả trong monolith, thực thi ranh giới trong code (packages, đặt tên và API rõ ràng giữa các module).
Tích hợp thay đổi luồng dữ liệu, nên để điểm mở rộng rõ ràng:
Định nghĩa kỳ vọng đo lường trước:
Mô hình dữ liệu rõ ràng là thứ giữ một app procurement đáng tin cậy. Khi người dùng hỏi “Giá nào hợp lệ vào ngày 3 tháng 3?” hay “Hợp đồng nào điều chỉnh mua đó?”, database phải trả lời không mơ hồ.
Bắt đầu với một bộ nhỏ các record xác định:
Mô hình quan hệ phản ánh cách buyer làm việc:
Nếu hỗ trợ nhiều địa điểm giao hàng hay đơn vị kinh doanh, cân nhắc thêm khái niệm Scope (ví dụ công ty, site, vùng) gắn vào hợp đồng và bảng giá.
Tránh chỉnh sửa bản live tại chỗ. Thay vào đó:
Điều này giúp trả lời câu hỏi audit dễ dàng: bạn có thể tái dựng những gì đã được phê duyệt khi nào và thay đổi những gì.
Giữ dữ liệu tham chiếu trong bảng riêng để tránh text tự do lộn xộn:
Thực thi identifier để tránh trùng âm thầm:
Bảng giá thường đến trong spreadsheet không dành cho máy. Một luồng import mượt mà là khác biệt giữa “chúng tôi sẽ dùng app” và “chúng tôi tiếp tục gửi Excel qua email.” Mục tiêu: cho phép upload dễ chịu, nhưng dữ liệu lưu phải nghiêm ngặt.
Hỗ trợ CSV và XLSX từ ngày đầu. CSV tốt cho xuất từ ERP và BI; XLSX là thứ nhà cung cấp thường gửi.
Cung cấp mẫu tải xuống phản ánh mô hình dữ liệu (giảm nhầm lẫn). Bao gồm:
Phiên bản hóa mẫu (ví dụ: Template v1, v2) để có thể thay đổi mà không phá vỡ quy trình hiện tại.
Xác định mapping rõ ràng và hiển thị trong UI khi upload.
Cách làm phổ biến:
Nếu cho phép cột tuỳ chỉnh, lưu chúng như metadata để không làm lẫn vào schema giá lõi.
Chạy xác thực trước khi commit:
Thực hiện cả xác thực cấp hàng (hàng này sai) và cấp file (upload này xung đột với record hiện có).
Một trải nghiệm import tốt là: Upload → Preview → Fix → Confirm.
Ở màn hình preview:
Tránh “fail toàn bộ file vì một hàng”. Thay vào đó, cho người dùng chọn: chỉ nhập các hàng hợp lệ hoặc chặn cho đến khi sửa hết lỗi, tuỳ governance.
Để kiểm toán và xử lý lại dễ dàng, lưu:
Điều này tạo đường dẫn chứng minh cho tranh chấp (“chúng ta đã nhập gì và khi nào?”) và cho phép xử lý lại khi quy tắc xác thực thay đổi.
Một record hợp đồng nên hơn cả kho tài liệu. Nó cần đủ dữ liệu cấu trúc để điều khiển gia hạn, phê duyệt và báo cáo—trong khi vẫn giữ tài liệu ký dễ tìm.
Bắt đầu với các trường trả lời câu hỏi procurement nhận hàng tuần:
Giữ trường text tự do cho trường hợp biên, nhưng chuẩn hoá mọi thứ bạn sẽ lọc, gom nhóm hoặc cảnh báo.
Xử lý tài liệu như thực thể liên kết tới hợp đồng:
Lưu metadata cho mỗi file: loại tài liệu, ngày hiệu lực, phiên bản, người tải lên và mức độ bảo mật. Nếu tổ chức có yêu cầu lưu trữ, thêm trường “retention until” và “legal hold” để app ngăn xóa và hỗ trợ kiểm toán.
Phụ lục không nên ghi đè lịch sử. Mô hình hoá chúng như các thay đổi có ngày: mở rộng điều khoản (ngày kết thúc mới), điều chỉnh điều khoản thương mại, hoặc thêm/bớt phạm vi.
Nếu có thể, thu các điều khoản chính dưới dạng dữ liệu có cấu trúc để cảnh báo và báo cáo—ví dụ: termination for convenience (Y/N), công thức indexing, service credits, giới hạn trách nhiệm, và tính độc quyền.
Nếu mua tập trung mà vận hành đa site, hỗ trợ liên kết một hợp đồng tới nhiều site/đơn vị kinh doanh, với tuỳ chọn override ở cấp site (ví dụ địa chỉ thanh toán, điều khoản giao hàng). Tương tự, cho phép một hợp đồng che phủ công ty mẹ và các công ty con, nhưng vẫn giữ “bên ký” rõ ràng cho mục tuân thủ.
Phê duyệt là nơi bảng giá và hợp đồng trở nên có thể giải trình. Một luồng rõ ràng giảm tranh cãi “ai đã duyệt cái này?” và tạo đường đi có thể lặp từ nhà cung cấp gửi đến dữ liệu dùng được.
Dùng lifecycle đơn giản, hiển thị cho cả bảng giá và hợp đồng:
Draft → Review → Approved → Active → Expired/Terminated
Định nghĩa trách nhiệm trong app (không để trong tribal knowledge):
Thêm kiểm tra theo chính sách tự động kích hoạt bước phê duyệt thêm:
Mỗi phê duyệt/từ chối cần ghi:
Đặt SLA để tránh phê duyệt bị treo:
Quản trị hiệu quả nhất khi nhúng vào luồng công việc—không phải áp đặt sau.
Ứng dụng procurement thành công hay thất bại dựa trên tốc độ trả lời các câu hỏi đơn giản: “Giá hiện tại là bao nhiêu?”, “Hợp đồng nào điều chỉnh mục này?”, “Đã thay đổi gì kể từ quý trước?” Thiết kế UI quanh các luồng đó, không phải quanh bảng dữ liệu.
Cung cấp hai điểm vào chính trong navigation:
Ở trang kết quả, dùng bộ lọc hợp đồng phù hợp công việc thực: ngày hiệu lực, trạng thái hợp đồng (draft/active/expired), đơn vị kinh doanh, tiền tệ, và “có phê duyệt đang chờ”. Giữ bộ lọc hiển thị và có thể xoá như chips để người không chuyên cảm thấy thoải mái.
Hồ sơ nhà cung cấp là hub: hợp đồng đang hoạt động, bảng giá mới nhất, tranh chấp/ghi chú mở và panel “hoạt động gần đây”.
View hợp đồng trả lời “Chúng ta được phép mua gì, theo điều khoản nào, đến khi nào?” Hiển thị điều khoản chính (incoterms, điều khoản thanh toán), tài liệu đính kèm và timeline phụ lục.
So sánh bảng giá là nơi người dùng dành thời gian. Hiển thị hiện tại vs trước song song với:
Báo cáo nên mang tính hành động, không chỉ trang trí: “sắp hết hạn trong 60 ngày”, “tăng giá lớn nhất”, “mặt hàng có nhiều giá đang hoạt động”. Cung cấp xuất nhanh sang CSV cho finance và PDF để chia sẻ/phê duyệt, với cùng bộ lọc để dữ liệu xuất khớp với màn hình.
Dùng nhãn rõ ràng (“Effective date”, không phải “Validity start”), trợ giúp inline cho trường khó (đơn vị, tiền tệ), và trạng thái rỗng giải thích bước tiếp theo (“Import một bảng giá để bắt đầu theo dõi thay đổi”). Một checklist onboarding ngắn ở /help có thể giảm thời gian đào tạo.
Bảo mật dễ thực hiện khi được thiết kế vào luồng công việc, không phải gắn thêm sau. Mục tiêu: người dùng thấy/chỉnh đúng phần họ chịu trách nhiệm, và mọi thay đổi quan trọng đều có thể truy vết.
Bắt đầu với mô hình vai trò nhỏ, rõ ràng và gán quyền theo hành động, không chỉ theo màn hình:
Quyền phải được thực thi ở server cho mọi endpoint (UI không đủ). Nếu tổ chức phức tạp, thêm quyền theo scope (theo supplier, business unit, region).
Quyết định sớm dữ liệu nào cần bảo vệ thêm:
Ghi lại audit immutable cho các thực thể chính (hợp đồng, điều khoản, item giá, phê duyệt): ai, thay đổi gì (trước/sau), khi nào, và nguồn (UI/import/API). Ghi tên file import và số hàng để dễ truy vết và sửa lỗi.
Chọn một phương thức đăng nhập chính:
Thêm điều khiển session hợp lý: token ngắn hạn, cookie an toàn, timeout không hoạt động và yêu cầu đăng nhập lại cho hành động nhạy cảm (ví dụ xuất báo giá).
Hướng tới kiểm soát thực tế: least privilege, logging tập trung, backup định kỳ và drill restore. Xem nhật ký kiểm toán như hồ sơ doanh nghiệp— giới hạn xóa và định nghĩa chính sách retention.
Giá hiếm khi là “một con số”. Ứng dụng cần quy tắc rõ ràng để buyer, AP và nhà cung cấp đều có cùng câu trả lời: hôm nay giá cho mục này là bao nhiêu?
Lưu giá dưới dạng record có khoảng thời gian với start date và end date tuỳ chọn. Cho phép dòng có ngày hiệu lực tương lai (ví dụ tăng vào quý sau), và định nghĩa rõ “mở” (thường là: hợp lệ cho tới khi thay thế).
Chồng chéo nên xử lý có chủ ý:
Quy tắc thực tế: một giá cơ bản đang hoạt động cho mỗi supplier-item-currency-unit tại cùng một thời điểm; mọi thứ khác phải được đánh dấu rõ như override.
Khi có nhiều ứng viên, định nghĩa thứ tự lựa chọn, ví dụ:
Nếu có supplier ưu tiên, thêm trường supplier priority dùng khi có nhiều supplier hợp lệ cho cùng item.
Chọn lưu:
Nhiều đội làm cả hai: giữ giá nhà cung cấp theo tiền tệ gốc, cộng giá trị đã quy đổi “as-of” cho báo cáo.
Định nghĩa chuẩn hoá đơn vị (ví dụ each vs case vs kg) và giữ hệ số quy đổi có phiên bản. Áp dụng quy tắc làm tròn nhất quán (số thập phân tiền tệ, bước giá tối thiểu), và rõ ràng khi nào làm tròn xảy ra: sau quy đổi đơn vị, sau quy đổi FX, hay tại tổng dòng cuối cùng.
Gia hạn là nơi giá trị hợp đồng được bảo vệ hoặc mất đi: bỏ lỡ deadline báo trước, tự động gia hạn không mong muốn, và đàm phán gấp thường dẫn đến điều khoản bất lợi. Ứng dụng nên coi gia hạn như một quy trình được quản lý với ngày mốc, chủ sở hữu chịu trách nhiệm và các hàng đợi vận hành rõ ràng.
Mô hình gia hạn như tập mốc gắn vào mỗi hợp đồng (và tuỳ chọn cho từng phụ lục):
Xây nhắc quanh các mốc này. Mặc định thực tế là cadence 90/60/30 ngày trước deadline quan trọng (thời hạn báo trước thường là then chốt), cộng cảnh báo “ngày-of”.
Bắt đầu với hai kênh:
Tuỳ chọn: hỗ trợ xuất file ICS (mỗi hợp đồng hoặc theo user) để chủ sở hữu subscribe trong Outlook/Google Calendar.
Làm cho thông báo có thể hành động: bao gồm tên hợp đồng, nhà cung cấp, deadline cụ thể và link sâu vào record.
Cảnh báo nên gửi tới:
Thêm quy tắc escalate: nếu chủ chính chưa xác nhận trong X ngày, thông báo tới backup hoặc manager. Ghi lại timestamp “đã xác nhận” để cảnh báo không trở thành tiếng ồn nền.
Dashboard nên đơn giản, có thể lọc và tuỳ theo vai trò:
Mỗi widget liên kết tới view danh sách lọc có tìm kiếm và xuất, để dashboard là điểm bắt đầu cho hành động—không chỉ báo cáo.
MVP cho bảng giá và hợp đồng nhà cung cấp phải chứng minh một điều: các đội có thể tải giá an toàn, tìm hợp đồng đúng, và tin tưởng phê duyệt cùng lịch sử kiểm toán.
Bắt đầu với một luồng mỏng end-to-end hơn là nhiều tính năng rời rạc:
Nếu muốn nhanh với đội nhỏ, cân nhắc dùng Koder.ai để dựng skeleton sản phẩm ban đầu (frontend React, backend Go, PostgreSQL) và lặp trong “planning mode” với stakeholder procurement/legal. Bạn có thể xác thực workflow (imports → approvals → audit → renewal alerts), rồi xuất mã nguồn khi sẵn sàng hoàn thiện.
Tập trung kiểm thử nơi sai sót gây hậu quả:
Dùng staging với dữ liệu giống production (đã làm sạch). Yêu cầu checklist: bật backup, rehearsal migration script, và kế hoạch rollback (migration DB versioned + revert deploy).
Thêm giám sát cho lỗi import, truy vấn chậm ở tìm kiếm, và nút thắt phê duyệt.
Chạy vòng feedback 2–4 tuần với procurement và finance: lỗi phổ biến khi import, trường thiếu trong hợp đồng, màn hình chậm. Ứng viên tiếp theo: tích hợp ERP, portal nhà cung cấp upload, phân tích về tiết kiệm và tuân thủ.
Suggested internal reads: /pricing and /blog.
Bắt đầu bằng việc tập trung hai thứ: phiên bản bảng giá và phiên bản hợp đồng.
Trong MVP, bao gồm:
Dùng modular monolith cho hầu hết đội (1–6 kỹ sư): một app deployable với các module tách bạch (Suppliers, Price Lists, Contracts, Approvals, Reporting).
Tách các worker nền (imports, xử lý tài liệu, thông báo) khi cần trước khi chuyển sang microservices.
Mô hình tối thiểu:
Các liên kết quan trọng:
Không ghi đè lịch sử. Dùng phiên bản hoá:
Khi đó “hiện tại” là một truy vấn: phiên bản đã phê duyệt mới nhất có hiệu lực vào ngày người dùng chọn.
Hướng tới “tải lên dễ chịu, lưu dữ liệu nghiêm ngặt”:
Lưu file thô + mapping + kết quả xác thực để truy vết và xử lý lại.
Các quy tắc thường ngăn được nhiều lỗi dữ liệu giá nhất:
Nếu cho phép trùng lặp (khuyến mãi/ghi đè), yêu cầu lý do và phê duyệt.
Giữ trạng thái rõ ràng và nhất quán:
Áp dụng cùng mẫu này cho cả bảng giá và phiên bản hợp đồng để người dùng chỉ phải học một quy trình.
Bắt đầu với mô hình vai trò đơn giản và thực thi ở phía server:
Thêm quyền theo scope (business unit/region/supplier) khi cần, và coi PDF hợp đồng/chi tiết ngân hàng là dữ liệu nhạy cảm hơn với truy cập chặt chẽ hơn.
Mô hình các mốc chính và làm cho thông báo có thể hành động:
Các dashboard nên hướng tới hành động:
Mỗi widget liên kết tới danh sách lọc sẵn có thể xuất.