Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Kauf einer Domain, Verknüpfen der DNS-Einträge und Einrichten von Business-E-Mail (MX, SPF, DKIM, DMARC). Klare Prüfungen, gängige Fehlerbehebungen und Sicherheitstipps.
Du richtest zwei Dinge ein, die zusammenarbeiten: einen Domainnamen (wie yourcompany.com) und Business-E-Mail-Adressen, die diese Domain nutzen (z. B. [email protected]). Wenn sie richtig verbunden sind, kannst du zuverlässig E-Mails senden und empfangen — und Leute sehen deine Marke jedes Mal, wenn du auf „Senden“ klickst.
[email protected]) und Teamadressen (z. B. [email protected]).Die Verbindung zwischen deiner Domain und deinem E-Mail-Provider erfolgt über DNS-Einstellungen (einige Einträge, die du im Domain-Manager hinzufügst). Diese Einstellungen sagen dem Internet, wohin E-Mails für deine Domain zugestellt werden sollen und wie geprüft wird, dass sie legitim sind.
Dieser Leitfaden richtet sich an nicht-technische Personen — Solo-Gründer, Freelancer und kleine Teams — die eine Business-E-Mail wollen, ohne Netzwerke oder Server verstehen zu müssen.
info@, billing@, support@).Die meisten Setups dauern 30–90 Minuten aktive Arbeit.
Der Hauptfaktor ist die DNS-Propagation: nachdem du DNS-Einträge aktualisiert hast, kann es von ein paar Minuten bis 24–48 Stunden dauern, bis die Änderungen überall erkannt werden. In diesem Zeitraum kann es sein, dass E-Mail für einige Leute funktioniert, für andere nicht — oder sie funktioniert schrittweise.
Sobald alles verbunden ist, hast du eine sauberere, vertrauenswürdigere E-Mail-Präsenz — und eine Basis, mit der du wachsen kannst (neue Teammitglieder, zusätzliche Adressen und bessere Zustellbarkeit im Laufe der Zeit).
Bevor du in Einstellungen klickst, hilft es zu wissen, welche Firma was macht. Die meisten Verwirrungen bei E-Mail-Setups entstehen, weil drei verschiedene „Orte“ beteiligt sind.
Domain-Registrar: Die Firma, bei der du den Domainnamen kaufst (z. B. yourcompany.com). Sie verwalten Eigentum, Verlängerungen und grundlegende Domain-Kontrollen.
DNS-Host (DNS-Anbieter): Der Ort, an dem das „Adressbuch“ deiner Domain liegt. DNS ist eine Reihe von Einträgen, die dem Internet sagen, wo verschiedene Dienste für deine Domain sind (Website, E-Mail usw.). Manchmal ist dein Registrar auch dein DNS-Host, aber nicht immer.
E-Mail-Provider: Der Dienst, der tatsächlich deine Postfächer betreibt und E-Mails sendet/empfängt (z. B. Google Workspace oder Microsoft 365). Dort legst du Postfächer wie [email protected] an.
Denk daran so:
Du kaufst die Domain beim Registrar und bearbeitest dann die DNS-Einträge (wo immer DNS gehostet wird), um der Welt zu sagen: „E-Mails für @yourcompany.com sollen an diesen Provider geliefert werden.“
Wenn du ein einfaches Diagramm brauchst:
Domain (Registrar) → DNS (Einträge) → E-Mail-Provider (Postfächer)
Wenn du DNS änderst (z. B. MX, SPF, DKIM), erscheinen die Änderungen nicht überall sofort. Propagation ist die Zeit, die DNS-Änderungen benötigen, um sich über das Internet zu verbreiten, während verschiedene Netzwerke ihre zwischengespeicherten Informationen aktualisieren.
Das bedeutet praktisch, dass du vielleicht eine DNS-Änderung speicherst und trotzdem eine Weile altes Verhalten siehst — besonders in den ersten Stunden.
Deine Domain ist die Grundlage für deine Website und deine E-Mail-Adresse (z. B. [email protected]). Sie bleibt in der Regel jahrelang, daher sparen ein paar Überlegungen jetzt später viel Ärger.
Strebe etwas Kurzes, Klars und Leicht zu buchstabierendes an — so wie man es nach einmal Hören verstehen kann.
Praktische Regeln:
Wenn möglich, kaufe wichtige Variationen (z. B. .com plus lokale Domain), um deine Marke zu schützen, und wähle dann eine „primäre“ Domain für E-Mails.
Beim Registrar-Vergleich achte auf:
Stelle sicher, dass die Domain auf deinen Geschäftsnamen (oder einen vertrauenswürdigen Eigentümer) registriert ist und dass du die Login-Daten, Wiederherstellungs-E-Mail und 2-Faktor-Authentifizierung kontrollierst. Halte den Registrar-Zugang an einem Ort — sicher geteilt — damit die Domain nicht mit einem ausscheidenden Mitarbeiter/Contractor verschwindet.
Aktiviere WHOIS-Privatsphäre, außer du hast einen konkreten Grund dagegen. Das reduziert Spam und schützt persönliche Kontaktdaten vor öffentlicher Einsicht.
Die Wahl eines E-Mail-Providers bestimmt hauptsächlich, wo der Mailservice läuft. Deine Domain (der Name) kann bei einem Anbieter bleiben, während die E-Mail bei einem anderen gehostet wird.
1) E-Mail beim Registrar
Viele Registrare bieten E-Mail-Pakete zusammen mit Domains an. Das ist praktisch, weil Abrechnung und Support an einem Ort sind. Der Nachteil: Funktionen sind oft grundlegend (weniger Kollaborations-Tools, einfache Admin-Kontrollen) und eine spätere Migration kann zusätzliche Schritte erfordern.
2) E-Mail bei einem separaten Provider
Das ist die typische Wahl für wachsende Teams. Provider wie Google Workspace oder Microsoft 365 konzentrieren sich stark auf Zustellbarkeit, Sicherheit und Produktivitäts-Apps. Deine Domain kann beim Registrar bleiben — du verbindest die E-Mail per DNS-Einträgen.
Konzentriere dich auf das, was du wirklich brauchst:
Für nicht-technische Admins machen diese Dinge einen Unterschied:
Erwarte einen Preis pro Nutzer/Monat für voll ausgestattete Provider; Registrar-E-Mail ist oft günstiger, aber leichter an Funktionen. Prüfe vor der Entscheidung, was in jedem Tarif enthalten ist (Postfächer vs Aliase, Speicher, geteilte Postfächer) und vergleiche Pläne auf Seiten wie /pricing.
Wenn du unsicher bist, wähle einen Provider, der einfache Exporte und Migrationstools unterstützt — dein zukünftiges Ich wird es dir danken.
Hier wird deine eigene Domain-E-Mail echt: Du legst die Postfächer an, die Leute täglich nutzen, plus zusätzliche Adressen, damit dein Unternehmen organisiert wirkt.
Lege das primäre Postfach zuerst an — meist eine der folgenden Optionen:
Als Einzelunternehmer kannst du you@ als echtes Postfach nutzen und hello@ als Alias hinzufügen, der dorthin zustellt.
Erstelle als Nächstes Postfächer für reale Personen (z. B. sara@, mike@). Dann füge rollenbasierte Adressen hinzu, die Kundenkontakt widerspiegeln:
Bei rollenbasierten Adressen entscheide, wer die Nachrichten erhalten soll: an eine Person liefern, an mehrere Personen liefern oder ein geteiltes Postfach verwenden.
Nutze ein Alias, wenn:
Erstelle ein separates Postfach, wenn:
Wähle eine einfache Regel und halte dich daran:
Vermeide zufällige Varianten (wie support-team@ vs help@) — Konsistenz erleichtert Onboarding, Sicherheit und Fehlersuche.
DNS ist die Einstellungsseite für deine Domain. Dort sagst du dem Internet, wo deine Website liegt und — für E-Mails — welcher Dienst Nachrichten wie [email protected] empfangen soll.
Die gute Nachricht: meist musst du nur ein paar Einträge für Business-E-Mail bearbeiten — hauptsächlich MX-Einträge und einige TXT-Einträge (für SPF, DKIM und DMARC später). Die Schwierigkeit ist oft, den richtigen Bildschirm zu finden.
Die meisten Leute verwalten DNS an einem dieser Orte:
Ein schneller Hinweis: wenn deine Domain custom nameservers verwendet (oft so etwas wie ns1.cloudflare.com), wird DNS wahrscheinlich nicht beim Registrar verwaltet — selbst wenn du die Domain dort gekauft hast.
Suche nach Menüpunkten wie:
Auf dem richtigen Bildschirm siehst du normalerweise eine Tabelle mit Spalten wie Type, Name/Host, Value/Content, Priority und TTL.
Nimm dir 2 Minuten Zeit, um einfache Fehler zu vermeiden:
Für Business-E-Mail mit eigener Domain fügst du typischerweise hinzu oder ersetzt:
Website-bezogene Einträge (wie A, AAAA und CNAME) kannst du normalerweise unangetastet lassen, außer dein Provider sagt explizit etwas anderes.
Das sind die häufigsten Ursachen für „E-Mail funktioniert nicht“:
mail.example.com, andere fügen die Domain automatisch an.Wenn du organisiert bleibst — finde den richtigen DNS-Host, sichere den aktuellen Zustand und ändere nur das, was dein E-Mail-Provider vorgibt — bist du gut vorbereitet für den nächsten Schritt: MX-Einträge einrichten.
MX-Einträge sind die Schilder, die sagen, wohin Mail für deine Domain geleitet werden soll. Wenn dir jemand an [email protected] schreibt, schaut der sendende Server in dein DNS und liest die MX-Einträge, um herauszufinden, welcher Provider die Nachricht empfangen soll.
MX (Mail Exchange)-Einträge sagen der Welt, wohin eingehende E-Mails zugestellt werden sollen. Wenn sie auf den falschen Ort zeigen — oder du eine Mischung aus widersprüchlichen Einträgen hast — können Nachrichten abprallen, verschwinden oder bei einem alten, vergessenen Postfach landen.
Im DNS-Panel gibst du die MX-Einträge exakt so ein, wie dein Provider sie angibt (Host/Name, Wert/Target und Priorität). Wenn du den Provider wechselst, musst du in der Regel alte MX-Einträge entfernen, die auf den vorherigen Dienst verweisen. Viele Provider sagen ausdrücklich „delete any existing MX records“. Befolge diese Anweisung sorgfältig — alte MX-Einträge können die Zustellung aufteilen.
Tipp: kopiere vor Änderungen die aktuellen MX-Einträge in eine Notiz, damit du sie bei Bedarf wiederherstellen kannst.
Die MX-Priorität ist eine Rangfolge: niedrigere Zahlen werden zuerst versucht. Beispiel: Priorität 1 ist bevorzugt gegenüber Priorität 5.
Die meisten Setups funktionieren, solange du:
Nutz zuerst das Admin-/Verifikationstool deines Providers (die meisten haben einen Schritt „Domain/DNS verifizieren“), um zu bestätigen, dass die MX-Einträge erkannt werden.
Dann mache einen echten Test: schicke eine Nachricht von einem persönlichen Konto (z. B. Gmail) an deine neue Business-Adresse und bestätige, dass sie ankommt. Antworte zurück, um ausgehende E-Mails zu prüfen (MX betrifft den Eingang; ausgehende Mails werden vom Provider gehandhabt).
SPF, DKIM und DMARC sind drei DNS-Einträge, die anderen Mail-Systemen helfen, Nachrichten von deiner Domain zu vertrauen. Ihre Aufgabe ist einfach: Spoofing reduzieren (jemand, der vorgibt, in deinem Namen zu mailen) und die Zustellbarkeit verbessern, damit echte Mails seltener als Spam markiert werden.
SPF ist ein einzelner TXT-Eintrag, der auflistet, welche Dienste berechtigt sind, E-Mails für deine Domain zu senden.
Zwei praktische Regeln:
Beispiel für einen SPF-TXT-Wert (nur Beispiel):
v=spf1 include:_spf.google.com include:servers.mcsv.net -all
„include:“-Zeilen autorisieren Absender. Das abschließende -all bedeutet „alles andere ist nicht erlaubt“. Wenn du unsicher bist während Tests, beginnen einige Teams mit ~all (weicher), und wechseln später zu -all.
DKIM lässt deinen E-Mail-Provider ausgehende Nachrichten unterschreiben. Du fügst einen DNS-Eintrag hinzu und aktivierst dann das Signieren im Provider.
Die meisten Provider geben dir:
google oder s1)Das Format kann so aussehen: selector._domainkey.yourdomain.com. Nachdem du ihn hinzugefügt hast, geh zurück in dein E-Mail-Admin-Panel und aktiviere DKIM/Signieren.
DMARC sagt Empfängern, was zu tun ist, wenn SPF/DKIM-Prüfungen fehlschlagen. Starte mit einer Monitoring-Policy, damit du nicht versehentlich legitime Mails blockierst.
Ein gängiger Starter-DMARC-Eintrag:
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]; adkim=s; aspf=s
Mit p=none sammelst du nur Berichte. Nachdem du bestätigt hast, dass alles Legitime besteht, kannst du später auf quarantine oder reject verschärfen.
Sobald deine Domain-E-Mail erstellt und DNS verbunden ist, bleibt der letzte Schritt, sie auf allen Geräten einzurichten, auf denen du E-Mails liest: Laptop, Handy und manchmal Tablet.
Webmail ist das Postfach im Browser (z. B. Gmail in Chrome, Outlook im Web oder das Portal deines Providers). Es ist der einfachste Weg, das Konto zu prüfen, weil nichts konfiguriert werden muss. Wenn du in Webmail senden/empfangen kannst, ist dein Postfach in Ordnung.
E-Mail-Apps sind Programme wie die Gmail- oder Outlook-Mobile-Apps, Apple Mail oder Desktop-Outlook. Sie sind praktisch (Benachrichtigungen, Offline-Zugriff), benötigen aber korrekte Anmeldung und Servereinstellungen.
Tipp: Wenn die Einrichtung in einer App fehlschlägt, melde dich zuerst in Webmail an. So grenzt du ein, ob es ein Konto- oder ein Geräteproblem ist.
Manche Provider bieten mehrere Verbindungsarten an:
Wenn möglich und verfügbar, wähle Exchange/ActiveSync für Einfachheit. Nutze IMAP, wenn Exchange nicht angeboten wird oder du eine universellere Einrichtung willst.
Wenn dein Konto Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert hat, können ältere Apps (oder manche Desktop-Clients) den zweiten Schritt nicht verarbeiten.
Gängige Lösungen:
[email protected]) als Benutzername eingibst, nicht nur den lokalen Teil.Wenn eine App „Manuelle Einstellungen“ verlangt, brauchst du typischerweise:
Wenn du die Servernamen nicht kennst, hol sie dir von der Support-Seite deines Providers — suche nach „IMAP settings“ oder „Exchange settings“ und kopiere genau.
Nach dem Einrichten: sende eine Testmail an ein persönliches Konto und antworte zurück, um sowohl ausgehende als auch eingehende Mails zu prüfen.
Sobald dein Team echte Postfächer hat, möchtest du wahrscheinlich ein paar Komfortfunktionen: Weiterleitung, Aliase, Catch-all oder ein geteiltes Postfach. Sie klingen ähnlich, verhalten sich aber sehr unterschiedlich.
info@ → sarah@)sarah@ empfängt auch )Einfache Regel: Benutze Aliase für „mehrere Adressen für eine Person“ und geteilte Postfächer für „viele Personen, eine Adresse“.
Weiterleitung ist geeignet für:
Langfristig kann Weiterleitung Probleme verursachen:
Für wichtige Teamadressen ist ein geteiltes Postfach oder ein Helpdesk-Tool meist sauberer.
Ein Catch-all akzeptiert [email protected] (auch Tippfehler wie suupport@).
Vorteile:
Nachteile:
Wenn du Catch-all aktivierst, leite die Mails in ein überwachten geteiltes Postfach und setze strenge Spamfilter ein.
Die meisten Provider erlauben Regeln wie:
Solche kleinen Regeln verhindern, dass Mail zum ungeführten Gruppenchat wird.
Der Wechsel zu einer neuen Business-Adresse muss nicht bedeuten, dass alte Nachrichten verloren gehen oder du plötzlich keine Kontakte mehr hast. Entscheidend ist zu entscheiden, was du migrieren willst, und eine Phase, in der beide Systeme parallel laufen.
Beginne mit dem Umfang:
Wenn du unsicher bist: migriere zuerst E-Mail, und übertrage Kontakte/Kalender, wenn die Mail stabil ist.
Die meisten Provider bieten drei praktische Optionen:
1) Eingebauter Importer (einfachste Variante)
Google Workspace und Microsoft 365 bieten Migrations-Tools, die Mails (und manchmal Kontakte/Kalender) von einem anderen Provider kopieren. Für nicht-technische Setups ist das meist die fehlerärmste Option.
2) IMAP-Migration (funktioniert mit vielen Providern)
Wenn dein altes Konto IMAP unterstützt, kann ein Migrations-Tool Ordner und Nachrichten kopieren. Das verschiebt oft zuverlässig Mails, bringt aber Kalender/Kontakte meist nicht automatisch mit.
3) Manueller Export/Import (am aufwendigsten)
Nutze dies, wenn kein automatisches Tool verfügbar ist. Exportiere aus dem alten Dienst (z. B. PST/mbox/CSV) und importiere in den neuen. Das ist machbar, braucht aber mehr Zeit für Aufräumen.
Schalte das alte Konto nicht sofort ab. Halte es aktiv, bis du verifiziert hast:
Stelle zudem eine automatische Antwort auf dem alten Konto ein: „Wir sind umgezogen zu [email protected]“ (für einen kurzen Zeitraum).
Wähle eine ruhige Zeit (früh am Morgen oder am Wochenende), dann:
Wenn alles passt, aktualisiere Signaturen, Rechnungen und Anmeldungen, die die alte Adresse nutzten — und behalte das alte Postfach noch eine Sicherheitszeit, bevor du es kündigst.
Die meisten Business-E-Mail-Probleme lassen sich auf drei Bereiche zurückführen: DNS-Einträge (deine Domain-Einstellungen), Authentifizierung (SPF/DKIM/DMARC) oder Anmeldung/Einrichtung (Passwörter, 2FA, App-Einstellungen). Nutze diese Checkliste, um schnell einzugrenzen.
Starte bei den MX-Einträgen.
Das ist meist ein Authentifizierungs- oder Identitätsproblem.
[email protected]).Wenn du Support kontaktierst, sende:
Wenn du E-Mail parallel zu einem neuen Produkt oder internen Tool einrichtest, stimmt frühzeitig die „From“-Adressen ab (z. B. support@ für Kundenantworten, billing@ für Rechnungen und ein dedizierter Sender für App-Benachrichtigungen). Teams, die auf Koder.ai bauen, richten das oft früh ein, damit transaktionale und Support-Mails konsistent bleiben, ohne später DNS- und Zustellbarkeitsgrundlagen erneut anfassen zu müssen.
Du brauchst Zugriff auf zwei Konten:
Bereite außerdem eine kurze Liste mit Adressen vor, die du erstellen willst (z. B. you@, hello@, support@), damit du alles in einem Durchgang anlegen kannst.
In der Regel 30–90 Minuten aktive Arbeitszeit plus DNS-Propagation.
Propagation kann von wenigen Minuten bis 24–48 Stunden dauern, deshalb ist es normal, wenn E-Mails schrittweise funktionieren (für manche Absender sofort, für andere erst später).
Es sind unterschiedliche Rollen:
Wenn deine Domain benutzerdefinierte Nameserver verwendet (z. B. Cloudflare), musst du das DNS dort bearbeiten, nicht beim Registrar.
MX-Einträge sagen dem Internet, wo eingehende E-Mails für @yourdomain.com zugestellt werden sollen.
Sicher einrichten:
Verwende das Verifizierungstool deines Providers und mache dann reale Tests:
Sie sind DNS-basierte Vertrauenssignale, die Zustellbarkeit verbessern und Spoofing reduzieren:
Verwende ein Alias, wenn eine Person E-Mails unter mehreren Adressen erhalten soll (z. B. hello@ → Hauptpostfach).
Verwende ein separates Postfach/geteiltes Postfach, wenn:
Ein Catch-all nimmt E-Mails für [email protected] an, also auch Tippfehler.
Vorteile:
Nachteile:
Wenn du es aktivierst, leite die Mails an ein überwachte Postfach und setze starke Spamfilter.
Stabilisiere die neue Einrichtung zuerst und migriere dann:
Arbeite von oben nach unten:
Wenn du Support kontaktierst, füge DNS-Screenshots und die vollständigen Header einer Beispiel-Mail bei (zeigen SPF/DKIM/DMARC-Ergebnisse).
[email protected]invoices@support@.p=nonesupport@sales@