Wie man ein einfaches CRM für ein Kleinunternehmen oder Startup baut

Beginnen Sie mit den Aufgaben, die Ihr CRM erledigen muss

Ein „CRM“ ist nicht nur eine Sache — es ist das System, auf das Ihr Team sich verlässt, damit Kundenbeziehungen nicht durchs Raster fallen. Bevor Sie Werkzeuge auswählen oder Felder entwerfen, machen Sie sich klar, welche Aufgaben Ihr CRM im Alltag erfüllen muss.

Definieren Sie, was „CRM“ für Ihr Team bedeutet

Für einige Teams bedeutet CRM = Vertriebsverfolgung. Für andere umfasst es auch Onboarding, Support-Anfragen, Verlängerungen oder Partner-Management. Entscheiden Sie, wofür Sie jetzt gerade bauen.

Ein schneller Rahmen:

Unser CRM ist der Ort, an dem wir verfolgen, mit wem wir sprechen, warum wir mit ihnen sprechen und was als Nächstes passiert.

Listen Sie die täglichen Probleme auf, die Sie beseitigen wollen

Schreiben Sie die echten Ärgernisse auf, die Zeit oder Umsatz kosten. Beispiele:

• Leads gehen in Postfächern oder DMs verloren
• Follow-ups werden verpasst, weil es kein Erinnerungs-System gibt
• Notizen liegen in beliebigen Docs und niemand vertraut der neuesten Version
• Zwei Leute kontaktieren denselben Interessenten, ohne es zu merken
• Sie können nicht sagen, wer sich in der Pipeline befindet oder was blockiert ist

Wenn ein Problem nicht wöchentlich auftritt, gehört es wahrscheinlich nicht zur ersten Version.

Umfang festlegen: Muss / Nett zu haben

Starten Sie mit den „Muss“-Workflows, die sich wiederholen. Nett-zu-haben (komplexe Automatisierung, schicke Scoring-Modelle, benutzerdefinierte Objekte) kann warten, bis die Nutzung bewiesen ist.

Ein nützlicher Test: Wenn Sie eine Funktion entfernen würden, würde jemand das CRM danach noch täglich nutzen? Wenn ja, ist sie nicht essentiell.

Identifizieren Sie Benutzer und Nutzungsfrequenz

Listen Sie die Rollen auf (Founder, Vertriebsmitarbeiter, Support, Ops) und wie oft jede Rolle das CRM nutzen wird. Ein System für tägliche Vertriebsmitarbeiter sollte sich deutlich anders anfühlen als eines, das wöchentlich von einem Gründer aktualisiert wird.

Entscheiden Sie, wie Erfolg aussieht

Wählen Sie 2–3 messbare Ergebnisse, damit Sie wissen, dass das CRM funktioniert, z. B.:

• Weniger verpasste Follow-ups pro Woche
• Schnellere Reaktionszeit auf eingehende Leads
• Eine Pipeline, die Sie in 10 Minuten mit Vertrauen überprüfen können

Diese Ziele leiten jede spätere Entscheidung — besonders, was Sie nicht bauen.

Wählen Sie Ihre Bauweise: Spreadsheet, No-Code oder individuell

Ihr „CRM“ ist nur ein System zur Nachverfolgung von Kunden, Deals und Follow-ups. Der beste Ansatz ist der, den Ihr Team Woche für Woche wirklich pflegt.

Option 1: Spreadsheet (schnellster Start)

Ein Spreadsheet reicht, wenn Sie ein sehr kleines Team (1–3 Personen), geringes Deal-Volumen und einen einfachen Prozess haben (eine Pipeline, ein paar nächste Schritte).

Zeit bis zum Start: 1–3 Stunden.

Laufende Wartung: manuell. Sie verbringen Zeit damit, Notizen zu kopieren, die neueste Version zu suchen und inkonsistente Daten zu korrigieren.

Verwenden Sie dies, wenn Sie ein CRM-MVP brauchen und ohne Erinnerungen, Berechtigungen oder Aktivitätshistorie leben können.

Option 2: No-Code-Tool (für die meisten Teams das beste „einfache CRM“)

No-Code ist oft der Sweet Spot für ein Kleinunternehmens-CRM oder Startup-CRM: Sie bekommen Formulare, Ansichten, Filter, grundlegende Dashboards, Automatisierungen und eine brauchbare UI ohne Engineering-Zeit.

Zeit bis zum Start: 1–3 Tage für eine saubere erste Version.

Laufende Wartung: moderat. Jemand „besitzt“ das System — passt Felder an, verbessert Automatisierungen und hält Vorlagen ordentlich.

Wählen Sie das, wenn Sie schnelle Erfolge wie automatische Follow-ups, Zuweisung von Eigentümern und konsistente Dateneingabe wollen.

Option 3: Leichte Individual-App (maximale Kontrolle)

Bauen Sie custom, wenn Ihr Workflow wirklich einzigartig ist, Sie tiefere Integrationen brauchen oder Datenhoheit und Performance wichtig sind. Es ist auch die richtige Entscheidung, wenn Ihr „CRM“ Teil Ihres Produkts oder Ihrer Operationen ist.

Zeit bis zum Start: 2–8+ Wochen, je nach Umfang.

Laufende Wartung: fortlaufende Engineering-Zeit für Bugs, Hosting, Sicherheitsupdates und Feature-Requests.

Wenn Sie die Kontrolle einer maßgeschneiderten Lösung möchten, aber keinen traditionellen Build-Zyklus wollen, kann eine Vibe-Coding-Plattform wie Koder.ai ein praktischer Mittelweg sein: Sie beschreiben den Workflow im Chat, iterieren schnell und exportieren dann Quellcode oder deployen/hosten die App. Das ist besonders nützlich, wenn Ihr CRM ein paar angepasste Bildschirme und Regeln braucht (Pipeline-Stufen, Aufgaben, Berechtigungen), Sie aber die erste Version nicht überentwickeln wollen.

Kurzer Vergleich

• Spreadsheet: geringster Aufwand, geringste Zuverlässigkeit bei Wachstum.
• No-Code CRM: schnellster Weg zu Struktur + Automatisierung.
• Custom: beste Passform für einzigartige Prozesse, höchste Gesamtkosten.

Wenn Sie unsicher sind, starten Sie mit No-Code, halten das Datenmodell schlank und gehen nur dann zu Custom, wenn Sie genau benennen können, welche Einschränkungen Ihnen Zeit oder Umsatz kosten.

Definieren Sie Ihr CRM-Datenmodell (klein halten)

Ein „Datenmodell“ ist einfach die Menge der Dinge, die Ihr CRM nachverfolgt, und wie sie verbunden sind. Je kleiner und klarer es ist, desto wahrscheinlicher aktualisiert Ihr Team es regelmäßig.

Beginnen Sie mit einer einfachen Quelle der Wahrheit

Wählen Sie die wenigen Objekte, die fast alles enthalten, was Sie brauchen:

• Kontakte: einzelne Personen, mit denen Sie sprechen (Name, E‑Mail, Telefon)
• Firmen: die Organisation, für die sie arbeiten (Name, Website, Branche)
• Deals: potenzieller Umsatz, den Sie gewinnen möchten (Wert, Phase, Abschlussdatum)

Bei einem einfachen CRM decken diese drei meist 80–90 % dessen ab, was ein Kleinunternehmen braucht.

Optionale Objekte nur ergänzen, wenn sie Arbeit reduzieren

Optionale Objekte helfen, können aber auch die Dateneingabe vervielfachen. Fügen Sie sie hinzu, wenn Sie wissen, wie Sie sie wöchentlich nutzen werden:

• Aktivitäten: Anrufe, E‑Mails, Meetings (was passiert ist und wann)
• Aufgaben: Follow-ups mit Fälligkeitsdaten (was als Nächstes passieren muss)
• Notizen: Freitext-Kontext (was besprochen wurde, Einwände, persönliche Details)

Wenn Sie unsicher sind, beginnen Sie mit Deals + Aufgaben und speichern alles andere in Notizen. Sie können Aktivitäten später aus Notizen herauslösen.

Planen Sie Beziehungen (vorhersehbar halten)

Nutzen Sie Beziehungen, die der Realität entsprechen, und bleiben Sie konsistent:

• Eine Firma → viele Kontakte (ein Unternehmen kann mehrere Ansprechpartner haben)
• Eine Firma → viele Deals (Sie können mehrfach verkaufen)
• Ein Deal → ein Owner (eine Person ist verantwortlich)

Entscheiden Sie, ob ein Deal zwingend mit einer Firma und einem primären Kontakt verknüpft sein muss. Solche Pflichtverknüpfungen verhindern „verwaiste“ Deals, denen niemand nachgehen kann.

Felder minimal halten, um langsame Dateneingabe zu vermeiden

Jedes zusätzliche Feld reduziert die Nutzung. Ein praktischer Erstentwurf:

• Kontakte: Name, E‑Mail, Telefon (Rolle/Titel optional)
• Firmen: Name (Website/Domain optional)
• Deals: Phase, Wert, erwartetes Abschlussdatum, Owner

Pflicht vs. optional

Seien Sie streng bei dem, was Pflicht ist. Eine gute Regel: Pflicht nur für Dinge, die die nächste Aktion oder Forecasting ermöglichen.

• Pflicht: Deal‑Phase, Owner, nächster Schritt/Aufgabe, Kontaktmethode (E‑Mail/Telefon)
• Optional: Branche, Lead‑Quelle, detaillierte Segmentierung

Wenn ein Feld nicht in Ihrer wöchentlichen Review oder im Follow‑Up‑Prozess verwendet wird, sollte es wahrscheinlich in der ersten CRM‑Version weder Pflicht noch enthalten sein.

Designen Sie Ihre Sales‑Pipeline‑Stufen und Regeln

Ein einfaches CRM lebt oder stirbt durch seine Pipeline. Wenn Stufen vage sind, verschieben Leute Dinge nur, um beschäftigt zu wirken — dann werden Forecasts und Follow‑Ups nutzlos.

Halten Sie die Pipeline kurz (4–7 Stufen)

Starten Sie mit einer Pipeline, die Sie in einem Satz erklären können. Für viele kleine Teams reicht das:

• Lead → Qualifiziert → Angebot → Gewonnen / Verloren

Wenn Sie einen extra Schritt brauchen, fügen Sie ihn nur hinzu, wenn er verändert, was jemand als Nächstes tut (z. B. Meeting geplant oder Verhandlung). Mehr Stufen führen oft zu mehr Diskussionen, nicht zu mehr Klarheit.

Schreiben Sie Stufen‑Definitionen, denen Menschen folgen können

Für jede Stufe schreiben Sie eine Einzeiler‑Definition basierend auf beobachtbaren Fakten, nicht Gefühlen:

• Lead: Wir haben Kontaktinformationen und einen potenziellen Bedarf.
• Qualifiziert: Budget/Bedarf/Zeitplan bestätigt (oder Ihr teamäquivalenter Check).
• Angebot: Ein preisliches Angebot wurde gesendet.
• Gewonnen: Vertrag unterschrieben oder Zahlung erhalten (wählen Sie eine Definition).
• Verloren: Kunde hat eine andere Option gewählt oder pausiert auf unbestimmte Zeit.

Fügen Sie diese Definitionen ins CRM selbst ein (z. B. als Hilfetext), damit niemand ein Dokument suchen muss.

Erfordern Sie einen „nächsten Schritt“ in jeder aktiven Phase

Jeder Deal in Lead / Qualifiziert / Angebot sollte einen klaren Nächsten Schritt plus ein Fälligkeitsdatum haben (Anruf, Demo, überarbeitetes Angebot senden etc.). Das verhindert „Pipeline‑Verfall“, bei dem Chancen unbeachtet liegen.

Eine einfache Regel: Ohne nächsten Schritt kann der Deal nicht real sein.

Fügen Sie einen Grund für „Verloren“ hinzu (einfaches Dropdown)

Wenn ein Deal zu Verloren bewegt wird, verlangen Sie ein Verloren‑Grund‑Feld mit einer kleinen Dropdown wie:

• Preis
• Keine Entscheidung / festgefahren
• Fehlendes Feature
• Timing
• Wählte Wettbewerber
• Nicht passend

So wird Ihre Pipeline zu einem Lerninstrument und nicht nur zu einem Friedhof.

Setzen Sie Bewegungsregeln (wer darf bewegen, was muss ausgefüllt sein)

Definieren Sie leichte Schutzregeln:

• Wer darf einen Deal auf Gewonnen/Verloren setzen (oft nur der Deal‑Owner oder ein Manager).
• Was vor dem Wechsel einer Stufe ausgefüllt sein muss (z. B. Betrag und Abschlussdatum vor der Stufe Angebot; Verloren‑Grund vor Verloren).

Diese Regeln halten Daten konsistent, ohne das CRM in Papierkram zu verwandeln.

Wählen Sie die Felder, die zählen (und lassen Sie den Rest weg)

Ein einfaches CRM funktioniert, wenn es schnell zu aktualisieren ist. Jedes zusätzliche Feld ist ein weiterer Grund, warum jemand keinen Anruf protokolliert, den Deal nicht aktualisiert und Ihre Daten stagnieren. Starten Sie mit dem, was Sie für Follow‑Ups und Umsatzprognosen brauchen — und verdienen Sie sich das Recht, später mehr hinzuzufügen.

Verwenden Sie Dropdowns, um Daten sauber zu halten

Freitextfelder erzeugen zehn Versionen derselben Sache („LinkedIn“, „linkedin“, „LI“, „Linked In“). Für alles, worauf Sie später berichten wollen, verwenden Sie Standard‑Dropdowns, besonders bei:

• Quelle
• Branche
• Verloren‑Grund

Halten Sie die Dropdown‑Liste kurz und von einer verantwortlichen Person geprüft. Wenn jemand eine neue Option braucht, fügen Sie sie absichtlich hinzu — nicht ad hoc.

Behandeln Sie Tags wie scharfes Würzmittel: nützlich, leicht überdosiert

Tags sind gut für leichte Gruppierungen (z. B. „Partner“, „Verlängerung“, „Dringend“), aber sie werden schnell unübersichtlich. Beschränken Sie sich auf eine kleine, vereinbarte Menge und vermeiden Sie, Tags als Ersatz für ein richtiges Feld zu nutzen, über das Sie berichten möchten.

Eine gute Regel: Wenn Sie nicht erklären können, wie ein Feld eine Entscheidung oder einen Workflow verändert, fügen Sie es noch nicht hinzu.

Follow‑Ups aufbauen: Aufgaben, Erinnerungen und Aktivitätshistorie

Ein einfaches CRM funktioniert nur, wenn es Sie dazu antreibt, die nächste nützliche Sache zu tun. Das bedeutet: Jeder Deal und Kontakt sollte eine klare „nächste Aktion“ mit Fälligkeitsdatum haben, plus eine leichte Aktivitätshistorie, damit Sie schnell sehen, was bisher passiert ist.

Interaktionen protokollieren (ohne Romane zu schreiben)

Entscheiden Sie, was als Interaktion zählt, und halten Sie die Liste eng: Anrufe, E‑Mails, Meetings, Demos. Erfassen Sie für jede Aktivität gerade so viel Kontext, dass das „zukünftige Ich“ den Faden in 10 Sekunden aufnehmen kann.

Ein praktisches Minimum:

• Typ (Anruf/Meeting/E‑Mail/Demo)
• Datum/Uhrzeit
• Wer (Kontakt + Firma)
• Ergebnis (Voicemail hinterlassen, Angebot gesendet, Demo geplant usw.)
• Notizen (1–3 Stichpunkte)

Wenn Sie das in einem Spreadsheet oder No‑Code‑Tool bauen, verwenden Sie Vorgaben (z. B. Aktivitätstyp = „E‑Mail“, Dauer = 30 Minuten) und Kurzformulare (schnelles Add‑Formular, nicht lange Seite). Ziel ist Konsistenz, nicht perfekte Dokumentation.

Fügen Sie jedem aktiven Deal eine „nächste Aktion“ hinzu

Festgefahrene Deals sind meist deshalb festgefahren, weil niemand den nächsten Schritt besitzt. Machen Sie es zur Regel: Wenn ein Deal in einer aktiven Phase ist, muss er haben:

• Nächste Aktion (Verb + Objekt: „Angebot senden“, „Sicherheitsprüfung bestätigen“, „Demo mit Finanzabteilung buchen")
• Fälligkeitsdatum (konkretes Datum, nicht „so schnell wie möglich")
• Owner (auch wenn das immer Sie sind)

So wird Ihr CRM eher ein Betriebssystem als eine statische Datenbank.

Einfache Erinnerungen: eine tägliche Liste, die Ihren Tag steuert

Sie brauchen keine komplexen Automatisierungen zum Start. Eine einzelne Ansicht/Filter wie „Überfällige Aufgaben“ plus „Heute fällig“ reicht aus.

Richten Sie Erinnerungen so ein, dass Sie eine Frage jeden Morgen beantworten können: Was muss ich heute tun, um Deals voranzubringen? Wenn Ihr Tool es unterstützt, senden Sie eine tägliche E‑Mail/Push. Wenn nicht, pinnen Sie die „Überfällig“-Ansicht als Startseite.

Verwenden Sie Notizvorlagen, um Konsistenz zu wahren

Vorlagen verhindern Schreibblockaden und machen die Aktivitätserfassung schneller.

Probieren Sie zwei einfache Vorlagen aus:

• Meeting‑Notizen: Ziel → Was wir gelernt haben → Entscheidungen → Nächste Aktion + Datum
• Discovery‑Fragen: Aktueller Prozess → Schmerzpunkte → Entscheidungskriterien → Zeitplan → Budget (falls relevant)

Halten Sie Vorlagen kurz. Wenn Leute das Gefühl haben, „Formulare auszufüllen“, hören sie auf zu protokollieren.

Machen Sie Geschwindigkeit zur Funktion

Wenn es länger als eine Minute dauert, eine Interaktion zu protokollieren und die nächste Aktion zu setzen, wird es nicht passieren. Optimieren Sie für schnelle Eingabe und verbessern Sie später: weniger Pflichtfelder, sinnvolle Standardwerte und der kürzeste mögliche Weg von „Anruf beendet“ zu „Aufgabe erstellt".

Erstellen Sie die Kernbildschirme: Listen, Filter und Dashboards

Ihr CRM wirkt erst dann „echt“, wenn Leute schnell alltägliche Fragen beantworten können: Wen soll ich als Nächstes kontaktieren? Was ist blockiert? Was schließt bald? Die Kernbildschirme machen das einfach — ohne eine komplexe App zu bauen.

Starten Sie mit einigen hochnützlichen Listenansichten

Listenansichten sollten schnell zu überfliegen, leicht zu sortieren und von Tag 1 nutzbar sein. Erstellen Sie eine kleine Auswahl, die zur Arbeitsweise Ihres Teams passt:

• Leads / Kontakte Liste: Name, Firma, E‑Mail/Telefon, Owner, Quelle, letztes Kontakt­datum, nächster Schritt
• Deals nach Phase: Deal‑Name, Firma, Phase, Wert, Abschlussdatum, Owner, letzte Aktivität
• Konten mit Verlängerungsbedarf (bei Abonnements): Konto, Verlängerungsdatum, Wert, Owner, letzter Kontakt

Behalten Sie pro Liste ~6–10 Spalten bei. Alles, was seitliches Scrollen erzwingt, wird meist nicht genutzt.

Machen Sie die Suche so, wie Leute sie erwarten

Fügen Sie eine einzelne, prominente Suche hinzu, die Datensätze findet, wenn jemand nur einen Teil der Details kennt. Mindestens sollte sie suchen nach:

• Name
• E‑Mail
• Firma
• Deal‑Name

In einem Spreadsheet oder No‑Code‑Tool kann das eine globale Suchbox oder eine dedizierte „Finden“-Ansicht sein. Ziel: Fragment eintippen, richtigen Datensatz bekommen.

Fügen Sie eine kleine Menge verlässlicher Filter hinzu

Filter verwandeln lange Listen in eine „Heute‑Liste“. Konzentrieren Sie sich auf Filter, die zum Handeln anregen:

• Owner (meine vs. Team)
• Phase (oder Status)
• Letztes Kontakt­datum (z. B. 14+ Tage nicht kontaktiert)
• Quelle (um zu beurteilen, welche Kanäle sich lohnen)

Wenn Sie Datumsfilter hinzufügen, definieren Sie sie klar (z. B. „letzter Kontakt" = letzte protokollierte Anruf/E‑Mail/Meeting).

Halten Sie Dashboards einfach und operativ

Dashboards sollten eher beantworten „was braucht Aufmerksamkeit?“ als „was hübsch aussieht?" Eine Basis‑Dashboard‑Auswahl:

• Pipeline‑Wert nach Phase (optional gewichtet)
• Neue Leads diese Woche
• Überfällige Aufgaben (idealerweise das Erste, was Leute sehen)

Überspringen Sie den Export nicht

Sogar ein einfacher CSV‑Export ist wichtig für Backups, Teilen mit Partnern oder schnelle Analysen. Machen Sie es einfach, Listen mit den aktuellen Filtern zu exportieren, damit Leute genau das bekommen, was sie brauchen.

Wenn Sie eine leichte Custom‑CRM bauen (z. B. auf Koder.ai), behandeln Sie Export früh als erstklassiges Feature — Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken, wenn Sie Backups, Migrationen oder schnelle Daten‑Audits brauchen.

Planen Sie Integrationen und Datenfluss (ohne Überentwicklung)

Integrationen sind der Punkt, an dem „einfache CRM“-Projekte still und leise komplex werden. Das Ziel ist nicht, alles zu verbinden — sondern zu entscheiden, welche Daten wirklich rein und raus fließen sollen und das vorhersehbar zu halten.

Entscheiden Sie, was synchronisiert werden soll (und warum)

Listen Sie zunächst die Tools auf, die bereits Kundendaten halten: Ihre Website‑Formulare, E‑Mail‑Postfach, Kalender und Abrechnungstool. Für jedes schreiben Sie einen Einzeiler wie: „Webformular erstellt einen neuen Lead“ oder „Abrechnungstool aktualisiert Kundenstatus“. Wenn Sie den Zweck nicht erklären können, lassen Sie die Integration erstmal weg.

Beginnen Sie mit risikoarmen Integrationen

Die sichersten ersten Erfolge sind:

• Web‑zu‑Lead Formular → CRM (neue Leads landen automatisch an einem Ort)
• CSV Import/Export (einfach rückgängig zu machen, falls etwas schiefgeht)

Vermeiden Sie frühe bidirektionale Synchronisationen, besonders mit E‑Mail und Abrechnung. Einweg‑Flows reduzieren versehentliche Überschreibungen und Datenkonflikte.

Verwenden Sie eindeutige Identifikatoren, um Duplikate zu verhindern

Wählen Sie einen Primärschlüssel für jeden Datensatztyp. Für Kontakte ist die E‑Mail‑Adresse meist die einfachste eindeutige ID. Wenn Sie an geteilte Postfächer verkaufen (z. B. sales@), erwägen Sie eine zweite Kennung wie Telefonnummer oder ein „Contact ID“‑Feld.

Planen Sie einen einfachen Deduplizierungsprozess

Duplikate passieren. Definieren Sie Basisregeln wie:

• Zusammenführen, wenn E‑Mails exakt übereinstimmen
• Wenn Namen übereinstimmen, aber E‑Mails unterschiedlich sind, manuelle Prüfung
• Neueste Aktivitätshistorie behalten; vollständigste Profildaten behalten

Legen Sie eine Routine fest (z. B. wöchentlich), um eine Liste „möglicher Duplikate“ zu prüfen.

Dokumentieren Sie den Datenfluss

Halten Sie eine kurze „Datenkarte“ in Ihren CRM‑Notizen oder einem Doc: welches System sendet Daten, welche Felder werden gemappt und welches System ist die Quelle der Wahrheit. Das verhindert stilles Driften, wenn Ihr Team später Tools hinzufügt.

Berechtigungen, Datenschutz und grundlegende Sicherheit handhaben

Ein einfaches CRM enthält trotzdem sensible Informationen: Kontaktdaten, Deal‑Werte und Notizen über Gespräche. Wenn Sie nicht früh grundlegende Berechtigungs‑ und Datenschutzregeln setzen, blockieren Sie entweder das Team oder Sie exponieren Daten, die nicht hätten offengelegt werden sollen.

Rollen minimal halten (Admin, Vertrieb, Support)

Die meisten kleinen Teams brauchen nur drei Rollen:

• Admin: verwaltet Felder, Pipeline‑Stufen, Importe, Automatisierungen und Integrationen
• Vertrieb: besitzt und aktualisiert Deals, Kontakte, Follow‑ups und sieht, was zum Abschluss nötig ist
• Support (optional): kann Kundeninfo und Gesprächshistorie ansehen, aber nicht unbedingt Umsatzdaten oder Verhandlungsstrategie

Vermeiden Sie viele Rollenvarianten („Sales Manager Nord“, „Sales Praktikant“ etc.), bis ein echter Bedarf besteht. Komplexität bricht meist Ihr CRM‑MVP.

Klare Zugriffsregeln definieren

Entscheiden Sie von Anfang an:

• Wer alle Deals sehen kann vs. nur eigene. Viele Teams starten mit „Sales reps sehen nur ihre Deals“ plus „Admin sieht alles“. Wenn Sie Transparenz wollen, erlauben Sie Sales, alle Deals zu sehen, aber beschränken Sie das Bearbeiten auf den Owner.
• Wer Daten exportieren kann. Exportrechte werden oft übersehen, aber Exporte sind faktisch das Mitnehmen der Datenbank.
• Was der Support einsehen darf. Support braucht meist Kontaktdaten, Firmeninfos und Aktivitätshistorie — nicht interne Preis‑ oder Verhandlungsnotizen.

Dokumentieren Sie diese Regeln auf einer kurzen internen Seite, damit sie nicht nur im Gedächtnis einzelner Personen leben.

Grundlegende Sicherheitsdefaults

Auch bei einem Spreadsheet oder No‑Code‑CRM sollten Sie ein paar Nicht‑Verhandlungs‑Punkte einhalten:

• Starke Passwörter (verwenden Sie möglichst einen Passwortmanager)
• 2FA wo verfügbar (Google Workspace, Airtable, Notion, Ihr No‑Code‑Tool etc.)
• Zugriff schnell entfernen, wenn jemand das Team verlässt

Datenschutz: Aufbewahrung und Löschung

Halten Sie es einfach und explizit:

• Welche Daten Sie speichern (Kontakte, E‑Mails, Notizen) und was nicht (z. B. sensible persönliche Daten, die Sie nicht brauchen)
• Wie lange Sie inaktive Datensätze behalten (z. B. löschen nach X Monaten/Jahren ohne geschäftlichen Grund)
• Wie Löschung funktioniert (wer darf löschen und ob es erst archiviert wird)

Backups, die Sie tatsächlich wiederherstellen können

Backups zählen auch für ein „einfaches CRM“. Legen Sie Rhythmus und Ort fest:

• Wie oft: wöchentlich ist ein guter Start; täglich, wenn Sie häufige Updates haben
• Wo: ein sicherer Shared Drive mit eingeschränktem Zugriff, nicht ein persönlicher Laptop

Machen Sie einmal einen Wiederherstellungstest — Backups zählen nur, wenn sie nutzbar sind.

Importieren Sie Ihre aktuellen Daten und bereinigen Sie sie

Ein einfaches CRM funktioniert nur, wenn die Daten vertrauenswürdig sind. Ziel des Imports ist nicht Perfektion — sondern eine saubere Basis, die Sie pflegen können.

Starten Sie mit einem sauberen Export

Exportieren Sie Ihre aktuellen Daten aus den Systemen, in denen sie jetzt liegen (Spreadsheets, E‑Mail‑Tools, Rechnungsprogramme, Kalender). Verwenden Sie wann immer möglich einen einzigen „Source‑of‑Truth“‑Export pro Datensatztyp.

Vor dem Import machen Sie eine kurze Bereinigung:

• Entfernen Sie offensichtliche Test‑Zeilen (Testleads, Spam, leere Zeilen)
• Stellen Sie sicher, dass jeder Datensatz einen klaren Owner hat (auch „Unassigned“ ist okay)
• Standardisieren Sie Datumsformate und Telefonnummern

Spalten auf Ihre CRM‑Felder abbilden

Erstellen Sie ein einfaches Mapping‑Sheet: aktuelle Spaltenname → CRM‑Feld. Hier normalisieren Sie auch Dropdown‑Werte, damit Berichte nicht chaotisch werden.

Beispiele:

• „In progress“, „In-Progress“, „Working" → Working
• „US", „USA", „United States" → United States

Wenn eine Spalte keine klare Entscheidungs‑ oder Workflow‑Relevanz hat, lassen Sie sie erstmal weg. Sie können sie später hinzufügen.

In der richtigen Reihenfolge importieren (in Schritten)

Chunked‑Imports reduzieren Fehler und sorgen dafür, dass Beziehungen korrekt verknüpft werden:

1. Firmen/Konten (Name, Domain, Owner)
2. Kontakte (Name, E‑Mail, Firmenverknüpfung)
3. Deals/Opportunities (Wert, Phase, Abschlussdatum, Firmen/Kontakt‑Link)
4. Aktivitäten/Notizen (protokollierte Anrufe, E‑Mails, Meetings — falls vorhanden)

Erst einen Test‑Import durchführen

Führen Sie einen kleinen Testimport durch (z. B. 20–50 Datensätze) und prüfen Sie:

• Datensätze landen am richtigen Ort
• Dropdowns entsprechen Ihren erlaubten Werten
• Firmen ↔ Kontakt ↔ Deal Verknüpfungen funktionieren wie erwartet
• Owner und Phasen sind korrekt

Verwenden Sie eine Cleanup‑Checkliste

Nach dem vollständigen Import machen Sie einen kurzen Bereinigungssprint mit Checkliste:

• Duplikate bei Firmen und Kontakten zusammenführen (Name + E‑Mail/Domain)
• Fehlende Owner und Phasen auffüllen
• Ungültige E‑Mails und offensichtliche Tippfehler korrigieren
• Nahezu‑Duplikate zusammenführen (Acme Inc vs. ACME)

Sobald die Basis sauber ist, gilt die einfache Regel: Neue Daten müssen denselben Standards genügen — sonst werden sie nicht eingetragen.

Rollout‑Plan und wie das CRM tatsächlich genutzt bleibt

Ein einfaches CRM funktioniert nur, wenn Ihr Team es auf dieselbe Weise, jede Woche, benutzt. Ziel des Rollouts ist nicht „Training“ — sondern ein paar leichte Gewohnheiten zu schaffen und Reibung zu entfernen, sodass das Aktualisieren des CRMs sich wie Teil der Arbeit anfühlt (nicht wie zusätzliche Verwaltung).

Schreiben Sie eine einseitige „Wie wir das CRM nutzen"‑Anleitung

Halten Sie sie so kurz, dass sie in zwei Minuten gelesen werden kann. Enthalten sein sollten:

• Was als Deal/Kontakt im CRM zählt (und was nicht)
• Pflichtfelder zum Erstellen oder Verschieben eines Deals (z. B. Owner, Wert, Phase, nächster Schritt)
• Definition jeder Pipeline‑Stufe und wann man sie verschiebt
• Die Regel: „Wenn es nicht im CRM ist, existiert es nicht“ (nur wenn die Führungsebene das tatsächlich durchsetzt)

Diese Seite wird Ihre Single Source of Truth. Wenn das Team später Prozesse diskutiert, aktualisieren Sie die Seite — nicht neue Regeln in Slack erfinden.

Setzen Sie wöchentliche Gewohnheiten (und machen Sie sie einfach)

Zwei Routinen decken meist 80 % des Erfolgs ab:

• Wöchentliche Pipeline‑Review (30 Minuten): gehen Sie Deal für Deal durch, bestätigen Sie die Phase und vereinbaren Sie den nächsten Schritt
• Aufgaben „Inbox Null“ (10 Minuten, 2–3x/Woche): Aufgaben löschen oder neu terminieren, damit Follow‑Ups nicht vergammeln

Die Führung sollte die Pipeline‑Review im CRM‑View/Dashboard durchführen, nicht in einer separaten Tabelle.

Verfolgen Sie sinnvolle Adoption‑Signale

Vermeiden Sie Vanity‑Metriken wie „Anzahl Logins“. Messen Sie Signale, die mit Sales‑Execution zusammenhängen:

• % der Deals mit einem nächsten Schritt (Aufgabe oder datiertes Follow‑Up)
• Anzahl überfälliger Aufgaben (Trend über die Zeit)

Wenn diese Werte sich verbessern, hilft das CRM.

Feedback einsammeln und Reibungspunkte beheben

Nach den ersten 1–2 Wochen fragen Sie: „Welches Feld/Bildschirm nervt dich am meisten?“ Beheben Sie die Top‑1–2 Probleme schnell (Feld umbenennen, Stufen anpassen, Pflichtfelder vereinfachen).

Features nur nach stabiler Nutzung hinzufügen

Erweitern Sie Ihr CRM‑MVP nicht, solange die Gewohnheiten schwach sind. Sobald das Team zuverlässig nächste Schritte aktualisiert und Pipeline‑Reviews reibungslos laufen, können Sie Ergänzungen wie detaillierteres Kundenmanagement, Integrationen oder Reporting in Erwägung ziehen (siehe /blog/reports-that-help-you-decide).

Berichte, die Ihnen helfen, Entscheidungen zu treffen (nicht nur Diagramme)

Ein einfaches CRM braucht keine fancy Analytics — es braucht ein paar Berichte, die Sie wirklich nutzen, um zu entscheiden, was als Nächstes zu tun ist. Stimmen Sie sich auf wenige Metriken und Definitionen ab und bauen Sie Berichte, die echte Fragen beantworten.

Starten Sie mit 3–5 Metriken, die Sie regelmäßig prüfen

Wählen Sie eine Handvoll, die die Sales‑Gesundheit widerspiegeln, nicht Eitelkeits‑Metriken:

• Konversionsrate zwischen Schlüsselphasen (z. B. Lead → Qualifiziert, Qualifiziert → Angebot)
• Durchlaufzeit (Median Tage vom ersten Kontakt bis zum Abschluss)
• Win‑Rate (Closed Won / (Closed Won + Closed Lost))
• Durchschnittliche Deal‑Größe (optional, wenn Sie stabile Preise haben)
• Follow‑up‑Abdeckung (z. B. % aktiver Deals mit einem nächsten Task)

Definieren Sie Berichte, die zu Entscheidungen führen

Gute Berichte zeigen eine Handlung auf:

• Wo Deals stocken: „Deals nach Phase + Tage in Phase“ identifiziert Engpässe und Coaching‑Bedarf
• Was diese Woche priorisiert werden sollte: „Deals, die diesen Monat schließen und keinen nächsten Schritt haben" hilft bei der Priorisierung von Outreach
• Welche Lead‑Quellen investieren: „Wins nach Quelle" zeigt, was Umsatz bringt, nicht nur Leads

Halten Sie Reporting‑Logik transparent

Wenn das Team die Zahlen nicht vertraut, nutzt es sie nicht. Schreiben Sie einfache Regeln ins CRM (ein kurzer Hilfetext reicht):

• Was als Lead vs. qualifizierte Opportunity zählt
• Wann ein Deal als Closed Lost markiert wird (und ein Grund verlangt wird)
• Welches Datum die Durchlaufzeit steuert: Erstellungsdatum, Qualifizierungsdatum oder erstes Meeting

Monatlich prüfen und anpassen

Planen Sie eine 30‑minütige Monatsreview, um:

• Stufen‑Definitionen zu aktualisieren, wenn sie für Verwirrung sorgen
• Felder zu entfernen, die niemand ausfüllt (oder sie optional zu machen)
• Nur einen neuen Bericht hinzuzufügen, wenn er eine klare Entscheidung unterstützt

Verknüpfen Sie Reporting mit nächsten Schritten: Lead‑Quellen verbessern, Stufen‑Definitionen korrigieren und das Team auf konsistente Updates trainieren, damit das CRM akkurat und nützlich bleibt.