Erfahren Sie, wie Sie eine Web-App planen, entwerfen und bauen, mit der HR-Teams Einstellungsstadien, Interviews, Feedback, Berechtigungen, Integrationen und Reporting verwalten können.
Bevor Sie Bildschirme skizzieren oder einen Tech-Stack wählen, klären Sie konkret, für wen Sie bauen und welches Problem Sie lösen. HR-Teams, Recruiter, Hiring Manager und Interviewer erleben denselben Einstellungsprozess sehr unterschiedlich – und eine „One size fits all“-App befriedigt oft niemanden.
Schreiben Sie eine kurze Problemstellung, die die aktuelle Reibung beschreibt:
Zielen Sie auf etwas Konkretes wie: „Hiring Manager sehen nicht, wo Kandidaten stehen, und Interviews sind zu aufwendig zu koordinieren.“
„Pipeline“ kann eine einfache Stagen-Liste sein (Applied → Screen → Onsite → Offer) oder ein detaillierter Workflow, der je nach Rolle oder Standort variiert. Ebenso kann „Interview-Management“ nur die Terminplanung umfassen oder auch Vorbereitung (wer interviewt, welche Themen), Feedback-Erfassung und finale Entscheidungen.
Halten Sie Definitionen mit ein paar echten Beispielen fest:
Vergleichen Sie Eigenentwicklung mit einem konfigurierbaren Applicant Tracking System. Eigenbau rechtfertigt sich meist, wenn Sie einen einzigartigen Workflow, engere Integrationen oder eine simplerer UX für eine bestimmte Unternehmensgröße benötigen.
Wenn Sie bauen, schreiben Sie auf, was Ihre App wirklich unterscheidet (z. B. „weniger Termin-Schleifen“ oder „Manager-first-Übersicht“).
Wählen Sie 3–5 Metriken, die an die tägliche Arbeit gebunden sind, z. B.:
Diese Ziele leiten spätere Entscheidungen wie Berechtigungen, Scheduling und Analytics (siehe /blog/create-reporting-and-analytics-hr-will-trust).
Bevor Sie Bildschirme designen oder Features auswählen, verschaffen Sie sich Klarheit darüber, wie Einstellungen tatsächlich in Ihrer Organisation ablaufen. Ein gut kartierter Workflow verhindert „mysteriöse Schritte“, inkonsistente Stagennamen und feststeckende Kandidaten.
Die meisten Teams folgen einem Kernpfad wie: Sourcing → Screening → Interviews → Offer. Schreiben Sie diesen Fluss auf und definieren Sie, was für jeden Schritt „fertig“ bedeutet (z. B. könnte „Screening abgeschlossen“ heißen, dass ein Telefonscreen protokolliert und eine Bestehens-/Nicht-Bestehens-Entscheidung erfasst wurde).
Halten Sie Stagennamen handlungsorientiert und spezifisch. „Interview“ ist vage; „Hiring Manager Interview“ und „Panel Interview“ sind klarer und leichter zu reporten.
Verschiedene Abteilungen benötigen unterschiedliche Schritte. Sales könnte ein Role-Play enthalten; Engineering eine Take-Home-Aufgabe; Führungsrollen zusätzliche Genehmigungen.
Statt einer riesigen Pipeline, legen Sie fest:
So bleibt das Reporting konsistent und passt sich dennoch realen Workflows an.
Dokumentieren Sie für jede Stufe:
Achten Sie auf Stellen, an denen Kandidaten häufig steckenbleiben—typischerweise zwischen „Screening → Scheduling“ und „Interviews → Entscheidung“. Diese sind ideale Bereiche für spätere Automatisierung.
Listen Sie Momente auf, in denen die App jemanden erinnern sollte:
Verknüpfen Sie Erinnerungen mit Stage-Ownership, damit nichts auf Erinnerung oder verschobene E-Mails angewiesen ist.
Eine HR-Webanwendung kann schnell in ein komplettes ATS ausufern. Der schnellste Weg, etwas Nützliches zu liefern, ist ein enges MVP zu vereinbaren und dann die nächsten Releases zu planen, damit Stakeholder wissen, was kommt (und was absichtlich nicht in v1 ist).
Ihr MVP sollte es einem Team ermöglichen, einen echten Kandidaten von „applied“ bis „hired“ zu bewegen, ohne Tabellen:
Wenn ein Feature nicht hilft, Kandidaten durch Stufen zu bewegen oder Koordinationsaufwand zu reduzieren, ist es wahrscheinlich kein MVP.
Erstellen Sie eine einfache Matrix mit „Kandidaten-Durchsatz/zeitersparnis“ auf einer Achse und „Build-Komplexität“ auf der anderen. Behandeln Sie als Must-have für v1: verlässlicher Pipeline-Status, funktionierendes Scheduling und leicht einreichbares Feedback.
Schieben Sie Nice-to-have-Punkte (Automatisierungsregeln, erweiterte Analytics, KI-Zusammenfassungen) in spätere Phasen—insbesondere alles, was Compliance- oder Datenrisiken hinzufügt.
HR-Teams arbeiten selten gleich. Definieren Sie, was Admins von Anfang an konfigurieren können:
Begrenzen Sie Konfigurationen, damit die UI einfach und wartbar bleibt.
Formulieren Sie kurze User Stories für:
Diese Stories werden Ihre Abnahmekriterien für v1 und eine saubere Phasen-Roadmap für v2/v3.
Eine Hiring-App lebt oder stirbt am Datenmodell. Wenn die Beziehungen klar sind, können Sie Features (neue Pipeline-Stadien, Scheduling, Reporting) hinzufügen, ohne alles neu schreiben zu müssen.
Planen Sie eine kleine Menge „Source of Truth“-Tabellen/-Collections:
In der Praxis wird Application zum Anker für die meisten Workflow-Daten: Stage-Änderungen, Interviews, Entscheidungen und Angebote.
Kandidaten bewerben sich oft auf mehrere Jobs, und Jobs haben viele Kandidaten. Nutzen Sie:
Das vermeidet Daten-Duplikation und erlaubt es, job-spezifischen Status, Gehaltsvorstellungen und Entscheidungsverlauf pro Application zu verfolgen.
Für Lebensläufe und Anhänge speichern Sie Metadaten in der Datenbank (Dateiname, Typ, Größe, uploaded_by, Timestamps) und bewahren die Binärdateien im Object-Storage auf.
Notizen und Nachrichten sollten First-Class-Records sein:
Diese Struktur erleichtert später Suche und Reporting.
Fügen Sie früh eine AuditEvent-Tabelle hinzu, um Änderungen an Stages, Angeboten und Bewertungen zu protokollieren:
Das unterstützt Verantwortlichkeit, Debugging und HR-Vertrauen, wenn jemand fragt: „Warum wurde dieser Kandidat auf Rejected gesetzt?“
Berechtigungen sind der Bereich, in dem HR-Apps Vertrauen gewinnen oder verlieren. Ein klares Zugriffsmodell verhindert versehentliches Oversharing (z. B. Vergütungsdetails) und macht Zusammenarbeit leichter.
Beginnen Sie mit einer kleinen Menge Rollen, die widerspiegeln, wie Entscheidungen tatsächlich getroffen werden:
Halten Sie Rollen konsistent und erlauben Sie feingranulare Ausnahmen mit „Overrides“ statt Dutzender Custom-Rollen zu erstellen.
Nicht alle Kandidateninformationen sollten für jeden sichtbar sein. Definieren Sie Berechtigungsregeln pro Kategorie/Feld, nicht nur pro Seite:
Ein praktikables Muster: die meisten Nutzer sehen das Kandidatenprofil, aber nur bestimmte Rollen können sensible Felder sehen oder bearbeiten.
Einstellungen sind meist segmentiert. Fügen Sie „Scopes“ hinzu, damit Zugriff begrenzt wird durch:
So vermeidet man, dass ein Recruiter in einer Region Zugriff auf Kandidaten einer anderen Region erhält.
Stakeholder wollen Profile schnell sehen. Bieten Sie kontrolliertes Teilen an:
So bleiben Kandidatenprofile in Ihrer App statt in E-Mail-Threads kopiert.
Eine Hiring-App lebt oder stirbt daran, ob beschäftigte Recruiter den Status auf einen Blick verstehen und die nächste Aktion ohne Nachdenken ausführen können. Zielen Sie auf eine kleine Menge konsistenter Screens mit vorhersehbaren Controls und klaren „Was passiert als Nächstes“-Hinweisen.
Pipeline-Board (Kanban-Stil): Zeigen Sie die Stadien eines Jobs als Spalten mit Kandidatenkarten. Karten sollten nur das Wichtigste anzeigen, um die nächste Entscheidung zu treffen: Name, aktuelles Stage, Datum der letzten Aktivität, Owner und ein bis zwei Tags (z. B. „Needs schedule“, „Strong referral“). Details gehören auf die Kandidaten-Seite.
Kandidatenprofil: Eine Seite, die beantwortet: Wer ist die Person, wo steht sie im Prozess und was müssen wir jetzt tun? Sauberes Layout: Header-Zusammenfassung, Stage-Timeline, Notizen/Aktivitäts-Feed, Dateien (Lebenslauf) und ein „Interviews“-Block.
Job-Seite: Job-Details, Hiring-Team, Stage-Definitionen und eine Übersicht der Funnel-Zahlen. Hier können Admins auch Stadienamen und erforderliche Feedbackfelder anpassen.
Interview-Kalender: Eine Kalenderansicht für Interviewer und Recruiter mit schnellem Zugriff auf Verfügbarkeit, Interviewtyp und Video-/Orts-Details.
Jeder Screen sollte die Top 3–5 Aktionen hervorheben: Stage verschieben, Interview planen, Feedback anfordern, Nachricht senden, Owner zuweisen. Verwenden Sie pro Ansicht eine primäre Schaltfläche und konsistente Platzierung (z. B. oben rechts). Bestätigen Sie destruktive Aktionen wie Reject/Withdraw.
Bulk Reject, Tag, oder Assign Owner sind für High-Volume-Rollen zentral. Reduzieren Sie Fehler mit Auswahlzählern, „Undo“-Toasts und Absicherungen wie „23 Kandidaten ablehnen“-Bestätigungen plus optionalen Grundvorlagen.
Unterstützen Sie Tastaturnavigation auf dem Pipeline-Board, sichtbare Fokuszustände, ausreichenden Kontrast und lesbare Formularbeschriftungen. Halten Sie Fehlermeldungen spezifisch („Interview-Zeit ist erforderlich“) und verlassen Sie sich nicht nur auf Farben zur Statusanzeige.
Scheduling ist häufig der Flaschenhals: zu viele E-Mails, Zeitzonenprobleme und unklare Verantwortlichkeiten. Ihre App sollte Scheduling wie einen geführten Workflow fühlen lassen, mit klaren nächsten Schritten und dennoch Möglichkeit für Recruiter, manuell einzugreifen.
Beginnen Sie mit ein paar Interviewvorlagen, die die meisten Teams abdecken, und lassen Sie Admins später anpassen:
Jeder Typ sollte Standarddauer, erforderliche Interviewerrollen, Ort (Video/In-Person) und ob Vorbereitungsunterlagen nötig sind, definieren.
Ein praxisgerechter Flow braucht normalerweise:
Berücksichtigen Sie Edge-Cases: kurzfristige Interviewer-Wechsel, geteilte Panels oder „Hold“-Slots, die verfallen, wenn sie nicht bestätigt werden.
Wenn Sie Kalender integrieren, konzentrieren Sie sich auf zwei Essentials: Konfliktprüfung und Ereigniserstellung.
Bieten Sie immer einen manuellen Modus: Recruiter können einen externen Meeting-Link einfügen, ein Event als „scheduled“ markieren und Anwesenheit ohne Integration tracken.
Reduzieren Sie inkonsistente Interviews, indem Sie für jedes Event ein Briefing-Paket generieren. Enthalten sein sollten:
Verlinken Sie das Paket vom Kandidatenprofil und vom Interview-Event, damit es mit einem Klick erreichbar ist.
Feedback entscheidet, ob Ihre App Vertrauen verdient oder Reibung erzeugt. HR-Teams brauchen strukturierte Bewertungen, die leicht auszufüllen, teamübergreifend konsistent und später prüfbar sind.
Erstellen Sie Scorecards pro Rolle und Interviewtyp (Screen, Technical, Hiring Manager, Culture Add). Halten Sie jede Scorecard kurz, mit klaren Kriterien, Definitionen und einer Bewertungsskala (z. B. 1–4 mit Ankern wie „keine Evidenz / teilweise / solide / herausragend“). Fügen Sie ein „Evidenz“-Feld hinzu, damit Interviewer beschreiben, was sie beobachtet haben statt vage Urteile zu schreiben.
Scorecards sollten durchsuchbar und reportbar sein, damit sie ohne manuelle Nachbearbeitung in ein HR-Analytics-Dashboard fließen.
Interviewer brauchen oft einen Notizbereich. Unterstützen Sie:
Das reduziert unbeabsichtigtes Oversharing und unterstützt rollenbasierte Zugriffskontrolle: Recruiter sehen ggf. alles, ein abteilungsübergreifender Interviewer nur das Relevante.
Verspätete Scorecards verzögern Entscheidungen. Fügen Sie automatische Erinnerungen hinzu: eine nach dem Interview, eine weitere vor einem Entscheidungsmeeting und dann Eskalation an den Hiring Manager, falls Feedback weiterhin fehlt. Machen Sie Deadlines konfigurierbar je Stage.
Erstellen Sie eine Entscheidungsansicht, die Signale zusammenfasst: Durchschnittsbewertungen pro Kriterium, Stärken/Risiken-Themen und „fehlendes Feedback“-Warnungen. Um Anchoring-Bias zu reduzieren, erwägen Sie, andere Bewertungen zu verbergen, bis der Interviewer seine eigene Bewertung abgegeben hat, und zeigen Sie Evidenz-Ausschnitte neben den Scores.
Bei guter Gestaltung wird dieses Modul zur „Single source of truth“ für Einstellungsentscheidungen und reduziert Chat- und E-Mail-Rücksprachen.
Eine perfekte Pipeline nützt wenig, wenn Recruiter nicht schnell kommunizieren, passende Kandidaten finden oder eine saubere Historie behalten können. Diese „kleinen“ Tools sind entscheidend für Adoption.
Beginnen Sie mit ein paar wiederverwendbaren E-Mail-Vorlagen für häufige Momente: Bewerbungseingangsbestätigung, Interview-Einladung, Follow-up, Verfügbarkeitsanfrage und Absage. Halten Sie Vorlagen editierbar pro Rolle/Team und erlauben Sie schnelle Personalisierung (Name, Rolle, Ort).
Gleich wichtig: protokollieren Sie jede Nachricht. Speichern Sie eine klare Sende-/Empfangs-Timeline im Kandidatenprofil, damit jeder ohne Postfachsuche beantworten kann: „Haben wir ihn kontaktiert?“ Inkludieren Sie Anhänge und Metadaten wie Absender, Zeit und zugehörigen Job.
Machen Sie Status-Updates einfach, aber standardisiert. Bieten Sie eine kontrollierte Liste von Absagegründen (z. B. „Gehalt passt nicht“, „Skills-Lücke“, „nicht verfügbar“, „zurückgezogen“) mit optionalen Notizen.
Das hilft beim Reporting und reduziert unterschiedliche Wortwahl im Team. Trennen Sie interne Felder von externen — Absagegründe sind oft nur für die Analyse.
Fügen Sie flexible Tags für Skills, Seniority, Sprachen, Sicherheitsfreigaben oder Sourcing-Channel hinzu. Kombinieren Sie das mit schneller Suche und Filtern, die Recruiter tatsächlich nutzen:
Ziel: „In 10 Sekunden finden“ sowohl auf Job-Ebene als auch organisationsweit.
HR-Teams leben noch in Tabellen. Bieten Sie CSV-Import zum Backfilling und CSV-Export für Audits, Shortlists oder Offline-Reviews. Inkludieren Sie Field-Mapping, Validierung (Duplikate, fehlende E-Mails) und Exports, die Berechtigungen respektieren.
Später werden dieselben Tools die Basis für Bulk-Aktionen (Bulk-Mail, Bulk-Stage-Move) und den täglichen Betrieb.
Hiring-Apps verarbeiten sehr sensible Daten: Identitätsdetails, Lebensläufe, Interviewnotizen und manchmal Gleichstellungs- oder Gesundheitsdaten. Behandeln Sie Privacy & Security als Kernproduktanforderung, nicht als Checkliste kurz vor Launch.
Dokumentieren Sie, welche Regulierungen gelten und was Sie später beweisen müssen. Für viele Teams betrifft das GDPR / UK GDPR plus lokale arbeitsrechtliche Regeln.
Seien Sie explizit bzgl.:
Minimieren Sie Standardfelder. Wenn eine Information nicht zur Bewertung nötig ist, fragen Sie nicht danach.
Benötigen Sie sensible Daten (z. B. Diversity-Monitoring, Reasonable Accommodations), speichern Sie sie separat vom Haupt-Hiring-Record und schränken Sie den Zugriff stark ein. Das reduziert versehentliche Exposures.
Mindestens: Verschlüsselung in Transit (TLS) und at rest. Beachten Sie Anhänge (CVs, Portfolios, ID-Dokumente): private Buckets, kurzlebige signierte URLs, kein öffentlicher Zugriff.
Kontrollieren Sie Downloads und Teilen:
Bauen Sie ein Access-Log, das protokolliert, wer Kandidatenprofile und Dateien angesehen oder exportiert hat, mit Timestamps. HR-Teams brauchen das oft für Untersuchungen und Audits.
Planen Sie auch operationale Workflows für Betroffenenrechte:
Gute Compliance-Designs machen die App vertrauenswürdiger und leichter in Audits zu verteidigen.
Reporting ist der Bereich, in dem Ihre HR-App Vertrauen gewinnt oder ständige „Kannst du das prüfen?“-Anfragen erzeugt. Zielen Sie auf Analytics, die leicht prüfbar, zeitlich konsistent und klar in ihrer Bedeutungsdefinition sind.
Bauen Sie um Pipeline-Gesundheit und Geschwindigkeit herum:
Zeigen Sie diese pro Job, da jede Rolle unterschiedliche Realitäten hat. Ein High-Volume-Support-Role und eine Senior-Engineering-Position sollten nicht dieselben Benchmarks haben.
Bieten Sie zwei Ebenen an:
Halten Sie Filter einfach und vorhersehbar (Datumsbereich, Job, Abteilung, Standort, Quelle). Wenn ein Filter eine Zahl ändert, machen Sie das deutlich.
Die meisten Reporting-Streitereien entstehen durch unklare Definitionen. Fügen Sie Tooltips oder eine kleine „Definitionen“-Drawer hinzu, die erklärt:
Wenn möglich, erlauben Sie HR, von einer Kennzahl in die zugrundeliegende Kandidatenliste zu klicken („Zeige mir die 12 Kandidaten in Onsite > 14 Tage“).
Ermöglichen Sie Exporte, die zu echten Workflows passen: CSV für Tabellen, PDF-Snapshots für Updates und geplante E-Mail-Berichte. Inkludieren Sie Filter und Definitionen im Export-Header, damit Zahlen beim Weiterleiten Kontext behalten.
Wenn Sie eine zentrale North-Star-Ansicht wollen, fügen Sie eine /reports-Seite mit gespeicherten Berichtsvorlagen hinzu (z. B. „Quarterly Hiring Review“ und „Diversity Funnel (if enabled)“), die HR ohne Neuaufbau wiederverwenden kann.
Integrationen und Rollout-Entscheidungen bestimmen Adoption. Behandeln Sie sie als Produktfeatures: klarer Scope, verlässliches Verhalten und Verantwortlichkeit für fortlaufenden Support.
Starten Sie mit Systemen, in denen Recruiter bereits leben:
Definieren Sie, welches System für welche Datenquelle „Source of Truth“ ist (Kandidatenprofil, Interview-Events, Angebotsdokumente), um Konflikte zu vermeiden.
Auch wenn Sie Integrationen später angehen, entwerfen Sie jetzt:
Konzentrieren Sie Tests auf Fehler, die HR frustrieren:
Wenn Ihr Ziel ist, den Workflow schnell zu validieren (Pipeline-Board, Scheduling, Scorecards und Berechtigungen), bevor Sie stark in Engineering investieren, kann eine Vibe-Coding-Plattform wie Koder.ai helfen, schneller zu einer funktionierenden internen App zu kommen. Sie beschreiben den Recruiting-Workflow im Chat, iterieren an Bildschirmen und generieren eine React-basierte Web-App mit Go + PostgreSQL im Backend—und exportieren dann den Source Code, wenn Sie inhouse übernehmen möchten. Features wie Planning Mode, Snapshots und Rollback sind besonders nützlich, wenn Sie MVP-Annahmen mit HR-Stakeholdern testen und schnell handeln müssen, ohne Stabilität zu verlieren.
Beginnen Sie damit, 2–4 primäre Nutzergruppen zu benennen (HR-Admins, Recruiter, Hiring Manager, Interviewer) und formulieren Sie für jede Gruppe eine konkrete Schmerzstelle.
Formulieren Sie dann eine einprägsame Ein-Satz-Problemstellung, die Sie mit Stakeholdern testen können, z. B.: „Hiring Manager sehen den Kandidatenstatus nicht und Interviews dauern zu lange in der Koordination.“
Schreiben Sie auf:
Das verhindert „mysteriöse Schritte“, inkonsistente Stagennamen und feststeckende Kandidaten.
Legen Sie fest:
Verwenden Sie handlungsorientierte Stagennamen (z. B. „Hiring Manager Interview“ statt „Interview“), damit das Reporting konsistent bleibt.
Wählen Sie 3–5 Kennzahlen, die an tägliche Arbeit gebunden sind, nicht an Vanity-Metriken:
Nutzen Sie diese Metriken, um später Entscheidungen zu Berechtigungen, Scheduling und Analytics zu leiten.
Ein praktisches MVP ermöglicht den Durchlauf eines Kandidaten von „applied“ bis „hired“ ohne Tabellenkalkulationen:
Verschieben Sie fortgeschrittene Automatisierung und KI-Funktionen, bis der Kern-Workflow zuverlässig ist.
Modellieren Sie Candidate und Job als separate Entitäten und verwenden Sie Application als Anker des Workflows.
So können Kandidaten sich auf mehrere Jobs bewerben (Many-to-Many), während job-spezifischer Status, Interviews und Entscheidungen korrekt zugeordnet bleiben.
Beginnen Sie mit einer kleinen, konsistenten Rollensetzung:
Fügen Sie feldbasierte Schutzregeln für sensible Daten (Gehalt, private Notizen, EEO/Diversity-Daten) hinzu und unterstützen Sie Zugriffsscoping nach Abteilung/Job/Standort, um Überexposition zu vermeiden.
Nutzen Sie einen geführten Ablauf:
Integrieren Sie Google-/Microsoft-Kalender für Konfliktprüfung und Ereigniserstellung, behalten Sie aber einen manuellen Fallback für Teams ohne Integration.
Verwenden Sie kurze, rollen- und interviewtyp-spezifische Scorecards mit klaren Kriterien und einer einfachen Bewertungs-Skala.
Trennen Sie:
Fügen Sie Erinnerungen und Eskalationsregeln für überfälliges Feedback hinzu und erwägen Sie, andere Bewertungen bis zur eigenen Einreichung zu verbergen, um Anchoring-Bias zu reduzieren.
Machen Sie jede Kennzahl klickbar bis zur zugrundeliegenden Kandidatenliste und veröffentlichen Sie eindeutige Definitionen für zentrale Berechnungen (Stage-Entry-Regeln, Umgang mit Withdrawn/Rejected, Behandlung von On-Hold).
Unterstützen Sie praktische Exporte (CSV/PDF) und gespeicherte Berichtsvorlagen, damit Stakeholder wiederverwendbare, konsistente Ansichten haben. Für mehr Details zur Analytics-Gestaltung siehe /blog/create-reporting-and-analytics-hr-will-trust.
