Lernen Sie, wie Sie Kundenaufnahme‑Formulare erstellen, deren Einsendungen automatisch in einer Datenbank landen — komplett No‑Code. Felder festlegen, Daten validieren, Follow‑Ups automatisieren und sicher bleiben.
Ein „Formular → Datenbank“‑Intake‑System ist genau das, was es klingt: Jemand füllt ein Kundenaufnahmeformular aus, und die Antworten landen als saubere, strukturierte Datensatzzeile in einer Datenbanktabelle—bereit für Ihr Team, darauf zu reagieren.
Das klingt ähnlich wie „Antworten an eine Tabelle senden“, aber der Unterschied zeigt sich schnell. Tabellen sind großartig für schnelle Listen, brechen aber zusammen, wenn Sie konsistente Felder, Status, mehrere Zuständige, Dateianhänge, Audit‑Trails oder Automatisierungen brauchen, die auf verlässlicher Struktur beruhen. Eine datenbankartige Tabelle erzwingt Ordnung: Jede Einsendung wird zu einem Datensatz mit demselben Set an Feldern.
Das ist nicht nur für Tech‑Teams. Häufige No‑Code‑Intake‑Workflows umfassen:
Wenn Sie fertig sind, haben Sie drei verbundene Teile:
Sie können es als: Erfassen → Organisieren → Handeln betrachten.
Ein reibungsloser Aufbau hängt von vier Entscheidungen ab:
Wenn Sie diese richtig setzen, wird Ihr „Intake‑Formular“ zu einem verlässlichen Intake‑System—nicht zu einem weiteren unordentlichen Sheet, das Sie jede Woche aufräumen müssen.
Bevor Sie einen Formular‑Builder öffnen, klären Sie, was Sie lernen möchten, was Sie mit den Antworten tun und wer verantwortlich ist, die Anfrage weiterzubewegen. Dieser Schritt verhindert „Schubladen‑Datenbanken“ voller halb‑nützlicher Einsendungen.
Schreiben Sie die Entscheidungen auf, die Sie nach einer Einsendung treffen müssen. Beispiele: Lead qualifizieren, Anruf terminieren, Projekt‑Brief erstellen oder Supportanfrage routen. Jedes Ergebnis sollte einem oder mehreren Feldern zugeordnet sein—wenn eine Frage nicht beeinflusst, was Sie als Nächstes tun, gehört sie wahrscheinlich nicht in die erste Version.
Wie viele Einsendungen pro Woche/Monat erwarten Sie? Und wie viele Personen benötigen Zugriff, um Datensätze zu sehen oder zu aktualisieren?
Niedriges Volumen und ein kleines Team kommen mit manueller Prüfung und einfachen Benachrichtigungen zurecht. Höheres Volumen benötigt in der Regel strengere Validierung, klareres Status‑Tracking und Berechtigungen, um Verwirrung zu vermeiden.
Ein häufiger Fehler ist, jede Einsendung als neuen Kunden zu behandeln. Stattdessen trennen Sie:
So bleibt die Historie erhalten: Ein wiederkehrender Kunde kann mehrere Intakes senden, ohne Kontaktdaten zu duplizieren.
Seien Sie streng. Jedes Pflichtfeld reduziert die Abschlussrate.
Wenn Sie unsicher sind, machen Sie es optional und prüfen Sie nach realen Einsendungen.
Schreiben Sie eine einfache „Nach dem Absenden“‑Checkliste:
Benennen Sie schließlich einen Intake‑Owner. Ohne eine verantwortliche Person für Triage wird selbst das beste Formular zu einem Stapel ungeklärter Anfragen.
Ihr „Stack“ besteht aus drei Teilen, die zusammenarbeiten müssen: ein Formular (wo Kunden Infos eingeben), eine Datenbank (wo Einsendungen leben) und eine Automatisierungsebene (was danach passiert). Sie können mixen, aber Sie sind schneller, wenn Sie Tools wählen, die bereits gut zusammenspielen.
Gehostete Formulare (freigabbarer Link) sind am schnellsten zu veröffentlichen und am mobilfreundlichsten. Sie eignen sich gut fürs „Link senden und ausfüllen lassen“.
Eingebettete Formulare leben auf Ihrer Website (oder einem Portal). Sie wirken markenkonformer und reduzieren Kontextwechsel, benötigen aber etwas mehr Einrichtung—vor allem bei Styling, Einwilligungs‑Checkboxen oder mehrstufigen Abläufen.
Faustregel: Starten Sie gehostet, wenn Geschwindigkeit zählt; betten Sie ein, wenn Markenvertrauen und Konversion wichtiger sind.
Eine tabellenähnliche Datenbank (Tabellen, Views, Filter) ist ideal, wenn Sie volle Kontrolle über Felder, Status und Team‑Workflows wollen. Sie ist flexibel für viele Anwendungsfälle—nicht nur für Sales.
Ein integriertes CRM kann schneller sein, wenn Ihr Intake tatsächlich „Lead‑Capture → Deal‑Pipeline“ ist. Sie erhalten Kontakte, Firmen und Deal‑Stufen out‑of‑the‑box, fühlen sich aber eingeengt, wenn Ihr Prozess nicht zum CRM‑Modell passt.
Wenn Sie unsicher sind: Wählen Sie die tabellenähnliche Datenbank und fügen Sie später eine einfache Pipeline‑Ansicht hinzu.
Native Automatisierung (im Tool integriert) deckt meist Basics ab: E‑Mail senden, Aufgabe anlegen, Slack‑Nachricht posten. Sie ist einfacher zu warten und für nicht‑technische Teams leichter.
Connectoren (z. B. Zapier, Make) sind besser, wenn Sie mehrstufige Logik über mehrere Apps brauchen—CRM + E‑Mail‑Marketing + Kalender + Dateispeicher—oder wenn Sie Wiederholungen, Verzweigungen und besseres Logging wollen.
Wenn Sie über zusammengestoppelte Tools hinauswachsen, können Sie eine leichte Intake‑Applikation (Formular, Datenbank, Berechtigungen und Workflows) an einem Ort bauen. Zum Beispiel erlaubt Koder.ai, ein komplettes Intake‑System aus einem Chat‑Interface zu „vibe‑coden“—Web, Backend und sogar Mobile—und liefert echte Infrastruktur darunter (React im Web, Go + PostgreSQL im Backend, Flutter für Mobile). Nützlich, wenn Sie benutzerdefinierte Routing‑Regeln, strukturierte Daten und rollenbasierte Zugriffe ohne eigenen Dev‑Ops‑Aufwand wollen. Sie können Quellcode exportieren, deployen, eine Custom‑Domain anbinden und Snapshots/Rollbacks nutzen.
Prüfen Sie vor der Entscheidung diese fünf Punkte:
Wählen Sie die einfachste Kombination, die die heutigen Bedürfnisse erfüllt. Sie können Workflows später upgraden, wenn der Intake zuverlässig saubere Daten liefert.
Bevor Sie das Formular bauen, entscheiden Sie, wo die Antworten leben sollen. Ein sauberes Schema erleichtert Reporting, Nachverfolgung, Dedupe und Übergaben an Ihr Team.
Die meisten Intake‑Systeme funktionieren am besten mit diesen Tabellen:
Dieses Modell spiegelt CRM‑Daten wider und funktioniert in Airtable, Notion‑ähnlichen Tools oder Alternativen wie Baserow/NocoDB.
Wählen Sie Feldtypen gezielt, damit Ihre Datenbank durchsuchbar bleibt:
Erstellen Sie eine eindeutige Intake‑ID (Auto‑Nummer oder Timestamp) in der Intakes‑Tabelle. Entscheiden Sie außerdem, wie Sie Duplikate erkennen:
Wenn eine neue Einsendung eintrifft, kann Ihre Automatisierung sie mit einem bestehenden Client verknüpfen oder einen neuen anlegen.
Fügen Sie ein Status‑Feld zu Intakes (und optional Clients) hinzu, um den Fortschritt zu verfolgen:
Dieses Feld treibt Views wie „Neu diese Woche“, Übergabe‑Queues für Onboarding und Trigger für Zapier‑Workflows oder andere Form‑to‑Database‑Automatisierungen.
Ein Intake‑Formular funktioniert nur, wenn Menschen es beenden. Ziel ist nicht, alles zu fragen—sondern die richtigen Infos mit minimaler Reibung zu bekommen, sodass Ihre Datenbank sauber bleibt und Ihr Team schnell handeln kann.
Teilen Sie lange Formulare in klare Abschnitte, damit es überschaubar wirkt. Ein einfacher Ablauf, der für die meisten Dienstleister funktioniert:
Halten Sie jeden Abschnitt fokussiert. Wenn jemand 25 Felder auf einer Seite sieht, sinkt die Abschlussrate.
Bedingte Logik (Branching) lässt das Formular sich anpassen. Wenn ein Nutzer „Website‑Redesign“ wählt, zeigen Sie Fragen zur aktuellen URL und Seitenauswahl. Wählt er „Beratung“, zeigen Sie Ziele und Entscheider‑Fragen.
Das reduziert Ermüdung beim Nutzer und verhindert zusätzliche „N/A“‑Antworten, die die Datenbank verstopfen.
Felder, die unterschiedlich interpretiert werden können, sollten einen kurzen Hinweis oder ein Beispiel enthalten. Gute Stellen für Hilfetext:
Hilfetext ist billiger als Nachfragen per E‑Mail.
Machen Sie nur die Felder verpflichtend, die Sie wirklich brauchen, um zu antworten (meist Name + E‑Mail + Kernanfrage). Zu viele Pflichtfelder erhöhen Drop‑Offs und erzeugen minderwertige Eingaben („asdf“), nur um weiterzukommen.
Nach dem Absenden zeigen Sie eine klare Bestätigungsnachricht mit den nächsten Schritten:
Eine starke Bestätigungsseite reduziert „Haben Sie mein Formular bekommen?“‑Nachfragen.
Wenn Ihr Formular die richtigen Infos sammelt, ist der nächste Schritt sicherzustellen, dass jede Antwort an der richtigen Stelle landet—sauber und konsistent. Hier beginnen viele „läuft größtenteils“‑Systeme zu driftieren.
Listen Sie jede Formularfrage und das exakte Datenbankfeld, das sie befüllen soll. Seien Sie explizit zu Feldtypen (Text, Single‑Select, Datum, Attachment, Relation zu einer anderen Tabelle), damit die Automatisierung nicht rät.
Einfache Regel: Eine Frage schreibt in ein primäres Feld. Wenn eine Antwort Reporting und Messaging antreiben soll, speichern Sie sie einmal und leiten den Rest ab.
Freitext wirkt flexibel, erzeugt aber chaotische Daten, die schwer zu filtern, zuzuweisen oder zu berichten sind. Normalisieren Sie, wo Sie können:
Wenn Ihr Formular‑Tool Formate nicht erzwingt, führen Sie die Normalisierung in der Automatisierungs‑Schritt vor dem Speichern durch.
Viele No‑Code‑Stacks speichern Uploads im Formular‑Tool (oder einem verbundenen Drive) und übergeben einen Link an Ihre Datenbank. Das ist meist die beste Vorgehensweise.
Kernpunkte:
Intake‑Systeme bekommen oft Wiederholungseinsendungen (Leute senden erneut, leiten den Link weiter, tippen ihre E‑Mail falsch). Fügen Sie einen Dedupe‑Schritt hinzu:
Diese Entscheidung hält Ihre Datenbank sauber und erleichtert spätere Follow‑Ups, Reporting und Onboarding.
Sobald Ihr Formular mit der Datenbank verbunden ist, geht es darum, es zuverlässig zu machen. Validierung hält Daten brauchbar, Tracking zeigt die Herkunft der Einsendungen und Fehlerbehandlung verhindert stille Ausfälle, bei denen Leads verschwinden.
Beginnen Sie mit Feldern, die Workflows am meisten brechen:
Versteckte Felder erlauben es, Attribution und Kontext automatisch zu erfassen. Gängige Felder:
Viele Formular‑Tools können versteckte Felder aus URL‑Parametern vorbefüllen. Falls nicht, kann Ihre Automatisierung sie beim Empfang der Einsendung ergänzen.
Fügen Sie in Ihrer Datenbank hinzu:
Diese Felder erleichtern es, „wir haben Ihren Intake bekommen“‑Behauptungen nachzuvollziehen und zu sehen, wie lange Onboarding dauert.
Datenbank‑Writes scheitern aus vorhersehbaren Gründen: API‑Limits, gelöschte Felder, Berechtigungsänderungen oder temporäre Ausfälle.
Setzen Sie eine einfache Absicherung:
Wenn Ihr Formular Einsendungen in die Datenbank speichert, spart die Zeit vor allem, was danach automatisch passiert—ohne Kopieren, Einfügen oder Erinnern. Ein paar einfache Automatisierungen verwandeln jeden Intake in einen klaren nächsten Schritt für Kunde und Team.
Richten Sie eine automatische Nachricht ein, sobald ein neuer Datensatz erstellt wird. Kurz halten: Empfang bestätigen, erwartete Reaktionszeit nennen und einen Link zu nächsten Schritten (Kalender, Portal, Preisübersicht) anfügen.
SMS nur für dringende oder hoch‑intentielle Services—zu viele Texte wirken aufdringlich.
Anstatt eine generische „Neue Einsendung“‑Nachricht zu verschicken, senden Sie eine strukturierte Benachrichtigung an E‑Mail oder Slack mit:
Das spart dem Team „Wo ist das?“‑Nachfragen und hilft bei schnellerer Reaktion.
Nutzen Sie einfache Regeln, um Intakes Personen oder Queues zuzuweisen. Übliche Logik:
Die meisten No‑Code‑Tools (Zapier, Make) können das Owner‑Feld in Ihrer DB aktualisieren und die Person sofort benachrichtigen.
Ein gutes Intake‑System erinnert, bevor ein Lead kalt wird. Erstellen Sie eine Aufgabe bei Eingang und planen Sie Erinnerungen:
Wenn Ihre DB es unterstützt, speichern Sie ein Next Follow‑Up Date und nutzen eine tägliche „Fällig‑Heute“‑View.
Fügen Sie eine einfache Punktzahl (0–10) auf Basis von Regeln wie Budget, Dringlichkeit oder Empfehlungsquelle hinzu. Hohe Scores können schnellere Slack‑Pings, SMS an Bereitschaftspersonal oder eine Prioritäts‑Queue auslösen.
Mehr Ideen für ordentliche Workflows: siehe /blog/scale-your-no-code-intake-system.
Intake‑Formulare sammeln oft sensible Daten—Kontaktdaten, Budgets, Gesundheitsnotizen, Projektzugänge und mehr. Ein paar Entscheidungen im Vorfeld verhindern versehentliches Oversharing.
Setzen Sie rollenbasierte Zugriffe im DB‑Tool, damit Leute nur das sehen, was sie brauchen:
Wenn möglich, beschränken Sie Exporte auf eine kleine Gruppe. Exporte sind der schnellste Weg, Daten in falsche Postfächer zu bringen.
Datenminimierung ist gute Praxis und einfacher zu managen. Fragen Sie vor dem Hinzufügen einer Frage:
Weniger Felder erhöhen außerdem die Abschlussrate.
Fügen Sie im Formularfuß einen kurzen Einwilligungstext und Links zu Privacy Policy und Terms ein (relative Links wie /privacy und /terms sind ok). Kurz und klar:
Uploads (Verträge, Ausweise, Briefings) sind hochriskant. Bevorzugen Sie sichere Uploads, die hinter Authentifizierung liegen. Vermeiden Sie Workflows, die standardmäßig öffentliche, teilbare Links erzeugen. Teilen Sie intern mit ablaufenden Links oder zugangskontrollierten Ordnern.
Legen Sie eine Aufbewahrungsregel fest und dokumentieren Sie sie (auch als kurze interne Notiz). Beispiel: Leads 12 Monate für Reporting behalten, Kunden ins Haupt‑CRM konvertieren, Anhänge nach 90 Tagen löschen, sofern nicht für die Lieferung nötig. Aufbewahrung reduziert zudem den Umfang dessen, was geschützt werden muss.
Bevor Sie das Formular öffentlich teilen, testen Sie es wie ein echter Kunde. Die meisten Intake‑Probleme sind keine technischen—sondern kleine UX‑Lücken, unklare Fragen oder Automatisierungen, die still scheitern.
Starten Sie mit mindestens 10–15 Einsendungen in realistischen Szenarien:
Prüfen Sie bei jedem Test, ob die Einsendung nutzbar ist, nicht nur „angekommen“. Kann Ihr Team mit einer durchgerushten Einsendung noch den nächsten Schritt machen?
Öffnen Sie das Formular auf einem Telefon (nicht nur im verkleinerten Desktop‑Browser).
Checkliste:
Wenn das Formular auf Mobilgeräten langsam oder beengt wirkt, sinkt die Abschlussrate schnell.
Senden Sie das Formular ab und verfolgen Sie die Daten durch jeden Schritt:
Testen Sie auch Fehlerfälle: Integration ausschalten, Berechtigungen entfernen oder ungültige E‑Mail verwenden, damit Fehler dort sichtbar werden, wo Ihr Team sie bemerkt.
Erstellen Sie eine einseitige interne Checkliste: Wo neue Einsendungen zu finden sind, wie eine fehlgeschlagene E‑Mail erneut gesendet wird, wie Duplikate zusammengeführt werden und wer Fixes übernimmt. Das vermeidet „Jeder hat es gesehen, aber niemand hat es bearbeitet."
In den ersten 1–2 Wochen verfolgen Sie:
Diese Zahlen sagen Ihnen, ob Sie das Formular kürzen, Fragen klären oder interne Übergaben verbessern sollten.
Wenn Ihr Intake‑Formular zuverlässig in die Datenbank speichert, kommen die schnellsten Gewinne davon, wie Sie die Daten nutzen—ohne das System neu zu bauen.
Statt einer großen Tabelle erstellen Sie fokussierte Views, die gängige Fragen auf einen Blick beantworten:
Diese Views reduzieren „Wo steht der Kunde?“‑Nachrichten und erleichtern Übergaben.
Wenn Sie mehrere Services anbieten, zwingen Sie niemanden in ein Mega‑Formular. Duplizieren Sie Ihr Basisformular + DB‑Felder und passen Sie an:
Halten Sie die Kernfelder konsistent (Name, E‑Mail, Einwilligung, Status, Source), damit Reporting sauber bleibt.
Sie brauchen kein vollständiges Portal, um „premium“ zu wirken. Ein leichter nächster Schritt ist, Kunden eine Bestätigung mitzugeben, die enthält:
Das reduziert Rückfragen und erhöht die Abschlussraten.
Synchronisation ist dann nützlich, wenn sie manuelle Arbeit entfernt—nicht nur weil sie möglich ist. Häufige Integrationen:
Starten Sie mit einem Workflow mit hohem Hebel, dann erweitern.
Mehr dazu, was Sie wann fragen sollten: siehe /blog/client-onboarding-checklist. Wenn Sie Automatisierungen und Views vergleichen wollen, schauen Sie auf /pricing.
Eine Tabellenkalkulation ist für einfache Listen in Ordnung, aber sie wird unübersichtlich, wenn Sie zuverlässige Struktur und Workflows brauchen.
Eine datenbankähnliche Tabelle hilft Ihnen dabei:
Zielen Sie auf das kleinste Schema, das Ihren Workflow unterstützt. Für die meisten Teams beginnen Sie mit:
So vermeiden Sie doppelte Kontaktdaten und erhalten gleichzeitig die historische Intake‑Übersicht.
Beginnen Sie mit den Ergebnissen (was Sie als Nächstes tun) und fordern Sie nur das an, was nötig ist, um den nächsten Schritt zu machen.
Ein gängiges Minimum:
Nutzen Sie bedingte Logik, um irrelevante Felder auszublenden und „N/A“-Antworten zu reduzieren.
Beispiele:
Das erhöht die Abschlussrate und hält die Datenbank leichter filterbar und zuweisbar.
Erstellen Sie eine einfache Feldzuordnung, bevor Sie die Automatisierung bauen: jede Frage → ein Datenbankfeld.
Tipps:
Das verhindert, dass das System beim Weiterentwickeln „nur noch halb funktioniert“.
Normalisieren Sie alles, wonach Sie filtern, routen oder berichten wollen.
Praktische Standards:
Wählen Sie einen primären Dedupe‑Schlüssel und entscheiden Sie, ob Sie Datensätze anlegen oder aktualisieren.
Gängiger Ansatz:
Fügen Sie außerdem eine (Auto‑Nummer/Timestamp) hinzu, sodass jede Einsendung nachvollziehbar bleibt, selbst wenn sich Kontaktinfos ändern.
Speichern Sie Uploads in einem sicheren Dateisystem (Ihres Formular‑Tools oder verbundenen Drives) und halten Sie in der Datenbank nur die Referenz.
Empfohlenes Muster:
Automatisieren Sie die wenigen Schritte, die verhindern, dass Anfragen unbearbeitet bleiben.
Hoher Nutzen, geringe Komplexität:
Konzentrieren Sie sich auf Least‑Access, Datenminimierung und verlässliches Auditing.
Praktische Checkliste:
Wenn eine Frage das Routing, die Qualifikation oder die nächste Aktion nicht beeinflusst, lassen Sie sie in Version 1 weg.
Saubere Feldtypen sparen später Stunden der Bereinigung.
So bleibt Ihre Datenbank schlank und der Zugriff kontrolliert.
Halten Sie Automatisierungen anfangs einfach und erweitern Sie sie, wenn Ihr Prozess stabil ist.
Fügen Sie bei Bedarf relative Links wie /privacy und /terms ein.
