Erfahren Sie, wie Sie eine mobile App planen, gestalten, entwickeln und einführen, die neue Mitarbeitende schneller onboardet — mit klaren Aufgaben, Trainings, Formularen und Support.
Eine mobile Onboarding-App verwandelt das Onboarding von einer verstreuten Sammlung von E-Mails, PDFs und Erinnerungen in einen geführten Ablauf, den neue Mitarbeitende überall abschließen können. Anstatt zu hoffen, dass jemand die richtige Datei findet oder den nächsten Schritt im Kopf behält, kann die App genau zeigen, was als Nächstes zu tun ist — und bestätigen, dass es erledigt wurde.
Wenn Onboarding über mehrere Tools verteilt ist, summieren sich kleine Lücken:
Eine gut gestaltete App unterstützt einen HR-Onboarding-Workflow mit Checklisten, Erinnerungen und klarer Verantwortung (wer genehmigt was und bis wann).
Setzen Sie praktische Ziele wie weniger „wo finde ich…“-Fragen am Tag 1, schnellere Produktivitätszeiten, höhere Trainingsabschlussraten und weniger Onboarding-Ausnahmen.
Eine mobile App eignet sich besonders für verteilte Teams, Frontline-Rollen ohne Laptop, hohes Einstellungsvolumen oder wenn Onboarding sich über Wochen erstreckt.
Wenn Ihr Problem hauptsächlich „wir haben bereits Tools, aber niemand nutzt sie“, erzielen Sie möglicherweise schneller Erfolge, indem Sie bestehende Prozesse vereinfachen — und anschließend Mobile hinzufügen, um die Erfahrung reibungslos zu machen.
Bevor Sie über Funktionen oder Technologie sprechen, klären Sie, für wen die App gedacht ist und was „gutes Onboarding“ in Ihrem Unternehmen bedeutet. Eine mobile Onboarding-App scheitert oft daran, dass sie versucht, alle mit demselben Ablauf zu bedienen.
Beginnen Sie mit einer Liste der Hauptnutzergruppen und deren Bedürfnissen in den ersten Wochen:
Schreiben Sie 2–3 Kern-Szenarien pro Nutzer (z. B. „Neue/r Mitarbeiter/in erledigt Pre-Boarding-Papiere im Zug“ oder „Manager bestätigt, dass Geräte vor Tag 1 bereitstehen“). Diese Szenarien leiten spätere Entscheidungen.
Unterteilen Sie Onboarding in Phasen, damit die App zur richtigen Zeit die richtigen Inhalte liefert:
Für jede Phase Listen Sie Muss-Aufgaben und Informationen. Halten Sie Aufgaben spezifisch und prüfbar (z. B. „Verhaltenskodex unterschreiben“ statt „Richtlinien lesen").
Definieren Sie von Anfang an, wie Sie Erfolg messen:
Diese Metriken werden Ihre Basis für Piloten und kontinuierliche Verbesserungen. Wenn Sie eine einfache Struktur brauchen, passen Sie ein Employee-Onboarding-Checklist-App-Format an und stimmen Sie es auf Ihren HR-Onboarding-Workflow ab (siehe /blog/onboarding-checklist).
Eine Onboarding-App kann schnell zu „alles, was HR je wollte“ werden. Für ein MVP konzentrieren Sie sich auf die minimale Feature-Menge, die einen neuen Mitarbeitenden vom angenommenen Angebot bis zur Produktivität in Woche 1 bringt — ohne unnötige Komplexität.
Wählen Sie ein messbares Ergebnis wie „Neue Mitarbeitende erledigen Papierkram und Trainings vor Tag 3“ oder „Manager sehen den Onboarding-Fortschritt auf einem Screen.“ Das hilft, Feature-Entscheidungen zu fokussieren und Scope Creep zu verhindern.
Die erste Version sollte typischerweise diese Bausteine abdecken:
Verschieben Sie erweiterte Funktionen — Chat, Social-Feeds, komplexe Workflows, kundenspezifische rollenbasierte Pfade, tiefe Analytics-Dashboards — auf spätere Versionen. Wenn Sie früh Metriken brauchen, verfolgen Sie nur wenige: Checklisten-Abschlussrate, Zeit bis zum Abschluss und Trainingsabschluss.
Ein gutes MVP wirkt klein, sollte sich aber für die ersten Wochen des neuen Mitarbeitenden vollständig anfühlen.
Eine mobile Onboarding-App arbeitet selten allein. Die meisten „Wahrheiten“ (Mitarbeiterdaten, Org-Struktur, Richtlinien, Trainingsstatus) existieren bereits in anderen Tools. Gute Architektur hält Daten zuverlässig, reduziert manuellen Aufwand für HR und verhindert widersprüchliche Informationen.
Listen Sie auf, was Ihre App anzeigen oder sammeln muss (z. B. persönliche Daten, Eintrittsdatum, Manager, erforderliche Trainings, Geräteanfragen). Für jeden Punkt entscheiden Sie das System of Record:
Eine einfache Regel: Duplizieren Sie keine sensiblen oder häufig ändernden Daten, es sei denn, es gibt einen klaren Grund. Stattdessen per API abrufen und nur das speichern, was die App wirklich besitzt (z. B. Task-Status, Bestätigungen, Checklisten).
Beschränken Sie App-Speicher auf:
Bei sensiblen Feldern (SSN, Bankdaten) lieber Deep Links oder Übergabe an bestehende sichere Flows nutzen, statt sie neu zu bauen.
Neue Mitarbeitende nutzen die App eventuell unterwegs oder in Gebäuden mit schwachem Empfang. Cachen Sie Essentials wie die Tag-1-Agenda, Office-Map, wichtige Kontakte und zuvor geöffnete Dokumente. Queue-Aktionen (z. B. Checklisten-Updates) und synchronisieren Sie, wenn die Verbindung zurückkommt.
Richten Sie früh Dev, Staging und Production ein. Staging sollte Produktions-Integrationen spiegeln, damit Sie SSO, HRIS-Sync und Notifications testen können, ohne echte Mitarbeiterdaten zu beeinflussen. Das macht Piloten sicherer und schneller iterierbar.
Mobile Onboarding funktioniert am besten, wenn es respektiert, wie Menschen das Telefon tatsächlich nutzen: kurze, häufige Check-ins zwischen Meetings, auf dem Weg oder während sie auf IT-Zugänge warten. Ihr Designziel ist, Reibung zu reduzieren und Fortschritt fühlbar zu machen, jedes Mal wenn die App geöffnet wird.
Zielen Sie auf eine kleine Anzahl primärer Bereiche, die immer leicht zu finden sind:
Eine konsistente Bottom-Navigation und ein prominentes „Da weitermachen, wo ich aufgehört habe“-Muster verhindern, dass Nutzer sich verirren.
Neue Mitarbeitende kennen Ihre Abkürzungen, Teamnamen oder Tool-Spitznamen nicht. Beschriften Sie Aufgaben so, dass klar ist, was zu tun ist, nicht, wie HR sie nennt. „Richten Sie Ihre Arbeits-E-Mail ein“ ist verständlicher als „Provision O365“. Fügen Sie kurze Erklärungen unter Aufgaben hinzu, wenn Kontext wichtig ist.
Verwenden Sie gut lesbare Schriftgrößen, starken Kontrast und große Touch-Ziele. Bieten Sie Untertitel für Videos und vermeiden Sie die ausschließliche Verwendung von Farben zur Vermittlung von Bedeutung (z. B. Farbe + Icon + Text wie „Überfällig“). Barrierefreiheitsverbesserungen machen die App meist für alle einfacher nutzbar, besonders unter Zeitdruck.
Zeigen Sie nicht jede Checklisten-Aufgabe jedem Mitarbeitenden. Filtern Sie nach Rolle, Standort, Eintrittsdatum, Beschäftigungsart und Abteilung. Die App sollte wie eine geführte Reise wirken, nicht wie ein Ablageort.
Zerlegen Sie Trainings in kleine Module, erlauben Sie Speichern-und-Fortsetzen bei Formularen und bieten Sie offline-freundliche Lesemöglichkeiten. Jeder Screen sollte eine Frage beantworten: Was soll ich als Nächstes tun und wie lange dauert es?
Eine mobile Onboarding-App bleibt nur nützlich, wenn Inhalte aktuell bleiben. Ziel ist, dass HR Richtlinien, Trainings und Checklisten einfach aktualisieren kann — ohne dass jede Änderung ein Produkt-Release braucht.
Planen Sie einen Admin-Bereich (webbasiert ist üblich), in dem HR und Manager Onboarding-Templates erstellen und Personen automatisch zuweisen können. Mindestens Templates nach:
Das verhindert einen einzigen, übergroßen Onboarding-Pfad, der niemandem passt.
Neue Mitarbeitende lernen in kleinen Häppchen, oft zwischen Meetings. Unterstützen Sie eine Mischung aus:
Stellen Sie sicher, dass jedes Element als „gelesen/angesehen“ markiert werden kann, und fügen Sie bei Bedarf eine kurze Bestätigung hinzu (z. B. „Ich habe verstanden").
Richtlinien ändern sich. Trainings werden aktualisiert. Ihre App sollte verfolgen:
Entscheiden Sie außerdem, was passiert, wenn Inhalte mitten im Onboarding aktualisiert werden: erhalten neue Mitarbeitende automatisch die neueste Version oder bleibt ihre zugewiesene Version für Konsistenz gesperrt?
Wenn Sie in mehreren Regionen tätig sind, denken Sie früh an Lokalisierung:
Definieren Sie ein einfaches Modell, damit Inhalte nicht veralten:
Dokumentieren Sie einen Review-Zeitplan (quartalsweise für Trainings, sofort bei Richtlinienänderungen) und weisen Sie für jedes Modul einen klaren Content-Owner zu.
Der beste Tech-Stack hängt weniger von Trends ab als davon, was Ihr HR-Team braucht, um reibungslos, sicher und wartungsarm zu arbeiten.
Wenn Sie das polierteste, plattformspezifische Erlebnis oder intensive Gerätefunktionen benötigen, sind native Apps (Swift für iOS, Kotlin für Android) eine sichere Wahl — aber Sie pflegen zwei Codebasen.
Für die meisten Onboarding-Fälle (Checklisten, Inhalte, Formulare, Benachrichtigungen) ist Cross-Platform schneller:
Praktische Regel: Hat Ihr Team JavaScript-Kompetenz, reduziert React Native die Einarbeitungszeit; wollen Sie eine eng gesteuerte UI mit einem Toolkit, ist Flutter oft einfacher.
Ein Custom-Backend (API + DB) bietet Flexibilität für Integrationen, Analytics und Skalierung. Ideal, wenn Onboarding mit HRIS, Identity-Systemen und Compliance-Reporting synchronisiert werden muss.
Ein Low-Code/Workflow-Tool beschleunigt frühe Releases, besonders für Genehmigungen, Task-Routing und einfache Formulare. Der Trade-off ist weniger Kontrolle über komplexe Integrationen und Datenmodellierung.
Wenn Sie einen Mittelweg wollen — schnell starten ohne Ownership zu verlieren — können Plattformen helfen, schnell ein MVP zu prototypen und zu liefern, dann mit echten Nutzern iterieren und schließlich den Code in Ihre Engineering-Pipeline überführen.
Planen Sie Auth früh, da es User-Setup und Security-Reviews beeinflusst:
Nutzen Sie Notifications für hochwertige Momente: Tag-1-Erinnerungen, fehlende Dokumente, Manager-Genehmigungen und zeitkritische Trainings. Lassen Sie Nutzer die Frequenz steuern (z. B. Tageszusammenfassung vs. Sofort) und vermeiden Sie Benachrichtigungen für jeden einzelnen Checklisten-Update.
Kaufen oder eine Plattform verwenden, wenn Sie: schnellen Launch, integriertes Content-Management, Standard-HR-Workflows und vorhersehbare Kosten brauchen.
Bauen, wenn Sie: einzigartige Prozesse, tiefe Integrationen, individuelles Reporting oder eine gebrandete Erfahrung benötigen, die über Onboarding hinausgeht.
Viele Teams starten praktisch mit einem schnellen Build für den ersten Piloten — und entscheiden dann, ob das MVP zu einem langfristigen internen Produkt ausgebaut wird.
Eine Onboarding-App wird schnell zum Container für hochsensible Informationen: Identitätsdetails, Beschäftigungsdokumente, Richtlinienbestätigungen und manchmal Gehaltsdaten. Behandeln Sie Sicherheit und Datenschutz als Produktanforderungen von Tag 1 — nicht als finale Checkliste vor dem Launch.
Beginnen Sie mit Datenminimierung: Sammeln Sie nur, was für das Onboarding und gesetzliche Anforderungen nötig ist. Erklären Sie klar, warum jedes Feld gebraucht wird.
Definieren Sie Aufbewahrungsregeln früh:
Onboarding involviert verschiedene Zielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Setzen Sie klare Rollen und Berechtigungen:
Vermeiden Sie „jeder in HR sieht alles“. Beschränken Sie den Zugriff nach Team, Standort oder Mitarbeitergruppe, wenn relevant.
Mindestens:
Erstellen Sie Audit-Trails für relevante Aktionen wie:
Audit-Logs helfen bei Untersuchungen, Compliance-Reviews und interner Verantwortung.
Anforderungen variieren nach Unternehmen, Land und Branche. Prüfen Sie mit Legal/IT:
Fügen Sie zur Operationalisierung ein „Security & Compliance Review“-Tor zur Release-Checkliste, bevor Sie einen Pilot starten.
Ein Pilot zeigt, ob Ihre Onboarding-App reale neue Mitarbeitende unterstützen kann. Ziel ist nicht Perfektion, sondern die End-to-End-Validierung der wichtigsten Aufgaben mit einer kleinen, realistischen Gruppe.
Beginnen Sie mit einer Abteilung, Rolle oder einem Standort. Ein kleinerer Pilot macht es leichter, Muster zu erkennen (was verwirrt, wo Nutzer abspringen, welche Inhalte irrelevant sind) ohne in Randfällen zu versinken.
Wählen Sie Teilnehmende, die die typische neue Mitarbeitenden-Mischung repräsentieren: verschiedene Manager, Schichtmuster und Tech-Komfort-Level. Binden Sie mindestens einen HR-Admin ein, der Inhalte verwaltet und auf Probleme reagiert.
Priorisieren Sie im Pilot die „must work“-Flows, die Vertrauen schaffen oder zerstören:
Führen Sie diese Flows als reale Szenarien durch, nicht als Demo. Beispiel: „Erledige deine erste Woche Checkliste von zu Hause mit instabiler Verbindung."
Testen Sie auf gängigen Smartphones und OS-Versionen, die in Ihrer Firma genutzt werden (inkl. älterer Geräte, falls noch im Einsatz). Achten Sie auf:
Nutzen Sie In-App-Prompts zu natürlichen Zeitpunkten (nach Abschluss einer Checkliste oder eines Trainingsmoduls) und halten Sie Umfragen kurz. Kombinieren Sie qualitative Rückmeldungen („Was war unklar?") mit einfachen Metriken (Zeit bis zum Abschluss, Fehlerraten).
Beheben Sie Usability-Probleme und verfeinern Sie Inhalte, bevor Sie den Pilot ausweiten, damit der breitere Launch mit einer konsistenten Erfahrung startet.
Eine großartige Onboarding-App funktioniert nur, wenn neue Mitarbeitende, Manager und HR sie tatsächlich nutzen. Behandeln Sie den Launch wie ein Change-Management-Projekt: klare Kommunikation, einfache erste Schritte und fortlaufende Erinnerungen.
Wie Sie die App verteilen, hängt von Firmenrichtlinien und Geräte-Strategie ab.
Egal welcher Weg: Machen Sie die Installation reibungslos: ein Link, minimale Schritte und ein einfacher First-Login-Flow.
Koordinieren Sie eine kurze Kampagne statt nur einer E-Mail:
Neue Mitarbeitende wissen oft nicht, wen sie fragen sollen. Integrieren Sie:
Führen Sie eine kurze Enablement-Session zu Templates, Veröffentlichungs-Workflows und Basis-Reporting durch. Ziel: HR kann Inhalte aktualisieren und Fortschritt nachverfolgen ohne Entwickler.
Führen Sie Abschlüsse mit kleinen, zeitlich passenden Hinweisen herbei:
Halte Sie Notifications sinnvoll — zu viele und Nutzer schalten sie ab.
Wenn Sie Onboarding nicht messen, raten Sie, was „gut“ bedeutet. Eine mobile App bietet eine klare Sicht darauf, wo neue Mitarbeitende hängenbleiben, welche Inhalte helfen und welche manuellen HR-Aufwände entfallen können.
Starten Sie mit einem einfachen Funnel, der Ihre Onboarding-Reise abbildet:
Invite accepted → first login → tasks completed → onboarding finished
Suchen Sie nach dem größten Abfallpunkt.
Allein Abschlussraten können irreführend sein. Verfolgen Sie Signale, die zeigen, ob Inhalte konsumiert und verstanden werden:
Nutzen Sie diese Daten, um Inhalte anzupassen: Videos kürzen, Richtlinien neu formulieren, Quizze zur Verstärkung wichtiger Punkte anpassen.
Eine gute mobile Onboarding-Flow sollte Rückfragen reduzieren. Messen Sie:
Bei vielen „Wie mache ich…?“-Tickets fügen Sie besser eine kleine FAQ hinzu oder verbessern Sie die In-App-Suche statt mehr Aufgaben hinzuzufügen.
Zahlen zeigen wo Probleme auftreten; Menschen erklären warum. Fügen Sie kurze Pulsbefragungen an wichtigen Punkten hinzu (Ende Tag 1, Ende Woche 1, Ende Onboarding) und fragen Sie Manager ein bis zwei Dinge zur Bereitschaft und zu Lücken.
Behandeln Sie Ihre App wie ein lebendes Produkt:
Diese Cadence hält Ihren HR-Onboarding-Workflow akkurat und verbessert kontinuierlich die Erfahrung jeder neuen Kohorte.
Auch gut gestaltete Onboarding-Apps können scheitern, wenn beim Rollout Features über die realen Onboarding-Gewohnheiten gestellt werden. Das sind typische Fallen — und praktische Gegenmaßnahmen.
Eine App macht es leicht, viele Inhalte zu veröffentlichen, aber das bedeutet nicht, dass neue Mitarbeitende alles sofort konsumieren sollten.
Vermeiden Sie das durch einen zeitlich gestaffelten Weg: Tag-1-Essentials (Zugänge, Sicherheit, Kontakte), Woche-1 (Teamkontext, Rollen-Basics), Monat-1 (vertiefende Trainings). Verwenden Sie kurze Module, geschätzte Zeitangaben und Speichern-für-später-Optionen. Wenn möglich, planen Sie Nudges statt einer vollen Bibliothek in der ersten Session.
Generische Checklisten frustrieren Mitarbeitende ("nicht relevant"), Manager ("warum sehe ich das?") und HR ("warum wird nichts abgeschlossen?").
Vermeiden Sie das mit rollen- und standortbasierten Pfaden. Starten Sie mit einigen Templates (z. B. Office vs Remote; Engineering vs Sales) und personalisieren Sie mit einfachen Regeln: Abteilung, Land, Beschäftigungsart, Eintrittsdatum und erforderliche Compliance-Items. Halten Sie einen kurzen universellen Kern und fügen Sie bedingte Aufgaben hinzu.
Wenn die App Informationen verlangt, die bereits im HRIS oder Payroll-System vorhanden sind, verlassen Nutzer die App — und HR misstraut den Daten.
Vermeiden Sie das, indem Sie früh entscheiden, wofür die App die Quelle der Wahrheit ist. Prefillen Sie Profile aus bestehenden Systemen und sammeln Sie nur, was fehlt. Testen Sie Integrationen mit realen Onboarding-Szenarien (Namensänderungen, internationale Adressen, Managerwechsel) vor dem Launch.
Viele Onboarding-Ergebnisse hängen vom Manager ab: Wochenplan, Vorstellungen, Gerätebereitstellung und frühes Feedback.
Vermeiden Sie das, indem Sie Managern eine eigene Checkliste, Erinnerungen und Sichtbarkeit in den Fortschritt geben. Machen Sie Schlüssel-Momente explizit (1:1 terminieren, Buddy zuweisen, Zugriff bestätigen). Wenn Manager die App nicht nutzen, stockt die Adoption meist.
Veraltete Richtlinien und tote Links zerstören schnell die Glaubwürdigkeit.
Vermeiden Sie das mit Content-Ownership und Review-Rhythmen. Weisen Sie jedem Modul einen Owner, ein Review-Datum und einen einfachen Genehmigungsflow zu. Zeigen Sie „zuletzt aktualisiert“ in der App an, damit Nutzer wissen, dass Inhalte vertrauenswürdig sind.
Eine mobile Onboarding-App lohnt sich in der Regel, wenn das Onboarding über mehrere Wochen geht, Sie in großer Zahl einstellen (High-Volume), Ihre Belegschaft dezentral/frontline ist oder neue Mitarbeitende am ersten Tag nicht zuverlässig einen Laptop haben.
Wenn das Hauptproblem die geringe Nutzung vorhandener Tools ist, vereinfachen Sie zuerst die Prozesse (weniger Schritte, klare Verantwortliche), und fügen Sie dann Mobile hinzu, um Reibung zu reduzieren.
Starten Sie mit einem einzigen messbaren Ziel für den ersten Release, zum Beispiel:
Jedes MVP-Feature sollte an dieses Ziel gebunden sein, um Scope Creep zu vermeiden.
Ein praktisches MVP umfasst typischerweise:
Verwenden Sie eine klare Regel: Legen Sie fest, welches System die Quelle der Wahrheit für jeden Datentyp ist.
Vermeiden Sie Duplikate bei sensiblen oder häufig ändernden Daten; speichern Sie nur das, was die App eindeutig besitzt (Task-Status, Bestätigungen, Zeitstempel).
Cachen Sie Essentials (Agenda, wichtige Kontakte, zuvor geöffnete Dokumente) und unterstützen Sie Warteschlangen für Aktionen.
Gängige Offline-Muster:
Testen Sie Low-Connectivity-Szenarien während des Piloten, nicht erst nach dem Launch.
Erstellen Sie rollenbasierte Templates und halten Sie Inhalte mobilfreundlich.
Praktische CMS-/Admin-Funktionen:
Cross-Platform reicht für Onboarding-Fälle (Checklisten, Formulare, Inhalte, Benachrichtigungen) oft aus.
Gehen Sie nativ, wenn Sie sehr plattformspezifische Verhaltensweisen oder tiefe Geräte-Integrationen benötigen.
Mindestanforderungen:
Wenden Sie außerdem Datenminimierung an: Speichern Sie keine Payroll-/SSN-ähnlichen Felder, wenn Sie diese an bestehende sichere Systeme übergeben können.
Halten Sie den Pilot klein, aber realistisch, und validieren Sie End-to-End-Flows:
Beziehen Sie mehrere Gerätetypen/OS-Versionen ein und mindestens einen HR-Admin, der Templates tatsächlich verwaltet.
Verfolgen Sie einen einfachen Funnel und einige operative Kennzahlen:
Nutzen Sie die Ergebnisse, um verwirrende Inhalte zu kürzen, Templates zu verfeinern und den größten Drop-off zu beheben, bevor Sie skalieren.
Machen Sie es vollständig für die erste Woche, nicht „alles, was HR will“.
So vermeiden Sie eine einzelne überladene Checkliste, die für niemanden passt.
