Erfahren Sie, wie SAP Concur Reise- und Spesenprozesse in tägliche Abläufe einbettet, Adoption und Vertragsverlängerungen fördert — und welche Lektionen SaaS-Teams übernehmen können, um die Kundenbindung zu steigern.
„Process Embedding“ bezeichnet, wenn ein SaaS-Produkt nicht nur ein gelegentlich genutztes Tool ist, sondern der Ort, an dem ein wiederkehrender Geschäftsprozess tatsächlich end-to-end ausgeführt wird. Die Software fühlt sich weniger wie „eine App“ und mehr wie „so machen wir das hier“ an.
Praktisch bedeutet Process Embedding, dass das Produkt:
Wenn diese Schritte jede Woche bei vielen Mitarbeitenden wiederholt werden, wird die Software Teil des operativen Rhythmus des Unternehmens.
Reise- und Spesenprozesse sind häufig und wiederholbar: Mitarbeitende reisen, geben Geld aus, reichen Spesen ein und erhalten Erstattungen—immer wieder. Vorgesetzte genehmigen. Finance prüft und schließt die Bücher. Führungskräfte wollen Sichtbarkeit über Ausgaben und Richtlinieneinhaltung.
Diese Wiederholung wirkt sich auf die Bindung aus. Wenn ein System kontinuierlich über Abteilungen hinweg genutzt wird, hängen Verlängerungsentscheidungen davon ab, ob das Geschäft ohne Unterbrechung weiterlaufen kann—nicht nur davon, ob jemand die Oberfläche mag.
Dies sind keine geheimen SAP-Concur-Tricks. Es sind übertragbare Lektionen: warum eingebettete Workflows besser binden, was wirkliche Wechselkosten schafft und wie Unternehmensadoption sich über die Zeit multipliziert.
Wir konzentrieren uns auf vier Elemente, die Bindung in eingebetteten Workflows antreiben:
Reise und Spesen ist keine einzelne Aufgabe—es ist eine Kette kleiner Entscheidungen und Übergaben, die sich über eine ganze Dienstreise spannt. Wenn ein Produkt an jedem Punkt präsent ist, hört es auf, „ein Spesen-Tool“ zu sein und wird zum Standard, wie das Unternehmen reist.
Die meisten Organisationen folgen einem Pfad wie diesem:
Jeder Schritt ist ein Berührungspunkt, der Menschen wieder in dasselbe System zurückholt. Die Buchung bringt Nutzer*innen vor der Reise hinein. Mobile Erfassung hält sie während der Reise im System. Einreichung und Genehmigungen schaffen einen Rhythmus danach. Erstattung und Abstimmung binden Finance lange nach dem Ende der Reise.
Dieser Workflow schafft mehrere „Gründe zurückzukommen“, die nicht von der UI-Ästhetik abhängen. Mitarbeitende kehren zurück, weil sie einen Bericht fertigstellen und ihr Geld zurückbekommen müssen. Vorgesetzte kehren zurück, weil Genehmigungen sich ansammeln und Verzögerungen Lärm erzeugen. Finance kehrt zurück, weil richtige Kodierung, Prüfpfade und saubere Exporte den Monatsabschluss bestimmen.
Im Laufe der Zeit akkumuliert sich Historie: vergangene Reisen, häufige Routen, bevorzugte Hotels, Kostenstellen, Projektkennungen und frühere Ausnahmen. Dieser Kontext macht das Produkt schneller und vertrauter—und erhöht stillschweigend Wechselkosten.
Die gleichen Momente bereiten in vielen Unternehmen Probleme:
Ein Workflow-Tool gewinnt Vertrauen, wenn es diese Verzögerungen reduziert, statt neue Schritte hinzuzufügen.
T&E berührt mehrere Stakeholder mit unterschiedlichen Anreizen:
Wenn ein einzelner Workflow alle verbindet, werden Verlängerungsentscheidungen von der gesamten Organisation beeinflusst—nicht nur von einzelnen Nutzern.
Ein Grund, warum SAP Concur „haftet“, ist, dass Compliance nicht als Extra behandelt wird. Reise- und Spesenrichtlinien werden in die Schritte eingebettet, die Mitarbeitende ohnehin machen—Buchen, Einreichen, Genehmigen, Erstatten.
Wenn Regeln in den Workflow eingebaut sind, kann das System Probleme früh verhindern oder markieren: Ausgabenlimits, Beleganforderungen, Kilometerregeln, Pauschalen, Genehmigungsketten und Projekt-/Kostenstellenregeln. Das reduziert manuelle Entscheidungen („Ist das erlaubt?“) und verkürzt E-Mail-Fäden zwischen Mitarbeitenden, Vorgesetzten und Finance.
Die Wirkung ist nicht nur weniger Richtlinienverstöße; es sind weniger Verzögerungen. Wenn Regeln klar und konsequent angewendet werden, hören Leute auf, „ihr Glück zu versuchen“ und reichen Berichte ein, die direkt durchlaufen.
Geführte Optionen—wie bevorzugte Airlines/Hotels, verhandelte Raten, erlaubte Buchungsklassen oder Mahlzeitenlimits—lenken Nutzerinnen zu konformen Auswahlmöglichkeiten, ohne dass sie eine Richtliniendokumentation interpretieren müssen. Mitarbeitende müssen keine Richtlinienexpertinnen werden; sie folgen den präsentierten Optionen.
Mit der Zeit standardisiert diese Führung das Ausgabeverhalten über Teams und Regionen hinweg. Finance sieht weniger Ausreißer, Genehmiger*innen weniger heikle Entscheidungen, und Mitarbeitende lernen den schnellsten Weg zur Erstattung.
Wenn Finance sich darauf verlassen kann, dass das System Richtlinien konsistent anwendet, wird das Tool zu einem Kontrollpunkt, den man nicht verlieren möchte. Das ist für Verlängerungen wichtig: Selbst wenn Endnutzer*innen Teile des Workflows kritisieren, schätzt Finance vorhersehbare Prüfungen, saubere Daten und weniger Ausnahmen.
Die meisten Mitarbeitenden folgen dem Default. Wenn der Standardpfad konform ist—und gleichzeitig der einfachste Weg—wird Compliance zur Gewohnheit. Diese Gewohnheit erzeugt eine subtile Wechselhürde: Werkzeuge zu wechseln bedeutet, der Organisation erneut beizubringen, was „normal“ ist, und ein temporäres Ansteigen von Ausnahmen, Streitfällen und Prüfaufwand zu riskieren.
Die Bindung bei Reise- und Spesenmanagement entscheiden nicht nur die Einreicher. Sie entsteht durch alle, deren Arbeit einfacher (oder schwieriger) wird, je nachdem, ob der Workflow in den Alltag eingebettet ist.
Nützlich ist, zu kartieren, was jede Gruppe erreichen will—und wie Erfolg für sie aussieht:
Wenn ein System diese Aufgaben gleichzeitig erfüllt, drehen sich Verlängerungen weniger um „Gefällt die UI?“ und mehr um „Können wir das Geschäft ohne dieses System betreiben?“
Mitarbeitende reichen Spesen meist nach Reisen ein. Manager hingegen sind kontinuierlich involviert, weil Genehmigungen immer dann ankommen, wenn ihr Team Ausgaben hat. Dieser wiederkehrende Berührungspunkt zählt: Die Genehmigungswarteschlange wird zur Routine, nicht zum Ausnahmefall.
Mit der Zeit internalisieren Vorgesetzte den Workflow (Delegationsregeln, Erinnerungen, Eskalationen, mobile Freigaben) und die Organisation baut Erwartungen an Reaktionszeiten und Verantwortlichkeit auf.
Finance-Teams sind oft die stärksten Befürworter einer Verlängerung, weil sie die downstream-Effekte spüren:
Sind diese Kontrollen Routine, fühlt sich der Wechsel wie die Wiedereinführung von Unsicherheit und zusätzlicher Monatsendarbeit an.
IT nutzt das Produkt oft nicht täglich, trägt aber das Risiko. Wenn SAP Concur bestehende Identitäts- und Zugriffsmuster (SSO, rollenbasierte Berechtigungen, automatische Provisionierung) abbildet, hat IT weniger Ad-hoc-Anfragen und weniger Anmeldeverwaltung.
Die Reduktion des Supportaufwands und der Sicherheitsrisiken ist eine leise, aber starke Kraft hinter Verlängerungen—denn IT ist häufig Gatekeeper für den Ersatz von Enterprise-Systemen.
Ein T&E-Tool wird deutlich „haftender“, wenn es kein Inselsystem ist, sondern ein vernetzter Teil der Finanzabläufe. Integrationen verwandeln T&E-Aktivität in buchungsfertige Transaktionen, synchronisieren Mitarbeiterdaten und reduzieren manuelle Abstimmungen—Vorteile, die Nutzer*innen schnell spüren und Finance-Teams mit der Zeit benötigen.
Die meisten eingebetteten T&E-Workflows verbinden sich mit einigen Kernsystemen:
Jede Integration reduziert Doppelerfassung und lässt den Prozess wie einen zusammenhängenden Fluss statt einer Kette von Übergaben wirken.
Der Nutzen ist klar: weniger Fehler, schnellere Abschlüsse, weniger Zeit mit Informationssuche. Der Bindungseffekt ist subtiler, aber mächtig.
Ist T&E mit Buchungsregeln, Genehmigungshierarchien, Kartenfeeds und Erstattungsprozessen vernetzt, bedeutet ein Systemwechsel nicht nur eine neue Oberfläche—es heißt, ein Netz von Abhängigkeiten umzuarbeiten.
Das erzeugt Wechselkosten, die operativ sind, nicht vertraglich: GL-Mappings testen, Genehmiger neu schulen, Erstattungszeiten validieren und Prüfpfade sichern.
Eingebettete Workflows hängen von einer „gemeinsamen Wahrheit“ zwischen Systemen ab. Integrationen helfen, Stammdaten konsistent zu halten, z. B.:
Sind diese Daten synchron, laufen Genehmigungen glatter, ist Richtliniendurchsetzung vorhersehbarer und wird Finance-Reporting vertrauenswürdiger.
Keine einzelne Integration ist universell „erforderlich“. Einige Organisationen starten nur mit Kartenfeeds; andere beginnen mit HR-Sync und erweitern später auf ERP-Posting. Der Bindungsmotor stärkt sich meist mit mehr Integrationen—aber Wert kann schon mit einer überschaubaren Einrichtung geliefert werden.
„Haftung“ im T&E-Bereich bedeutet nicht, dass alle die App lieben. Es bedeutet, dass das System Teil der Unternehmensabläufe wird—und ein Wechsel echte Arbeit in mehreren Teams nach sich zieht.
Mit der Zeit wird SAP Concur so angepasst, dass es genau zur Organisation passt. Diese Anpassung ist kein einzelner Schalter, sondern ein Geflecht von Entscheidungen, das Richtlinie und Struktur widerspiegelt:
Sind diese Entscheidungen getroffen, verhält sich das System nicht mehr wie „ein Tool“, sondern wie „unser Prozess“. Wegzugehen heißt, Regeln neu zuzuordnen, Genehmigungen neu aufzubauen und Edge-Cases solange zu testen, bis Finance den Outputs wieder vertraut.
Selbst wenn ein neues Produkt ähnlich aussieht, ist die Arbeit des Wechsels konkret:
Dieser Aufwand ist ein Grund, warum viele Unternehmen verlängern: Nicht weil Wechsel unmöglich wäre, sondern weil er Zeit kostet, die anders produktiver eingesetzt werden könnte.
Spesendaten sind ein Protokoll von Entscheidungen. Jahre an Einreichungen, Genehmigungen, Korrekturen und Ausnahmen sind wichtig für:
Diese Historie zugänglich und konsistent zu halten reduziert Risiko—und Risiko ist teuer.
Wenn Mitarbeitende wissen, was genehmigt wird, Genehmiger*innen wissen, wie „gut“ aussieht, und Finance Erwartungen hat, wird der Workflow zur Gewohnheit. Diese Gewohnheit ist ein Bindungsmotor.
Smarter „Stickiness“ wird verdient: schnellere Erstattungen, klarere Richtlinien, weniger Überraschungen. Es sollte keine Falle sein.
Bindung in Reise- und Spesenmanagement hängt nicht nur von Funktionen ab—sondern davon, ob Mitarbeitende und Finance glauben, dass das System „jedes Mal das Richtige tut“. Vertrauen wächst, wenn der Workflow weniger Fehler produziert, Erstattungen schnell erfolgen und Genehmigungen vorhersehbar statt willkürlich wirken.
Eine reibungslose Erfahrung verringert Friktionen, die Nutzerinnen in Nebenkanäle treiben (E-Mails mit Belegen, Schatten-Tabellen, Ausnahmeanfragen). Wenn Ausgaben korrekt kategorisiert sind, Richtlinienprüfungen früh erfolgen und Genehmigungen einem erkennbaren Pfad folgen, erwarten Nutzerinnen keine Nacharbeit mehr.
Auch Finance profitiert: weniger Rückfragen, weniger Eskalationen, sauberere Prüfpfade. Diese Zuverlässigkeit wirkt direkt auf Verlängerungen.
Klare Statusanzeigen verwandeln eine stressige „Blackbox“ in einen vorhersehbaren Prozess. Vertrauensbildende UX-Momente sind einfach:
Wenn Nutzer*innen sehen, wo etwas hängt—und wer den nächsten Schritt hat—müssen sie Genehmigungen nicht nachjagen oder Tickets öffnen.
Einige Muster verbessern konsequent Abschlussquoten und Zufriedenheit:
Der gemeinsame Nenner: Mach die „richtige“ Aktion zur einfachsten, damit der Workflow zuverlässig statt mühsam wirkt.
Die meisten Firmen „kaufen“ Reise- und Spesenmanagement nicht einmalig—sie steigen hinein und wachsen hinein. Der erste Rollout ist oft eng begrenzt (ein Land, eine Einheit, ein Nutzerkreis), weil Finance schnellen Proof-of-Value will.
Eingebettete Workflows erzeugen eine Schleife, die mit jedem Zyklus stärker wird:
Wenn Manager weniger „Mystery Charges“ sehen und Mitarbeitende schnellere Erstattungen erhalten, wirkt Teilnahme nicht mehr optional.
Bindung ist, wenn der Kunde die Subscription verlängert. Expansion ist, wenn der Kunde die Nutzung erweitert (und oft das Ausgabenvolumen), weil der Workflow zum Standard geworden ist.
Expansion zeigt sich häufig durch:
Skalierfähige Unternehmen etablieren meist Standard-Templates (Richtlinienregeln, Genehmigungsstufen, Kodierungsstruktur) und erlauben dann kontrollierte lokale Abweichungen für Steuerregeln, Tarifverträge oder landesspezifische Pauschalen. Diese Balance verhindert Chaos und lässt jede weitere Einführung wie ein wiederholbares Projekt statt wie eine Neuerfindung erscheinen.
Eingebettete Workflow-Produkte halten Kunden nicht, weil Leute „die UI mögen“. Sie halten, weil der Prozess weiterläuft—und Teams das beweisen können. Die besten Metriken machen diesen Fluss früh sichtbar.
Nachlaufende Indikatoren sagen, was bereits passiert ist:
Führende Indikatoren sagen voraus, ob der Workflow zur „Art zu arbeiten“ wird:
Wenn diese führenden Indikatoren sich in die falsche Richtung bewegen, werden Verlängerungen später schwieriger—weil Nutzer*innen Friktion spüren und Finance Risiko sieht.
Durchschnittswerte verbergen Probleme. Nutze Kohortenansichten, um zu isolieren, wo Embedding scheitert:
Diese Kohorten helfen, Adoptionslücken zu finden, bevor sie auf Führungsebene zu Kritik führen.
Eine klare Darstellung schlägt eine komplexe:
Ist SAP Concur wirklich eingebettet, sieht man stabile Adoption, sinkende Durchlaufzeiten, weniger Ausnahmen und vorhersehbare Erstattungen—lange bevor die Verlängerungs-E-Mail kommt.
Embedding eines Reise- und Spesenworkflows treibt nur dann Bindung, wenn er angenommen wird—und Adoption ist meist eine Implementierungs- und Change-Management-Aufgabe. Das Ziel ist einfach: mach den konformen Pfad zum einfachsten Pfad.
Die erfolgreichsten Rollouts folgen oft dieser Reihenfolge:
Für eine Schritt-für-Schritt-Ansicht zu Rollen, Zeitplänen und typischen Stolperfallen siehe /blog/implementation-playbook.
Training ist kein einmaliges Webinar. Verhalten, das bleibt, hat diese Elemente:
Menschen hassen zusätzliche Schritte, nicht Richtlinien. Reibung senken durch:
Wenn Teams schnellere Erstattungen, weniger abgelehnte Berichte und weniger Hin- und Her sehen, wird der Workflow zum Default—und Verlängerung sowie Expansion lassen sich leichter begründen. Preisfragen folgen oft; es hilft, Packaging und Rollout-Phasen früh zu koordinieren (/pricing).
SAP Concur ist nicht nur deshalb „sticky“, weil es Ausgaben verfolgt. Es haftet, weil es in einen wiederholbaren Unternehmensprozess eingebettet ist und mehrere Teams ausrichtet—Mitarbeitende, Manager, Finance, HR und Auditoren.
1) Betten Sie einen Workflow ein, den Leute wiederholen müssen. Bindung wächst, wenn Ihr Produkt an einen wiederkehrenden Zyklus gekoppelt ist (Monatsabschluss, Onboarding, Genehmigungen, Abstimmungen)—nicht an einmalige Projekte.
2) Schaffen Sie Wert für mehr als den Endnutzer. Concur funktioniert, weil es Mitarbeitenden (weniger Aufwand), Vorgesetzten (schnelle Genehmigungen), Finance (saubere Bücher) und Compliance (Richtliniendurchsetzung) dient. Wenn mehrere Rollen vom selben System abhängig sind, wird Verlängerung zum gemeinsamen Interesse.
3) Machen Sie Datenintegration zum Produkt, nicht zur Nebenaufgabe. Identitäten, Kostenstellen, Karten und ERP-Postings zu synchronisieren reduziert Ausnahmen. Je weniger „für Finance neu eintippen“-Momente, desto schwerer sind Sie zu ersetzen.
4) Backen Sie Compliance in den Ablauf. Richtlinien wirken am besten, wenn sie automatisiert sind: Berechtigungsregeln, Belegpflichten, Schwellen, Prüfpfade. Nutzer*innen fühlen nicht, dass sie „zusätzliche Compliance-Arbeit“ leisten—sie erledigen einfach ihre Aufgabe.
Stellen Sie sich beim Entwerfen Ihres eingebetteten Workflows:
Wenn Sie ein eingebettetes Workflow-Produkt aufbauen (oder neu denken), zählt Tempo: Je schneller Sie den End-to-End-Flow (inkl. Rollen, Genehmigungen und Prüfgeschichte) prototypen können, desto schneller testen Sie, ob der Prozess wirklich „haftet“. Plattformen wie Koder.ai helfen hier, weil man aus Chat einen lauffähigen Web-App-Prototypen vibe-coden kann, im Planungsmodus iteriert und Snapshots/Rollbacks nutzt, um komplexe Workflow-Logik sicher zu verfeinern, ohne die Infrastruktur neu aufzubauen.
Wählen Sie den Workflow mit der höchsten Frequenz und kartographieren Sie jede manuelle Übergabe (E-Mail, Spreadsheet, „Frag Finance“). Entfernen Sie dann einen Übergabepunkt, indem Sie die Entscheidung (Richtlinie) einbetten und das Routing (Workflow) automatisieren. Wiederholen Sie das, bis der Prozess end-to-end in Ihrem Produkt läuft.
Wenn Sie eine strukturierte Ansicht zum Rollen-, Zeit- und Risikomanagement möchten, siehe /blog/implementation-playbook.
Process Embedding bedeutet, dass Ihre SaaS-Lösung der Standardort wird, an dem ein wiederkehrender Geschäftsprozess von Anfang bis Ende abläuft (Auslöser → Schritte → Entscheidungen → Ergebnisse). Nutzer*innen denken nicht mehr an „eine App“, sondern an „so machen wir das hier“, weil die Arbeit jede Woche durch dieses System fließt.
Reise- und Spesenworkflows wiederholen sich ständig (Reise → Ausgabe → Einreichen → Genehmigen → Erstatten → Abgleichen) und berühren mehrere Teams. Wenn ein Tool an jedem Schritt präsent ist, hängt die Verlängerung der Nutzung von der betrieblichen Kontinuität ab (Mitarbeiter bezahlen, Bücher abschließen, Prüfbarkeit), nicht nur von der Vorliebe für eine Oberfläche.
Echte Wechselkosten entstehen hauptsächlich durch operative Arbeit, nicht nur Vertragsklauseln. Ersetzen heißt häufig neu machen und testen:
Das Risiko sind temporäre Spitzen bei Ausnahmen und Mehraufwand am Monatsende, während das neue System stabilisiert wird.
Hochwirksame Integrationen sind typischerweise:
Priorisieren Sie Integrationen, die Doppelerfassungen vermeiden und die Frage „Welches System ist korrekt?“ eliminieren.
Beginnen Sie mit führenden Indikatoren, die zeigen, dass der Workflow tatsächlich läuft:
Verschlechtern sich diese Kennzahlen, folgt später meist ein erhöhtes Kündigungsrisiko.
Nutzen Sie Kohorten, um Bereiche zu finden, in denen das Embedding fehlschlägt:
Kohorten zeigen Adoptionsprobleme, die Durchschnitte verbergen.
Eine bewährte Reihenfolge ist:
Machen Sie den konformen Weg zum einfachsten Weg:
Ziel: weniger abgelehnte Reports und schnellere Erstattungen, sodass sich Gewohnheiten natürlich bilden.
Gestalten Sie um vorhersehbare Fehlerpunkte:
Machen Sie den Status sichtbar, damit Nutzer*innen wissen, wer die nächste Aktion hat und keine Tickets eröffnen müssen, um nachzufragen.
Bauen Sie auf wiederholbare Workflows und Mehrrollen-Nutzen:
Eine praktische Übung: kartographieren Sie jede manuelle Übergabe (E-Mail/Spreadsheet/„Frag Finance“) und eliminieren Sie nacheinander Hand-offs mittels Routing + Richtlinie.
