Lernen Sie, wie Sie eine interne Genehmigungs-Web-App ohne eigenen Code bauen: Schritte abbilden, Formulare gestalten, Rollen setzen, Routing automatisieren, Prüfpfade hinzufügen und sicher starten.
Eine interne Genehmigungs-Web-App ist ein System, das eine Anfrage von „jemand braucht etwas“ zu „eine Entscheidung wurde getroffen – und wir können es später beweisen“ bringt. Die besten Lösungen erfüllen ein paar Kernaufgaben zuverlässig, auch wenn der genaue Prozess zwischen Teams variiert.
Die meisten internen Genehmigungsabläufe enthalten:
Dasselbe Muster finden Sie in vielen Prozessen:
No-Code-Tools passen oft gut, weil sie Teams erlauben, schnell zu liefern, wöchentlich zu iterieren und die Verantwortung bei den Prozessinhabern zu lassen. Sie können Formulare, Routing-Regeln, Benachrichtigungen und Dashboards bauen, ohne auf eine traditionelle Entwicklungswarteschlange zu warten.
Hole Ingenieure hinzu, wenn Sie Randfälle haben wie stark bedingtes Routing (viele Verzweigungen), strikte Datenresidenz-Anforderungen, spezifische SSO-Einschränkungen oder komplexe Integrationen, die Middleware und robustes Error-Handling benötigen. In vielen Organisationen kann No-Code die UI abdecken, während das Engineering die Lücken füllt.
Wenn Sie etwas näher an „custom“ wollen, ohne sich auf einen Vollbau festzulegen, kann eine vibe-coding-Plattform wie Koder.ai dazwischen stehen: Sie beschreiben den Workflow im Chat und sie generiert die App (häufig React im Frontend, Go + PostgreSQL im Backend) mit Optionen wie Quellcode-Export, Deployment/Hosting, Snapshots und Rollback – nützlich, wenn Ihr Genehmigungsprozess einfach startet, aber mit der Zeit absichern muss.
Bevor Sie einen Builder öffnen, wählen Sie einen internen Genehmigungs-Workflow als Pilot. Das Ziel ist, schnell Wert zu beweisen und dann dasselbe Muster für andere Genehmigungen wiederzuverwenden.
Ein guter erster Kandidat hat üblicherweise:
Beispiele: Bestellanforderungen unter einer Schwelle, Urlaubsfreigaben, Content-/Legal-Review für eine bestimmte Vorlage oder grundlegendes Vendor-Onboarding.
Seien Sie konkret, was „Einreichung“ in Ihrem Formular-zu-Genehmigungs-Prozess bedeutet:
Wenn Genehmigenden routinemäßig dasselbe fehlende Detail anfordern, machen Sie es in v1 Pflicht.
Schreiben Sie jede beteiligte Person (oder Rolle) und wo Entscheidungen stattfinden: Prüfer, Genehmiger, Finance, Legal und etwaige Delegierte für Urlaube. Notieren Sie auch „Edge“-Entscheidungen wie „zurückschicken zur Bearbeitung“ oder „weitere Info anfordern“, denn diese treiben die meisten Nachfragen.
Wählen Sie 2–3 messbare Ergebnisse:
Mit definiertem Start, Ende und Erfolgsmessungen werden die restlichen Workflow-Automatisierungsentscheidungen deutlich einfacher.
Bevor Sie einen Builder anfassen, zeichnen Sie den Genehmigungspfad auf einer Seite. Das verhindert „funktioniert fast“-Workflows – wo Anträge stecken bleiben, an die falsche Person geroutet werden oder ohne klares Ende hin und her springen.
Starten Sie mit einem lesbaren Rückgrat, das Sie laut vorlesen können:
Submit → Review → Approve/Reject → Close
Für jeden Schritt benennen Sie wer ihn ausführt (Rolle oder Team), was sie sehen müssen und was sie entscheiden können. Wenn Sie einen Schritt nicht in einem Satz beschreiben können, versteckt sich meist eine Gruppe von Aktionen, die getrennt werden sollten.
Klären Sie, ob Prüfungen stattfinden:
Parallele Flows brauchen eine Regel für „fertig“: alle müssen zustimmen, eine genügt oder Mehrheit. Wählen Sie das jetzt – spätere Änderungen erzwingen oft einen Neuaufbau.
Eine Ablehnung kann bedeuten:
Wählen Sie, was für Compliance und Reporting korrekt ist. „Bearbeiten und erneut einreichen“ ist üblich, aber behalten Sie trotzdem die ursprüngliche Entscheidung im Protokoll.
Kartieren Sie die Nicht-Happy-Paths im Voraus:
Wenn Sie diese zuerst auf Papier erfassen, wird der Aufbau zur Konfiguration statt zum Raten.
Eine No-Code-Genehmigungs-App funktioniert am besten, wenn das Datenmodell einfach, konsistent und später leicht auswertbar ist. Bevor Sie Bildschirme bauen, entscheiden Sie, welche Datensätze Sie speichern und wie sie zusammenhängen.
Für die meisten internen Genehmigungs-Workflows decken ein paar Tabellen/Collections 90 % der Bedürfnisse ab:
Behalten Sie Request als Single Source of Truth. Alles andere sollte darauf verweisen.
Definieren Sie die Muss-Felder, die zur Weiterleitung und Entscheidung erforderlich sind. Typische Pflichtfelder sind:
Alles andere kann optional starten. Sie können später Felder ergänzen, wenn Sie sehen, was Genehmigende tatsächlich anfordern.
Entscheiden Sie im Voraus, welche Dokumente gespeichert werden müssen (Angebote, Verträge, Screenshots) und wie lange:
Verwenden Sie ein kleines, klares Status-Set, damit jeder Fortschritt gleich interpretiert:
Draft → Submitted → In Review → Approved / Rejected → Completed
Vermeiden Sie zu viele individuelle Status früh. Ein konsistentes Status-Feld erleichtert Filter, Erinnerungen und Reporting erheblich.
Eine gute Genehmigungs-App steht oder fällt mit Usability. Wenn Nutzer das Einreichen fürchten oder nicht wissen, was als Nächstes passiert, kehren sie zur E-Mail zurück.
Die meisten internen Genehmigungs-Workflows lassen sich mit wenigen Seiten abdecken:
Halten Sie die Navigation simpel: „Neuer Antrag“, „Meine Anträge“, „Braucht meine Genehmigung“, und „Einstellungen“ (für Admins).
Starten Sie mit den minimalen Pflichtfeldern und nutzen Sie konditionale Felder, um das Formular kurz zu halten. Zeigen Sie z. B. „Lieferantendetails“ nur, wenn „Kaufart = Neuer Lieferant“ oder „Begründung für Ausnahme“ nur, wenn eine Richtlinien-Checkbox deaktiviert ist.
Hier glänzen No-Code-Tools: Sie können Abschnitte basierend auf Dropdowns, Beträgen oder Abteilungen ein- und ausblenden – ohne separate Formulare zu erstellen.
Auf jedem Antragsdatensatz zeigen Sie an:
Ein einfacher Fortschrittsindikator plus eine Zeile „Wartet auf: <Name/Rolle>“ beseitigen die meisten „Gibt es ein Update?“-Nachfragen.
Fügen Sie kurze Hilfetexte und Beispiele direkt unter schwierigen Feldern hinzu („Hängen Sie das unterschriebene Angebot an (PDF)", "Verwenden Sie Kostenstelle wie 4102-Operations"). Nutzen Sie Validierung, um unnötige Nacharbeit zu verhindern: Pflichtanhänge für bestimmte Antragstypen, erlaubte Wertebereiche für Beträge und klare Fehlermeldungen.
Ziel ist weniger Klärungsfragen, schnellere Entscheidungen und sauberere Datensätze für das Reporting.
Wenn Ihre Genehmigungs-App ein Gebäude ist, sind Rollen und Berechtigungen die Schlösser und Schlüssel. Routing-Regeln sind die Wegweiser, die sicherstellen, dass jeder Antrag am richtigen Schreibtisch landet – ohne manuelles Nachlaufen.
Starten Sie mit einer kleinen Rolle-Liste, die Sie in verschiedenen Workflows wiederverwenden:
Schreiben Sie in klarer Sprache auf, was jede Rolle tun darf, bevor Sie den Builder nutzen.
Genehmigungen scheitern, wenn jeder alles sehen oder bearbeiten kann. Definieren Sie Berechtigungen pro Phase:
Eine praktische Standardeinstellung: nach Einreichung sperren Sie zentrale Felder (Betrag, Lieferant, Termine) und erlauben Änderungen nur per „Zurückschicken“-Aktion.
Feste Namen skalieren nicht. Bevorzugen Sie Routing-Regeln wie:
So bleibt der Workflow korrekt, wenn Leute kommen, gehen oder Teams wechseln.
Genehmigungen stehen oft wegen Urlaub oder überlasteten Postfächern still. Fügen Sie hinzu:
Diese Regeln schützen den Durchsatz, ohne Kontrolle zu verlieren.
Automatisierung verwandelt ein simples Formular in einen verlässlichen internen Genehmigungsablauf. Ziel ist klar: wenn sich der Status eines Antrags ändert, bekommt die nächste Person sofort die richtige Aufgabe – ohne manuelles Nachlaufen oder Kopieren von Links.
Legen Sie Regeln wie: Draft → Submitted → Manager Review → Finance Review → Approved/Rejected fest. Jede Statusänderung sollte automatisch:
Halten Sie Routing-Regeln lesbar. Bei Ausnahmen (z. B. „Wenn Betrag \u003e $5.000, CFO hinzufügen") definieren Sie klare Bedingungen, die an Datenfelder gebunden sind.
Senden Sie mindestens zwei Nachrichtenarten:
Nutzen Sie die Kanäle, die Ihre Firma bereits nutzt – E-Mail plus Slack/Teams falls verfügbar. Halten Sie Nachrichten kurz und konsistent, damit sie nicht als Rauschen wahrgenommen werden.
Genehmigungen verzögern sich, wenn niemand für Zeit verantwortlich ist. Fügen Sie hinzu:
Machen Sie Eskalationen vorhersehbar (und sichtbar), damit Genehmigende dem System vertrauen.
Automatisierung sollte auch häufige Fehler verhindern:
Solche Guardrails reduzieren Nacharbeit und sorgen dafür, dass jeder Antrag denselben Pfad durchläuft.
Eine Genehmigungs-App funktioniert nur, wenn jeder sehen kann, was wartet, was hängt und was erledigt ist – ohne Nachfragen. Dashboards verwandeln „Wo ist dieser Antrag?“ in eine Selbstbedienungsantwort.
Erstellen Sie einen zuverlässigen Ort, den Prüfer täglich nutzen. Ihre Inbox-Ansicht sollte enthalten:
Halten Sie jede Zeile handlungsfähig: Antragsteller, Abteilung, Betrag/Typ, Einreichungsdatum, Fälligkeitsdatum und Ein-Klick Genehmigen/Ablehnen.
Die meisten Nachfragen sind vorhersehbar: „Zeige alle offenen Anträge von Sales diesen Monat“ oder „Finde die PO, die ich letzten Dienstag eingereicht habe“. Bauen Sie Filter für:
Wenn Ihr Tool es erlaubt, fügen Sie gespeicherte Ansichten wie „Offen meines Teams“ oder „Finance-Warteschlange“ hinzu.
Dashboards müssen nicht jedes Feld zeigen, um nützlich zu sein. Konzentrieren Sie sich auf operative Metriken:
Nutzen Sie aggregierte Werte und Dauern, damit Führungskräfte langsame Schritte erkennen, ohne vertrauliche Inhalte zu sehen.
Auch wenn Sie noch kein BI-Tool nutzen, machen Sie Reporting einfach:
Das reduziert Ad-hoc-Anfragen und hilft zu belegen, dass der Workflow sich verbessert.
Wenn Genehmigungen Ausgaben, Risiko oder Kundenverpflichtungen betreffen, benötigen Sie Belege – nicht nur ein finales „Approved“. Governance ist am einfachsten (und günstigsten), wenn Sie sie beim Workflow-Design hinzufügen, nicht nachdem alle das System nutzen.
Ihre App sollte eine klare Historie von wer was und wann getan hat aufzeichnen. Mindestens sollten protokolliert werden:
Machen Sie das Audit-Log für Admins und Prüfer sichtbar, aber nicht standardmäßig für alle Nutzer zugänglich.
Genehmigungen ohne Kontext schaffen später Verwirrung. Fügen Sie einen optionalen Kommentar bei Genehmigung hinzu und ein pflichtiges „Ablehnungsgrund“-Feld bei Ablehnung. Das verhindert vage „Rejected“-Ergebnisse und macht Wiedereinreichungen schneller, weil der Antragsteller weiß, was zu korrigieren ist.
Ein praktisches Muster:
Nutzen Sie least-privilege, damit Leute nur das sehen, was sie brauchen:
Wenn Ihr Tool Row-Level-Permissions unterstützt, nutzen Sie sie. Falls nicht, trennen Sie sensible Workflows in eigene Apps.
Entscheiden Sie früh, wie lange Datensätze aufbewahrt werden (z. B. 1–7 Jahre je nach Richtlinie), wie Löschungen funktionieren (Soft-Delete ist oft sicherer) und wer vierteljährlich Zugriffe prüft. Dokumentieren Sie diese Regeln auf einer kurzen internen Seite und verlinken Sie sie aus der App (z. B. /policies/approvals).
Genehmigungsflüsse stehen selten isoliert. Der schnellste Weg zur Akzeptanz ist, Ihre App in Systeme zu integrieren, die Nutzer bereits verwenden: Login, HR-Daten, Finanzdaten, Ticketing-Queues und Messaging.
Wenn Ihr Unternehmen Google Workspace, Microsoft Entra ID (Azure AD), Okta oder Ähnliches nutzt, aktivieren Sie SSO, damit sich Mitarbeitende kein neues Passwort merken müssen.
Über Bequemlichkeit hinaus hilft SSO bei Zugriffskontrollen: Sie können Gruppen (z. B. „Finance“, „People Ops“, „IT“) auf Rollen in Ihrer Genehmigungs-App abbilden und so manuellen Admin-Aufwand und Risiko verringern.
Die meisten Anträge benötigen Referenzdaten:
Nutzen Sie native Connectoren, wo verfügbar, damit Ihre Formulare Felder automatisch vorbefüllen und Routing-Regeln bessere Entscheidungen treffen (z. B. Routen nach Abteilung oder Ausgabenschwelle).
Falls Ihr Tool keinen eingebauten Connector hat, können Sie trotzdem ohne kompletten Custom-Bau verbinden. Viele Plattformen erlauben:
Halten Sie die Payload simpel: Request-ID, Antragsteller, Entscheidung, Zeitstempel und die Schlüssel-Felder, die das Zielsystem braucht.
Integrationen schlagen fehl – Tokens laufen ab, APIs limitieren, Felder ändern sich. Bauen Sie ein:
Das verhindert „genehmigt, aber nie ausgeführt“-Ergebnisse, die Vertrauen schnell untergraben.
Workflow-Tests sind mehr als „funktioniert der Knopf?“ Es geht darum, ob echte Leute echte Anträge von Anfang bis Ende bewegen können, ohne Verwirrung oder Workarounds.
Erstellen Sie eine kleine Reihe realistischer Anträge und führen Sie sie komplett durch:
Beobachten Sie Engpässe: unklare Felder, fehlender Kontext für Genehmigende und Schritte, die Leute zurück in E-Mail/Chat zwingen.
Starten Sie mit einer kleinen Gruppe – ein Team oder ein Antrags-Typ – und lassen Sie den Pilot lange genug laufen, um Randfälle zu finden (typischerweise 2–4 Wochen). Planen Sie ein kurzes wöchentliches Check-in und sammeln Sie Feedback an einem Ort (Form oder geteiltes Doc). Priorisieren Sie Fixes, die das Hin und Her reduzieren: Feldklarheit, Routing-Regeln und Benachrichtigungs-Timing.
Halten Sie Dokumentation knapp und praktisch:
Veröffentlichen Sie die Anleitung dort, wo Nutzer ohnehin hingehen (z. B. interne Seite wie /help/approvals).
Erweitern Sie Gruppe für Gruppe. Nutzen Sie frühe Metriken – Durchlaufzeit, Ablehnungsgründe, Zeit in jedem Schritt – um Regeln und Formularfelder zu verfeinern. Kleine Iterationen (wöchentlich oder zweiwöchentlich) halten Vertrauen hoch und verhindern, dass der Workflow zu einem Workaround-Magneten wird.
Auch mit No-Code-Tools werden Genehmigungsflüsse ohne einige Leitplanken unordentlich. Das sind die Fehlerquellen, die Teams am häufigsten ausbremsen – und praktische Wege, sie zu vermeiden.
Die Versuchung ist, alle Details „für den Fall der Fälle" zu erfassen. Ergebnis: ein Formular, das niemand ausfüllen will, und ein schwer wartbarer Genehmigungspfad.
Starten Sie einfach: minimale Felder zur Entscheidung und den kürzesten Genehmigungsweg, der Richtlinien erfüllt. Starten, beobachten, dann nur hinzufügen, was wirklich benötigt wird.
Routing-Regeln, Genehmigerlisten und rollenbasierte Zugriffe brauchen klare Eigentümer. Ohne Besitzer sammeln sich Ausnahmen, Zugriffe veralten und Genehmigungen blockieren, wenn sich jemand verändert.
Benennen Sie einen Prozessverantwortlichen (und einen Backup). Legen Sie Änderungen hinter einen leichten Änderungsprozess (selbst eine kurze Checkliste) und prüfen Sie monatlich Genehmigergruppen und Berechtigungen.
Wenn Antragsteller Status oder nächsten Genehmiger nicht sehen können, jagen sie Leute manuell – das hebt den Zweck der Automatisierung auf.
Fügen Sie eine Statusseite mit: aktuellem Schritt, letzter Aktualisierung, nächstem Genehmiger (oder Team) und geschätztem SLA hinzu. Ergänzen Sie ein einfaches Dashboard, damit Manager Engpässe erkennen.
Echte Workflows haben Randfälle: dringende Anträge, abwesende Genehmigende oder Richtlinienausnahmen.
Bauen Sie sichere Ausnahmebehandlungen: ein „dringend“-Flag, das einen definierten Schnellpfad auslöst, Delegationsregeln und eine kontrollierte Übersteuerung, die einen Grund verlangt und im Audit protokolliert wird.
Wenn Sie häufige Änderungen an der Workflow-Logik erwarten (neue Schwellen, zusätzliche Genehmigende oder neue Antragsarten), wählen Sie einen Ansatz, der leicht iterierbar ist, ohne Governance zu verlieren. Viele Teams nutzen z. B. Koder.ai, um interne Workflow-Apps schnell aus einer Chat-Spezifikation zu generieren und weiterzuentwickeln, behalten dabei aber die Option für Quellcode-Export und engere Kontrollen, wenn der Prozess reift.
Starten Sie mit einem Workflow, der hohe Schmerzen, geringe Komplexität hat:
Beispiele sind Bestellanforderungen unter einer Schwelle, Urlaubsanträge oder ein einfacher Zugriffsantrag. Beweisen Sie den Nutzen, und verwenden Sie dann das gleiche Muster für weitere Genehmigungen.
Erfassen Sie nur die Mindestdaten, die nötig sind, um zu routen und zu entscheiden. Typische Pflichtfelder:
Wenn Genehmigende wiederholt nach einem Detail fragen (z. B. Lieferantenname oder Angebot), machen Sie es in Version 1 verpflichtend.
Die meisten Apps brauchen nur wenige Kernbildschirme:
Halten Sie die Navigation einfach, damit Nutzer zuverlässig „Neuer Antrag“, „Meine Anträge“ und „Braucht meine Genehmigung“ finden.
Verwenden Sie eine kleine, standardisierte Statusliste, damit Filter, Erinnerungen und Berichte einfach sind:
Wenn Sie mehr Detail brauchen, zeigen Sie den aktuellen Schritt (z. B. „Manager Review“) in einem separaten Feld statt viele Status zu erfinden.
Wählen Sie nach Priorität:
Für parallele Reviews legen Sie früh die Abschlussregel fest: alle müssen zustimmen, eine genügt oder Mehrheit — das später zu ändern, führt oft zu Mehraufwand.
Bestimmen Sie, was „abgelehnt“ für Ihren Prozess bedeutet:
Selbst bei Bearbeiten/erneut einreichen: behalten Sie die ursprüngliche Entscheidung und den Ablehnungsgrund im Audit fest.
Definieren Sie Rollen und Berechtigungen pro Phase:
Eine praktische Regel: nach Einreichung sperren Sie Schlüssel-Felder (Betrag/Lieferant/Termine) und erlauben Änderungen nur über eine „Zurückschicken“-Aktion.
Nutzen Sie organisationsbasierte Regeln statt feste Namen:
So bleibt das Routing korrekt, wenn Personen Teams oder Rollen wechseln.
Fügen Sie von Anfang an Regeln gegen Verzögerungen hinzu:
Machen Sie das Eskalationsverhalten sichtbar und konsistent, damit das System vorhersehbar wirkt.
Protokollieren Sie genug, um „wer hat was, wann und warum“ zu beantworten:
Legen Sie außerdem Aufbewahrungsfristen fest (z. B. 12–24 Monate für operative Anfragen, länger für Finance/Legal) und verwenden Sie das Least-Privilege-Prinzip, damit Nutzer nur das sehen, was sie brauchen.
