Lerne, wie du eine Web‑App planst, gestaltest und baust, die Vertragsverlängerungen verfolgt, Benachrichtigungen sendet und Risiken mit klaren Workflows, Sicherheit und Integrationen überwacht.
Eine Web‑App für Vertragsverlängerungen und Risikoüberwachung verhindert teure „Überraschungen“: Verlängerungen, die eine Frist verpassen, automatische Verlängerungsklauseln, die dich für eine weitere Laufzeit binden, und Verpflichtungen, die im Kleingedruckten versteckt sind (Kündigungsfristen, Preissteigerungen, Mindestabnahmen, Kündigungsgebühren, Versicherungsanforderungen).
Die meisten Teams verfolgen Verlängerungen in E‑Mails oder Tabellen. Das scheitert, wenn:
Das Ergebnis sind vermeidbare Ausgaben, belastete Vendor/Kunden‑Beziehungen und Last‑Minute‑Prüfungen durch die Rechtsabteilung.
Die App sollte mehrere Rollen bedienen, ohne alle in ein vollwertiges CLM zu zwingen:
Definiere früh messbare Ergebnisse:
Halte den Scope eng: Verlängerungs‑Benachrichtigungen und Risikoüberwachung, nicht komplettes CLM. Das bedeutet, Schlüsseltermine, Owner, Erinnerungen und Risiko‑Flags zu organisieren—so handeln Teams früher und sicherer.
Eine Verlängerungs‑/Risiko‑App funktioniert, wenn sie abbildet, wie Menschen tatsächlich mit Verträgen umgehen—wer sie berührt, welche Entscheidungen getroffen werden und wo Übergaben scheitern.
Admin richtet den Workspace ein: Nutzer, Abteilungen, Vorlagen, Standard‑Erinnerungspläne und später Integrationen. Admins definieren auch, was „gute Daten“ sind.
Vertragsverantwortlicher ist für Ergebnisse verantwortlich (rechtzeitig verlängern, schlechte Konditionen vermeiden). Er muss Verträge hochladen, Schlüsseltermine bestätigen, Prüfer zuweisen und auf Alerts reagieren.
Reviewer/Approver (Legal, Finance, Einkauf) konzentriert sich auf Risiko und Compliance. Sie brauchen eine klare Warteschlange, Mittel zur Änderungsforderung und einen einfachen Genehmigungs‑/Ablehnungsfluss.
Viewer (Sales Ops, Führung) benötigt schreibgeschützten Zugriff auf Status, Fristen und Risikosummaries, ohne etwas zu bearbeiten.
Hochladen und speichern von Verträgen an einem Ort mit Basis‑Metadaten.
Extrahieren und bestätigen von Schlüsselfeldern (Start/End‑Datum, Verlängerungsfenster, Kündigungsfrist, Auto‑Renew, Preisänderungen, anwendbares Recht).
Erinnerungen setzen mit klarer Verantwortung: „Wer ist für diese Benachrichtigung zuständig?“
Risiko prüfen mit einem leichten Workflow: markieren → kommentieren → zuweisen → lösen.
Für SMBs: halte es schnell und einfach—weniger Rollen, minimale Genehmigungsschritte und einfache Erinnerungen.
Für Enterprise: rechne mit strengeren Berechtigungen, mehrstufigen Genehmigungen und stärkeren Audit‑Anforderungen—mehr Setup und längeres Onboarding.
Entscheide früh, wer darf:
Achte auf Muster wie: Verträge im Posteingang, unklare Owner, verpasste Kündigungsfristen, inkonsistente Verlängerungsregeln und „Legal‑Bottlenecks“ durch unordentliche Daten und unklare Anfragen.
Wenn du nur ein „Verlängerungsdatum“ erfasst, verpasst du die relevanten Momente—z. B. die Kündigungsfrist 60 Tage vor Vertragsende oder eine automatische Verlängerung, die das Agreement stillschweigend um ein Jahr verlängert.
Erfasse Daten so, dass mehrere Erinnerungspunkte möglich sind, nicht nur ein Datum:
Tipp: speichere sowohl die rohe Vertragsformulierung als auch die normalisierten Daten. Bei Streitfragen wollen Nutzer die Quelle sehen.
Verlängerungen betreffen meist Geld. Erfasse die Teile, die Budget und Verhandlungsposition beeinflussen:
Risikoüberwachung funktioniert am besten, wenn Verpflichtungen ausreichend strukturbar sind, aber noch mit der Originalklausel verknüpft bleiben:
Das macht aus einem Vertragsdatensatz einen steuerbaren Workflow:
Entscheidungen zu Verlängerung und Risiko hängen von der aktuell geltenden Fassung ab. Verfolge:
Ein praktischer nächster Schritt ist, ein minimales Pflichtfelder‑Set für den Status „Active“ zu definieren und alles andere optional zu lassen, bis Nutzer zeigen, dass es gebraucht wird.
Eine gute Vertrags‑App lebt oder stirbt mit ihrem Datenmodell. Ziel ist nicht, jede mögliche Klausel zu modellieren—sondern genug Struktur zu speichern, um Erinnerungen, Risiko‑Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit zu ermöglichen und die DB flexibel änderbar zu halten, während du lernst.
Mindestens brauchst du: (1) einen Ort zum Speichern von Dokumenten, (2) ein System zur Erfassung extrahierter Felder (mit Unsicherheit), (3) einen Verlängerungsplan, der realistisches Arbeiten unterstützt, (4) ein Risiko‑Register, das handhabbar ist, und (5) eine Audit‑Spur.
Documents
Erstelle eine documents‑Tabelle, die auf Objektspeicher zeigt statt die Datei selbst zu speichern. Enthalten: Speicherzeiger (z. B. S3‑Key), Versionsnummer, Prüfsumme (zum Duplikat-/Änderungsnachweis) und Quelle (E‑Mail‑Upload, Integration, manuell). So bleibt das System vorhersehbar, wenn derselbe Vertrag mehrfach hochgeladen oder durch eine signierte Kopie ersetzt wird.
Extracted fields
Statt dutzender nullable Spalten nutze eine extracted_fields‑Tabelle mit Key/Value‑Paaren plus confidence und einem source_page/section‑Verweis. So fügst du später leicht neue Felder hinzu (z. B. „Auto‑Renew‑Notice‑Period“) ohne Migrationen—und Reviewer können schnell sehen, woher ein Wert stammt.
Modelliere Verlängerungen als Plan, nicht als Einzeltermin. Eine renewal_schedules‑Tabelle sollte mehrere Erinnerungen pro Vertrag, Zeitzonen und Geschäftsregel‑Handling unterstützen (z. B. „Wenn Erinnerung auf Wochenende fällt, sende Freitag“). Das ist der Unterschied zwischen „wir haben eine Erinnerung geschickt“ und „jemand hat sie rechtzeitig gesehen“.
Nutze eine risk_items‑Tabelle mit Schweregrad, Kategorie, Begründung und Status (open/accepted/mitigated). Halte Texte menschenlesbar, damit nicht‑juristische Teams handeln können.
Zuletzt sollte eine audit_logs‑Tabelle erfassen, wer was wann geändert hat (wenn möglich feld‑genau). Das schafft Vertrauen, wenn Verlängerungsdaten oder Risikostatus unter Druck bearbeitet werden.
Alerts und Risk‑Flags sind nur so gut wie die zugrunde liegenden Vertragsdaten. Behandle die Ingestion als Pipeline: Dateien erfassen, Schlüsselfelder extrahieren, verifizieren, dann sowohl Dokumente als auch strukturierte Metadaten speichern.
Beginne mit einem einfachen Upload‑Flow, der PDFs und gängige Office‑Formate unterstützt. Für gescannte Dokumente biete OCR/Text‑Extraktion an (serverseitig oder über Vendor‑API). Immer eine manuelle Eingabe als Fallback zulassen—einige Verträge kommen als E‑Mail‑Text, unvollständige Anhänge oder schlecht gescannte Kopien.
Eine praktische UX‑Abfolge: hochladen → erkannter Textvorschau anzeigen → ein paar essentielle Felder (Lieferant, Vertragsname, Startdatum, Verlängerungsdatum) abfragen, bevor die „vollständige“ Extraktion läuft.
Die meisten Teams profitieren von einem geschichteten Ansatz:
Ziel ist nicht perfekte Automation, sondern weniger Tipparbeit bei hoher Genauigkeit.
Baue eine Review‑Queue, die anzeigt:
Reviewer sollten vorgeschlagene Werte anklicken, bearbeiten und als „verifiziert“ markieren können. Protokolliere, wer was verifiziert hat.
Speichere Originalverträge in Objektspeicher (z. B. S3‑kompatibel), damit Versionen und große Dokumente günstig gehalten werden können. Extrahierte Felder, Parteien, Verlängerungsbedingungen und Risiko‑Tags kommen in die Datenbank für schnelles Suchen, Reporting und Alert‑Jobs.
Um Vertrauen zu schaffen, behalte für jedes extrahierte Feld einen „Quellzeiger“: Seitenzahl, Textspan‑Offsets und/oder einen Klauselausschnitt. Im UI zeige einen "Im Vertrag ansehen"‑Link, der direkt zur hervorgehobenen Klausel springt. Das reduziert Streit und beschleunigt Reviews.
Alerts funktionieren nur, wenn Nutzer ihnen vertrauen und schnell handeln können. Ziel ist nicht „mehr Benachrichtigungen“, sondern weniger, präzisere Hinweise, die zum richtigen Zeitpunkt mit klarer Handlungsaufforderung kommen.
Beginne mit einer kleinen Menge hochsignifikanter Alerts:
Jeder Alert sollte Vertragsname, Gegenpartei, kritisches Datum und eine primäre Aktion enthalten (z. B. „Owner zuweisen“, „Legal‑Prüfung anfordern“, „Kündigungsdatum bestätigen“).
Beginne mit E‑Mail + In‑App. E‑Mail hat Reichweite; In‑App ist gut für Workflows. Slack/Teams später hinzufügen, wenn Payload und Ownership stabil sind.
Vermeide es, denselben Alert standardmäßig über alle Kanäle zu senden. Mach Kanäle pro Nutzer oder Team optional.
Biete leichte Steuerungsmöglichkeiten:
Nutze Echtzeit für Kündigungsfristen und Auto‑Renew‑Risiken. Nutze tägliche/wöchentliche Digests für „anstehende Verlängerungen“ und fehlende Felder.
De‑dupliziere außerdem: befindet sich ein Vertrag bereits im Status „In negotiation“, unterdrücke repetitive Erinnerungen und zeige ihn als eine einzelne Digest‑Zeile an.
Behandle Datumsänderungen als erstklassige Ereignisse. Wenn ein Nachtrag End‑/Kündigungsdaten verschiebt, sollte die App:
Diese Details richtig zu machen, lässt Alerts hilfreich statt lästig wirken.
Risikoüberwachung funktioniert am besten, wenn du definierst, was „Risiko“ in deinem Kontext bedeutet—und diese Definition konsistent hältst. Die meisten Teams kümmern sich um vier Bereiche:
Bevor du etwas Komplexes baust, liefere ein kleines Set klarer Regeln, die häufige Verlängerungsprobleme erkennen:
Diese Regeln sind einfach zu erklären und zu testen.
Wenn Regeln funktionieren, baue ein Score‑Layer ein, damit Teams triagieren können.
Nutze Schweregrade (Low/Medium/High) und gewichtete Kategorien (z. B. Compliance‑Issues zählen bei regulierten Kunden stärker). Füge einen Konfidenzindikator hinzu, der an die Extraktionsqualität gekoppelt ist (z. B. „Hohe Konfidenz: Klausel auf Seite 7 gefunden“ vs. „Niedrige Konfidenz: Formulierung unklar").
Jedes Flag sollte zwei Fragen beantworten: Warum ist das riskant? und Was ist der nächste Schritt? Zeige die auslösende Klausel, extrahierte Felder und die Regel, die gefeuert hat.
Risiko ist nur nützlich, wenn es zu einer Lösung führt. Füge hinzu:
So wird Risikoüberwachung zu einem auditierbaren, wiederholbaren Prozess statt zu einem Dashboard, dem niemand vertraut.
Gute Verlängerungs‑ und Risiko‑Funktionen scheitern, wenn Nutzer nicht sehen, was wichtig ist, oder wenn die App zu viele Klicks zum Handeln verlangt. Strebe ein ruhiges, vorhersehbares Interface an, in dem jeder Vertrag einen klaren Status hat und jede Benachrichtigung eine offensichtliche nächste Aktion bietet.
Beginne mit einer kleinen Anzahl von Bildschirmen, die die tägliche Arbeit abdecken:
Halte Widgets einfach und klickbar:
Jedes Widget sollte eine gefilterte Liste öffnen, kein separates Report‑Screen.
Die Vertragsliste sollte wie ein Bedienfeld wirken. Biete schnelle Filter für Gegenpartei, Owner, Datumsbereich, Risikolevel und Status (Draft, Active, Renewal Pending, Terminated). Verwende dieselben Labels überall—Dashboard, Liste, Detail, Benachrichtigung—damit Nutzer nicht umdenken müssen.
Ein Kalender hilft beim Planen; eine Timeline im Vertragsdetail schafft Kontext. Zeige Meilensteine: Kündigungsdatum, Verlängerungsdatum, Beendigungsdatum und interne Checkpoints wie „Legal‑Review fällig“. Mach Meilensteine editierbar (mit Berechtigungen) und zeige, wer sie geändert hat.
Nutze klare Sprache („Kündigungsfrist in 14 Tagen“, nicht „T‑14“). Bevorzuge tastaturfreundliche Tabellen, sichtbare Fokuszustände und kontraststarke Badges.
Wenn eine Liste leer ist, erkläre warum („Keine High‑Risk‑Items basierend auf aktuellen Regeln“) und biete eine nächste Aktion an (z. B. „Risk‑Regeln anlegen“ verlinkt zu /settings/risk-rules).
Eine Verlängerungs‑/Risiko‑App funktioniert nur, wenn sie dort passt, wo Verträge bereits liegen und wo Leute kommunizieren. Integrationen reduzieren manuelle Arbeit, halten Stakeholder im Loop und machen Alerts glaubwürdig, weil sie mit Systemen of Record verbunden sind.
Die meisten Teams haben Verträge an mehreren Orten. Plane Importe, die Nutzer abholen, wo sie sind:
Ein gutes Muster: ingest → Felder extrahieren → menschliche Prüfung → Veröffentlichen in der Vertragsakte. Selbst wenn Extraktion nicht perfekt ist, spart die Integration Zeit durch Zentralisierung von Dokumenten und Metadaten.
Erinnerungen wirken am besten, wenn sie im gewohnten Arbeitsstrom auftauchen:
Erlaube Nutzern, Ruhezeiten, Eskalationsregeln (z. B. 30/14/7 Tage) und Empfänger bei Nicht‑Acknwownledgement zu wählen.
Halte die API klein, aber praktisch:
Nutze Webhooks für Near‑Realtime‑Updates an CRM/ERP oder Ticketing‑Tools. Für Design‑Tipps und Versionierung siehe /blog/api-best-practices.
Admins fragen früh nach Exporten. Unterstütze CSV‑Exporte (Verträge, Verlängerungen, Risiko‑Flags) und Audit‑Log‑Exporte für Quartalsreviews.
Wenn unklar ist, was ein Plan enthält, kläre das auf /pricing.
Sicherheit ist kein „Later“‑Feature. Du speicherst kommerzielle Bedingungen, Verlängerungsdaten und sensible Risikonotizen—daher ist eine solide Basis von Anfang an wichtig.
Für ein MVP: E‑Mail/Passwort mit MFA (TOTP oder Passkeys, wenn möglich). Basis‑Schutz: Rate‑Limiting und Account‑Lockouts.
Gestalte die Auth‑Schicht so, dass SSO später hinzugefügt werden kann (SAML/OIDC für Okta, Azure AD, Google Workspace). Modellier Nutzeridentitäten und Organisationen sauber, um spätere Migrationen zu vermeiden.
Standard: Least‑Privilege. Neue Nutzer sehen nur, was sie müssen.
Gängige Rollen:
Denke auch über Scopes über Rollen hinaus nach—z. B. Zugriff nach Abteilung, Lieferantengruppe oder Region—damit Finance nicht automatisch Legal‑Arbeit sieht.
Verschlüssele Daten in Transit (HTTPS überall) und at Rest (DB‑Verschlüsselung, verschlüsselte Backups). Speichere Anmeldeinformationen und API‑Keys in einem Secret‑Manager (nicht im Repo). Drehe Secrets regelmäßig und sofort nach Personalwechsel.
Vertragsentscheidungen brauchen eine Nachvollziehbarkeit. Logge Ereignisse wie:
Mach Audit‑Logs durchsuchbar und filterbar und schütze sie gegen normale Admin‑Bearbeitung.
Verschiedene Firmen haben unterschiedliche Anforderungen. Biete konfigurierbare Aufbewahrung (z. B. Audit‑Logs 1–7 Jahre) und Löschworkflows für Verträge und Nutzer an. Dokumentiere, was gelöscht wird, was anonymisiert wird und was aus Compliance‑Gründen bleiben muss.
Ein MVP soll eine Sache beweisen: Nutzer können einen Vertrag hochladen, die wenigen wichtigen Daten erfassen und zuverlässig Verlängerungs‑Erinnerungen mit einigen Risiko‑Flags erhalten. Alles andere iteriert.
Starte mit:
Wähle bewährte Komponenten:
Wenn das Ziel ist, Workflows schnell zu validieren (Dashboards, Alerts, Berechtigungen, Review‑Queues), kann eine Rapid‑Prototyping‑Plattform wie Koder.ai helfen. Du beschreibst die Flows im Chat, iterierst an Screens und generierst einen funktionierenden Stack (React‑Frontend, Go‑Backend, PostgreSQL) mit Deployment‑Support und Code‑Export, sobald ihr ownership übernehmen wollt.
Nutze Background‑Worker für alles Zeit‑ oder Langsame:
Fokussiere Tests auf:
Shippe mit zwei Umgebungen (staging + production), automatisierten Migrationen und täglichen Backups. Füge Basis‑Monitoring (Uptime + Error‑Tracking) und eine Incident‑Checkliste hinzu: Queue‑Backlog, E‑Mail‑Provider‑Ausfälle und Restore‑From‑Backup‑Schritte.
Ein MVP zu veröffentlichen ist nur der Anfang. Die Frage ist, ob Verlängerungen früher behandelt und Risiken rechtzeitig erkannt werden—ohne Alert‑Fatigue zu erzeugen.
Verfolge Nutzerverhalten rund um Alerts und In‑App‑Aufgaben:
Wenn Open‑Rate hoch, Time‑to‑Action aber lang ist, könnte das bedeuten, dass die Alert‑Texte ok sind, der anschließende Workflow aber unklar ist.
Alerts und Risikoabhängigkeiten hängen von verlässlicher Ingestion ab:
Diese Metriken verhindern stille Ausfälle, bei denen Teams denken, sie seien abgesichert, aber Alerts nie ankommen.
Füge an jedem Risiko‑Flag eine einfache Kontrolle hinzu: „Falsches Flag" / "Risiko übersehen" mit einer Notiz. Nutze das, um False‑Positives/Negatives zu labeln und Scoring‑Regeln im Zeitverlauf zu justieren.
Gängige nächste Schritte:
Verifiziere:
/help, /contact)Eine App für Vertragsverlängerungen und Risikoüberwachung verhindert verpasste Kündigungsfristen, unbeabsichtigte automatische Verlängerungen und versteckte Verpflichtungen, indem Vertragsbedingungen in strukturierte Daten, Verantwortliche und umsetzbare Benachrichtigungen überführt werden. Sie reduziert Last‑Minute‑Stress und vermeidbare Ausgaben—ohne ein vollständiges CLM einzuführen.
Tabellenkalkulationen versagen, weil wichtige Klauseln in PDFs stecken, Verantwortlichkeiten unklar sind und die Arbeit über E‑Mail, Chat und Gedächtnis verteilt wird. Die App bietet:
Entwerfe mindestens vier Rollen:
Halte Berechtigungen explizit (wer kann Daten ändern, Erinnerungen anpassen, exportieren, löschen).
Mindestens die Felder, die Fristen und Geld betreffen:
Speichere sowohl den als auch den zur Nachvollziehbarkeit.
Modelliere Verlängerungen als Zeitplan, nicht als Einzeltermin. Eine gute Struktur unterstützt:
So vermeidest du, dass eine Erinnerung zwar gesendet, aber zu spät gesehen wird.
Verwende eine Pipeline:
Erlaube immer manuelle Eingabe — echte Verträge sind oft unordentlich.
Vertrauen entsteht durch Rückverfolgbarkeit. Für jedes extrahierte Feld speichere einen Quellverweis (Seitenzahl, Textausschnitt oder Textspan). Biete im UI einen "Im Vertrag ansehen"‑Link, der direkt zur hervorgehobenen Klausel springt. So können Nutzer schnell den Original‑Wortlaut prüfen (z. B. Kündigungsfrist, Verlängerungsbedingungen, Haftungsgrenzen).
Beginne mit einer kleinen, signifikanten Auswahl:
Gib jeder Benachrichtigung eine klare Hauptaktion (Owner zuweisen, Legal‑Prüfung anfordern, Kündigungsdatum bestätigen) und starte mit E‑Mail + In‑App bevor weitere Kanäle hinzugefügt werden.
Fange mit regelbasierten Flags an, die leicht zu erklären und zu testen sind, z. B.:
Füge dann Schweregrade (Low/Medium/High) hinzu und zeige immer warum ein Flag ausgelöst wurde und was als Nächstes zu tun ist (zuweisen, kommentieren, als akzeptiert/verhandelt/False‑Positive lösen).
Messe Ergebnisse und Zuverlässigkeit, nicht nur Nutzung:
Diese Metriken zeigen, ob Benachrichtigungen tatsächlich zu Handlungen führen und ob die Pipeline zuverlässig ist.