Web-App für Agenturen bauen: Stunden erfassen und Rentabilität verfolgen

Ziel definieren: abrechenbare Stunden und echte Projekt-Rentabilität

Bevor Sie Bildschirme entwerfen oder eine Datenbank wählen, werden Sie konkret, wie „Erfolg“ für die Menschen aussieht, die täglich in der App arbeiten. Agenturen scheitern bei der Zeiterfassung weniger wegen fehlender Features als vielmehr, weil das Ziel vage ist.

Wer die App nutzt (und worauf sie achten)

Agenturinhaber wollen Sicherheit: „Verdienen wir mit diesem Retainer wirklich Geld?“ Sie brauchen Rollups über Kunden, Teams und Monate.

Projektmanager benötigen Kontrolle und Geschwindigkeit: Burn vs. Budget verfolgen, Scope Creep früh erkennen und Timesheets rechtzeitig genehmigen.

Teammitglieder (und Contractors) wollen Einfachheit: Zeit schnell erfassen, wissen, wofür sie erfassen, und nicht wegen fehlender Einträge verfolgt werden.

Kernziele, für die Sie gestalten sollten

Starten Sie mit Ergebnissen, die Sie messen können:

• Genaue abrechenbare Stunden: weniger Lücken, weniger „Ende des Monats raten“-Einträge und klare Zuordnung zu Kunde/Projekt/Task.
• Weniger verpasste Rechnungen: genehmigte Zeit fließt ohne Copy-Paste ins Billing.
• Klarere Margen: Sie sehen, welche Arbeit die Agentur finanziert und welche sie still verbrennt.

Was „Rentabilität" für eine Agentur bedeutet

Mindestens bedeutet Rentabilität:

Umsatz (fakturiert oder anerkannt) minus Arbeitskosten (interne Kostensätze für Mitarbeiter + Contractor-Gebühren) minus Overhead-Zuordnung (anfangs optional, aber wichtig für echte Margen).

Auch wenn Sie Overhead nicht am ersten Tag modellieren, entscheiden Sie, ob Sie auf Projektmarge (nur direkte Arbeit) oder echte Marge (inkl. Overhead) abzielen. Das klare Benennen verhindert später verwirrende Reports.

Warum Tabellenkalkulationen und getrennte Tools scheitern

Spreadsheets und separate Timer führen meist zu inkonsistenten Kategorien, fehlenden Genehmigungen und unterschiedlichen „Wahrheiten“. Das Ergebnis ist vorhersehbar: unterfakturierte Stunden, verspätete Rechnungen und Rentabilitätsberichte, denen niemand genug vertraut, um zu handeln.

Mappe die Workflows, die Agenturen bereits folgen

Bevor Sie UI entwerfen, kartieren Sie, wie Arbeit tatsächlich durch eine Agentur fließt – von „wir müssen Zeit erfassen“ bis „wir haben fakturiert und Margen überprüft“. Wenn Ihre App bestehende Gewohnheiten abbildet, ist die Adoption einfacher und die Datenqualität besser.

Zeiterfassung: wie Leute tatsächlich Stunden erfassen

Die meisten Agenturen nutzen eine Mischung aus Timer-basierter Erfassung (ideal für fokussierte Arbeit und genaue Start/Stopp) und manueller Eingabe (nach Meetings, bei Kontextwechseln oder mobil). Unterstützen Sie beides und lassen Sie Teams wählen.

Entscheiden Sie auch, ob Ihr Workflow auf täglicher Erfassung (bessere Genauigkeit, weniger Panik am Ende der Woche) oder wöchentlichen Timesheets (üblich bei Genehmigungen) zentriert ist. Viele Teams wollen tägliche Erinnerungen, aber einen wöchentlichen Einreichschritt.

Projekt- und Kundeneinrichtung: passend zur Preisstruktur der Agentur

Zeiterfassung funktioniert nur, wenn Projekte so eingerichtet sind, wie Agenturen verkaufen:

• Stundenbasiert: einfache Aufgaben und laufende Unterstützung
• Festpreis: Zeit erfassen, um Lieferkosten zu verstehen und Margen zu schützen
• Retainer: gegen einen monatlichen Kontingenttracken, oft mit inkludierten Stunden und Überstunden

Während des Mappings notieren Sie, wer Kunden/Projekte anlegt (Ops, PMs, Account Manager) und was sie brauchen: Service-Lines, Rollen, Standorte oder Ratecards.

Genehmigungen: Reibung reduzieren, Verantwortlichkeit bewahren

Genehmigungen erfolgen typischerweise in einem vorhersehbaren Rhythmus (wöchentlich oder zweiwöchentlich). Klären Sie:

• Wer reicht ein (jede Person vs. Team-Leads)
• Wer prüft (PM, Account Lead, Finance)
• Was passiert, wenn Zeit spät ist oder nach Genehmigung bearbeitet wird

Reporting: die Ansichten, die Entscheider erwarten

Agenturen prüfen häufig Margen nach Projekt, Kunde, Service-Line und Person. Das frühe Mapping dieser Reporting-Erwartungen verhindert Nacharbeit – denn es bestimmt, welche Metadaten bei der Zeiterfassung erfasst werden müssen, nicht erst im Nachhinein.

Entscheiden Sie das Datenmodell: was Sie speichern müssen

Ihr Datenmodell ist der Vertrag zwischen Produkt, Reports und Rechnungen. Wenn Sie es früh richtig machen, können Sie UI und Workflows später ändern, ohne die Rentabilitätsberechnungen zu zerstören.

Kernobjekte (das „Wer" und „Was")

Starten Sie mit einer kleinen, gut verknüpften Menge von Objekten:

• Kunden: inkl. Rechnungsadresse, Währung, Steuer­einstellungen und Zahlungsbedingungen.
• Kontakte: mehrere Kontakte pro Kunde (Finanzen vs. Projektleitung) mit E-Mail und Rolle.
• Projekte: ein Projekt gehört zu einem Kunden; speichern Sie Status, Start/End-Daten, Standard-Preismodell und optionales Budget.
• Aufgaben/Activities: eine einfache Taxonomie wie „Design“, „Dev“, „PM“, „Meetings“ hilft später beim Reporting. Halten Sie es flexibel (pro Workspace anpassbar).

Zeiteinträge (die Quelle der Wahrheit)

Jeder Bericht, den Sie wollen, hängt letztlich von Zeiteinträgen ab. Mindestens speichern Sie:

• Datum (oder Start/End-Timestamps, wenn Sie später Timer wollen)
• Dauer (in Minuten speichern, um Rundungsprobleme zu vermeiden)
• Billable-Flag (abrechenbar vs. nicht abrechenbar)
• Notizen (was wurde gemacht)
• Links/Anhänge (optional: URL, Dateiverweis oder Integrations-IDs)

Erfassen Sie außerdem Fremdschlüssel: Person, Projekt, Task/Activity – und immutable created_at/updated_at Timestamps für Auditfähigkeit.

Sätze (wie Zeit zu Umsatz wird)

Agenturen nutzen selten einen einzigen Stundensatz. Modellieren Sie Sätze so, dass sie sich gegenseitig überschreiben können:

• Rollenbasierte Sätze (z. B. Designer, Senior Dev)
• Personenbasierte Sätze (Ausnahmen für bestimmte Mitarbeitende)
• Kunden­spezifische Ratecards (verhandeltes Pricing pro Kunde, manchmal pro Rolle)

Eine praktische Regel: speichern Sie den auf den Zeiteintrag angewendeten Satz zum Genehmigungszeitpunkt, damit Rechnungen sich nicht ändern, wenn Ratecards später editiert werden.

Kosten (wie Zeit zu Marge wird)

Rentabilität benötigt Kosten, nicht nur Umsätze:

• Interne Kostensätze pro Person (Belastung pro Stunde)
• Contractor-Kosten (stündlich oder pauschal, an einen Anbieter gebunden)
• Auslagen (mit Kategorie, Betrag, Währung, Belegreferenz, billable/non-billable)

Mit diesen Bausteinen können Sie Umsatz, Kosten und Marge berechnen, ohne Agenturen in einen starren Workflow zu zwingen.

Unterstützen Sie die Preismodelle, die Agenturen wirklich nutzen

Wenn Ihre Zeiterfassungs-App nur stundenbasierte Abrechnung unterstützt, werden Menschen das Tool verbiegen – meist mit Tabellen und manuellen Notizen. Agenturen betreiben oft gemischte Portfolios (Stunden, Festpreis, Retainer), daher sollte Ihre App alle drei unterstützen, ohne die Art der Zeiterfassung zu ändern.

Stundenbasierte Projekte (der „klassische" Fall)

Stundenarbeit ist auf dem Papier einfach: abrechenbare Zeit × Satz. Knifflig wird es, weil Sätze variieren.

Unterstützen Sie Ratecards nach Rolle (Designer, PM), nach Person, nach Kunde oder nach Projekt. Dann fügen Sie kontrollierte Anpassungen hinzu:

• Write-downs (Reduzierung des abrechenbaren Betrags) und Write-ups (Erhöhung) pro Zeile oder pro Rechnungsposition
• Eine klare Audit-Spur: wer angepasst hat, wann und warum

Damit bleibt die Verfolgung abrechenbarer Stunden akkurat, während Account-Teams Kunden­erwartungen abbilden können.

Festpreisprojekte (Budget-Burn und Margensichtbarkeit)

Festpreisprojekte leben davon, wie schnell das Budget verbraucht wird. Hier dient Zeiterfassung nicht nur der Rechnungsstellung, sondern der Projektbudgetierung und frühzeitigen Warnung.

Modellieren Sie ein Festpreisprojekt mit:

• einer Gesamtgebühr (Umsatz)
• einem internen Budget in Stunden, Kosten oder beidem
• einem Zielwert für die Marge (optional)

Zeigen Sie dann „Burn vs. Budget“ über die Zeit: Woche-für-Woche Burn, Forecast bis zum Abschluss und wie die Projektmargen mit Scope-Änderungen verlaufen. Machen Sie sichtbar, wenn ein Projekt heute profitabel ist, aber driftet.

Retainer (Allokationen, Rollovers und Übernutzung)

Retainer sind wiederkehrend und regelreich. Ihr Tool sollte Teams erlauben, eine monatliche Allokation zu setzen (z. B. 40 Stunden/Monat) und zu definieren, was am Monatsende passiert:

• Kein Rollover (ungenuzte Stunden verfallen)
• Limitierter Rollover (bis X Stunden oder für X Monate tragen)
• Unbegrenzter Rollover (selten, aber vorhanden)

Wenn Zeit die Allokation übersteigt, unterstützen Sie Overages, die zu einem definierten Satz berechnet werden (oft anders als die Standard-Ratecard). Halten Sie die Rechenwege transparent, damit Kunden den Totals vertrauen.

Nicht-abrechenbare Zeit (trotzdem essentiell)

Agenturen brauchen nicht-abrechenbare Kategorien wie interne Arbeit, Pre-Sales, Admin und Training. Verstecken Sie diese nicht – behandeln Sie sie als gleichwertige Zeittypen. Sie treiben Auslastungsraten und Reporting und erklären, warum „busy" nicht immer „profitabel" bedeutet.

Wählen Sie die wichtigsten Kennzahlen und Formeln (einfach halten)

Eine Zeit- + Rentabilitäts-App gelingt, wenn alle den Zahlen vertrauen. Das bedeutet: wählen Sie eine kleine Kennzahlenmenge, definieren Sie sie einmal und nutzen Sie dieselben Formeln überall (Timesheets, Projektansichten und Berichte).

1) Abrechenbare Grundlagen: Stunden, Betrag und EHR

Starten Sie mit drei Feldern, die jede Agentur versteht:

• Abrechenbare Stunden: auf ein abrechenbares Kundenprojekt gebuchte Stunden (laut Ihrer Policy)
• Abrechenbarer Betrag: was diese Stunden am Abrechnungssatz wert sind
• Effektiver Stundensatz (EHR): was Sie tatsächlich pro Stunde verdient haben

Formeln:

• Billable amount = billable_hours × bill_rate
• EHR = revenue ÷ hours_logged (oder billable_amount ÷ billable_hours für time \u0026 materials)

EHR ist ein guter „Sanity-Check": Wenn zwei Projekte den selben Ratecard haben, aber extrem unterschiedliche EHRs, stimmt etwas nicht (Scope Creep, Rabatte, Abschreibungen).

2) Arbeitskosten und Bruttomarge

Rentabilität braucht Kosten, nicht nur Umsatz. Halten Sie es einfach und inkludieren Sie anfangs nur Arbeit:

• Kosten der Arbeit = internal_labor_cost + contractor_cost
• Bruttomarge = (revenue − cost_of_labor) ÷ revenue

Definieren Sie interne Kosten als Stunden-Kostensatz (Gehalt + Steuern + Benefits, auf eine Stundenzahl umgelegt), damit die App sie automatisch aus den Timesheets berechnen kann.

3) Auslastung (mit einer klaren Definition von „verfügbar")

Auslastung sorgt oft für Verwirrung — definieren Sie „verfügbare Stunden" explizit.

• Verfügbare Stunden: Arbeitsstunden minus Feiertage und genehmigte Abwesenheit (optional minus interne Meetings, wenn Sie diese separat tracken)
• Auslastungsrate = billable_hours ÷ available_hours

Dokumentieren Sie diese Definition in der App, damit Reports nicht zu Debatten führen.

4) Budget vs. Ist, plus Overrun-Alerts

Verfolgen Sie Budgets in Stunden und Geld:

• Stundenabweichung = actual_hours − budget_hours
• Ausgabenabweichung = actual_revenue_or_cost − budgeted_revenue_or_cost

Triggern Sie einfache Alerts bei Schwellwerten (z. B. 80% verbraucht, dann 100% Overrun), damit PMs handeln können, bevor Margen verschwinden.

Entwerfen Sie ein Zeiterfassungserlebnis, das Leute nutzen

Wenn das Erfassen von Zeit wie Papierkram wirkt, meiden Menschen es — oder füllen es freitags mit Schätzungen. Ziel ist, Zeiterfassung schneller als Prokrastination zu machen und trotzdem verlässliche Daten für Billing und Rentabilität zu liefern.

Schnelle Zeiterfassung, die sich mühelos anfühlt

Setzen Sie Geschwindigkeit über ausgefeilte Visuals. Ein gutes Default ist „eine Zeile = ein Eintrag" mit Projekt, Task/Activity, Dauer und optionaler Notiz.

Machen Sie die häufigsten Aktionen fast instant:

• Tastatur-zentrierte Eingabe: „/" zum Projekt-Suchen, „Tab" zum Feldwechseln, „Enter" zum nächsten Eintrag hinzufügen.
• Zuletzt verwendete Projekte/Tasks: die letzten 5–10 zeigen und Favoriten pinnen lassen.
• Intelligente Vorschläge: Vorbefüllen basierend auf Kalenderereignissen, kürzlich genutzten Kunden oder dem letzten Eintrag am gleichen Wochentag (immer editierbar).

Timer-Funktionen ohne Überwachungsgefühl

Manche lieben Timer; andere bevorzugen manuelle Eingabe. Unterstützen Sie beides.

Für Timer halten Sie es praktikabel:

• Idle-Erkennung mit sanfter Abfrage: „Sie waren 12 Minuten weg — behalten, verwerfen oder teilen?"
• Konfigurierbare Rundungsregeln (pro Kunde oder Workspace): z. B. auf 6 Minuten, 15 Minuten oder keine Rundung. Speichern Sie immer die Originalzeit für Audits.
• Erinnerungen, die anstupsen, nicht nerven: End-of-Day „fehlende Zeit“-Hinweis, optionale Push-Notifications.

Timesheet-UX: wöchentliche Bereinigung schmerzfrei machen

Wöchentliche Timesheets sind entscheidend für Adoption.

Verwenden Sie eine Wochenansicht, die unterstützt:

• Massenbearbeitung (Projekt/Task über mehrere Zeilen ändern)
• Letzte Woche kopieren (dann anpassen)
• Inline-Validierung („Sie haben 6.5/8 Stunden heute")

Notizen optional, aber leicht hinzufügbar, wenn sie für die Rechnungsstellung erforderlich sind.

Mobile-Basics

Mobile braucht nicht jede Funktion. Fokus auf:

• Schnelles Bearbeiten heutiger Einträge
• Start/Stop-Timer
• Genehmigen/Ablehnen von Timesheets mit kurzem Kommentar

Wenn Genehmigungen wichtig sind, machen Sie sie in unter einer Minute machbar — sonst werden sie zum Flaschenhals für Billing.

Rollen, Berechtigungen und Genehmigungen planen

Wenn Agenturen nicht vertrauen, wer Zeit sehen, bearbeiten und genehmigen kann, trauen sie auch den Zahlen nicht. Rollen und Berechtigungen verhindern zudem „versehentliche Buchhaltung“ (z. B. ein Contractor, der genehmigte Timesheets des letzten Monats bearbeitet).

Mit wenigen Rollen starten

Die meisten Agenturen decken 95% der Bedürfnisse mit fünf Rollen:

• Admin: verwaltet Workspaces, Sicherheit, Integrationen, globale Ratecards
• Finance: prüft Genehmigungen, Exporte zu Buchhaltung, Zugriff auf Margen/Revenue-Ansichten
• Projektmanager: verwaltet Projekte, Budgets und Genehmigungen für ihre Projekte
• Member: erfasst Zeit und Auslagen für zugewiesene Projekte
• Contractor: ähnlich wie Member, aber mit eingeschränkter Sicht auf nur eigene Einträge

Vermeiden Sie in v1 einen vollständigen Custom Role Builder. Besser ein paar Toggles (z. B. „Kann Zeit genehmigen“, „Kann Finanzdaten sehen") für Randfälle.