Eine Schritt-für-Schritt‑Planung für eine Vertriebs-Web-App: Leads erfassen, Deals und Pipeline‑Stufen, Berechtigungen, Dashboards und Integrationen. Praktische Anleitung für nicht-technische Teams.
Bevor Sie einen einzigen Screen bauen, definieren Sie, welches Problem Ihre Vertriebs-Web-App lösen soll. Vertriebsteams scheitern selten wegen fehlender Features — sie scheitern eher, weil es an Klarheit fehlt: Wer ist wofür verantwortlich, was passiert als Nächstes und sind die Zahlen vertrauenswürdig?
Starten Sie mit einer kurzen Zielaussage, die an tägliche Schmerzen anknüpft:
Wenn Sie nicht die 2–3 wichtigsten Probleme nennen können, laufen Sie Gefahr, eine CRM-Basics-Kopie zu bauen, die niemand nutzt.
Listen Sie Ihre primären Nutzer und was sie in unter einer Minute erledigen müssen:
Designentscheidungen werden einfacher, wenn Sie einen „Primary User“ wählen. Für viele Teams ist das der Rep — Adoption treibt alles andere.
Wählen Sie Metriken, die echtes Verhalten widerspiegeln, nicht nur „wir haben’s ausgeliefert“:
Verknüpfen Sie jede Metrik mit einem konkreten Feature, das Sie liefern wollen (Aufgaben, Erinnerungen, Stage-Regeln, Dashboards), damit Sie prüfen können, was funktioniert.
Häufige Fehler, die Workflow und Adoption schaden:
Mit einem klaren Ziel, eindeutigen Nutzern und messbaren Ergebnissen hat jede spätere Entscheidung — Datenmodell, Pipeline-Stufen und Dashboards — einen festen Anker.
Ihr MVP ist die kleinste Version der Vertriebs-Web-App, die beweist, dass der Workflow Ende-zu-Ende funktioniert. Wenn ein Rep keinen neuen Lead ohne Workarounds zu einem geschlossenen Deal bringen kann, ist das MVP zu klein. Wenn Sie E‑Mail-Sync, AI-Vorschläge und ein komplettes Reporting liefern, bevor jemand die Pipeline genutzt hat, ist es zu groß.
Zielen Sie darauf ab, diese „Daily-Driver“-Aktionen zu unterstützen:
Ein praktisches MVP für die meisten Teams enthält: Lead- und Deal-Datensätze, Pipeline-Stufen, einfache Suche/Filter und Aktivitätsnotizen.
Funktionen, die oft warten können, bis die Adoption validiert ist:
Kurz und testbar:
Entscheiden Sie, was Ihr System von Tag 1 füttert: Website-Formulare, CSV-Imports und welche CRM-Integrationen für den Launch nötig sind. Das MVP sollte mindestens einen verlässlichen Intake-Pfad haben, damit neue Leads konsistent ankommen — nicht nur während Tests.
Bevor Sie Screens bauen, legen Sie fest, welche „Dinge“ Ihre App speichert und wie sie zusammenhängen. Ein sauberes Datenmodell hält Lead-Management und Pipeline konsistent, erleichtert Reporting und verhindert Chaos, wenn Ihr Team wächst.
Die meisten Sales-MVPs starten mit fünf Kernobjekten:
Aktivitäten sind der Klebstoff, der den Sales-Workflow nachverfolgbar macht.
Nutzen Sie einfache, realitätsnahe Beziehungen:
Praktische Regel: Kontakte können ohne Deal existieren; Deals sollten in der Regel an eine Firma und einen primären Kontakt gebunden sein.
Starten Sie nur mit dem, was Ihr Team wirklich nutzt:
Felder lassen sich später ergänzen; entfernte Felder sind schwerer rückgängig zu machen, nachdem Nutzer sie angenommen haben.
Duplikate sind unvermeidlich — planen Sie früh:
Diese Grundlage verhindert chaotische Daten lange bevor Sie Dashboards oder Integrationen bauen.
Ihre Pipeline ist die gemeinsame Wahrheit dafür, was ein Deal bedeutet und was als Nächstes passieren sollte. Wenn Stufen vage sind (oder jeder sie anders nutzt), werden Forecasts und Coaching schnell zur Schätzung.
Starten Sie mit einer kleinen Anzahl von Stufen, die dem tatsächlichen Verkaufsprozess entsprechen. Typische Beispiele: New, Qualified, Demo/Discovery, Proposal, Negotiation, Closed Won, Closed Lost.
Für jede Stage schreiben Sie zwei kurze Definitionen:
Halten Sie Kriterien beobachtbar, nicht gefühlsbasiert. Das macht Pipeline-Reviews schneller und konsistenter.
Die App sollte Reps dazu leiten, vollständige und nutzbare Datensätze zu erzeugen. Fügen Sie leichte Validierungen beim Vorwärtsbewegen eines Deals hinzu, wie z. B.:
Diese Regeln verhindern eine „grüne“ Pipeline voller unvollständiger Deals.
Wenn Ihr Prozess nach Team, Produkt oder Region variiert, denken Sie über separate Pipelines nach. Das Ziel ist Genauigkeit, nicht Komplexität. Trennen Sie nur, wenn sich Stufen oder Definitionen wirklich unterscheiden; sonst nutzen Sie Felder wie „Produktlinie“ fürs Reporting.
Beim Closing sollten Sie einen Grund verlangen (optional mit Konkurrenzangabe). Über die Zeit liefert das bessere Reports, kohärenteres Coaching und realistischere Forecasts — ohne zusätzliche Meetings.
Eine Vertriebs-Web-App lebt oder stirbt daran, wie schnell Leute von „neuem Lead“ zur „nächsten Aktion“ kommen. Entwerfen Sie die Erfahrung um tägliche Gewohnheiten: heutige Aufgaben prüfen, Pipeline scannen, Datensatz aktualisieren, weitermachen.
Halten Sie die Hauptnavigation eng und konsistent:
Wenn Sie später mehr hinzufügen, verstecken Sie es unter „Mehr“, statt das Top-Level-Menü aufzublähen.
Beginnen Sie mit Screens, die stündlich berührt werden:
Vertriebsleute müssen Datensätze schnell finden und aktualisieren:
Fügen Sie tastaturfreundliche Aktionen hinzu (z. B. N für neu, / zum Fokus der Suche), damit Power-User Updates zügig durchführen.
Authentifizierung und Zugriffskontrolle entscheiden, ob Ihre App vertrauenswürdig oder riskant wirkt. Halten Sie es anfangs einfach, aber machen Sie Regeln explizit, damit nicht versehentlich „jeder alles sehen kann“.
Die meisten Teams starten mit drei Rollen:
Widerstehen Sie dem Drang, zu viele Rollen früh hinzuzufügen. Zusätzliche Rollen kaschieren oft unklare Prozesse statt sie zu lösen.
Definieren Sie Berechtigungen in zwei Schichten:
So verhindern Sie unangenehme Workarounds, bei denen wichtige Infos in Notizen oder Tabellen landen, weil die App zu viel offenlegt.
Entscheiden Sie, welche Datensätze:
Ein gängiger Ansatz: Leads können team-geteilt sein, während Deals standardmäßig privat sind, mit einer Option „mit Team teilen“.
Sales-Teams brauchen Vertrauen in die Zahlen. Protokollieren Sie Audit-Historien für wichtige Updates wie Stage-Änderungen, Betragsänderungen und Owner‑Reassignments. Zeigen Sie wer was wann geändert hat, und machen Sie es Managern einfach, dies in Pipeline-Checks zu prüfen.
Lead-Management entscheidet, ob Ihre App Zeit spart oder Mehrarbeit schafft. Ziel: neue Leads schnell ins System bekommen, an die richtige Person routen und klar machen, was als Nächstes passieren muss.
Unterstützen Sie ein paar verlässliche Quellen von Tag 1:
Praktische Regel: Jeder Lead sollte mindestens einen Owner, eine Quelle und einen Status haben — sonst geht er verloren.
Sie brauchen keine komplexen Routings am Anfang, aber Konsistenz ist wichtig. Gängige Muster:
Fügen Sie eine klare Audit-Spur hinzu: Bei Owner-Wechsel protokollieren Sie, wer wann warum geändert hat.
Nutzen Sie eine kleine Anzahl von Status, die das tatsächliche Verhalten der Reps abbilden:
Beim Disqualifizieren ein kurzes Reason verlangen; das verbessert später die Reports ohne großen Aufwand.
Definieren Sie einen One‑Click-Konvertierungsfluss:
Führen Sie während der Konversion Dupe-Checks (gleiche E‑Mail, Domain oder Firmenname) durch, damit die Kundenhistorie nicht fragmentiert wird.
Deal-Management ist der Punkt, an dem Ihre App vom Datenspeicher zum täglichen Arbeitswerkzeug wird. Ziel: Deals mühelos erstellen, in Bewegung halten und „Was passiert als Nächstes“ schwer zu übersehen machen.
Unterstützen Sie zwei Einstiegspunkte:
Beim Konvertieren eines Leads vermeiden Sie stille Duplikate: Der Deal sollte auf den bestehenden Kontakt/Firma verweisen, nicht heimlich neue anlegen.
Verschiedene Leute arbeiten unterschiedlich — bieten Sie beides an:
Bei Stage-Änderungen automatisch protokollieren (wer, wann, von → zu). Diese Historie ist essenziell für Coaching und Forecasting.
Um die Pipeline ehrlich zu halten, fordern Sie zwei Felder beim Erstellen oder Vorwärtsbewegen eines Deals:
Wenn ein Rep ohne diese Angaben weitermachen will, zeigen Sie ein klares Inline-Prompt. Machen Sie es hilfreich: Schlagen Sie pro Stage häufige Next Steps vor.
Jeder Deal sollte eine chronologische Timeline haben, die zusammenführt:
Das erleichtert Deal-Handoffs und reduziert „Was ist hier der Kontext?“-Nachrichten. Bonus: Aktivität von überall hinzufügen und mit einem Klick dem richtigen Deal zuordnen.
Aufgaben sind das Bindeglied zwischen Pipeline und echter Arbeit. Ohne sie bewegen sich Deals zwar in der App, aber Follow-ups kommen zu spät — oder gar nicht. Halten Sie das Feature einfach, schnell nutzbar und direkt an Leads/Deals gebunden.
Starten Sie mit wenigen Aufgabentypen, die Reps wirklich nutzen: Call, E‑Mail, Meeting, Demo und Follow‑up. Jede Aufgabe braucht Fälligkeitsdatum/-zeit, Owner und Link zu Lead oder Deal (plus zugehörigem Kontakt).
Fügen Sie eine Tagesagenda hinzu, die eine Frage beantwortet: „Was muss ich heute tun?“
Erinnerungen sollen vorhersehbar und anpassbar sein. Bieten Sie Standardwerte (z. B. 15 Minuten vorher, 1 Stunde vorher, zur Fälligkeit) und erlauben Sie Nutzern, pro Aufgabe abzuwählen. Kombinieren Sie Erinnerungen mit einer Inbox-ähnlichen Benachrichtigungsliste, damit Leute nach Meetings aufholen können.
Eine wirkungsvolle Regel: Wenn ein Deal eine Stage betritt, erstelle eine Aufgabe. Beispiel:
Halten Sie Automationsvorlagen admin-verwaltbar, damit der Prozess konsistent bleibt.
Konzentrieren Sie sich auf wenige Signale, die Umsatz schützen:
Wenn Speed-to-Lead wichtig ist, erzwingen Sie es per SLA: „Neue Leads müssen innerhalb von X Stunden kontaktiert werden.“ Zeigen Sie einen SLA-Timer beim Lead, warnen Sie den Owner vor Ablauf und eskalieren Sie (Manager benachrichtigen oder Zuweisung ändern), wenn das SLA gebrochen wird. So wird „Best Practice“ zur messbaren Gewohnheit.
Dashboards und Reports sollten ein paar Alltagsfragen schnell beantworten: „Was steht in der Pipeline?“, „Was hat sich diese Woche geändert?“ und „Sind wir auf Kurs?“ Halten Sie die erste Version einfach und konsistent, und bauen Sie Tiefe nur aus, wenn Teams sie wirklich nutzen.
Starten Sie mit einer einzigen „Pipeline Overview“-Ansicht, die für Manager und einzelne Reps funktioniert.
Enthalten Sie einige Kern-Widgets:
Filter leicht zugänglich machen: Zeitraum, Owner, Team, Pipeline und Produktlinie (falls relevant). „Meine Pipeline“ sollte mit einem Klick erreichbar sein.
Eine schlanke Web-App kann nützliche Forecasts bieten, ohne komplexe KI.
Weighted Pipeline multipliziert Deal-Beträge mit einer Stage‑Wahrscheinlichkeit (z. B. Proposal 50%, Negotiation 75%). Einfach zu erklären und gut für Trend-Tracking.
Commit / Best‑Case lässt Reps Kontrolle: Jedem Deal kann Commit, Best‑Case oder Pipeline zugewiesen werden; Manager aggregieren diese nach Woche/Monat, um konservative vs. optimistische Projektionen zu vergleichen.
Wenn Sie Weighted-Forecasting anbieten, erlauben Sie, Stage-Wahrscheinlichkeiten pro Pipeline konfigurierbar zu machen.
Tracken Sie Basistypen (Calls, E‑Mails, Meetings) und reporten Sie:
Das hilft Managern zu coachen, nicht nur zu auditieren.
Bieten Sie CSV-Export für jede Tabellenansicht (Pipeline-Liste, Aktivitätslog, Closed‑Won-Deals). Falls nötig, fügen Sie geplante E‑Mail-Reports hinzu (z. B. Montag: Pipeline-Summary) mit einfachem Subscribe/Unsubscribe und Link zurück zum Live-Report.
Designen Sie Reports als „gespeicherte Ansichten“, damit Nutzer Filter wiederverwenden können, ohne alles neu aufzubauen.
Integrationen sind der Punkt, an dem eine App Zeit spart — oder mehr Arbeit schafft. Legen Sie vor dem Bauen fest, welche Daten in Ihrer App erstellt werden vs. aus anderen Systemen synchronisiert werden, und definieren Sie eine Quelle der Wahrheit für jedes Feld (Owner, Firmenname, Deal-Betrag etc.). Das verhindert stille Überschreibungen und verwirrende Duplikate.
Vertrieb lebt im Postfach und Kalender. Ziel: wichtige Aktivitäten automatisch oder mit einem Klick protokollieren. Wenn Full‑Sync für ein MVP zu groß ist, starten Sie mit: E‑Mail-Weiterleitung zum Erstellen von Aktivitäten, Kalender-Event-Import und einer einfachen „Call/Meeting protokollieren“-Aktion, die an Kontakt oder Deal geknüpft ist.
Listen Sie Lead-Quellen: Webformulare, Chat-Widgets, Webinar-Tools, Ad-Plattformen, Partnerlisten. Entscheiden Sie, was bei Ankunft passieren soll:
Behandeln Sie Enrichment als „nice-to-have“, es sei denn, es verbessert direkt die Qualifikation.
Wenn ein Deal closed-won wird, sollte Ihre App den Staffelstab übergeben. Definieren Sie, was an Billing/Contract-Tools gesendet wird (rechtliche Entität, Billing-Contacts, Produkte, Zahlungsbedingungen) und wann (sofort beim Close oder nach Freigabe). Machen Sie den Handoff auditierbar mit einem Status wie „An Finance gesendet" und einem Zeitstempel.
Bevorzugen Sie APIs zum Lesen/Schreiben und Webhooks für Echtzeit‑Events (neuer Lead, Stage-Änderung, Closed‑Won). Planen Sie dennoch Import/Export (CSV) als sicheres Fallback für Randfälle, Migrationen und Wiederherstellung.
Wenn Sie eine einfache Dokumentationsmöglichkeit wollen, fügen Sie eine interne Seite wie /blog/data-flow-checklist für Ihr Team hinzu.
Die Wahl der Technologie ist weniger Trend‑Jagd als die Entscheidung für etwas, das Ihr Team ohne Drama liefern, betreiben und verbessern kann.
Für die meisten Sales-Web-Apps starten Sie mit drei klaren Teilen: Web-Frontend, Backend-API und Datenbank.
Dieses Setup hält die App wartbar und erleichtert spätere Integrationen ohne Komplettrewrite.
Wenn Sie die erste lauffähige Version beschleunigen wollen, kann eine sogenannte Vibe‑Coding‑Plattform wie Koder.ai ein praktischer Shortcut sein: Sie beschreiben den Workflow (Leads → Qualifikation → Deals → Pipeline → Tasks) im Chat, und sie hilft, einen produktionsreifen Stack (React-Frontend, Go-Backend, PostgreSQL) mit denselben Bausteinen zu generieren — plus Komfortfunktionen wie Planning Mode, Source‑Code‑Export und Snapshots/Rollback für sichere Iteration.
Stimmen Sie früh auf Grundlagen ab:
Vertriebsdaten sind sensibel. Starten Sie mit den Basics:
Wenn Sie für mehrere Regionen bauen, planen Sie auch den Hosting‑Ort. Einige Plattformen (inkl. Koder.ai) laufen global auf AWS und können in verschiedenen Ländern deployen, um Data‑Residency-Anforderungen zu unterstützen — nützlich, wenn Ihre Sales‑Organisation mehrere Jurisdiktionen abdeckt.
Testen Sie so, wie die Pipeline tatsächlich genutzt wird:
Für den Rollout starten Sie mit einem Pilot-Team, führen eine kurze Trainings-Checkliste durch und etablieren eine wöchentliche Feedback‑Schleife. Verbessern Sie in vorhersehbaren Releases (z. B. alle 1–2 Wochen), damit Reps darauf vertrauen, dass die App kontinuierlich besser wird.
Beginnen Sie mit einem 1–2 Sätze langen Ziel, das an tägliche Schmerzpunkte anknüpft, z. B. bessere Pipeline-Transparenz, weniger verpasste Follow-ups oder vertrauenswürdige Forecasts.
Wählen Sie dann einen Hauptnutzer (oft der Sales-Rep) und definieren Sie 2–3 messbare Erfolgskriterien (z. B. % der Reps, die Deals wöchentlich aktualisieren; Reduktion überfälliger Aufgaben; Zeit vom Meeting bis zur Stage-Aktualisierung).
Ihr MVP muss den kompletten Workflow von neuem Lead bis Closed Won/Lost ohne Workarounds unterstützen.
Ein praktisches MVP umfasst meist:
Verschieben Sie aufgeschobene Funktionen wie E-Mail-Sync, AI-Scoring, komplexe Automationen und umfangreiche Report-Builder, bis die Adoption bewiesen ist.
Beginnen Sie mit Kernobjekten und einfachen Beziehungen:
Halten Sie die Mindestfelder klein (Owner, Status/Stage, Betrag/Close-Datum für Deals) und fügen Sie Felder nur hinzu, wenn Berichte es wirklich benötigen.
Planen Sie Deduplizierung von Anfang an:
So verhindern Sie fragmentierte Historien und unzuverlässige Reports später.
Definieren Sie eine kleine Anzahl von Stufen, die der Realität entsprechen (z. B. New → Qualified → Discovery → Proposal → Negotiation → Closed Won/Lost).
Für jede Stage schreiben Sie:
Fügen Sie leichte Validierungen hinzu (Betrag, Close-Datum, Next Step, Next Step Date), damit Pipeline konsistent und forecastfähig bleibt.
Beginnen Sie mit drei Rollen (Rep, Manager, Admin) und machen Sie Zugriffsregeln explizit.
Setzen Sie Berechtigungen in zwei Ebenen um:
Fügen Sie außerdem eine Audit-Historie für kritische Änderungen (Stage, Betrag, Owner) hinzu, damit Teams den Zahlen vertrauen können.
Wählen Sie einige zuverlässige Intake-Methoden:
Jeder Lead sollte Owner, Source und Status haben. Für die Zuweisung starten Sie mit Round‑Robin, Gebietsregeln oder einer unassigned Inbox und protokollieren Ownership-Änderungen mit Begründung.
Verlangen Sie einen Next Step und ein Follow-up-Datum, wenn ein Deal erstellt oder vorangebracht wird.
Ergänzen Sie einfache Automationen, die Arbeit sparen:
So halten Sie Deals in Bewegung, ohne Notifications zur Belästigung werden zu lassen.
Zwei leichte Forecast-Optionen funktionieren gut früh:
Halten Sie Filter offensichtlich (Zeitraum, Owner, Team) und fügen Sie “stalled deals”-Ansichten hinzu, damit Manager handeln können, statt nur zu beobachten.
Definieren Sie vor dem Sync für jedes Schlüssel-Feld die Quelle der Wahrheit (Owner, Firmenname, Deal-Betrag), bevor Sie Daten synchronisieren.
Für ein MVP erwägen Sie leichtere Optionen:
Behalten Sie CSV-Import/Export als Fallback und dokumentieren Sie Entscheidungen intern (z. B. in einer Checkliste unter /blog/data-flow-checklist).
