Apprenez à planifier et construire une application web qui aide les agences digitales à suivre les heures facturables, les budgets, l'utilisation et la vraie rentabilité des projets avec des rapports clairs.
Avant de concevoir des écrans ou de choisir une base de données, précisez ce que signifie « succès » pour les personnes qui vivront dans l'app au quotidien. Les agences échouent au suivi du temps moins parce qu'il manque des fonctionnalités que parce que l'objectif est flou.
Les propriétaires d'agence veulent de la confiance : « Est-ce qu'on gagne vraiment de l'argent sur ce retainer ? » Ils ont besoin d'agrégats par client, équipe et mois.
Les chefs de projet ont besoin de contrôle et de rapidité : suivre la consommation vs le budget, repérer tôt le scope creep, et obtenir les feuilles de temps approuvées à temps.
Les membres d'équipe (et contractuels) veulent de la simplicité : saisir le temps rapidement, comprendre contre quoi le suivre, et éviter les relances pour entrées manquantes.
Commencez par des résultats mesurables :
Au minimum, la rentabilité est :
Revenu (facturé ou reconnu) moins coût de la main-d'œuvre (taux de coût internes pour employés + frais des contractuels) moins allocation des frais généraux (optionnel au début, mais important pour les vraies marges).
Même si vous ne modélisez pas les frais généraux dès le jour 1, décidez si vous visez une marge projet (main-d'œuvre directe seulement) ou une vraie marge (inclut les frais généraux). Le nommer dès le départ évite des rapports confus plus tard.
Les tableurs et minuteurs séparés mènent souvent à des catégories incohérentes, des approbations manquantes et des versions de la « vérité » qui diffèrent. Le résultat est prévisible : heures sous-facturées, facturation tardive, et rapports de rentabilité auxquels personne ne fait confiance pour agir.
Avant de concevoir l'UI, cartographiez comment le travail circule réellement dans une agence — de « nous devons suivre le temps » à « nous avons facturé et revu les marges ». Si votre app s’adapte aux habitudes existantes, l’adoption est plus facile et la qualité des données s’améliore.
La plupart des agences utilisent un mélange de suivi par minuteur (bon pour le travail concentré et des démarrages/arrêts précis) et de saisie manuelle (courante après des réunions, changements de contexte, ou travail mobile). Supportez les deux et laissez les équipes choisir.
Décidez aussi si votre flux privilégie la saisie quotidienne (meilleure précision, moins de panique en fin de semaine) ou les feuilles hebdomadaires (courantes dans les agences avec approbations). Beaucoup d'équipes veulent des rappels quotidiens mais une étape de soumission hebdomadaire.
Le suivi du temps ne fonctionne que si les projets sont configurés selon la façon dont les agences tarifient :
Pendant la cartographie, notez qui crée les clients/projets (ops, PMs, responsables comptes) et ce dont ils ont besoin : lignes de service, rôles, emplacements, ou grilles tarifaires.
Les approbations ont lieu selon une cadence prévisible (hebdomadaire ou bimensuelle). Clarifiez :
Les agences regardent couramment les marges par projet, client, ligne de service et personne. Cartographier ces attentes de reporting tôt évite des retouches plus tard — car cela dicte quelles métadonnées doivent être capturées au moment de la saisie, pas après coup.
Votre modèle de données est le contrat entre votre produit, les rapports et les factures. Si vous le faites bien tôt, vous pouvez changer l'UI et les workflows plus tard sans casser la logique de rentabilité.
Commencez par un petit ensemble d’objets bien reliés :
Chaque rapport pertinent dépend en fin de compte des entrées de temps. Au minimum, stockez :
Capturez aussi les clés étrangères : personne, projet, tâche/activité — et incluez des timestamps immuables created_at/updated_at pour l’auditabilité.
Les agences n'utilisent rarement un taux horaire unique. Modélisez les taux pour qu'ils puissent se surcharger :
Règle pratique : stocker le taux appliqué sur l'entrée de temps au moment de l'approbation afin que les factures ne changent pas quand les cartes tarifaires sont modifiées.
La rentabilité nécessite des coûts, pas seulement des factures :
Avec ces éléments, vous pouvez calculer revenu, coût et marge sans forcer les agences dans un workflow rigide.
Si votre application de suivi du temps ne fonctionne que pour la facturation horaire, les gens la détourneront pour coller à la réalité — généralement avec des tableurs et des notes manuelles. Les agences gèrent couramment un portefeuille mixte (horaire, forfait, rétainer), donc votre app doit supporter les trois sans changer la façon de saisir le temps.
Le travail horaire est simple en théorie : temps facturable × taux. La partie délicate est la variation des taux.
Supportez des grilles tarifaires par rôle (Designer, PM), par personne, par client ou par projet. Ajoutez ensuite des ajustements contrôlés :
Cela maintient la précision du suivi des heures facturables tout en permettant aux équipes comptes de correspondre aux attentes clients.
Les projets au forfait réussissent ou échouent selon la rapidité à laquelle vous consommez le budget. Ici, le suivi du temps sert aussi au pilotage du budget et à l’alerte précoce.
Modélisez un projet au forfait avec :
Puis montrez la « consommation vs budget » dans le temps : consommation semaine par semaine, prévision à la fin, et comment la marge du projet évolue quand le scope change. Rendre évident quand un projet est profitable aujourd'hui mais dérive.
Les rétainers sont récurrents et riches en règles. Votre outil doit permettre de définir une allocation mensuelle (ex. 40 h/mois), puis définir ce qui se passe en fin de mois :
Quand le temps dépasse l'allocation, prenez en charge les dépassements facturés à un taux défini (souvent différent de la grille tarifaire standard). Rendez les calculs transparents pour que les clients fassent confiance aux totaux.
Les agences ont besoin de catégories non facturables comme travail interne, préventes, admin et formation. Ne les cachez pas — traitez-les comme des types de temps de première classe. Ils alimentent le taux d'utilisation et le reporting agence, et expliquent pourquoi « occupé » ne veut pas toujours dire « rentable ».
Une app temps + rentabilité réussit quand tout le monde fait confiance aux chiffres. Cela signifie choisir un petit ensemble de métriques, les définir une fois, et utiliser les mêmes formules partout (feuilles de temps, vues projet et rapports).
Commencez par trois champs que chaque agence comprend :
Formules :
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (ou billable_amount ÷ billable_hours pour du time & materials)L'EHR est un bon indicateur de « sanity check » : si deux projets ont la même grille tarifaire mais un EHR très différent, quelque chose cloche (scope creep, remises, annulations).
La rentabilité nécessite le coût, pas seulement le revenu. Simplifiez et incluez d'abord uniquement la main-d'œuvre :
internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenueDéfinissez le coût interne comme un taux horaire (salaire + taxes + avantages, répartis en taux horaire) afin que l'app puisse le calculer automatiquement à partir des feuilles de temps.
L'utilisation embrouille souvent les équipes, donc définissez explicitement les « heures disponibles ».
billable_hours ÷ available_hoursDocumentez cette définition dans l'app pour que les rapports ne tournent pas en débats.
Suivez les budgets en heures et en argent :
actual_hours − budget_hoursactual_revenue_or_cost − budgeted_revenue_or_costDéclenchez des alertes simples à des seuils (par exemple : 80% consommé, puis 100% dépassé) pour que les PMs agissent avant que les marges ne disparaissent.
Si la saisie du temps ressemble à de la paperasse, les gens l'éviteront — ou la rempliront le vendredi soir en devinant. L'objectif est de rendre la saisie du temps plus rapide que la procrastination, tout en produisant des données fiables pour la facturation et la rentabilité.
Priorisez la vitesse plutôt que les visuels sophistiqués. Un bon défaut est « une ligne = une entrée » avec projet, tâche/activité, durée et note optionnelle.
Rendez les actions courantes quasi instantanées :
Certaines personnes adorent les minuteurs ; d'autres préfèrent la saisie manuelle. Supportez les deux.
Pour les minuteurs, gardez le pratique :
Les feuilles de temps hebdomadaires sont là où l’adoption se gagne.
Utilisez une vue semaine qui prend en charge :
Gardez les notes optionnelles mais faciles à ajouter quand elles sont requises pour la facturation.
Le mobile n’a pas besoin de toutes les fonctionnalités. Concentrez-vous sur :
Si les approbations comptent, rendez-les réalisables en moins d'une minute — sinon elles bloqueront la facturation.
Si les agences ne font pas confiance à qui peut voir, modifier et approuver le temps, elles ne feront pas confiance aux chiffres. Les rôles et permissions sont aussi là pour prévenir la « comptabilité accidentelle » (par ex. un contractuel qui modifie une feuille approuvée du mois dernier).
La plupart des agences couvrent 95% des besoins avec cinq rôles :
Évitez de créer un « générateur de rôles personnalisé » en v1. Ajoutez plutôt quelques bascules (ex. « Peut approuver le temps », « Peut voir les données financières ») pour les cas limites.
Les approbations doivent imposer de la cohérence sans ralentir les gens :
Les agences ont souvent besoin de limites de confidentialité. Supportez l’accès au niveau projet (assigné vs non assigné) et une permission distincte pour la visibilité financière (taux, coût, marge). Beaucoup d'équipes veulent que les PMs voient les heures sans voir les taux de paiement.
Fournissez email/mot de passe avec de bons flux de réinitialisation en baseline. Ajoutez SSO (Google/Microsoft) quand vous visez des équipes plus grandes. Imposer des sessions sécurisées (tokens courts, déconnexion d'appareils, 2FA optionnel) pour que les approbations et rapports financiers ne soient pas exposés si un appareil est perdu.
Les heures ne sont « facturables » que lorsqu'elles peuvent alimenter une facture compréhensible par le client. La meilleure façon d’éviter la double saisie est de traiter le temps comme la source unique de vérité : on saisit le travail une fois, et tout l’aval (facturation, ajustements, exports, intégrations) référence ces mêmes entrées.
Concevez vos données de feuille de temps pour qu'elles puissent être exportées exactement comme les équipes finances fabriquent des factures. Fournissez des exports prêts pour facturation pouvant être groupés et sous-totaux par client → projet → personne → tâche (et optionnellement par plage de dates).
Une approche pratique est d’ajouter un simple « statut de facturation » à chaque entrée (par ex. Draft, Ready, Invoiced) et une « référence de facturation » une fois poussée en facturation. Cela vous donne de la traçabilité sans copier des données dans plusieurs systèmes.
Si votre produit inclut déjà le suivi du temps, montrez comment la facturation s’y rattache (par ex. depuis /features/time-tracking vers une vue « Prépa facture ») afin que les utilisateurs voient le flux de bout en bout.
Les agences ajustent souvent le temps : changements de périmètre, remises commercialess, erreurs internes. Ne cachez pas cela — modélisez-le.
Permettez des write-offs et ajustements au niveau de la ligne (ou comme ajustement de facture) et exigez un code raison tel que Hors périmètre, Demande client, Retrait interne, ou Remise. Cela aide à expliquer les variations de marge ensuite et facilite les conversations client.
Beaucoup d'agences utilisent déjà des outils comptables ou de facturation. Proposez des options d’intégration via :
Pour les petites équipes, fournissez aussi des exports CSV/XLSX propres ; pour les équipes en croissance, renvoyez-les vers les plans et capacités d’intégration sur /pricing.
Une app de suivi du temps pour agences vit ou meurt sur la confiance : les totaux doivent coller, les modifications doivent être traçables, et les rapports doivent correspondre aux factures. Choisissez des composants fiables qui facilitent précision et maintenabilité.
Si vous voulez un prototype fonctionnel rapidement, une plateforme de type vibe-coding comme Koder.ai peut vous aider à générer une app React avec un backend Go + PostgreSQL à partir d’un chat structuré — utile pour valider workflow, modèle de données et rapports avant d’investir fortement dans le polish UI personnalisé.
Utilisez une base relationnelle (PostgreSQL est un choix courant) car le suivi des heures facturables repose sur des relations propres : personnes → projets → tâches → entrées de temps → approbations → factures.
Structurez les tables pour pouvoir répondre à « Que pensions-nous être vrai à ce moment-là ? » Par exemple :
Gardez les endpoints simples et prévisibles :
Ajoutez l'idempotence pour les créations et des erreurs de validation claires — les gens saisiront des heures depuis plusieurs appareils.
Priorisez quatre expériences : une feuille de temps rapide, une file d'approbation manager, un tableau de bord projet (budget + consommation), et du reporting avec filtres qui reflètent les besoins de reporting agence.
Utilisez une file de jobs pour les emails/Slack de rappel, exports programmés, recalculs de rapports en cache, et contrôles de qualité nocturnes (taux manquants, feuilles non approuvées, dépassements de budget).
Les agences n'échouent pas à suivre la rentabilité parce qu'il manque des fonctionnalités — elles échouent parce que l'app est trop difficile à adopter. Commencez par un petit MVP qui colle aux habitudes, puis ajoutez de la profondeur une fois la qualité des données et les habitudes en place.
Un système vide tue l'élan. Livrez (ou générez) des données seed pour qu'un workspace puisse cliquer et comprendre le modèle :
Cela réduit le temps d'onboarding et rend les démos concrètes.
Votre MVP doit livrer une boucle fermée : saisir le temps → approuver les feuilles → voir les marges.
Inclure :
Rendez le rapport de marge prescriptif : un écran, quelques filtres, et une définition claire du « coût » et du « revenu ». Vous pourrez ajouter de la nuance plus tard.
Si vous construisez vite, envisagez d'utiliser le Planning Mode de Koder.ai pour esquisser entités, permissions et règles d'approbation, puis générer l'app initiale et itérer. Vous pouvez aussi exporter le code source plus tard si vous voulez passer à une pipeline entièrement personnalisée.
Une fois que les équipes soumettent et approuvent régulièrement le temps, ajoutez des outils prospectifs :
Après que le workflow cœur est fiable, étendez sans alourdir l'UI :
Règle pratique : chaque nouvelle fonctionnalité doit soit améliorer la précision des données soit réduire le temps passé à maintenir le système.
Lancer une app de temps et rentabilité n'est pas seulement une question de fonctionnalités. Les plus grandes menaces à la confiance sont subtiles : « mes heures ont changé », « le rapport est lent », ou « pourquoi vous stockez ça ? ». Traitez ces risques tôt pour que les agences se sentent en sécurité à déployer l'outil à l’échelle.
Le suivi du temps nécessite rarement des données personnelles sensibles. Gardez les profils utilisateurs minimaux (nom, email, rôle) et évitez de collecter ce que vous ne pouvez pas justifier clairement.
Ajoutez des contrôles de rétention dès le départ : permettre aux admins de définir la durée de conservation des entrées brutes, approbations et factures (souvent règles différentes). Facilitez les exports pour audits, et fournissez un moyen clair de supprimer ou anonymiser les données des contractuels partis tout en préservant les totaux financiers.
Les petites « bizarreries mathématiques » créent de gros litiges. Décidez et documentez vos règles :
Pensez aussi aux sessions fusionnées (stop/start), entrées qui se chevauchent, et ce qui se passe si un utilisateur change l'heure de son appareil.
Les agences consultent des vues hebdomadaires et mensuelles — utilisation, marge projet, rentabilité client. Si chaque tableau de bord recharge en recalculant les totaux depuis les entrées brutes, vous atteindrez vite une limite.
Utilisez des pré-agrégations pour les découpes courantes (par jour/semaine, projet, personne) et mettez-les à jour de façon incrémentale quand les entrées changent. Gardez les recalculs coûteux « what-if » séparés du chemin principal de reporting.
Toute modification affectant de l'argent doit être traçable : modifications d'entrée, mises à jour de cartes tarifaires, changements de budget, write-offs et approbations. Capturez l'acteur, le timestamp, la valeur précédente, la nouvelle valeur et une note de raison.
Ce n'est pas seulement pour la conformité — c'est la façon de résoudre rapidement les litiges et de garder les managers confiants dans les chiffres.
Une app de suivi du temps réussit ou échoue dans les premières semaines. Traitez le lancement comme un projet de changement de comportement : réduisez la friction, fixez des attentes, et rendez les progrès visibles aux personnes qui font le travail.
Commencez par un plan de migration clair : quelles données doivent migrer (clients, projets, utilisateurs, cartes tarifaires), ce qui peut repartir à zéro (feuilles historiques), et qui signe la validation.
Préparez des templates et des valeurs par défaut intelligentes pour éviter les formulaires vides :
Faites un pilote court avec une équipe pour un cycle de facturation, puis déployez à l’agence. Fournissez un guide « comment saisir le temps en 60 secondes » dans l'app (par ex. sur /help).
Utilisez l'automatisation douce pour créer des habitudes :
Rendez les approbations légères : un manager doit pouvoir approuver une semaine en quelques minutes, avec des commentaires seulement quand quelque chose cloche.
Suivez un petit ensemble de signaux opérationnels :
Dans le premier mois, priorisez la suppression des frictions : moins de champs obligatoires, meilleurs défauts, saisie plus rapide. Ensuite, automatisez les parties répétitives — tâches suggérées, minuteurs reportés, alertes d’anomalies — à partir de vrais patterns d’usage plutôt que d’hypothèses.
Commencez par définir les résultats que vous voulez améliorer :
Si vous ne pouvez pas mesurer le « succès », les équipes se disputeront sur les fonctionnalités au lieu d’améliorer les comportements.
Concevez pour trois groupes ayant des motivations différentes :
Lorsque ces besoins entrent en conflit, favorisez l’UX quotidienne pour les personnes qui doivent saisir le temps, et concentrez la complexité de gestion dans les rapports et les permissions.
Au minimum, stockez :
Décidez tôt si vous affichez la marge projet (main-d'œuvre directe seulement) ou la vraie marge (inclut les frais généraux) pour éviter des rapports contradictoires ultérieurement.
Parce qu'ils créent plusieurs « versions de la vérité » :
Un système unique avec des workflows clairs (saisir → soumettre → approuver → facturer/exporter) évite la sous-facturation et rend les rapports de rentabilité fiables.
Un flux v1 pratique :
Cela vous donne des données propres pour la facturation et le reporting sans imposer un unique style de saisie à tout le monde.
Gardez les entités de base simples et bien liées :
Si les rapports sont une priorité, capturez les métadonnées nécessaires au moment de la saisie (projet, tâche/type, personne) plutôt que d’essayer de « réparer » en reporting.
Modélisez les taux avec des règles d'override claires, puis « figez » le taux appliqué sur l'entrée de temps approuvée :
Stockez le taux facturé appliqué (et éventuellement le taux de coût) sur l'entrée de temps au moment de l'approbation pour que les factures ne changent pas quand les cartes de tarifs sont mises à jour.
Prenez en charge les trois sans changer la façon dont les gens saisissent le temps :
La clé est de séparer la saisie du temps de la tarification et du reporting.
Choisissez un petit ensemble et définissez-les une fois :
Concentrez-vous sur un MVP qui prouve une boucle : saisir le temps → approuver → voir les marges.
Incluez :
Une fois que les équipes font confiance au cœur, ajoutez prévision, automatisations et intégrations (et documentez dans /help et /pricing).
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (ou billable_amount ÷ billable_hours)internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenuebillable_hours ÷ available_hours (définir « disponible » explicitement)Puis utilisez les mêmes définitions dans les feuilles de temps, les vues projet et les rapports pour éviter les débats.