Apprenez à planifier, concevoir et construire une application web pour les équipes RH afin de gérer les étapes du pipeline, la planification des entretiens, les retours, les permissions, les intégrations et le reporting.
Avant de dessiner des écrans ou de choisir une stack technique, précisez pour qui vous construisez et quelle douleur vous retirez. Les équipes RH, les recruteurs, les hiring managers et les intervieweurs vivent souvent le même processus de recrutement très différemment — et une application « one size fits all » finit souvent par ne satisfaire personne.
Écrivez une courte phrase-problème qui décrit les frictions actuelles :
Visez quelque chose de concret comme : « Les hiring managers ne voient pas où en sont les candidats et la coordination des entretiens prend trop de temps. »
« Pipeline » peut signifier une liste d'étapes simple (Postulé → Screening → Onsite → Offre) ou un workflow plus détaillé qui varie selon le rôle ou le site. De même, la « gestion des entretiens » peut inclure uniquement la planification, ou aussi la préparation (qui interviewe, quoi couvrir), la collecte de retours et la prise de décision finale.
Capturez les définitions avec quelques exemples réels :
Comparez la construction à un système de suivi des candidatures que vous pourriez configurer. Construire est généralement justifié quand vous avez besoin d’un workflow unique, d’intégrations plus serrées ou d’une expérience simplifiée pour une taille d’entreprise spécifique.
Si vous construisez, notez ce qui rend votre application significativement différente (par exemple : « moins de boucles de planification » ou « visibilité orientée manager »).
Choisissez 3–5 métriques liées au travail quotidien, par exemple :
Ces objectifs guideront des choix ultérieurs comme les permissions, la planification et l'analytics (voir /blog/create-reporting-and-analytics-hr-will-trust).
Avant de concevoir des écrans ou de choisir des fonctionnalités, clarifiez comment le recrutement progresse réellement dans votre organisation. Un workflow bien cartographié évite les « étapes mystères », les noms d'étapes incohérents et les candidats en attente.
La plupart des équipes suivent un chemin principal comme : sourcing → screening → entretiens → offre. Écrivez ce flux et définissez ce que « fait » signifie pour chaque étape (par exemple, « Screening terminé » peut signifier qu’un screening téléphonique est enregistré et qu’une décision passer/échouer est notée).
Gardez les noms d'étapes orientés action et précis. « Entretien » est vague ; « Entretien Hiring Manager » et « Entretien en panel » sont plus clairs et plus faciles à reporter.
Différents départements auront besoin d'étapes différentes. Les ventes peuvent inclure un jeu de rôle ; l’ingénierie un test à domicile ; les postes exécutifs peuvent nécessiter des approbations supplémentaires.
Au lieu d’un pipeline géant, cartographiez :
Cela garde le reporting cohérent tout en s’adaptant aux workflows réels.
Pour chaque étape, documentez :
Prêtez attention aux endroits où les candidats stagnent — souvent entre « screening → planification » et « entretiens → décision ». Ce sont des cibles prioritaires pour l’automatisation.
Listez les moments où l’application doit relancer quelqu’un :
Reliez les rappels à la propriété d’étape pour que rien ne dépende de la mémoire ou d’une boîte mail encombrée.
Une application RH peut rapidement devenir un ATS complet. Le moyen le plus rapide de livrer quelque chose d’utile est de se mettre d’accord sur un MVP restreint, puis de planifier les versions suivantes pour que les parties prenantes sachent ce qui arrive (et ce qui n’est pas dans la v1).
Votre MVP doit permettre à une équipe de faire passer un candidat réel de « postulé » à « embauché » sans feuilles de calcul. Une base pratique :
Si une fonctionnalité n’aide pas à faire avancer les candidats ou à réduire la coordination, elle n’est probablement pas MVP.
Créez une matrice simple avec « débit de candidats / temps sauvé » sur un axe et « complexité de construction » sur l’autre. Considérez comme indispensables pour la v1 : statut fiable du pipeline, planification qui fonctionne réellement, et retours faciles à soumettre.
Repoussez en « nice-to-have » les éléments tels que règles d’automatisation, analytics avancés ou résumés AI — surtout tout ce qui ajoute de la conformité ou du risque sur les données.
Les équipes RH ne travaillent presque jamais de la même façon. Définissez ce que les admins peuvent configurer dès le départ :
Gardez les configurations limitées pour que l’UI reste simple et maintenable.
Rédigez un court ensemble de user stories pour :
Ces stories deviennent votre checklist d’acceptation pour la v1 et une feuille de route claire pour v2/v3.
Une application de recrutement vit ou meurt par son modèle de données. Si les relations sont claires, vous pouvez ajouter des fonctionnalités (nouvelles étapes, planification, reporting) sans tout réécrire.
Prévoyez un petit ensemble de tables/collections « source of truth » :
En pratique, Candidature devient l’ancre pour la plupart des données de workflow : changements d’étape, entretiens, décisions et offres.
Les candidats postulent souvent à plusieurs postes, et les postes ont de nombreux candidats. Utilisez :
Cela évite de dupliquer les données candidat et vous permet de suivre le statut spécifique au poste, les attentes salariales et l’historique de décision par candidature.
Pour les CVs et pièces jointes, stockez les métadonnées dans la base (nom du fichier, type, taille, uploaded_by, timestamps) et conservez les fichiers binaires en stockage objet.
Les notes et messages doivent être des enregistrements de première classe :
Cette structure facilite la recherche et le reporting plus tard.
Ajoutez tôt une table ÉvénementDAudit pour enregistrer les changements d’étapes, d’offres et d’évaluations :
Ceci soutient la responsabilité, le débogage et la confiance RH quand quelqu’un demande : « Pourquoi ce candidat a-t-il été déplacé vers Rejeté ? »
Les permissions sont l’endroit où les applis RH gagnent la confiance — ou la perdent. Un modèle d’accès clair évite le partage accidentel (par ex. détails de rémunération) et facilite la collaboration.
Commencez avec un petit ensemble de rôles reflétant la prise de décision réelle :
Gardez les rôles cohérents, puis autorisez des exceptions fines avec des « overrides » plutôt que de créer des dizaines de rôles personnalisés.
Toutes les données candidat ne doivent pas être visibles par tous. Définissez des règles de permission par catégorie/champ, pas seulement par page :
Un pattern pratique : la plupart des utilisateurs peuvent voir le profil candidat, mais seuls certains rôles peuvent voir ou éditer les champs sensibles.
Le recrutement est souvent segmenté. Ajoutez des « scopes » pour limiter l’accès par :
Cela évite qu’un recruteur d’une région accède aux candidats d’une autre.
Les parties prenantes veulent souvent consulter rapidement des profils. Fournissez un partage contrôlé :
Cela garde les profils candidats dans l’application plutôt que copiés dans des fils d’email.
Une application de recrutement réussit si des recruteurs occupés comprennent le statut d’un coup d’œil et savent quelle action suivante effectuer sans réfléchir. Visez un petit ensemble d’écrans cohérents avec des contrôles prévisibles et des indices clairs « que faire ensuite ».
Tableau pipeline (style Kanban) : afficher les étapes d’un poste en colonnes avec des cartes candidat. Les cartes doivent n’afficher que l’essentiel pour décider : nom, étape actuelle, date de dernière activité, propriétaire et un ou deux tags clés (par ex. : « Besoin de planif. », « Forte recommandation »). Gardez le tableau concentré — les détails sont ailleurs.
Profil candidat : une page qui répond : qui est cette personne, où en est-elle dans le process, et que devons-nous faire maintenant ? Utilisez une mise en page claire : en-tête résumé, timeline d’étapes, fil d’activité/notes, fichiers (CV) et bloc « Entretiens ».
Page poste : détails du poste, équipe de recrutement, définitions d’étapes et aperçu des entonnoirs. C’est aussi l’endroit où les admins ajustent les noms d’étapes et les retours requis.
Calendrier d’entretien : vue calendrier pour intervieweurs et recruteurs, avec accès rapide aux disponibilités, type d’entretien et détails vidéo/emplacement.
Chaque écran doit mettre en avant les 3–5 actions principales : déplacer d’étape, planifier un entretien, demander un retour, envoyer un message, assigner un propriétaire. Utilisez un bouton primaire unique par vue et un placement cohérent (par ex. : en haut à droite). Confirmez les actions destructrices comme rejeter/retirer.
Les actions en masse (rejeter, taguer, assigner propriétaire) sont essentielles pour les rôles à volume élevé. Réduisez les erreurs avec compteurs de sélection, toasts « Annuler » et sécurités comme confirmations « Rejeter 23 candidats » avec modèles de raison optionnels.
Supportez la navigation clavier sur le tableau pipeline, états de focus visibles, contraste suffisant et labels de formulaire lisibles. Gardez les messages d’erreur spécifiques (« L’heure de l’entretien est requise ») et n’utilisez pas la couleur seule pour indiquer un statut.
La planification est souvent le point où les pipelines ralentissent : trop d’échanges par email, fuseaux horaires manqués et responsabilité floue. Votre appli doit rendre la planification guidée avec des étapes claires, tout en permettant au recruteur d’outrepasser quand la réalité l’exige.
Commencez par quelques modèles d’entretien couvrant la majorité des besoins, et laissez les admins personnaliser ensuite :
Chaque type doit définir la durée par défaut, les rôles d’intervieweur requis, le lieu (vidéo/présentiel) et si des documents de préparation sont nécessaires.
Un flux de planification pratique nécessite généralement :
Concevez pour les cas limites : changements de dernière minute d’un intervieweur, panels scindés, ou créneaux « en attente » qui expirent s’ils ne sont pas confirmés.
Si vous intégrez les calendriers, concentrez-vous sur deux essentiels : vérification des conflits et création d’événements.
Incluez toujours un mode manuel : les recruteurs peuvent coller un lien de réunion externe, marquer un événement comme « planifié » et suivre la présence sans intégration.
Réduisez les entretiens incohérents en générant un dossier de briefing par événement. Incluez :
Lien vers le dossier depuis le profil candidat et la page d’événement pour y accéder en un clic.
Les retours déterminent si une appli de pipeline gagne la confiance ou crée de la friction. Les équipes RH ont besoin d’évaluations structurées, faciles à compléter, cohérentes entre intervieweurs et auditable plus tard.
Créez des fiches par rôle et par type d’entretien (screen, technique, hiring manager, culture). Gardez chaque fiche courte, avec des critères clairs, des définitions et une échelle (par ex. 1–4 avec ancres « aucune preuve / partielle / solide / exceptionnelle »). Incluez un champ « preuves » pour que l’intervieweur décrive ce qu’il a observé plutôt que d’écrire des opinions vagues.
Pour un ATS, les fiches doivent être recherchables et reportables pour alimenter un tableau analytique RH sans nettoyage manuel.
Les intervieweurs ont souvent besoin d’un espace personnel. Supportez :
Cela réduit les partages accidentels et s’aligne sur le contrôle d’accès par rôle : les recruteurs peuvent tout voir, tandis qu’un intervieweur externe verra seulement ce qui est pertinent.
Les fiches rendues en retard retardent les décisions et la planification. Ajoutez des relances automatiques : un rappel après l’entretien, un autre avant la réunion décisionnelle, puis une escalation au hiring manager si les retours manquent toujours. Rendez les délais configurables par étape.
Créez une vue décisionnelle qui résume les signaux : moyennes par critère, forces/risques, et alertes de retours manquants. Pour réduire l’ancrage, envisagez de masquer les notes des autres jusqu’à la soumission et d’afficher des extraits de preuves à côté des scores.
Conçu correctement, ce module devient la « source de vérité » pour les décisions et réduit les allers-retours par chat/email.
Une appli peut avoir un pipeline parfait et sembler lente si les recruteurs ne peuvent pas communiquer rapidement, trouver les bons candidats et garder un historique clair. Ces outils « petits » favorisent l’adoption.
Commencez par quelques modèles réutilisables pour les moments répétitifs : confirmation de candidature, invitation entretien, relance, demande de disponibilités, refus. Laissez les modèles éditables par rôle/équipe et autorisez une personnalisation rapide (nom, poste, lieu).
Tout aussi important : loggez chaque message. Stockez une timeline claire des échanges sur le profil candidat pour que n’importe qui puisse répondre « Avons-nous contacté cette personne ? » sans fouiller les boîtes mail. Incluez pièces jointes et métadonnées (expéditeur, heure, job lié).
Rendez les mises à jour de statut faciles mais standardisées. Proposez une liste contrôlée de raisons de refus (par ex. : « divergence salariale », « manque de compétence », « indisponible », « s’est retiré ») avec notes optionnelles.
Cela aide le reporting et réduit les différences de formulation entre les recruteurs. Séparez aussi les champs internes de ceux partagés extérieurement — les raisons de refus peuvent rester pour l’analyse interne.
Ajoutez des tags flexibles pour compétences, séniorité, langues, clearance ou canal d’acquisition. Associez-les à une recherche rapide et des filtres utiles :
Visez « trouver en 10 secondes » sur un poste unique comme sur tous les rôles.
Les équipes RH vivent encore dans les tableurs. Fournissez l’import CSV pour remplir le backlog et l’export CSV pour audits, partages de shortlists ou revues hors ligne. Incluez mapping de champs, validation (doublons, emails manquants) et un export respectant les permissions.
Plus tard, ces outils servent aux actions groupées (mailing en masse, déplacement en masse) et aux opérations quotidiennes.
Les applis de recrutement manipulent des données très sensibles : identité, CV, notes d’entretien et parfois infos santé/diversité. Traitez la confidentialité et la sécurité comme des exigences produit, pas comme une case à cocher au lancement.
Commencez par documenter les régulations applicables et ce que vous devez pouvoir prouver. Pour beaucoup d’équipes, cela signifie GDPR / UK GDPR, plus les règles d’emploi locales.
Soyez explicite sur :
Minimisez les champs collectés par défaut. Si une information n’est pas nécessaire pour évaluer un candidat, ne la demandez pas.
Quand vous devez collecter des données sensibles (par ex. monitoring diversité, aménagements), gardez-les séparées du dossier principal et restreignez fortement l’accès. Cela réduit les expositions accidentelles et soutient le principe du « need-to-know ».
Au minimum, chiffrez les données en transit (TLS) et au repos. Portez une attention particulière aux pièces jointes (CV, portfolios, documents d’identité) : stockez-les dans un bucket privé avec URLs signées à courte durée et sans accès public.
Contrôlez les téléchargements et partages :
Construisez un log d’accès qui enregistre qui a consulté ou exporté des profils et fichiers, avec timestamp. Les équipes RH en auront souvent besoin pour des enquêtes et audits.
Préparez aussi des workflows opérationnels pour les droits des personnes concernées :
Une bonne conception de conformité rend l’application plus digne de confiance — et plus facile à défendre en audit.
Le reporting est l’endroit où une appli RH soit gagne en confiance, soit génère des demandes « peux-tu revérifier ? ». Visez des analytics faciles à vérifier, stables dans le temps et explicites sur la signification de chaque chiffre.
Construisez autour de la santé du pipeline et de la vitesse :
Affichez ces métriques par poste, car chaque rôle a sa réalité propre. Un poste support à fort volume et un poste ingénierie senior ne doivent pas être soumis au même benchmark.
Fournissez deux niveaux de vue :
Gardez les filtres simples et prévisibles (plage de dates, poste, département, localisation, source). Si un filtre change un chiffre, signalez-le clairement.
La plupart des disputes sur le reporting viennent d’une définition floue. Ajoutez des infobulles ou un tiroir « Définitions » qui précise :
Quand c’est possible, laissez le RH cliquer depuis une métrique vers la liste de candidats sous-jacente (« Montre‑moi les 12 candidats en Onsite > 14 jours »).
Permettez des exports correspondant aux vrais workflows : CSV pour tableurs, PDF pour snapshots, et rapports programmés par email. Incluez les filtres et définitions dans l’en-tête d’export pour que les chiffres gardent leur contexte hors de l’application.
Si vous voulez une vue north-star, ajoutez une page /reports avec des templates enregistrés (par ex. : « Revue trimestrielle d’embauche », « Entonnoir diversité (si activé) ») que le RH peut réutiliser sans reconstruire les charts.
Les intégrations et décisions de déploiement peuvent faire ou défaire l’adoption. Traitez-les comme des fonctionnalités produit : périmètre clair, comportement fiable et ownership pour le support continu.
Commencez par les systèmes que les recruteurs utilisent déjà :
Définissez la source de vérité pour chaque type de donnée (profil candidat, événements entretien, docs d’offre) pour éviter les conflits.
Même si vous intégrez plus tard, concevez dès maintenant :
Concentrez-vous sur les échecs qui frustrent les équipes RH :
Si votre objectif est de valider rapidement le workflow (tableau pipeline, planification, fiches, permissions) avant d’investir dans un grand chantier d’ingénierie, une plateforme vibe-coding comme Koder.ai peut vous aider à obtenir une application interne fonctionnelle plus vite. Vous décrivez le workflow de recrutement en chat, itérez sur les écrans et générez une application web React avec un backend Go + PostgreSQL sous-jacent — puis exportez le code quand vous êtes prêts à l’internaliser. Des fonctionnalités comme le mode planification, les snapshots et le rollback sont particulièrement utiles pour tester les hypothèses MVP avec les parties prenantes RH sans sacrifier la stabilité.
Commencez par nommer 2 à 4 groupes d'utilisateurs principaux (admins RH, recruteurs, managers recruteurs, intervieweurs) et rédigez une douleur concrète par groupe.
Ensuite, formulez une phrase-problème testable avec les parties prenantes, par exemple : « Les managers ne voient pas le statut des candidats et la coordination des entretiens prend trop de temps. »
Rédigez :
Cela évite les « étapes mystères », les noms d'étapes incohérents et les candidats bloqués.
Créez :
Gardez des noms d'étapes orientés action (par ex. « Entretien manager » plutôt que « Entretien ») pour que le reporting reste cohérent.
Choisissez 3–5 métriques liées au travail quotidien, pas des chiffres de vanité :
Ces métriques guideront les choix futurs sur permissions, planification et analytics.
Un MVP pratique permet à une équipe de faire passer un candidat réel de « postulé » à « embauché » sans feuilles de calcul :
Repoussez les automatisations avancées et l'IA tant que la boucle principale n'est pas fiable.
Modélisez Candidat et Poste comme entités séparées, et utilisez Candidature comme ancre du workflow.
Cela gère la réalité many-to-many (un candidat peut postuler à plusieurs postes) tout en gardant l'historique d'étapes, les entretiens et les décisions spécifiques au bon enregistrement.
Commencez avec un petit ensemble de rôles cohérents :
Ajoutez des protections au niveau des champs pour les données sensibles (rémunération, notes privées, données diversité/EEO) et prévoyez des périmètres d'accès par département/poste/emplacement pour éviter la surexposition.
Utilisez un flux guidé :
Intégrez Google/Microsoft Calendar pour la vérification des conflits et la création d'événements, mais prévoyez un mode manuel pour les équipes sans intégration.
Utilisez des fiches courtes, spécifiques au rôle et au type d'entretien, avec des critères clairs et une échelle de notation simple.
Séparez :
Ajoutez des rappels et une escalade quand les retours sont en retard, et envisagez de masquer les notes des autres jusqu'à la soumission pour réduire l'effet d'ancrage.
Rendez chaque métrique cliquable jusqu'à la liste de candidats sous-jacente et publiez des définitions pour les calculs clés (règles d'entrée d'étape, gestion des candidats retirés/rejetés, pause du temps en « en attente »).
Proposez des exports pratiques (CSV/PDF) et des modèles de rapports enregistrés afin que les parties prenantes réutilisent des vues cohérentes.
