Apprenez à planifier, concevoir et construire une application web qui suit le matériel des employés et les droits d'accès, avec des workflows clairs pour l'onboarding, les transferts et l'offboarding.
Avant de choisir une base de données ou de dessiner des écrans, clarifiez précisément le problème que vous résolvez. Une application de suivi du matériel peut vite devenir un projet « tout suivre » — la Version 1 doit donc se concentrer sur l'essentiel qui réduit les pertes et évite les erreurs d'accès.
Commencez par lister les éléments qui créent un risque réel ou du travail récurrent :
Pour chaque catégorie, notez les champs minimaux nécessaires à l'exploitation. Exemple : pour un portable, il peut s'agir du numéro d'inventaire, du numéro de série, du modèle, du statut, de la personne actuellement affectée et de l'emplacement. Cela ancre votre application de gestion des actifs dans les décisions quotidiennes plutôt que dans des données « agréable à avoir ».
La gestion du matériel et des droits d'accès se situe entre plusieurs équipes : clarifiez qui crée, approuve et audite les modifications :
Vous ne collectez pas seulement des exigences — vous décidez qui est responsable lorsqu'un objet disparaît ou lorsqu'un accès est accordé à tort.
Choisissez quelques métriques que vous pouvez suivre dès le départ, par exemple :
Une bonne v1 propose un suivi d'inventaire fiable pour les employés, un RBAC basique et une piste d'audit simple. Réservez les fonctionnalités avancées — scan code-barres/QR, rapports poussés et intégrations HRIS/IdP/ticketing — pour des versions ultérieures, une fois que le workflow central est opérationnel et adopté.
Une bonne modélisation des données simplifie tout le reste : workflows, permissions, historique d'audit et reporting. Pour une première version, limitez le nombre d'entités, mais soyez strict sur les identifiants et les champs de statut.
Choisissez un identifiant unique qui ne sera jamais réutilisé. Beaucoup d'équipes utilisent un employee_id fourni par les RH ou un email d'entreprise. L'email est pratique, mais il peut changer ; un ID RH est plus sûr.
Décidez d'où proviennent les fiches employé :
Conservez les éléments de base nécessaires aux affectations : nom, équipe/département, emplacement, manager et statut d'emploi. Évitez d'imbriquer des listes d'accès/matériel directement sur la fiche employé ; modélisez-les comme des relations.
Séparez les éléments de matériel (actifs individuels) des types de matériel (portable, téléphone, badge). Chaque élément doit avoir un numéro d'inventaire unique ainsi que les identifiants du fabricant.
Attributs courants à inclure dès le départ :
Définissez les types d'accès de manière large : applications SaaS, dossiers partagés, VPN, portes physiques, groupes/roles de sécurité. Un modèle pratique est Access Resource (par ex. « GitHub Org », « Drive Finance », « Porte HQ ») plus Access Grant qui lie un employé à cette ressource avec un statut (requested/approved/granted/revoked).
Avant de construire des écrans, cartographiez comment les données évoluent pour les flux principaux : assigner, retourner, transférer, réparer et retirer. Si vous pouvez exprimer chaque flux comme un simple changement d'état plus un timestamp et « qui l'a fait », votre appli restera cohérente au fil de sa croissance.
Si votre appli suit à la fois le matériel et les droits d'accès, les permissions ne sont pas un « agréable à avoir » — elles font partie du système de contrôle. Définissez les rôles tôt pour construire les écrans, workflows et règles d'audit autour d'eux.
Un jeu pratique pour la Version 1 comprend généralement :
Évitez l'accès « tout ou rien ». Décomposez les permissions en actions qui correspondent au risque :
Envisagez aussi des limites au niveau des champs : par exemple, un Auditeur peut voir les journaux d'approbation et les timestamps mais pas les coordonnées personnelles.
L'affectation de matériel peut rester dans le périmètre IT, mais l'accès privilégié nécessite généralement une approbation. Règles courantes :
Pour les actions sensibles, empêchez la même personne de créer et d'approuver :
Cela rend la piste d'audit crédible et réduit le risque de « tamponnage » sans ralentir le travail quotidien.
Les workflows rendent réellement utile une application de suivi. Plutôt que de stocker « qui a quoi », concentrez-vous sur le guidage des utilisateurs avec des étapes répétables, une responsabilité claire, des échéances et une action suivante évidente.
Construisez des checklists étape par étape couvrant les moments de vie courants :
Chaque élément de checklist doit avoir : un propriétaire (IT, manager, RH, employé), un statut (Not started → In progress → Done → Blocked) et un champ de preuve (commentaire, pièce jointe ou référence).
La réalité diffère rarement du chemin idéal ; ajoutez des « actions d'exception » déclenchables depuis n'importe quel dossier :
Définissez des attentes de service simples : retourner le matériel sous X jours après la fin du contrat, accuser réception d'un prêt sous 24 heures, etc. Ajoutez des dates d'échéance aux éléments de checklist et envoyez des rappels au propriétaire courant.
Pour les droits d'accès, planifiez des tâches récurrentes comme « revoir les accès tous les 90 jours » pour les systèmes sensibles. La sortie doit être une décision claire : garder, retirer ou escalader.
Concevez le workflow pour que les utilisateurs sachent toujours quoi faire. Chaque dossier doit afficher :
Cela maintient le processus fluide sans transformer l'application en outil de gestion de projet.
Cette application manipulera des données sensibles (qui a quel matériel, qui a accès à quels systèmes), donc la « meilleure » stack est généralement celle que votre équipe peut faire fonctionner en toute confiance pendant des années — surtout à 18h quand quelqu'un a besoin d'une mise à jour d'offboarding urgente.
Optez pour un framework qui correspond aux compétences de votre équipe et à votre écosystème. Choix courants et éprouvés pour un outil interne de suivi :
Quelle que soit la pile, priorisez : de bonnes bibliothèques d'authentification, des migrations pour les changements de base et un moyen clair d'implémenter le RBAC.
Si vous voulez aller plus vite sur un premier déploiement interne, vous pouvez aussi prototyper (puis durcir) ce type de système en utilisant Koder.ai — une plateforme de vibe-coding où vous décrivez les workflows en chat et générez une UI React fonctionnelle plus un backend Go + PostgreSQL. C'est utile pour échafauder CRUD, RBAC et flux d'approbation rapidement, tout en conservant l'option d'exporter le code source quand vous souhaitez reprendre la maintenance complète.
Votre choix de déploiement influence la maintenance plus que les fonctionnalités :
Pour beaucoup d'équipes, une plateforme managée est le chemin le plus rapide vers une application de gestion des actifs fiable.
Mettez en place trois environnements dès le départ :
Gardez la configuration dans des variables d'environnement (URL de base de données, paramètres SSO, buckets de stockage), pas dans le code.
Documentez un petit schéma pour que tout le monde partage le même modèle mental :
Cette petite « carte » évite la complexité accidentelle et garde votre architecture compréhensible au fur et à mesure de la croissance.
Une application de suivi survit ou meurt selon la rapidité avec laquelle les gens peuvent répondre à des questions simples : « Qui a cet ordinateur ? », « Qu'est-ce qui manque ? », « Quels accès doivent être retirés aujourd'hui ? » Concevez l'UI autour de ces moments quotidiens, pas autour de vos tables de base de données.
Construisez-les comme vos pages « base » : chacune avec un but clair et une mise en page prévisible :
Placez une recherche globale dans la navigation supérieure et rendez-la tolérante : noms, emails, numéros de série, numéros d'inventaire et identifiants d'utilisateur doivent tous fonctionner.
Sur les pages de listes, considérez les filtres comme essentiels, pas comme une option. Filtres utiles :
Conservez l'état du filtre dans l'URL pour que les vues soient partageables et faciles à retrouver.
La majorité des erreurs surviennent à la saisie. Utilisez menus déroulants pour les départements et modèles, typeahead pour les employés, et champs obligatoires pour tout ce qui est nécessaire durant un audit (numéro de série, date d'affectation, approbateur).
Validez en temps réel : avertissez si un numéro de série est déjà affecté, si un droit d'accès entre en conflit avec une politique, ou si une date de retour est dans le passé.
Sur les pages détail employé et matériel, placez un petit ensemble d'actions principales au-dessus de la ligne de flottaison :
Après une action, affichez une confirmation claire et l'état mis à jour immédiatement. Si les utilisateurs ne font pas confiance à l'affichage, ils recréeront des feuilles de calcul.
Un schéma propre est ce qui rend une application de suivi du matériel et des accès digne de confiance. Pour la plupart des outils internes, une base relationnelle (PostgreSQL ou MySQL) est le meilleur choix car vous avez besoin de cohérence forte, de contraintes et d'un reporting simple.
Modélisez les entités que vous interrogeriez chaque jour :
Ajoutez ensuite des tables de jonction représentant l'affectation courante :
Cette structure facilite la réponse à la question : « Qu'est-ce qu'Alex a en ce moment ? » sans scanner des années d'historique.
Les besoins d'audit échouent souvent quand l'historique est bricolé après coup. Créez des tables qui enregistrent les événements dans le temps :
Un pattern pratique : une ligne par changement d'état, jamais écrasée — seulement ajoutée.
Utilisez des règles en base pour éviter les enregistrements inconsistants :
returned_at >= assigned_atDéfinissez ce qui arrive quand des personnes ou des actifs sont « supprimés ». Pour la conformité et les enquêtes, préférez les soft deletes (ex. deleted_at) et conservez les tables d'audit en append-only. Fixez une politique de rétention par type d'enregistrement (par exemple conserver l'historique des accès et approbations 1–7 ans) et documentez-la pour que le service juridique/RH l'approuve.
Votre API est la « source de vérité » sur ce qui est affecté à qui, qui l'a approuvé et ce qui s'est passé quand. Une couche API propre empêche les cas limites de se répandre dans l'UI et facilite les intégrations (scanners, systèmes RH) plus tard.
Commencez par modéliser les substantifs et actions principaux : employés, matériel, droits d'accès et workflows (affectation, retour, offboarding).
Une approche REST peut ressembler à :
GET /api/employees, GET /api/employees/{id}GET /api/equipment, POST /api/equipment, PATCH /api/equipment/{id}POST /api/assignments (affecter du matériel)POST /api/returns (retour de matériel)GET /api/access-rights et POST /api/access-grantsGET /api/workflows/{id} et POST /api/workflows/{id}/steps/{stepId}/completeGraphQL fonctionne aussi, mais REST est souvent plus rapide à implémenter pour les outils internes et facilite le cache/pagination.
Chaque création/mise à jour doit être validée côté serveur, même si l'UI contrôle déjà les saisies. Exemples :
Les erreurs de validation doivent être cohérentes et lisibles par un humain.
{
"error": {
"code": "VALIDATION_ERROR",
"message": "Equipment is already assigned to another employee.",
"fields": { "equipmentId": "currently_assigned" }
}
}
Les actions d'affectation/retour sont souvent déclenchées depuis des réseaux instables (scan mobile, réessais, double-clic). Ajoutez une clé d'idempotence (ou un ID de requête déterministe) pour que les requêtes répétées n'engendrent pas de doublons.
Les endpoints de liste doivent inclure pagination et tri dès le départ (par ex. ?limit=50&cursor=...&sort=assignedAt:desc). Conservez des codes d'erreur stables (401, 403, 404, 409, 422) pour que l'UI réagisse correctement — notamment pour les conflits comme « déjà retourné » ou « approbation requise ».
La sécurité n'est pas une « option » pour une appli de suivi du matériel et des accès — c'est le registre système de qui peut accéder à quoi, et quand cela a changé. Quelques choix délibérés tôt évitent beaucoup de problèmes plus tard.
Si votre entreprise utilise déjà un fournisseur d'identité (Okta, Azure AD, Google Workspace), intégrez le SSO en priorité. Cela réduit le risque lié aux mots de passe et simplifie l'on/offboarding car la désactivation dans l'IdP coupe l'accès partout.
Si le SSO n'est pas disponible, utilisez email/mot de passe avec MFA (applications TOTP ou WebAuthn). Évitez le SMS comme second facteur par défaut. Ajoutez des protections de base : limitation de débit, verrouillage de compte et expiration de session.
Traitez les permissions comme des données, pas comme des règles codées en dur. Stockez rôles et permissions dans la base (ex. Admin, IT, HR, Manager, Auditor) et assignez-les aux utilisateurs et/ou équipes.
Appliquez l'autorisation côté serveur pour chaque action sensible — ne comptez jamais sur des boutons cachés dans l'UI. Par exemple :
Un pattern pratique est une couche de politiques/gardes (ex. canGrantAccess(user, system)), utilisée de manière cohérente par les endpoints API et les tâches background.
Ajoutez des logs d'audit pour les actions utiles en revue et en investigation :
Capturez : qui a fait l'action, qui/quoi a été affecté, timestamp, valeur précédente → nouvelle valeur, et un motif/commentaire si disponible. Conservez les logs d'audit append-only.
Utilisez HTTPS partout. Chiffrez les secrets (clés API, tokens d'intégration) au repos et restreignez qui peut les lire. Configurez des sessions et cookies sécurisés (HttpOnly, Secure, SameSite) et séparez les sessions admin si le niveau de risque l'exige.
Si vous ajoutez des intégrations et du scanning plus tard, protégez ces endpoints par les mêmes règles d'auth et journalisez leur activité aussi.
Une fois les workflows centraux stabilisés, le scanning et les intégrations peuvent éliminer beaucoup de travail manuel. Traitez-les comme des « power-ups » pour la v1.1 plutôt que comme des exigences v1 — sinon vous risquez de construire l'application autour de systèmes externes que vous ne contrôlez pas entièrement.
L'ajout du scan est l'une des améliorations à ROI le plus élevé. Un flux simple — scanner → ouvrir la fiche matériel → affecter à un employé — réduit le temps de recherche et les fautes de frappe.
Quelques choix pratiques :
Les intégrations rendent vos données fiables, mais uniquement si vous définissez la « source de vérité » par champs.
Intégrations courantes à forte valeur :
Commencez petit : importez des profils employés en lecture seule, puis passez aux mises à jour et à la synchronisation événementielle une fois que vous êtes confiants.
Les tâches de sync et les revues d'accès ne doivent pas dépendre d'un clic manuel. Utilisez des jobs en background pour :
Rendez les résultats visibles : dernière exécution, éléments modifiés et échecs avec comportement de retry clair.
Les auditeurs veulent souvent du CSV. Fournissez des exports pour les affectations, droits d'accès et l'historique des approbations, mais protégez-les soigneusement :
Si vous avez déjà une fonctionnalité de piste d'audit, les exports doivent inclure le « ce qui a changé et quand », pas seulement l'état courant. Pour la configuration liée, renvoyez à votre documentation interne sur /blog/audit-trail-and-compliance.
Déployer un outil interne n'est pas « déployer et oublier ». Ce type de système touche l'onboarding, la sécurité et les opérations quotidiennes — vous voulez de la confiance avant le lancement et un plan d'amélioration après.
Concentrez les tests sur les parcours utilisateurs réels plutôt que sur des écrans isolés. Écrivez des tests automatisés (et quelques scripts manuels) pour les workflows à plus fort risque et charge :
Incluez autant que possible les « unhappy paths » (pas d'approbation manager, objet déjà affecté, accès déjà révoqué) pour que l'application gère les échecs proprement.
Un environnement staging avec des données crédibles rend les retours beaucoup plus utiles. Alimenter :
Cela permet aux parties prenantes de valider la recherche, le reporting et les cas limites sans toucher la production.
Commencez par un pilote (une équipe ou un bureau). Faites une courte session de formation et fournissez une page simple « comment faire X » dans l'appli (par ex. /help/offboarding). Recueillez les retours pendant 1–2 semaines, puis élargissez lorsque les workflows de base sont fluides.
Après le lancement, suivez :
Utilisez ces données pour prioriser les améliorations : validations plus claires, moins de clics, meilleurs défauts et petites automatisations qui économisent du temps quotidiennement.
Définissez ce que signifie « terminé » pour la v1 : un suivi fiable des actifs et des accès à risque élevé, des validations/approbations de base et une piste d'audit.
Une v1 pratique inclut généralement :
Mettez de côté les extras (scan QR, rapports avancés, intégrations HRIS/IdP/ticketing) jusqu'à ce que le workflow central soit adopté.
Suivez ce qui crée un risque de perte ou des erreurs d'accès, pas tout ce que vous possédez.
Bonnes catégories pour la v1 :
Pour chaque catégorie, capturez seulement les champs nécessaires au fonctionnement quotidien (par ex. numéro d'inventaire, numéro de série, statut, personne affectée, emplacement).
Utilisez un identifiant unique qui ne sera jamais réutilisé. Un employee_id fourni par les RH est généralement plus sûr que l'email, car les adresses mail peuvent changer.
Si vous commencez par une saisie manuelle, ajoutez :
Modélisez l'accès comme des données, pas comme une case à cocher sur la fiche employé.
Une structure pratique :
Cela rend les approbations, les expirations et les audits simples sans logique spécifique difficile à maintenir.
Commencez par des rôles basés sur le poste puis détaillez les permissions par action (principe du moindre privilège).
Rôles courants pour la v1 :
Permissions par action courantes :
Utilisez une base relationnelle (souvent PostgreSQL) avec des tables d'« état courant » et un historique append-only.
Tables d'état courant typiques :
Les pistes d'audit échouent lorsqu'on les ajoute au dernier moment — traitez-les comme des données de première classe.
Journalisez au minimum :
Chaque événement doit enregistrer qui l'a fait, ce qui a changé (avant → après), quand, et le motif si disponible. Préférez des enregistrements append-only et les suppressions logiques pour la rétention conformité.
Placez la validation et la gestion des conflits dans l'API pour que l'interface ne puisse pas créer d'incohérences.
Bonnes pratiques clés :
Si vous disposez d'un fournisseur d'identité (Okta/Azure AD/Google Workspace), le SSO est généralement le meilleur choix initial car l'offboarding devient un point de contrôle centralisé.
Si le SSO n'est pas disponible, utilisez email/mot de passe avec MFA (TOTP ou WebAuthn), ainsi que :
HttpOnly, , )Ajoutez le scan après que votre workflow central soit stable ; c'est un « power-up », pas un prérequis.
Pour réussir le scanning :
Pour les intégrations (HRIS/IdP/ticketing), commencez en lecture seule et définissez la source de vérité par champ avant d'autoriser des écritures.
Appliquez toujours les permissions côté serveur, et non en cachant des boutons dans l'interface.
employees, equipment, access_resourcesequipment_assignments (avec returned_at nullable)access_grants (avec revoked_at nullable)Ajoutez des contraintes pour éviter les mauvaises données :
asset_tag et serial_number uniquesreturned_at >= assigned_atSecureSameSiteQuelle que soit la méthode d'authentification, gardez le RBAC dans la base et appliquez-le côté serveur.