डोमेन + व्यवसायिक ईमेल सेटअप: एक सरल गैर-तकनीकी मार्गदर्शिका

आप क्या सेट कर रहे हैं (और क्यों मायने रखता है)

आप दो चीज़ें सेट कर रहे हैं जो साथ काम करती हैं: एक डोमेन नाम (जैसे yourcompany.com) और उस डोमेन का उपयोग करने वाले व्यवसायिक ईमेल पते (जैसे [email protected])। जब वे सही तरीके से जुड़े होते हैं, तो आप भरोसेमंद तरीके से भेज और प्राप्त कर सकते हैं—और लोग हर बार जब आप "भेजें" दबाते हैं तो आपका ब्रांड देखते हैं।

आप क्या सेट करेंगे

• आपका डोमेन: एक रजिस्ट्रार के माध्यम से खरीदा जाता है (जहाँ आप डोमेन "खरीदते" और प्रबंधित करते हैं)।
• आपकी ईमेल सेवा: जहाँ आपके मेलबॉक्स रहते हैं (आम विकल्पों में Google Workspace या Microsoft 365 शामिल हैं)।
• पेशेवर ईमेल पते: व्यक्तिगत इनबॉक्स (उदा., [email protected]) और टीम पते (उदा., [email protected])।

आपके डोमेन और आपके ईमेल प्रदाता के बीच कनेक्शन DNS सेटिंग्स के जरिए बनाया जाता है (कुछ रिकॉर्ड जो आप अपने डोमेन मैनेजर में जोड़ते हैं)। ये सेटिंग्स इंटरनेट को बताते हैं कि आपके डोमेन के लिए मेल कहाँ पहुँचानी है और कैसे सत्यापित किया जाए कि वह वैध है।

यह मार्गदर्शिका किसके लिए है

यह मार्गदर्शिका गैर-तकनीकी लोगों के लिए है—एकल संस्थापक, फ़्रीलांसर, और छोटे टीम्स—जो बिज़नेस ईमेल बिना नेटवर्किंग या सर्वरों की गहरी समझ के काम में लाना चाहते हैं।

शुरू करने से पहले आपको क्या चाहिए

• आपके डोमेन रजिस्ट्रार खाते में लॉगिन एक्सेस (जहाँ आप DNS संपादित कर सकते हैं)।
• आपके ईमेल प्रदाता के एडमिन खाते में लॉगिन एक्सेस (जहाँ आप मेलबॉक्स बनाएँगे और DNS निर्देश लेंगे)।
• उन पतों की एक छोटी सूची जिन्हें आप बनाना चाहते हैं (उदा.: हर व्यक्ति के लिए एक, साथ में info@, billing@, support@)।

समय का अनुमान (और क्या चीज़ें धीमा कर सकती हैं)

अधिकांश सेटअप में 30–90 मिनट सक्रिय काम लगता है।

मुख्य अनिश्चितता DNS प्रचार (propagation) है: DNS रिकॉर्ड अपडेट करने के बाद, यह कहीं भी मान्यता पाने में कुछ मिनटों से 24–48 घंटे तक लग सकता है। उस विंडो के दौरान, ईमेल कुछ लोगों के लिए काम कर सकती है पर दूसरों के लिए नहीं—या धीरे-धीरे काम करना शुरू कर सकती है।

एक बार सब कुछ जुड़ जाने पर, आपके पास साफ़, अधिक भरोसेमंद ईमेल उपस्थिति होगी—और आगे बढ़ने के लिए एक नींव (नई टीम मेंबर, नए पते, और बेहतर डिलीवरबिलिटी) मिल जाएगी।

आसान शब्दों में प्रमुख शब्द

सेटिंग्स में क्लिक करने से पहले यह जानना मददगार है कि कौन कौन सी कंपनी क्या करती है। अधिकांश ईमेल सेटअप की उलझन इसलिए होती है क्योंकि तीन अलग-अलग "जगहें" शामिल होती हैं।

तीन भूमिकाएँ (कौन किसके लिए ज़िम्मेदार है)

डोमेन रजिस्ट्रार: वह कंपनी जहाँ आप अपना डोमेन नाम खरीदते हैं (जैसे yourcompany.com)। वे मालिकाना, नवीनीकरण, और बुनियादी डोमेन कंट्रोल्स का प्रबंधन करते हैं।

DNS होस्ट (DNS प्रदाता): वह जगह जहाँ आपके डोमेन की "एड्रेस बुक" रहती है। DNS कुछ रिकॉर्ड्स का सेट है जो इंटरनेट को बताते हैं कि आपके डोमेन के लिए अलग-अलग सेवाएँ (वेब, ईमेल, आदि) कहाँ हैं। कभी-कभी आपका रजिस्ट्रार आपका DNS होस्ट भी होता है, लेकिन हमेशा नहीं।

ईमेल प्रदाता: वह सेवा जो वास्तव में आपके इनबॉक्स चलाती है और मेल भेजती/प्राप्त करती है (उदा., Google Workspace या Microsoft 365)। वे आपको [email protected] जैसे मेलबॉक्स देते हैं।

ये कैसे जुड़ते हैं (डोमेन → DNS → ईमेल)

इसे इस तरह सोचिए:

• आपका डोमेन सार्वजनिक नाम है।
• आपका DNS उस नाम के साथ जुड़ी निर्देशावली है।
• आपका ईमेल प्रदाता मेलबॉक्स वाली इमारत है।

तो आप रजिस्ट्रार पर डोमेन खरीदते हैं, फिर आप DNS रिकॉर्ड्स (जहाँ DNS होस्ट होता है) संपादित करते हैं ताकि दुनिया को बताया जा सके, "@yourcompany.com के लिए ईमेल इस प्रदाता को भेजें।"

यदि आप एक साधारण आरेख चाहें, तो उपयोग करें:

डोमेन (रजिस्ट्रार) → DNS (रिकॉर्ड) → ईमेल प्रदाता (इनबॉक्स)

“प्रोपेगेशन” का मतलब क्या है

जब आप DNS बदलते हैं (जैसे MX, SPF, DKIM), तो अपडेट तुरंत हर जगह दिखाई नहीं देता। प्रोपेगेशन वह समय है जिसमें DNS परिवर्तन इंटरनेट भर में फैलते हैं क्योंकि अलग-अलग नेटवर्क अपना कैश ताज़ा करते हैं।

व्यवहार में इसका मतलब है कि आप DNS परिवर्तन सेव करने के बाद भी कुछ समय पुराने व्यवहार देख सकते हैं—विशेषकर पहले एक-दो घंटों में।

अपना डोमेन चुनना और खरीदना

आपका डोमेन आपकी वेबसाइट और आपके ईमेल पते (जैसे [email protected]) की नींव है। यह ऐसी चीज़ है जिसे आप सालों तक रखेंगे, इसलिए शुरुआत में थोड़ी सावधानी बाद के सिरदर्द बचाती है।

ऐसा डोमेन नाम चुनें जो लोगों को उलझन न दे

ऐसा नाम चुनें जो छोटा, स्पष्ट और सुनने पर एक बार में सही टाइप किया जा सके।

कुछ व्यावहारिक नियम:

• ऐसी एक या दो शब्दों को प्राथमिकता दें जिन्हें आप बोले बिना समझा सकें।
• हाइफ़न, डबल अक्षर (जैसे बीच में "ss"), और अजीब स्पेलिंग से बचें।
• अगर आपका बिज़नेस नाम लंबा है, तो एक छोटा ब्रांडेड संस्करण पर विचार करें जिसे आप लेकर रख सकें।
• बोल कर, टाइप करके, और किसी दोस्त के साथ साझा करके जाँचें—अगर वे गलत लिखते हैं तो सरल बनाएं।

TLD विकल्प: .com बनाम अन्य

• .com अभी भी लोगों के लिए याद रखने और भरोसा करने में सबसे आसान है। यदि यह उचित कीमत पर उपलब्ध है, तो आमतौर पर यही सबसे अच्छा विकल्प है।

यदि संभव हो तो सबसे महत्वपूर्ण वेरिएंट खरीद लें (जैसे .com और आपका स्थानीय डोमेन) ताकि ब्रांड सुरक्षित रहे, और फिर ईमेल के लिए एक "प्राथमिक" डोमेन चुनें।

कहाँ खरीदें (और क्या तुलना करें)

रजिस्ट्रार चुनते समय तुलना करें:

• प्रारम्भिक कीमत बनाम नवीनीकरण कीमत (नवीनीकरण अक्सर काफी महंगा हो सकता है)
• WHOIS गोपनीयता (अक्सर मुफ्त, कभी-कभी अतिरिक्त)
• आसान DNS पहुँच (आपको ईमेल के लिए DNS संपादित करना होगा)
• सपोर्ट की गुणवत्ता (लाइव चैट मददगार है जब आप फँस जाएँ)
• अतिरिक्त उत्पादों का दबाव (कुछ चेकआउट फ्लो अनावश्यक एक्स्ट्रा बेचते हैं)

स्वामित्व और गोपनीयता मूल बातें

सुनिश्चित करें कि डोमेन आपके व्यवसाय के नाम पर पंजीकृत है (या एक भरोसेमंद मालिक) और कि आप लॉगिन, रिकवरी ईमेल, और किसी भी दो-कारक प्रमाणीकरण (2FA) को नियंत्रित करते हैं। रजिस्ट्रार एक्सेस एक जगह रखें—सुरक्षित तरीके से साझा—ताकि डोमेन किसी कर्मचारी या ठेकेदार के जाने पर न चला जाए।

जब तक कोई विशेष कारण न हो, WHOIS प्राइवेसी चालू कर दें। यह स्पैम कम करने और व्यक्तिगत संपर्क विवरण सार्वजनिक सूची से बचाने में मदद करती है।

व्यवसायिक ईमेल प्रदाता का चयन

ईमेल प्रदाता चुनना ज्यादातर इस बारे में है कि मेल सेवा कहाँ रहेगी। आपका डोमेन (नाम) एक कंपनी के पास रह सकता है, जबकि आपका ईमेल किसी अलग प्रदाता पर चल सकता है।

दो आम सेटअप

1) अपने डोमेन रजिस्ट्रार के साथ ईमेल

कई रजिस्ट्रार डोमेन के साथ ईमेल बंडल बेचते हैं। यह सुविधाजनक हो सकता है क्योंकि बिलिंग और सपोर्ट एक जगह रहते हैं। ट्रेड-ऑफ यह है कि फ़ीचर्स साधारण हो सकते हैं (कम सहयोग उपकरण, सरल एडमिन कंट्रोल), और बाद में माइग्रेट करने में अतिरिक्त कदम लग सकते हैं।

2) अलग ईमेल प्रदाता के साथ ईमेल

यह बढ़ती टीम्स के लिए सामान्य विकल्प है। Google Workspace या Microsoft 365 जैसे प्रदाता डिलीवरबिलिटी, सुरक्षा, और प्रोडक्टिविटी ऐप्स पर ज़्यादा ध्यान देते हैं। आपका डोमेन रजिस्ट्रार पर रह सकता है—आप बस DNS रिकॉर्ड के ज़रिए ईमेल कनेक्ट करते हैं।

क्या देखें (ताकि आप ज्यादा भुगतान न करें)

उन चीज़ों पर ध्यान दें जिन्हें आप वास्तव में इस्तेमाल करेंगे:

• मेलबॉक्स की संख्या: क्या हर व्यक्ति के लिए मेलबॉक्स चाहिए, या कुछ और एलिएस पर्याप्त हैं?
• प्रति उपयोगकर्ता स्टोरेज: यदि आप बड़े अटैचमेंट्स या लंबा ईमेल इतिहास रखते हैं तो यह महत्वपूर्ण है।
• एलिएस और समूह/टीम पते: hello@, support@, billing@ जैसे—कुछ प्लान इनको शामिल करते हैं; अन्य प्रति मेलबॉक्स चार्ज कर सकते हैं।

एडमिन फ़ीचर्स जिनकी परवाह है

गैर-तकनीकी एडमिन्स यहाँ फर्क महसूस करते हैं:

• सरल उपयोगकर्ता प्रबंधन (तेज़ी से स्टाफ जोड़/हटाएँ)
• 2-फ़ैक्टर ऑथेंटिकेशन (2FA) ताकि खाते सुरक्षित रहें
• खाते पुनर्प्राप्ति विकल्प (बैकअप ईमेल/फोन, एडमिन रीसेट)
• ऑडिट/लॉगिंग बुनियादी (किसने क्या बदला, और कब)

बजट की अपेक्षाएँ

पूर्ण-फ़ीचर्ड प्रदाताओं के लिए प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह प्राइसिंग की उम्मीद रखें; रजिस्ट्रार ईमेल अक्सर सस्ता होता है पर फीचर्स हल्के होते हैं। किसी स्तर पर जाने से पहले जांच लें कि कौन क्या शामिल है (मेलबॉक्स बनाम एलिएस, स्टोरेज, शेयर्ड इनबॉक्स) और /pricing जैसी पृष्ठों पर प्लान की तुलना करें।

अगर आप अनिश्चित हैं, तो ऐसा प्रदाता चुनें जो आसान एक्सपोर्ट और माइग्रेशन टूल सपोर्ट करे—भविष्य का आप इसका आभारी होंगे।

मेलबॉक्स, एलिएस, और टीम पते बनाना

यह वह जगह है जहाँ आपका कस्टम-डोमेन ईमेल वास्तविकता जैसा महसूस होने लगता है: आप उन इनबॉक्स को बनाएँगे जिनका रोज़मर्रा उपयोग होगा, और साथ ही वे अतिरिक्त पते जो आपके बिज़नेस को व्यवस्थित दिखाते हैं।

मुख्य मेलबॉक्स से शुरू करें

पहला प्राथमिक पता बनाएँ—आम तौर पर इनमें से एक:

• [email protected] (व्यक्तिगत जवाबदेही और लॉगिन के लिए बेस्ट)
• [email protected] (छोटी टीम के लिए दोस्ताना सामने का दरवाज़ा)
• [email protected] (सामान्य, पर अधिक स्पैम आकर्षित कर सकता है)

यदि आप सिंगल हो, तो आप you@ को वास्तविक मेलबॉक्स के रूप में उपयोग कर सकते हैं और hello@ को उसके लिए एक एलिएस के रूप में जोड़ सकते हैं।

टीम के सदस्यों और रोल-आधारित पतों को जोड़ें

अगला, वास्तविक लोगों के लिए मेलबॉक्स बनाएँ (उदा., sara@, mike@)। फिर उन “रोल” पतों को जोड़ें जो ग्राहक आपसे कैसे संपर्क करते हैं उसकी नक़ल करते हैं:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

रोल पतों के लिए तय करें कि संदेश किसे प्राप्त हों—आम विकल्पों में शामिल हैं: एक व्यक्ति को डिलिवर करना, कई लोगों को डिलिवर करना, या एक साझा इनबॉक्स (नीचे और) करना।

एलिएस बनाम अलग मेलबॉक्स: कैसे चुनें

एलिएस तब उपयोग करें जब:

• यह उसी व्यक्ति के लिए एक और नाम हो (उदा., firstname@ और you@)
• आप कई एंट्री पॉइंट चाहते हैं पर एक ही इनबॉक्स में सब आना चाहिए

अलग मेलबॉक्स बनाएं जब:

• कई लोगों को एक्सेस चाहिए
• उसे अपना पासवर्ड, नियम, या हिस्ट्री चाहिए (उदा., support@)

अभी एक नामकरण मानक तय करें (भविष्य के सिरदर्द बचाएँ)

एक सरल नियम चुनें और उस पर टिके रहें:

• लोग: first@ या first.last@
• टीम्स: support@, sales@, billing@

बेतरतीब नामों से बचें (जैसे support-team@ बनाम help@)—सुसंगतता ऑनबोर्डिंग, सुरक्षा, और ट्रबलशूटिंग को बाद में आसान बनाती है।

अपना DNS सेटिंग्स ढूँढना बिना खोए

DNS आपके डोमेन के लिए सेटिंग्स पृष्ठ है। यही जगह है जहाँ आप इंटरनेट को बताते हैं कि आपकी वेबसाइट कहाँ है और, ईमेल के लिए, किन सेवाओं को [email protected] जैसी एड्रेस के लिए मेल डिलीवर करनी चाहिए।

खुशखबरी: सामान्यतः व्यापारिक ईमेल के लिए आपको केवल कुछ आइटम ही एडिट करने होते हैं—मुख्य रूप से MX रिकॉर्ड, और बाद में कुछ TXT रिकॉर्ड (SPF, DKIM, और DMARC के लिए)। मुश्किल भाग सही स्क्रीन ढूँढना ही है।

DNS कहाँ रहता है (दो आम जगहें)

अधिकांश लोग DNS इनमें से कहीं प्रबंधित करते हैं:

• आपका डोमेन रजिस्ट्रार (जहाँ आपने डोमेन खरीदा): GoDaddy, Namecheap, Google Domains/Squarespace Domains, आदि।
• एक बाहरी DNS होस्ट (यदि DNS मूव किया गया हो): Cloudflare, आपका वेब होस्ट, या कोई मैनेज्ड DNS प्रदाता।

एक छोटा संकेत: अगर आपका डोमेन कस्टम नेमसर्वर उपयोग कर रहा है (अक्सर कुछ ऐसा जैसे ns1.cloudflare.com), तो DNS संभवतः रजिस्ट्रार पर नहीं है—यहाँ संपादित न करें।

सही DNS स्क्रीन कैसे खोजें

ऐसी मेनू आइटम ढूँढें:

• DNS
• DNS Settings / Manage DNS
• Zone Editor
• Domain Settings → DNS Records

एक बार सही जगह पर पहुँचने पर, आपको आमतौर पर एक तालिका दिखेगी जिसमें कॉलम जैसे Type, Name/Host, Value/Content, Priority, और TTL होते हैं।

कुछ भी बदलने से पहले

खुद को आसान गलतियों से बचाने के लिए 2 मिनट लें:

• अपने वर्तमान DNS रिकॉर्ड्स के स्क्रीनशॉट लें (या अगर एक्सपोर्ट का विकल्प है तो एक्सपोर्ट करें)।
• अगर आप कई डोमेन मैनेज करते हैं तो दोबारा जाँच करें कि आप सही डोमेन संपादित कर रहे हैं।
• अगर आप सुनिश्चित नहीं हैं कि DNS रजिस्ट्रार पर है या कहीं और, तो पहले डोमेन के nameservers देखें।

ईमेल के लिए आप क्या संपादित करेंगे (और किसे अनदेखा करें)

कस्टम-डोमेन व्यवसायिक ईमेल के लिए आप आमतौर पर जोड़ेंगे या बदलेंगे:

• MX रिकॉर्ड: आने वाले ईमेल को कहाँ डिलीवर करना है बताते हैं।
• TXT रिकॉर्ड: सत्यापन और ईमेल सुरक्षा सेटिंग्स के लिए उपयोग होते हैं (SPF, DKIM, DMARC)।

आप आमतौर पर वेबसाइट-संबंधित रिकॉर्ड (जैसे A, AAAA, और CNAME) को वैसे ही छोड़ सकते हैं जब तक आपका प्रदाता विशेष रूप से कुछ और न कहे।

बचें यह सामान्य DNS गलतियाँ

ये वो गलतियाँ हैं जो सबसे ज़्यादा “ईमेल काम नहीं कर रहा” की स्थितियाँ पैदा करती हैं:

• गलत डोमेन स्तर: रिकॉर्ड्स को गलती से सबडोमेन पर (या रूट पर) जोड़ना।
• वैल्युओं में अतिरिक्त स्पेस (विशेषकर TXT रिकॉर्ड्स में)।
• डॉट्स की ग़लतियाँ: कुछ सिस्टम mail.example.com चाहते हैं जबकि अन्य डोमेन 自动 जोड़ देते हैं।
• डुप्लिकेट रिकॉर्ड: पुराने MX रिकॉर्ड नए वाले के साथ बने रहते हैं।

यदि आप व्यवस्थित रहें—सही DNS होस्ट खोजें, वहाँ जो है सेव करें, फिर केवल वही परिवर्तन करें जो आपके ईमेल प्रदाता ने दिए हैं—तो आप अगले चरण: MX रिकॉर्ड सेटअप के लिए अच्छी स्थिति में होंगे।

MX रिकॉर्ड के साथ ईमेल डिलीवरी कनेक्ट करना

MX रिकॉर्ड आपके डोमेन के लिए मेल रूटिंग के संकेत होते हैं। जब कोई आपसे [email protected] पर ईमेल भेजता है, तो उनका मेल सर्विस आपके डोमेन का DNS चेक करती है और MX रिकॉर्ड देखती है ताकि पता चले कौन सा प्रदाता उस संदेश को प्राप्त करेगा (Google Workspace, Microsoft 365, इत्यादि)।

MX रिकॉर्ड क्या करते हैं

MX (Mail Exchange) रिकॉर्ड दुनिया को बताते हैं कि आपका ईमेल कहाँ डिलीवर किया जाना चाहिए। यदि ये गलत जगह की ओर इशारा करते हैं—या अगर आपके पास संघर्ष पैदा करने वाला मिश्रण है—तो संदेश बाउंस कर सकते हैं, गायब हो सकते हैं, या किसी पुराने इनबॉक्स में पहुँच सकते हैं जिसे आप भूल गए हैं।

MX रिकॉर्ड को सुरक्षित तरीके से कैसे जोड़ें या बदलें

अपने डोमेन के DNS सेटिंग्स में, आपका ईमेल प्रदाता आपको MX एन्ट्रीज़ की एक सूची देगा (host/name, value/target, और priority)। उन्हें बिलकुल वैसा ही जोड़ें जैसा दिखाया गया है।

यदि आप प्रदाता बदल रहे हैं, तो आमतौर पर आपको पुराने MX रिकॉर्ड हटाने होंगे जो पिछले सेवा की ओर इशारा करते हैं। कई प्रदाता स्पष्ट रूप से कहते हैं “किसी भी मौजूदा MX रिकॉर्ड को हटा दें।” उस निर्देश का ध्यानपूर्वक पालन करें—पुराने MX रिकॉर्ड छोड़ देने से डिलीवरी विभाजित हो सकती है।

टिप: कुछ भी बदलने से पहले वर्तमान MX रिकॉर्ड को नोट में कॉपी कर लें ताकि जरूरत पड़ने पर आप उन्हें पुनर्स्थापित कर सकें।

प्रायोरिटी नंबर (इनका क्या मतलब है)

MX प्रायोरिटी एक रैंकिंग है: कम नंबर पहले आज़माए जाते हैं। उदाहरण: प्रायोरिटी 1 को प्रायोरिटी 5 पर प्राथमिकता है।

अधिकांश सेटअप काम करते हैं जब तक आप:

• प्रायोरिटी ठीक वैसे ही रखें जैसे आपका प्रदाता सूचीबद्ध करता है
• अतिरिक्त MX रिकॉर्ड न बनाएं
• संख्याएँ तब तक न बदलें जब तक आपका प्रदाता न कहे

MX काम कर रहा है यह कैसे सत्यापित करें

पहले अपने प्रदाता के एडमिन/चेक टूल का उपयोग करें (अधिकांश में "Verify domain/DNS" स्टेप होता है) ताकि MX रिकॉर्ड्स का पता चल सके।

फिर असली दुनिया का परीक्षण करें: किसी व्यक्तिगत पते (जैसे Gmail) से अपने नए व्यवसायिक पते पर एक संदेश भेजें और पुष्टि करें कि यह पहुँचता है। वापस रिप्लाई करके आउटगोइंग भी जाँचें (MX इनकमिंग को प्रभावित करता है; आउटगोइंग आपके प्रदाता द्वारा हैंडल किया जाता है)।

SPF, DKIM, और DMARC जोड़ना (सरल और सुरक्षित)

SPF, DKIM, और DMARC तीन DNS रिकॉर्ड हैं जो अन्य मेल सिस्टम्स को आपके डोमेन से भेजे गए संदेशों पर भरोसा करने में मदद करते हैं। इनका उद्देश्य सरल है: स्पूफिंग (कोई आपके नाम से भेजने का नाटक) कम करना और डिलीवरबिलिटी सुधारना ताकि आपका असली मेल स्पैम जैसा न लगने पाए।

SPF: दुनिया को बताएं कौन आपके डोमेन के लिए भेज सकता है

SPF एक TXT रिकॉर्ड है जो यह सूचीबद्ध करता है कि कौन-कौन सी सेवाएँ आपके डोमेन का उपयोग करते हुए मेल भेजने की अनुमति रखती हैं।

दो व्यावहारिक नियम:

• डोमेन पर केवल एक SPF रिकॉर्ड होना चाहिए। अगर आप कई देखते हैं, तो उन्हें मिलाएँ।
• वह उपयोग करें जो आपका प्रदाता देता है (Google Workspace, Microsoft 365, आपका ईमेल होस्ट, आदि)।

उदाहरण SPF TXT मान (केवल उदाहरण):

v=spf1 include:_spf.google.com include:servers.mcsv.net -all

“include:” लाइनें भेजने वालों को अधिकृत करती हैं। अंत में -all का अर्थ है "बाकी कुछ भी अनुमति नहीं है।" अगर आप टेस्टिंग के दौरान अनिश्चित हैं, तो कुछ टीमें पहले ~all (थोड़ा नरम) के साथ शुरू करती हैं, और बाद में -all पर स्विच करती हैं।

DKIM: संदेश बदला न गया है यह साबित करने के लिए सिग्नेचर जोड़ें

DKIM आपके ईमेल प्रदाता को आउटगोइंग संदेशों पर साइन करने देता है। आपको एक DNS रिकॉर्ड जोड़ना होगा, फिर अपने प्रदाता में साइनिंग चालू करनी होगी।

अधिकांश प्रदाता आपको देंगे:

• एक selector (एक छोटा नाम जैसे google या s1)
• जोड़ने के लिए एक DNS रिकॉर्ड (अक्सर TXT; कभी-कभी CNAME)

यह कुछ इस तरह दिख सकता है: selector._domainkey.yourdomain.com. जोड़ने के बाद अपने ईमेल एडमिन पैनल में वापस जाकर DKIM/signing सक्षम करें।

DMARC: निगरानी मोड से शुरू करें (सुरक्षित)

DMARC रिसीवर्स को बताता है कि अगर SPF/DKIM चेक फेल हों तो क्या करना चाहिए। बेहतर है कि आप निगरानी नीति से शुरू करें ताकि आप गलती से वैध मेल ब्लॉक न कर दें।

एक सामान्य starter DMARC रिकॉर्ड:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]; adkim=s; aspf=s

p=none के साथ आप केवल रिपोर्ट इकट्ठा कर रहे हैं। बाद में, जब आपने सुनिश्चित कर लिया कि legítimate ट्रैफ़िक पास हो रहा है, तो आप इसे quarantine या reject पर सख्त कर सकते हैं।

कंप्यूटर और फोन पर ईमेल सेट करना

एक बार आपका डोमेन ईमेल बनाया गया और DNS जुड़ गया, आख़िरी कदम यह है कि यह हर जगह काम करे जहाँ आप मेल पढ़ते और भेजते हैं: लैपटॉप, फ़ोन, और कभी-कभी टैबलेट।

वेबमेल बनाम ईमेल ऐप्स (आपको क्या उपयोग करना चाहिए?)

वेबमेल वह इनबॉक्स है जो आप ब्राउज़र में खोलते हैं (उदा., Chrome में Gmail, Outlook on the web, या आपके प्रदाता का वेब पोर्टल)। यह खातरी करने का सबसे आसान तरीका है क्योंकि कुछ भी "कॉन्फ़िगर" करने की ज़रूरत नहीं होती। यदि आप वेबमेल में भेज/प्राप्त कर पा रहे हैं, तो आपका मेलबॉक्स ठीक है।

ईमेल ऐप्स वे प्रोग्राम हैं जैसे Gmail या Outlook मोबाइल ऐप, Apple Mail, या डेस्कटॉप Outlook। ये सुविधाजनक हैं (नोटिफिकेशन, ऑफ़लाइन एक्सेस), पर ये सही साइन-इन और सर्वर सेटिंग्स पर निर्भर करते हैं।

टिप: अगर किसी ऐप में सेटअप फेल हो रहा है, तो पहले वेबमेल में साइन इन करें। इससे अलग हो जाएगा कि समस्या "खाते की" है या "डिवाइस सेटअप" की।

IMAP बनाम Exchange/ActiveSync (सही कनेक्शन चुनें)

कुछ प्रदाता कई तरह से कनेक्ट करने का विकल्प देते हैं:

• Exchange / ActiveSync (अक्सर Microsoft 365 के साथ, कभी-कभी अन्य): फोन पर प्लग-एंड-प्ले अनुभव के लिए सबसे अच्छा। यह मेल के साथ-साथ कॉन्टैक्ट्स और कैलेंडर भी सिंक करता है, और साझा फीचर्स के लिए अधिक भरोसेमंद होता है।
• IMAP (सामान्य): बेसिक मेल सिंक के लिए अच्छा। कॉन्टैक्ट्स/कैरेंडर के लिए अलग सेटअप की ज़रूरत पड़ सकती है।

यदि विकल्प है और आपका प्लान इसे सपोर्ट करता है, तो सरलता के लिए Exchange/ActiveSync चुनें। जब Exchange उपलब्ध न हो या आप ज़्यादा यूनिवर्सल सेटअप चाहते हों तो IMAP का उपयोग करें।

2FA और ऐप पासवर्ड: लॉगिन क्यों फेल होते हैं

यदि आपके खाते में दो-कारक प्रमाणीकरण (2FA) सक्षम है, तो कुछ पुराने ऐप्स (या कुछ डेस्कटॉप क्लाइंट) सेकंड स्टेप को संभाल नहीं पाते।

आम समाधान:

• प्रदाता के “Sign in with Google/Microsoft” फ़्लो का उपयोग करें अगर उपलब्ध हो।
• app password जनरेट करें (एक विशेष पासवर्ड जिसे केवल उस डिवाइस/ऐप के लिए उपयोग करें)।
• पूरा ईमेल पता ([email protected]) डालें, सिर्फ़ यूज़रनेम नहीं।

त्वरित सेटअप चेकलिस्ट (किसी भी डिवाइस के लिए)

जब कोई ऐप "Manual settings" मांगेगा, तो आम तौर पर आपको चाहिए:

यदि आपको सर्वर नाम नहीं पता, तो अपने ईमेल प्रदाता के सहायता पृष्ठ से "IMAP settings" या "Exchange settings" खोजें और ठीक वैसे ही कॉपी करें।

सेटअप के बाद, किसी व्यक्तिगत पते पर टेस्ट मेल भेजें और वापस रिप्लाई लेकर इनबॉक्स और आउटगोइंग दोनों की पुष्टि करें।

फार्वर्डिंग, कैच-ऑल, और साझा इनबॉक्स

एक बार आपकी टीम के पास वास्तविक मेलबॉक्स आ गए, तो आप संभवतः कुछ सुविधाजनक सेटअप चाहेंगे: फॉरवर्डिंग, एलिएस, कैच-ऑल, या साझा इनबॉक्स। ये सब मिलते-जुलते हैं पर अलग तरह से व्यवहार करते हैं।

फार्वर्डिंग बनाम एलिएस बनाम साझा इनबॉक्स (सारांश)

• फॉरवर्डिंग: पता A पर भेजा गया ईमेल स्वतः पता B पर भेजा जाता है। (उदा.: info@ → sarah@)
• एलिएस: एक अतिरिक्त पता जो उसी मेलबॉक्स में पहुँचता है। (उदा.: sarah@ के साथ invoices@ भी डिलिवर हो)

एक सरल नियम: जब एक ही व्यक्ति के लिए कई पते हों तो एलिएस का उपयोग करें; और जब कई लोग एक ही पते को प्रबंधित करें तो साझा इनबॉक्स का उपयोग करें।

जब फॉरवर्डिंग ठीक है (अस्थायी) — और कब यह समस्याएँ पैदा करती है

फॉरवर्डिंग ठीक है:

• छोटे संक्रमण के लिए (उदा., आप अभी प्रोवाइडर बदल रहे हैं और संदेश नहीं मिस करना चाहते)
• एक-बार के रूटिंग के लिए (उदा., वेबफॉर्म नोटिफिकेशन किसी विशिष्ट व्यक्ति को जा रहे हों)

लंबी अवधि में फॉरवर्डिंग समस्याएँ कर सकती है:

• रिप्लाई अजीब दिख सकते हैं (लोग गलत पते से जवाब दे सकते हैं)
• डिलीवरबिलिटी प्रभावित हो सकती है (कुछ फारवर्ड किए हुए मेल SPF चेक फेल कर सकते हैं, जो फारवर्डिंग के तरीके पर निर्भर करता है)
• जिम्मेदारी अस्पष्ट हो जाती है (किसने कब जवाब दिया यह ट्रैक करना कठिन हो जाता है)

यदि किसी टीम पते का महत्व है (sales@, support@), तो साझा इनबॉक्स या हेल्पडेस्क-शैली सेटअप आमतौर पर साफ़ रहता है।

कैच-ऑल पते: फायदे, नुकसान, और स्पैम जोखिम

कैच-ऑल का मतलब है कि [email protected] स्वीकार कर लिया जाएगा (गलतियों जैसे suupport@ सहित)।

फायदे:

• आप गलत/पुराने पते को मिस नहीं करेंगे

नुकसान:

• स्पैम चुंबक: स्पैमर्स आपके डोमेन पर यादृच्छिक पते आजमाते हैं
• टाइपो का पता लगाना कठिन हो जाता है क्योंकि त्रुटियाँ बाउंस नहीं करतीं

यदि आप कैच-ऑल सक्षम करते हैं, तो इसे एक मॉनिटर किए जाने वाले साझा इनबॉक्स पर भेजें और सख्त स्पैम फिल्टर रखें।

टीम ईमेल व्यवस्थित रखने के सरल नियम और फ़िल्टर

अधिकांश प्रदाता आपको इनबॉक्स नियम बनाने देते हैं जैसे:

• billing@ और support@ को अलग-फ़ोल्डर या लेबल दें
• केवल विशिष्ट विषयों को ऑटो-फ़ॉरवर्ड करें (उदा., "New lead") पूरे मेल को नहीं
• साझा इनबॉक्स के लिए ऑटो-रिप्लाई टेम्पलेट्स सेट करें ("हमने आपका अनुरोध प्राप्त कर लिया है...") और स्पष्ट अपेक्षाएँ बताएं

ये छोटे नियम मेल को एक समूह चैट बनने से रोकते हैं जिसका कोई मालिक नहीं होता।

पुराने ईमेल पते से माइग्रेट करना

नए व्यवसायिक ईमेल पते पर स्विच करने का मतलब यह नहीं कि पुराने संदेश खो जाएंगे या आप अचम्भित होंगे। कुंजी यह तय करना है कि आप क्या ट्रांसफर कर रहे हैं और एक सरल "दोनों को कुछ समय चलाएँ" दृष्टिकोण अपनाना है।

तय करें आप क्या माइग्रेट कर रहे हैं

पहले यह तय करें कि दायरा क्या है:

• केवल ईमेल: सबसे तेज़ और छोटे टीम्स के लिए अक्सर पर्याप्त
• ईमेल + कॉन्टैक्ट्स + कैलेंडर: यदि आप साझा कैलेंडर, बैठक निमंत्रण, या ग्राहक जानकारी कॉन्टैक्ट्स में रखते हैं तो यह करना चाहिए

अगर आप सुनिश्चित नहीं हैं, तो पहले मेल माइग्रेट करें, और मेल स्थिर होने पर कॉन्टैक्ट्स/कैलेंडर लाएँ।

माइग्रेशन विधि चुनें

अधिकांश प्रदाता आपको तीन व्यावहारिक विकल्प देते हैं:

1) बिल्ट-इन इम्पोर्टर (सबसे आसान)

Google Workspace और Microsoft 365 दोनों में माइग्रेशन टूल हैं जो किसी अन्य प्रदाता से मेल (और कभी-कभी कॉन्टैक्ट्स/कैलेंडर) को कॉपी करते हैं। गैर-तकनीकी सेटअप के लिए यह आमतौर पर सबसे कम त्रुटिपूर्ण विकल्प है।

2) IMAP मूव (कई प्रदाताओं के साथ काम करता है)

यदि आपका पुराना ईमेल IMAP सपोर्ट करता है, तो एक माइग्रेशन टूल फ़ोल्डर्स और संदेशों को कॉपी कर सकता है। यह आम तौर पर मेल को भरोसेमंद तरीके से मूव करता है, पर यह संभव है कि कैलेंडर/कॉन्टैक्ट्स अलग से एक्सपोर्ट/इम्पोर्ट करने पड़ें।

3) मैनुअल एक्सपोर्ट/इम्पोर्ट (सबसे अधिक हैंड्स-ऑन)

जब कोई ऑटोमैटिक टूल उपलब्ध न हो तब इसका उपयोग करें। पुराने सर्विस से एक्सपोर्ट (अक्सर PST/mbox/CSV) करें, फिर नए में इम्पोर्ट करें। यह किया जा सकता है, पर क्लीन-अप के लिए अधिक समय रखें।

स्विच के दौरान खोया हुआ मेल कैसे बचाएँ

पुराना अकाउंट तुरंत बंद न करें। तब तक इसे सक्रिय रखें जब तक कि आप सुनिश्चित न कर लें कि:

• नए इनबॉक्स ठीक से भेज और प्राप्त कर रहे हैं
• पुराने मेल कॉपी हो चुके हैं (कुछ प्रमुख फ़ोल्डर्स की जाँच करें और कुछ महत्वपूर्ण भेजने वालों को खोजकर पुष्टि करें)
• नई रिप्लाइज़ नए पते से जा रही हैं

यहां तक कि पुराने पते पर एक ऑटो-रिप्लाई सेट करने पर विचार करें: "हम [email protected] पर आ गए हैं" (एक संक्षिप्त तारीख विंडो के साथ)।

एक सरल कटओवर योजना

एक शांत समय चुनें (प्रातः जल्दी या सप्ताहांत के अंत में), फिर:

1. अपनी टीम को बताएं कि क्या बदल रहा है और कब।
2. कुछ असली संदेशों के साथ टेस्ट करें (बाहरी Gmail/Outlook खाते टेस्ट के लिए अच्छे हैं)।
3. पहले एक मेलबॉक्स मूव करें (अक्सर एडमिन/मालिक), पुष्टि करें कि यह काम कर रहा है, फिर बाकियों को माइग्रेट करें।

एक बार सब कुछ ठीक निकल जाए, तो पुराने पते को किसी सुरक्षा अवधि के लिए रखें, फिर पुरानी सेवा रद्द करें।

ट्रबलशूटिंग चेकलिस्ट (सामान्य समस्याएँ और समाधान)

अधिकांश व्यवसायिक ईमेल समस्याएँ तीन क्षेत्रों में आती हैं: DNS रिकॉर्ड (आपके डोमेन की सेटिंग्स), प्रमाणीकरण (SPF/DKIM/DMARC), या साइन-इन/सेटअप (पासवर्ड, 2FA, ऐप सेटिंग्स)। इस चेकलिस्ट का उपयोग करके जल्दी कारण पता करें।

ईमेल नहीं आ रही

MX रिकॉर्ड से शुरू करें।

• पुष्टि करें कि MX रिकॉर्ड्स आपके प्रदाता के निर्देशों से बिलकुल मेल खाते हैं (host/name, priority, value)
• आम गलतियाँ देखें: रिकॉर्ड गलत स्तर पर जोड़े गए हैं (उदा., "@" बनाम आपका डोमेन नाम), टाइपोज़
• पिछले प्रदाता से बचे हुए पुराने MX रिकॉर्ड हटा दें—दोनों होना अक्सर डिलीवरी तोड़ देता है
• बदलावों को समय दें: DNS अपडेट होने में कुछ मिनट से कुछ घंटे लग सकते हैं (propagation)

ईमेल स्पैम में जा रही है

यह आमतौर पर प्रमाणीकरण या पहचान असंगति की समस्या होती है।

• जाँचें कि SPF, DKIM, और DMARC प्रकाशित हैं और आपके प्रदाता के एडमिन टूल में “pass” दिखा रहे हैं
• सुनिश्चित करें कि From: फ़ील्ड में पत्ा आपके डोमेन का ही हो (एक डोमेन से भेजते हुए दूसरे डोमेन से न भेजें जब तक सही सेटअप न हो)
• यदि आप किसी थर्ड-पार्टी से भेज रहे हैं (न्यूज़लेटर्स, CRM, ट्रांज़ैक्शनल ईमेल), तो उसे SPF में जोड़ें और/या उस टूल के लिए DKIM सेटअप करें

लॉगिन नहीं हो पा रहा या डिवाइस कनेक्ट नहीं कर रहा

• सही यूज़रनेम फ़ॉर्मैट जाँचें (कुछ प्रदाता पूरा पता [email protected] चाहिए)
• अगर 2FA सक्षम है, तो कुछ ऐप्स के लिए app password चाहिए होगा
• अगर आप ऑटो-सेटअप नहीं उपयोग कर रहे, तो IMAP/SMTP सेटिंग्स दोबारा जाँचें

सपोर्ट के लिए जानकारी एकत्र करें (समय बचाता है)

सपोर्ट से संपर्क करते समय शामिल करें:

• आपके DNS रिकॉर्ड (MX/SPF/DKIM/DMARC) के स्क्रीनशॉट
• सटीक त्रुटि संदेश (कॉपी/पेस्ट करें)
• किसी सैंपल ईमेल के पूर्ण हेडर (SPF/DKIM/DMARC परिणाम दिखते हैं)
• प्रभावित पता, समय भेजा गया, और प्राप्तकर्ता डोमेन (उदा., Gmail, Outlook)

यदि आप किसी नए प्रोडक्ट या आंतरिक टूल के साथ ईमेल सेट कर रहे हैं, तो अपने "from" पतों को जल्दी तय कर लें (उदा., support@ ग्राहक उत्तरों के लिए, billing@ इनवॉइस के लिए, और ऐप नोटिफ़िकेशन के लिए एक समर्पित भेजने वाला पता) ताकि ट्रांज़ैक्शनल और सपोर्ट ईमेल बाद में DNS और डिलीवरबिलिटी के मुद्दों के बिना स्थिर रहें।