Scopri come pianificare e costruire un'app web che aiuti le agenzie digitali a tracciare ore fatturabili, budget, utilizzo e la redditività reale dei progetti con report chiari.
Prima di progettare schermate o scegliere un database, sii specifico su cosa significa “successo” per le persone che useranno l'app tutti i giorni. Le agenzie falliscono nel tracciamento del tempo meno per mancanza di funzionalità e più perché l'obiettivo è vago.
I proprietari di agenzia vogliono fiducia: “Stiamo davvero guadagnando con questo retainer?” Hanno bisogno di rollup per cliente, team e mese.
I project manager vogliono controllo e rapidità: monitorare consumo vs budget, individuare lo scope creep presto e ottenere le approvazioni dei timesheet in tempo.
I membri del team (e i contractor) vogliono semplicità: registrare il tempo velocemente, sapere cosa tracciare e evitare di essere rincorsi per voci mancanti.
Inizia con risultati misurabili:
Al minimo, la redditività è:
Ricavi (fatturati o riconosciuti) meno costo del lavoro (tariffe interne per dipendenti + compensi ai contractor) meno allocazione overhead (opzionale all'inizio, ma importante per margini veri).
Anche se non modelli l'overhead subito, decidi se punti al margine di progetto (solo lavoro diretto) o al margine reale (include overhead). Nominarlo in anticipo evita report confusi dopo.
Fogli e timer separati solitamente portano a categorie incoerenti, approvazioni mancanti e versioni del “dato” diverse. Il risultato è prevedibile: ore sottofatturate, fatture in ritardo e report di redditività di cui nessuno si fida abbastanza per agire.
Prima di progettare l'interfaccia, mappa come il lavoro si muove realmente in un'agenzia — da “dobbiamo tracciare il tempo” a “abbiamo fatturato e rivisto i margini”. Se la tua app si adatta alle abitudini esistenti, l'adozione è più semplice e la qualità dei dati migliora.
La maggior parte delle agenzie usa una combinazione di timer (ottimo per lavoro profondo e start/stop accurati) e inserimento manuale (comune dopo riunioni, cambi di contesto o lavoro mobile). Supporta entrambi e lascia che i team scelgano.
Decidi anche se il tuo workflow è centrato sul logging quotidiano (migliore accuratezza, meno panico a fine settimana) o sui timesheet settimanali (comuni in agenzie con approvazioni). Molti team vogliono promemoria giornalieri ma uno step settimanale di invio.
Il tracciamento funziona solo se i progetti sono impostati come le agenzie li vendono:
Durante la mappatura, annota chi crea clienti/progetti (ops, PM, account manager) e cosa serve loro: linee di servizio, ruoli, sedi o listini tariffari.
Le approvazioni solitamente avvengono con cadenza prevedibile (settimanale o bisettimanale). Chiarisci:
Le agenzie esaminano comunemente margini per progetto, cliente, linea di servizio e persona. Mappare queste aspettative di reporting presto evita rifacimenti — perché determina quali metadata devono essere catturati all'inserimento del tempo, non dopo.
Il tuo modello dati è il contratto tra prodotto, report e fatture. Se lo fai bene all'inizio, puoi cambiare UI e workflow dopo senza rompere la matematica della redditività.
Inizia con un piccolo set di oggetti ben collegati:
Ogni report dipende in ultima istanza dalle voci di tempo. Al minimo memorizza:
Cattura anche chiavi esterne: persona, progetto, task/attività — e includi timestamp immutabili created_at/updated_at per audit.
Le agenzie raramente usano una sola tariffa oraria. Modella le tariffe in modo che possano sovrascriversi:
Una regola pratica: memorizza la tariffa applicata sulla voce di tempo al momento dell'approvazione così le fatture non cambiano quando i rate card vengono modificati dopo.
La redditività richiede costi, non solo fatturato:
Con questi elementi puoi calcolare ricavi, costi e margini senza imporre alle agenzie un workflow rigido.
Se la tua app funziona solo per fatturazione oraria, le persone la adatteranno alla realtà — di solito con fogli di calcolo e note manuali. Le agenzie gestiscono portafogli misti (orario, fisso, retainer), quindi la tua app dovrebbe supportare tutti e tre senza cambiare il modo in cui i team registrano il tempo.
Il lavoro orario è semplice sulla carta: tempo fatturabile × tariffa. La parte complicata è che le tariffe variano.
Supporta listini per ruolo (Designer, PM), per persona, per cliente o per progetto. Poi aggiungi aggiustamenti controllati:
Questo mantiene il tracciamento delle ore fatturabili accurato e permette al team account di rispettare le aspettative del cliente.
I progetti a prezzo fisso vincono o perdono in base a quanto velocemente consumi il budget. Qui il tracciamento non è solo per fatturare — è per budgeting del progetto e allerta precoce.
Modella un progetto a prezzo fisso con:
Mostra poi il “burn vs budget” nel tempo: consumo settimana per settimana, forecast al completamento e come il margine del progetto varia con i cambi di scope. Rendilo ovvio quando un progetto è profittevole oggi ma sta deragliando.
I retainer sono ricorrenti e pieni di regole. Lo strumento dovrebbe permettere di impostare una allocazione mensile (es., 40 ore/mese) e poi definire cosa succede a fine mese:
Quando il tempo supera l'allocazione, supporta overage fatturati a una tariffa definita (spesso diversa dal listino standard). Mantieni i calcoli trasparenti così i clienti si fidano dei totali.
Le agenzie hanno bisogno di categorie non fatturabili come lavoro interno, pre-sales, amministrazione e formazione. Non nasconderle — trattale come tipi di tempo di prima classe. Alimentano il tasso di utilizzo e spiegano perché “impegnati” non significa sempre “profittevole”.
Un'app di tempo + redditività funziona quando tutti si fidano dei numeri. Ciò significa scegliere poche metriche, definirle una volta e usare le stesse formule ovunque (timesheet, viste progetto e report).
Inizia con tre campi che ogni agenzia capisce:
Formule:
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (o billable_amount ÷ billable_hours per time & materials)L'EHR è un ottimo controllo: se due progetti hanno lo stesso rate card ma EHR molto diversi, qualcosa non torna (scope creep, sconti, write-off).
La redditività richiede costo, non solo ricavo. Mantieni semplice e includi prima solo il lavoro:
internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenueDefinisci il costo interno come una tariffa oraria (salario + tasse + benefit, diviso in un numero orario) così l'app può calcolarlo automaticamente dai timesheet.
L'utilizzo è dove i team si confondono, quindi definisci esplicitamente le “ore disponibili”.
billable_hours ÷ available_hoursDocumenta questa definizione in-app così i report non diventano oggetto di dibattito.
Traccia i budget sia in ore che in denaro:
actual_hours − budget_hoursactual_revenue_or_cost − budgeted_revenue_or_costGenera avvisi semplici a soglie (per esempio: 80% consumato, poi 100% overrun) così i PM possono agire prima che i margini svaporino.
Se registrare il tempo sembra burocrazia, la gente lo eviterà — o lo compilerà il venerdì sera con stime. L'obiettivo è rendere l'inserimento più veloce della procrastinazione, pur producendo dati affidabili per fatturazione e redditività.
Dai priorità alla velocità più che alle animazioni. Un buon default è “una riga = una voce” con progetto, attività, durata e una nota opzionale.
Rendi le azioni comuni quasi istantanee:
Alcuni amano i timer; altri preferiscono l'inserimento manuale. Supporta entrambi.
Per i timer, mantienili pratici:
I timesheet settimanali sono dove si vince l'adozione.
Usa una vista settimana che supporti:
Tieni le note opzionali ma facili da aggiungere quando necessarie per la fatturazione.
Il mobile non ha bisogno di ogni funzione. Concentrati su:
Se le approvazioni contano, rendile possibili in meno di un minuto — altrimenti saranno un collo di bottiglia per la fatturazione.
Se le agenzie non si fidano di chi può vedere, modificare e approvare il tempo, non si fideranno dei numeri. Ruoli e permessi sono anche il luogo dove si previene la “contabilità accidentale” (es., un contractor che modifica un timesheet approvato del mese scorso).
La maggior parte delle agenzie copre il 95% dei bisogni con cinque ruoli:
Evita di creare un “builder di ruoli personalizzati” nella v1. Aggiungi invece pochi toggle (es., “Può approvare tempo”, “Può vedere dati finanziari”) per i casi limite.
Le approvazioni devono imporre coerenza senza rallentare troppo:
Le agenzie spesso hanno confini di riservatezza. Supporta accesso a livello di progetto (assegnato vs non assegnato) e un permesso separato per visibilità finanziaria (tariffe, costi, margini). Molti vogliono che i PM vedano le ore ma non le tariffe.
Fornisci email/password con flussi di reset robusti come baseline. Aggiungi SSO (Google/Microsoft) quando vendi a team più grandi. Applica sessioni sicure (token a breve durata, logout da dispositivo, 2FA opzionale) così approvazioni e report finanziari non siano esposti se un laptop viene perso.
Le ore non sono “fatturabili” finché non confluiscono in una fattura che il cliente capisce. Il modo migliore per evitare doppio inserimento è trattare il tempo come fonte di verità unica: si registra il lavoro una volta e tutto il downstream (fatturazione, write-off, export, integrazioni) fa riferimento alle stesse voci.
Progetta i dati dei timesheet in modo che possano essere esportati esattamente come i team finance costruiscono le fatture. Fornisci export pronti per la fattura che possano essere raggruppati e subtotali per cliente → progetto → persona → attività (e opzionalmente per intervallo di date).
Un approccio pratico è aggiungere uno semplice “stato di fatturazione” a ogni voce (es., Draft, Ready, Invoiced) e un “riferimento fattura” una volta che è stata spinta in fatturazione. Questo dà tracciabilità senza copiare dati in più sistemi.
Se il tuo prodotto già include tracciamento tempo, mostra come la fatturazione si collega (es., da /features/time-tracking a una vista “Invoice prep”) così gli utenti vedono il flusso end-to-end.
Le agenzie spesso correggono il tempo: cambi scope, sconti di buona volontà, errori interni. Non nasconderlo — modellalo.
Permetti write-off e aggiustamenti a livello di riga (o come aggiustamento sulla fattura) e richiedi un reason code come Out of scope, Client request, Internal rework o Discount. Questo aiuta a spiegare i cambi di margine e rende più semplici le conversazioni col cliente.
Molte agenzie già usano strumenti di contabilità o fatturazione. Supporta opzioni di integrazione tramite:
Per team più piccoli, fornisci anche export CSV/XLSX puliti; per team in crescita, rimanda a piani e capacità di integrazione su /pricing.
Un'app per il tracciamento del tempo sopravvive o muore per fiducia: i totali devono quadrare, le modifiche devono essere tracciabili e i report devono corrispondere alle fatture. Scegli componenti provati e noiosi che rendono precisione e manutenzione semplici.
Se vuoi mettere un prototipo davanti a un'agenzia rapidamente, una piattaforma di vibe-coding come Koder.ai può aiutarti a generare una web app React con backend Go + PostgreSQL da una chat strutturata — utile per convalidare workflow, modello dati e report prima di investire in UI personalizzata.
Usa un database relazionale (PostgreSQL è un default comune) perché il tracciamento ore dipende da relazioni pulite: persone → progetti → attività → voci di tempo → approvazioni → fatture.
Struttura le tabelle in modo da poter rispondere a “Cosa credevamo fosse vero al momento?”. Per esempio:
Mantieni endpoint semplici e prevedibili:
Aggiungi idempotenza per le azioni di create e messaggi di validazione chiari — le persone inseriscono ore da più dispositivi.
Prioritizza quattro esperienze: un timesheet veloce, una coda di approvazione manager, una dashboard progetto (budget + burn) e reporting con filtri che rispecchiano i bisogni di reporting delle agenzie.
Usa una coda di job per promemoria email/Slack, export programmati, ricalcolo di report cache e controlli qualità notturni (tariffe mancanti, timesheet non approvati, overrun di budget).
Le agenzie non falliscono nel tracciare redditività per mancanza di funzionalità — falliscono perché l'app è difficile da adottare. Parti con un MVP piccolo che rispecchi come i team lavorano già, poi aggiungi profondità quando la qualità dei dati e le abitudini sono stabilite.
Un sistema vuoto uccide lo slancio. Spedisci con (o genera) dati seed così un nuovo workspace può esplorare il modello:
Questo riduce il tempo di onboarding e rende le demo concrete.
Il tuo MVP dovrebbe fornire un outcome chiuso: registra tempo → approva timesheet → vedi margini.
Includi:
Mantieni il report di margine opinabile: una schermata, pochi filtri e una definizione chiara di “costo” e “ricavo”. Puoi aggiungere sfumature dopo.
Se stai costruendo velocemente, considera di usare la Planning Mode di Koder.ai per delineare entità, permessi e regole di approvazione prima di generare l'app iniziale e iterare. Puoi anche esportare il codice sorgente più tardi se decidi di passare a una pipeline completamente custom.
Quando i team inviano e approvano costantemente il tempo, aggiungi strumenti prospettici:
Dopo che il workflow core è fidato, espandi senza appesantire l'UI:
La regola pratica: ogni nuova feature dovrebbe o migliorare l'accuratezza dei dati o ridurre il tempo speso a mantenere il sistema.
Rilasciare un'app di tempo e redditività non riguarda solo le funzionalità. Le maggiori minacce alla fiducia sono sottili: “le mie ore sono cambiate”, “il report è lento” o “perché stai memorizzando questo?”. Affronta questi rischi presto così le agenzie sentiranno sicuro di distribuirla a tutto il team.
Il tracciamento del tempo raramente richiede dati personali sensibili. Mantieni i profili utente minimi (nome, email, ruolo) ed evita di raccogliere ciò che non puoi giustificare chiaramente.
Aggiungi controlli di retention fin da subito: lascia che gli admin impostino quanto conservare voci raw, approvazioni e fatture (spesso regole diverse). Rendi gli export semplici per audit e fornisci un modo chiaro per cancellare o anonimizzare i dati di contractor usciti pur preservando i totali finanziari.
Piccole “incongruenze matematiche” creano grandi dispute. Decidi e documenta le regole:
Pensa anche a sessioni unite (stop/start timer), voci sovrapposte e cosa succede se un utente cambia l'orologio del dispositivo.
Le agenzie vivono in viste settimanali e mensili — utilizzo, margine di progetto, redditività cliente. Se ogni dashboard ricalcola i totali dai dati raw, presto raggiungerai un limite.
Usa pre-aggregazioni per slice comuni (per giorno/settimana, progetto, persona) e aggiornale incrementale quando le voci cambiano. Tieni i ricalcoli pesanti “what-if” separati dal percorso principale di reporting.
Ogni modifica che tocca il denaro deve essere tracciabile: modifiche voci tempo, aggiornamenti rate card, cambi budget, write-off e approvazioni. Cattura attore, timestamp, valore precedente, valore nuovo e una nota di motivo.
Questo non è solo per compliance — è come risolvi le dispute rapidamente e mantieni i manager fiduciosi nei numeri.
Un'app di tracciamento tempo si gioca nelle prime settimane. Tratta il lancio come un progetto di cambiamento comportamentale: riduci gli attriti, fissa aspettative e rendi visibili i progressi alle persone che fanno il lavoro.
Inizia con un piano di migrazione chiaro: quali dati devono muoversi (clienti, progetti, utenti, rate card), cosa può partire da zero (timesheet storici) e chi dà l'ok.
Prepara template e default intelligenti così i team non trovano form vuoti:
Esegui un breve pilot con un team per un ciclo di fatturazione, poi rolla l'agenzia intera. Metti una guida “come registrare il tempo in 60 secondi” dentro l'app (es., su /help).
Usa automazioni gentili per creare abitudini:
Rendi le approvazioni leggere: un manager dovrebbe approvare una settimana in minuti, con commenti solo quando qualcosa non va.
Traccia pochi segnali operativi:
Nel primo mese, prioritizza la rimozione di attrito: meno campi obbligatori, default migliori, inserimento più veloce. Poi automa le parti ripetitive — attività suggerite, timer carry-over, flag anomalie — basandoti sui pattern reali d'uso anziché su ipotesi.
Inizia definendo i risultati che vuoi migliorare:
Se non puoi misurare il “successo”, i team discuteranno sulle funzionalità invece di cambiare il comportamento.
Progetta per tre gruppi con motivazioni diverse:
Quando questi bisogni confliggono, privilegia l'UX quotidiana verso chi deve registrare il tempo, e lascia la complessità gestionale nei report e nelle autorizzazioni.
Al minimo, conserva:
Decidi presto se riporti il (solo lavoro diretto) o il (include overhead) così i report non si contraddiranno in seguito.
Perché generano più versioni della verità:
Un singolo sistema con workflow chiari (registra → invia → approva → fattura/esporta) evita sotto-fatturazioni e rende affidabili i report di redditività.
Un workflow pratico per v1 è:
Questo ti fornisce dati puliti per fatturazione e report senza imporre lo stesso stile di registrazione a tutti.
Mantieni le entità core poche e ben collegate:
Se i report sono una priorità, cattura i metadati necessari al momento dell'inserimento (progetto, attività/tipo, persona) invece di cercare di “aggiustarlo nei report”.
Modella le tariffe con regole di override chiare, poi “congela” la tariffa applicata sulla voce di tempo al momento dell'approvazione:
Conserva la tariffa applicata (e opzionalmente la tariffa di costo) sulla voce di tempo al momento dell'approvazione così le fatture non cambiano quando i rate card vengono aggiornati.
Supporta tutti e tre senza cambiare il modo in cui le persone registrano il tempo:
La chiave è separare da .
Scegli un piccolo set e definiscilo una volta sola:
Concentrati su un MVP che dimostri un loop chiuso: registra tempo → approva → vedi i margini.
Includi:
Una volta che i team si fidano delle basi, aggiungi forecasting, automazioni e integrazioni (e documenta le guide in posti come /help e /pricing).
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (o billable_amount ÷ billable_hours)internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenuebillable_hours ÷ available_hours (definisci chiaramente “available”)Usa poi le stesse definizioni in timesheet, viste di progetto e report per evitare discussioni.