Guida passo passo per pianificare, progettare e realizzare un'app web per gli acquisti con richieste d'acquisto, instradamento delle approvazioni, registro di audit, integrazioni e sicurezza.
Prima di scrivere specifiche o scegliere strumenti, chiarisci molto bene il motivo per cui stai costruendo un'app web per gli acquisti. Se salti questo passaggio, potresti finire con un sistema di richieste d'acquisto che funziona tecnicamente ma non riduce gli attriti reali: approvazioni lente, responsabilità poco chiare o 'procurement in ombra' che avviene via email e chat.
Inizia nominando il problema in linguaggio semplice e collegandolo a risultati misurabili:
Una domanda utile: che cosa smetteremmo di fare se l'app funzionasse perfettamente? Per esempio: 'smettere di approvare via thread email' o 'smettere di reinserire gli stessi dati in un ERP'.
Un workflow di approvazione tocca più persone di quanto immagini. Identifica gli stakeholder presto e raccogli i loro vincoli non negoziabili:
Coinvolgi almeno una persona per ciascun gruppo in una breve sessione di lavoro per concordare come dovrebbe funzionare il routing delle approvazioni.
Scrivi cosa significa 'migliore' usando metriche che puoi misurare dopo il lancio:
Queste diventano la tua stella polare quando si discute sulle funzionalità.
Le scelte di ambito guidano il tuo modello dati, le regole di business e le integrazioni. Conferma:
Mantieni la fase 1 contenuta, ma documenta ciò che deliberatamente non fai ora. Questo facilita l'espansione futura senza bloccare il primo rilascio.
Prima di progettare schermate o database, ottieni un quadro chiaro di cosa succede realmente da 'ho bisogno di questo' a 'è approvato e ordinato'. Questo evita di automatizzare un processo che funziona solo su carta o solo nella testa di qualcuno.
Elenca ogni punto di ingresso che le persone usano: email al procurement, template spreadsheet, messaggi in chat, moduli cartacei o richieste create direttamente in un ERP.
Per ogni punto di ingresso, annota quali informazioni vengono tipicamente fornite (articolo, fornitore, prezzo, centro di costo, motivazione aziendale, allegati) e cosa manca di solito. I campi mancanti sono una grande causa di rimbalzi e blocchi.
Mappa prima il "percorso felice": requester → manager → responsabile budget → procurement → finance (se applicabile). Poi documenta le variazioni:
Un diagramma semplice è sufficiente. Ciò che conta è catturare dove le decisioni si biforcano.
Annota i casi gestiti manualmente:
Non giudicare le eccezioni: registrale in modo che le regole del workflow le possano gestire intenzionalmente.
Raccogli esempi specifici di ritardi: approvatore non chiaro, conferma budget mancante, inserimento dati duplicato, assenza di cronologia di audit. Nota anche chi è responsabile di ogni passaggio (requester, manager, procurement, finance). Se "tutti" sono responsabili, allora nessuno lo è: la tua app dovrebbe rendere questo visibile.
Un diagramma è utile, ma il team ha bisogno di qualcosa di realizzabile: un set di requisiti chiari che descrivano cosa deve fare l'app, quali dati deve raccogliere e cosa significa 'fatto'.
Inizia con lo scenario più comune e mantienilo semplice:
Richiesta creata → manager approva → procurement verifica → PO emesso → merce ricevuta → richiesta chiusa.
Per ogni passaggio, cattura chi lo esegue, cosa deve vedere e quale decisione prende. Questo diventa il journey di riferimento e aiuta a evitare che la v1 diventi un contenitore di eccezioni.
Le approvazioni spesso falliscono perché le richieste arrivano senza informazioni sufficienti. Definisci i campi obbligatori in anticipo (e quali sono opzionali), per esempio:
Definisci anche regole di validazione: allegati obbligatori oltre una soglia, campi numerici, e se i prezzi possono essere modificati dopo l'invio.
Rendi esplicite le esclusioni così il team può consegnare rapidamente. Esempi comuni per la v1: eventi di sourcing completi (RFP), punteggi complessi dei fornitori, gestione completa del ciclo di vita dei contratti e automazione della three-way match.
Crea un backlog semplice con criteri d'accettazione chiari:
Questo mantiene le aspettative allineate e fornisce un piano di sviluppo pratico.
Un workflow procurement riesce o fallisce sulla chiarezza dei dati. Se i tuoi oggetti e le relazioni sono puliti, approvazioni, report e integrazioni diventano molto più semplici.
Al minimo, modella queste entità:
Mantieni i totali PR derivati dalle linee (e tasse/spedizioni), invece di permettere modifiche manuali, per evitare discrepanze.
Le richieste reali spesso mescolano elementi che richiedono approvatori o budget diversi. Progetta per:
Un approccio pratico è avere uno stato header per il PR più stati indipendenti per le linee, poi uno stato aggregato per ciò che vede il requester.
Se ti serve fedeltà contabile, memorizza centro di costo, progetto e codice GL a livello di riga (non solo nel PR), perché la rilevazione della spesa avviene di solito a livello di singola riga.
Aggiungi campi fiscali solo quando puoi definire regole chiare (es. aliquota IVA, tipo di imposta, flag prezzo comprensivo di imposte).
Preventivi e contratti fanno parte della storia di audit. Memorizza gli allegati come oggetti collegati a PR e/o linee con metadata (tipo, caricato da, timestamp).
Definisci le regole di conservazione presto (es. mantenere 7 anni; cancellare su richiesta del fornitore solo quando legalmente consentito) e se i file risiedono nel database, in object storage o in un sistema documentale gestito.
Ruoli e permessi chiari prevengono ping-pong nelle approvazioni e rendono i trail di audit significativi. Parti nominando le persone coinvolte, poi traducilo in cosa possono fare nell'app.
La maggior parte dei team procurement copre il 90% dei casi con cinque ruoli:
Definisci i permessi come azioni, non come titoli, così puoi combinare ruoli in seguito:
Decidi anche regole a livello di campo (es. il requester può modificare descrizione e allegati, ma non i codici GL; finance può modificare la codifica ma non quantità/prezzo).
Ogni richiesta dovrebbe avere:
Questo evita richieste orfane e rende evidente chi deve agire successivamente.
Le persone vanno in vacanza. Costruisci la delega con date di inizio/fine e registra le azioni come 'Approved by Alex (delegated from Priya)' per preservare la responsabilità.
Per le approvazioni, preferisci approvatori nominati (migliore auditabilità). Usa le inbox condivise solo per passaggi basati su code (es. 'Procurement Team') e richiedi comunque che un individuo reclami e approvi così che sia registrata una persona come decisore.
Un'app procurement ha successo o fallisce in base a quanto rapidamente le persone possono inviare una richiesta e quanto facilmente gli approvatori possono dire 'sì' o 'no' con fiducia. Mira a meno schermate, meno campi e meno click, pur raccogliendo i dettagli che Finance e Procurement richiedono.
Usa form guidati che si adattano a ciò che il requester seleziona (categoria, tipo di fornitore, contratto vs acquisto one-time). Questo mantiene il form corto e riduce i rimandi.
Aggiungi template per acquisti comuni (abbonamento software, laptop, servizi contractor) che precompilano campi come suggerimenti GL/centro di costo, allegati richiesti e la catena di approvazione prevista. I template standardizzano anche le descrizioni, migliorando la reportistica.
Usa validazione inline e controlli di completamento (es. preventivo mancante, codice budget o data di consegna) prima dell'invio. Mostra i requisiti presto, non solo dopo un messaggio d'errore.
Gli approvatori dovrebbero atterrare su una coda pulita con l'essenziale: importo, fornitore, centro di costo, requester e data di scadenza. Poi fornisci contesto on demand:
Mantieni i commenti strutturati: permetti motivi rapidi per il rifiuto (es. 'preventivo mancante') più testo libero opzionale.
Gli utenti dovrebbero poter trovare richieste per stato, centro di costo, fornitore, requester, intervallo di date e importo. Salva filtri comuni come 'In attesa di me' o 'Pending > $5,000'.
Se le approvazioni avvengono in corridoio o tra riunioni, progetta per schermi piccoli: target tattili grandi, riepiloghi a caricamento rapido e preview degli allegati. Evita flussi che richiedono editing in stile spreadsheet su mobile: rimanda quelle attività al desktop.
Inizia scrivendo quali attriti vuoi eliminare (per esempio, approvazioni in thread email, preventivi mancanti, proprietari poco chiari) e collega ciascuno a una metrica misurabile:
Queste metriche diventano la tua 'stella polare' quando sorgono discussioni sulle funzionalità.
Mantieni la fase 1 ristretta e esplicita. Decidi:
Documenta anche cosa è fuori scope per la v1 (per esempio RFP o gestione completa dei contratti) in modo da poter spedire senza bloccare l'espansione futura.
Mappa quello che succede realmente oggi, non quello che dice la policy. Fai tre cose:
Questo ti dà gli input necessari per creare regole di routing che rispecchino il comportamento reale.
Trasforma il workflow in un piccolo set di requisiti realizzabili:
Questo impedisce alla v1 di diventare un raccoglitore per ogni edge case.
Al minimo, modella:
Mantieni i totali derivati dalle linee (più tasse/spedizione) per evitare discrepanze e semplificare reportistica e integrazioni.
Progetta per la realtà mista degli ordini:
Questo evita workaround quando solo una parte della richiesta necessita modifiche.
Inizia con un piccolo set di ruoli e definisci permessi come azioni:
Aggiungi regole a livello campo (es. il requester può modificare descrizione/allegati, finance può modificare GL/centro di costo) e assicurati che ogni richiesta abbia sempre un owner e un approvatore corrente per evitare elementi 'orfani'.
Costruisci la delega mantenendo la responsabilità:
Così eviti che le approvazioni diventino non tracciabili.
Punta a un UX che faciliti le decisioni:
Aggiungi ricerca/filtri solidi e rendi le approvazioni mobile-friendly con riepiloghi rapidi e preview degli allegati.
Considera l'auditability come una funzionalità di base:
Per le integrazioni, definisci i sistemi di record (ERP/accounting, vendor master, directory HR) e scegli API/webhook/CSV in base alle capacità. Aggiungi retry, alert amministrativi, report di riconciliazione e timestamp 'last synced at' per ridurre confusione.
