Come costruire un CRM semplice per una piccola impresa o startup

Parti dai compiti che il tuo CRM deve svolgere

Un “CRM” non è una sola cosa: è il sistema su cui il tuo team conta per evitare che le relazioni con i clienti sfuggano di mano. Prima di scegliere strumenti o progettare campi, chiarisci i compiti che il CRM deve assolvere giorno per giorno.

Definisci cosa significa “CRM” per il tuo team

Per alcuni team CRM = monitoraggio vendite. Per altri include anche onboarding, richieste di supporto, rinnovi o gestione partner. Decidi per quali di questi stai costruendo adesso.

Un modo rapido per inquadrarlo:

Il nostro CRM è il posto dove tracciamo chi stiamo contattando, perché li contattiamo e cosa succede dopo.

Elenca i problemi quotidiani che vuoi eliminare

Annota i fastidi reali che ti fanno perdere tempo o ricavi. Esempi:

• Lead che si perdono in inbox o DM
• Follow-up che vengono dimenticati perché non c’è un sistema di promemoria
• Note su documenti sparsi e nessuno si fida dell’ultima versione
• Due persone contattano lo stesso prospect senza saperlo
• Non sai chi è nella pipeline o cosa è bloccato

Se un problema non si verifica ogni settimana, probabilmente non fa parte della tua prima versione.

Definisci l’ambito: essenziale vs. carino da avere

Inizia con i workflow “must-have” che avvengono ripetutamente. I bei-to-have (automazioni complesse, scoring avanzato, oggetti personalizzati) possono aspettare finché non dimostri l’adozione.

Un test utile: se rimuovessi una funzione, qualcuno userebbe ancora il CRM ogni giorno? Se sì, non è essenziale.

Identifica utenti e frequenza d’uso

Elenca i ruoli (founder, sales rep, support, ops) e quanto spesso ciascuno toccherà il CRM. Un sistema pensato per sales che lo aggiornano giornalmente deve sentirsi molto diverso da uno aggiornato settimanalmente da un founder.

Decidi come misurare il successo

Scegli 2–3 risultati misurabili per sapere se il CRM funziona, per esempio:

• Meno follow-up mancati a settimana
• Tempi di risposta più veloci ai nuovi inbound
• Una pipeline che puoi rivedere in 10 minuti con fiducia

Questi obiettivi guideranno ogni decisione successiva—soprattutto su cosa non costruire.

Scegli l'approccio: foglio, no-code o custom leggero

Il tuo “CRM” è solo un sistema per tracciare clienti, deal e follow-up. L’approccio migliore è quello che il tuo team manterrà effettivamente settimana dopo settimana.

Opzione 1: Foglio di calcolo (più veloce per iniziare)

Un foglio basta quando hai un team molto piccolo (1–3 persone), basso volume di deal e processo semplice (una pipeline, pochi prossimi passi).

Tempo per lanciare: 1–3 ore.

Manutenzione continua: manuale. Passerai tempo a copiare note, cercare l’ultima versione e sistemare dati incoerenti.

Usalo se ti serve un CRM MVP e puoi fare a meno di promemoria, permessi o cronologia attività.

Opzione 2: Strumento no-code (migliore per la maggior parte dei team)

Il no-code è spesso il punto d’incontro ideale per un CRM per piccole imprese o una startup: hai moduli, viste, filtri, dashboard di base, automazioni e un’interfaccia utilizzabile senza tempo di ingegneria.

Tempo per lanciare: 1–3 giorni per una prima versione pulita.

Manutenzione continua: moderata. Qualcuno deve “possedere” il sistema—modificare campi, migliorare automazioni e tenere i template ordinati.

Scegli questo se vuoi vittorie rapide come follow-up automatici, assegnazione di responsabili e inserimento dati coerente.

Opzione 3: App custom leggera (più controllo)

Costruisci custom quando il tuo workflow è davvero unico, hai bisogno di integrazioni profonde o la proprietà dei dati e le prestazioni contano. È la scelta giusta anche se il CRM fa parte del tuo prodotto o delle operazioni.

Tempo per lanciare: 2–8+ settimane, a seconda dell’ambito.

Manutenzione continua: tempo di ingegneria per bug, hosting, aggiornamenti di sicurezza e richieste di funzionalità.

Se vuoi il controllo di un CRM custom senza impegnarti in un ciclo di sviluppo tradizionale, una piattaforma vibe-coding come Koder.ai può essere una via di mezzo pratica: descrivi il workflow in chat, iteri velocemente e poi esporti il codice sorgente o distribuisci/lanci l’app. È utile quando il CRM richiede poche schermate e regole personalizzate (fasi della pipeline, attività, permessi) ma non vuoi sovra-progettare la prima versione.

Confronto rapido

• Foglio: sforzo minimo, affidabilità bassa a scala.
• No-code CRM: percorso più veloce verso struttura e automazione.
• Custom: migliore per processi unici, costo totale più alto.

Se sei incerto, inizia con no-code, mantieni semplice il modello dati e passa al custom solo quando puoi nominare i limiti esatti che ti fanno perdere tempo o ricavi.

Definisci il modello dati del CRM (ridotto)

Un “modello dati” è l’insieme delle cose che il CRM traccia e come si collegano. Più è piccolo e chiaro, più è probabile che il team lo tenga aggiornato.

Parti da una singola fonte di verità semplice

Scegli pochi oggetti che conterranno quasi tutto ciò che ti serve:

• Contatti: persone con cui parli (nome, email, telefono)
• Aziende: l’organizzazione a cui appartengono (nome, sito, settore)
• Deal: il potenziale ricavo che cerchi di vincere (valore, fase, data chiusura)

Se stai costruendo un CRM semplice, questi tre coprono spesso l’80–90% delle necessità di una piccola impresa.

Aggiungi oggetti opzionali solo se riducono il lavoro

Gli oggetti opzionali possono aiutare ma anche moltiplicare l’inserimento dati. Aggiungili quando sai come li userai ogni settimana:

• Attività: chiamate, email, riunioni (cosa è successo e quando)
• Task: follow-up con scadenze (cosa va fatto dopo)
• Note: contesto libero (cosa è stato discusso, obiezioni, dettagli personali)

Se sei indeciso, inizia con Deal + Task e metti il resto in Note. Puoi sempre separare Note in Attività più avanti.

Pianifica le relazioni (rendile prevedibili)

Usa relazioni che rispecchiano la realtà e rimangono coerenti:

• Una Azienda → molti Contatti (un’azienda può avere più persone)
• Una Azienda → molti Deal (puoi vendere più volte)
• Un Deal → un Proprietario (una persona responsabile)

Decidi se un Deal deve essere collegato a un’Azienda e a un Contatto primario. Rendere questi collegamenti obbligatori evita deal “orfani” che nessuno può seguire.

Mantieni i campi minimi per non rallentare l’inserimento

Ogni campo in più riduce l’adozione. Un primo approccio pratico:

• Contatti: nome, email, telefono (ruolo/titolo opzionale)
• Aziende: nome (sito/dominio opzionale)
• Deal: fase, valore, data prevista di chiusura, proprietario

Campi obbligatori vs opzionali

Sii rigoroso su cosa è richiesto. Una buona regola: richiedi solo ciò che serve per il prossimo passo o per fare forecast.

• Obbligatorio: fase del deal, proprietario, prossimo passo/task, metodo di contatto (email/telefono)
• Opzionale: settore, fonte lead, segmentazione dettagliata

Se un campo non viene usato nella tua revisione settimanale o nel follow-up, probabilmente non dovrebbe essere obbligatorio (o incluso) nella tua prima versione.

Progetta le fasi della pipeline e le regole

Un CRM semplice vive o muore con la sua pipeline. Se le fasi sono vaghe, le persone “muovono avanti” solo per sembrare attive—poi previsioni e follow-up diventano inutili.

Mantieni la pipeline corta (4–7 fasi)

Inizia con una pipeline che puoi spiegare in una frase. Per molti team piccoli basta:

• Lead → Qualificato → Proposta → Vinto / Perso

Se serve un passo extra, aggiungilo solo quando cambia quello che qualcuno fa dopo (es. Riunione fissata o Negoziazione). Più fasi significano spesso più discussioni, non più chiarezza.

Scrivi definizioni delle fasi che la gente possa seguire

Per ogni fase, scrivi una definizione in una riga basata su fatti osservabili, non sensazioni:

• Lead: Abbiamo informazioni di contatto e un bisogno potenziale.
• Qualificato: Budget/necessità/tempi confermati (o equivalente del tuo team).
• Proposta: È stata inviata un’offerta con prezzo.
• Vinto: Contratto firmato o pagamento ricevuto (scegli una definizione).
• Perso: Il cliente ha scelto un’altra opzione o ha messo in pausa indefinitamente.

Metti queste definizioni dentro il CRM stesso (es. come testo di aiuto) così nessuno deve cercare un documento.

Richiedi un “prossimo passo” in ogni fase attiva

Ogni deal in Lead / Qualificato / Proposta dovrebbe avere un chiaro Prossimo passo e una Data di scadenza (chiamata, demo, inviare preventivo rivisto, ecc.). Questo evita il “marcisce-mento” della pipeline dove le opportunità rimangono inattive.

Una regola semplice: se non c’è un prossimo passo, il deal non è reale.

Aggiungi un motivo per Perso (dropdown semplice)

Quando un deal passa a Perso, richiedi un campo Motivo perdita con un piccolo dropdown come:

• Prezzo
• Nessuna decisione / fermo
• Mancanza funzione
• Tempistica
• Ha scelto un competitor
• Non è adatto

Questo trasforma la pipeline in uno strumento di apprendimento, non solo in un cimitero.

Imposta regole di movimento (chi può muovere, cosa deve essere compilato)

Definisci regole leggere:

• Chi può spostare un deal a Vinto/Perso (spesso solo il proprietario del deal o un manager).
• Cosa deve essere compilato prima di muovere le fasi (es. Importo e Data chiusura prima di Proposta; Motivo perdita prima di Perso).

Queste regole mantengono i dati coerenti senza trasformare il CRM in scartoffie.

Scegli i campi che contano (e salta il resto)

Un CRM semplice ha successo quando è rapido da aggiornare. Ogni campo in più è un motivo in più per cui qualcuno non registra la chiamata, non aggiorna il deal e i dati diventano obsoleti. Parti da ciò che serve per follow-up e forecast e guadagna il diritto di aggiungere altro dopo.

Usa dropdown per mantenere i dati puliti

I campi a testo libero generano dieci versioni della stessa cosa (“LinkedIn”, “linkedin”, “LI”, “Linked In”). Per tutto ciò che vuoi riportare, usa dropdown standard, specialmente:

• Fonte
• Settore
• Motivo perdita

Tieni la lista breve e gestita da un solo proprietario. Se qualcuno ha bisogno di una nuova opzione, aggiungila intenzionalmente—non a caso.

Tratta i tag come salsa piccante: utili ma facili da esagerare

I tag sono ottimi per raggruppamenti leggeri (es. “partner”, “rinnovo”, “urgente”), ma si incasinano velocemente. Limita a un piccolo set concordato e evita di usare tag al posto di un campo su cui vuoi fare report.

Una buona regola: se non sai spiegare come un campo cambia una decisione o un workflow, non aggiungerlo—ancora.

Costruisci follow-up: task, promemoria e cronologia attività

Un CRM semplice funziona solo se ti spinge a fare la cosa utile successiva. Ogni deal e contatto dovrebbe avere un “prossimo passo” chiaro con data di scadenza, più una cronologia attività leggera per vedere rapidamente cosa è successo finora.

Registra le interazioni (senza scrivere un romanzo)

Decidi cosa conta come interazione e tieni la lista stretta: chiamate, meeting, email, demo. Per ogni attività cattura solo il contesto necessario per permettere al “tu futuro” di riprendere il filo in 10 secondi.

Un minimo pratico:

• Tipo (chiamata/meeting/email/demo)
• Data/ora
• Chi (contatto + azienda)
• Esito (voicemail lasciata, preventivo inviato, demo fissata, ecc.)
• Note (1–3 punti)

Se lo costruisci in un foglio o strumento no-code, usa valori predefiniti (es. tipo attività = “Email”, durata = 30 minuti) e form brevi per aggiungere velocemente. L’obiettivo è coerenza, non documentazione perfetta.

Aggiungi un “prossimo azione” ad ogni deal attivo

I deal bloccati restano tali perché nessuno possiede il passo successivo. Fai una regola: se un deal è in una fase attiva, deve avere:

• Prossima azione (verbo + oggetto: “Invia proposta”, “Conferma revisione sicurezza”, “Prenota demo con finance”)
• Data di scadenza (data reale, non “ASAP”)
• Proprietario (anche se è sempre tu)

Questo trasforma il CRM in un sistema operativo invece che in un database statico.

Promemoria semplici: una lista giornaliera che guida la giornata

Non servono automazioni complesse per iniziare. Una singola vista/filtro come “Task scaduti” più “Scadenti oggi” è sufficiente.

Imposta promemoria così puoi rispondere ogni mattina a: Cosa devo fare oggi per far avanzare i deal? Se lo strumento lo supporta, invia una mail/nota giornaliera. Se no, imposta la vista “Scaduti” come homepage.

Usa template per le note per mantenere coerenza

I template evitano la pagina bianca e rendono più veloce l’inserimento delle attività.

Prova due template semplici:

• Note riunione: Obiettivo → Cosa abbiamo imparato → Decisioni → Prossima azione + data
• Domande discovery: Processo attuale → Punti dolenti → Criteri di decisione → Tempistica → Budget (se rilevante)

Mantieni i template brevi. Se la gente sente di dover “compilare form”, smetterà di registrare.

Fai della velocità la caratteristica

Se richiede più di un minuto registrare un’interazione e impostare il prossimo passo, non succederà. Ottimizza per inserimenti rapidi: meno campi obbligatori, valori predefiniti sensati e il percorso più breve da “finita la chiamata” a “task creato”.

Crea le schermate principali: liste, filtri e dashboard

Il CRM sembra “reale” quando le persone possono rispondere rapidamente a domande quotidiane: Chi devo contattare? Cosa è bloccato? Cosa chiude presto? Le schermate principali rendono tutto questo facile—senza costruire un’app complessa.

Parti da poche viste elenco ad alta utilità

Le viste elenco devono essere rapide da scansionare, facili da ordinare e utilizzabili dal primo giorno. Crea un piccolo set che rispecchi il modo di lavorare del team:

• Elenco lead / contatti: nome, azienda, email/telefono, proprietario, fonte, data ultimo contatto, prossimo passo
• Deal per fase: nome deal, azienda, fase, valore, data chiusura, proprietario, ultima attività
• Account da rinnovare (se hai sottoscrizioni): account, data rinnovo, valore, proprietario, ultimo contatto

Mantieni ogni lista a ~6–10 colonne. Tutto ciò che costringe a scorrere orizzontalmente in genere non viene usato.

Fai funzionare la ricerca come le persone si aspettano

Aggiungi una ricerca prominente che trovi record anche quando qualcuno ricorda solo frammenti. Al minimo, supporta ricerca per:

• Nome
• Email
• Azienda
• Nome del deal

In fogli o strumenti no-code può essere una casella di ricerca globale o una vista “Trova”. L’obiettivo: digita un frammento, trova il record giusto.

Aggiungi un piccolo set di filtri affidabili

I filtri trasformano una lista lunga in una “lista di oggi”. Concentrati su filtri che guidano l’azione:

• Proprietario (miei vs. del team)
• Fase (o stato)
• Data ultimo contatto (es. non contattato da 14+ giorni)
• Fonte (per valutare i canali)

Se aggiungi filtri di data, definiscili chiaramente (es. “ultimo contatto” = ultima chiamata/email/meeting registrata).

Mantieni semplici i dashboard operativi

I dashboard dovrebbero rispondere a “cosa necessita attenzione?” più che “cosa sembra carino?”. Un set base:

• Valore pipeline per fase (opzionalmente pesato)
• Nuovi lead creati questa settimana
• Task scaduti (idealmente la prima cosa che la gente vede)

Non saltare l’esportazione

Anche un semplice export CSV è importante per backup, condivisione con partner o analisi rapide. Rendilo facile: esporta liste con i filtri attivi così si prende esattamente ciò che serve.

Se costruisci un CRM custom leggero (ad esempio su Koder.ai), tratta l’export come funzione di prima classe—il tuo te futuro ti ringrazierà quando serviranno backup, una migrazione o una verifica dati.

Pianifica integrazioni e flussi dati (senza sovra-costruire)

Le integrazioni sono dove i progetti “CRM semplici” diventano complessi senza rumore. L’obiettivo non è collegare tutto—è decidere quali dati devono davvero fluire e mantenerlo prevedibile.

Decidi cosa sincronizzare (e perché)

Inizia elencando gli strumenti che già contengono dati clienti: form del sito, inbox email, calendario e strumento di fatturazione. Per ciascuno scrivi uno scopo in una riga, tipo: “Il form web crea un nuovo lead” o “Lo strumento di billing aggiorna lo stato cliente”. Se non sai spiegare lo scopo, salta l’integrazione per ora.

Parti da integrazioni a basso rischio

Le prime integrazioni più sicure sono:

• Form web → CRM (i nuovi lead finiscono automaticamente in un posto)
• Import/export CSV (facile da invertire se qualcosa va storto)

Evita la sincronizzazione bidirezionale all’inizio, soprattutto con email e billing. I flussi unidirezionali riducono sovrascritture accidentali e conflitti di dati.

Usa identificatori unici per evitare duplicati

Scegli un identificatore primario per ogni tipo di record. Per i contatti, l’indirizzo email è solitamente l’ID unico più semplice. Se vendi a inbox condivise (es. sales@), valuta un secondo identificatore come il telefono o un campo “Contact ID”.

Pianifica un processo semplice di deduplica

I duplicati succederanno. Definisci regole base come:

• Unisci quando le email corrispondono esattamente
• Se nomi corrispondono ma email differiscono, revisione manuale
• Conserva la cronologia attività più recente; conserva i profili più completi

Stabilisci una cadenza (es. settimanale) per rivedere la lista “possibili duplicati”.

Documenta il flusso dei dati

Tieni una breve “mappa dati” nelle note del CRM o in un doc: quale sistema manda dati, quali campi vanno dove e quale sistema è la fonte di verità. Questo evita derive silenziose quando il team aggiunge nuovi strumenti.

Gestisci permessi, privacy e sicurezza di base

Un CRM semplice contiene comunque informazioni sensibili: contatti clienti, valori dei deal e note sulle conversazioni. Se non imposti permessi e regole di privacy precoci, finisci o per bloccare il team o per esporre dati che non dovresti.

Mantieni ruoli minimi (admin, sales, support)

La maggior parte dei team ha solo tre ruoli necessari:

• Admin: gestisce campi, fasi pipeline, importazioni, automazioni e integrazioni
• Sales: possiede e aggiorna deal, contatti, follow-up e vede ciò che serve per chiudere
• Support (opzionale): può vedere info cliente e cronologia conversazioni, ma non necessariamente strategia di prezzo o negoziazione

Evita molte varianti di ruolo (“Sales Manager Nord”, “Sales Intern”, ecc.) finché non è necessario. La complessità rompe spesso il CRM MVP.

Definisci regole d’accesso chiare

Decidi da subito:

• Chi può vedere tutti i deal vs. solo i propri. Molti team iniziano con “i sales vedono solo i loro deal” più “admin vede tutto”. Se vuoi trasparenza, lascia i sales vedere tutti i deal ma limita la modifica al proprietario.
• Chi può esportare i dati. Il permesso di esportare spesso viene ignorato, ma esportare contatti equivale a prendere il database.
• Cosa può vedere il support. Il support normalmente ha bisogno di dettagli di contatto, info azienda e cronologia attività—non delle note interne di negoziazione.

Documenta queste regole in una pagina interna breve così non rimangono solo nella memoria di qualcuno.

Impostazioni di sicurezza di base

Anche in un foglio o CRM no-code applica questi non negoziabili:

• Password forti (usa un password manager se possibile)
• 2FA dove disponibile (Google Workspace, Airtable, Notion, lo strumento no-code, ecc.)
• Rimuovi accesso rapidamente quando qualcuno lascia il team

Privacy: conservazione e cancellazione

Semplice e esplicito:

• Quali dati conservi (contatti, email, note) e cosa non conservi (es. dati personali sensibili inutili)
• Per quanto tieni record inattivi (per esempio, cancella dopo X mesi/anni se non c’è motivo commerciale)
• Come funziona la cancellazione (chi può farlo e se è permanente o prima archiviata)

Backup che puoi davvero ripristinare

I backup contano anche per un “CRM semplice”. Stabilisci cadenza e luogo:

• Quanto spesso: settimanale è un buon inizio; giornaliero se aggiorni spesso
• Dove: drive condiviso sicuro con accesso limitato, non su un laptop personale

Fai un rapido test di ripristino una volta—i backup servono solo se sono utilizzabili.

Importa i dati correnti e puliscili

Un CRM funziona solo se i dati sono affidabili. L’obiettivo dell’import non è la perfezione ma avere una baseline pulita che puoi mantenere.

Parti da un’esportazione pulita

Esporta i dati da dove sono ora (fogli, tool email, app di fatturazione, calendari). Usa una singola esportazione fonte di verità per set di dati quando possibile.

Prima di importare fai una pulizia rapida:

• Rimuovi righe ovvie di test/spam/vuote
• Assicurati che ogni record abbia un proprietario chiaro (anche “Unassigned” va bene)
• Standardizza date (un formato) e numeri di telefono (un formato)

Mappa colonne ai campi CRM

Crea una semplice mappatura: nome colonna attuale → campo CRM. Qui normalizzi anche valori tipo dropdown così i report non diventano caos.

Esempi:

• “In progress”, “In-Progress”, “Working” → Working
• “US”, “USA”, “United States” → United States

Se una colonna non supporta chiaramente una decisione o un workflow, saltala per ora. Puoi aggiungerla dopo.

Importa nell’ordine giusto (a step)

Importare a blocchi riduce errori e collega correttamente le relazioni:

1. Aziende/Account (nome, dominio, proprietario)
2. Contatti (nome, email, collegamento azienda)
3. Deal/Opportunità (valore, fase, data chiusura, collegamento azienda/contatto)
4. Attività/Note (chiamate, email, meeting—se le hai)

Testa prima l’import

Fai un piccolo import di prova (es. 20–50 record) e verifica:

• I record finiscono nel posto giusto
• I dropdown corrispondono ai valori consentiti
• I collegamenti Azienda ↔ Contatto ↔ Deal funzionano
• Proprietari e fasi sono corretti

Usa una checklist di pulizia

Dopo l’import completo, fai una sprint di pulizia con una checklist:

• Deduplica aziende e contatti (nome + email/dominio)
• Riempi proprietari e fasi mancanti
• Correggi email non valide e refusi ovvi
• Unisci near-duplicate (Acme Inc vs. ACME)

Una volta che la baseline è pulita, aggiungi una regola semplice: i nuovi dati devono rispettare gli stessi standard—altrimenti non vengono inseriti.

Piano di rollout e come mantenere l’uso del CRM

Un CRM funziona solo se il team lo usa nello stesso modo, ogni settimana. L’obiettivo del rollout non è solo “formazione”: è creare poche abitudini leggere e togliere attrito così aggiornare il CRM sembri parte del lavoro, non un’admin in più.

Scrivi una guida di una pagina “come usiamo il CRM”

Tienila leggibile in due minuti. Includi:

• Cosa conta come deal/contatto nel CRM (e cosa no)
• I campi richiesti per creare o muovere un deal (es: proprietario, valore, fase, prossimo passo)
• La definizione di ogni fase della pipeline e quando muoverla
• La regola: “Se non è nel CRM, non esiste” (solo se la leadership la rispetta davvero)

Questa pagina diventa la fonte di verità. Se il team discute il processo, aggiorni quella pagina—non inventare regole nuove in Slack.

Imposta abitudini settimanali (e rendile facili)

Due routine coprono l’80% del successo:

• Revisione pipeline settimanale (30 minuti): esamina deal per deal, conferma la fase e concorda il prossimo passo
• Task “inbox zero” (10 minuti, 2–3x/settimana): elimina o riprogramma task così i follow-up non marciscono

La leadership dovrebbe condurre la revisione pipeline usando la vista/dashboard del CRM, non un foglio separato.

Monitora segnali di adozione che contano

Evita metriche vane come “numero di login”. Monitora segnali legati all’esecuzione di vendita:

• % di deal con un prossimo passo (task o follow-up datato)
• Conteggio task scaduti (trend nel tempo)

Se questi migliorano, il CRM sta aiutando.

Raccogli feedback e elimina i punti di attrito

Dopo le prime 1–2 settimane, chiedi: “Qual è il campo/schermata che ti dà più fastidio?” Poi risolvi le 1–2 cose principali velocemente (rinomina campi, aggiusta fasi, semplifica input obbligatori).

Aggiungi funzionalità solo dopo uso consistente

Non espandere l’MVP mentre le abitudini sono fragili. Quando il team aggiorna regolarmente i prossimi passi e le revisioni pipeline funzionano, considera aggiunte come gestione clienti più dettagliata, integrazioni o reporting (vedi i report che aiutano a decidere).

Report che aiutano a decidere (non solo grafici)

Un CRM semplice non ha bisogno di analisi sofisticate—serve pochi report che userai davvero per decidere cosa fare dopo. Concorda un piccolo set di metriche e definizioni, poi costruisci report che rispondono a domande reali.

Parti con 3–5 metriche da controllare regolarmente

Scegli poche metriche che riflettono la salute delle vendite, non vanità:

• Tasso di conversione tra fasi chiave (es. Lead → Qualificato, Qualificato → Proposta)
• Tempo di ciclo (mediana giorni dal primo contatto alla chiusura)
• Win rate (Chiusi Vinti / (Chiusi Vinti + Chiusi Persi))
• Dimensione media deal (opzionale, se prezzi stabili)
• Copertura follow-up (es. % deal attivi con task prossimo)

Definisci report che supportano decisioni

I buoni report indicano un’azione:

• Dove i deal si bloccano: una vista “Deal per fase + Giorni in fase” evidenzia colli di bottiglia e bisogni di coaching
• Cosa prioritizzare questa settimana: “Deal che chiudono questo mese senza prossimo passo” aiuta a focalizzare l’outreach
• Quali fonti investire: “Vinti per Fonte” mostra cosa porta ricavi, non solo lead

Mantieni trasparente la logica dei report

Se il team non si fida dei numeri, non li userà. Scrivi regole semplici dentro il CRM (una breve nota è sufficiente):

• Cosa conta come lead vs opportunità qualificata?
• Quando si marca un deal Chiusa Persa (e si richiede un motivo)?
• Quale data guida il tempo di ciclo: data creazione, data qualificazione o prima riunione?

Rivedi mensilmente e adatta

Stabilisci una review mensile di 30 minuti per:

• Aggiornare definizioni di fase se causano confusione
• Rimuovere campi che nessuno compila (o renderli opzionali)
• Aggiungere un report solo se supporta una decisione chiara

Collega il reporting a prossimi passi: migliora le fonti lead, sistema definizioni di fase e forma il team su aggiornamenti coerenti così il CRM resta accurato e utile.