Scopri come pianificare, progettare e costruire un'app web per team HR per gestire fasi di assunzione, colloqui, feedback, permessi, integrazioni e reporting.
Prima di tracciare schermate o scegliere uno stack tecnologico, specifica per chi stai costruendo e quale problema stai risolvendo. Team HR, recruiter, hiring manager e intervistatori vivono lo stesso processo di assunzione in modo molto diverso: un'app "taglia unica" spesso non soddisfa nessuno.
Scrivi una breve dichiarazione del problema che descriva l'attrito attuale:
Punta a qualcosa di concreto come: “I hiring manager non vedono dove sono i candidati e i colloqui richiedono troppo tempo per essere coordinati.”
"Pipeline" può essere una semplice lista di fasi (Applied → Screen → Onsite → Offer) o un workflow più dettagliato che varia per ruolo o sede. Allo stesso modo, "gestione colloqui" può includere solo la pianificazione o anche la preparazione (chi intervista, cosa valutare), la raccolta del feedback e le decisioni finali.
Raccogli definizioni con alcuni esempi reali:
Confronta costruire internamente con un sistema ATS configurabile. Costruire conviene quando serve un workflow unico, integrazioni più strette o un'esperienza più semplice per una specifica dimensione aziendale.
Se costruisci, annota cosa rende la tua app significativamente diversa (per esempio: “meno scambi per la pianificazione” o “visibilità pensata per il manager”).
Scegli 3–5 metriche legate al lavoro quotidiano, come:
Questi obiettivi guideranno scelte successive come permessi, pianificazione e analytics (vedi la sezione sul reporting e gli analytics).
Prima di progettare schermate o scegliere funzionalità, chiarisci come l'assunzione scorre nella tua organizzazione. Un workflow ben mappato evita “passaggi misteriosi”, nomi di fase incoerenti e candidati fermi.
La maggior parte dei team segue un percorso base: sourcing → screening → colloqui → offerta. Scrivi quel flusso e definisci cosa significa “fatto” per ogni passo (per esempio, “Screening completato” potrebbe significare che è stata registrata una telefonata e registrata una decisione pass/fail).
Mantieni i nomi delle fasi orientati all'azione e specifici. “Colloquio” è vago; “Colloquio Hiring Manager” e “Colloquio Panel” sono più chiari e facili da riportare.
Diversi reparti avranno passi diversi. Sales potrebbe includere un role-play; engineering un assignment da svolgere a casa; ruoli esecutivi potrebbero richiedere approvazioni extra.
Invece di una pipeline gigante, mappa:
Questo mantiene il reporting coerente pur adattandosi ai workflow reali.
Per ogni fase, documenta:
Presta attenzione ai punti in cui i candidati si bloccano—comunemente tra “screening → pianificazione” e “colloqui → decisione”. Questi sono i punti principali per l'automazione futura.
Elenca i momenti in cui l'app dovrebbe sollecitare qualcuno:
Collega i promemoria alla ownership di fase così nulla dipende dalla memoria o dalla posta in arrivo.
Un'app HR può rapidamente trasformarsi in un ATS completo. Il modo più rapido per rilasciare qualcosa di utile è concordare un MVP stretto, poi pianificare le release successive così gli stakeholder sanno cosa aspettarsi (e cosa è intenzionalmente escluso dalla v1).
Il tuo MVP dovrebbe permettere a un team di spostare un candidato reale da “applied” a “hired” senza fogli di calcolo. Una baseline pratica è:
Se una funzionalità non aiuta a far avanzare i candidati o a ridurre l'overhead di coordinamento, probabilmente non è MVP.
Crea una semplice matrice con “throughput candidati/tempo risparmiato” su un asse e “complessità di sviluppo” sull'altro. Considera must-have per la v1: stato pipeline affidabile, pianificazione che funzioni davvero e feedback facili da inviare.
Sposta le funzionalità nice-to-have (regole di automazione, analytics avanzati, sommari AI) alle fasi successive—soprattutto qualunque cosa aggiunga rischi di compliance o dati.
I team HR raramente funzionano allo stesso modo. Definisci cosa gli admin possono configurare dal giorno uno:
Mantieni le configurazioni limitate in modo che l'interfaccia resti semplice e supportabile.
Scrivi un breve set di user stories per:
Queste storie diventano la checklist di accettazione per la v1 e una roadmap pulita per v2/v3.
Un'app di assunzioni vive o muore sul modello dati. Se le relazioni sono chiare, puoi aggiungere funzionalità (nuove fasi, pianificazione, reporting) senza riscrivere tutto.
Pianifica un piccolo set di tabelle/collezioni “source of truth”:
In pratica, Application diventa l'ancora per la maggior parte dei dati di workflow: cambi di fase, colloqui, decisioni e offerte.
I candidati spesso si candidano a più job e i job hanno molti candidati. Usa:
Questo evita di duplicare i dati del candidato e ti permette di tracciare lo stato specifico per lavoro, le aspettative di compenso e la cronologia decisionale per ogni application.
Per CV e allegati, memorizza i metadati nel database (nome file, tipo, dimensione, uploaded_by, timestamp) e tieni i file binari in object storage.
Note e messaggi devono essere record di prima classe:
Questa struttura facilita ricerca e reporting in seguito.
Aggiungi presto una tabella AuditEvent per registrare cambi a fasi, offerte e valutazioni:
Questo supporta responsabilità, debugging e fiducia HR quando qualcuno chiede: “Perché questo candidato è stato spostato su Rejected?”
I permessi sono il luogo dove le app HR guadagnano fiducia—o la perdono. Un modello di accesso chiaro previene oversharing accidentale (es.: dettagli di compenso) e facilita la collaborazione.
Inizia con un set piccolo di ruoli che rispecchino come si prendono realmente le decisioni di assunzione:
Mantieni i ruoli coerenti e usa eccezioni granulari (“override”) piuttosto che creare decine di ruoli personalizzati.
Non tutti i dati del candidato devono essere visibili a tutti. Definisci regole di permesso per categoria/campo, non solo per pagina:
Un pattern pratico: la maggior parte degli utenti può visualizzare il profilo candidato, ma solo ruoli specifici possono vedere o modificare campi sensibili.
Le assunzioni sono spesso segmentate. Aggiungi “scope” per limitare l'accesso in base a:
Questo evita che un recruiter in una regione acceda ai candidati di un'altra.
Gli stakeholder vorranno rivedere profili rapidamente. Fornisci condivisione controllata:
Questo mantiene i profili dei candidati nell'app invece di essere copiati nelle email.
Un'app di assunzione vive o muore da quanto rapidamente i recruiter possono capire lo stato e fare la prossima azione senza pensarci troppo. Punta a un piccolo set di schermate coerenti con controlli prevedibili e chiari segnali su “cosa succede dopo”.
Pipeline board (stile Kanban): mostra le fasi di ogni job come colonne con schede candidato. Le schede devono mostrare solo ciò che serve per decidere il passo successivo: nome, fase corrente, data ultima attività, owner e uno o due tag chiave (es.: “Da pianificare”, “Forte referral”). Mantieni la board focalizzata—i dettagli stanno altrove.
Profilo candidato: una pagina che risponde: chi è, a che punto del processo è, e cosa dobbiamo fare ora? Usa un layout pulito: header riassuntivo, timeline delle fasi, feed note/attività, file (CV) e blocco “Colloqui”.
Pagina job: dettagli del ruolo, team di assunzione, definizioni di fase e panoramica dei conteggi del funnel. Qui gli admin modificano nomi di fase e feedback richiesto.
Calendario colloqui: vista calendario per intervistatori e recruiter, con accesso rapido a disponibilità, tipo di colloquio e dettagli video/sede.
Ogni schermata dovrebbe evidenziare le 3–5 azioni principali: sposta fase, pianifica colloquio, richiedi feedback, invia messaggio, assegna owner. Usa un singolo pulsante primario per vista e posizionamento coerente (es.: in alto a destra). Conferma azioni distruttive come reject/withdraw.
Bulk reject, tag, o assign owner è essenziale per ruoli ad alto volume. Riduci gli errori con contatori di selezione, toasts “Annulla” e salvaguardie come conferme per “Rifiuta 23 candidati” più template motivo opzionali.
Supporta navigazione da tastiera sulla board, stati di focus visibili, contrasto sufficiente e etichette leggibili nei form. Mantieni i messaggi di errore specifici (“È richiesto l'orario del colloquio”) e non dipendere solo dal colore per indicare lo stato.
La pianificazione è spesso dove le pipeline rallentano: troppa corrispondenza, fusi orari, e ownership poco chiara. L'app dovrebbe rendere la pianificazione un workflow guidato con passi chiari, pur permettendo override quando serve.
Inizia con alcuni template di colloquio che coprono la maggior parte dei team e permetti agli admin di personalizzare dopo:
Ogni tipo dovrebbe avere durata predefinita, ruoli intervistatore richiesti, sede (video/in-persona) e se sono richiesti materiali preparatori.
Un flusso pratico generalmente necessita:
Progetta per casi limite: sostituzioni dell'ultimo minuto, panel divisi o slot “in attesa” che scadono se non confermati.
Se integri i calendari, concentrati su due elementi essenziali: controllo dei conflitti e creazione evento.
Includi sempre una modalità manuale: i recruiter possono incollare un link esterno, segnare un evento come “scheduled” e tracciare la presenza senza integrazione.
Riduci i colloqui incoerenti generando un briefing pack per evento. Includi:
Collega il pack dal profilo candidato e dalla pagina evento del colloquio per un accesso in un click.
Il feedback è il punto in cui un'app di gestione pipeline guadagna fiducia—o crea attrito. I team HR hanno bisogno di valutazioni strutturate, facili da compilare, coerenti tra intervistatori e auditabili in seguito.
Crea scorecard per ruolo e tipo di colloquio (screen, tecnico, hiring manager, cultura). Mantieni ogni scorecard breve, con criteri chiari, definizioni e una scala di valutazione (es. 1–4 con ancore come “nessuna evidenza / qualche evidenza / solido / eccezionale”). Includi un campo “evidenza” perché gli intervistatori descrivano ciò che hanno osservato invece di scrivere opinioni vaghe.
Per un ATS, le scorecard dovrebbero essere ricercabili e riportabili così possono alimentare una dashboard analytics senza pulizia manuale.
Spesso gli intervistatori hanno bisogno di uno spazio di appunti. Supporta:
Questo riduce oversharing accidentale e supporta il controllo accessi basato sui ruoli: i recruiter possono vedere tutto, mentre un intervistatore cross-funzionale vede solo ciò che è rilevante.
Le scorecard in ritardo bloccano decisioni e pianificazioni. Aggiungi solleciti automatici: un promemoria dopo il colloquio, un altro prima della riunione decisionale, poi un'escalation al hiring manager se il feedback manca ancora. Rendi configurabili le scadenze per fase nel workflow di recruiting.
Crea una vista decisionale che riassuma segnali: medie delle votazioni per criterio, temi punti di forza/rischi e avvisi su feedback mancanti. Per ridurre l'anchoring bias, considera di nascondere le valutazioni altrui fino a quando l'intervistatore non invia la propria e mostra frammenti di evidenza accanto ai punteggi.
Quando progettato bene, questo modulo diventa la “fonte unica di verità” per le decisioni di assunzione e riduce scambi via chat ed email.
Un'app può avere una pipeline perfetta ma risultare lenta se i recruiter non riescono a comunicare rapidamente, trovare i candidati giusti e mantenere un registro chiaro degli eventi. Questi strumenti “mini” sono ciò che fa adottare realmente il sistema.
Inizia con alcuni template per i momenti che si ripetono: conferma candidatura, invito al colloquio, follow-up, richiesta disponibilità e rifiuto. Mantieni i template editabili per ruolo/team e permetti personalizzazioni rapide (nome, ruolo, sede).
Ugualmente importante: registra ogni messaggio. Conserva una timeline chiara delle comunicazioni sul profilo candidato così chiunque può rispondere a “Lo abbiamo già contattato?” senza scavare nelle caselle. Includi allegati e metadati come mittente, orario e job correlato.
Rendi facili gli aggiornamenti di stato ma standardizzati. Offri una lista controllata di motivi di rifiuto (es.: “mismatch salariale”, “gap di competenze”, “non disponibile”, “ritirato”) con note opzionali.
Questo aiuta il reporting e riduce differenze di formulazione tra i membri del team. Separa i campi interni da quelli condivisi esternamente—i motivi di rifiuto possono essere solo per analisi.
Aggiungi tag flessibili per skill, seniority, lingue, clearance o canale di sourcing. Poi abbinali a ricerca veloce e filtri utili:
Punta a “trova in 10 secondi” sia per un singolo job che per tutte le posizioni.
I team HR vivono ancora in fogli. Fornisci import CSV per popolare a ritroso i candidati ed export CSV per audit, condivisione di shortlist o revisioni offline. Includi mappatura campi, validazione (duplicati, email mancanti) ed export che rispetti i permessi.
Più avanti, questi strumenti diventano la base per azioni bulk (bulk email, bulk move stage) e operazioni quotidiane più fluide.
Le app di assunzione trattano alcuni dei dati più sensibili: dettagli identificativi, CV, note di colloquio e talvolta informazioni su uguaglianza o salute. Tratta privacy e sicurezza come requisiti di prodotto, non come una checklist alla partenza.
Documenta quali regolamenti si applicano e cosa dovrai dimostrare. Per molti team significa GDPR / UK GDPR, oltre a normative locali sul lavoro.
Sii esplicito su:
Minimizza i campi raccolti di default. Se un'informazione non serve per valutare un candidato, non chiederla.
Quando servono dati sensibili (es.: monitoraggio diversity, esigenze di accomodamento), conservali separati dal record principale e limita fortemente l'accesso. Questo riduce esposizioni accidentali e supporta accessi “need-to-know”.
Al minimo, cifra i dati in transito (TLS) e a riposo. Presta attenzione agli allegati (CV, portfolio, documenti d'identità): tieni i file in bucket privati con URL firmati a vita breve e nessun accesso pubblico.
Controlla download e condivisioni:
Costruisci un access log che registra chi ha visto o esportato profili e file, con timestamp. I team HR spesso ne hanno bisogno per indagini e audit.
Pianifica anche workflow operativi per diritti degli interessati:
Una buona progettazione della compliance rende l'app più affidabile e più facile da difendere in un audit.
Il reporting è dove un'app HR guadagna fiducia o genera infinite richieste di verifica. Punta a analytics facili da verificare, coerenti nel tempo e chiari su cosa rappresenta ogni numero.
Costruisci attorno alla salute della pipeline e alla velocità:
Mostra questi dati per job, perché ogni ruolo ha realtà diverse.
Fornisci due livelli di vista:
Mantieni i filtri semplici (range date, job, dipartimento, sede, sorgente). Se un filtro cambia un numero, rendilo evidente.
La maggior parte delle dispute sul reporting nasce da definizioni poco chiare. Aggiungi tooltip o un drawer “Definizioni” che dichiari:
Quando possibile, lascia che HR clicchi una metrica per vedere la lista sottostante dei candidati (“Mostrami i 12 candidati in Onsite > 14 giorni”).
Abilita export che corrispondano ai flussi reali: CSV per fogli, PDF per snapshot e report email schedulati. Includi filtri e definizioni nell'intestazione dell'export così i numeri non perdono contesto quando inoltrati.
Se vuoi una vista north-star, aggiungi una pagina report con template salvati (es.: “Quarterly Hiring Review” e “Diversity Funnel (se abilitato)”) che HR possa riutilizzare senza ricostruire grafici.
Decisioni su integrazioni e rollout possono fare la differenza per l'adozione. Trattale come feature di prodotto: ambito chiaro, comportamento affidabile e ownership per supporto continuo.
Inizia con i sistemi dove i recruiter vivono già:
Definisci cosa è “source of truth” per ogni tipo di dato (profilo candidato, eventi colloquio, documenti offerta) per evitare conflitti.
Anche se integri dopo, progetta ora:
Concentrati sui fallimenti che frustrano i team HR:
Se il tuo obiettivo è validare rapidamente il workflow (board pipeline, pianificazione, scorecard e permessi) prima di investire in un grande sforzo ingegneristico, una piattaforma vibe-coding come Koder.ai può aiutarti a ottenere un'app interna funzionante più in fretta. Descrivi il workflow di recruiting in chat, itera le schermate e genera un'app web basata su React con backend Go + PostgreSQL—poi esporta il codice sorgente quando sei pronto a portarlo in-house. Funzionalità come planning mode, snapshot e rollback sono particolarmente utili quando testi ipotesi MVP con stakeholder HR e devi muoverti rapidamente senza perdere stabilità.
Inizia nominando 2–4 gruppi utenti principali (HR admin, recruiter, hiring manager, intervistatori) e scrivi un dolore concreto per ciascun gruppo.
Poi stendi una frase-problema che puoi testare con gli stakeholder, per esempio: “I hiring manager non riescono a vedere lo stato dei candidati e i colloqui richiedono troppo tempo per essere coordinati.”
Scrivi:
Questo previene “passaggi misteriosi”, nomi di fase incoerenti e candidati bloccati.
Crea:
Mantieni nomi di fase orientati all'azione (es.: “Colloquio Hiring Manager” invece di “Colloquio”) in modo che il reporting rimanga coerente.
Scegli 3–5 metriche legate al lavoro quotidiano, non vanity metriche:
Usa queste metriche per guidare decisioni su permessi, pianificazione e analytics.
Un MVP pratico supporta l'intero ciclo di assunzione senza fogli di calcolo:
Rimanda automazioni avanzate e funzionalità AI finché il ciclo base non è affidabile.
Modella Candidate e Job come entità separate e usa Application come perno del workflow.
Questo gestisce la realtà many-to-many (un candidato può candidarsi a più ruoli) mantenendo la cronologia di fase, i colloqui e le decisioni legati alla corretta application.
Inizia con un set di ruoli piccolo e coerente:
Aggiungi protezioni a livello di campo per dati sensibili (compensi, note private, dati EEO/diversity) e supporta scope di accesso per dipartimento/ruolo/ubicazione per evitare esposizioni non volute.
Usa un flusso guidato:
Integra Google/Microsoft per il controllo dei conflitti e la creazione degli eventi, ma mantieni una modalità manuale per chi non ha integrazioni.
Usa scorecard brevi, specifiche per ruolo e tipo di colloquio, con criteri chiari e una scala di valutazione semplice.
Separare:
Aggiungi promemoria e regole di escalation quando il feedback è in ritardo; considera di nascondere le valutazioni altrui fino alla sottomissione per ridurre l'anchoring bias.
Rendi ogni metrica cliccabile fino alla lista dei candidati sottostante e pubblica le definizioni per i calcoli chiave (regole di ingresso in fase, gestione di ritiri/rifiuti, tempi “on-hold”).
Supporta esportazioni pratiche (CSV/PDF) e template di report salvati in modo che gli stakeholder riutilizzino viste coerenti.
