01 aug 2025·8 min
Maak een webapp om contractvervaldata bij te houden
Leer hoe je een webapp plant, bouwt en lanceert die contractvervaldata bijhoudt, documenten opslaat en tijdige verlengingsherinneringen stuurt.
Leer hoe je een webapp plant, bouwt en lanceert die contractvervaldata bijhoudt, documenten opslaat en tijdige verlengingsherinneringen stuurt.
Een contractvervaltracker bestaat om “dat zagen we niet aankomen”‑momenten te voorkomen: onverwachte verlengingen, gemiste kennisgevingsvensters en last‑minute gehaastheid omdat de overeenkomst‑PDF in iemands inbox ligt.
De meeste teams lopen tegen dezelfde faalpatronen aan:
Een nuttige tracker ondersteunt verschillende rollen zonder dat ze contractexperts hoeven te worden:
Als de tracker werkt, levert hij:
Kies meetbare signalen die adoptie en betrouwbaarheid aantonen:
Als je MVP deze punten consequent kan oplossen, voorkom je de meest kostbare contractfouten voordat je geavanceerde features toevoegt.
Een MVP contractvervaltracker moet één vraag direct beantwoorden: “Wat verloopt binnenkort, wie is eigenaar en wat gebeurt er vervolgens?” Houd v1 klein genoeg om snel te kunnen uitrollen en breid uit op basis van daadwerkelijke gebruiksgegevens.
Als je snel wilt bewegen zonder op dag één een volledige custom stack te bouwen, kan een vibe‑coding platform zoals Koder.ai je helpen de kernschermen en herinneringsflow te prototypen vanuit een chat‑specificatie—en toch echte, exporteerbare broncode produceren wanneer je klaar bent om te operationaliseren.
Om te voorkomen dat het project verandert in een volledig contract lifecycle management‑systeem, houd dit buiten v1:
Contracteigenaar: “Ik zie mijn binnenkort verstrijkende contracten en krijg herinneringen vroeg genoeg om te onderhandelen.”
Inkoop/Admin: “Ik kan contracten toevoegen/bewerken en eigenaren toewijzen zodat niets ongepland blijft.”
Finance/Leiderschap (read‑only): “Ik kan aankomende verlengingen bekijken om uitgaven te voorspellen en onverwachte auto‑renewals te vermijden.”
Als je deze verhalen kunt leveren met schone schermen en betrouwbare herinneringen, heb je een solide MVP.
Een contracttracker slaagt of faalt op de data die je vastlegt. Is het model te dun, dan worden herinneringen onbetrouwbaar. Is het te complex, dan stoppen mensen met invoeren. Streef naar een “kernrecord + een paar gestructureerde velden” die 90% van de gevallen dekt.
Vendor is het bedrijf dat je betaalt. Sla basisgegevens op die je zoekt en rapporteert: wettelijke naam, weergavenaam, vendor‑type (software, faciliteiten, bureau) en een intern vendor‑ID indien aanwezig.
Contract is de overeenkomst die je volgt. Eén vendor kan meerdere contracten hebben (bijv. aparte overeenkomsten voor licenties en support), dus houd Contract als een apart record gelinkt aan Vendor.
Elk contract heeft een duidelijke contracteigenaar nodig (verantwoordelijk voor verlengingsbeslissingen), plus een backup eigenaar voor vakanties en verloop. Zie deze velden als verplicht.
Leg ook belangrijke contacten vast:
De meeste apps slaan “start” en “eind” data op en vragen zich dan af waarom verlengingen worden gemist. Houd meerdere datums expliciet bij:
Voeg een paar gestructureerde velden toe om veelvoorkomende verlengingspatronen te dekken:
Voor month‑to‑month kan de “einddatum” onbekend zijn. Gebruik in dat geval herinneringen op basis van notice deadline rules (bijv. “melding 30 dagen vóór de volgende factureringscyclus”).
Statussen zijn meer dan labels—ze vormen de logica achter dashboardtellingen, herinneringsschema’s en rapportage. Definieer ze vroeg, houd ze eenvoudig en maak ze consistent over alle vendorovereenkomsten.
Een praktisch setje voor een MVP contracttracker:
Kies vaste vensters zodat iedereen begrijpt wat “binnenkort” betekent. Gangbare opties zijn 30/60/90 dagen vóór de effectieve einddatum. Maak de drempel configureerbaar per organisatie (of per contracttype) zodat het hulpmiddel past bij verschillende inkoopritmes.
Bepaal ook wat er gebeurt als de einddatum verandert: de status moet automatisch opnieuw berekend worden om verouderde “Expiring Soon” flags te vermijden.
Wanneer een contract naar Terminated of Archived gaat, eis dan een reden zoals:
Deze redenen maken kwartaalrapportage en vendor‑risicoreviews veel eenvoudiger.
Behandel status als een auditeerbaar veld. Log wie het wijzigde, wanneer en wat er veranderde (oude status → nieuwe status, plus reden en optionele notitie). Dit ondersteunt verantwoordelijkheid en helpt verklaren waarom herinneringen stopten of waarom een verlenging gemist werd.
Een contracttracker is alleen nuttig als mensen op herinneringen handelen. Het doel is niet “meer notificaties”, maar tijdige, actiegerichte duwtjes die aansluiten op hoe je team werkt.
Begin met e‑mail als standaardkanaal: het is universeel, gemakkelijk te auditen en vereist geen extra adminwerk. Zodra de workflow stabiel is, voeg je optionele Slack/Teams levering toe voor teams die in chat werken.
Houd kanaalvoorkeuren per gebruiker (of per afdeling) zodat Finance op e‑mail kan blijven en Inkoop chat gebruikt.
Gebruik een voorspelbare cadans gekoppeld aan de einddatum:
Voeg ook een losse klasse waarschuwing toe voor de kennisgevingsdeadline (bijv. “moet 45 dagen opzeggen om te annuleren”). Behandel die als hoger prioriteit dan de einddatum, omdat het missen ervan je aan een nieuwe termijn kan binden.
Elke notificatie moet twee één‑klik acties bevatten:
Registreer acties in een audittrail (wie bevestigde, wanneer en eventuele opmerkingen) zodat opvolging duidelijk is.
Als de contracteigenaar niet binnen een gedefinieerd venster bevestigt (bijv. 3 werkdagen), stuur dan een escalatie naar een manager of backup eigenaar. Escalaties moeten beperkt en expliciet zijn: “Nog geen reactie; bevestig eigenaarschap of wijs opnieuw toe.”
Dedupliceer herinneringen (geen dubbele berichten voor hetzelfde contract/datum), respecteer stille uren en herprobeer bij fouten. Zelfs een goed ontwerp faalt als berichten te laat of dubbel binnenkomen.
Een contracttracker slaagt of faalt op snelheid: kan iemand het juiste contract vinden, de verlengingsdatum bevestigen en bijwerken binnen een minuut? Ontwerp de UX rond de meest voorkomende acties—controleren wat er komt, zoeken en kleine aanpassingen doen.
Dashboard moet één vraag beantwoorden: “Wat heeft binnenkort aandacht nodig?” Begin met Aankomende verlengingen (volgende 30/60/90 dagen) en een klein aantal KPI’s (bijv. verloopt deze maand, auto‑renewals binnenkort, ontbrekende documenten). Bied twee primaire weergaven:
Contractdetail is de “single source of truth.” Zet de essentie bovenaan: vendor, status, vervaldatum, verlengingsvoorwaarden, eigenaar en notificatieinstellingen. Houd ondersteunende items onderaan: notities, tags, gekoppelde documenten en gerelateerde contacten.
Vendordetail verzamelt alles dat aan één vendor gekoppeld is: actieve contracten, historische contracten, sleutelcontacten en verlengingspatronen. Hier beantwoorden gebruikers de vraag “Wat kopen we nog meer van hen?”
Instellingen moet beperkt blijven: notificatie‑standaarden, rollen, Slack/e‑mail‑koppelingen en standaard tags/statussen.
Maak zoeken altijd beschikbaar. Ondersteun filteren op vendor, owner, status, datumbereik en tag. Voeg “snelfilters” toe op het dashboard (bijv. “Auto‑renew binnen 14 dagen”, “Ontbrekende eigenaar”, “Draft”). Als gebruikers dezelfde filters herhalen, bied dan opgeslagen weergaven zoals “Mijn verlengingen” of “Finance‑goedkeuringen”.
De meeste wijzigingen zijn klein. Gebruik inline editing voor vervaldatum, eigenaar en status direct in de tabel en bovenaan de contractdetailpagina. Bevestig wijzigingen met subtiele feedback en bied een “Undo” optie voor onbedoelde aanpassingen.
Houd navigatie consistent: dashboard → zoekresultaten → contractdetail, met een duidelijke terug‑route en persistente filters zodat gebruikers context niet verliezen.
Een contracttracker is niet compleet zonder de papieren. Documenten naast de sleuteldata opslaan voorkomt “we kunnen de ondertekende kopie niet vinden”‑momenten bij verlengingstijd.
Begin met de minimale set bestanden die mensen daadwerkelijk nodig hebben:
Maak uploads optioneel in de MVP, maar maak de staat “ontbrekend document” duidelijk zichtbaar op de contractdetailpagina.
Voor de meeste teams is de eenvoudigste en meest betrouwbare opzet:
Dit houdt je database klein en snel, terwijl object storage grote PDFs efficiënt verwerkt.
Behandel documenten als onveranderlijke records. In plaats van een PDF te “vervangen”, upload je een nieuwe versie en markeer je die als de nieuwste.
Een praktisch model is:
document_group (bijv. “Master Agreement”)document_version (v1, v2, v3…)Op de contractpagina toon je standaard de nieuwste versie, met een korte geschiedenis voor eerdere versies (wie uploadde, wanneer en een notitie zoals “Bijgewerkt verlengingsclausule”).
Documenttoegang volgt rolgebaseerde permissies:
Als je verwijderen toestaat, overweeg dan een “soft delete” (verbergen in de UI maar bewaren in storage) en registreer altijd acties in je auditlog. Voor meer over controls, verwijs naar je /security-and-audit sectie.
Contractdata bevat niet alleen datums—het bevat prijzen, onderhandelde voorwaarden en ondertekende overeenkomsten. Behandel beveiliging als een kernfeature van je contractbeheer‑webapp, zelfs in een MVP.
Begin met een klein aantal rollen die echte verantwoordelijkheden weerspiegelen:
Houd rollen eenvoudig en voeg uitzonderingen toe via record‑niveau regels.
Definieer regels per vendor en erft ze naar alle gerelateerde contracten. Veelvoorkomende patronen:
Dit voorkomt onbedoelde blootstelling en ondersteunt toch cross‑team contracttracking.
Als je organisatie een identity provider heeft, schakel SSO (SAML/OIDC) in zodat toegang gekoppeld is aan de arbeidsrelatie. Zo niet, gebruik e‑mail/wachtwoord met MFA (TOTP of passkeys) en dwing sterke sessiecontroles af (time‑outs, device revocation).
Log acties die er toe doen tijdens reviews en geschillen:
Maak auditentries doorzoekbaar per vendor/contract en exporteerbaar voor compliance. Dit verandert vertrouwen in bewijs.
Een contracttracker is pas nuttig zodra hij je echte overeenkomsten bevat. Plan voor twee paden: een snelle “snel erin” import zodat mensen de app snel gebruiken, en diepere integraties die handmatig werk over tijd verminderen.
Een handmatige CSV‑import is de eenvoudigste manier om bestaande contracten uit spreadsheets of gedeelde mappen te laden. Houd de eerste versie verdraagzaam en gefocust op velden die herinneringen aandrijven:
Voeg een downloadbare template en een “mapping” stap toe zodat gebruikers hun kolomnamen kunnen matchen aan jouw velden. Bied ook een previewscherm dat fouten markeert vóór het opslaan.
Imports tonen rommelige data. Bouw een kleine opschoningsworkflow zodat de eerste upload geen supportticket wordt:
Zodra de basis werkt, kunnen integraties vendor‑ en verlengingsinfo actueel houden:
Als je organisatie al een ERP of procurementtool heeft, behandel die als een potentiële bron van waarheid voor vendorrecords. Een lichte sync kan vendors en ID’s nachtelijk importeren, terwijl contractspecifieke datums in jouw app worden beheerd. Documenteer welke bron wint bij conflicten en toon een duidelijke “Last synced” timestamp zodat gebruikers de data vertrouwen.
Als je later automatisering toevoegt, link ernaar vanuit je admingebied (bijv. /settings/integrations) in plaats van het te verbergen achter engineering‑only processen.
Een contracttracker voelt “simpel” totdat herinneringen niet afgaan, dubbel afgaan of op het verkeerde lokale tijdstip aankomen. Je backend heeft een betrouwbaar planningslaag nodig die voorspelbaar, debugbaar en veilig te herhalen is.
Gebruik een jobqueue (bv. Sidekiq/Celery/BullMQ) in plaats van herinneringslogica in webrequests. Twee jobpatronen werken goed:
Escalaties moeten expliciet zijn: “notify owner”, dan “notify manager”, dan “notify finance”, met vertragingen tussen elke stap zodat je niet iedereen spamt.
Sla alle tijdstempels op in UTC, maar bereken “due dates” in de tijdzone van de contracteigenaar (of de standaard van de organisatie). Bijvoorbeeld: “30 dagen voor verval om 09:00 lokale tijd.”
Als je bedrijfdagdeadlines ondersteunt, vermijd zelfgebouwde logica. Gebruik ofwel:
Maak de regel zichtbaar in logs en op de contractdetailpagina zodat gebruikers begrijpen waarom een herinnering op vrijdag arriveerde in plaats van in het weekend.
Retries zijn normaal (netwerkstoringen, timeouts van e‑mailprovider). Ontwerp het verzenden van notificaties idempotent:
contract_id + reminder_type + scheduled_for_date + channel.Dit garandeert “at most once” levering vanuit je app, zelfs als jobs tweemaal draaien.
Centraliseer templates zodat zakelijke gebruikers de bewoording kunnen aanpassen zonder codewijzigingen. Ondersteun variabelen zoals:
{{vendor_name}}{{contract_title}}{{expiration_date}}{{days_remaining}}{{contract_url}} (relatieve link zoals /contracts/123)Render templates server‑side, bewaar de gerenderde tekst in de outbox voor audit/debugging en verzend via e‑mail en Slack met dezelfde onderliggende payload.
Testen is waar contracttrackers meestal stil falen: een datumnotatie klopt niet, een auto‑renew clausule wordt verkeerd geïnterpreteerd, of notificaties worden wel verstuurd maar nooit afgeleverd. Behandel de herinneringsmotor als factureringslogica—hoge impact, weinig tolerantie voor verrassingen.
Begin met geautomatiseerde tests rond je “contractwaarheid”, niet UI‑polish.
Voeg een set fixtures toe (realistische voorbeeldcontracten) en schrijf tests die het exacte herinneringsschema voor elk ervan verifiëren.
Test e‑mail deliverability in een stagingomgeving met echte inboxen (Gmail, Outlook) en controleer:
Als je Slack‑notificaties ondersteunt, valideer rate limits, kanaalpermissies en wat er gebeurt als een kanaal gearchiveerd is.
Voer een pilot uit met een kleine groep (inkoop + finance is ideaal) met echte contracten. Definieer succesmetrics: “Geen gemiste verlengingen”, “<5% onjuiste herinneringen” en “Alle contracten binnen 10 seconden doorzoekbaar”. Verzamel wekelijks feedback en herstel regelgaten voordat je opschaalt.
Als je je eerste versie bouwt met Koder.ai, is een pilot ook het juiste moment om snapshots/rollback te gebruiken zodat je veilig iteraties op de herinneringslogica en permissies doet zonder het hele team te verstoren.
Voor lancering, controleer:
Een contracttracker verdient zijn plek wanneer hij mensen helpt vroegtijdig te handelen—niet alleen overeenkomsten op te slaan. Dat betekent duidelijke rapportage, lichte engagement‑metrics en een simpel plan om data betrouwbaar te houden over tijd.
Begin met een paar “altijd‑aan” weergaven die veelgestelde vragen beantwoorden:
Als je exports aanbiedt, houd ze simpel: CSV voor spreadsheets, plus een deelbare gefilterde link binnen de app (bijv. /reports/renewals?range=90&group=owner).
Om te voorkomen dat “we de herinnering nooit zagen”, volg een klein aantal gebeurtenissen:
Deze hoeven niet strafbaar aan te voelen. Hun voornaamste doel is operationele helderheid: je ziet waar opvolging nodig is en of notificatieinstellingen werken.
Als de MVP stabiel is, voegen de volgende upgrades echte waarde toe:
Schrijf een paar simpele runbooks en link ze vanaf een interne pagina zoals /help/admin:
Met deze basis blijft de app nuttig lang na lancering—en worden rapportages een betrouwbare bron voor verlengingsplanning.
Het moet drie veelvoorkomende fouten voorkomen:
Als het betrouwbaar antwoordt op “wat verloopt binnenkort, wie is eigenaar en wat gebeurt er daarna?”, doet het zijn werk.
Begin met een klein, uitleverbaar bereik:
Voeg clause tagging, scorecards en integraties pas toe nadat herinneringen betrouwbaar zijn.
Sla datums apart op zodat herinneringen nauwkeurig blijven:
Veel gemiste verlengingen ontstaan doordat teams alleen start/ einddatums opslaan en het kennisgevingsvenster negeren.
Gebruik een paar gestructureerde velden:
Voor month-to-month contracten, waar een “end date” onduidelijk is, stuur je waarschuwingen vanuit de (bijv. “30 dagen voor de volgende factureringscyclus”) in plaats van een einddatum.
Houd statussen wederzijds exclusief en koppel ze aan logica:
Herschrijf de status automatisch wanneer datums veranderen, en log wie wat wijzigde (oud → nieuw) voor auditbaarheid.
Een praktisch standaardschema is:
Neem in elke herinnering twee één‑klik acties op:
E‑mail is de beste standaard omdat het universeel is en gemakkelijk te auditen. Voeg Slack/Teams alleen toe nadat de workflow stabiel is.
Om herrie te verminderen:
Houd ook leveringsresultaten bij (sent/bounced/failed) zodat je het systeem vertrouwt.
Gebruik een eenvoudige, schaalbare aanpak:
Behandel documenten als immutabel: upload een nieuwe versie in plaats van het oude bestand te vervangen, en toon “laatste” plus een korte versiegeschiedenis op de contractpagina.
Begin met een klein aantal rollen (Admin, Editor, Viewer) en voeg beperkte rollen toe indien nodig (bijv. Legal‑only, Finance‑only).
Voor toegangscontrole:
Log belangrijke auditgebeurtenissen: contractwijzigingen (vooral datums/verlengingsvoorwaarden), permissiewijzigingen en bestandsuploads/downloads/verwijderingen.
Een vergevingsgezinde CSV‑import zorgt dat teams snel kunnen beginnen. Voorzie in:
Verwacht schoonmaakwerk:
Escaleer naar backup eigenaar/manager als er geen bevestiging is na een gedefinieerd venster.
Laat de import doorgaan, maar stuur onvolledige rijen naar een “Needs review”‑wachtrij zodat herinneringen niet stilletjes falen.