Hoe je een eenvoudig CRM bouwt voor een klein bedrijf of startup

Begin met de taken die je CRM moet doen

Een “CRM” is niet één ding — het is het systeem waarop je team vertrouwt om klantrelaties niet te laten wegglippen. Voordat je tools kiest of velden ontwerpt, maak duidelijk welke taken je CRM dagelijks moet uitvoeren.

Definieer wat “CRM” voor jouw team betekent

Voor sommige teams betekent CRM = verkooptracking. Voor andere teams omvat het ook onboarding, supportvragen, verlengingen of partnerbeheer. Bepaal voor welke van deze je nu direct bouwt.

Een snelle manier om het te kaderen:

Onze CRM is de plek waar we bijhouden met wie we praten, waarom we met hen praten, en wat de volgende stap is.

Maak een lijst van dagelijkse problemen die je wilt oplossen

Schrijf de echte ergernissen op die je tijd of omzet kosten. Voorbeelden:

• Leads raken zoek in inboxen of DM's
• Follow-ups worden gemist omdat er geen herinneringssysteem is
• Notities staan in willekeurige documenten en niemand vertrouwt de nieuwste versie
• Twee mensen benaderen dezelfde prospect zonder het te weten
• Je kunt niet zien wie er in de pijplijn zit of wat geblokkeerd is

Als een probleem niet wekelijks voorkomt, hoort het waarschijnlijk niet thuis in je eerste versie.

Bepaal de scope: must-have vs. nice-to-have

Begin met workflows die herhaaldelijk voorkomen. Nice-to-haves (complexe automatisering, fancy scoring, custom objects) kunnen wachten totdat je adoptie hebt bewezen.

Een nuttige test: als je een functie verwijdert, gebruikt iemand de CRM dan nog steeds elke dag? Als ja, is het geen essentieel onderdeel.

Identificeer gebruikers en gebruiksfrequentie

Maak een lijst van rollen (oprichter, sales, support, operations) en hoe vaak elke rol de CRM zal gebruiken. Een systeem dat bedoeld is voor dagelijkse salesmedewerkers moet heel anders aanvoelen dan een systeem dat wekelijks door een oprichter wordt bijgewerkt.

Bepaal hoe succes eruitziet

Kies 2–3 meetbare resultaten zodat je weet of de CRM werkt, zoals:

• Minder gemiste follow-ups per week
• Snellere reactietijd op nieuwe inbound leads
• Een pijplijn die je binnen 10 minuten met vertrouwen kunt doornemen

Deze doelen sturen alle volgende beslissingen—vooral wat je niet bouwt.

Kies je bouwaanpak: spreadsheet, no-code of custom

Je “CRM” is gewoon een systeem om klanten, deals en follow-ups bij te houden. De beste bouwaanpak is degene die je team week na week daadwerkelijk zal onderhouden.

Optie 1: Spreadsheet (snelst om te starten)

Een spreadsheet is voldoende als je een heel klein team hebt (1–3 personen), weinig deals en een simpel proces (één pijplijn, een paar volgende stappen).

Tijd tot lancering: 1–3 uur.

Doorlopend onderhoud: handmatig. Je besteedt tijd aan het kopiëren van notities, zoeken naar de nieuwste versie en het herstellen van inconsistente data.

Gebruik dit als je een CRM-MVP nodig hebt en je zonder herinneringen, permissies of activiteitshistorie kunt leven.

Optie 2: No-code tool (beste “eenvoudige CRM” voor de meeste teams)

No-code is vaak de sweet spot voor een CRM voor klein bedrijf of CRM voor startup: je krijgt formulieren, weergaven, filters, basisdashboards, automatiseringen en een bruikbare UI zonder engineeringtijd.

Tijd tot lancering: 1–3 dagen voor een nette eerste versie.

Doorlopend onderhoud: matig. Iemand ‘eigenaar’ van het systeem blijft nodig—velden bijwerken, automatiseringen verbeteren en sjablonen netjes houden.

Kies dit als je snelle wins wilt zoals automatische follow-ups, eigenaars toewijzen en consistente data-invoer.

Optie 3: Lichtgewicht custom app (meeste controle)

Bouw custom wanneer je workflow echt uniek is, je diepere integraties nodig hebt, of wanneer data-eigendom en performance ertoe doen. Het is ook de juiste keuze als je “CRM” eigenlijk onderdeel is van je product of operatie.

Tijd tot lancering: 2–8+ weken, afhankelijk van scope.

Doorlopend onderhoud: continu engineeringwerk voor bugs, hosting, security-updates en feature requests.

Als je de controle van een custom CRM wilt zonder vast te zitten aan een traditionele bouwcyclus, kan een "vibe-coding"-platform zoals Koder.ai een praktische tussenweg zijn: je beschrijft de workflow in chat, iterateert snel, en exporteert dan de broncode of zet de app in productie. Dat is vooral nuttig wanneer je CRM een paar custom schermen en regels nodig heeft (pijplijnstadia, taken, permissies) maar je de eerste versie niet wilt over-engineeren.

Korte vergelijking

• Spreadsheet: minste inspanning, minste betrouwbaarheid op schaal.
• No-code CRM: snelste weg naar structuur + automatisering.
• Custom: beste match voor unieke processen, hoogste totale kosten.

Als je niet zeker bent, begin met no-code, houd het datamodel simpel en ga pas custom als je exact de beperkingen kunt noemen die je tijd of omzet kosten.

Definieer je CRM-datamodel (houd het klein)

Een “datamodel” is gewoon de set dingen die je CRM bijhoudt en hoe ze met elkaar verbonden zijn. Hoe kleiner en helderder het is, hoe groter de kans dat je team het daadwerkelijk bijhoudt.

Begin met een eenvoudige bron van waarheid

Kies de paar objecten die vrijwel alles bevatten wat je nodig hebt:

• Contacts: individuele personen met wie je praat (naam, e-mail, telefoon)
• Companies: de organisatie waarvoor ze werken (naam, website, industrie)
• Deals: de potentiële omzet die je probeert binnen te halen (waarde, fase, verwachte sluitingsdatum)

Als je een eenvoudige CRM bouwt, dekken deze drie meestal 80–90% van wat een klein bedrijf nodig heeft.

Voeg optionele objecten alleen toe als ze werk verminderen

Optionele objecten kunnen helpen, maar ze verhogen ook de hoeveelheid datainvoer. Voeg ze toe als je weet hoe je ze elke week zult gebruiken:

• Activities: calls, e-mails, meetings (wat er gebeurde en wanneer)
• Tasks: follow-ups met deadlines (wat de volgende stap is)
• Notes: vrije tekstcontext (wat besproken werd, bezwaren, persoonlijke details)

Als je twijfelt, begin met Deals + Tasks en sla de rest op in Notes. Je kunt Notes later altijd opsplitsen in Activities.

Plan relaties (houd ze voorspelbaar)

Gebruik relaties die overeenkomen met de werkelijkheid en blijf consistent:

• One Company → many Contacts (een bedrijf kan meerdere contactpersonen hebben)
• One Company → many Deals (je kunt meerdere keren verkopen)
• One Deal → one Owner (één persoon verantwoordelijk)

Bepaal of een Deal verplicht aan een Company en een primaire Contact gekoppeld moet zijn. Het verplicht maken van deze koppelingen voorkomt “wees”-deals waar niemand op kan volgen.

Houd velden minimaal om trage invoer te vermijden

Elk extra veld verlaagt de adoptie. Een praktische eerste set:

• Contacts: naam, e-mail, telefoon (rol/titel optioneel)
• Companies: naam (website/domein optioneel)
• Deals: fase, waarde, verwachte sluitingsdatum, eigenaar

Verplicht vs. optionele velden

Wees strikt over wat verplicht is. Een goede vuistregel: verplicht alleen wat nodig is om de volgende actie te ondernemen of om te forecasten.

• Verplicht: dealfase, eigenaar, volgende stap/taak, contactmethode (e-mail/telefoon)
• Optioneel: industrie, leadbron, gedetailleerde segmentatie

Als een veld niet gebruikt wordt in je wekelijkse review of follow-upproces, hoort het waarschijnlijk niet vereist (of zelfs aanwezig) te zijn in je eerste CRM-versie.

Ontwerp je verkooppijplijnstadia en regels

Een eenvoudige CRM leeft of sterft aan zijn pijplijn. Als stadia vaag zijn, verschuiven mensen dingen “omdat het er beter uit ziet” — dan worden forecasts en follow-ups waardeloos.

Houd de pijplijn kort (4–7 stadia)

Begin met een pijplijn die je in één zin kunt uitleggen. Voor veel kleine teams is dit genoeg:

• Lead → Gekwalificeerd → Voorstel → Gewonnen / Verloren

Voeg één extra stap toe alleen als die stap bepaalt wat iemand daarna doet (bijv. Afsprakengepland of Onderhandeling). Meer stadia leidt meestal tot meer discussie, niet meer duidelijkheid.

Schrijf stage-definities die mensen kunnen volgen

Voor elk stadium schrijf je een één-regel definitie gebaseerd op observeerbare feiten, niet op gevoelens:

• Lead: We hebben contactgegevens en een potentiële behoefte.
• Gekwalificeerd: Budget/behoefte/timing bevestigd (of het equivalente van je team).
• Voorstel: Er is een geprijsd aanbod verzonden.
• Gewonnen: Contract getekend of betaling ontvangen (kies één definitie).
• Verloren: Klant koos een andere optie of heeft onbepaalde tijd gepauzeerd.

Plaats deze definities in de CRM zelf (bijv. als helpertekst) zodat niemand naar een apart document hoeft te zoeken.

Vereis een “volgende stap” in elk actief stadium

Elke deal in Lead / Gekwalificeerd / Voorstel moet een duidelijke Volgende stap plus een Vervaldatum hebben (call, demo, herziene offerte sturen, etc.). Dit voorkomt “pijplijnrot” waarbij kansen blijven liggen.

Een simpele regel: als er geen volgende stap is, is de deal waarschijnlijk niet echt.

Voeg een reden voor Verloren toe (eenvoudige dropdown)

Als een deal naar Verloren gaat, verplicht dan een Verloren reden-veld met een kleine dropdown zoals:

• Prijs
• Geen besluit / vertraagd
• Ontbrekende feature
• Timing
• Gekozen concurrent
• Niet passend

Dit maakt je pijplijn een leermiddel in plaats van een kerkhof.

Stel bewegingsregels in (wie mag verplaatsen, wat moet ingevuld zijn)

Definieer lichte richtlijnen:

• Wie een deal naar Gewonnen/Verloren mag verplaatsen (vaak alleen de deal-eigenaar of een manager).
• Wat ingevuld moet zijn voordat een stadium wordt veranderd (bijv. Bedrag en Sluitdatum voordat je op Voorstel zet; Verloren reden voordat je op Verloren zet).

Deze regels houden data consistent zonder je CRM in papierwerk te veranderen.

Kies de velden die ertoe doen (en sla de rest over)

Een eenvoudige CRM slaagt als het snel bij te werken is. Elk extra veld is een reden voor iemand om geen call te loggen, de deal niet bij te werken en je data verouderd te laten raken. Begin met wat je nodig hebt om follow-ups en omzet te runnen—en verdien het recht om later meer toe te voegen.

Gebruik dropdowns om data schoon te houden

Vrije-tekstvelden creëren tien varianten van hetzelfde (“LinkedIn”, “linkedin”, “LI”, “Linked In”). Voor alles wat je later wilt rapporteren, gebruik gestandaardiseerde dropdowns, vooral:

• Bron
• Industrie
• Verloren reden

Houd de dropdown-lijst kort en laat één eigenaar hem beheren. Als iemand een nieuwe optie nodig heeft, voeg die dan doelbewust toe—niet ad hoc.

Behandel tags als hete saus: nuttig, snel overdadig

Tags zijn handig voor lichte groepering (bijv. “partner”, “verlenging”, “urgent”), maar ze raken snel rommelig. Beperk je tot een kleine, afgesproken set en gebruik tags niet als vervanging voor een veld waarop je wilt rapporteren.

Een goede regel: als je niet kunt uitleggen hoe een veld een beslissing of workflow verandert, voeg het dan nog niet toe.

Bouw follow-ups: taken, herinneringen en activiteitshistorie

Een eenvoudige CRM werkt alleen als het je aanzet tot de volgende nuttige actie. Dat betekent dat elke deal en contact een duidelijke “volgende actie” met een vervaldatum moet hebben, plus een lichte activiteitshistorie zodat je snel kunt zien wat er tot nu toe is gebeurd.

Leg interacties vast (zonder een roman te schrijven)

Bepaal wat telt als een interactie en houd de lijst strak: calls, meetings, e-mails, demos. Voor elke activiteit leg je net genoeg context vast zodat "toekomstig jij" het draadje in 10 seconden kan oppakken.

Een praktisch minimum:

• Type (call/meeting/e-mail/demo)
• Datum/tijd
• Wie (contact + bedrijf)
• Resultaat (voicemail achtergelaten, offerte gestuurd, demo gepland, etc.)
• Notities (1–3 bullets)

Als je dit in een spreadsheet of no-code tool bouwt, gebruik dan defaults (bijv. activiteitstype = “E-mail”, duur = 30 minuten) en korte formulieren (een quick-add formulier, geen lange pagina). Het doel is consistentie, niet perfecte documentatie.

Voeg een “volgende actie” toe aan elke actieve deal

Vastgelopen deals blijven vaak liggen omdat niemand de volgende stap bezit. Maak er een regel van: als een deal in een actief stadium zit, moet die een:

• Volgende actie hebben (werkwoord + object: “Offerte sturen”, “Beveiligingsreview bevestigen”, “Demo boeken met finance”)
• Vervaldatum hebben (een echte datum, geen “ASAP”)
• Eigenaar hebben (ook als dat altijd jij bent)

Dit verandert je CRM van een statische database in een operating system.

Eenvoudige herinneringen: één dagelijkse lijst die je dag bepaalt

Je hebt geen complexe automatiseringen nodig om te beginnen. Eén view/filter zoals “Overdue tasks” plus “Vervald vandaag” volstaat. Stel herinneringen in zodat je elke ochtend één vraag kunt beantwoorden: Wat moet ik vandaag doen om deals vooruit te helpen? Als je tool dit ondersteunt, stuur dan een dagelijkse e-mail/notification. Zo niet, pin de “Overdue”-view als je homepage.

Gebruik notitiesjablonen voor consistentie

Sjablonen voorkomen de lege-pagina-syndroom en maken activiteitinvoer sneller.

Probeer twee korte sjablonen:

• Vergaderingsnotities: Doel → Wat we leerden → Besluiten → Volgende actie + datum
• Discovery-vragen: Huidig proces → Pijnpunten → Besluitcriteria → Tijdlijn → Budget (indien relevant)

Houd sjablonen kort. Als mensen het gevoel krijgen dat ze “formulieren moeten invullen”, stoppen ze met loggen.

Maak snelheid de feature

Als het langer dan een minuut duurt om een interactie te loggen en de volgende actie te zetten, gebeurt het niet. Optimaliseer voor snelle invoer en verbeter later: minder verplichte velden, slimme defaults en het kortst mogelijke pad van “call afgerond” naar “taak aangemaakt”.

Maak de kernschermen: lijsten, filters en dashboards

Je CRM voelt pas “echt” wanneer mensen snel alledaagse vragen kunnen beantwoorden: Wie moet ik nu contacteren? Wat zit vast? Wat sluit binnenkort? De kernschermen maken dat makkelijk—zonder een complexe app te bouwen.

Begin met een paar lijstweergaven met hoge bruikbaarheid

Lijstweergaven moeten snel scanbaar, gemakkelijk te sorteren en direct bruikbaar zijn. Maak een klein setje dat aansluit bij hoe je team werkt:

• Leads / contactenlijst: naam, bedrijf, e-mail/telefoon, eigenaar, bron, laatste contactdatum, volgende stap
• Deals per fase: dealnaam, bedrijf, fase, waarde, sluitdatum, eigenaar, laatste activiteit
• Accounts die verlenging nodig hebben (als je abonnementen hebt): account, verlengdatum, waarde, eigenaar, laatste contact

Beperk elke lijst tot ~6–10 kolommen. Alles wat horizontaal scrollen vereist, wordt meestal niet gebruikt.

Laat zoeken werken zoals mensen verwachten

Voeg één prominente zoekbalk toe die records vindt ook als iemand zich maar een deel van de details herinnert. Ondersteun minimaal zoeken op:

• Naam
• E-mail
• Bedrijf
• Dealnaam

Als je een spreadsheet of no-code tool gebruikt, kan dit zo simpel zijn als een globale zoekbox of een speciale “Find”-view. Het doel: typ een fragment, krijg het juiste record.

Voeg een kleine set betrouwbare filters toe

Filters veranderen een lange lijst in een “vandaag-lijst”. Focus op filters die tot actie leiden:

• Eigenaar (mijn vs. team)
• Fase (of status)
• Laatste contactdatum (bijv. niet gecontacteerd in 14+ dagen)
• Bron (zodat je kunt beoordelen welke kanalen de moeite waard zijn)

Als je datumfilters toevoegt, definieer ze duidelijk (bijv. “laatste contact” = laatst gelogde call/e-mail/meeting).

Houd dashboards simpel en operationeel

Dashboards moeten beantwoorden: “wat heeft aandacht nodig?” meer dan “wat ziet er mooi uit?”. Een basisset dashboards:

• Pijplijnwaarde per fase (en optioneel gewogen)
• Nieuwe leads deze week
• Achterstallige taken (bij voorkeur het eerste wat mensen zien)

Sla export niet over

Zelfs een simpele CSV-export is belangrijk voor backups, delen met partners of snelle analyses. Maak het makkelijk om lijsten met de huidige filters te exporteren zodat mensen precies kunnen pakken wat ze nodig hebben.

Als je een lichtgewicht custom CRM bouwt (bijvoorbeeld op Koder.ai), behandel export als een first-class feature vroeg—je toekomstige zelf zal je dankbaar zijn als je backups, een migratie of een snelle data-audit nodig hebt.

Plan integraties en datastromen (zonder te overbouwen)

Integraties zijn waar “eenvoudige CRM”-projecten stilletjes complex worden. Het doel is niet alles te koppelen—maar te beslissen welke data echt in- en uit moet stromen en dat voorspelbaar te houden.

Bepaal wat moet synchroniseren (en waarom)

Begin met de tools die al klantdata bevatten: je websiteformulieren, e-mailinbox, agenda en factureringstool. Schrijf voor elk één regel doel zoals: “Webformulier maakt een nieuwe lead”, of “Facturatietool werkt klantstatus bij”. Als je het doel niet kunt uitleggen, sla de integratie voorlopig over.

Begin met laag-risico integraties

De veiligste eerste stappen zijn:

• Web-to-lead formulier → CRM (nieuwe leads landen automatisch op één plek)
• CSV import/export (makkelijk om terug te draaien als er iets misgaat)

Vermijd vroege twee-wegsynchronisaties, vooral met e-mail en facturering. Eenzijdige stromen verminderen per ongeluk overschrijven en rommelige dataconflicten.

Gebruik unieke identifiers om duplicaten te voorkomen

Kies een primaire identifier voor elk recordtype. Voor contacten is e-mailadres meestal de eenvoudigste unieke ID. Als je naar gedeelde inboxen verkoopt (bijv. sales@), overweeg een tweede identifier zoals telefoonnummer of een “Contact ID”-veld.

Plan een eenvoudige dedupe-procedure

Duplicaten gebeuren. Definieer basisregels zoals:

• Mergen wanneer e-mails exact overeenkomen
• Handmatige controle als namen overeenkomen maar e-mails verschillen
• Bewaar de nieuwste activiteitshistorie; bewaar de meest complete profielvelden

Plan een cadence (bijv. wekelijks) om een lijst met “mogelijke duplicaten” te controleren.

Documenteer de datastroom

Houd een kort “data map” in je CRM-notities of een document: welk systeem stuurt data, welke velden mappen waarheen, en welk systeem de bron van waarheid is. Dit voorkomt stille drift als je team later tools toevoegt.

Regel permissies, privacy en basisbeveiliging

Een eenvoudige CRM bevat toch gevoelige informatie: klantcontactgegevens, dealwaarden en notities over gesprekken. Als je niet vroeg basispermissies en privacyregels instelt, blokkeer je het team of stel je data bloot die niet gedeeld mag worden.

Houd rollen minimaal (admin, sales, support)

De meeste kleine teams hebben slechts drie rollen nodig:

• Admin: beheert velden, pijplijnstadia, imports, automatiseringen en integraties
• Sales: bezit en werkt deals, contacten, follow-ups bij en ziet wat nodig is om zaken te sluiten
• Support (optioneel): kan klantinfo en gesprekshistorie bekijken, maar niet per se omzet- of onderhandelingsstrategie

Vermijd veel rolvarianten (“Sales Manager North”, “Sales Stagiair”, etc.) totdat er een echte behoefte is. Complexiteit breekt meestal je CRM-MVP.

Definieer duidelijke toegangsregels

Bepaal van tevoren:

• Wie alle deals kan zien vs. alleen hun eigen deals. Veel teams starten met “sales ziet alleen hun deals” plus “admin ziet alles.” Als je transparantie wilt, laat sales dan alles zien maar beperk bewerken tot de eigenaar.
• Wie data kan exporteren. Exportrechten worden vaak over het hoofd gezien; export van contacten is in feite het overnemen van de database.
• Wat support kan bekijken. Support heeft meestal contactgegevens, bedrijfsinfo en activiteitshistorie nodig—niet interne prijsstrategie of onderhandelingsnotities.

Documenteer deze regels in een korte interne pagina zodat ze niet alleen in iemands hoofd leven.

Basisbeveiligingsinstellingen

Zelfs bij een spreadsheet of no-code CRM, pas een paar non-negotiables toe:

• Sterke wachtwoorden (gebruik bij voorkeur een wachtwoordmanager)
• 2FA waar mogelijk (Google Workspace, Airtable, Notion, je no-code tool, etc.)
• Verwijder toegang snel als iemand het team verlaat

Privacy: retentie en verwijdering

Houd het simpel en expliciet:

• Welke data je opslaat (contacten, e-mails, notities) en wat je niet opslaat (bijv. gevoelige persoonlijke data die je niet nodig hebt)
• Hoe lang je inactieve records bewaart (bijv. verwijderen na X maanden/jaren als er geen zakelijke reden is om te bewaren)
• Hoe verwijdering werkt (wie het kan doen en of het permanent is of eerst gearchiveerd)

Backups die je daadwerkelijk kunt herstellen

Backups zijn belangrijk, ook voor een “eenvoudige CRM.” Stel een cadence en locatie in:

• Hoe vaak: wekelijks is een goed begin; dagelijks als je vaak updates doet
• Waar: een beveiligde gedeelde drive met beperkte toegang, niet een persoonlijke laptop

Doe één korte test-restore—backups tellen pas als je ze kunt gebruiken.

Importeer je huidige data en maak het schoon

Een eenvoudige CRM werkt alleen als de data betrouwbaar is. Het doel van je import is geen perfectie—maar een schoon uitgangspunt dat je kunt onderhouden.

Begin met een schone export

Exporteer je huidige data uit waar het nu staat (spreadsheets, e-mailtools, facturatie-apps, agenda). Gebruik waar mogelijk één “source of truth” export per dataset.

Voer vooraf een korte schoonmaakbeurt uit:

• Verwijder duidelijke rommelrijen (testleads, spam, lege regels)
• Zorg dat elk record een duidelijke eigenaar heeft (zelfs als dat “Unassigned” is)
• Standaardiseer datums (één formaat) en telefoonnummers (één formaat)

Map kolommen naar je CRM-velden

Maak een simpele mapping-sheet: huidige kolomnaam → CRM-veld. Hier normaliseer je ook dropdown-waarden zodat rapportage geen chaos wordt.

Voorbeelden:

• “In progress”, “In-Progress”, “Working” → Working
• “US”, “USA”, “United States” → United States

Als een kolom niet duidelijk een beslissing of workflow ondersteunt, sla hem dan voorlopig over. Je kunt altijd later toevoegen.

Importeer in de juiste volgorde (in stappen)

Importeren in stukjes vermindert fouten en zorgt dat relaties correct koppelen:

1. Companies/Accounts (naam, domein, eigenaar)
2. Contacts (naam, e-mail, link naar bedrijf)
3. Deals/Opportunities (waarde, fase, sluitdatum, link naar bedrijf/contact)
4. Activities/Notes (gelogde calls, e-mails, meetings—als je die hebt)

Test eerst een import

Voer een kleine testimport uit (bijv. 20–50 records) en controleer:

• Records staan op de juiste plek
• Dropdowns matchen de toegestane waarden
• Company ↔ contact ↔ deal koppelingen werken zoals verwacht
• Eigenaars en fases kloppen

Gebruik een cleanup-checklist

Na de volledige import, doe een korte cleanup-sprint met een checklist:

• Dedupliceer companies en contacts (naam + e-mail/domein)
• Vul ontbrekende eigenaren en fases in
• Herstel ongeldige e-mails en voor de hand liggende typfouten
• Merge bijna-duplicaten (Acme Inc vs. ACME)

Als de basis schoon is, voeg dan een simpele regel toe: nieuwe data moet aan dezelfde standaarden voldoen—anders wordt het niet ingevoerd.

Rollout-plan en zorgen dat de CRM daadwerkelijk wordt gebruikt

Een eenvoudige CRM werkt alleen als je team het op dezelfde manier, elke week gebruikt. Het doel van de rollout is geen uitgebreide training—het is een paar lichte gewoonten creëren en frictie wegnemen zodat het bijwerken van de CRM voelt als onderdeel van het werk, niet als extra administratie.

Schrijf een eendelige “hoe we de CRM gebruiken” gids

Houd het kort genoeg dat iemand het in twee minuten kan lezen. Neem op:

• Wat telt als een deal/contact in jullie CRM (en wat niet)
• De verplichte velden om een deal te maken of te verplaatsen (bijv.: eigenaar, waarde, fase, volgende stap)
• De definitie van elk pijplijnstadium en wanneer je stadia verplaatst
• De regel: “Als het niet in de CRM staat, bestaat het niet” (alleen als het leiderschap dit echt naleeft)

Deze pagina wordt je single source of truth. Als het team later discussieert over processen, update je de pagina—niet de regels in Slack.

Stel wekelijkse gewoonten in (en maak ze eenvoudig)

Twee routines dekken meestal 80% van het succes:

• Wekelijkse pijplijnreview (30 minuten): ga deal-voor-deal, bevestig fase en stem de volgende stap af
• Taak “zero-inbox” (10 minuten, 2–3x/week): ruim taken op of plan ze opnieuw zodat follow-ups niet rotten

Leiderschap moet de pijplijnreview uitvoeren met de CRM-view/dashboard, niet met een aparte spreadsheet.

Volg adoptiesignalen die ertoe doen

Vermijd vanitymetrics zoals “aantal logins.” Volg signalen die samenhangen met salesuitvoering:

• % van deals met een volgende stap (taak of gedateerde follow-up)
• Aantal achterstallige taken (trend over tijd)

Als deze verbeteren, helpt je CRM echt.

Verzamel feedback en los frictiepunten op

Na de eerste 1–2 weken vraag je: “Wat is het ene veld/schermstap dat je irriteert?” Los de top 1–2 issues snel op (hernoem velden, pas stadia aan, vereenvoudig verplichte invoer).

Voeg functies alleen toe na consistente gebruik

Breid je CRM-MVP niet uit zolang gewoonten wankel zijn. Zodra het team consequent volgende stappen bijhoudt en pijplijnreviews soepel verlopen, overweeg dan toevoegingen zoals uitgebreider klantbeheer, integraties of rapportage (zie /blog/reports-that-help-you-decide).

Rapporten die helpen beslissen (niet alleen grafieken)

Een eenvoudige CRM heeft geen fancy analytics nodig—maar wel een paar rapporten die je daadwerkelijk gebruikt om te beslissen wat je volgende stap is. Stem eerst een klein setje metrics en definities af en bouw rapporten die echte vragen beantwoorden.

Begin met 3–5 metrics die je regelmatig controleert

Kies een handvol dat gezondheid van sales weerspiegelt, geen vanitymetrics:

• Conversieratio tussen belangrijke stadia (bijv. Lead → Gekwalificeerd, Gekwalificeerd → Voorstel)
• Cycle time (mediane dagen van eerste contact tot sluiting)
• Win rate (Closed Won / (Closed Won + Closed Lost))
• Gemiddelde dealgrootte (optioneel, als prijzen stabiel zijn)
• Follow-up coverage (bijv. % actieve deals met een volgende taak)

Definieer rapporten die tot acties leiden

Goede rapporten wijzen op een actie:

• Waar deals blijven hangen: een “Deals per fase + dagen in fase” view toont knelpunten en coachingbehoeften
• Wat prioriteit heeft deze week: “Deals die deze maand sluiten zonder volgende stap” helpt focussen
• Welke leadbronnen werken: “Wins per bron” toont wat omzet oplevert, niet alleen leads

Houd rapportagelogica transparant

Als het team de cijfers niet vertrouwt, gebruiken ze ze niet. Schrijf simpele regels in de CRM (een korte helptekst volstaat):

• Wat telt als een lead vs. een gekwalificeerde kans?
• Wanneer markeer je een deal als Closed Lost (en eis je een reden)?
• Welke datum bepaalt cycle time: aanmaakdatum, kwalificatie- of eerste meetingdatum?

Review maandelijks en pas aan

Plan een 30-minuten maandelijkse review om:

• Stage-definities bij te werken als ze verwarring veroorzaken
• Velden te verwijderen die niemand invult (of ze optioneel te maken)
• Eén nieuw rapport toe te voegen alleen als het een duidelijke beslissing ondersteunt

Koppel rapportage aan volgende stappen: verbeter leadbronnen, fix stage-definities en train het team op consistente updates zodat de CRM accuraat én nuttig blijft.