Aprenda a planejar e construir um aplicativo web que ajuda agências digitais a rastrear horas faturáveis, orçamentos, utilização e a lucratividade real de projetos com relatórios claros.
Antes de desenhar telas ou escolher um banco de dados, seja específico sobre o que “sucesso” significa para as pessoas que vão usar o app todo dia. Agências falham em controle de tempo menos por falta de recursos e mais porque o objetivo é nebuloso.
Proprietários de agências querem confiança: “Estamos realmente lucrando com esse retainer?” Eles precisam de rollups por cliente, equipes e meses.
Gerentes de projeto precisam de controle e velocidade: acompanhar burn vs. orçamento, detectar scope creep cedo e conseguir aprovações de timesheets a tempo.
Membros da equipe (e contratados) precisam de simplicidade: registrar tempo rapidamente, entender contra o que registrar e evitar cobranças por lançamentos faltantes.
Comece por resultados que você possa medir:
No mínimo, lucratividade é:
Receita (faturada ou reconhecida) menos custo de mão de obra (taxas internas por funcionário + taxas de contratados) menos alocação de overhead (opcional inicialmente, mas importante para margem real).
Mesmo que você não modele overhead no dia 1, decida se busca margem de projeto (somente mão de obra direta) ou margem real (inclui overhead). Nomear isso desde o início evita relatórios confusos depois.
Planilhas e timers separados geralmente levam a categorias inconsistentes, aprovações faltantes e versões conflitantes da “verdade”. O resultado é previsível: horas subfaturadas, faturamento tardio e relatórios de lucratividade que ninguém confia o suficiente para agir.
Antes de projetar a UI, mapeie como o trabalho realmente se move numa agência — de “precisamos rastrear tempo” até “faturamos e revisamos margens”. Se seu app se encaixar em hábitos existentes, a adoção será mais fácil e a qualidade dos dados melhora.
A maioria das agências usa uma mistura de rastreamento por timer (ótimo para trabalho profundo e start/stop preciso) e lançamento manual (comum após reuniões, troca de contexto ou trabalho móvel). Suporte ambos e deixe as equipes escolherem.
Decida também se o fluxo gira em torno de registro diário (melhor precisão, menos pânico no fim da semana) ou timesheets semanais (comum em agências com aprovações). Muitas equipes querem lembretes diários, mas um passo de envio semanal.
O rastreamento funciona só se projetos forem criados como a agência precifica:
No mapeamento, note quem cria clientes/projetos (ops, PMs, account managers) e o que precisam: linhas de serviço, papéis, localidades ou tabelas de tarifas.
Aprovações tipicamente acontecem em cadência previsível (semanal ou quinzenal). Esclareça:
Agências costumam revisar margens por projeto, cliente, linha de serviço e pessoa. Mapear essas expectativas cedo evita retrabalho — porque isso dita quais metadados precisam ser capturados no lançamento, não depois.
Seu modelo de dados é o contrato entre produto, relatórios e faturas. Se acertar cedo, você pode mudar UI e fluxos depois sem quebrar a matemática de lucratividade.
Comece com um conjunto pequeno e bem conectado de objetos:
Todo relatório depende, no fim, dos lançamentos de tempo. No mínimo armazene:
Também capture chaves estrangeiras: pessoa, projeto, tarefa/atividade — e inclua timestamps imutáveis created_at/updated_at para auditabilidade.
Agências raramente usam uma única tarifa horária. Modele tarifas para que possam sobrescrever umas às outras:
Uma regra prática: armazene a tarifa aplicada no lançamento de tempo no momento da aprovação para que faturas não mudem quando tabelas forem editadas depois.
A lucratividade exige custos, não só faturamento:
Com essas peças, você pode calcular receita, custo e margem sem forçar agências num fluxo rígido.
Se seu app só funciona para faturamento horista, as pessoas forçarão a ferramenta a se ajustar — normalmente com planilhas e notas manuais. Agências costumam gerenciar carteiras mistas (horista, preço fechado, retainers), então seu app deve suportar os três sem mudar como equipes registram tempo.
Trabalho horista é direto no papel: tempo faturável × tarifa. A parte difícil é que as tarifas variam.
Dê suporte a tabelas de tarifas por função (Designer, PM), por pessoa, por cliente ou por projeto. Depois, adicione ajustes controlados:
Isso mantém o rastreamento de horas preciso ao mesmo tempo que permite às equipes de conta alinhar expectativas com o cliente.
Projetos com preço fechado vencem ou perdem pela rapidez com que queimam o orçamento. Aqui, registrar tempo não é só para faturamento — é para orçamentação de projeto e alerta precoce.
Modele um projeto de preço fechado com:
Mostre então “burn vs. orçamento” ao longo do tempo: burn semana a semana, previsão até a conclusão e como as margens do projeto evoluem conforme o escopo muda. Deixe claro quando um projeto é lucrativo hoje, mas está derivando.
Retainers são recorrentes e cheios de regras. Sua ferramenta deve permitir definir uma alocação mensal (ex.: 40 horas/mês) e depois definir o que acontece no fim do mês:
Quando o tempo excede a alocação, suporte overages faturados a uma tarifa definida (frequentemente diferente da tabela padrão). Mantenha a matemática transparente para que os clientes confiem nos totais.
Agências precisam de categorias não faturáveis como trabalho interno, pré-venda, administrativo e treinamento. Não esconda isso — trate como tipos de tempo de primeira classe. Eles alimentam utilização e relatórios e explicam por que “ocupado” nem sempre significa “lucrativo”.
Um app de tempo + lucratividade vence quando todos confiam nos números. Isso significa escolher um conjunto pequeno de métricas, defini-las uma vez e usar as mesmas fórmulas em todos os lugares (timesheets, visões de projeto e relatórios).
Comece com três campos que toda agência entende:
Fórmulas:
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (ou billable_amount ÷ billable_hours para time & materials)EHR é um ótimo indicador: se dois projetos têm a mesma tabela de tarifas mas EHRs muito diferentes, algo está errado (scope creep, descontos, write-offs).
Lucratividade precisa de custo, não só receita. Mantenha simples e inclua só mão de obra inicialmente:
internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenueDefina custo interno como uma taxa horária (salário + impostos + benefícios, convertido para um valor por hora) para que o app possa computar automaticamente a partir dos timesheets.
Utilização é onde as equipes se confundem, então defina “horas disponíveis” explicitamente.
billable_hours ÷ available_hoursDocumente essa definição no app para que relatórios não virem debate.
Acompanhe orçamentos em horas e dinheiro:
actual_hours − budget_hoursactual_revenue_or_cost − budgeted_revenue_or_costDispare alertas simples em limiares (por exemplo: 80% consumido, depois 100% estourado) para que PMs possam agir antes que margens desapareçam.
Se registrar tempo parecer burocracia, as pessoas vão evitar — ou preencher na sexta à noite com suposições. O objetivo é tornar o registro mais rápido que procrastinar, produzindo dados confiáveis para faturamento e lucratividade.
Priorize velocidade em vez de visuais complexos. Um bom padrão é “uma linha = um lançamento” com projeto, tarefa/atividade, duração e uma nota opcional.
Torne ações comuns quase instantâneas:
Algumas pessoas adoram timers; outras preferem manual. Supore ambos.
Para timers, mantenha prático:
Timesheets semanais são onde a adoção é conquistada.
Use uma visão semanal que suporte:
Mantenha notas opcionais, mas fáceis quando exigidas para faturamento.
O móvel não precisa de tudo. Foque em:
Se aprovações importam, torne-as realizáveis em menos de um minuto — caso contrário vão estrangular o faturamento.
Se agências não confiarem em quem pode ver, editar e aprovar tempo, não confiarão nos números. Papéis e permissões também evitam “contabilidade acidental” (ex.: um contratado editando timesheet aprovado do mês passado).
A maioria das agências cobre 95% das necessidades com cinco papéis:
Evite criar um “construtor de papéis customizados” no v1. Em vez disso, adicione alguns toggles (ex.: “Pode aprovar tempo”, “Pode ver dados financeiros”) para casos pontuais.
Aprovações devem impor consistência sem retardar demais:
Agências frequentemente precisam de limites de confidencialidade. Suporte acesso em nível de projeto (atribuído vs. não) e uma permissão separada para visibilidade financeira (tarifas, custos, margem). Muitos times querem que PMs vejam horas mas não vejam tarifas.
Forneça email/senha com fluxos fortes de recuperação como baseline. Adicione SSO (Google/Microsoft) quando vender para times maiores. Implemente sessões seguras (tokens de curta duração, logout de dispositivo, 2FA opcional) para que aprovações e relatórios não fiquem expostos se um laptop for perdido.
Horas só são “faturáveis” quando conseguem fluir para uma fatura que o cliente entende. A melhor forma de evitar dupla digitação é tratar o tempo como fonte única da verdade: registre uma vez, e tudo a jusante (faturamento, write-offs, exports, integrações) referencia esses mesmos lançamentos.
Projete os dados do timesheet para que possam ser exportados exatamente como equipes financeiras constroem faturas. Ofereça exports prontos para fatura que possam ser agrupados e subtotalizados por cliente → projeto → pessoa → tarefa (e opcionalmente por intervalo de datas).
Uma abordagem prática é adicionar um simples “status de faturamento” a cada lançamento (ex.: Draft, Ready, Invoiced) e uma “referência de faturamento” quando for empurrado para faturamento. Isso dá rastreabilidade sem duplicar dados em vários sistemas.
Se seu produto já inclui rastreamento de tempo, mostre como faturamento se conecta (por exemplo, de /features/time-tracking para uma visão “Invoice prep”) para que usuários vejam o fluxo de ponta a ponta.
Agências frequentemente ajustam tempo: mudanças de escopo, descontos de boa vontade, erros internos. Não esconda isso — modele.
Permita write-offs e ajustes por linha (ou como ajuste de fatura) e exija um código de motivo como Fora do escopo, Pedido do cliente, Retrabalho interno ou Desconto. Isso ajuda a explicar mudanças de margem depois e facilita conversas com clientes.
Muitas agências já usam ferramentas de contabilidade/faturamento. Ofereça integrações via:
Para times menores, também forneça CSV/XLSX limpos; para times em crescimento, direcione para planos e capacidades de integração em /pricing.
Um app de controle de tempo vive ou morre na confiança: totais devem bater, edições devem ser rastreáveis e relatórios devem coincidir com faturas. Escolha componentes comprovados que facilitem precisão e manutenção.
Se quiser um protótipo rápido em frente a uma agência, uma plataforma vibe-coding como Koder.ai pode ajudar a gerar um app React com backend em Go + PostgreSQL a partir de um chat estruturado — útil para validar workflow, modelo de dados e relatórios antes de investir em UI customizada.
Use um banco relacional (PostgreSQL é opção comum) porque rastreamento de horas depende de relações limpas: pessoas → projetos → tarefas → lançamentos → aprovações → faturas.
Estruture tabelas para poder responder: “O que acreditávamos ser verdade naquela época?” Por exemplo:
Mantenha endpoints simples e previsíveis:
Adicione idempotência para ações de criação e erros de validação claros — pessoas vão registrar horas de múltiplos dispositivos.
Priorize quatro experiências: um timesheet rápido, uma fila de aprovações para gerentes, um dashboard de projeto (budget + burn) e relatórios com filtros que reflitam necessidades reais de agências.
Use uma fila de jobs para emails/Slack de lembrete, exports agendados, recalcular relatórios em cache e checagens noturnas de qualidade dos dados (tarifas faltando, timesheets não aprovados, estouros de orçamento).
Agências não deixam de rastrear lucratividade por falta de recursos — deixam porque o app é difícil de adotar. Comece com um MVP pequeno que combine com o modo de trabalho das equipes, depois adicione profundidade quando a qualidade dos dados e os hábitos estiverem estabelecidos.
Um sistema em branco mata o momentum. Envie com (ou gere) dados de exemplo para que um novo workspace possa clicar e entender o modelo:
Isso reduz o tempo de onboarding e torna demos mais concretas.
Seu MVP deve entregar um resultado fechado: registrar tempo → aprovar timesheets → ver margens.
Inclua:
Mantenha o relatório de margem opinativo: uma tela, poucos filtros e definição clara de “custo” e “receita”. Você pode adicionar nuance depois.
Se estiver construindo rápido, considere usar o Planning Mode do Koder.ai para delinear entidades, permissões e regras de aprovação primeiro, depois gerar o app inicial e iterar. Você pode exportar o código-fonte depois se quiser migrar para um pipeline totalmente customizado.
Quando times estiverem submetendo e aprovando tempo consistentemente, adicione ferramentas preditivas:
Depois que o fluxo principal for confiável, expanda sem inchamento na UI:
A regra prática: toda nova funcionalidade deve ou aumentar a precisão dos dados ou reduzir tempo gasto mantendo o sistema.
Lançar um app de tempo e lucratividade não é só features. As maiores ameaças à confiança são sutis: “minhas horas mudaram”, “o relatório está lento” ou “por que vocês estão armazenando isso?” Aborde esses riscos cedo para que agências se sintam seguras ao rodar o sistema com toda equipe.
Rastreamento raramente precisa de dados sensíveis. Mantenha perfis mínimos (nome, email, papel) e evite coletar o que não se justifica.
Adicione controles de retenção desde o início: permita que admins definam por quanto tempo manter lançamentos brutos, aprovações e faturas (regras diferentes). Facilite exports para auditorias e uma forma clara de deletar ou anonimizar dados de contratados saídos preservando totais financeiros.
Pequenas “esquisitices matemáticas” geram grandes disputas. Decida e documente regras:
Pense também em sessões mescladas (stop/start), lançamentos sobrepostos e o que acontece se o usuário alterar o relógio do dispositivo.
Agências vivem em visões semanais e mensais — utilização, margem de projeto, lucratividade por cliente. Se cada dashboard recalcula totais a partir de lançamentos brutos, você vai estourar limites.
Use pré-agrupamentos para fatias comuns (por dia/semana, projeto, pessoa) e atualize incrementalmente quando lançamentos mudarem. Separe cálculos “what-if” pesados do caminho principal de relatório.
Qualquer mudança que afete dinheiro deve ser rastreável: edições de lançamento, atualizações de tarifa, mudanças de orçamento, write-offs e aprovações. Capture ator, timestamp, valor anterior, novo valor e uma nota de motivo.
Isso não é só conformidade — é como resolver disputas rápido e manter gerentes confiantes nos números.
Um app de controle de tempo ganha ou perde nas primeiras semanas. Trate o lançamento como um projeto de mudança de comportamento: reduza atrito, defina expectativas e torne progresso visível para quem faz o trabalho.
Comece com um plano de migração claro: quais dados devem migrar (clientes, projetos, usuários, tabelas de tarifa), o que pode começar do zero (timesheets históricos) e quem assina.
Prepare templates e defaults inteligentes para evitar formulários vazios:
Rode um piloto curto com uma equipe por um ciclo de faturamento e então abra para toda a agência. Deixe um guia simples “como registrar tempo em 60 segundos” dentro do app (por ex., na /help).
Use automações suaves para criar hábitos:
Torne aprovações leves: um gerente deve aprovar uma semana em minutos, com comentários apenas quando algo estiver fora do normal.
Acompanhe um conjunto pequeno de sinais operacionais:
No primeiro mês, priorize remover atritos: menos campos obrigatórios, melhores defaults, entrada mais rápida. Depois, automatize partes repetitivas — tarefas sugeridas, timers carregados, flags de anomalia — com base em padrões reais de uso e não em suposições.
Comece definindo os resultados que você quer melhorar:
Se você não consegue medir o “sucesso”, as equipes vão discutir funcionalidades em vez de corrigir comportamento.
Projete para três grupos com motivações diferentes:
Quando essas necessidades entrarem em conflito, priorize a UX diária para quem precisa registrar tempo, e mantenha a complexidade de gestão nos relatórios e permissões.
No mínimo, armazene:
Decida cedo se vai reportar (somente mão de obra direta) ou (inclui overhead) para evitar contradições nos relatórios.
Porque criam múltiplas “versões da verdade”:
Um sistema único com fluxos claros (registrar → submeter → aprovar → faturar/exportar) evita subfaturamento e torna relatórios de lucratividade confiáveis.
Um fluxo prático para v1 é:
Isso gera dados limpos para faturamento e relatórios sem forçar todos a usar o mesmo estilo de registro.
Mantenha as entidades centrais pequenas e bem ligadas:
Se relatórios são prioridade, capture metadados necessários no momento do lançamento (projeto, tarefa/tipo, pessoa) em vez de tentar “consertar” depois em relatórios.
Modele taxas com regras claras de sobrescrita e, depois, “congele” a taxa aplicada no lançamento aprovado:
Armazene a taxa aplicada (e opcionalmente a taxa de custo) no lançamento de tempo no momento da aprovação para que faturas não mudem quando tabelas forem editadas depois.
Suporte os três sem mudar como as pessoas registram tempo:
O essencial é separar de .
Escolha um pequeno conjunto e defina-os uma vez:
Foque num MVP que prove um único ciclo: registrar tempo → aprovar → ver margens.
Inclua:
Quando as equipes confiarem no básico, adicione forecasting, automações e integrações (e documente orientações em /help e planos em /pricing).
billable_hours × bill_raterevenue ÷ hours_logged (ou billable_amount ÷ billable_hours para time & materials)internal_labor_cost + contractor_cost(revenue − cost_of_labor) ÷ revenuebillable_hours ÷ available_hours (defina “disponível” explicitamente)Depois use as mesmas definições nos timesheets, visões de projeto e relatórios para evitar debates.