Aprenda a planejar e construir um aplicativo web para agências de marketing gerenciarem campanhas, ativos e aprovações de clientes, com papéis, fluxos e histórico pronto para auditoria.
Antes de rabiscar telas ou escolher a stack, esclareça o problema central: campanhas de marketing e aprovações estão espalhadas por email, chat e drives compartilhados. Um app de campanhas deve reunir briefs, ativos, feedback e sign-off em um só lugar para que todos vejam o que vem a seguir — sem perseguir threads.
A maioria dos fluxos de aprovação de agência envolve quatro grupos, cada um com necessidades diferentes:
Aprovações por email geram problemas previsíveis: prazos perdidos porque ninguém vê a solicitação mais recente, feedbacks vagos tipo “dê um destaque” sem especificar, várias versões espalhadas e ciclos de retrabalho causados por input atrasado ou conflitante.
Defina resultados mensuráveis para julgar se o produto funciona:
Para o v1, foque no menor conjunto que mantenha campanhas e aprovações juntas:
Guarde para depois: relatórios avançados, integrações profundas, regras de automação e caminhos de aprovação customizados.
Antes de pensar em telas ou tecnologia, escreva como o trabalho realmente circula na sua agência. Um fluxo claro transforma “Onde isso está?” em um conjunto previsível de passos que seu app pode impor, automatizar e reportar.
A maioria dos apps de aprovação de campanhas pode ser descrita com um pequeno conjunto de blocos básicos:
Documente os relacionamentos: uma campanha contém projetos; projetos contêm tarefas; tarefas produzem ativos; ativos passam por aprovações.
Um fluxo simples e amigável é:
Rascunho → Revisão interna → Revisão do cliente → Aprovado
Faça cada estado significar algo operacionalmente. Por exemplo, “Revisão interna” pode exigir a aprovação do líder criativo e do gerente de conta antes de ser apresentado ao cliente.
Decida como o feedback aparece no produto:
O importante é vincular o feedback a uma versão do ativo, para que não haja discussão sobre qual arquivo o cliente revisou.
Atrasos comuns: espera por revisores, próximos passos pouco claros e repetida configuração. Automação que ajuda mais:
Aprovações reais nem sempre são limpas. Planeje para:
Se você conseguir descrever essas regras em linguagem clara, está pronto para transformá-las em telas e modelos de dados.
Uma ótima UX para um app de campanhas começa com uma hierarquia de informação simples que espelha como agências já pensam: Cliente → Campanha → Entregáveis (ativos). Se os usuários sempre podem responder “Onde estou?” e “O que acontece a seguir?”, as aprovações andam mais rápido e menos coisas escapam.
Use o cliente como âncora de nível superior, depois mostre as campanhas abaixo e, finalmente, os entregáveis (anúncios, emails, landing pages, posts sociais). Mantenha a mesma estrutura na navegação, no breadcrumb e na busca para que as pessoas não precisem reaprender o app em cada tela.
Uma regra prática: todo entregável deve mostrar cliente, campanha, data de vencimento, status e responsável de relance.
Dashboard: base da agência. Foque no que precisa de atenção hoje: prazos próximos, itens aguardando revisão interna e itens aguardando aprovação do cliente.
Linha do tempo da campanha: uma vista tipo calendário ou por fases que deixa dependências óbvias (ex.: “Texto aprovado” antes de “Design final”). Mantenha legível — as pessoas devem entender o progresso em segundos.
View de revisão do ativo: é onde o tempo é ganho ou perdido. Faça a pré-visualização grande, comentários fáceis de encontrar e a próxima ação clara.
Inbox: um único lugar para “coisas que preciso responder” (novo feedback, pedidos de aprovação, menções). Isso reduz o vai-e-vem por email e chat.
Filtros rápidos devem responder consultas comuns:
A ação principal deve ser óbvia: Aprovar / Solicitar alterações. Mantenha-a fixa na view de revisão (rodapé/cabeçalho fixo) para que clientes não precisem procurar depois de rolar pelos comentários.
Clientes frequentemente revisam entre reuniões. Priorize legibilidade móvel: prévia limpa, botões grandes e formulários curtos para feedback. Se um toque abrir o ativo e outro aprovar, você verá tempos de resposta mais rápidos.
Um app de aprovação vive ou morre pela confiança: clientes precisam ter certeza de que veem apenas o que devem, e sua equipe precisa de limites claros para que o trabalho não seja sobrescrito ou aprovado por pessoa errada.
A maioria das agências pode cobrir necessidades com cinco papéis:
Em vez de permissões globais apenas, defina ações por tipo de objeto (campanha, entregável, ativo, comentário). Ações típicas incluem ver, comentar, enviar, aprovar, editar e excluir.
Um padrão prático é “menor privilégio”: colaboradores podem enviar e editar seus próprios ativos, mas excluir ou alterar configurações de campanha fica restrito a gerentes/admins.
Clientes devem ver apenas suas campanhas, ativos e discussões. Evite “pastas de clientes” compartilhadas que exponham acidentalmente outras contas. Isso é mais fácil quando cada campanha está vinculada a uma conta de cliente e checagens de acesso são aplicadas consistentemente em páginas, downloads e notificações.
Suporte dois modos de aprovação por entregável:
Ofereça links de compartilhamento por conveniência, mas mantenha-os privados por padrão: tokens com tempo limitado, senha opcional e possibilidade de revogar.
Uma boa regra: o compartilhamento nunca deve contornar o limite do cliente — só deve conceder acesso a itens que o usuário já poderia ver.
Uma função de aprovação para clientes vive ou morre pela clareza. Se sua equipe e clientes não conseguem dizer o que está esperando quem, as aprovações travam e “aprovado” vira discutível.
Comece com um pequeno conjunto de estados que todos reconheçam:
Evite acrescentar um status para cada caso de borda. Se precisar de mais nuance, use tags (ex.: “revisão jurídica”) em vez de explodir o workflow.
Trate cada upload como uma nova versão imutável. Não substitua arquivos no lugar — crie v1, v2, v3… vinculadas ao mesmo ativo.
Isso suporta conversas limpas (“Por favor atualize v3”) e evita perda acidental. Na UI, deixe a versão corrente óbvia, mas permita que revisores abram versões anteriores para comparação.
Somente comentários livres são bagunçados. Adicione estrutura:
Se você suportar timecodes (vídeo) ou pinos de página/região (PDF/imagens), o feedback fica muito mais acionável.
Quando alguém aprova, registre:
Após a aprovação, defina regras: tipicamente bloqueie edições na versão aprovada, mas permita criar uma revisão menor como nova versão (que redefine o status para Em revisão). Isso mantém aprovações defensáveis sem bloquear ajustes legítimos de última hora.
Aprovações criativas vivem ou morrem em quão fácil é para as pessoas acessarem o arquivo certo no momento certo. Gestão de ativos é onde muitos apps de campanha se tornam frustrantes — downloads lentos, nomes de arquivos confusos e loops sobre “qual versão é final?”.
Um padrão limpo é: armazenamento de objetos para os arquivos (rápido, escalável, barato) e banco de dados para metadados (pesquisável e estruturado).
Seu banco deve rastrear: nome do ativo, tipo, campanha, versão atual, quem enviou, timestamps, estado de aprovação e URLs de preview. A camada de armazenamento guarda o binário e itens derivados como thumbnails.
Mire em um conjunto pequeno que cobre a maioria dos fluxos:
Seja explícito na UI sobre o que pode ser enviado vs. apenas linkado. Isso reduz falhas de upload e tickets de suporte.
Previews aceleram a revisão e são mais amigáveis para clientes. Gere:
Isso permite que interessados percorram um painel de entregáveis sem baixar arquivos em alta resolução.
Defina limites cedo (tamanho máximo, quantidade por campanha, extensões suportadas). Valide tipo de arquivo e conteúdo (não confie só na extensão). Se você trabalha com clientes enterprise ou aceita arquivos grandes, considere scanner de vírus/malware no pipeline de upload.
Aprovações frequentemente precisam de rastreabilidade. Decida o que “excluir” significa:
Combine isso com políticas de retenção (ex.: manter ativos por 12–24 meses após o fim da campanha) para controlar custos de armazenamento.
Um app de campanhas com aprovações não precisa de infraestrutura exótica. Precisa de limites claros: interface amigável para pessoas, uma API que aplica regras, armazenamento para arquivos e dados, e workers para trabalhos baseados em tempo como lembretes.
Comece com o que sua equipe pode construir e operar com confiança. Se já conhecem React + Node, ou Rails, ou Django, isso geralmente é a escolha certa para o v1. Preferências de hospedagem também importam: se quer simplicidade “push to deploy”, escolha uma plataforma que suporte bem sua stack e facilite logs, scaling e gestão de segredos.
Se quiser avançar rápido sem construir tudo do zero, uma plataforma vibe-coding como Koder.ai pode ajudar a prototipar e iterar o workflow (campanhas, ativos, aprovações, papéis) via interface de chat — então exportar o código-fonte quando estiver pronto para assumir.
Frontend (web app): dashboards, linhas do tempo, telas de revisão. Comunica-se com a API e lida com UX em tempo real (estados de carregamento, progresso de upload, threads de comentário).
Backend API: fonte da verdade para regras de negócio — quem pode aprovar, quando um ativo é bloqueado, quais transições de estado são permitidas. Mantenha previsível.
Banco de dados: armazena campanhas, tarefas, aprovações, comentários e eventos de auditoria.
Armazenamento de arquivos + geração de prévias: guarde uploads em armazenamento de objetos (ex.: compatível com S3). Gere thumbnails/pré-visualizações para que clientes revejam sem baixar arquivos enormes.
Jobs em background: tudo que não deve bloquear o usuário: envio de emails, geração de prévias, lembretes agendados, relatórios noturnos.
Para a maioria das agências, um monólito modular é ideal: um backend com módulos bem separados (ativos, aprovações, notificações). Você ainda pode adicionar serviços onde ajudam de verdade (como um processo de worker dedicado) sem dividir em muitos deploys.
Trate notificações como recurso de primeira classe: in-app + email, com opt-outs e threading claro. Uma fila de jobs (BullMQ, Sidekiq, Celery, etc.) permite enviar lembretes de forma confiável, re-tentar falhas e evitar degradar uploads/aprovações.
Planeje três ambientes desde o início:
Se quiser se aprofundar no lado dos dados, continue em /blog/data-model-and-database-design.
Um modelo de dados limpo mantém seu app de campanhas simples à medida que cresce. O objetivo é tornar telas comuns—listas de campanha, filas de ativos, páginas de aprovação—rápidas e previsíveis, enquanto captura o histórico necessário.
Comece com poucas tabelas que espelhem como agências trabalham:
Mantenha IDs consistentes (UUIDs ou numéricos — qualquer um serve). O importante é que todo registro filho (clients, campaigns, assets) carregue um organization_id para garantir isolamento de dados.
Statuses sozinhos não explicam o que aconteceu. Adicione tabelas como:
Isso facilita trilhas de auditoria e responsabilidade sem inflar tabelas centrais.
A maioria das telas filtra por client, status e data de entrega. Adicione índices como:
Considere também um índice composto para “o que precisa de revisão agora”, ex.: (organization_id, status, updated_at).
Trate seu schema como código do produto: use migrations para cada mudança. Seed alguns templates de campanha (estágios padrão, statuses, passos de aprovação) para que novas agências comecem rápido e ambientes de teste tenham dados realistas.
Um app de aprovação de clientes vive da confiança: clientes precisam de login simples, e sua equipe precisa ter certeza de que só as pessoas certas veem o trabalho. Comece com o menor conjunto de recursos de auth que ainda pareça profissional, e depois amplie.
Se seus usuários são majoritariamente clientes que acessam ocasionalmente, email + senha costuma ser o caminho mais suave. Para organizações maiores (ou clientes enterprise), considere SSO (Google/Microsoft) para que usem contas existentes. Você pode suportar ambos depois — evite tornar SSO obrigatório a menos que o público espere.
Convites devem ser rápidos, com papel definido e tolerantes:
Um padrão útil é link mágico para criar senha, assim novos usuários não precisam memorizar nada inicialmente.
Use sessões seguras (tokens de acesso de curta duração, refresh tokens rotativos, cookies httpOnly onde possível). Adicione fluxo padrão de recuperação de senha com tokens expiráveis de uso único e telas de confirmação claras.
Autenticação responde “quem é você?” Autorização responde “o que você pode fazer?” Proteja cada endpoint com checagens de permissão — especialmente para ativos, comentários e aprovações. Não confie apenas em esconder elementos na UI.
Mantenha logs auditáveis (tentativas de login, aceitação de convite, mudança de papel, atividade suspeita), mas evite armazenar segredos. Registre identificadores, timestamps, IP/dispositivo e resultado — nunca senhas, conteúdos completos de arquivos ou notas privadas de clientes.
Notificações é onde apps de campanha ou são úteis — ou cansativos. O objetivo é simples: manter o trabalho em movimento sem transformar todo comentário em incêndio de caixa de entrada.
Comece com um pequeno conjunto de gatilhos de alto sinal e mantenha-os consistentes entre email e in-app:
Faça cada notificação incluir o “o que” e a próxima ação com link direto para a view correta (ex.: página de revisão do ativo ou caixa de entrada de aprovações).
Papéis diferentes querem níveis distintos de detalhe. Dê controle ao usuário:
Use padrões inteligentes: clientes normalmente querem menos emails que equipes internas e geralmente só se importam com itens aguardando a decisão deles.
Agrupe atualizações semelhantes (ex.: “3 novos comentários no Banner da Homepage”) em vez de enviar um email por comentário. Adicione salvaguardas:
Uma Inbox de Aprovações dedicada reduz o vai-e-vem mostrando apenas o que o cliente precisa fazer agora: itens “Aguardando você”, datas de vencimento e caminho de um clique para a tela de revisão correta. Mantenha limpa e acessível, e link nela de cada email de revisão (ex.: /approvals).
Email não é garantido. Armazene status de entrega (enviado, bounce, falha) e re-tente com inteligência. Se um email falhar, mostre isso a admins em uma view de atividade e use notificações in-app como fallback para que o fluxo não congele silenciosamente.
Quando clientes aprovam criativos, eles não estão apenas clicando — estão assumindo responsabilidade por uma decisão. Seu app deve tornar essa trilha fácil de encontrar, entender e difícil de contestar depois.
Implemente feed de atividade em dois níveis:
Mantenha entradas legíveis para usuários não técnicos com formato consistente: Quem fez o quê, quando e onde. Ex.: “Jordan (Agência) enviou Homepage Hero v3 — 12 Dez, 14:14” e “Sam (Cliente) aprovou Homepage Hero v3 — 13 Dez, 09:03”.
Para responsabilização, armazene trilha de auditoria para:
Uma regra prática: se um evento afeta entregáveis, prazos ou sign-off do cliente, pertence à trilha de auditoria.
Eventos de auditoria devem ser geralmente imutáveis. Se algo precisar de correção, registre um novo evento (ex.: “Aprovação reaberta pela agência”) em vez de reescrever o histórico. Permita editar campos apenas para exibição (ex.: corrigir um erro de digitação no título do ativo), mas registre que a edição ocorreu.
Ofereça exportação (PDF ou CSV) para encerramento: versões finais aprovadas, timestamps de aprovação, feedback chave e links para ativos. Isso é útil no fechamento do projeto ou quando o cliente muda de equipe.
Feito direito, isso reduz confusão, protege ambas as partes e faz seu software parecer confiável — não complicado.
Relatórios e integrações podem inflar o escopo. O truque é lançar o menor conjunto que ajude times a rodar o dia a dia, e então expandir baseado no uso real.
Inicie com uma vista simples (ou widgets de dashboard) que suporte checagens semanais e triagem diária:
Depois adicione indicadores de saúde de campanha fáceis de entender:
Não precisa de previsão perfeita — só sinais claros e regras consistentes.
Integrações devem reduzir acompanhamento manual, não criar novos modos de falha. Priorize pelo hábito diário dos usuários:
Mesmo que não lance API pública de imediato, defina uma estratégia de extensão:
Phase 1: dashboards centrais + listas de pendentes/atrasados.
Phase 2: indicadores de saúde + tendências de tempo de ciclo.
Phase 3: 1–2 integrações de alto impacto (geralmente email + Slack).
Phase 4: webhooks e API pronta para parceiros.
Se considerar planos pagos por relatórios e integrações, mantenha simples e transparente (veja /pricing). Para acelerar um MVP, Koder.ai pode ser útil: itere o fluxo em “planning mode”, publique um build hospedado para feedback e volte via snapshots enquanto refina requisitos.
Para padrões de workflow mais profundos, veja também /blog.
Comece definindo o problema central: aprovações e feedback estão espalhados por email/chat/arquivos. Seu v1 deve centralizar briefs, ativos, feedback e sign-off para que todos os envolvidos possam responder rapidamente:
Use resultados mensuráveis como tempo de aprovação e ciclos de revisão para manter o escopo sob controle.
Projete para quatro grupos comuns:
Se você otimizar apenas para usuários internos, a adoção pelo cliente (e a velocidade das aprovações) tende a sofrer.
Escolha um pequeno conjunto de métricas ligadas a atritos reais do fluxo de trabalho:
Instrumente essas métricas cedo para validar melhorias após lançar o v1.
Um v1 prático inclui:
Adie relatórios avançados, integrações profundas, regras de automação e caminhos de aprovação customizados até ver uso consistente.
Modele o fluxo com alguns objetos centrais:
Em seguida, defina um ciclo de aprovação (ex.: Rascunho → Revisão interna → Revisão do cliente → Aprovado) em que cada estado tenha um significado operacional (quem pode movê-lo, o que deve ser verdadeiro e o que acontece depois).
Sempre vincule o feedback a uma versão do ativo para evitar disputas sobre “qual arquivo?”. Boas opções incluem:
A estrutura reduz retrabalho tornando o feedback acionável e responsabilizando pessoas.
Mantenha a navegação consistente em torno de uma hierarquia simples: Cliente → Campanha → Entregáveis (ativos). Telas “de uso diário” essenciais:
Adicione filtros que respondam perguntas reais: cliente, data de entrega, status, responsável.
Comece simples com os papéis que a maioria das agências precisa:
Depois, defina permissões (campanha, ativo, comentário, aprovação) como ver/comentar/enviar/editar/aprovar/excluir. Use “menor privilégio” e aplique checagens no backend — não apenas esconda elementos da UI.
Trate cada upload como uma nova versão imutável (v1, v2, v3…). Não sobrescreva arquivos no lugar.
Registre metadados de aprovação:
Normalmente, bloqueie a versão aprovada, mas permita criar uma nova versão (que redefine o status para Em Revisão) quando for necessário alterar algo.
Uma arquitetura direta inclui:
Para o v1, um monólito modular com um worker de jobs costuma ser mais rápido de lançar e operar do que muitos serviços separados.
