Guia prático para planejar, projetar e construir um aplicativo web seguro de gestão de casos para escritórios de advocacia: matters, documentos, tarefas e alertas de prazos.
Um app para escritório de advocacia tem sucesso quando resolve um problema específico e doloroso melhor do que threads de e-mail, drives compartilhados e planilhas. Comece escrevendo uma promessa de uma frase, por exemplo: 'Dar a todos um único lugar para ver o status do matter, encontrar o documento mais recente e confiar que prazos não serão perdidos.' Essa promessa evita que os recursos desviem do foco.
A maioria dos escritórios sente a dor em três áreas:
Seja explícito sobre o que você não vai resolver na v1 (faturamento, contabilidade, e-discovery), para que o app permaneça focado.
Liste usuários pelo que eles precisam, não pelos cargos:
Escreva 5–10 fluxos que seu app deve facilitar: abrir um matter, fazer upload de um documento, atribuir uma tarefa, registrar/adicionar prazos, compartilhar atualização com a equipe/cliente.
Depois decida como medir o sucesso:
Essas métricas guiarão cada decisão de produto subsequente.
Um modelo de dados claro é a base das funcionalidades de gestão de casos e matter management web app. Se os objetos e relacionamentos estiverem confusos, tudo a jusante — permissões, busca, relatórios e rastreamento de prazos para advogados — ficará inconsistente.
Defina os registros primários em torno dos quais o app vai girar:
Uma regra prática: a maior parte da atividade em um app jurídico deve se vincular a um matter (e herdar o cliente e permissões do matter).
Depois que os objetos principais estiverem estáveis, modele os 'anexos' que tornam o produto útil:
Mantenha esses como objetos separados em vez de enfiar tudo em uma única tabela de 'atividade'; isso facilita filtragem, relatórios e permissões.
Matters geralmente passam por um conjunto pequeno de estágios, por exemplo:
Armazene tanto um status simples (para filtros rápidos) quanto campos detalhados opcionais (área de atuação, tipo de caso, jurisdição, tribunal, responsável pelo matter).
A busca é o que move o uso diário. Garanta que o seguinte seja indexado e filtrável: nome do cliente, nome/número do matter, contatos, datas-chave e metadados de documentos. Para matters fechados, prefira uma flag de arquivo em vez de deletar — especialmente se você depois precisar de uma trilha de auditoria para apps jurídicos ou reabrir um arquivo.
Bons apps jurídicos parecem “silenciosos”: a equipe consegue mover um matter adiante sem caçar botões ou redigitar a mesma informação. Comece identificando poucas telas em que as pessoas vão viver o dia todo e desenhe cada uma ao redor das decisões que precisam tomar.
Faça da visão do matter uma página única que responda três perguntas de relance:
Mantenha escaneável: use rótulos claros, evite tabelas densas e padronize para a vista mais comum. Detalhes avançados podem ficar em gavetas 'Ver mais'.
O intake deve ser rápido e tolerante a erros. Use um fluxo passo a passo:
Mesmo que sua primeira versão não implemente checagem de conflito completa, inclua o placeholder para que o fluxo reflita o comportamento real do escritório.
Crie tipos de matter (modelos) com campos preenchidos por padrão e listas de tarefas padrão. Por exemplo: 'Divórcio consensual', 'Danos pessoais', 'Revisão de contrato comercial'. Os templates devem definir:
Use linguagem simples ('Atribuído a', 'Data de vencimento', 'Enviar documento'), botões consistentes e campos obrigatórios mínimos. Se um usuário não consegue completar uma tela em menos de um minuto, provavelmente ela está pedindo demais.
A gestão de documentos é onde muitos apps jurídicos ganham ou perdem adoção. Advogados não mudam hábitos por uma interface 'bonita'; mudam se o sistema tornar mais rápido achar o arquivo certo, provar quem fez o quê e evitar enviar o rascunho errado.
Mantenha a estrutura padrão simples e consistente entre matters (ex.: Peças, Correspondência, Discovery, Pesquisa, Materiais do Cliente). Permita que firms ajustem templates, mas não os force a inventar uma taxonomia.
Adicione marcação leve para apoiar necessidades jurídicas comuns:
O upload deve funcionar por arrastar-e-soltar e em mobile. Inclua indicador de progresso claro e caminho de retry para falhas de conexão.
Decida limites de arquivo cedo. Muitos escritórios armazenam PDFs grandes e anexos escaneados, então defina um padrão generoso (ex.: 100–500 MB) e aplique consistentemente. Se precisar de limites menores, explique isso no momento do upload e ofereça alternativas (arquivar em partes, comprimir ou enviar via sync de desktop).
Previews importam: visualização inline de PDFs e miniaturas reduzem ciclos de 'baixar-checar-excluir'.
Suporte ambos os padrões:
Mostre um histórico claro de versões e restrinja quem pode fazer upload de novas versões para evitar sobrescritas acidentais.
Capture e exiba metadados chave:
Esses metadados permitem filtragem rápida e sustentam revisões defensáveis caso algo seja questionado.
Prazos são a parte do app que as pessoas vão ou confiar instantaneamente — ou nunca confiar novamente. O objetivo não é apenas 'adicionar uma data de vencimento'. É garantir que todos entendam o que a data representa, quem é responsável e como o escritório será lembrado a tempo.
Nem todos os prazos se comportam da mesma forma; torne o tipo explícito. Categorias comuns:
Cada tipo pode ter padrões próprios: campos obrigatórios, horário padrão de lembrete e visibilidade. Por exemplo, uma data de audiência pode exigir local e advogado designado; um lembrete interno pode requerer apenas um responsável e notas.
Escritórios operam entre jurisdições. Armazene todos os prazos com:
Abordagem prática: armazene timestamps em UTC, exiba no fuso do matter e permita que cada usuário escolha um fuso de exibição pessoal. Quando um prazo é 'apenas data' (comum em prazos de protocolo), renderize como tal e agende lembretes em hora consistente firm-wide (ex.: 9:00 local).
Trabalhos recorrentes mantêm matters em movimento: 'verificar status do serviço semanalmente', 'seguir com o cliente a cada 14 dias', 'revisar respostas de discovery mensalmente.' Suporte padrões de recorrência (semanal/mensal/custom) e torne cada ocorrência editável. Advogados frequentemente precisam 'pular esta semana' ou 'mover só esta ocorrência'.
Considere também cadeias de follow-up: completar uma tarefa pode criar automaticamente a próxima (ex.: 'Protocolar' → 'Confirmar aceitação' → 'Enviar confirmação ao cliente').
Ofereça in-app + e-mail por padrão, com SMS opcional para itens realmente urgentes. Toda notificação deve incluir: nome do matter, tipo de prazo, data/hora de vencimento e um link direto ao item.
Adicione dois comportamentos que os usuários esperam rapidamente:
Torne o timing de lembretes configurável (padrões firm-wide + sobrescritas por prazo). Essa flexibilidade permite que o app se encaixe em práticas diferentes sem ficar complicado.
Permissões são onde um app jurídico ganha confiança rapidamente — ou cria atrito diário. Comece com um modelo de papéis claro, depois adicione acesso por matter para colaborar sem compartilhar demais.
Crie um conjunto pequeno de papéis padrão que atendam a maioria dos escritórios:
Mantenha permissões compreensíveis ('Pode ver documentos', 'Pode editar prazos') em vez de dezenas de toggles pequenos que ninguém consegue auditar.
Papéis firm-wide não são suficientes. No trabalho jurídico, acesso frequentemente depende do matter específico (conflitos, clientes sensíveis, investigações internas). Suporte regras por matter como:
Padrão: menor privilégio — um usuário não deve ver um matter a menos que esteja atribuído ou tenha acesso explícito.
Registre eventos relevantes à segurança, incluindo:
Torne o log fácil de revisar: filtros por usuário, matter, ação, intervalo de datas, mais uma exportação (CSV/PDF) para revisões internas e pedidos de conformidade. O log deve ser append-only, com timestamps e o usuário atuante registrados de forma consistente.
Apps jurídicos lidam com informações altamente sensíveis, então segurança precisa ser feature de primeira classe — não algo para depois. O objetivo é simples: reduzir chance de acesso não autorizado, limitar dano se algo der errado e tornar comportamento seguro o padrão.
Use HTTPS em toda parte (incluindo ferramentas administrativas internas e links de download). Redirecione HTTP para HTTPS e configure HSTS para que navegadores não voltem a conexões inseguras.
Para contas, nunca armazene senhas em texto claro. Use algoritmo moderno e lento de hashing de senha (Argon2id preferido; bcrypt aceitável) com salts únicos, e imponha políticas razoáveis de senha sem tornar o login insuportável.
Os arquivos de casos costumam ser mais sensíveis que metadados. Criptografe arquivos em repouso e considere separar o armazenamento de arquivos do banco de dados primário:
Essa separação também facilita rodízio de chaves, escalabilidade de armazenamento e redução de blast radius.
Ofereça autenticação multifator (MFA), ao menos para admins e usuários com acesso a muitos matters. Forneça códigos de recuperação e um processo claro de reset.
Trate sessões como chaves:timeouts de inatividade, tokens de acesso de curta duração e refresh tokens com rotação. Adicione gerenciamento de dispositivo/sessão para que usuários possam desconectar outros dispositivos e proteja cookies (HttpOnly, Secure, SameSite).
Planeje regras de retenção cedo: exportar um matter, excluir um usuário e purgar documentos devem ser ferramentas explícitas — não trabalho manual no banco. Evite afirmar conformidade com regulações específicas a menos que tenha verificado requisitos com assessoria; em vez disso, documente quais controles você fornece e como firms podem configurá-los.
Um app para escritórios é tão útil quanto sua capacidade de encontrar informação rapidamente. Busca e relatórios não são 'agradáveis de ter' — são o que usuários dependem quando estão numa ligação, no tribunal ou respondendo a um sócio em dois minutos.
Comece deixando explícito o que a busca cobre. Uma barra única pode funcionar bem, mas usuários precisam de escopo claro e agrupamento de resultados.
Escopos comuns:
Se busca full-text for pesada para um MVP, lance busca por metadados primeiro e adicione indexação full-text depois. O essencial é não surpreender usuários: rotule resultados como 'Nome de arquivo corresponde' vs 'Texto do documento corresponde.'
Filtros devem refletir fluxos reais, não campos técnicos. Priorize:
Torne filtros 'pegajosos' por usuário quando fizer sentido (ex.: padrão para 'Meus matters abertos').
Mantenha relatórios curtos, padrão e exportáveis:
Forneça exportações com um clique para CSV (análise, backups) e PDF (compartilhamento, protocolo). Inclua os filtros usados no cabeçalho da exportação para que relatórios permaneçam defensáveis e compreensíveis posteriormente.
Raramente um app jurídico vive sozinho. Mesmo times pequenos esperam que ele se encaixe nas ferramentas que já abrem o dia todo — calendário, e-mail, PDFs e faturamento. A decisão chave não é 'podemos integrar?', é 'qual nível de integração vale a complexidade para o nosso MVP?'
Decida se precisa de sincronização one-way ou two-way.
One-way (app → calendário) é mais simples e muitas vezes suficiente: quando um prazo é criado, o app publica um evento. O calendário continua sendo uma 'visão', enquanto o app permanece o sistema de registro.
Two-way é mais conveniente, porém mais arriscado: se alguém editar um evento no Outlook, isso deve alterar o prazo do matter? Se optar por two-way, defina regras claras de resolução de conflitos, propriedade (qual calendário?) e quais campos podem ser editados com segurança.
Escritórios querem anexar e-mails e anexos a um matter com esforço mínimo. Padrões comuns:
Para caixas compartilhadas (ex.: intake@), equipes frequentemente precisam de triagem: atribuir um thread a um matter, taguear e rastrear quem cuidou.
A maioria dos escritórios espera enviar documentos para assinatura sem sair do app. Fluxo típico: gerar PDF, selecionar signatários, rastrear status e então salvar a cópia assinada automaticamente no matter.
Para PDFs, recursos básicos incluem merge, edição simples e OCR opcional se lidar com documentos escaneados.
Mesmo que você não construa faturamento, escritórios querem exports limpos: códigos de matter, lançamentos de tempo e dados de fatura que possam ser empurrados para (ou puxados por) ferramentas contábeis. Defina um ID consistente de matter cedo para que sistemas de faturamento não entrem em divergência com seus registros.
Um app para escritório vive ou morre pela confiabilidade: páginas devem carregar rápido, busca deve parecer instantânea e documentos não podem 'sumir'. Uma arquitetura simples e bem compreendida costuma ser melhor do que algo muito engenhoso — especialmente se você pretende contratar novos desenvolvedores depois.
Comece com três camadas claras:
Isso mantém responsabilidades limpas. O banco trata dados estruturados (matters, clientes, tarefas), enquanto um storage dedicado lida com uploads, versões e PDFs grandes.
Escolha tecnologias com bibliotecas fortes para auth, segurança e jobs em background. Uma configuração comum e amigável é:
O que importa é consistência e disponibilidade de contratação — não correr atrás do framework mais novo.
Se quiser validar a arquitetura rapidamente antes de investir em ciclo de desenvolvimento completo, uma plataforma de scaffolding como Koder.ai pode ajudar a gerar uma UI React com backend Go + PostgreSQL a partir de um briefing estruturado — útil para prototipar telas de matter, fluxos de permissões e regras de prazos. (Ainda assim, revise segurança, isolamento de tenancy e logging de auditoria antes de produção.)
Se múltiplos escritórios usarão o produto, planeje multi-tenancy desde o início. Dois enfoques comuns:
RLS é poderoso, mas adiciona complexidade; Tenant IDs são mais simples, mas exigem disciplina de codificação e testes.
Escolha hospedagem gerenciada onde você tenha:
Isso é a base para todo o restante — especialmente permissões, armazenamento de documentos e automação de prazos.
Um app jurídico pode crescer infinito, então você precisa de uma 'primeira versão útil' clara que ajude um escritório real a rodar matters na próxima semana — não um catálogo de recursos.
Comece com o menor conjunto de telas que suporte trabalho diário de ponta a ponta:
Se um recurso não suportar diretamente 'abrir matter → adicionar docs → acompanhar trabalho → cumprir prazos', provavelmente não é MVP.
Para chegar a um piloto rápido, considere construir o MVP como uma fatia fina end-to-end primeiro (mesmo com placeholders) e depois endurecer. Ferramentas como Koder.ai podem acelerar scaffolding de CRUD + autenticação — sempre revisando segurança antes da produção.
Empurre para versões futuras, a menos que um cliente piloto pagante exija:
A adoção falha frequentemente em setup. Inclua:
Roadmap prático: MVP → segurança/permissões → busca/relatórios → integrações. Para o guia completo, vise ~3.000 palavras para que cada marco tenha exemplos concretos e trade-offs. Você pode mapear essas etapas a seções como /blog/testing-deployment-maintenance para navegação futura.
Lançar um app de gestão de casos não é só 'funciona?' — é 'funciona sob pressão, com permissões reais e regras baseadas em tempo que não podem falhar'. Esta seção foca em passos práticos para manter você longe de problemas pós-lançamento.
Comece com um pequeno conjunto de fluxos que você possa rodar repetidamente em cada release:
Use fixtures realistas: um matter com múltiplas partes, mistura de documentos confidenciais e alguns prazos em fusos diferentes.
Adicione um checklist leve que sua equipe deve assinar em cada release:
Se mantiver trilha de auditoria, inclua testes que validem 'quem fez o quê, quando' para ações chave.
Use um ambiente de staging que espelhe configurações de produção. Pratique migrações de banco em staging com uma cópia anonimizada dos dados. Cada deploy deve ter um plano de rollback (e uma expectativa definida de 'sem downtime' se escritórios dependerem do app em horário comercial).
Se a plataforma suportar, snapshots e rollbacks reduzem risco operacional. Por exemplo, Koder.ai inclui snapshotting e rollback no workflow, o que pode ajudar enquanto itera rápido — mas trate migrações e restores como procedimentos testados e de primeira classe.
Básicos operacionais importam:
Escreva uma promessa de uma frase que nomeie o resultado e a dor que ela remove (por exemplo, 'um lugar para status do processo, documentos mais recentes e prazos confiáveis'). Use-a como filtro: se um recurso não apoiar diretamente essa promessa, empurre-o para fora da v1.
Defina 'usuários principais' pelas necessidades, não pelos cargos:
Depois escolha 5–10 fluxos essenciais e acompanhe métricas como tempo economizado, redução de erros em prazos e uso ativo semanal.
Comece com os 'quatro grandes': Escritório (tenant), Usuário, Cliente, Processo/Matter. Depois anexe o que vive no processo:
Boa regra: a maior parte da atividade deve se anexar a um matter e herdar suas permissões, para manter controle de acesso e relatórios previsíveis.
Entregue uma 'Visão do Matter' que responda rápido a três perguntas:
Mantenha detalhes avançados atrás de 'Ver mais' e garanta que ações comuns levem menos de um minuto.
Use padrões consistentes (pastas + tags) entre matters para que equipes não reinventem estrutura. Mantenha a marcação (tags) leve:
Combine isso com upload/preview sem atrito (arrastar e soltar, indicador de progresso, visualização inline de PDF).
Suporte ambos os fluxos:
Mostre sempre o histórico de versões e capture 'quem/quando/fonte'. Limite quem pode criar novas versões para evitar sobrescritas acidentais e deixar a responsabilidade clara.
Trate tipos de prazo de forma diferente (audiências vs prazos de protocolo vs lembretes internos). Torne o tempo inequívoco:
Adicione recorrência com suporte a 'editar esta ocorrência' para exceções do mundo real.
Padronize em in-app + e-mail, e reserve SMS para itens verdadeiramente urgentes. Cada lembrete deve incluir nome do matter, tipo de prazo, data/hora e um link direto.
Adicione:
Mantenha padrões firm-wide e permita sobrescritas por prazo quando necessário.
Use papeis simples da firma (admin, advogado, paralegal, faturamento, cliente) + controle de acesso por matter ('paredes éticas'). Padrão: menor privilégio: usuário não vê um matter a menos que esteja atribuído ou autorizado explicitamente.
Registre ações relevantes à segurança (mudanças de permissão, downloads de documentos sensíveis, exclusões, logins com falha) em um trilho de auditoria append-only com filtros e exportação (CSV/PDF).
Cubra o básico cedo:
Para retenção/exclusão, ofereça ferramentas explícitas (exportar, purgar) e descreva controles honestamente em vez de prometer conformidade sem verificação legal.
